UF0314. Gestión contable

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Contenidos basados en los Certificados de profesionalidad

administración y Gestión

3UF0314 Gestión Contable

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4 UF0314 Gestión Contable


datos del aUtor

Rosa Isorna Potel es licenciada en Ciencias Políticas y de la Administración y posgraduada en Comportamiento del Consumidor e Investigación Social y de Mercado por la Universidad de Santiago de Compostela.

Desde el año 2003 su experiencia profesional se vincula a distintas empresas en el área de la investigación de mercado, el desarrollo directivo y el marketing.

Durante los años 2001-2002 realiza el Certificado de Aptitud Pedagógica en la especialidad formación y orientación laboral, obteniendo conocimientos relacionados con la formación y la elaboración de contenidos didácticos. A partir del año 2009 centra su labor profesional en el mundo de la formación, tanto en la modalidad presencial como de teleformación.

En la actualidad combina su profesión de formadora con la elaboración de contenidos didácticos asociados a diversos certificados de profesionalidad.

Gestión contable. administración y Gestión

no está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2015, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-90-8Depósito legal: PO 327-2015Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

Ficha

Gestión Contable. Administración y Gestión

1ª EdiciónCertia Editorial, Pontevedra, 2015

Autor: Rosa M. Isonra Potel

Formato: 170 x 240 mm • 295 páginas.

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Índice

•introdUcción ............................................................................... 15

•Unidad didÁctica 1. la teorÍa contable ........................ 17

1.1. La información contable ..............................................................................19

1.1.1. Introducción ......................................................................................19

1.1.2. Tipología empresarial a efectos contables ....................................28

1.1.3. El patrimonio de la empresa ............................................................30

1.1.4. Las masas patrimoniales. Características ........................................33

1.2. Las cuentas ......................................................................................................38

1.2.1. Las cuentas contables .......................................................................38

1.2.2. Convenio de cargo y abono de las cuentas ....................................40

1.2.3. La partida doble .................................................................................44

1.2.4. Normativa contable básica ...............................................................47

1.2.5. Los libros contables ..........................................................................47

1.2.6. El libro de inventarios y cuentas anuales .......................................48

1.2.7. El libro diario .....................................................................................50

1.2.8. El libro mayor ....................................................................................51

1.2.9. La legalización de los libros empresariales ....................................52

1.2.10. Conservación de los libros .............................................................53

AUTOEVALUACIÓN ...............................................................................55


•Unidad didÁctica 2. el Plan General de contabilidad ................................................................................. 57

2.1. La reforma de la legislación mercantil en materia contable .....................59

2.1.1. La Ley 62/2003, de 30 de diciembre ..............................................64

2.1.2. La Ley de Reforma Contable (Ley 16/2007) ................................64

2.1.3. Los Reales Decretos 1514 y 1515/2007, de 16 de noviembre ...68

2.2. Estructura del nuevo PGC ...........................................................................69

2.2.1. Marco conceptual de la contabilidad ..............................................70

2.2.2. Normas de registro y valoración .....................................................72

2.2.3. Cuentas anuales ..................................................................................74

2.2.4. Cuadro de cuentas .............................................................................76

2.2.5. Definiciones y relaciones contables ................................................80

2.3. El marco conceptual ......................................................................................81

2.3.1. Principios contables ..........................................................................81

2.3.2. Elementos que forman las cuentas anuales ...................................83

2.3.3. Criterios de registro contable de los elementos de las cuentas anuales ..................................................................................................... 85

2.3.4. Criterios de valoración ......................................................................86

2.3.5. Principios y normas de contabilidad generalmente aceptados ...92

AUTOEVALUACIÓN ...............................................................................93

•Unidad didÁctica 3. tratamiento de masas Patrimoniales .............................................................................. 95


3.1. Inmovilizado material ....................................................................................97

3.1.1. Valoración del inmovilizado material .............................................97

3.1.2. Las correcciones de valor. Amortizaciones y provisiones........ 104

3.1.3. Inversiones inmobiliarias ............................................................... 108

3.2. Activo intangible. Arrendamientos ........................................................... 110

3.2.1. Concepto de activo intangible ...................................................... 110

3.2.2. Valoración inicial y posterior de los activos intangibles ........... 111

3.2.3. Normas particulares del inmovilizado intangible ...................... 113

3.2.4. Arrendamientos. Concepto ........................................................... 115

3.2.5. Arrendamiento financiero ............................................................. 116

3.2.6. Arrendamiento operativo ............................................................. 118

3.2.7. Arrendamiento de terrenos e inmuebles .................................... 119

3.3. Activos financieros ...................................................................................... 119

3.3.1. Características.................................................................................. 119

3.3.2. Préstamos y partidas a cobrar ....................................................... 121

3.3.3. Inversiones mantenidas hasta el vencimiento ............................ 125

3.3.4. Activos mantenidos para negociar ............................................... 125

3.3.5. Otros activos financieros a valor razonable con cambios en pérdidas y ganancias .................................................................... 126

3.3.6. Inversiones en el patrimonio de empresas (GMA) ................... 127

3.3.7. Activos financieros disponibles para la venta ............................ 131

3.3.8. Baja de activos financieros ............................................................ 133


3.4. Pasivos financieros ...................................................................................... 135

3.4.1. Definición y clasificación .............................................................. 135

3.4.2. Bajas de pasivos financieros .......................................................... 136

3.4.3. Instrumentos de patrimonio propio ............................................ 137

3.4.4. Instrumentos financieros especiales ............................................ 137

3.4.5. Fianzas entregadas o recibidas ..................................................... 139

3.5. Existencias. Moneda extranjera ................................................................. 139

3.5.1. Criterios de valoración de las existencias .................................... 139

3.5.2. Precio de adquisición ..................................................................... 142

3.5.3. Coste de producción ...................................................................... 142

3.5.4. Coste de existencias en prestación de servicios ......................... 143

3.5.5. Valoración posterior de las existencias ........................................ 143

3.5.6. Las transacciones en moneda extranjera ..................................... 144

3.5.7. Conversión de las cuentas anuales a la moneda de presentación ............................................................................................... 145

3.6. Ingresos......................................................................................................... 146

3.6.1. Concepto ......................................................................................... 146

3.6.2. Ingreso por ventas .......................................................................... 146

3.6.3. Valoración de los créditos por operaciones comerciales .......... 150

3.6.4. Ingresos por prestación de servicios ........................................... 150

3.7. El IVA, el Impuesto General Indirecto Canario y el Impuesto de Sociedades ................................................................................................... 151

