Planeación estratégica en Planeación estratégica en instituciones públicas:instituciones públicas:

Caso USBI Veracruz Caso USBI Veracruz

Séptimo Coloquio ALCI 09Administración y liderazgo en el campo informativo “Planeación estratégica: Bibliotecas en tiempo de crisis”

USBI Veracruz, Universidad VeracruzanaBoca del Río, Ver., MéxicoSeptiembre 23-25, 2009

Dr. Jesús Laujlau@uv.mxwww.jesuslau.comUniversidad Veracruzana / DGB / USBI VER

Boca del Río, Veracruz, Méxicowww.uv.mx/bvirtual

TópicosTópicos• Proceso administrativo

• Planeación estratégica – Concepto

• Instituciones de educación superior públicas

• Planeación USBI VER

• PlanEs 2009 - 2015

Conceptos Conceptos administrativoadministrativo

ss

Planeación Planeación estratégicaestratégica

VisiónAcciones

Programas

MetasPor

objetivoObjetivos

Misióny

Valores Costos/presupuesto

Recursos:Humanos

Económicos Materiales

Evaluación

Estrategias

Oportunidades y amenazas Ambiente externo / entorno

Fortalezas y debilidades Ambiente interno

Instituciones Instituciones de educación de educación

superior superior públicaspúblicas

Planeación IES - Planeación IES - ResumenResumen

• Tamaño - Grande

• Objetivos – Generalmente intuitivos

• Continuidad / Discontinuidad

• Presupuesto – Permanente, crece poco

• Evaluación – Casi sin realizar

Dirección IESDirección IES• Políticas gubernamentales – Vanguardia

• Directivos – Más políticos que académicos

• Elección – Candidatos deben ser locales

• Rumbo – Basado en intuición

Organización IESOrganización IES• Mantenimiento – Baja prioridad

• Crecimiento – Alta prioridad

• Recursos humanos – Poca autoridad

• Políticas – Normalmente nebulosas

Control IESControl IES• Centralización – Alta

• Motivación – Sólo en algunas áreas

• Evaluación – Sólo a nivel macro

• Integración - Archipiélagos

Resumen – IESResumen – IES• Planeación – Práctica reciente

• Dirección - Piramidal

• Organización - Lenta

• Control – Polarizado

Planeación Planeación USBI VERUSBI VER

Planeación USBI VERPlaneación USBI VER• Primer ejercicio institucional descentralizado

• Segundo proceso de PlanEs

• Se realizó en un año

Preámbulo Preámbulo • Semblanza • Dimensión física • Antecedente organizacional • Plaza académica • Demanda informativa• Servicios- Siete años• Año anterior • Personal • Distribución social del conocimiento

Diagnóstico - Diagnóstico - TendenciasTendencias

• Fortalezas• Retos• Análisis FODA• Análisis interno• Fortalezas• Debilidades• Análisis externo• Oportunidades• Amenazas

Filosofía Filosofía organizacionalorganizacional

• Misión

• Visión

• Valores organizacionales

• Principios de servicio

Objetivos, metas, Objetivos, metas, accionesacciones

• Objetivos generales de desarrollo• Estrategias• Programas• Objetivos específicos/particulares • Metas• Acciones• Relación de metas y cronograma• Seguimiento de evaluación• Bibliografía• Anexos

¿Qué hace el plan?¿Qué hace el plan?• Incorpora creencias, fechas y teorías• Define una línea de tiempo• Recoge y analiza datos • Mira hacia los servicios y a las operaciones

actuales

Planeación EstratégicaPlaneación Estratégica

• Habilita a la organización para realizar su visión• Crea las medidas para cumplir la misión• Define las metas y los objetivos

¿Porqué planear?¿Porqué planear?• Limita la incertidumbre y prepara para el cambio• Centra la atención en una dirección clara hacia el

futuro• Permite ganar certidumbre económica• Facilita el control y demuestra la responsabilidad

en la gestión

Plan estratégicoPlan estratégico• Realizado por las organizaciones de éxito• Coloca la organización en el futuro• Relevante para la reducción y el

reposicionamiento organizaciónal• La primera etapa es el diagnóstico• Los trabajos más allá de nuevas iniciativas

