2¿Qué es un documento de

archivo?

Ima

gen

saca

da d

e F

lickr

Documento(Del lat. documentum)

1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos.

2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

~ auténtico.1. m. Der. El que está autorizado o legalizado.~ privado.1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por

funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.~ público.1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los

hechos que refiere y su fecha.

¿Qué nos dice el DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA

(23ª ed.)?

1“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,

sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”.

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE número 155 de 29/6/1985)

ALGUNAS DEFINICIONES

2ALGUNAS DEFINICIONES

“Se entiende por documento, toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica, que constituya testimonio

de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación

editadas, y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como de las expresiones aisladas de naturaleza

arqueológica, artística o etnográfica”.

Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos(BOJA número 4 de 10/01/1984)

3ALGUNAS DEFINICIONES

“Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, independientemente de su soporte, forma de

expresión o contexto tecnológico en que se haya generado.

Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo”.

Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía

(sometido a opinión pública BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009

4“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de

acuerdo con unas características de tipo material y formal”

Diccionario de Terminología Archivística (1993)

ALGUNAS DEFINICIONES

Y … ¿para qué se producen y por qué se conservan los documentos?Ramón Alberch y Cruz Mundet nos dan 3 razones en su

libro ¡Archívese!: los documentos del poder, el poder de los documentos

1ª RAZÓNPara la gestión administrativagestión administrativa de los asuntos corrientes

(son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor probatoriovalor probatorio que les concede la ley.

IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIÓN

FUNCIÓN DE CONSTANCIA

2ª RAZÓNPara el caso de las instituciones públicas, como recurso recurso

básico de informaciónbásico de información para los ciudadanos y garantía de transparencia administrativatransparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho.

FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN

3ª RAZÓNLos documentos adquieren un valor históricovalor histórico y son objeto

de consultaconsulta por parte de investigadores y ciudadanos en general.

Varias maneras de clasificar a los documentos

Caracteres de los documentos:

caracteres perdurablescaracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos)

EXTERNOS E INTERNOS

caracteres mudablescaracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).

EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO DE CONSERVACIÓN

Documentos de archivo: caracteres y elementos

Caracteres perdurables

Caracteres externos Caracteres internos

Clase Entidad productora

Tipo Orígenes funcionales

Formato Fecha y lugar de producción

Cantidad Contenido sustantivo

FormaSegún Schellenberg, T. R.

Forman la apariencia externa del documento

ClaseClase

determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos documentos:

• TextualesTextuales: transmiten la información mediante texto escrito.• IconográficosIconográficos: documentos que emplean signos no textuales

para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.)• SonorosSonoros: emplean el sonido para transmitir la información

(discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.)• AudiovisualesAudiovisuales: documentos que combinan la imagen en

movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)• ElectrónicosElectrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto

con soporte físico o sin él.

Caracteres perdurables: EXTERNOS

TipoTipo

¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades posibles tiene un organismo.

FormatoFormato

va de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.

CantidadCantidad o volumen o volumen

se trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.

FormaForma

nos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.

Por tradición documental entendemos los diversos modos de transmisión de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos.

La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.

Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.

Entidad productoraEntidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier persona física o institucional, pública o privada). Es decir, el responsable legal del mismo.

Orígenes funcionalesOrígenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la actividad (contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de producciónFecha y lugar de producción: estos caracteres sitúan al documento en el tiempo y en el espacio. Datación crónica y tópica.

Contenido sustantivoContenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u objetivos.

Caracteres perdurables: INTERNOS

Elementos que caracterizan a los documentos de archivo

(según Schellenberg, T. R.)

GénesisGénesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.

ExclusividadExclusividad: el contenido de cada documento es único. Aunque se trate del mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad.

InterrelaciónInterrelación: como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivística o expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre sí.

Documentos de archivo: elementos

UnicidadUnicidad: Cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples ejemplares. Las copias de un documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro documento igualmente único.

IntegridadIntegridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos íntegros para conservar sus valores. La integridad de un documento de archivo hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.

Carácter seriadoCarácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.

ObjetividadObjetividad: El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

AutenticidadAutenticidad

DOCUMENTO DE ARCHIVODefinición completa

Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora:

(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), ...

(Caracteres internos): ... de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, ...

(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”.