12


3.7.1. Cuentas contables para el IVA ..................................................... 151

3.7.2. IVA soportado, deducible y no deducible .................................. 151

3.7.3. IVA repercutido .............................................................................. 154

3.7.4. El IGIC ............................................................................................ 155

3.7.5. El Impuesto sobre Beneficios ...................................................... 157

3.7.6. Las cuentas contables para el IS ................................................... 162

3.8. Provisiones ................................................................................................... 164

3.8.1 Concepto .......................................................................................... 164

3.8.2. Reconocimiento y valoración ....................................................... 166

3.8.3. Cuentas de las provisiones ............................................................ 168

3.8.4. Asientos contables relativos a las provisiones ............................ 169

3.9. Pasivos por retribuciones al personal ....................................................... 170

3.9.1. Concepto y tipos............................................................................. 170

3.9.2. Contabilización de las retribuciones al personal a largo plazo ............................................................................................... 172

3.9.3. Los pagos basados en acciones .................................................... 178

AUTOEVALUACIÓN ............................................................................ 181

•Unidad didÁctica 4. cUentas anUales ............................ 183

4.1. Modelos normales y abreviados ................................................................ 185

4.1.1 Límites ............................................................................................... 188

4.2. El balance ..................................................................................................... 188


4.2.1. Modelo normal ............................................................................... 194

4.2.2. Modelo abreviado ........................................................................... 197

4.3. Cuenta de pérdidas y ganancias ................................................................. 198

4.3.1. Modelo normal ............................................................................... 199


4.4. El estado de cambios en el patrimonio neto ........................................... 202

4.4.1. Modelo normal ............................................................................... 205


4.5. El estado de flujos de efectivo .................................................................. 213

4.5.1. Flujos de efectivo de las actividades de explotación ................. 215

4.5.2. Flujos de efectivo de las actividades de inversión ..................... 217

4.5.3. Flujos de efectivo de las actividades de financiación ................ 219

4.6. La memoria. ................................................................................................. 222

4.6.1. Modelo normal ............................................................................... 223


AUTOEVALUACIÓN ...................................................................................... 227

•Unidad didÁctica 5. anÁlisis económico y Financiero de las cUentas anUales ......................................................... 229

5.1. Funciones y diferencias entre el análisis económico y el financiero .... 231

5.2. Instrumentos de análisis ............................................................................. 232

5.2.1. Fondo de maniobra ........................................................................ 232


5.2.2. Nivel de endeudamiento ................................................................ 234

5.2.3. Cash-flow ......................................................................................... 234

5.2.4. Período de maduración .................................................................. 235

5.2.5. Apalancamiento operativo ............................................................ 236

5.2.6. Umbral de rentabilidad .................................................................. 236

5.2.7. Apalancamiento financiero ........................................................... 237

5.2.8. Análisis porcentual ......................................................................... 239

5.2.9. Ratios relevantes ............................................................................. 240

AUTOEVALUACIÓN ............................................................................ 243

•resUmen Final ........................................................................... 245

•eJercicios ..................................................................................... 247

•aUtoeValUación Final .......................................................... 265

•Glosario ........................................................................................ 285

•biblioGraFÍa ................................................................................ 291


introdUcción

La cualificación profesional es el «conjunto de competencias con significación en el empleo que pueden ser adquiridas mediante formación modular u otros tipos de formación, así como a través de la experiencia laboral» (Ley Orgánica 5/2002, de 19 de junio, de las Cualificaciones y de la Formación Profesional).

La forma de organizar cada cualificación es en unidades de competencia, y estas son el agregado mínimo de competencias profesionales que pueden ser objeto de reconocimiento y acreditación parcial.

Cada unidad de competencia conlleva un/os módulo/s formativo/s que conforman la descripción y desarrollo de la formación exigida y necesaria para adquirir una competencia.

El presente manual, Gestión contable, se fundamenta en los contenidos de la cualificación profesional de referencia ADG082_3, «Gestión contable y de auditoría» (RD 295/2004, de 20 de febrero, modificado por el RD 107/2008, de 1 de febrero). El módulo formativo y la unidad formativa que compete al presente manual son los siguientes:

• MF0231_3: Contabilidad y fiscalidad.

- UF0314: Gestión contable (unidad formativa 1)

En él se busca como competencia general efectuar la gestión administrativa contable-fiscal garantizando el mantenimiento actualizado del sistema de información y el archivo de la documentación, así como realizar las gestiones administrativas de los procedimientos previstos en el plan global de auditoría.

Objetivos:

• Contabilizar en soporte informático las operaciones de trascendencia económico-financiera con sujeción al Plan General de Contabilidad (PGC) y, en su caso, a la adaptación sectorial del mismo y a los criterios contables establecidos por la empresa.

• Confeccionar los libros y registros de contabilidad de acuerdo con la legislación mercantil, fiscal y las normas internas, y cumplimentar los formularios para su legalización dentro de los plazos establecidos.

• Confeccionar en soporte informático las cuentas anuales y cumplimentar el formulario para su depósito dentro de los plazos exigidos por el Registro Mercantil, con el fin de cumplir los requisitos legales.

• Realizar los informes económicos, financieros y patrimoniales que se han de elaborar a partir de los resultados contables obtenidos, bajo la supervisión de un profesional de nivel superior.

Dirigido a:

• Departamento de administración de cualquier tipo de empresa, pública o privada, en dependencia del jefe de contabilidad.

• Asesorías contables y fiscales.

• Sociedades de auditoría o auditores individuales.



la teorÍa contable 1Unidad

• Contenido 1.1. La información contable

1.2. Las cuentas

• aUtoeValUación


1 .1. La información contableEn España la regulación contable ha sido principalmente de carácter público,

con escasa participación directa del sector privado en la emisión de normas hasta los últimos años. Esta regulación pública ha sido desarrollada en forma de legislación mercantil: Código de Comercio y leyes de sociedades, legislación fiscal, legislación contable (Plan General de Contabilidad) y otra legislación.

En esta lección exponemos las etapas del desarrollo de esta regulación, comentando brevemente los rasgos de la regulación contable pública hasta la reforma de 1990 y, con mayor detalle y extensión, lo que constituye la situación actual.

También presentaremos las cuentas anuales y describiremos la regulación contable profesional y la actividad de auditoría en España.

1.1.1. Introducción

El empresario debe saber planificar el discurso de su empresa, y el idioma de la empresa es la contabilidad.

Se puede definir la contabilidad como la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos, con el fin de servir en la toma de decisiones y en el control presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

Desde un punto de vista técnico, la contabilidad se define como el conjunto de procedimientos estandarizados para todas las empresas que permiten reflejar de forma ordenada la actividad económica de la empresa en el día a día.

Por tanto, la contabilidad es la herramienta que permite a la administración de la empresa tomar decisiones partiendo de la información más adecuada.

El proceso de contabilización produce:

1. La sistemática y estructura de la información cuantitativa de las actividades empresariales.


2. La expresión contable, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que efectúa la empresa.

3. La determinación de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables de la actividad y los negocios.

Las funciones generales de la contabilidad son las siguientes:

1. Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento.

