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República bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la fuerza armada
Guacara – Edo. Carabobo
Autor (es):
Jiménez Marbely
Soto Yasmira
Rios Yackeline
Contreras Wilkins
Sección: G-003
Ingeniería en Sistemas
Guacara, Junio de 2010
Planteamiento del problema
La universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas
Armadas es una institución de educación superior que forma al recurso humano
venezolano en carreras universitarias requeridas para el desarrollo integral del
país, con una gran cantidad de núcleos a nivel nacional, contando en algunos
casos con múltiples extensiones en un mismo estado, como es el caso del estado
Carabobo, donde se encuentra instalada en los municipios Naguanagua, Bejuma,
Puerto Cabello, Rafael Urdaneta (La Isabelica) y Guacara.
Dentro de la estructura organizativa de la institución se encuentra el
Departamento de Control de estudio, dependencia que atiende las necesidades de
la población estudiantil de cada extensión, contribuyendo en la planificación de
los contenidos programáticos de las materias dadas en un determinado plan de
estudio o pensum de carrera.
En el departamento de control de estudio sus funciones son:
Encargarse del ingreso y admisión de los estudiantes que desean estudiar
en esta casa de estudio, organizándose para incluirlos en un curso
introductorio universitario (CIU) antes de comenzar un primer semestre.
Archivar los documentos de los estudiantes.
Estudiar las diferentes problemáticas que se les presenten a los estudiantes
en la parte académica.
Manejar el proceso de realizar y entregar constancias de estudios y records
académicos.
Regirse de los comunicados que manda la sede principal de la universidad
en caracas.
Procesar las inscripciones semestrales de los estudiantes.
Egresar a los estudiantes que cumplieron todos los requisitos exigidos por
la universidad y su pensum de carrera.
En la Extensión Guacara los estudiantes hacen formal la inscripción del
semestre con una gran variedad de formatos manuales prediseñados que requieren
de elaboración de fotocopias, lo que induce a un constante desembolso
económico y engorroso proceso.
Por otra parte, el conteo de las inscripciones amerita la revisión de
distintos formatos; lo que demanda de tiempo excesivo por parte de la
coordinación de control de estudio.
Por lo antes expuesto, se propone el desarrollo de un sistema de
información para el control de inscripción semestral de los estudiantes de la
UNEFA - extensión Guacara.
Objetivos de la investigación.
Objetivo general.
Desarrollar un sistema de información para el control de inscripción
semestral para los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara.
Objetivos específicos.
Diagnosticar la situación actual del proceso de control de inscripción
semestral para los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara.
Identificar los requerimientos de información en necesidad de
digitalización.
Realizar un estudio de factibilidad que determine la variabilidad de la
propuesta.
Diseñar y elaborar el sistema propuesto (sistema inscripción semestral para
los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara).
Justificación de la investigación.
La digitalización del control de inscripción semestral de los estudiantes de
la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
(UNEFA) es una necesidad tangible que atañe al Departamento de control de
estudio, el cual se encarga de supervisar y dirigir las inscripciones realizadas por
la población estudiantil.
En función a este requerimiento y con la finalidad de cubrir la necesidad
de digitalización y automatización del control de inscripción antes mencionado se
realiza este proyecto, que pretende de manera factible desarrollar un sistema que
permita llevar el control de inscripción semestral de los estudiantes de una forma
automatizada, que permita a los coordinadores de este departamento monitorear y
controlar las inscripciones de los estudiantes ya se regular o desfasado.
Por otra parte también se busca reducir los gastos administrativos que
genera la producción física de actas de inscripción mediante la reproducción de
estas. Además se pretende solucionar el problema de tiempo y espacio que genera
el almacenamiento (físico) de las actas de inscripción y facilitar también la
localización y ubicación de dichas actas mediante su automatización.
Por estas razones los autores Jiménez Marbely, Soto Yasmira, Ríos
Yackeline y Contreras Wilkins de la sección G-003 de Ingeniería de Sistemas de
la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada (UNEFA)
postula la creación de un sistema inscripción semestral automatizado para los
estudiantes de la UNEFA - Extensión Guacara con el fin de solucionar los
requerimientos del Departamento de Control de Estudio y optimizar la
funcionabilidad del mismo.
Actividades de la investigación preliminar.
Actividad fecha Realizado por:
Se fue a la coordinación de control de estudio para apartar una cita para conversar con el coordinador de ese departamento.
06/05/2010 Yasmira sotoJackeline Ríos
Nos dirigimos al departamento de control de estudio donde le realizamos una entrevista al coordinador del departamento teniendo un cuestionario de preguntas para detectar el problema y posteriormente analizar entre el grupo las respuestas de la entrevistas para llegar al planteamiento del problema y sus posibles soluciones.
