KEWIRAUSAHAAN

DISAMPAIKAN OLEH :IRWANSYAH, M.Pd.ICopy Raight Maman Suryaman By Kwarda Lampung

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR ( SISMINTIR )

PENGERTIAN : Rangkaian cara dan tatanan dalam melaksanakan administrasi dalam Gerakan Pramuka

SISMINUM, Meliputi :Sistem Administrasi Kwartir ( Sismintir )Sistem Administrasi Satuan ( Sisminsat )

SISTEM ADMINISTRASI UMUMSkep No. 187 Tahun 1993 ttg PP. Sisminum

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR Kep Kwarnas No. 162 A Tahun 2011 ttg Jukran SismintirPengertian :Semua pekerjaan, kegiatan dan tatacara tulis menulis dalam lingkungan Kwartir yang dilakukan scr teratur dan terarah utk mencapai tujuan tugas pokok

S I S M I N T I RMaksudnya : Untuk memberikan pedoman kepada pelaksana administrasi Kwartir, agar dalam menunaikan tugas masing-masing dapat dicapai adanya dasar pengertian dan tata cara penyelenggaraan administrasi yang sama.

Tujuannya : Untuk mengatur, menertibkan, dan memperlancar penyelenggaraan administrasi kwartir.

Fungsinya :Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan dan diterapkan di lingkungan organisasi Gerakan Pramuka.Untuk keseragaman tata cara pelaksanaan penyelenggaraan administrasi.

Tulisan yang bersifat mengatur ( Peraturan )

Tulisan yang bersifat Naskah/surat

Bentuk TulisanDalam Sismintir

Bentuk TulisanDalam SismintirTulisan yang bersifat mengatur ( Peraturan )70. Keputusan ( memuat kebijakan pokok )71. Petunjuk Penyelenggaraan ( memuat tata cara umum )74. Surat Keputusan ( Kebijakan pelaksanaan dari kebijakan pokok)71. Petunjuk Pelaksanaan ( menyangkut wewenang dan prosedur)71. Petunjuk Teknis ( menyangkut hal teknis )Surat Perintah Kerja ( Memerintahkan melaksanakan pekerjaan tertentu)88. Surat Tugas ( pernyataan pimpinan utk laksanakan tugas )89. MoU /Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama (kesepakatan/persetujuan yang mengikat antara kwartir dengan pihak lain untuk bekerja sama melaksanakan suatu tindakan yang telah disepakati atau disetujui bersama.

1. K E P U T U S A NMemuat kebijakan pokok (basic policy)

Dasar bagi tulisan dinas lainnya yang mempunyai persoalan yang sama.

Digunakan untuk mengesahkan :Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka, Rencana Strategik (Renstra), Organisasi dan Tatakerja (Orta),Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja) Kwarnas, Program Kerja (Progja) Kwarnas.

Pejabat yang berwenang penetapan dan penandatanganan Keputusan :Renstra, Orta, Jukran, Renja, dan Progja adalah Ketua Kwarnas Gerakan Pramuka. penetapan AD dan ART Gerakan Pramuka dilaksanakan oleh Munas Gerakan Pramuka Penandatangan Keputusan AD dan ART Gerakan Pramuka dilaksanakan oleh Presidium Munas Gerakan Pramuka.

Penomoran KeputusanDilakukan dengan sistem nomor urut, yang dimulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup pada tanggal 31 Desember setiap tahunnya.

Cara penomoran keputusan secara lengkap adalah sebagai berikut:Nomor urutAngka tahun

Contoh:Keputusan yang dikeluarkan pada tahun 2015dengan nomor urut 1, penulisan menjadi

NOMOR : 1 TAHUN 2015

2. PETUNJUK PENYELENGGARAAN ( JUKRAN )Memuat tata cara secara umum dalam persoalan tertentu dan bermaksud mengatur/sebagai pedoman urutan penyelenggaraan suatu kegiatan.

Pengesahan Jukran dilampirkan dalam Keputusan, dengan demikian Jukran tidak dapat berdiri sendiri.

Wewenang pembuatan/pengeluaran Jukran oleh Ka. Kwarnas Gerakan Pramuka.