2. Es una herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y, con esta información, poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento económico.

3. Sirve internamente para la toma de decisiones de gestión y administración y, externamente, para que cualquier persona interesada en conocer la marcha de la empresa lo pueda hacer (es el caso de los accionistas, proveedores, etc.).

La contabilidad tiene una función de carácter interno y otra de carácter externo:

1. Interno, porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cuál es su situación económica.

2. Externo, para proporcionar información relevante a accionistas, inversores, bancos, Hacienda, etc.

La contabilidad, los instrumentos financiero-contables, las normas para la formulación de cuentas anuales y todas las operaciones mercantiles con efectos contables se regulan en el Plan General de Contabilidad. Este fue aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, y con una regulación especial para pymes mediante el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los Criterios Contables Específicos para Microempresas, así como por normas de desarrollo para microempresas y otras regulaciones del Instituto de Contabilidad y Auditoría de cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Hacienda.


Etapas de desarrollo

1. Carácter público

A diferencia de la amplia tradición contable en Estados Unidos, en España esta se ha desarrollado fundamental en los últimos veinte años. También frente a EE. UU., donde la práctica y costumbre han orientado, fundamentalmente, la norma a aplicar, en España es la ley la que establece la norma o criterio a utilizar en la práctica. Por ello, en España la regulación contable ha sido principalmente de carácter público, con escasa participación directa del sector privado hasta los últimos años. Esta regulación pública ha sido desarrollada en forma de:

Esquema 1 - Conceptos asociados a la actividad económica


a) Legislación mercantil: Código de Comercio y leyes de sociedades.

b) Legislación fiscal.

c) Legislación contable: Plan General de Contabilidad (PGC).

d) Otra legislación: mercado de valores, Banco de España y legislación relativa a diferentes sectores económicos.

2. Etapas

A pesar de esta corta tradición, la regulación contable en España ha pasado por tres etapas claramente diferenciadas y que es preciso conocer para entender la situación actual.

- 1.ª etapa (hasta 1973): caracterizada por la existencia de normativa mercantil que regulaba solamente y de forma muy general los aspectos formales de la contabilidad de las empresas, complementada por normativa fiscal (que servía de base para elaborar la información contable).

- 2.ª etapa (desde 1973 a 1990): en ella se mantiene la misma situación anterior, pero, junto a la normativa fiscal que predomina, las empresas disponen de cuerpo de normas contables de carácter gubernamental recogidas en el Plan General de Contabilidad y de un conjunto de normas emitidas por un organismo profesional.

- 3.ª etapa (desde 1990): coincide con la adaptación de la legislación mercantil a las directivas de la Comunidad Económica Europea y da paso a una auténtica reforma del papel y contenido de la información contable en el seno de las empresas. Así, la normativa mercantil regula no solo los aspectos formales de esta, sino que contempla también la finalidad y contenido de las cuentas anuales, los criterios básicos que deben guiar su colaboración, su publicidad y auditoría.

El Plan General de Contabilidad revisa y se adecúa a los principios y normas contables utilizados a nivel internacional, mientras que la normativa fiscal se aísla de los criterios contables y sirve solamente de base para el cálculo del impuesto sobre beneficios que deben pagar las empresas.

En lo que sigue vamos a describir las características fundamentales de cada una de estas etapas, comentando brevemente los rasgos de la regulación contable pública hasta la reforma de 1990 y, con mayor detalle y extensión,


lo que constituye la situación actual. Posteriormente haremos mención a la regulación contable profesional y a la actividad de auditoría en España.

Regulación contable pública hasta 1990

Hasta la aparición, en 1973, del Plan General de Contabilidad no puede hablarse en España de una verdadera regulación contable. Hasta esa fecha la situación se caracterizaba por:

1. La ausencia de un marco general de normas que guiara la elaboración de la información contable.

2. El predominio en la contabilidad de los criterios fiscales, ya que la legislación fiscal era la única que emitía normas de obligado cumplimiento. Esto provocaba una ausencia clara de separación entre contabilidad fiscal y contabilidad para la toma de decisiones de usuarios internos o externos.

3. La existencia de una regulación jurídico-mercantil centrada, exclusivamente, en los aspectos formales de la contabilidad, olvidando los aspectos sustanciales.

4. Una escasa preocupación de los mercados bursátiles por la información contable a suministrar al inversor.

Imagen 1 - Manual de contabilidad de 1904


Normativa mercantil y fiscal

1. El Código de Comercio de 1885

El Código de Comercio de 1885 ha estado vigente hasta la reforma de 1989 como base del desarrollo de la legislación mercantil en Española. Han derivado de él la Ley de Sociedades Anónimas (Ley, de 17 de julio de 1951, sobre Régimen Jurídico de las Sociedades Anónimas) y la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada (Ley, de 17 de julio de 1953, de Sociedades de Responsabilidad Limitada), vigentes también, hasta la reforma de 1989. Se reformó ligeramente en el año 1973, pero sin ahondar en las cuentas anuales y centrándose sólo en regular los libros de contabilidad.

Su contenido recogía a los siguientes aspectos, reflejados en la siguiente tabla:

Código de Comercio de 1885 - Contenido

Los sujetos obligados a llevar la contabilidad

Los procedimiento de legalización de los libros

Los libros de contabilidad obligatorios y su contenido

Los periodos de conservación de los libros y sus justificantes

El inventario, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias se realizan por criterios contables generalmente admitidos

Los c r i t e r i o s d e va l o r a c i ón continuos, expresados en los libros de contabilidad, sin variación no justificada.

Las cuentas anuales y el balance reflejarán la realidad de la empresa y su situación patrimonial: beneficios o pérdidas

Casos excepcionales: auditoría/revisión externa del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias por un titulado superior experto

La partida del balance se valora con arreglo a criterios objetivos, prudencia y ordenada gestión económica, garantizando intereses de terceros

La única referencia al contenido de la cuenta de pérdidas y ganancias se limita a que debe expresar el volumen bruto, distinguiendo los resultados propios de la explotación de los originados en operaciones no habituales o en circunstancias de carácter extraordinario

Tabla 1 - Contenido del Código de Comercio de 1885


2. La Ley de Sociedades Anónimas de 1951

La publicación, en 1951, de la Ley de Sociedades Anónimas introdujo pocas novedades. Destacan los siguientes aspectos contables:

• Se modifica el artículo 84 sobre la reserva de las participaciones recíprocas, y del mismo modo los artículos sobre acciones propias se modifican pasando a ser instrumentos de patrimonio propio, no activos, que generan una disminución en el patrimonio neto. Deja de tener sentido el artículo sobre dotación de la reserva para acciones propias (art. 75.3). La reserva para acciones de la sociedad dominante es mantenida pero no figurará en el pasivo del balance, sino en el patrimonio neto.

