Trinh bày ky nang giao tiếp (1)

Hứa Trọng Hiếu19/8/2014


• Hiểu được bản chất và các yếu tố cấu thành trong Giao tiếp.

• Mô tả được những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp, những kĩ thuật để gây thiện cảm.

• Luyện tập, thực hành những kĩ năng quan trọng trong giao tiếp nơi làm việc (tham gia phỏng vấn, lắng nghe – đặt câu hỏi, trao đổi qua email, điện thoại)

Nội dung chính


• Thế nào là Giao tiếp – Kĩ năng giao tiếp?• Các yếu tố cấu thành trong quá trình Giao

tiếp?• Tầm quan trọng của Kĩ năng giao tiếp.• 3 nguyên tắc cơ bản trong Giao tiếp.• Một số kĩ thuật để gây thiện cảm với người

khác.

Nội dung chính


• Trắc nghiệm tính cách MBTI.• Kĩ năng tham gia phỏng vấn.• Kĩ năng lắng nghe – đặt câu hỏi.• Kĩ năng trao đổi qua email, điện thoại.

Bài hát “Làm quen”

1 làm quen

2 giơ bắt

3 làm quen

Chúng ta đi nào

19/8/2014 Hứa Trọng Hiếu

Giao tiếp là gì?Giao tiếp (nghĩa rộng) là quá trình trao đổi thông tin 2 chiều

giữa 2 người hay nhiều người trong một bối cảnh cụ thể bằng nhiều cách thức khác nhau để đạt được mục tiêu nhất định.

19/8/2014

Hứa Trọng Hiếu

Kĩ năng Giao tiếp• Kĩ năng giao tiếp (trong công việc) là cách thức

chúng ta sử dụng các khả năng vốn có của bản thân/ tự luyện tập vào việc xây dựng “mối quan hệ” tốt với người khác để công việc của chúng ta được thuận lợi và phát triển hơn.



Để quá trình giao tiếp hiệu quả • Mình đang đóng vai trò gì?

• Nắm rõ thông tin mình muốn truyền


• Quan tâm đến đặc điểm người nhận, bối cảnh.

• Chú ý đến cách thức truyền thông tin

Để quá trình giao tiếp hiệu quả • Mình đang ở vai trò gì?

• Tìm cách phản hồi thông tin cách hữu ích.


• Làm cho người truyền hiểu đúng ý mình.

Cách thức Giao tiếp• Giao tiếp chính thức


Cách thức Giao tiếp• Giao tiếp không chính thức


Bối cảnh

• Văn hóa.

• Trình độ.

• Phong tục, tập quán.

• Văn hóa nơi làm việc


Tầm quan trọng của Kĩ năng Giao tiếp

• Tại sao chúng ta cần phải giao tiếp với người khác trong công việc?


• + Giúp người khác hiểu đúng ý mình người khác giúp đỡ, hỗ trợ mình tốt hơn xây dựng mối quan hệ tốt thuận lợi.

• + Tạo cơ hội cho người khác trình bày, phản hồi về thông tin mà họ nhận được điều chỉnh lại bản thân mình cho tốt hơn giúp cho công việc trôi chảy phát triển.


3 nguyên tắc cơ bản trong Giao tiếp


Tôn trọng điểm khác biệt

• Rõ ràng, chính xác

• Lắng nghe

6 điểm ++ Quan tâm đến vẻ bề ngoài (trang phục, mùi

cơ thể, phong cách)


6 điểm ++ Mỉm cười


Cho tôi nụ cười (2l)Cười lên đi cho đời sáng tươi.Ô anh này này, Ơ cô này này.Cười lên đi cho vui cả đoàn

6 điểm ++ Nhớ và gọi đúng tên người khác


Trò chơi “Tôi thương, tôi mến, tôi quý”

6 điểm ++ Biết quan sát ánh mắt


6 điểm + + Nói về điều người khác quan tâm.


6 điểm + + Sử dụng lời khen (đúng lúc, cụ thể, chân

thành).


