V R I J W I L L I G E R S I N F O R M A T I E P U N T

V I P L A N S I N G E R L A N D

VERGADERTECHNIEKEN (VOOR VRIJWILLIGERS)

VOORSTELLEN

DOEL WORKSHOP

Handvatten om effectiever te vergaderen

Praktische handvatten geven waar je mee aan de slag kan

Communicatie (Luisteren, doorvragen en samenvatten)

Filmpje

WORKSHOP

• Waarom vergaderen?

• Vergaderproces en verschillende stappen

• Beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming

• LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen

• Handvatten

WAAROM VERGADEREN?

Vergaderen doe je om iets te bereiken.

Kernpunten in een vergadering zijn:

• Informatie geven

• Informatie uitwisselen

• Mening vormen

• Ideeën ontwikkelen

• Besluit nemen

• Activiteiten plannen

PROCES

Vergaderen is een proces dat grofweg uit vier onderdelen bestaat.

• De voorbereiding

• De vergadering zelf

• De uitkomst (wat spreken we af)

• De te ondernemen acties (wie doet wat).

Alle onderdelen zijn even belangrijk en wanneer er iets schort aan één

van deze onderdelen zal de effectiviteit van het hele vergaderproces

hieronder lijden.

VERGADERTECHNIEK

IN EEN NOTENDOP

filmpje vergadertechniek

VOORBEREIDING

Effectief vergaderen begint met een goede voorbereiding. (Als voorzitter doe je er goed aan om hier voldoende tijd voor in te plannen. De

voorbereiding duurt minimaal even lang als de vergadering zelf!).

Zorg dat je het doel van de vergadering helder hebt!

• Vergaderlocatie (prettig, zuurstof en water)

• Werk met een duidelijke en haalbare agenda. (bij voorkeur in

samenspraak met alle deelnemers).

• Verstuur de uitnodiging, agenda en vergaderstukken tijdig.

DE AGENDA

Agendapunten Tijd Doel Gewenst resultaat Benodigde materialen

[Vul hier het agendapunt

en sub onderwerpen in

[Vul hier het tijdstip in

wanneer het agendapunt

start en hoeveel tijd er

nodig is]

{Wat is het doel van dit

punt?}

[vul hier het gewenst

resultaat in]

[Vul hier de benodigde

materialen in]

Brainstorm over

speerpunten volgend jaar

09:00(30minuten) Meningsvorming

Vaststellen

Helder hebben waar voor

de deelnemers de

speerpunten liggen.

Voorbeeld:PC, beamer,

whiteboard, stiften,

flipover, papier

Agendapunt 1 09:30 (60 minuten) Vaststellen

Besluitvorming

[Gewenst resultaat] [Benodigde materialen]

Koffie/thee pauze 10:30(15 minuten)

Agendapunt 2 [Tijd] Meningsvorming

Besluitvorming

[Gewenst resultaat] [Benodigde materialen]

Agendapunt 3 [Tijd] Informeren [Gewenst resultaat] [Benodigde materialen]

Einde [Eindtijd]

DE VERGADERING ZELFWIE ZITTEN ER AAN TAFEL?

• Kennen de aanwezigen elkaar echt?

Begrijp je de ander en zijn of haar behoeftes.

• Mensen verschillen van elkaar.

• Met sommige mensen voelen we ons direct op ons gemak

• Met anderen is het juist of we op verschillende golflente communiceren. We

interpreteren gedrag vanuit ons eigen perspectief (invullen).

• Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn. Communicatie

verbeterd veelal als je de ander beter leert kennen.

DE VERGADERING ZELF (1)

• Begin op tijd (afspraak = afspraak / signaal voor laatkomers)

• Zorg voor duidelijke rolverdeling en goede afspraken.

• Spreek deelnemers aan op hun verantwoordelijkheid (voorbereiding,

aandacht tijdens de vergadering (telefoon)

DE VERGADERING ZELF (2)

• Effectief vergaderen doe je samen. Laat iedereen aan bod te komen

en stel grenzen waar nodig.

• De agenda is de leidraad van de vergadering. Zorg voor een goede

opbouw, structuur en duidelijke en haalbare doelen. Beeldvorming,

oordeelvorming en besluitvorming zijn handige stappen.

• Dreigt een agendapunt langer te duren dan gepland, vraag de

deelnemers om uit te spreken wat ze willen.

DE UITKOMST EN ACTIES

• De vergadering kan nog zo succesvol zijn, zonder een goede

vastlegging van de besluiten heeft vergaderen geen zin. Gebruik

hiervoor een besluitenlijst.

• Actiepunten (lijst) worden gerealiseerd als ieder de eigen

verantwoordelijk neemt en de afspraken uit de vergadering (op tijd)

nakomt en gaat opvolgen. Bewaak de voortgang.

• Vastleggen kan efficiënt door kort en krachtig de besluiten

opschrijven en deze SMART maken: Specifiek, Meetbaar (wie),

Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (wanneer).

VERHOGEN EFFECTIVITEIT

• Streef naar iets prikkelends elke vijf minuten

• Leid elk agendapunt in: doel, aanpak, tijd

• 'Arresteer' elke afspraak en elke actie tijdens een overleg en laat die

noteren

• Spreek in verbeteringen, voorstellen en oplossingen in plaats van

kritiek, bezwaren en problemen

EIGEN COMMUNICATIE

• Voorkom het lezen van de gedachten (invullen) en stel (controle)vragen.• Maak gebruik van LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen.

• Wees transparant en respectvol. Dit vergroot het vertrouwen.

• Wees nieuwsgierig naar de meningen van anderen.

