Tính năng nổi bật ms word 2007

Mục lục

1. Các tính năng nổi bật chung của Office 2007 ................................................................... 1

1.1. Đáng kể nhất phải nói đến chính là giao diện đồ họa mới. ................................................................ 1

1.2. Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng chỉ bằng ½. ............ 4

1.3. Lưu trữ tài liệu thành file PDF hoặc XPS. .......................................................................................... 7

1.4. Office 2007 tương thích ngược với cái phiên bản trước. .................................................................... 8

1.5. Office 2007 tích hợp với các chương trình như Office SharePoint, Exchange… ............................... 8

1.6. Chức năng bảo mật thông tin trong Office 2007 ................................................................................. 9

1.7. Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh. .............................................................. 10

2. Các tính năng nổi bật trong Office WORD 2007 ........................................................... 12

2.1. Chức năng đồ họa với SmartArt ........................................................................................................ 12

2.2. Building blocks .................................................................................................................................. 13

3. Các tính năng nổi bật trong Office Excel 2007 .............................................................. 14

3.1. Đồ thị ................................................................................................................................................. 14

3.2. Excel tables ........................................................................................................................................ 14

3.3. Chức năng Conditional Format trong Excel 2007 ............................................................................ 15

3.4. Khả năng tìm kiếm thông tin trong bộ Office .................................................................................... 15

4. Tính năng nổi bật trong Office POWERPOINT 2007 .................................................. 16

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG

TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007

Trang 1

Những tính năng mới của Microsoft Office 2007

1. Các tính năng nổi bật chung của Office 2007 1.1. Đáng kể nhất phải nói đến chính là giao diện đồ họa mới của bộ sản phẩm Office 2007, toàn

bộ hệ thống menu cũ được thay thế bằng khái niệm Ribbon, Office Button, các menu thông

minh chỉ xuất hiện khi cần thiết. Điều này giúp bạn thao tác cực kỳ nhanh chóng thay vì phải

lặn lội vào nhiều cấp menu như trước đây.

Microsoft Office Button - Nhắp nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự

như trình đơn File của các phiên bản Word cũ, bao gồm New, Open, Save, Print,...



Trang 2

3 thành phẩn chính của một thanh Ribbon là Tab, Group, Command như hình

dưới.

Dialog Box Launcher: Biểu tượng xuất hiện ở góc dưới phải của một số nhóm, nhắp

nút này sẽ mở hộp thoại tương ứng với các tính năng trong nhóm. Chẳng hạn nhóm

Font có nút Font Dialog Box Launcher, nhắp nút này vào sẽ mở hộp thoại Font.

Thẻ ngữ cảnh (contextual tab): Tương tự như thẻ bình thường. Điểm khác biệt là

thẻ ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi một đối tượng nào đó được chọn trong tài liệu. Chẳng

hạn, bạn vừa chèn vào một hình và muốn chèn thêm chữ hoặc thay đổi kích thước

của ảnh. Bạn làm theo các bước:

Bước 1. Chọn hình

Bước 2. Thẻ Picture Tools xuất hiện. Bạn hãy chọn thẻ này.

Tab: Có tổng cộng là 7 tab căn bản xuất hiện

phía trên cùng của thanh Ribbon. Mỗi tab thể

hiện một nhóm mục tiêu khác

Nhóm (group): Mỗi Tab sẽ có một số Group có các tính

năng có liên quan với nhau.

Lệnh (Command): có thể là một nút lệnh, môt

hộp thoại để nhập thông tin hoặc một menu



Trang 3

Bước 3. Những nhóm và lệnh liên quan đến hình ảnh sẽ xuất hiện; ví dụ

như nhóm Picture Styles

Một số lệnh định dạng hữu ích cũng sẽ tự động xuất hiện khi bạn cần. Ví dụ bạn đang

muốn định dạng nhanh một đoạn văn bản nhưng bạn lại đang trong thẻ Page Layout.

Bạn có thể nhấn nhóm thẻ Home. Tuy nhiên có cách nhanh chóng hơn như sau:

Bước 1. Kéo chuột chọn vùng văn bản và chỉ chuột vào vùng chọn

Bước 2. Một Mini toolbar xuất hiện ở dạng mờ, nếu bạn chỉ chuột đến

Mini toolbar này, nó sẽ được kích hoạt và bạn có thể chọn các lệnh định

dạng.