Vỗ tay.Hát bài hát.Làm cử điệu.Cám ơn

Trắc nghiệm MBTI• MBTI (Myers-Briggs Type Indication) - Phân loại

tính cách là phương pháp sử dụng những câu hỏi trắc nghiệm tâm lý để xác định tính cách của con người, dựa vào đó chúng ta hiểu chính mình hơn, nếu biết được tính cách của người khác chúng ta có thể đoán được suy nghĩ, hành động của họ.


Khuyến cáo• Đây là những câu trắc nghiệm tâm lý vì vậy nó phụ thuộc

khá nhiều vào tâm trạng hiện tại của bạn, nếu bạn đang quá vui, buồn, căng thẳng, phấn khích hay đang trong quá trình thay đổi tính cách thì không nên làm. - Phải trung thực và suy nghĩ thật kỹ trước khi trả lời.- Tính cách khó thay đổi, nhưng nếu quyết tâm bạn vẫn có thể cải thiện được, vì vậy hãy trung thực khi làm bài để biết được điểm mạnh và yếu của bạn. Nếu có thời gian thì sau vài ngày bạn nên làm lại bài trắc nghiệm một lần để có kết quả chính xác nhất.


Bắt đầu trắc nghiệm

E INói nhiều hơn nghe Nghe nhiều hơn nói

Làm nhiều việc 1 lúc Tập trung làm 1 việc

Đến nơi đông người Thích ở nhà đọc sách

.19/8/2014 Hứa Trọng Hiếu


S NNhạy cảm với con số, chi tiết Nhạy cảm với điểm mới, điểm

khác biệt

Tin vào kinh nghiệm Tin vào trực giác

Ý tưởng thực tế Ý tưởng sáng tạo



T FThành thật, thẳng thắn Khéo léo, tế nhị

Thích tranh luận Tránh tranh luận

Quan tâm đến hiệu quả công việc

Quan tâm đến sự đánh gía của mọi người.



J P

Ngăn nắp Bừa bộn.

Đúng hẹn, đúng giờ Trễ giờ, trễ hẹn.

Có kế hoạch cụ thể Tùy cơ ứng biến.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• E- Hướng ngoại

- Thích sống tập thể, tương tác với con người và sự việc xung quanh. - Thường nhanh chóng đưa ra quyết định mà chưa suy nghĩ kỹ. - Thường bị căng thẳng, thậm chí trầm cảm nếu bị cô lập. - Rất dễ bắt chuyện, thường chủ động trò chuyện với người khác.- Thích diễn đạt bằng lời nói.- Thích nói ra mọi điều. - Thường sử dụng cơ thể để diễn đạt ý nghĩ


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• I- Hướng nội

- Thận trọng khi đưa ra quyết định, thường thăm dò, suy nghĩ rồi mới quyết định.- Khi gặp chuyện buồn hay bị tổn thương thì thường tìm khoảng lặng ở một mình. - Thích trò chuyện riêng nhưng chỉ với 2 người. - Tự suy nghĩ và đưa ra quyết định ít khi hỏi ý kiến của người khác. - Suy nghĩ nhiều nhưng ít nói, khi có ai hỏi thì mới nói quan điểm của mình. - Không sợ bị cô lập, thậm chí tự cô lập, thích sống nội tâm.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• S- Giác quan

- Đánh giá mọi thứ bằng giác quan, tư duy logic.- Muốn mọi thứ phải thật rõ ràng và chắc chắn.- Thích cách giải quyết đơn giản, mang tính thực tế cao.- Rất thích tìm hiểu, thu thập thông tin và ghi nhớ chúng rất lâu.- Giỏi áp dụng kinh nghiệm.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• N- Trực giác

- Trí tưởng tượng tốt, khả năng sáng tạo cao.- Thường lo xa, nghĩ đến những việc sẽ xảy ra trong tương lai.- Khả năng áp dụng lý thuyết vào thực tế rất tốt.- Tập trung vào các vấn đề quan trọng, ý chính và các mối liên hệ giữa chúng.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• T- Lý Trí

- Thường nghĩ đến công việc, nhiệm vụ phải hoàn thành ở mọi lúc, mọi nơi. - Thu thập dữ liệu, sự kiện và suy nghĩ logic để đưa ra quyết định.- Nhanh chóng đưa ra những phân tích logic và khách quan.- Không ngại va chạm, tranh luận với người khác.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• F- Cảm xúc