Penomoran jukran tidak berdiri sendiri, maka penomorannya disesuaikan dengan Keputusan pengesahan yang bersangkutan.

Contoh :KEPUTUSANKETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKANOMOR : 02 TAHUN 2015TENTANG

3. SURAT KEPUTUSAN ( SK )Mengatur pelaksanaan dari kebijakan pokok

Digunakan untuk:Menetapkan atau mengubah status personil/materiil.Mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis.Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan kwartir Gerakan PramukaMenyerahkan wewenang tertentu.

Wewenang pembuatan/pengeluaran SK oleh Ketua Kwartir bersangkutan.

Penomoran SK sama dengan penomoran Keputusan.

Contoh :SURAT KEPUTUSANKETUA KWARTIR DAERAH GERAKAN PRAMUKA LAMPUNGNOMOR : 03 TAHUN 2015TENTANGPENYELENGGARAAN PELATIHAN PENGELOLA KWARTIRTAHUN ANGGARAN 2015

4. Petunjuk Pelaksanaan ( Juklak ) Memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

Pengesahan juklak dilampirkan dalam Surat Keputusan (SK)

Wewenang pembuatan/pengeluaran Juklak oleh Ketua Kwartir bersangkutan.

Penomoran Juklak sama dengan penomoran Surat Keputusan.

Contoh :LAMPIRAN SURAT KEPUTUSANKETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKANOMOR : 02 TAHUN 2015TENTANGPETUNJUK PELAKSANAAN ..

5. Petunjuk Teknis ( Juknis )Memuat hal-hal yang berkaitan dengan teknis kegiatan, tidak menyangkut wewenang dan prosedur.

Pengesahan juknis dilampirkan dalam Surat Keputusan (SK).

Wewenang pembuatan/pengeluaran Juknis oleh Ketua Kwartir bersangkutan.

Penomoran juknis diatur sesuai dengan penomoran SK;

Bentuk juknis mengacu pada bentuk Jukran;

Contoh :LAMPIRAN SURAT KEPUTUSANKETUA KWARTIR DAERAH GERAKAN PRAMUKA LAMPUNGNOMOR : 05 TAHUN 2015TENTANGPETUNJUK TEKNIS KEGIATAN ..

6. SURAT PERINTAH KERJA ( SPK )Tulisan dinas yang memerintahkan seseorang pimpinan dalam sebuah kwartir yang berbadan hukum atau perusahaan yang berbadan hukum (PT, CV, dan Koperasi), untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang ditentukan waktunya.

Wewenang pembuatan / Penandatangan SPK oleh Pejabat terkait serendahnya Sekjen / Seskwartir bersangkutan.

Penomoran SPK sama dengan Kep, dan SK

Contoh :SURAT PERINTAH KERJANomor : 10 Tahun 2015

7. SURAT TUGASTulisan dinas yang ditujukan kepada seorang atau beberapa orang pimpinan, andalan/badan pelaksana kwartir/anggota Gerakan Pramuka, memuat apa yang harus dilaksanakan.

Wewenang pembuatan / Penandatangan Surat Tugas oleh yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, dan tanggungjawab.

Penomoran ST sama dengan Kep, SK, SPK

Contoh :SURAT TUGASNomor : 12 Tahun 2015

8. KESEPAKATAN BERSAMATulisan dinas berbentuk peraturan yang dibuat oleh kwartir dan pihak lain guna mengatur suatu urusan/tindakan yang menyangkut kepentingan bersama.

Penandatanganan kesepakatan bersama, dilaksanakan oleh ketua kwartir dan pimpinan para pihak yang melakukan kesepakatan.

Contoh :KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA KWARTIR DAERAH GERAKAN PRAMUKA LAMPUNG DENGAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROPINSI LAMPUNGNomor : 12 Tahun 2015Nomor : 1234 / Dispora / 2015TENTANGKESEPAKATAN BERSAMA MENGENAI ..