Francisco Fuster Ruiz en su artículo "Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos"

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Contexto de producción

Tipo de documentación que genera la AdministraciónAdministración:

La que resulta de las decisiones de la Administración: resoluciones, acuerdos, …

La que resulta de sus juicios: informes, …

La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones, …

La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados, …

La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones, …

Tipo de documentación que genera una EmpresaEmpresa:

La que le permite la dirección de la sociedad: actas, acuerdos, informes, expedientes de dirección, ...

La que le permite la administración de la sociedad: funciones de secretaría, ...

La que le permite la gestión de personal: nóminas y pagos, expedientes de personal, ...

La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes de cuentas, información fiscal, ...

La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...

Más tipos de productores de documentos:

Cada uno de estos productores generan tipos documentales diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno.

• entidades bancarias, • instituciones eclesiásticas, • instituciones sanitarias, • instituciones socio – culturales y científicas, • instituciones militares, • instituciones de enseñanza, etc.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL básica en la Administración

“Documento administrativoDocumento administrativo es cualquier documento producido por un órgano de la Administración Pública, por lo que no pueden

considerarse como tales, a pesar de que sean incorporados a los expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos a órganos de la Administración Pública, tales como instancias y recursos (salvo, naturalmente, en los casos excepcionales en que ciertos órganos administrativos tienen la posibilidad-de-

recurrir)”.

Documentos administrativos: un ensayo de diplomática contemporánea / Ana Belén Sánchez Prieto

es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa

es un instrumento de comunicación, a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.

• Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración.

• Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones.

• Su emisión es válida.

FUNCIONES

CARACTERÍSTICAS

Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.

Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.

Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativosManual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN

(contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia)

RESOLUCIONES

ACUERDOS

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

(comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o

entidades)

COMUNICACIONES

NOTIFICACIONES

PUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

(contienen una declaración de conocimiento de un órgano

administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o

efectos)

ACTAS

CERTIFICADOS

CERTIFICACIONES ACTO PRESUNTO

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

(el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las

Administraciones Públicas)

SOLICITUDES

DENUNCIAS

ALEGACIONES

RECURSOS

DOCUMENTOS DE JUICIO

(contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o

privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento

administrativo)

INFORMES

Bajo el término “FormulariosFormularios”, y basándose también en el “Manual de Manual de documentos administrativosdocumentos administrativos1”, el Ministerio de Política Territorial ha recogido un listado de documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo.

1. Elaborado en 1995 por un equipo de funcionarios públicos coordinados por la Subdirección General de Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano. ObjetivoObjetivo: Elaborar modelos documentales adaptados a las necesidades específicas de las distintas unidades de la AGE y susceptibles de tratamiento informático.

1ª FASE DOCUMENTOS DE INICIACIÓN

• ACUERDO DE INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

• REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD

• PETICIÓN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD

• ACUERDO DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS PROVISIONALES

• ACUERDO DE ACUMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

• ACUERDO DE PRÁCTICA SIMULTÁNEA DE TRÁMITES

2ª FASE DOCUMENTOS DE INSTRUCCIÓN

• ACUERDO DE APERTURA DE UN PERÍODO DE PRUEBA

• ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA

• ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS

• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE

• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE

• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME FACULTATIVO

• CITACIÓN DE COMPARECENCIA

• CONCESIÓN DE TRÁMITE DE AUDIENCIA

• ACUERDO DE APERTURA DEL PERÍODO DE INFORMACIÓN PÚBLICA

• ACUERDO DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS

• ACUERDO DE TRAMITACIÓN DE URGENCIAS

• ACREDITACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN

3ª FASE DOCUMENTOS DE TERMINACIÓN

• ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL INTERESADO

• ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS FAVORABLES

• RESOLUCIÓN TIPO

• RESOLUCIÓN DE INADMISIÓN

• CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO

• ACUERDO DE LA SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE UNA ACTO

A modo de ejemplo: basado en el Manual de documentos administrativosManual de documentos administrativos, la Universidad de la Palmas de Gran Canaria elaboró su propio Manual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES(naturales)

FONDO

SECCIÓN

SERIES

EXPEDIENTES

AGRUPACIÓN DOCUMENTALAGRUPACIÓN DOCUMENTAL

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones

FONDOFONDO

Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades.