11/05/2010Marbely JiménezWilkins Contreras
Nos dirigimos a la coordinación de carrera, ya que se nos fue sugerida por el coordinador del departamento de control de estudio. En dicha coordinación se pudo conversar con la coordinadora de carrera, donde se le realizo una entrevista con el mismo cuestionario de preguntas que se le implemento al coordinador del departamento de control de estudio. Cabe destacar que observamos que las inscripciones de los estudiantes se llevan manuales, donde los coordinadores tienen la difícil tarea de revisar planilla por planilla para pasarla a una base de datos creada en Microsoft Excel. Cabe mencionar que la coordinadora nos mostro las planillas o formatos que tienen para llevar a cabo las inscripciones semestrales, donde nos facilito los formatos para seguir llevando a cabo nuestra investigación.
14/05/2010Jackelines Ríos
Wilkins ContrerasYasmira Soto
Marbely Jiménez
Formatos que se utilizaban para las inscripciones.
Formato de inscripción para los estudiantes regulares:
Formato de inscripción para los estudiantes desfasados:
Cuestionario de preguntas para la entrevista
1. ¿Tiene un sistema para la inscripción semestral de los estudiantes? ¿Cómo
funciona?
2. ¿Qué necesita que haga el sistema?
3. ¿Te gustaría implementar un sistema de inscripción semestral con carnet
de código de barra o cinta magnética? ¿Cuál de las dos?
4. ¿Al ejecutar el sistema a diseñar, que datos quisieras que aparezcan en
pantalla?
5. ¿Quiénes usarían el sistema?
6. ¿Tiene algún tipo de formato o planilla que utilizan para la inscripción de
los estudiantes?
7. ¿En cuántas computadoras desea instalar el sistema?
8. ¿Qué tipo de información tienen las computadoras?
9. ¿El personal que utilizara el sistema tiene conocimientos básicos de
computación?
10. ¿Según tu punto de vista que deficiencia tiene el sistema que actualmente
manejan?
Diseño de bases de datos
Diccionario de datos y Normalización
TABLA: Acceso
Nombre Descripción Tipo Cantidad
USUARIO Usuario de acceso Carácter 8
CONTRASEÑA Contraseña de acceso Carácter 6
TABLA: Periodo
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_PERIO Código del periodo Carácter 6
NOM_PERIO Nombre del periodo Carácter 6
TABLA: Inscripción
Nombre Descripción Tipo Cantidad
NRO_INS Numero de inscripción Carácter 8
TABLA: Carrera
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_CAR Código de la carrera Carácter 9
NOM_CAR Nombre de la carrera Carácter 30
TABLA: Mat_Car
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_MATCAR Código Carácter 8
TABLA: Materia
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_MAT Código de la materia Carácter 9
NOM_MAT Nombre de la materia Carácter 50
UC_MAT Unidades de Crédito Numérico 2
HORAS_MAT Horas Dictadas Numérico 2
PRELA1_MAT Código de prelación 1 Carácter 9
PRELA2_MAT Código de prelación 2 Carácter 9
PRELA3_MAT Código de prelación 3 Carácter 9
TABLA: Sección
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_SEC Código de la Sección Carácter 7
TABLA: Est_Mat
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_EST_MAT Código Carácter 8
ESTATUS Condición del estudiante Carácter 12
TABLA: Estudiante
Nombre Descripción Tipo Cantidad
CI_EST Cedula de identidad del
estudiante
Carácter 8
NOM1_EST Primer nombre Carácter 15
NOM2_EST Segundo nombre Carácter 15
APE1_EST Primer apellido Carácter 15
APE2_EST Segundo apellido Carácter 15
FEC_NAC_EST Fecha de nacimiento Fecha 8
DIR_EST Dirección de habitad Carácter 30
SEM_EST Semestre Numérico 2
TURNO_EST Turno Carácter 2
TLF_EST Teléfono del Estudiante Numérico 11
SEX_EST Sexo del estudiante Carácter 2
SEC_EST Sección del estudiante Carácter 7
CORRE_EST Correo del estudiante Carácter 30
Modelo Entidad – Relación
Carta estructurada
Pantallas
Pantalla de Acceso
Pantalla principal
Pantalla de Periodo
Pantalla de Carrera
Pantalla de Inscripción de Estudiantes
Pantalla de estudiantes Regulares
Pantalla de Estudiantes Desfasados
Reportes
Reporte de los estudiantes:
Reporte de las carreras
Reportes de las Materias
Diagrama de flujo de datos