Trang 4

Quick Access Toolbar: Thanh công cụ giúp truy xuất nhanh đến các tính năng

thường dùng như Save, Undo, Redo,… Bạn có thể thêm các lệnh thường dùng vào

thanh Quick Access Toolbar bằng cách nhấn nút phải chuột vào lệnh mong muốn

trên thanh Ribbon rồi nhấn chọn lệnh Add to Quick Access Toolbar. Tương tự, bạn

cũng có thể bỏ một lệnh khỏi thanh Quick Access Toolbar bằng cách nhấn nút phải

chuột vào nút lệnh đó rồi nhấn chọn lệnh Remove from Quick Access Toolbar

Bạn có thể tạm thời dấu thanh Ribbon để có thêm không gian làm việc bằng cách

nhấn đúp chuột vào tên một Tab, để cho nó xuất hiện trở lại bạn làm hành động

tương tự.

Bạn có thể nhấn nút ALT để cho xuất hiện các hướng dẫn phím tắt trên thanh

Ribbon. Sau đó chỉ việc dùng đúng ký tự hiển thị để thao tác nhanh các lệnh mà

không cần dùng đến con chuột.

1.2. Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng chỉ bằng ½ với

kiểu định dạng Office cũ nhưng lại mang nhiều thuộc tính hơn, khả năng bảo mật tốt hơn, khả

năng phục hồi khi bị sự cố cao hơn và khả năng tích hợp với các ứng dụng của các hãng thứ ba

theo định dạng XML dễ dàng và thuận tiện.

Định dạng tài liệu mới của Office 2007 dựa theo chuẩn Open XML và được ứng

dụng trên 3 sản phẩm là Word, Excel và PowerPoint 2007



Trang 5

Chuẩn định dạng Open XML cho phép giảm kích thước của tập tin và đơn giản hóa

việc xử lý các sự cố, dễ dàng bảo vệ các thông tin nhạy cảm trong tài liệu của bạn

Định dạng Open XML cũng có 2 dạng là: Macro-free và Macro-enabled trong tất cả

các loại tài liệu Word, Excel, và PowerPoint.

Hình thức định dạng mặc định: Nhằm giúp máy tính của bạn tránh các tài liệu chứa

mã độc, Microsoft cung cấp kiểu định dạng không có macro dành cho tất cả các tài

liệu Word (.docx), Excel (.xlsx), và PowerPoint (.pptx)

Để thay đổi định dạng mặc định này cho một tài liệu mới bạn phải làm như

sau:

o Trong chương trình Word, Excel, hoặc PowerPoint, chọn nút

Microsoft Office Button rồi chọn tiếp -> Program -> Options,

nằm ở dưới đáy của thanh menu.

o Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ Save.

Chọn loại định dạng tài liệu mà bạn mong muốn từ danh sách thả Save files in this format.

Hình 1 tìm chức năng thay đổi theme cho tài liệu từ thẻ Page Layout trong

các ứng dụng Word hoặc Excel, hoặc trong thẻ Design đối với chương trình

PowerPoint. Tập tin Theme (.thmx) và Tập tin theme effects (.eftx) là 2 dạng

tập tin mới của Office 2007.

Hình 2 Excel 2007 bổ sung thêm kiểu định dạng mới .crtx để lưu trữ các kiểu

đồ thị mẫu một cách nhanh chóng và dễ dàng sử dụng lại. Dùng chức năng

Save As Template từ thẻ Chart Tools Design.



Trang 6

Một khi bạn đã lưu trữ một biểu mẫu vào thư thư mục Quick Styles, thì tên của biểu

mẫu đó sẽ xuất hiện trong danh sách Style Set như hình minh họa. Bạn có thể truy

cập danh sách này từ thẻ Home tab, trong nhóm Styles.

Để nâng cấp một tài liệu từ kiểu định dạng cũ sang kiểu định dạng mới Office Open

XML Formats, bạn hãy dùng chức năng Convert trong nút lệnh Microsoft Office.