- también sirven los servicios actuales imaginados para el futuro

Los pasos del planLos pasos del plan• Identifique la conducción ideal o el

problema que se solucionará• Reconozca los factores incontrolables que

influencian la meta o el problema• El punto de referencia para determinar la

fuerza y los logros de su competencia• Divida el problema a través de lluvia de

ideas o creación de escenarios, identificando lo que contribuye al problema

Preparar el PlanPreparar el Plan• Provea de personal al proyecto que realizará la

investigación, o bien… • Cree un equipo de trabajo y comience a delegar

la investigación• Determine si los componentes del plan deben

realizarse en serie o simultáneamente• Reúnase con el equipo regularmente y cree un

cronograma• Los miembros deben saber qué contribuir y

cuándo debe ser la entrega• Planee para tener éxito• Pruebe los resultados

Misión y VisiónMisión y Visión• Misión• Define el negocio de la organización,

sus objetivos y su logro • Visión • Describe el mejor futuro posible que

puede tomar la organización• Valores • Principios que tienen importancia

óptima para la organización

Misión y Visión / Misión y Visión /

LoLo alcanzable y lo soñado alcanzable y lo soñado

• La visión se define sobre los valores de la organización

• Representa un salto cuántico del pasado de la organización y explora posibilidades

• La misión es una declaración corta del objetivo de la organización - su razón de ser

Declaración de MisiónDeclaración de Misión• Dirige a los empleados, directivos, clientes,

proveedores y la comunidad hacía lo que desean ser

• Establece los principios básicos de guía • Niveles que la organización alcanzará – lo que

desea, y lo que cree la organización• Debe ser convincente, motivante, y apasionada

Declaración de la Declaración de la MisiónMisión

• Ford democratizó el automóvil. Ford Motor company

• Darle a la gente ordinaria la posibilidad para comprar lo mismo que a la gente rica. Wal-Mart

• Conservar y mejorar la vida humana. Merck • Hacer feliz a la gente. Disney

Principio de la Principio de la investigacióninvestigación

Análisis FODA´s

Fortalezas Debilidades

Oportunidades Amenazas

Están fuera de PESTSEstán fuera de PESTS

• Cuestiones políticas

• Fuerzas económicas

• Fuerzas sociales

• Fuerzas tecnológicas

Planeación de Planeación de escenariosescenarios

Peter Senge MITPeter Senge MIT

• Identifique el asunto o decisión focal• Identifique factores claves "locales" que

influyen en la decisión• Identifique las fuerzas decisivas, los

elementos predeterminados, y las incertidumbres críticas

• Ordene los factores y las tendencias por importancia e incertidumbre

• Seleccione elementos lógicos del escenario• Desarrolle los escenarios• Identifique las implicaciones de los

escenarios• Seleccione indicadores principales e

indicadores de éxito

Exploración ambientalExploración ambiental

Análisis externo• Social• Económico• Tecnológico• Cultural• Demográfico• Político

Análisis interno

• Personal• Servicios• Sistemas• Recursos• Estrategias actuales

Análisis interno: fortalezas y Análisis interno: fortalezas y

debilidadesdebilidades• UNIVERSIDAD• FACULTAD• BIBLIOTECA

o Servicioso Administrativoso Personalo Coleccioneso Recursos electrónicoso Softwareo Equipoo Telecomunicacioneso Presupuestoo Instalaciones y mobiliarioo Evaluación, certificación, ISO

• Usuarios• No usuarios

Comunidad a consultarComunidad a consultar

• Usuarios• No usuarios• Directivos• Personal• Sociedad

Análisis Interno – Análisis Interno – ProcesoProceso

1. Revisar el cuadro de biblioteca ideal que creó, para analizar la biblioteca actual

2. Leer también las copias de la presentación sobre bibliotecas-educación

3. Realizar el análisis desde el punto de vista de los usuarios y no usuarios

Servicios (ejemplo)Servicios (ejemplo)

Fortalezas

1.

2.

3.

4.

5.

Debilidades

1.

2.

3.

4.

5.

Matriz de objetivosMatriz de objetivos• En esta sección se explicará como integrar

la matriz de objetivos que contendrá los siguientes elementos, que se explicarán en las siguientes diapositivas:

• Metas• Objetivos• Áreas / unidades responsables• Fechas en que se cumplirá la meta

ObjetivosObjetivos• Los objetivos son aquellas amplias aspiraciones

que son definidas en términos operacionales que conducen a una táctica mensurable

• Son acciones alcanzables y posibles de medir o controlar

• Permiten hacer operable la misión• Estos se derivan de la misión• Se divide la misión por cada elemento conceptual• Debe darse a cada elemento una estructura

gramatical en forma de objetivo, pueden usarse verbos en infinitivo

Objetivos: Generales y Objetivos: Generales y

específicosespecíficos

• Los objetivos pueden ser generales y tener objetivos específicos

• Los objetivos son seguidos por las metas• Si se tuvieran objetivos específicos o sub-

objetivos, las metas se ponen en este rubro

MetasMetas• Las metas proporcionan, en términos

cuantitativos, lo que se puede lograr a través de los objetivos

• En pocas palabras cada objetivo debe tener una o más metas

• Debe consultarse al personal de la biblioteca que metas se deben y pueden cumplir