UNA PRIMERA DEFINICIÓN

SECCIÓNSECCIÓN

Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución

que produce el fondo.

SERIESERIE

Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función

determinada.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVOEXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

Una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto (Diccionario de Terminología Archivística).

AGRUPACIONES DOCUMENTALES(artificiales)

COLECCIÓN DOCUMENTALCOLECCIÓN DOCUMENTAL

Según Heredia Herrera: “su origen no responde al resultado de una gestión institucional / personal, sino a la voluntad de alguien” (la mayoría de las veces es producto de una donación o compra).

Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección. No suelen tener una carácter seriado, de manera que requerirá una descripción individualizada.

Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos, fotografías, grabados, etc.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES(artificiales)

SECCIÓN FACTICIA SECCIÓN FACTICIA (también según Heredia Herrera)

Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden básicamente a motivos de conservación o instalación determinados:

Ej.: Colección de Mapas y Planos, etc.

Colección Digital de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Simancas

A veces, han sido los propios archiveros los que han formado series facticias atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han agrupado documentos en torno a una temática para destacar su importancia.

Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS) Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS)

El Archivo tiene en la actualidad cuatro Secciones "facticias", esto es, organizadas a partir de documentos procedentes de otros fondos.

En la de PATRONATO (Sección l), además de los documentos correspondientes al Patronato Real o derechos de la Corona en materia eclesiástica, se guardan los documentos que fueron considerados más importantes por parte del Archivo a principios del siglo XIX.

En la de TITULOS DE CASTILLA (Sección XIII), se han reunido los que hacen referencia a distintos títulos nobiliarios. En la de MAPAS Y PLANOS (Sección XVI) se conservan aquellos documentos (no sólo mapas y planos) que por sus características físicas requieren una conservación especial: mapas, planos, tejidos, diseños, bulas...

En la de DIVERSOS (Sección XV), pueden consultarse los documentos de dos Archivos particulares (Fernando Abascal, virrey del Perú, y Camilo García Polavieja, capitán general primero en Cuba y luego en Filipinas, ambos en e siglo XIX), y las donaciones y compras de documentos.

Al hilo de las secciones facticias …

PolémicaPolémica: Archivo General de la Guerra Civil Española (Salamanca)

• En Web oficial• En wikipedia

INTERESANTE: dossier de prensa “Declaraciones sobre el Archivo General de la Guerra Civil Española desde 1995 hasta 2005”.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se elaboran para la gestión administrativa, por exigencias de una tramitación; pero no con finalidad histórica. No obstante con el paso del tiempo, algunos van a adquirir esa categoría.

VALOR PRIMARIOVALOR PRIMARIO

El documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor valor administrativoadministrativo.

Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurídico o probatoriovalor legal, jurídico o probatorio, es prueba de los actos que contiene.

En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio.

Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compañías aéreas).

VALOR SECUNDARIO: histórico o permanente VALOR SECUNDARIO: histórico o permanente

Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.

¿Qué documentos llegan a tener un valor históricovalor histórico?

Los documentos que tras cumplir su función administrativa y previo proceso de valoración, selección y eliminación documental, son considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histórico)

• Constituyen la memoria viva de su creador (persona física o jurídica)

• Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusión cultural

Según Ramón Alberch y Cruz Mundet, en los países más avanzados alcanzan el valor histórico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.

Imagen sacada de “La vida de un documento administrativo (el expediente electrónico)”

VALOR ADMINISTRATIVO

VALOR LEGAL, JURÍDICO o PROBATORIO

VALOR HISTÓRICO

Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de ciclo de vidavida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivoetapas del archivo.

Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes)

Circulación y tramitación de los asuntos iniciados. La documentación es de uso frecuente.

Edad histórica (tercera edad – documentos no corrientes)

El documento adquiere valor permanente, estará al servicio de la cultura y de la investigación. Su conservación será definitiva.

Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes)

El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente de manera poco frecuente.

ARCHIVO DE OFICINA / GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO - HISTÓRICO

Seg

ún P

alom

a F

erná

ndez

Gil

“Man

ual d

e or

gan

izac

ión

de

arch

ivos

de

gest

ión

en la

s o

ficin

as m

unic

ipal

es”

Según “Manual de organización de archivos de oficinas” Universidad de Alicante

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España