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Trabajo sobre Sistemas de Gestión Documental y requisitos que se deben tener en cuenta para su implementación.
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SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
BLANCA HILDA TORRES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIacuteO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIOacuteN Y LA DOCUMENTACIOacuteN
BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVIacuteSTICA
ARAUCA 12 SEPTIEMBRE DE 2014
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
BLANCA HILDA TORRES
GRUPO 4
LUZ MARINA ARIAS G
DOCENTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIacuteO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIOacuteN Y LA DOCUMENTACIOacuteN
BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVIacuteSTICA
ARAUCA 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014
INTRODUCCIOacuteN
Este trabajo tiene como objetivo dar a conocer los aspectos
maacutes importantes en la implantacioacuten de un Sistema de Gestioacuten
Documental en las organizaciones
Visitar una entidad que tenga implementado el Sistema de
Gestioacuten Documental y consultar todo lo referente a su
aplicacioacuten desde su creacioacuten hasta su desarrollo y
funcionamiento teniendo en cuenta su seguridad
confiabilidad preservacioacuten de sus documentos electroacutenicos
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar los aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestioacuten Documental y Sistema Gestor de Archivos dentro de
las organizaciones
ESPECIacuteFICOS
Conocer los aspectos maacutes importantes en la implantacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
Identificar las fases para la implantacioacuten de un sistema Gestor de
Archivos dentro de una organizacioacuten
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de normas teacutecnicas y practicas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo de una organizacioacuten
PROGRAMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en donde se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestioacuten documental al interior
de cada entidad como son Produccioacuten Recepcioacuten Distribucioacuten
Traacutemite Organizacioacuten Consulta Conservacioacuten y Disposicioacuten final de
los documentos
2 Defina que es un Sistema de Gestioacuten Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementacioacuten
Queacute es un Sistema de Gestioacuten Documental
Conjunto de operaciones y de teacutecnicas integradas en la gestioacuten
administrativa general basadas en el anaacutelisis de la produccioacuten la
tramitacioacuten y los valores de los documentos que se destinan a la
planificacioacuten el control el uso la conservacioacuten y la eliminacioacuten o
la transferencia de los documentos a un archivo con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestioacuten
eficaz y rentable
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
BLANCA HILDA TORRES
GRUPO 4
LUZ MARINA ARIAS G
DOCENTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIacuteO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIOacuteN Y LA DOCUMENTACIOacuteN
BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVIacuteSTICA
ARAUCA 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014
INTRODUCCIOacuteN
Este trabajo tiene como objetivo dar a conocer los aspectos
maacutes importantes en la implantacioacuten de un Sistema de Gestioacuten
Documental en las organizaciones
Visitar una entidad que tenga implementado el Sistema de
Gestioacuten Documental y consultar todo lo referente a su
aplicacioacuten desde su creacioacuten hasta su desarrollo y
funcionamiento teniendo en cuenta su seguridad
confiabilidad preservacioacuten de sus documentos electroacutenicos
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar los aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestioacuten Documental y Sistema Gestor de Archivos dentro de
las organizaciones
ESPECIacuteFICOS
Conocer los aspectos maacutes importantes en la implantacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
Identificar las fases para la implantacioacuten de un sistema Gestor de
Archivos dentro de una organizacioacuten
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de normas teacutecnicas y practicas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo de una organizacioacuten
PROGRAMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en donde se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestioacuten documental al interior
de cada entidad como son Produccioacuten Recepcioacuten Distribucioacuten
Traacutemite Organizacioacuten Consulta Conservacioacuten y Disposicioacuten final de
los documentos
2 Defina que es un Sistema de Gestioacuten Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementacioacuten
Queacute es un Sistema de Gestioacuten Documental
Conjunto de operaciones y de teacutecnicas integradas en la gestioacuten
administrativa general basadas en el anaacutelisis de la produccioacuten la
tramitacioacuten y los valores de los documentos que se destinan a la
planificacioacuten el control el uso la conservacioacuten y la eliminacioacuten o
la transferencia de los documentos a un archivo con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestioacuten
eficaz y rentable
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
INTRODUCCIOacuteN
Este trabajo tiene como objetivo dar a conocer los aspectos
maacutes importantes en la implantacioacuten de un Sistema de Gestioacuten
Documental en las organizaciones
Visitar una entidad que tenga implementado el Sistema de
Gestioacuten Documental y consultar todo lo referente a su
aplicacioacuten desde su creacioacuten hasta su desarrollo y
funcionamiento teniendo en cuenta su seguridad
confiabilidad preservacioacuten de sus documentos electroacutenicos
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar los aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestioacuten Documental y Sistema Gestor de Archivos dentro de
las organizaciones
ESPECIacuteFICOS
Conocer los aspectos maacutes importantes en la implantacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
Identificar las fases para la implantacioacuten de un sistema Gestor de
Archivos dentro de una organizacioacuten
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de normas teacutecnicas y practicas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo de una organizacioacuten
PROGRAMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en donde se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestioacuten documental al interior
de cada entidad como son Produccioacuten Recepcioacuten Distribucioacuten
Traacutemite Organizacioacuten Consulta Conservacioacuten y Disposicioacuten final de
los documentos
2 Defina que es un Sistema de Gestioacuten Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementacioacuten
Queacute es un Sistema de Gestioacuten Documental
Conjunto de operaciones y de teacutecnicas integradas en la gestioacuten
administrativa general basadas en el anaacutelisis de la produccioacuten la
tramitacioacuten y los valores de los documentos que se destinan a la
planificacioacuten el control el uso la conservacioacuten y la eliminacioacuten o
la transferencia de los documentos a un archivo con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestioacuten
eficaz y rentable
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar los aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestioacuten Documental y Sistema Gestor de Archivos dentro de
las organizaciones
ESPECIacuteFICOS
Conocer los aspectos maacutes importantes en la implantacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
Identificar las fases para la implantacioacuten de un sistema Gestor de
Archivos dentro de una organizacioacuten
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de normas teacutecnicas y practicas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo de una organizacioacuten
PROGRAMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en donde se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestioacuten documental al interior
de cada entidad como son Produccioacuten Recepcioacuten Distribucioacuten
Traacutemite Organizacioacuten Consulta Conservacioacuten y Disposicioacuten final de
los documentos
2 Defina que es un Sistema de Gestioacuten Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementacioacuten
Queacute es un Sistema de Gestioacuten Documental
Conjunto de operaciones y de teacutecnicas integradas en la gestioacuten
administrativa general basadas en el anaacutelisis de la produccioacuten la
tramitacioacuten y los valores de los documentos que se destinan a la
planificacioacuten el control el uso la conservacioacuten y la eliminacioacuten o
la transferencia de los documentos a un archivo con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestioacuten
eficaz y rentable
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
SISTEMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de normas teacutecnicas y practicas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo de una organizacioacuten
PROGRAMA DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en donde se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestioacuten documental al interior
de cada entidad como son Produccioacuten Recepcioacuten Distribucioacuten
Traacutemite Organizacioacuten Consulta Conservacioacuten y Disposicioacuten final de
los documentos
2 Defina que es un Sistema de Gestioacuten Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementacioacuten
Queacute es un Sistema de Gestioacuten Documental
Conjunto de operaciones y de teacutecnicas integradas en la gestioacuten
administrativa general basadas en el anaacutelisis de la produccioacuten la
tramitacioacuten y los valores de los documentos que se destinan a la
planificacioacuten el control el uso la conservacioacuten y la eliminacioacuten o
la transferencia de los documentos a un archivo con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestioacuten
eficaz y rentable
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
2 Defina que es un Sistema de Gestioacuten Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementacioacuten
Queacute es un Sistema de Gestioacuten Documental
Conjunto de operaciones y de teacutecnicas integradas en la gestioacuten
administrativa general basadas en el anaacutelisis de la produccioacuten la
tramitacioacuten y los valores de los documentos que se destinan a la
planificacioacuten el control el uso la conservacioacuten y la eliminacioacuten o
la transferencia de los documentos a un archivo con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestioacuten
eficaz y rentable
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de
un Sistema de Gestioacuten Documental
1 Requisitos Fundamentales
Escalabilidad Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios
Tolerancia Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes
Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos
Que tenga herramientas de desarrollo en lo posible con
estaacutendares abiertos y que cuente con un buen soporte teacutecnico
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
2 Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro Cd-rom DVD Escaacutener con OCR por zonas fax moden
Que permita distintos formatos de entrada
Que tenga procedimiento automaacutetico de entrada masiva y control
de errores
3Requisitos de Indexacioacuten de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexacioacuten manual o
automaacutetica
-
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
4 Requisitos de Almacenamiento de documentos
Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como miacutenimo en su formato original y en base a
teacutecnicas avanzadas
Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad
Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos y asiacute tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada
Que permita definir backups o copias de seguridad perioacutedicamente de
bases de datos
Que permita un sistema de almacenamiento de histoacutericos teniendo en
cuenta criterios de expurgo
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementacioacuten de un
Sistema de Gestioacuten Documental
5 Requisito de Buacutesqueda de documentos
6 Requisitos de Visualizacioacuten de documentos
7 Requisitos de Modificacioacuten de documentos
8 Requisitos de Difusioacuten de documentos
9 Requisitos de Integracioacuten con los demaacutes sistemas tecnoloacutegicos de la
entidad
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
3 Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Archivos
Definicioacuten del proyecto
Disentildeo de la herramienta
Implantacioacuten
Formacioacuten de usuarios
