Gestion de Informacion y Archivos

7/23/2019 Gestion de Informacion y Archivos

1/48

Charla sobre gestin de archivosMaterial Informativo

La responsabilidad se establece cuando es posible ofrecer pruebas de lo que losfuncionarios pblicos saban, de lo que hubieran debido saber, qu medidastomaron y el resultado de sus actividades. Los documentos testimonian elcumplimiento de leyes, reglas y procedimientos. Los documentos conablespueden servir de prueba para establecer abusos de posicin, mal uso de los

recursos e incumplimiento de los reglamentos nancieros. Los documentos ofrecenpruebas vericables de fraude y pueden conducir a los investigadores a las racesde la corrupcin. Los documentos bien administrados pueden obrar como unarestriccin eciente en funcin de su costo. Prevenir un fraude es ms barato queel costo que la corrupcin y su en!uiciamiento tienen para el estado.Los documentos sustentan acciones actividades y el normal desarrollo de estas enun mbito !urdico estable o normal, ello alude a la demostracin de la verdad deun hecho, de su e"istencia o ine"istencia. #s el establecimiento, por los medioslegales, de la e"actitud de un hecho que sirve de fundamento a un derecho quese reclama. #n otro aspecto el documento se conere a los medios de prueba, o

sea, los medios de conviccin, considerados en si mismos.$e habla de la prueba para referirse al hecho mismo de su produccin, a lacircunstancia de hacerla valer ante los tribunales. #n este sentido, por e!emplo, sedice que la prueba incumbe al actor o al demandado, esto se encuentra re%e!adoen el principio de onus probandi. & La llamada prueba diablica de los hechosnegativos no determina la conservacin total de nuestros documentos.$egn 'ordieu, P. ()*&*+ las formas de relaciones que e"iste entre las distintasclases de productores de bienes simblicos (entindanse cultura+, se mantiene conlas diferentes signicaciones disponibles en un momento dado (acto+ y, por ello,con la clase de obras (documentos+ que produce, que dependen directamente dela posicin que ocupa en el interior del sistema de produccin y circulacin deestos en su con!unto y, correlativamente, en la !erarqua propiamente cultural delos grados de consagracin, posicin que implica una denicin ob!etiva de suprctica y de los productos de su prctica.) e esta forma todos los gestoresdocumentales estn involucrados en la gestin, tratamiento, ordenamiento, proteccin ydesarrollo.

$in documentos que ofre-can una prueba documental de sus actividades, ningn gobiernou organi-acin podr asumir una responsabilidad, no e"istiera inicio o n de una funcin ogestin, independientemente del soporte (la mayora constituido en papel+ los documentosre%e!an los actos, procedimientos y desarrollo de las actividades generadas en torno almarco de una funcin general o especca. La responsabilidad se establece cuando esposible ofrecer pruebas de lo que los funcionarios pblicos saban, de lo que hubierandebido saber, qu medidas tomaron y el resultado de sus actividades. Los documentos

& #l fundamento del onus probandiradica en un vie!o aforismode derecho que e"presaque lo normal se entiende que est probado, lo anormal se prueba/. Por tanto, quieninvoca algo que rompe el estado de normalidad, debe probarlo (a0rmanti incumbitprobatio/1 2a quien arma, incumbe la prueba3+. 'sicamente, a lo que se reere esteaforismo es a que la carga o el traba!o de probar un enunciado recae en aquello quecontradice el estado de normalidad (el que arma poseer una nueva verdad sobre untema+.

) '456#7 P()*&*+ #l $entido $ocial del 8usto. 9"ico1 $iglo ::6 #ditores.

;yacucho,


2/48


testimonian el cumplimiento de leyes, reglas y procedimientos. Los documentos conablespueden servir de prueba para establecer abusos de posicin, mal uso de los recursos eincumplimiento de los reglamentos nancieros. Los documentos ofrecen pruebasvericables de fraude y pueden conducir a los investigadores a las races de la corrupcin.Los documentos bien administrados pueden obrar como una restriccin eciente en

funcin de su costo. Prevenir un fraude es ms barato que el costo que la corrupcin y suen!uiciamiento tienen para el estado.