Tulisan yang bersifat Naskah/surat92. Surat Edaran ( pemberitahuan berupa penjelasan )93. Surat ( penyampaian berita scr tertulis )94. Surat Keterangan ( Pernyataan ttg kebenaran suatu hal94. Surat Izin (Persetujuan atas permohonan)95. Surat Perjalanan Dinas (Keterangan perjalanan dinas sesuai Surat Tugas)96. Surat Kuasa (pemberian mandat atas wewenang)97. Surat Pengantar ( menyangkut daftar naskah dinas / barang yg disampaikan )98. Undangan (Permintaan menghadiri )99. Nota Dinas ( Surat terbatas/Internal )

100. Surat Panggilan ( Panggilan untuk diminta keterangan )101. Surat Rekomendasi (keterangan/penjelasan untuk mendukung sesuatu hal yang ada hubungannya dengan kebijakan pimpinan)102. Lembar Disposisi (alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada pimpinan/staf yang berisi informasi atau perintah)103. Telaahan Staf ( Tulisan staf yang memuat analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah/persoalan)104. Pengumuman ( Informasi kepada umum )105. Laporan ( pertanggungjawaban )106. Telegram ( berita singkat, jelas, cepat yang disampaikan melalui telekomunikasi elektronik )94. Berita Acara (pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain)114. Notulen (catatan tentang kegiatan dan materi rapat)115. Daftar Hadir (mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang)116. Tulisan Dinas lainnya ( Sertifikat, Ijazah, Piagam,, dll)

SURAT MENYURATPengertian : Kegiatan pengendalian arus berita/informasi baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan, kekurangan-kekurangan, atau perubahan-perubahan.

Sasarannya :Terhadap berita/informasi masuk, agar dalam waktu secepat mungkin dapat diambil suatu keputusan kebijakan yang tepat.Terhadap berita/informasi keluar, selain dalam pembuatannya dipenuhi ketentuan atau syarat yang telah ditetapkan, agar semua berita disampaikan kepada yang berkepentingan dalam waktu sesuai dengan tingkat kecepatan.

Surat-menyurat dibagi dalam 2 macam yaitu:

Surat Masuk, ialah naskah atau berita/informasi yang diterima dari kwartir atau organisasi lain, yang penerimaannya dipusatkan di Tata Usaha/Sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas ini.

Surat Keluar, ialah semua naskah yang dikirimkan kepada kwartir atau organisasi lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada Ketua Kwartir disalurkan melalui Sekretaris Kwartir, biro atau pimpinan yang diberi wewenang meneliti.

Pembukuan Surat Masuk dan Keluar

107. Buku Agenda : Pencatatan surat-surat yang masuk

108. Buku Verbal : Pencatatan surat-surat yang keluar

Ekspedisi : Pengiriman surat, baik yang dikirimkan kepada alamat-alamat antara pejabat di lingkungan kwartir, maupun yang keluar melalui Petugas/Kurir Kwartir untuk dikirimkan melalui Jasa Pengiriman (Pos, Ekspeditur)

Klasifikasi Surat Menyurat: Untuk menentukan tingkat keamanan daripada isi berita/informasi.

Tingkatan klasifikasi :

Rahasia : mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan tinggi karena erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

Terbatas : mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan karena erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

Biasa : mempunyai arti bahwa berita itu tidak memerlukan pengamanan.

SARANA SURAT MENYURATKertas yang digunakan A4/F4 maksimal 70 gramPenggunaan kertas A4/F4 di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.Penyediaan surat berlogo Gerakan Pramuka dicetak di atas kertas 70 gram.Selain kertas A4/F4 untuk kepentingan tertentu surat menyurat dapat pula menggunakan kertas dengan ukuran berikut:a. A3 Kuarto ganda (297 x 420 mm)b. A5 Setengah kuarto (210 x 148 mm)c. Folio Ganda (420 x 330 mm)

Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi kwartir menggunakan bentuk huruf:a. Arial 11 atau 12;b. Times New Roman 12;c. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.

KOP SURATKop Surat Dinas Pengaturan

Kertas dengan kop surat nama kwartir hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh pimpinan kwartir.yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan kwartir.