- Quan tâm đến cảm xúc của mình và của người khác khi đưa ra quyết định.- Nhạy cảm với cử chỉ, lời nói hay các phản ứng của người khác.- Khó xử khi có xung đột. Khi nổi giận thường có hành động tiêu cực.- Tham khảo ý kiến nhiều người và tìm kiếm sự ủng hộ của số đông.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• J- Nguyên tắc

- Lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận trước khi hành động.- Hoàn thành nhiệm vụ và các giai đoạn quan trọng trước khi tiếp tục.- Có kế hoạch làm việc tránh được áp lực thời hạn.- Hoàn thành công việc trước khi giải trí.- Tự đề ra mục tiêu, thời gian thực hiện và các chuẩn mực cuộc sống.


Ý nghĩa của mỗi chữ cái• P- Linh hoạt

- Hành động mà không cần lập kế hoạch dài hạn, tùy theo tình thế mà có kế hoạch ngắn hạn.- Chịu áp lực tốt, làm việc đạt hiệu quả nhất khi thời hạn sắp hết.- Thích đa dạng, làm nhiều việc cùng lúc, thích vừa làm việc vừa giải trí.- Tìm cách không thực hiện cam kết, nếu nó ảnh hưởng đến sự tự do, linh động của mình.


Kĩ năng tham gia phỏng vấn

• Bạn mới tốt nghiệp ra trường, bạn đang tìm kiếm 1 công việc. Bạn cần làm những việc gì khi xin việc?


Giai đoạn chuẩn bị

• Định hướng: Tìm kiếm việc làm phù hợp với đam mê, chuyên ngành,, phù hợp với xu hướng xã hội trên các phương tiện truyền thông.

• Tạo và nộp hồ sơ xin việc: Đơn xin việc, CV, Sơ yếu lý lịch, bằng cấp liên quan, giấy khám sức khỏe.


50%

Giai đoạn chuẩn bị

• Xác nhận trả lời phỏng vấn khi được mời.

• Tìm kiếm thông tin về công ty, công việc, khoảng cách di chuyển, phương tiện đi lại, cách trả lời các câu hỏi.

• Lựa chọn trang phục phù hợp


Phỏng vấn• Mỉm cười và chào khi bước vào phòng

• Chú ý đến vị trí ngồi.

• Giới thiệu về bản thân (họ tên, quê quán, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc)


30%

Phỏng vấn

• Lắng nghe kĩ câu hỏi và hiểu đúng ý người muốn hỏi.

• Trả lời ngắn gọn, súc tích và đi vào trọng tâm.

• Nếu không trả lời được thì nên tập trung vào điểm mạnh của công ty, khía cạnh bản thân.


Phỏng vấn

• Nên đặt câu hỏi quan tâm về chính sách và chế độ thăng tiến hơn là mức lương


Sau phỏng vấn

• Cám ơn và đặt ghế ngay ngắn trước khi bước ra khỏi phòng.

• Chào hỏi những người xung quanh.

• Viết thư cám ơn người phỏng vấn.


20%

Lắng nghe là cả một nghệ thuật • Lắng: giữ cho đầu óc trống, nghe: sử dụng

tai là công cụ

• Lắng nghe sẽ giúp ích gì cho chúng ta?

• Hãy kể lại 1 nội dung tập huấn ngày hôm qua cho tất cả mọi người cùng nghe.


Trao đổi qua email.

• Đầy đủ bố cục.

• Thiết lập chữ kí

• Thận trọng khi diễn đạt.

• Chú ý lỗi chính tả.


Giao tiếp qua điện thoại

• Người gọi:

Chào hỏi. Giới thiệu.

Cho người nhận biết mình có báo nhiêu ý chính và thời gian trao đổi.

Trình bày ngắn gọn và kiên nhẫn chờ phản hồi.


Giao tiếp qua điện thoại

• Người nhận:

Nhấc máy sau 2 -3 hồi chuông.

Nếu đã nghe thì nên tập trung.

Nếu bận thì hẹn gọi lại.

Có sự phản hồi “à, vâng, đồng ý,…”


Education

Trinh bày ky nang giao tiếp (1)