Plan de gestión de archivosPor: Martha Beatriz Chávez Terán

Reto para el

NOOC ¿Gestionas eficazmente tu información? Intef – educaLab

Julio 2016

Plan de gestión de archivos

Mi diseño de plan se

basa en estrategias

propias y muchas

estrategias aprendidas

en el NOOC.

Mi diseño de plan

incluye:

Organización de carpetas

La organización que acostumbro hacer

permite agregar nuevas carpetas en la raíz,

nuevas carpetas dentro de las ya creadas y

por tanto crear nuevos niveles.

Acostumbraba tener directamente en Mis

documentos distintas carpetas para asuntos

personales, de trabajo y de formación, entre

otros.

Con lo aprendido en el NOOC mi nuevo

diseño ha quedado con carpetas específicas

para cada asunto principal, dentro de las

cuales irán nuevas carpetas según se

necesite.

1_Trabajo

2_Tesis

3_Formacion

4_Personales

5_ebooks

Campus_Cuitlahuac

Campus_Online

Fuente de la imagen de carpeta:

http://csocials3eso.wikispaces.com/ACTIVITATS+PER+FER

Ejemplo de organización de mi

carpeta de trabajo

Algunos compañeros organizan sus

cursos por ciclo escolar. Yo hacía

igual, pero luego me llenaba de

muchos archivos similares, por lo

cual, ahora tengo solo una carpeta

por cada materia y dentro de ella

organizo los documentos

dependiendo del tipo de materia:

presencial o en línea.

En las materias presenciales, tengo

organizado por apuntes, prácticas,

trabajos de alumnos, exámenes, etc.

1_Trabajo

Campus_Cuitlahuac

Programacion_estructurada

Bases_de_datos

Examenes

Apuntes

Practicas

Ejemplo de organización de mi

carpeta de trabajo

Las materias en línea se llevan por

semanas y dentro de cada semana

hay contenidos, actividades, etc.

No es necesario almacenar los

trabajos de los alumnos pues están

disponibles en la plataforma

educativa.

Si hago actualizaciones de archivos,

los nombro con el nuevo ciclo

escolar, así puedo tener el apunte del

tema 1 ciclo 16_2 y el apunte

actualizado del ciclo 16_3, siempre y

cuando quiera conservar ambas

versiones.

1_Trabajo

Campus_Cuitlahuac

Campus_Online

Legislacion_informatica

RUBRICAS

SEMANA_1

SEMANA_2

Tema1_ciclo_16_2

Tema1_ciclo_16_3

Ejemplo de organización de mi carpeta

de documentos personales

En mi carpeta de documentos

personales agregué carpetas que

tenía directamente en Mis

documentos como: Casa, facturas,

fotografías, etc.

En algunos casos agrego a las

carpetas el año (incluso podría

incluirse el mes si es necesario).

Se puede seguir la norma ISO 8601

cuando se requiera nombrar archivos

y carpetas incluyendo fechas y

horas.

4_Personales

Fotografias

Casa

Queretaro 2015

Cumpleaños_Ale 2016

Facturas_2015

Facturas_2016

Mi patrón para nombrar archivos

Cuando debo enviar documentos de mi trabajo, procuro que se muestre mi nombre, el tipo de contenido y la materia, así como el ciclo escolar al que pertenece. En algunos casos no me solicitan el nombre sino el grupo. Ejemplos:

Patrón para nombrar archivos

Mi patrón me permite identificar qué contiene el archivo, de qué materia es, a qué ciclo

pertenece. El ciclo también me dice cuál es la versión más actual.

Genero archivos en PDF para que mis alumnos los puedan consultar sin problema

Nomenclatura al nombrar archivos y

carpetas

En el NOOC ¿Gestionas eficazmente tu información? del Intef, se sugieren

ciertas nomenclaturas para nombrar archivos.

Considerar que el nombre de archivo está compuesto por dos elementos,

el nombre como tal y la extensión, esta última generalmente la asigna el

software en el cual se haya generado el archivo.

El nombre del archivo debe ser representativo de su contenido.

La longitud máxima del nombre de la carpeta o archivo es de 260

caracteres para Windows y 255 para Android y OS X, por lo que ha de

tomarse en cuenta toda la ruta de carpetas y el nombre del archivo o

carpeta al momento de asignarle un nombre.

Nomenclatura al nombrar archivos y

carpetas

Para nombrar archivos o carpetas se puede usar cualquier caracter

excepto \ / ? : * ” > < |.

En Linux o Android no se pueden usar los siguientes caracteres: ~ ‘ ” ` * ;

– ? [ ] ! & ~ < > (Tienen significado de utilidad para dichos sistemas).