Los documentos sustentan acciones actividades y el normal desarrollo de estas en unmbito !urdico estable o normal, ello alude a la demostracin de la verdad de un hecho, desu e"istencia o ine"istencia. #s el establecimiento, por los medios legales, de la e"actitudde un hecho que sirve de fundamento a un derecho que se reclama. #n otro aspecto eldocumento se conere a los medios de prueba, o sea, los medios de conviccin,considerados en si mismos. $e habla de la prueba para referirse al hecho mismo de su

produccin, a la circunstancia de hacerla valer ante los tribunales. #n este sentido, pore!emplo, se dice que la prueba incumbe al actor o al demandado, esto se encuentrare%e!ado en el principio de onus probandi. > La llamada prueba diablica de los hechosnegativos no determina la conservacin total de nuestros documentos.

$egn 'ordieu, P. ()*&*+ las formas de relaciones que e"iste entre las distintas clases deproductores de bienes simblicos (entindanse cultura+, se mantiene con las diferentessignicaciones disponibles en un momento dado (acto+ y, por ello, con la clase de obras(documentos+ que produce, que dependen directamente de la posicin que ocupa en elinterior del sistema de produccin y circulacin de estos en su con!unto y,correlativamente, en la !erarqua propiamente cultural de los grados de consagracin,posicin que implica una denicin ob!etiva de su prctica y de los productos de su

prctica.?

LA ARCHIV!ICA

La prctica surgi antes que la ciencia@ los archivos han e"istido desde antes que e"ista laescritura en las ms antiguas sociedades la necesidad de documentar hechos. La teoraarchivstica surge para que los archiveros traba!en de una manera concertada en cualquierterritorio.

La denicin de ;rchivstica segn el Aonse!o 6nterno de ;rchivos (A6;+ B rganogubernamental que regula la materia archivstica y que depende de la 7 #l fundamento del onus probandiradica en un vie!o aforismode derecho que e"presaque lo normal se entiende que est probado, lo anormal se prueba/. Por tanto, quieninvoca algo que rompe el estado de normalidad, debe probarlo (a0rmanti incumbitprobatio/1 2a quien arma, incumbe la prueba3+. 'sicamente, a lo que se reere esteaforismo es a que la carga o el traba!o de probar un enunciado recae en aquello quecontradice el estado de normalidad (el que arma poseer una nueva verdad sobre untema+.

? '456#7 P()*&*+ #l $entido $ocial del 8usto. 9"ico1 $iglo ::6 #ditores.

;yacucho,


3/48


El estudio tcnico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes

a las funciones de los archivos#"iste una divisin entre la ;rchivstica terica y la ;rchivstica prctica, de esta forma laarchivstica terica estudia la historia, el ob!eto, el mbito de actuacin y la metodologa,en tanto que la ;rchivstica prctica, entiende las tcnicas y procedimientos para laconservacin de documentos y para la difusin de la informacin contenida en los mismos.Cistricamente ser la ;rchivstica francesa la que ms avan- en ambos aspectos durantela 6lustracin, cuando se plantea que los archivos no podan estar organi-ados porvoluntarios o polticos que tenan intereses creados. $e teori- para que los archiverossiguieran un procedimiento establecido y no de!arlo al libre albedro de cualquier canciller,Ahamberlain, etc.

#$!I%& '(C)M$&!AL * #$!I%& '$ ARCHIV(

La 8estin de documentos es el con!unto de tareas y procedimientos orientados a lograreconoma y eciencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de losdocumentos de una organi-acin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la

informacin que contienen est disponible en apoyo del quehacer de esa organi-acin y delos usuarios e"ternos a ella que lo requieran.

Aasas, ;. archivera uruguaya, seDala que Auando los sistemas documentales no funcionanapropiadamente hay consecuencias graves para el gobierno y los ciudadanos en general.Por e!emplo1 Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sobre una base ad hocsin la venta!a de una memoria institucional@


4/48


La Archiv,stica - la #estin ./blica

#ntendemos como gestin pblica a las acciones, polticas, procedimientos, modelos yplanteamientos que tiene el estado en bsqueda del mayor benecio para el mayornmero de ciudadanos a los que sirve, protege, ayuda, asiste y representa. #llo 6mplica,asimismo, que el #stado y su administracin pblica no anteponen intereses particularesde ningn grupo social, por importante que ste sea, a los de la mayora de la poblacin. #linters general es un concepto que pertenece a la tica y a la moral pblica, si laadministracin pblica o alguno de sus integrantes se proponen servir a intereses distintosdel general, entendido de manera directa o indirecta, entonces no es la funcin pblicasino de intereses o lobbies particulares. #ste concepto se halla en la ra- del #stado y de suadministracin, corresponde a su !usticacin. #s una e"plicacin de la e"istencia delpropio #stado en tanto que la sociedad le conere la calidad de garante de este. I