• Aparecen dos estados financieros nuevos: el EFE y el ECPN (a excepción de las pymes).

• Se limita el empleo de las cuentas anuales abreviadas.

• Se introduce el concepto patrimonio neto, en vez de patrimonio o haber (artículos 163.1, 164.4, 167.1 y 262.2).

• Se amplía el contenido del informe de gestión y de la memoria para sociedades que hayan emitido valores para negociación admitidos en

Imagen 2 - Libro mayor antiguo


mercados regulados de algún estado miembro de la Unión Europea. Estos deberán incluir en una sección separada un informe de gobierno corporativo.

• Los auditores podrán ser contratados en periodos sucesivos, tras el periodo inicial de contratación entre 3 y 9 años, por un máximo de 3 años.

3. La Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada de 1953

La Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada de 1953 no incluyó nada nuevo respecto a las cuestiones anteriores, limitándose a hacer una pequeña referencia a ellas en su contenido. Por ello la Ley de Reforma Contable (Ley 16/2007, de 4 de julio, de Reforma y Adaptación de la Legislación Mercantil en Materia Contable para su Armonización Internacional con Base en la Normativa de la Unión Europea) modificó esta ley 2 en sus artículos 40, 79.1, 82.1, 104.1 e y 142.1 a, determinando que en el balance se incluirán determinadas reserva, que ya no estarán en el pasivo, sino en el patrimonio neto, y renombrando las expresiones «patrimonio» o «patrimonio contable» como «patrimonio neto», contablemente más exacto.

4. Normativa fiscal

La normativa fiscal sí ha generado una gran influencia sobre la contabilidad en España, frente a la legislación mercantil. El elemento más importante es la Ley del Impuesto de Sociedades (Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades), sobre la que la Ley de Reforma Contable ha realizado modificaciones como las siguientes:

• En materia de amortizaciones hay un ajuste de la ley, con una nueva terminología: «inmovilizado inmaterial» pasa a «inmovilizado intangible», y se incluye la nueva categoría de inversiones inmobiliarias.

• Quedan excluidos de la amortización los activos no corrientes mantenidos para la venta, que pasan a ser inmovilizado para venderse a corto plazo, por lo que dejan de amortizarse y pasan a integrar el activo corriente o circulante.


• Los contratos de venta o de lease back, con posterior arrendamiento, se definen como operaciones de financiación.

• El contrato de arrendamiento financiero se redefine y será aquel cuyo importe a pagar por el ejercicio de la opción de compra y/o renovación sea menor al valor neto contable al terminar el tiempo de duración de la cesión.

• Se sustituyen las referencias a la «depreciación» por la nueva expresión «deterioro».

• En el cálculo del deterioro de los valores representativos de participaciones en el capital de entidades no cotizadas se cambia la referencia al valor teórico por el valor de los fondos propios.

• Frente a la prohibición de amortizar contablemente el fondo de comercio siguiendo el criterio de las NIC, se posibilita la deducción fiscal del precio de adquisición del mismo por vigésimas partes (5% anual).

• Se posibilita la deducción fiscal del inmovilizado intangible con vida útil indefinida como las marcas, por décimas partes como máximo, si los elementos intangibles se han adquirido a título oneroso y el adquirente y el transmitente no forman parten del mismo grupo.

• Se amplía el procedimiento de corrección monetaria a los activos no corrientes mantenidos para la venta que tengan carácter de inmuebles, permitiéndose así ajustes fiscales negativos en el caso de bienes de esta naturaleza adquiridos por entidades de crédito en pago de deudas.

• En el régimen de consolidación fiscal, las referencias a las cuentas anuales se modifican para dar paso a los nuevos estados financieros: el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN) y el estado de flujos de efectivo (EFE).


1.1.2. Tipología empresarial a efectos contables

Las empresas pueden clasificarse teniendo en cuenta una tipología como la siguiente, que se fundamenta en sus efectos contables:

Una primer elemento de la clasificación sería la contabilidad empresarial, que a su vez puede ser clasificada en tres tipos:

1. Contabilidad empresarial financiera: se determina el resultado del ejercicio como objetivo central, y se elabora de manera obligatoria información para terceros.

2. Contabilidad empresarial de sociedades: refleja de manera primordial las operaciones de carácter especial que realizan las sociedades, como la creación, las fusiones o la liquidación.

3. Contabilidad empresarial de costes: es el cálculo fundamental de los costes que generan los productos fabricados por las empresas.

Siguiendo el criterio de los efectos contables nos encontramos con la contabilidad nacional. Esta es la encargada de suministrar información sobre toda la economía de la nación en su conjunto, es decir, la economía de las familias, las empresas y la propia actividad económica del Estado.

Contabilidad empresarial:

• Financiera• De sociedades• De costes

Contabilidad Nacional

Contabilidad del Estado Contabilidad de las familias

Tipología empresarial

Esquema 2 - Tipología empresarial a efectos contables


Por su parte la contabilidad del Estado es la encargada de dar cuenta de los presupuestos del Estado, de dónde están previstos los gastos e ingresos públicos.

Finalmente, la contabilidad familiar también posee una dimensión de efectos contables. Son de gran importancia los datos sobre la deuda de las familias, el consumo de los hogares, sus ingresos (que influyen directamente sobre los impuestos) y las posibilidades de ingreso de los mismos.

Imagen 3. Contable

Imagen 4. Contabilidad


¿Qué es la contabilidad?

Es fundamentalmente un sistema de información que permite conocer la situación económica y financiera de la empresa y de los principales hechos que se producen en su actividad.

La empresa constituye una unidad económica con capacidad y responsabilidad contributiva; de hecho, a efectos fiscales la empresa está sometida a las obligaciones que determine el Estado en la normativa tributaria.

Fundamento legal de la contabilidad

Siguiendo el artículo 25 del Código de Comercio, este señala que:

1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.

1.1.3. El patrimonio de la empresa

El patrimonio de la empresa es el conjunto de elementos de titularidad empresarial necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial. Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa.

Esquema 3 - Fórmula del beneficio empresarial


Hay tres tipos de elementos patrimoniales:

• Bienes o posesiones: objetos de propiedad empresarial como terrenos, dinero, mobiliario, maquinaria etc. Son la parte positiva (activo).

• Derechos de cobro: cantidades pendientes de cobro, lo que le deben a la empresa (préstamos concedidos). Son de naturaleza positiva (activo).

• Deudas con terceros: cantidades pendientes de pago, lo que la empresa debe a terceras personas (préstamos recibidos). Son de naturaleza negativa (pasivo).

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los bienes, derechos y deudas que integran el patrimonio empresarial.