Explotacioacuten del Sistema
Acceso web
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
4 Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestioacuten
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 en el Artiacuteculo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestioacuten documental donde hace eacutenfasis en que las entidades
puacuteblicas deben tener un sistema de gestioacuten documental que les ayude a
Organizar los documentos fiacutesicos y electroacutenicos que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificacioacuten documental Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestioacuten
documental
Fijar plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten para la informacioacuten y los
documentos electroacutenico de archivo en las tablas de retencioacuten
documental y tablas de valoracioacuten documental Esto nos ayuda a utilizar
la informacioacuten teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
ademaacutes permite descongestionar los archivos
Hacer procesos de eliminacioacuten parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD Aquiacute lo importante es ejecutar los
procesos de eliminacioacuten es los tiempos establecidos en la TRD y TVD y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su funcioacuten
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
informacioacuten conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la informacioacuten que reposan en los archivos y que es la razoacuten de ser
de los mismos
Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales en series y subseries Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archiviacutesticos
Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadaniacutea y de la entidad cuando se
necesite Esto permite conocer que grado de organizacioacuten de los
archivos y brindar una respuesta aacutegil y de calidad de la informacioacuten
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en
series y subseries a largo plazo independientemente de los
procedimientos tecnoloacutegicos utilizados para su creacioacuten Esto
quiere decir que asiacute se utilicen medios tecnoloacutegicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archiviacutesticos para la organizacioacuten y
preservacioacuten de los documentos
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
5 Elabore una tabla con las caracteriacutesticas de los sistemas de Gestioacuten
Documental y explique en que consiste cada una de ellas(Decreto
2609 Cap III Art 17
CARACTERIacuteSTICA EXPLICACIOacuteN
CONFORMIDAD Respaldar la gestioacuten de
la informacioacuten a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo
basado en el principio de
neutralidad tecnoloacutegica
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estaacutendares nacionales o
internacionales
SEGURIDAD Se deben mantener la
informacioacuten
administrativa en un
entorno seguro
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
CARACTERISTICAS EXPLICACIOacuteN
METADESCRIPCIOacuteN Se debe tener
Metadatos normalizados
sean manuales o
automatizados desde los
mismos sistemas y
aplicativos
ADICIOacuteN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISENtildeO Y
FUNCIONAMIENTO
Creacioacuten y captura de
documentos debe ser de
faacutecil manejo para los
usuarios simple como
sea posible
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
GESTIOacuteN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestioacuten
documental
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad
accesibilidad
interpretacioacuten y
comprensioacuten de los
documentos capacidad
de ser procesados y
reutilizados
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
CARACTERIacuteSTICAS EXPLICACIOacuteN
NEUTRALIDAD TECNOLOacuteGICA El estado permite libre
adopcioacuten de tecnologiacuteas
teniendo en cuenta
recomendaciones conceptos
y normativas de los entes
internacionales idoacuteneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicacioacuten de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armoniacutea con el desarrollo
ambiental sostenible
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad integridad
inalterabilidad accesibilidad
interpretacioacuten y comprensioacuten
de los documentos
capacidad de ser procesados
y reutilizados
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
6 Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestioacuten
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantacioacuten del mismo
Alliacute mismo indague las 3 preguntas siguientes
ENTIDAD VISITADA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIOacuteN Arauca carrera 20 No 20-163 Barrio Libertadores
FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
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Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
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CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
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FUNCIONARIA ENTREVISTADA Ledy Hurtado Coordinadora
Gestioacuten Documental
El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
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El SENA viene implementando un Sistema Integrado de Gestioacuten bajo
las normas internacionales ISO 90012008 para Gestioacuten de Calidad ISO
140012004 para Gestioacuten Ambiental OHSAS 180012007 para Seguridad
y Salud Ocupacional ISO 270012005 para Seguridad de la
Informacioacuten y la Norma Teacutecnica de Calidad para la Gestioacuten Puacuteblica
NTCGP 10002009
La gestioacuten documental en todas las Entidades del Estado estaacute
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios expedidos por el Archivo General de la
Nacioacuten el Decreto 2509 de 2012 por la cual se reglamenta el Tiacutetulo V
de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artiacuteculos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestioacuten
Documental para todas las entidades del Estado la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalizacioacuten de traacutemites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Liacutenea(Cero Papel y uso de tecnologiacuteas
de la informacioacuten)
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
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de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboracioacuten de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales Dentro del Sistema