La accin pblica se desarrolla en varias dimensiones que actan$imultneamente. #stas dimensiones sonH1

a. #n trminos de las relaciones de poder que se establecen entre los grupos sociales queactan en instituciones determinadas, su estudio le corresponde a la Aiencia Poltica y la$ociologa.

b. #n trminos !urdicos, cuando se considera a la ;dministracin pblica como una persona!urdica que tiene derechos y obligaciones, su estudio le corresponde al erecho,

c. #n trminos administrativos, cuando se ocupa de los mtodos de traba!o y organi-acininterna, su estudio le corresponde a las Aiencias de la ;dministracin y la ingeniera.

$egn La 8estin Pblica es la gestin con las limitaciones derivadas del carcter pblico

del cometido. 8estin reere, segn el conte"to, tanto una prctica (gestin conminscula+ como un con!unto de disciplinas (8estin con mayscula+. $e considera lagestin como prctica y como disciplina, con particular atencin al papel de la #conoma.Las limitaciones derivadas del carcter pblico del cometido pueden clasicarse en noabordables por esenciales (satisfacen ob!etivos sociales superiores al de la eciencia+ yabordables bien por la investigacin bien por la accin. ;s se llega a otra forma decontemplar la gestin pblica1 la accin sobre dos familias de limitaciones mitigables F faltade incentivos organi-ativos y falta de incentivos individualesF mediante dos grupos deactuaciones1 introduccin de mecanismos de competencia y aplicacin de tcnicas degestin, respectivamente.

$i entendemos que los enfoques de moderni-acin de la gestin pblica demanda nuevas

polticas de gestin, anlisis y simplicacin de procesos (enfoque de gestin porprocesos+, me!ora en la atencin al ciudadano, gestin por resultados (produccin real+, yconocemos que la produccin de gestin se mide por la produccin documental comorecurso y conocimiento.

I Pichardo Paga-a 6. ()**?+ 9oderni-acin administrativa, propuesta para una reformainapla-able, 9"ico1 #l Aolegio 9e"iquense.

H 6nstituto para la emocracia y la ;sistencia #lectoral ()**J+ 8estin Pblica F9aterial de Kraba!o. ;sociacin Aivil Kransparencia

;yacucho,


5/48


La gestin de los servicios pblicos, en el Per, est dirigido por del Poder #!ecutivo. #s atravs de la Presidencia del Aonse!o de 9inistros (PA9+ y de los 9inisterios en los asuntosde sus competencias donde se planican y acciona su e!ecucinJ. ;simismo, toda gestinde calidad en los servicios pblicos se enmarcan de acuerdo a lo e"presado el art. ? de laLey * de enero del

)**), e"presando que la moderni-acin de la gestin pblica en el #stado busca laobtencin de mayores niveles de eciencia del aparato estatal, con la nalidad de lograruna me!or atencin a los ciudadanos, priori-ando y optimi-ando el uso de los recursospblicos.

$l archivo0 clasicacin - caracter,sticasEs evidente que no puede describirse exhaustivamente el archivo de una sociedad, de una

cultura o de una civilizacin; ni aun sin duda el archivo de toda una poca !or otra parte,

no nos es posible describir nuestro propio archivo, ya que es en el interior de sus re"ias

donde hablamos, ya que es l quien da a lo que podemos decir y a si mismo, ob#eto de

nuestro discurso sus modos de aparicin, sus formas de existencia y de coexistencia, su

sistema de acumulacin de historicidad y de desaparicin $ichel %oucault &rqueolo"'adel (aberKoda organi-acin o dependencia, persona natural, !urdica, coleccionista particular nosotros mismos elaboramos diariamente documentos, en su con!unto estos documentosconforman una agrupacin documental, una totalidad documental o un grupo sin relacinalguna de documentos. La utilidad, e"istencia y perdurabilidad de estos en el tiempo ysobre todo la frecuencia de su consulta determinarn si el documento se debe o no sedebe conservar eliminar, pero en denitiva de acuerdo a las funciones del productor, sedebe archivar.

#n la gestin pblica o privada, los documentos tradicionalmente son considerados como

activos o pasivos@ Por ello durante y despus del proceso administrativo se remiten losdocumentos a los archivos. #sta forma de pensar en las unidades de gestin (ocinas+ haido evolucionando en el tiempo, as los documentos archivados son considerados deacuerdo a su naturale-a, actividad y empleo, como para los a!ustes de cuentas.