Esquema 4 - Elementos que se deben tener en cuenta para distribuir y producir bienes y servicios

ELEMENTOS

EMPRESARIALES

ELEMENTO HUMANO

BIENES DE CAPITAL O DE PRODUCCIÓN

ORGANIZACIÓN

CAPITAL FIJO

ENTORNO

GENERAL ESPECÍFICO CAPITAL

CIRCULANTE


Concepto contable de patrimonio

En el patrimonio se pueden distinguir tres masas: activo, pasivo y neto.

• El activo de una empresa es el conjunto de bienes, por ejemplo edificios y construcciones, maquinaria, mobiliario, vehículos, dinero en cajas y bancos, etc. Es el conjunto de riquezas brutas y derechos de cobro.

• El pasivo de una empresa es el conjunto de obligaciones, por ejemplo deudas con proveedores, acreedores, préstamos etc. Es el conjunto de deudas con terceros.

• El neto es la parte de la empresa que realmente pertenece al empresario. Es decir, el neto está formado por el activo menos el pasivo (N=A-P). Es la diferencia entre el conjunto de riquezas brutas, derechos de cobro y el conjunto de deudas con terceros.

ACTIVO–PASIVO=PATRIMONIO NETO

En el Plan General de Contabilidad hay que recordar que se denomina:

• Pasivo exigible al pasivo (recursos ajenos).

• Patrimonio neto (pasivo no exigible, es decir recursos propios) al neto.

De manera esquemática sería:

Cualquier elemento patrimonial ha de ser cuantificable en términos monetarios, de tal manera que el activo constituye el patrimonio de la empresa, y el conjunto de obligaciones es el denominado pasivo.

La siguiente ecuación (Patrimonio = Bienes + Derechos – Obligaciones) se define de la siguiente manera:

De este modo, los elementos patrimoniales se agrupan primeramente en cuentas, y estas a su vez en masas patrimoniales. Una cuenta podría definirse como un elemento representativo de conceptos patrimoniales de la misma


clase. Una masa patrimonial está constituida por una serie de cuentas que tienen la misma función económica o financiera. Por ejemplo, las mesas, sillas y estanterías de la oficina de una empresa son bienes que se representan en la cuenta «mobiliario» y en la masa patrimonial del inmovilizado.

*PN es el pasivo neto.

1.1.4. Las masas patrimoniales. Características

Se puede definir una masa patrimonial como la agrupación de elementos que tienen la misma significación económico financiera, es decir, que tienen una naturaleza homogénea. Estos elementos se agrupan en tres conceptos: activo, pasivo y patrimonio neto. El documento que recoge estas masas patrimoniales se denomina balance.

Figura 1 - Patrimonio empresarial

ACTIVO

ACTIVO NO CORRIENTEINTANGIBLE

MATERIALFINANCIERO

ACTIVO CORRIENTEEXISTENCIASREALIZABLEDISPONIBLE

PATRIMONIO NETO Y PASIVO

PATRIMONIO NETO

PASIVO NO CORRIENTEPASIVO CORRIENTE

Esquema 5 - Masas patrimoniales


El activo es el conjunto de todos los bienes y derechos que tiene una empresa, tanto los que van a permanecer menos de un año como los que van a mantenerse durante un tiempo indeterminado.

Los activos se clasifican de menor a mayor liquidez (la mayor o menor facilidad para convertirlos en dinero). Así tenemos:

• Activo no corriente, activo fijo o inmovilizado: son aquellos bienes que permanecen en la empresa más de un ciclo operativo, la estructura permanente de la empresa. Se destinan a la actividad de la empresa y se amortizan durante la vida del bien. No es previsible que se conviertan en dinero líquido antes de un año. Por ejemplo maquinaria, mobiliario, construcciones, etc. Se puede dividir en:

o Inmovilizado intangible: son elementos patrimoniales de carácter intangible. Carecen de estructura física, pero son susceptibles de valoración económica Por ejemplo propiedades industriales, aplicaciones informáticas, etc.

o Inmovilizado material: son elementos patrimoniales de carácter tangible Por ejemplo terrenos, construcciones, maquinaria, mobiliario, etc.

o Inmovilizado financiero: inversiones financieras a largo plazo (acciones, obligaciones, créditos a largo plazo, etc.).

• Activo corriente, activo circulante: son aquellos activos y derechos que no pertenecen a la empresa más de un ejercicio económico, y que se convertirán en dinero líquido en menos de un año. Por ejemplo mercaderías, clientes, etc. Se pueden dividir en:

o Existencias: son todas las mercaderías que serán objeto de venta o facturación, o que entrarán a formar parte del producto vendido o servicio prestado. Por ejemplo materias primas, productos terminados, etc.

o Realizable: son elementos patrimoniales que pueden transformarse en dinero en un plazo corto de tiempo; principalmente derechos de cobro a clientes por la ventas realizadas o servicios prestados, clientes efectos comerciales a cobrar (letras), deudores (ventas distintas a mercaderías), inversiones financieras a corto plazo, etc.


o Disponible: es el dinero del que dispone la empresa en efectivo, normalmente en cuentas corrientes, liquidez instantánea (tesorería), caja, bancos, cuentas corrientes, etc.

El pasivo es el conjunto de obligaciones que tiene una empresa, tanto las que pagará antes de un año como las que pagará después.

• Patrimonio neto pasivo no exigible: refleja el valor teórico de la empresa y es la parte del patrimonio que nadie ajeno a esta puede exigir. Está compuesto por el capital aportado por los propietarios (capital o capital social en caso de sociedades) y por los beneficios obtenidos y no distribuidos (capital, reservas, etc.).

• Fondos propios: son las deudas que la sociedad tiene con sus propios socios, pues está formado por el capital aportado por los socios más todo lo que vaya generando la empresa con su actividad, reservas, beneficios no distribuidos, etc. Dentro de los fondos propios se distinguen tres cuentas:

o Capital: recoge la aportación inicial de los socios a la sociedad, así como los aportes posteriores que puedan realizar.

o Reservas: recogen principalmente aquella parte del beneficio generado por la empresa y que los socios deciden dejar en ella.

o Beneficios: son el resultado del ejercicio antes de que los socios decidan qué parte se va a repartir como dividendos y que parte se va a traspasar a reservas.

• Pasivo exigible: suele dividirse en dos masas patrimoniales, en función del grado de exigibilidad de las obligaciones que las componen:

o Pasivo no corriente exigible a largo plazo: créditos de financiación, las obligaciones que vencen en un plazo superior a un año, los proveedores de inmovilizado a largo plazo, las deudas a largo plazo con entidades de crédito, etc.

o Pasivo corriente exigible a corto plazo pasivo circulante: créditos de funcionamiento, obligaciones que vencen en un plazo no superior a un año, proveedores, proveedores de efectos comerciales a pagar (letras aceptadas), acreedores por prestaciones de servicios, proveedores de inmovilizado a corto plazo, etc.