• Para determinarlas, se toma la matriz FODA y se derivan las metas en números

Evaluación de objetivosEvaluación de objetivos• Cuánta voluntad toma para alcanzar sus metas• A quién va a contratar• Cómo entrenará• Implica dinero para viajar• Inversión en tecnología / software• Va a usted necesitar nueva instalaciones• Habrá gastos de tiempo• Según su respuesta redefina los objetivos y las

metas

Áreas responsablesÁreas responsables• Identificar a que departamento o unidad le

corresponde realizar cada meta• La responsabilidad puede ser de más de un área • Usar alguna abreviatura de acuerdo a cada

unidad responsable• Deben participar todos los responsables de

dichas áreas

Cronograma – Objetivos y Cronograma – Objetivos y

metasmetas• Integrar a la matriz columnas para crear un

cronograma quinquenal o según el periodo que cubra el plan

• Los periodos de cumplimiento pueden ser anuales• Véase el modelo de cronograma incluido en el

CD, si desea hacerlo en forma independiente

Programa de trabajoPrograma de trabajo• Un programa es un plan específico de trabajo• Cada objetivo e inclusive cada meta puede tener

un programa de trabajo• También puede optar por hacer un documento

general que los incluya todos programas, que sería denominados sub-programas

Programa - ElementosPrograma - Elementos

• Antecedentes• Justificación• Objetivos y metas• Acciones• Estrategias / Metodología• Responsables / Personas / Áreas• Presupuesto / Costos • Cronograma

Plan estratégico - Plan estratégico - PartesPartes

• Cubierta• Portada • Introducción (Cómo se hizo, quienes participaron,

partes que lo integran)• Misión y Visión• Valores organizacionales• Valores de servicio• Objetivos• Matriz de metas por objetivo, áreas responsables

y fechas de cumplimiento• Programas (pueden realizarse en otra etapa)

Anexos – Plan Anexos – Plan • Descripción institucional; de facultad; y biblioteca• Fundamentos legales• Misión de la universidad y la facultad• Normas, estándares, directrices• Definiciones de conceptos de planeación• Cualquier otro documento importante

Otras versiones del Otras versiones del planplan

• Cartel: Crear uno que contenga misión, visión y valores para publicarlo en su dependencia, el cual generalmente se acompaña por la misión de la universidad

• Versión ejecutiva: Crear una versión similar de ejecutiva de una o dos hojas, que incluya misión, visión, objetivos y metas

• Intermedia. En esta incluir lo anterior, más la matriz con áreas responsables

• Cuadro. Incluir misión y valores, seguido de objetivos, metas, y la visión

Antes de presupuestarAntes de presupuestar

...Encontrando el costo unitario)...Encontrando el costo unitario)

• Instalaciones: electricidad, telecomunica-ciones, precio de arrendamiento por /m²)

• Materiales: presupuestos para Internet e impresos

• Personal: actividades, salarios, beneficios, productividad

• Costo unitario: cuánta inversión toma para conseguir el trabajo hecho

EstrategiasEstrategias• Ya identificados los objetivos y

cuantificados en metas• Especifique las estrategias que usará

para lograrlos• Una estrategia es el “cómo general” para

lograr sus metas• Puede crear metas de acuerdo a los

factores de una organización: humanos, materiales, instalaciones, administración

• Las estrategias son un listado corto que se puede poner después de los objetivos y las metas en el plan estratégico

Los presupuestos son Los presupuestos son

políticospolíticos

Los presupuestos son establecidos para una entidad específica, se refieren a una duración temporal determinada, y se expresan cuantitativamente.

Los presupuestos Los presupuestos deberían…deberían…

• Oriéntese a ayudar a la organización a cumplir con metas y objetivos

• Sea realista en sus planes de acción• Provea un marco de referencia para

evaluar la planeación presupuestal • Sea participativo• No bloquee oportunidades • Modifique la conducta de empleados,

permitiéndoles que cumplan con las metas organizacionales

Tipos de Tipos de presupuestospresupuestos

• Formule el presupuesto• Presupuesto funcional o por funciones• Presupuesto por programa• Sistema presupuestal de planeación

programática • Administración por objetivos• Presupuesto de base cero

Presupuestos: Guía Presupuestos: Guía rápidarápida

Presupuestos de Fórmula•Mecánica

•Se aplica a todas las

divisiones igualmente.

•Cada división es medida

contra algún criterio

•Facilite las comparaciones

entre unidades año tras año

•Reduzca el trabajo

administrativo eliminando

detalles

Presupuestos de Función

•Destaque al grupo de

trabajo conseguido

•XXXXLos paquetes

relacionaron gastos en el

costo completo de

realizar el proceso

PPBSXXX•Pasa por alto la base

actual y se concentra en las

actividades futuras

•Combina la realización de

un presupuesto y la

planificación

•Espera un argumento de

alternativas con el

acompañamiento del

análisis de costos

•Mide panoramas contra

funcionamiento

•Clarifica autoridad y

responsabilidad