(chức năng này tương tự trong Word, Excel và PowerPoint.)



Trang 7

1.3. Với Office 2007, bạn có thể bảo vệ định dạng tài liệu bằng cách lưu trữ tài liệu thành file PDF

hoặc XPS một cách đơn giản mà không cần phải cài đặt thêm chương trình của hãng thứ ba.



Trang 8

1.4. Office 2007 không chỉ hỗ trợ các tài liệu từ các phiên bản Office trước đây (cho đến phiên bản

2000) mà còn hỗ trợ cả các tài liệu được soạn thảo bởi OpenOffice. Ngược lại, các chương

trình Office ở các phiên bản trước cũng có thể đọc tài liệu phiên bản 2007 khi cài đặt tiện ích

tương thích ngược.

FileFormatConverters.exe do Microsoft cung cấp, hỗ trợ việc chuyển định dạng file word,

excel, powerpoint soạn thảo từ Office 2007 có thể mở và xem được trên Office 2003.

1.5. Sức mạnh của Office 2007 còn được thể hiện khi nó tích hợp một cách ăn ý đến hoàn hảo với

các chương trình trong hệ thống như Office SharePoint, Exchange, Office Groove 2007, Form

Server và Office InfoPath, Project & Visio, PerformancePoint Server v.v…



Trang 9

1.6. Chức năng bảo mật thông tin trong Office 2007 cũng được cải tiến đáng kể, với Office 2007,

bạn không chỉ đơn giản ngăn người xem truy cập hoặc chỉnh sửa nội dung văn bản mà còn có

thể hạn chế họ chỉnh sửa một vùng thông tin nào đó trong tài liệu cùng nhiều chức năng bảo vệ

khác như chữ ký điện tử, mark as final

Đặt password cho 1

sheet (excel)



Trang 10

1.7. Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh, đồ thị, smartart được cải tiến đáng

kể giúp cho người dùng thao tác nhanh và tạo ra các văn bản với hiệu ứng cực kỳ chuyên

nghiệp mà không cần phải có các kỹ năng về đồ họa.

Document themes Themes là những tập hợp về màu sắc, font chữ và hiệu ứng đồ họa mà bạn có thể

áp dụng cho toàn bọ tài liệu của mình với chỉ một cú click chuột. Một khi bạn đã

áp dụng một theme, các kiểu định dạng đã được lưu trữ trên chính tài liệu đó và nó

vẫn có hiệu lực khi bạn thêm bớt chỉnh sửa nội dung của tài liệu.

Bạn có thể dùng khoảng 20 theme có sẵn hoặc có thể chỉnh sửa và tạo các theme

riêng cho chính mình. Bạn cũng có thể áp dụng một theme từ tài liệu khác vào tài

liệu hiện hành hoặc chia sẻ theme trong nhóm làm việc hoặc trong cả tổ chức. Các

theme được tạo sẽ được sử dụng xuyên suốt các ứng dụng Word, Excel, và

PowerPoint do đó bạn sẽ đỡ hao tốn rất nhiều công sức.

Bạn có thể tìm các themes trên thẻ Page Layout trong Word và Excel, và trên thẻ

Design trong PowerPoint. Khi dùng trong PowerPoint, themes có thể cung cấp các

định dạng cho slide master và các chức năng slide background.



Trang 11

Quick Styles

Style là tập hợp các thuộc tính định dạng được đặt dưới một tên. Bạn chỉ việc chọn

tên của style để áp dụng các thuộc tính định dạng cho các đối tượng được chọn.

Trong phiên bản 2007, khái niệm style được gọi là Quick Style mở rộng sang các

đối tượng văn bản, bảng biểu và đồ họa và thống nhất trong cả 3 ứng dụng Word,

Excel, PowerPoint.

Ví dụ, bạn có thể chọ Picture Style như trong hình minh họa để áp dụng các kiểu

đường viền, đổ bóng, quay 3-D và các hiệu ứng khác cho những hình ảnh đang

được chọn. Bạn sẽ tìm thấy các Quick Styles trong các thẻ ngữ cảnh (chỉ xuất hiện

khi bạn chọn các đối tượng như bảng biểu, hình ảnh…)

Quick Styles sẽ phối hợp ăn ý với themes. Các nội dung được định dạng bởi Quick

Styles sd4 được tự động thay đổi khi bạn áp dụng một kiểu theme mới.