El inventario

Es un documento que contiene una relación detallada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de la empresa en un momento dado. Recoge los siguientes aspectos:

• Relación detallada de los diversos bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una empresa en una fecha.

• Medición en unidades físicas o expresión cuantitativa de los diferentes elementos patrimoniales (kilogramos, metros, litros, etc.).

• Valoración de dichos elementos patrimoniales aplicando los criterios que correspondan.

El inventario debe formularse antes de iniciar cualquier actividad y siempre que se desee conocer la composición y cuantía del patrimonio y el capital efectivo de la empresa.

Existen las siguientes clases:

• Por su extensión:

o General: incluye todo el patrimonio (bienes, derechos, obligaciones).

o Parcial: comprende una parte del patrimonio, por ejemplo las existencias.

• Por el momento en que se realiza:

o Inicial: cuando se forma al constituirse la empresa.

o De gestión: formado al finalizar cada ejercicio.

o De liquidación: se efectúa al liquidar el negocio.

o De intervención: se efectúa en caso de suspensión de pagos o quiebra.

Las fases de realización son las siguientes:


• Investigación: determinación de los elementos que lo componen.

• Valoración: de los elementos patrimoniales en una unidad de medida común (euros).

• Clasificación: de los elementos en cuentas y masas patrimoniales.

• Disposición material en el libro de Inventarios y Cuentas anuales.

Por último, su estructura sería la siguiente:

1. Encabezamiento: número de orden del inventario, nombre de la empresa y domicilio.

2. Cuerpo: activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa.

3. Pie: certificación del capital firmada por el empresario, fecha de realización del inventario.

El equilibrio patrimonial

Todas las inversiones de la empresa (activo o estructura económica) han sido financiadas con fondos propios (patrimonio neto), o recursos ajenos (pasivo). La ecuación fundamental de contabilidad es la siguiente:

ACTIVO (A)= PASIVO (P) + PATRIMONIO NETO (PN)

ESTRUCTURA ECONÓMICAO

INVERSIONESO

ACTIVO

ESTRUCTURA FINANCIERAO FUENTES DE FINANCIACIÓN

OPASIVO + PATRIMONIO

NETO

Esquema 6 - Equilibrio patrimonial

=


También podemos expresar la ecuación como hemos visto:

PATRIMONIO NETO (aportaciones de los empresarios, reservas) = ACTIVO (bienes y derechos) – PASIVO (deudas obligaciones).

1 .2. Las cuentasConstituyen la cuarta parte del Plan General Contable, en la que se definen

cada una de las cuentas que lo conforman, su funcionamiento, para qué hechos contables se utilizan y cómo se registran sus movimientos.

1.2.1. Las cuentas contables

El cuadro de cuentas y las relaciones contables incluidas en el PGC no poseen carácter obligatorio, sino que cada empresa podrá adaptarlas a sus propias características y necesidades. Sin embargo se aconseja utilizar las cuentas del PGC.

Este determina una relación ordenada de cuentas para cada transacción. Esta relación está recogida en el cuadro de cuentas, que a su vez se divide en tres niveles diferentes:

• Nivel 1 – Grupos.

• Nivel 2 – Subgrupos.

• Nivel 3 – Cuentas.

ACTIVOPATRIMONIO NETO

PASIVO

Esquema 7 - Equilibrio patrimonial


Los grupos 1 a 5 comprenden las cuentas llamadas patrimoniales o de balance. Los grupos 6 y 7 recogen las cuentas de ingresos y gastos, o cuentas de regularización o de gestión. Los grupos 8 y 9 recogen cuentas especiales que afectan al patrimonio neto de la empresa. En el Plan General Contable de pymes no se emplean los grupos 8 y 9.

Cada uno de los siete grupos contables se divide a su vez en subgrupos contables, en los que se agrupan las cuentas, atendiendo a su naturaleza.

» Ejemplo: el Grupo 5, «Cuentas Financieras», se divide en los siguientes subgrupos:

50. EMPRÉSTITOS, DEUDAS CON CARACTERÍSTICAS ESPECIALES Y OTRAS EMISIONES ANÁLOGAS A CORTO PLAZO

51. DEUDAS A CORTO PLAZO CON PARTES VINCULADAS

52. DEUDAS A CORTO PLAZO POR PRÉSTAMOS RECIBIDOS Y OTROS CONCEPTOS

53. INVERSIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO EN PARTES VINCULADAS

54. OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO

55. OTRAS CUENTAS NO BANCARIAS

56. FIANZAS Y DEPÓSITOS RECIBIDOS Y CONSTITUIDOS A CORTO PLAZO Y AJUSTES POR PERIODIFICACIÓN

57. TESORERÍA

58. ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA

VENTA Y ACTIVOS Y PASIVOS ASOCIADOS

59. DETERIORO DEL VALOR DE INVERSIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO Y DE ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA VENTA

El Plan General Contable determina las cuentas y su contenido asignándoles tres dígitos para identificarlas y distinguirlas unas de otras. Todas las cuentas pertenecen a un subgrupo de cuentas y cada subgrupo, a su vez, pertenece a un grupo. El primero de los dígitos de una cuenta nos indica a qué grupo pertenece, el segundo dígito a qué subgrupo, y el tercer dígito al lugar que ocupa dentro de este.


Es importante tener en cuenta que el PGC también recoge algunas cuentas con cuatro dígitos, entre las que destacan las correspondientes al subgrupo 47, «Administraciones Públicas», con el fin de diferenciar los distintos impuestos que afectan a la empresa. Al consultar el Plan de Cuentas se observa cómo las cuentas 470, 474 y 475 se subdividen a su vez en varias cuentas con cuatro dígitos:

470. Hacienda Pública, deudora por diversos conceptos

4700. Hacienda Pública, deudora por IVA

4708. Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas

4709. Hacienda Pública, deudora por devolución de impuestos

474. Activos por impuesto diferido

4740. Activos por diferencias temporarias deducibles

4742. Derechos por deducciones y bonificaciones pendientes de aplicar

4745. Crédito por pérdidas a compensar del ejercicio

475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales

4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA

4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas

4752. Hacienda Pública, acreedora por impuesto sobre sociedades

4758. Hacienda Pública, acreedora por subvenciones a reintegrar

1.2.2. Convenio de cargo y abono de las cuentas

La empresa va generando operaciones diarias (compras, ventas, pago de nóminas, facturas varias etc.) que hay que ir contabilizando. El libro mayor y el libro diario son los documentos donde se recogen estos movimientos diarios; nos van a permitir tener toda la información contable ordenada y disponible para cuando necesitemos elaborar el balance y la cuenta de resultados. Para reflejar todo esto se utilizan las cuentas contables del Plan General de Contabilidad.