Kop surat menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang diletakkan di tengah atas

Ukuran lambang/logo Gerakan Pramuka dengan tinggi 1.7 cm lebar 0.7 cm

Nama kwartir menggunakan huruf kapital, jenis huruf times new roman, ukuran 12-14 atau disesuaikan dengan ukuran kertas

Kop surat tulisan dinas

Kertas dengan kop surat nama kwartir hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh pimpinan kwartir atau pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan kwartir.

Kop Surat Kwartir menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang diletakkan di sudut kiri atas dan lambang/logo WOSM yang diletakkan di sudut kanan atas dilihat dari pandangan pembaca, nama kwartir ditulis diantara dua lambang/logo tersebut maksimal dua baris.

Perbandingan ukuran lambang/logo dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.

Nama kwartir menggunakan jenis huruf arial ukuran 18-22 atau disesuaikan dengan ukuran kertas.

Alamat kwartir mengunakan jenis huruf arial ukuran 11-12

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALATPerubahan : Mengubah sebagian dari isi suatu tulisan dinas yang dipandang perlu diadakan penambahan atau pengurangan, maka untuk ini sesuatu perubahan harus dibedakan dengan ralat yang hanya membetulkan kesalahan kecil (kesalahan mengetik).

Pencabutan : Pernyataan tidak berlaku lagi suatu tulisan dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan tersebut.

Pembatalan : Pernyataan bahwa suatu tulisan dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.

Ralat : Mengubah suatu tulisan dinas yang sifatnya kekeliruan kecil/redaksional, umpamanya saja hanya salah mengetik untuk diadakan pembetulan.

Tata cara untuk mengubah, mencabut, membatalkan, dan meralat diatur sebagai berikut:

Tulisan dinas yang bersifat mengatur : diubah, dicabut, dibatalkan, diralat dengan tulisan dinas yang sama.

Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat : dapat diubah, dicabut, dibatalkan dan diralat dengan surat biasa (tidak perlu sama jenisnya).

Tulisan dinas yang menentukan perubahan, pencabutan, pembatalan dikeluarkan oleh pimpinan kwartir yang semula mengeluarkan tulisan dinas tersebut atau pimpinan kwartir yang lebih tinggi kedudukannya.

Meralat/mengubah yang sifatnya kekeliruan kecil (salah mengetik) dapat diralat oleh Sekretaris Pelaksana (Seslak) atau Sekretaris Kwartir.

PENYAMPAIAN SURAT-SURAT/BERITAAgar surat/informasi dari sipengirim dapat diterima dengan baik oleh sipenerima, perlu adanya sarana/media yang berfungsi sebagai perantara dalam penyampaian surat/informasi tersebut.

Sarana/media yang digunakan pada umumnya:1) Petugas/caraka2) Jasa Pengiriman ( PT. Pos Indonesia, PT. Telkom, Ekspedisi, dll)3) Elektronika (Telepon, Telex, Faksimili, E-mail, Medsos )4) Alat Audio Visual ( Televisi, slide presentasi, CD/DVD, dll )

PENGURUSAN ARSIPPrinsip pokok tata kearsipan :

Arsip yang bernilai harus tersimpan dan yang tidak bernilai dihapus / dimusnahkan.

Arsip harus dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Arsip harus dapat dijadikan sebagai bahan bukti.

Arsip harus aman dari kerusakan yang ditimbulkan oleh alam, hewan dan manusia, baik fisik maupun isinya.

SISTEM PENYIMPANAN ARSIPMenurut WaktuDalam sistem ini yang menonjol adalah tahun pengeluaran dari tiap-tiap jenis tulisan, misalnya: a) Keputusan, b) Surat Keputusan, c) Surat Tugas, Ddll

Menurut persoalan Dalam sistem ini pelaksanaannya disusun menurut permasalahan / Bidangnya, misalnya: Binamuda, Binawasa, Orkum, Keusarpras, Abdimas/Humas, dan Masalah-masalah khusus.

Campuran Arsip yang tergolong tulisan-tulisan yang bersifat naskah/surat:a) Laporan.b) Surat.c) Notad) dll.

KETENTUAN LAINNYAPapan nama.

Cap atau stempel.

Kop surat kwartir,

Kode Kwartir.