Trang 12

Live preview

Một trong những cải tiến đáng kể của Office 2007 là khả năng xem trước các

định dạng trước khi bạn quyết định chọn. Chỉ việc đưa con chuột lướt qua các

kiểu định dạng như kiểu font chữ, màu sắc, styles… bạn sẽ thấy đoạn văn bản

được thay đổi theo một cách nhanh chóng. Bạn chỉ nhấn chọn khi đã hài lòng với

kiểu định dạng mới.

2. Các tính năng nổi bật trong Office WORD 2007 2.1. Chức năng đồ họa với SmartArt

Chức năng SmartArt thay thế cho các công cụ tạo biểu đồ và sơ đồ làm việc trong các

phiên bản cũ. Nhưng nó không đơn giản chỉ là một bản nâng cấp, SmartArt đưa ra một

khái niệm về việc tạo ra các hình ảnh và biểu đồ công việc một cách hoàn toàn mới lạ.

Hãy tìm hiểu một vài ví dụ như sau:



Trang 13

2.2. Building blocks

Chức năng building blocks là một cuộc cách mạng lớn trong định dạng, nó cho phép bạn

tạo ra ngay các khối văn bản hoàn chỉnh như trang bìa, chân trang, đầu trang, mục lục …

chỉ với một cú click chuột duy nhất, không có gì phải suy nghĩ, không phải mất nhiều

thời gian.

Ví dụ, để tạo một trang bìa cho tài liệu, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu trang bìa có sẵn

trong thư viện sau đó lưu lại theo cách riêng của bạn



Trang 14

3. Các tính năng nổi bật trong Office Excel 2007 3.1. Đồ thị

Chức năng tạo biểu đồ trong Excel bây giở đã được cải tiến lại để ăn khớp với chức năng xứ lý

đồ họa mới. Điều này có nghĩa là bạn có thể định dạng các biểu đồ như định dạng các hình

bình thường giúp làm cho đồ thị đẹp hơn, rõ ràng hơn.

Tìm Chart Styles và Chart Layouts (2 loại Quick Styles) trên thẻ Design dưới Chart Tools.

Hoặc dùng thẻ Format trong Chart Tools để định dạng các thành phần của biểu đồ như một

hình ảnh bình thường. Xem qua vài ví dụ như sau.

3.2. Excel tables

Với chức năng Table Styles bạn có thể biến bất cứ vùng dữ liệu nào trên bảng tính thành

bảng với các kiểu định dạng có sẵn, tự động tính toán theo hàng, theo cột, tự động lọc

thông tin, sắp xếp, phân tích thông tin…



Trang 15

Để định dạng một bảng, chọn vùng dữ liệu trên bảng tính, chọn nút lệnh Home

Format as Table (trong nhóm Styles) hoặc Insert Tables (trong nhóm Table).

3.3. Với chức năng Conditional Format trong Excel 2007, bạn sẽ quy định biểu diễn thông tin

trong các bảng tính rất nhanh chóng với sự hỗ trợ về màu sắc, biểu tượng, đổ bóng.. để thấy

được các xu hướng của dữ liệu một cách trực quan và sinh động

3.4. Khả năng tìm kiếm thông tin trong bộ Office cũng được cải tiến đáng kể, bạn có thể tìm nhanh

các thông tin trên nhiều trường thông tin với sự kết hợp các chức năng hightlight từ khóa cần

tìm, lọc thông tin, di chuyển con trỏ đến vị trí từ cần tìm…



Trang 16

4. Tính năng nổi bật trong Office POWERPOINT 2007: Custom layouts Người dùng PowerPoint giờ đây có thể tạo ra những định dạng riêng cho từng trang trên bài

trình bày của mình. Khi bạn mở trang slide master, bạn sẽ thấy nó có chứa sẵn nhiều kiểu định

dạng. bạn có thể tạo nhiều định dạng khác nhau trong cùng một bài trình bày

Education

Tính năng nổi bật ms word 2007