Funcionamiento de las cuentas

En las cuentas se recogen los movimientos de la actividad económica de la empresa. Estas tienen dos lados para recoger los movimientos producidos: el debe y el haber; el debe recoge el destino que se le da a los recursos y el haber el origen de esos recursos.

• Esquema de registro en las cuentas de activo:

Figura 2 - Funcionamiento de una cuenta

TITULO DE LA CUENTA DE ACTIVO DEBE HABER

+ -

Figura 3 - Cuenta de activo

ANOTACIÓN EN EL DEBE: NACIMIENTOS Y AUMENTOS DE VALOR

ANOTACIÓN EN EL HABER: DISMINUCIÓN

DE VALOR DE LOS BIENES/DERECHOS

TITULO DE LA CUENTA DE NETO DE PASIVO DEBE HABER

- +ANOTACIÓN EN EL DEBE:

DISMINUCIÓN DEL VALOR DE LAS DEUDAS

ANOTACIÓN EN EL HABER: NACIMIENTO Y AUMENTO DEL VALOR

DE LAS DEUDAS


• Esquema de registro en las cuentas de neto- pasivo:

Así dependiendo del movimiento producido, la anotación a cada cuenta será al debe o al haber. En el libro diario se recogen por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa. Estas se reflejan en los denominados asientos, que se muestran con esa doble entrada: en la parte izquierda el debe, y en la parte derecha el haber.

En relación con las cuentas, hay que resaltar los siguientes conceptos:

• Saldo contable:Se define en contabilidad como la cantidad resultante de confrontar el debe

y el haber de una cuenta.- Cuentas de activo (izquierda del balance):

TITULO DE LA CUENTA DE ACTIVO DEBE HABER

- +ANOTACIÓN EN EL DEBE: DISMINUCIONES DE VALOR DE LAS DEUDAS. ANOTACIÓN EN EL HABER: NACIMIENTOS

Y AUMENTOS DE VALOR DE LAS DEUDAS.

Figura 4 - Cuenta de pasivo

Figura 5 - Saldo contable 1

TITULO DE LA CUENTA DE NETO DE ACTIVO DEBE HABER

+ -Se cargan, se anotan debajo

del DEBE, el nacimiento y los aumentos de valor experimentados

por el bien o derecho correspondiente

Se abonan, se anotan debajo del HABER, las disminuciones de valor experimentadas por el bien/derecho

correspondiente


Las cuentas de activo tendrán saldo deudor o cero.

- Cuentas de neto pasivo (derecha del balance):

Las cuentas de neto pasivo tendrán saldo acreedor o cero.

Todas las cuentas tienen dos partes, el lado del debe (izquierdo) y el lado del haber (derecho). Esto quiere decir que una cuenta puede incrementar o minorar su saldo según las operaciones que se realicen. Estos aumentos y disminuciones se denominan cargo y abono.

- Se llama cargar en una cuenta al hecho de registrar una operación en el debe de dicha cuenta.

- Se llama abonar en una cuenta al hecho de registrar una operación en el haber de la citada cuenta.

Figura 6 - Saldo contable 2

TITULO DE LA CUENTA DE NETO DE ACTIVO DEBE HABER

- +Se cargan, se anotan debajo del

DEBE, las disminuciones de valor experimentadas por la misma

cuenta

Se abonan, se anotan debajo del HABER, el nacimiento y los

aumentos de valor experimentados por la deuda u obligación

correspondientes

Imagen 5 - Cuentas


» Ejemplo:

Supongamos que tenemos los siguientes cargos y abonos (movimientos de entrada y salida de dinero) en caja, y queremos calcular su saldo:

DEBE CAJA HABER

10000

12000 7000

SALDO DEUDOR: 15000

22000 22000

Tenemos en la columna del debe entradas en caja por valor de 22000 €, y en la columna del haber una salida de 7000 €.

Saldo: debe menos haber: 22000 – 7000= 15000 euros . Al ser el debe mayor que el haber tenemos un saldo deudor.

Hemos liquidado la cuenta, para saldarla colocamos el saldo en el lado que sume menos. Para cerrarla sumamos ahora el debe: 22000 y el haber 22000.

Reapertura:

DEBE CAJA HABER

15000

1.2.3. La partida doble

Definición

En toda operación contable (asiento) resultan afectadas dos o más cuentas, de tal forma que la suma de los importes de la cuenta o cuentas cargadas (debe) debe ser igual a la suma de los importes de la cuenta o cuentas abonadas (haber). Este principio sirve para equilibrar el balance y para controlar si el registro de estas operaciones se realiza de la forma adecuada.


Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentan por el debe y disminuyen por el haber.

Las cuentas de pasivo y neto (obligaciones y deudas) aumentan por el haber y disminuyen por el debe.

Como hemos visto en el esquema 8, el procedimiento contable de registro en los libros diario y mayor se denomina principio de la partida doble:

Siguiendo el esquema en los asientos del libro diario resultan afectadas dos o más cuentas, de tal forma que la suma de los importes de la cuenta o cuentas cargadas (debe) tiene que ser igual a las suma de los importes de la cuenta o cuentas abonadas (haber). Este principio sirve para equilibrar el balance y para controlar si el registro de estas operaciones se realiza de forma adecuada.

» Ejemplo de cómo se contabiliza en el libro diario y en el libro mayor una compra de mercancías valorada en 20000 euros, siendo el pago a través de banco:

Procedimiento contable de registro en los libros diario y mayor

DEBE CUENTAS HABER

1______07.03_______

6.000 1 BANCOS, C/C

4.000 2 TERRENOS Y BIENESNATURALES

a/ capital 3 10.000

Registro en el libro diario

Cuentas de activo Cuentas de neto-pasivo

Bancos, c/c -1-DEBE HABER

6.000

Terrenos y bn -2-DEBE HABER

4.000

Neto -3-DEBE HABER

10.000

Reorganización de cargos y abonos en el libro Mayor

Esquema 8 - Registro contable


1º) Libro diario: 20000 euros………………..(600) compra de mercancías 3200 euros…………………(472) H.P IVA soportado a bancos (572)…………. 23200 €

2º) Libro mayor: a la página correspondiente a la cuenta «compra de mercancías», donde haríamos la siguiente anotación:

DEBE compra de mercancías HABER

20000

En la página del libro mayor correspondiente a HP IVA soportado haríamos la anotación:

DEBE IVa SOPORTaDO HABER

3200

Y en la página del libro mayor correspondiente a «bancos», haríamos la anotación:

DEBE BaNCOS HABER

23200


1.2.4. Normativa contable básica

El Código de Comercio español regula la contabilidad de los empresarios.

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones según el vigente art. 25 del Código de Comercio, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales, y un libro diario.