Kode Bidang/Biro.

PAPAN NAMA

Papan nama dipasang, didirikan atau digantung di muka gedung tempat sekretariat bekerja. Perlu diusahakan dan dipilih tempat yang mudah terlihat bahkan menarik perhatian orang yang melewati gedung itu.

Ketinggian pemasangan dari batas papan nama sampai kepermukaan tanah adalah 1,50 m.

Papan Nama Pinsaka, ukuran yang dipakai adalah ukuran kwartir dibawahnya tanpa menggunakan lambang WOSM. Contoh : Pimpinan Saka Tingkat Nasional menggunakan ukuran kwarda, dst.PEMASANGAN

STEMPEL

Keterangan STEMPELKwartir Nasional, Kwartir Daerah, Kwartir Cabang, dan Kwartir Ranting ditulis lengkap tidak disingkat.

Apabila nama Wilayah Kwartir (Daerah, Cabang dan Ranting) panjang dan jika penulisan lengkapnya akan memenuhi bidang cap/stempel, maka nama wilayah tersebut dapat disingkat dan Penyingkatannya sesuai dengan peraturan yang berlaku, misalnya Ogan Komering Ilir disingkat menjadi OKI.

Kwartir Cabang Kota wajib disebut dengan kata Kota, sedangkan Kwartir Cabang Kabupaten tidak perlu disebut dengan kata Kabupaten, misalnya Kwarcab Kota Bogor dan Kwarcab Bogor.

Semua Penulisan Kwarda ditulis sama, tidak ada Kwartir Daerah Khusus atau Kwartir Daerah Istimewa.

Huruf besar (kapital), tegak, tanpa kaki, tanpa bayangan seperti pada ketentuan papan nama.

KODE KWARTIRUntuk mempermudah sistem administrasi dan mengetahui perkembangan organisasi Gerakan Pramuka, serta memperlancar birokrasi administrasi.

Kode Kwartir perinciannya sebagai berikut:Dua angka (digit ke 1 dan 2) pertama menunjukkan nomor kode Kwartir Nasional (00) dan Kwartir Daerah berurutan dimulai dengan Kwarda Nanggroe Aceh Darussalam (01) dan seterusnya.

Dua angka berikutnya (digit ke 3 dan 4) menunjukkan nomor urut Kwartir Cabang (Kabupaten/Kota dalam satu Provinsi).

Digunakan untuk Surat Menyurat, KTAP, dll

Nomor Gudep menggunakan 5 digit, digit ke 1 dan ke 2 kode Kwarran, sedangkan digit ke 3, 4, dan 5 adl nomor urut Gudep pada Kwarcab yang bersangkutan. Antara digit ke 2 dan digit ke 3 diberi garis pemisah.

Contoh00: Kwartir Nasional08: Kwartir Daerah Lampung0805: Kwartir Cabang Bandar Lampung080511: Kwartir Ranting Rajabasa11-033: Gudep Putera11-034: Gudep Puteri

Lihat Jukran Sismintir No. 162 A Tahun 2011 pada Hal 53 Lihat Juga Jukran Sist Kwartir dan Gudep No. 50 Tahun 2003

KODE BIDANGKode bidang di lingkungan kwarda, kwarcab, dan kwarran diatur sebagai berikut : A : Pimpinan.B : Bid. BinamudaC: Bid. Binawasa..: dstH: PusdiklatI: Puslitbang

Sesuai kebutuhan /Keperluan

Penggunaan No. Kode Kwartir/BidangNomor Kode secara keseluruhan, baik untuk Kwartir maupun untuk Gudep, digunakan dalam semua perekaman data mengenai kwartir dan satuan dalam Gerakan Pramuka

Sesuai dengan Sistem Administrasi Kwartir, Nomor Kode Kwartir/Bidang digunakan dalam penomoram surat-menyurat Gerakan pramuka.

TUGAS KELOMPOKDiskusikan dan buat dalam kelompok :Kel. I: Telaahan StafKel. II: Surat Perintah KerjaKel. III: Surat TugasKel.IV: RekomendasiKel.V: Nota Dinas

TERIMA KASIH