Integrado de Gestioacuten la Gestioacuten Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archiviacutestica vigente
Las normas que regulan la gestioacuten documental promueven la
racionalizacioacuten y organizacioacuten de los documentos de la
Administracioacuten Puacuteblica y su conservacioacuten la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura la ciencia la tecnologiacutea
o la historia del paiacutes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN
Gestioacuten Documental
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
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iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Gestioacuten Documental
La Administracioacuten y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias
La documentacioacuten Sistema Integrado de Gestioacuten estaacute a cargo de
la Direccioacuten de Planeacioacuten y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional aquella producida por el SENA
estaacute bajo la responsabilidad de la Secretariacutea General ndash Grupo de
Gestioacuten de Documentos quien a traveacutes del Proceso de Gestioacuten
Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y
teacutecnicas para la planificacioacuten manejo control y organizacioacuten de la
documentacioacuten con el propoacutesito de facilitar su administracioacuten y
conservacioacuten teniendo en cuenta la normatividad vigente
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
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El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
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alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
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iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capiacutetulo III
httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=5095
8
CARRERO GUTIEacuteRREZ Carlos Un sistema integrado de Gestioacuten e
Informacioacuten de Archivos [En liacutenea] Disponible en
httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIacuteA Y ARCHIVOLOGIacuteA Grupo I de
Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
httpgrupo1aaiblogspotcom201106unidad-iv-gestion-
documentalhtml [Consultado 15 de junio de 2014]
Actualmente el SENA implementoacute el Software ldquoCompromisordquo
para darle calidad y seguridad a la informacioacuten de acuerdo a
las necesidades de la entidad
Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
herramienta que la entidad dispuso para tal fin
iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
Con la realizacioacuten de este trabajo conociacute los aspectos generales
de los Sistemas de Gestioacuten Documental
Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
Gestioacuten Documental
Identifiqueacute las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organizacioacuten
Tambieacuten la visita me ayudoacute a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestioacuten Documental
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httpaabadomfileswordpresscom20091065_0pdf [Consultado
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Caacutetedra Gestioacuten Documental Disponible en
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Produccioacuten de Documentos
Elaboracioacuten de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar uacutenicamente por medio
electroacutenico a traveacutes de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentossenaeduco o a traveacutes de la forma
electroacutenica Onbase asiacute
A traveacutes de la cuenta grupoadmondocumentossenaeduco
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccioacuten
General
A traveacutes de forma electroacutenica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales
Formulario electroacutenico de respuesta
Formulario electroacutenico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formacioacuten Profesional
iquestQueacute se ha tenido en cuenta para la preservacioacuten de documentos en
ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO
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iquestDe queacute manera logran garantizar la integridad de la informacioacuten en el
sistema
La informacioacuten es un elemento fundamental de los servicios del SENA
se ha determinado como proceso estrateacutegico la Gestioacuten de
Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestioacuten la seguridad de la
informacioacuten basada en asegurar la confidencialidad integralidad
disponibilidad y conservacioacuten de los datos registros y la informacioacuten del
Sena
CONCLUSIONES
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Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
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ambientes electroacutenicos
El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
Firma electroacutenica con las funciones de autenticar al firmante asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad
Los documentos electroacutenicos del SENA tienen las siguientes
caracteriacutesticas autenticidad integridad fiabilidad disponibilidad
iquestCuaacuteles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccioacuten
del sistema de Gestioacuten de documentos
El SENA ha tenido en cuenta para la seleccioacuten de Gestioacuten de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la uacuteltima versioacuten siendo responsable
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Tecnologiacutea de Informacioacuten Actualmente se estaacute implementando
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Sena
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El SENA cuenta con los sistemas de validacioacuten de documentos
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Archivos en una organizacioacuten
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Reconociacute la importancia de la implementacioacuten de un Sistema de
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Archivos en una organizacioacuten
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![GUIA DE TRABAJO Pág. 1 4 PRIMER PERIODO Octavo.pdf · GUIA DE TRABAJO PRIMER PERIODO Pág. 4 de 4 [ ] El impacto que la alternancia de cultivos tiene sobre la ganadería [ ] El impacto](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/5fd670a986d58f6f1d627c20/guia-de-trabajo-pg-1-4-primer-periodo-guia-de-trabajo-primer-periodo-pg.jpg)