Al final de los archivos se puede agregar _V1, _V2, etc., para identificar la

versión del archivo más actual y guardar el historial de actualizaciones.

Se recomienda no usar acentos en los nombres de archivos para mayor

compatibilidad con otros sistemas operativos.

Nomenclatura al nombrar archivos y

carpetas

Se puede agregar al nombre de archivo la fecha y hora en

los casos que sea necesario.

Se debe procurar no usar el punto dentro del nombre, pues

se usa para separar el nombre de la extensión y puede

confundir, en su caso, se puede sustituir por un guion bajo.

También se puede usar el guion bajo para sustituir el

espacio en blanco, pues no todos los sistemas operativos

reconocen aceptan espacios en blanco en el nombre de

archivos o carpetas.

Almacenamiento

Almacenamiento local Mi laptop va conmigo casi a cualquier

lugar (incluso en vacaciones). De modo que desde ahí siempre tengo todo a la mano.

Procuro tener respaldo de todo en un disco

externo, donde organizo carpetas de

forma similar a mi laptop

Para transportar, imprimir o compartir

si no puedo llevar mi laptop, utilizo

USB

Fotografías y algunos videos se almacenan en la cámara digital y en el Smartphone, los cuales también están respaldados en la nube.

Almacenamiento en la nube Almacenar en a nube documentos de uso

frecuente permite acceder a ellos desde

cualquier dispositivo y lugar. En mi caso uso

OneDrive para almacenar documentos de

trabajo y de mi tesis, ya que con solo copiarlos

a una carpeta de mi sistema Windows,

automáticamente se suben a la nube.

Uso Google Drive y Google Fotos para

almacenar documentos personales y

compartirlos con la familia, como documentos

de la casa, fotos y videos familiares.

Además, como mi smartphone es Android está

sincronizado para respaldar en la nube

fotografías y videos.

Recuperación

Un buen plan de gestión de archivos, nos debe

permitir recuperar un archivo de forma rápida y

sencilla.

Al nombrar carpetas y archivos de una forma

que indique su contenido, sé lo que tengo en

cada carpeta o archivo.

En las carpetas principales uso números al

inicio, para que se acomoden primero las que

más uso.

1_Trabajo

2_Tesis

3_Formacion

4_Personales

5_ebooks

Campus_Cuitlahuac

Campus_Online

Recuperación

Para carpetas de segundo o tercer

nivel que uso con frecuencia, ahora

hago accesos directos y los coloco en

el escritorio.

No es recomendable saturar el

escritorio con carpetas y archivos

pues se hace lento el inicio al

encender el equipo.

El acceso directo sólo es un archivo

pequeño que igual nos lleva hasta la

carpeta que usamos con más

frecuencia

Recuperación

Conocer qué tipo de

información guardo en cada

dispositivo de

almacenamiento ya sea local

o en la nube, me permite

saber en dónde buscar los

archivos que requiero.

Tener en la nube documentos

que más uso, me permite

acceder a ellos desde

cualquier lugar y dispositivo

Respaldo de trabajo y

tesis

Respaldo de fotos y doc.

personales

Carpetas y archivos, bien

organizados, nombrados

correctamente

Transportar o

compartir archivosRespaldo de todo

A tomar en cuenta

Es muy importante tratar de seguir una lógica y algún estándar o

nomenclatura generalizada para nombrar y organizar archivos y carpetas,

con tres finalidades principales:

Localizar y recuperar rápidamente nuestros archivos en nuestras

unidades de almacenamiento.

Tener un sistema de almacenamiento que pueda ser trasladado a otro

sistema operativo sin ningún problema de compatibilidad en nombres,

longitud del nombre, etc.

Que nuestro sistema de almacenamiento sea entendido por otros en caso

de que requieran localizar y recuperar información de nuestros sistemas

de almacenamiento de archivos.

Gracias

Martha Beatriz Chávez Terán

http://es.slideshare.net/MarthaBCHT

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Fuentes de imágenes

http://www.namanb.com/2009/06/samsung-r522-laptop-review.html

http://tutoriasdeliesfrios.blogspot.mx/2013/05

https://tecnoteresiano.wikispaces.com/Disco+Duro?responseToken=005d6b02fcd92c51451044318c2

08035a

https://en.wikipedia.org/wiki/File:SanDisk_Cruzer_Micro.png

https://en.wikipedia.org/wiki/File:OneDrive_logo.svg

http://therevitkid.blogspot.mx/2013_03_01_archive.html

https://zh.wikipedia.org/zh-tw/File:Google_Photos_icon.svg