Las sociedades mercantiles llevarán además un libro de actas, en el que constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y los demás órganos colegiados de la sociedad.

La contabilidad será llevada directamente por el empresario o por otras personas debidamente autorizadas, lo que no quita que la responsabilidad la asuma él, salvo en supuestos particulares.

1.2.5. Los libros contables

Los empresarios, obligatoriamente, deberán llevar el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario (art. 25 del Código de Comercio); el libro mayor es facultativo, pero generalmente se sigue llevando.

Los libros han de llevarse en forma escrita y se pueden utilizar procedimientos mecanizados (por ejemplo, contabilidad informatizada). Todas las partidas

Figura 7 - El suceso y el hecho contable

CONTABILIDAD

SITUACIONES ESTÁTICAS• INVENTARIO• BALANCE DE SITUACIÓN

DINÁMICA EMPRESARIAL• LIBRO DIARIO• LIBRO MAYOR


deben estar valoradas en euros (art. 29 del Código de Comercio).

Clasificación de los libros

Desde un punto de vista legal se podrían clasificar en:

- Obligatorios: libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.

- Voluntarios: libro mayor, libro de caja, libro de clientes, etc.

Desde un punto de vista contable habrá:

- Principales: libro diario, libro mayor y libro de inventarios y cuentas anuales.

- Auxiliares: libro de caja, libro de registro de efectos a cobrar, etc.

Desde un punto de vista funcional tendremos:

- Cronológicos (captan la fenomenología por orden estricto de fechas): libro diario.

- Sistemáticos (representan la fenomenología de los cronológicos agrupada homogéneamente): libro mayor.

- De síntesis (sintetizan la consecuencia registral de los anteriores).

1.2.6. El libro de inventarios y cuentas anuales

El contenido del libro inventarios y cuentas anuales se recoge el art. 28 del Código de Comercio, que no se vio modificado por la reforma contable. En dicho artículo se indica lo siguiente:

Artículo 28

1. El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas


anuales.

2. El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

En consecuencia, es obligatorio inscribir en el libro de inventarios y cuentas anuales, los balances trimestrales de sumas y saldos y las cuentas anuales, teniendo en cuenta que las cuentas anuales actualmente son según el artículo 34.

Artículo 34

1. Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal.

Así pues, el libro de inventario y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirá también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

La realización del inventario (cuyo resultado puede recogerse, junto con las cuentas anuales, en un mismo libro o bien en otro individualizado) comparará la información ofrecida por la contabilidad y la verdadera situación económica de la empresa, comprobada mediante el recuento físico y la valoración de cada uno de los elementos contabilizados.

A excepción de las cuentas anuales, los registros contables serán secretos (art. 32 del Código de Comercio), salvo en ciertos casos previstos legalmente o cuando el empresario lo juzgue conveniente.

En cuanto a las pymes (pequeñas y medianas empresas), es obligatorio el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de cambios en el


patrimonio neto. El estado de flujos de efectivo no es obligatorio.

1.2.7. El libro diario

El apartado 2 del art. 28 del Código de Comercio establece:

El libro diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes a condición de que el detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

En el libro diario, pues, se registran cronológicamente todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

El libro diario pasa, de acuerdo con la segunda modalidad contemplada en este apartado 2, de ser un reflejo exhaustivo de anotaciones a ser un libro en el que de forma periódica incorporamos los flujos de entrada y salida de las principales variables de la actividad mercantil de que se trate, ganando en significación lo que se pierde en detalle.

De acuerdo con lo indicado, la legalidad de esta práctica tiene dos condiciones:

a) Que se refiera a períodos no superiores a un mes.

b) Que su detalle aparezca en otros libros o registros.

Los asientos se registrarán sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras, debiendo efectuarse los apuntes oportunos en cuanto se conozcan los errores u omisiones cometidos.

Existen otros libros de carácter auxiliar obligatorios desde la perspectiva fiscal, concretamente para el Impuesto de Sociedades y para el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), y son conocidos como «diarios múltiples» debido a que existen tantos como sea aconsejable según la naturaleza de cada empresa. En concreto son los libros de compras, ventas y rendimientos, cobros y pagos y gastos, registros de facturas emitidas y recibidas y de bienes de inversión, los


registros de caja, bancos, compras, ventas, operaciones varias, etc. Para estos registros no existe la obligatoriedad de legalización. Al final de cada mes se pasan sus totales al libro diario.

LIBROS PRINCIPALES

LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR

LIBRO DE INVENTARIOS

Y CUENTAS ANUALES

LIBROS AUXILIARES

LIBRO DE ALMACÉN

LIBRO DE CAJA LIBRO DE BANCO

LIBRO DE CUENTAS

CORRIENTES CON CLIENTES

LIBRO DE CUENTAS

CORRIENTES CON

PROVEEDORES

LIBRO DE EFECTOS

COMERCIALES A PAGAR

LIBRO DE EFECTOS

COMERCIALES A COBRAR

1.2.8. El libro mayor

El libro mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable donde se recogen todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de caja, otra a la de bancos, otra a capital, etc.

El libro mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el libro diario.

Cada página del libro mayor tiene dos columnas, la de la izquierda (que se denomina debe) y la de la derecha (haber), que coinciden con las del libro diario. Es decir, una anotación en el debe en el libro diario se recoge también en el debe de la cuenta correspondiente del libro mayor.

De manera gráfica y manual el libro mayor se representa con una especie de T como la siguiente:

Tabla 2 – Resumen de los libros


NOMBRE DE LA CUENTA

DEBE HABER

(cargos) (abonos)

Llevanza de los libros

Todos los libros y documentos contables deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán subsanarse a continuación e inmediatamente después de que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas y símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley.

Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en euros.

1.2.9. La legalización de los libros empresariales

Los empresarios necesitan legalizar los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieran el domicilio para que, antes de su utilización, se ponga diligencia en el primer folio de cada uno de los que tuviera el libro y el sello del registro en todas las hojas de cada libro.

Será válida la anotación de asientos y las anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados

REGISTROLIBRO

DIARIO

REORGANIZACIÓNLIBRO MAYOR

VERIFICACIÓNBALANCE DE

COMPROBACIÓN DE SUMAS Y

SALDOS

CLASIFICACIÓNBALANCE DE SITUACIÓN (Saldos deudores y saldos acreedores

del balance de comprobación)

Figura 8 - Fases de anotación de la información contable


antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

1.2.10. Conservación de los libros

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, en caso de fallecimiento, esta obligación recaerá sobre sus herederos (art. 30 del Código de Comercio).

En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los encargados de cumplir lo contenido en el párrafo anterior.

Esquema 9 - Cronología del libro de inventarios y cuentas anuales

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UF0314. Gestión contable