Bewaak de tijd en werk toe naar een beslissing of actiepunt. • Wie doet wat, wanneer en wat moet het resultaat zijn.

• Geen notulen: een besluiten/actielijst kan ook.

• Sluit de vergadering goed af. • Maak tijd voor een afsluitronde.

• Voldeed het overleg aan de verwachting / kan iets beter?

COMMUNICATIELUISTEREN

• Gesproken woorden, intonatie, aandacht voor de lichaamstaal.

• Openstellen om volledig en bewust te luisteren naar wat de ander

zegt

• Voldoende ruimte geven om te praten (uitpraten)

• Communicatie is tweerichtingsverkeer: probeer eerst te begrijpen en

dan pas om begrepen te worden.

COMMUNICATIESAMENVATTEN

Heb je iemand goed begrepen / laat zien dat je actieve aandacht hebt

• In je eigen woorden teruggeven wat de ander heeft gezegd

(controle of je het goed begrepen hebt)

• Bij voorkeur in een woord of een enkele zin om de kern weer te

geven

(“Als ik het goed begrijp dan bedoel je …..” of “Je wilt ……?”)

COMMUNICATIEDOORVRAGEN

Vaak zit er meer achter het “waarom” mensen iets willen. Met doorvragen kun je tot de kern komen: Wat iemand echt beweegt, wat hij echt wil en waarom het zo belangrijk voor hem is.

• Open vragen stellen (WIE, WAT, WAAR en HOE) = uitnodigend

• Later (meer afrondend) kan je meer gesloten vragen stellen (JA of NEE).

• Waarom kan oordelend overkomen: “Waarom wil je dit?”

• Vergeet jezelf niet, een goed gesprek is tweerichtingsverkeer (gelijkwaardig)

Wees dus duidelijk, en zo concreet mogelijk en let op Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Herhaal de afspraken / laat de ander deze bevestigen.

Filmpje: Luisteren, samenvatten en doorvragen

OEFENING LSD

Maak subgroepen van twee of drie.

Binnen iedere groep hebben de leden vijf minuten om zoveel mogelijk

dingen te vinden die ze gemeen hebben, zoals één broer hebben, van

aardappels houden, faalangstig zijn, cursus Excel gedaan, goed op de

competentie klantvriendelijkheid, enz.

Na afloop horen we van elkaar hoe het verlopen is!

Gebruik Luisteren, samenvatten en doorvragen.

DE WET VAN MURPHY ☺

Soms gebeuren er dingen die je gewoon niet onder controle hebt…

• Digitale / technische problemen

• Hinderlijk geluid

• Een hinderlijke ruimte (geen licht, warmte….)

• Mensen zijn plotseling afwezig

• Deelnemers zijn onvoorbereid

• De vergaderstukken zijn niet goed ontvangen / onvolledig

• Een uitnodiging die niet duidelijk is

• Gebrek aan energie of enthousiasme

• Zorg in ieder geval voor voldoende voorbereiding om tegenslagen het hoofd te bieden.

• Wat kan foutlopen tijdens een vergadering?

DOEN

• Haal de bezem door vergaderrituelen.

• Streef naar iets prikkelends elke vijf minuten.

• Leid elk agendapunt in: doel, aanpak, tijd.

• Geef elkaar complimenten, vermijd ironie en cynisme.

• Vervang de rondvraag door ‘indienen agendapunten volgende keer’.

• De notulist arresteert elke afspraak, beslissing en actie.

• Verspreid de actielijst binnen 24 uur

www.vergaderwijzer.nl/vergadertips

NIET DOEN

• Vergaderen omdat er nu eenmaal een bijeenkomst gepland staat.

• Te laat beginnen en uitlopen.

• Ter vergadering nieuwe agendapunten indienen.

• Het moment van pauzeren overlaten aan de blaas.

• Monologen, herhalen, uitweiden, afdwalen, stokpaardjes berijden.

• Vergaderen over het verslag van de vorige vergadering.

www.vergaderwijzer.nl/vergadertips

AAN DE SLAG…!

• 1. Zorg dat het doel van je vergadering heel duidelijk is. Zorg dat de deelnemers het doel weten. Vergader alleen als er belangrijke en dringende onderwerpen op je agenda staan.

• 2. Nodig alleen mensen uit die aanwezig moeten zijn bij deze agendapunten. Metgemotiveerde, betrokken en deskundige deelnemers vergader je effectiever en prettiger.

• 3. Zorg voor een goede en strakke tijdsplanning, zowel voor de hele vergaderingals voor je agendapunten. En hou je aan de tijdsplanning.

• 4. Zorg voor een goede, inhoudelijke voorbereiding. Accepteer niet dat deelnemersde vergadering niet voorbereiden.

• 5. Hou als voorzitter de regie van zowel de vergadering als de voorbereidinggoed in handen. Wees streng als mensen zich niet aan de agenda of de tijdsplanninghouden.

• 6. Spreek af hoe de notulen moeten zijn. Wil je korte notulen of juist uitgebreid?Voor wie zijn de notulen? Is het voor intern gebruik of ook voor buitenstaanders. Pas daarde vorm en schrijfstijl op aan.

• 7. Zorg voor goede sfeer. Plan regelmatig activiteiten voor of na de vergadering. Hierdoorleren de deelnemers elkaar beter kennen en begrijpen. Dan vergader je effectiever, korteren prettiger.

www.vergaderendoejezo.nl

VRAGEN?

BRONNEN

• http://patrickschriel.nl/

• www.leren.nl

• http://www.vergaderwijzer.nl/

• http://www.vergaderendoejezo.nl/

• www.carrieretijger.nl

• http://www.werkvormen.info

You tube…