Las normas establecen sanciones contra el cumplimiento de la entrega de los documentosde una gestin a otra.G

J ;rt. &&G de la Aonstitucin Poltica

G 5ecientemente para el caso de los documentos de gestin municipales la 4cina;nticorrupcin de la Aontralora 8eneral de la 5epblica public la irectiva


6/48


356 es 5n archivo7

#n forma integral se dene el archivo, como agrupacin o con!unto, otra caractersticaimportante es que e"iste organiacin,9erar:5,a, f5nciones0 com;etencias, tem


7/48


;rchivo electrnico1 $istema de gestin de documentos que lleva implcito en sutratamiento y recuperacin un medio electrnico o informtico, en cualquiera de susvariantes. Kienen cabida tanto imgenes digitales como otro tipo de documentos,particularmente los que utili-an el formato de caracteres ;$A66, despus de someter unchero digital a 4A5&, documentos directamente elaborados en un procesador de te"tos oeditados en html, sgml, "ml, o tecnologas especcas como el sistema A4L) . #s por

tanto un concepto ms global y ms adecuado para denir las mltiples posibilidades yvariables de este nuevo entorno tecnolgico.e esta forma un archivo en esencia debe tener presente la organi-acin (ordenamiento yclasicacin+, $in ello no podemos entender sus funciones, necesidades, divisiones y porconsiguiente su racionali-acin. e esta forma para que se pueda hablar de archivo, losdocumentos han de estar organi-ados y su informacin recuperable para su uso&)

#l trmino archivo tan diverso y a veces confuso, tiene terminolgicamente triple concepto(signicado+, contamos como primer trmino, el archivo que dene1

&. #l contenido documental que genera uno varios productores en el mbito de sus funciones.Por e!emplo alguna entidad, que gestiona y genera o produce documentos con un

propsito, posee un productor general que es la propia entidad y una serie desubdivisiones que de acuerdo a su naturale-a llamaremos Rsecciones documentalesSresultado de asuntos principales, funciones especcas o generales que se orientan alpropsito principal de la entidad. #n otra acepcin, un archivo es la dependencia o entidadque custodia informacin y en otro archivo es la unidad o e"presin mnima de informacindocumental. #l concepto de archivo ha sido ob!eto de muchas deniciones, tantas comoarchiveros (Ceredia, )*&&, ?I+,

7na de las primeras nociones que conocemos de archivo es la que aporta Qermn ;bella,(&JHH+, quien no limita al archivo Tcomo slo la reunin o con!unto de papeles,documentos, libros y registros de una ocina, corporacin o casa particular cuando estn

metdicamente ordenados, sino tambin al lugar en el que se conservan y custodian paraque sirvan de consultaT.

#s decir, se reere al con!unto organi-ado de documentos que prestan servicio y tambindel lugar en el que se conservan. ;hora el archivo se genera en forma ine"cusable de estamanera se genera en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada,en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y losrecibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia,como testimonio e informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sussucesores.&>

#n nuestro pas, la visin es contrastable con la gestin documental, incluso con laaprobacin de 9etodologa de $implicacin ;dministrativa (ecreto $upremo


8/48


documentos o e"pedientes@ de esta forma detectar si se archivan demasiados documentoso e"pedientes, para sugerir y anali-ar si realmente es necesario solicitar documentos(requisitos+ o elaborar documentos (trmites+. #s decir la racionali-acin de la creacin deldocumento, la e"istencia de los archivos, depende de ello.

e esta forma el trmino archivo subyace a nivel estatal al de Patrimonio Aultural y msespeccamente al de Patrimonio Aultural ;rchivstico, denido como

con!unto de documentos de cualquier poca, manifestada en todas sus e"presiones, enlengua!e natural y cualquier e"presin graca, sonora o en imagen, recogidas tanto ensoporte convencional o informtico, generados yNo recibidos en cumplimiento de lascompetencias y actividades de las entidades pblicas o privadas del mbito nacional. Losdocumentos cuya procedencia institucional se haya perdido o pertenecen a personasnaturales, formarn series fcticas (articiales+ o colecciones, segn sea el caso. &?

Pero volviendo al concepto de archivo, se ha utili-ado el trmino archivo para denir uncon!unto organi-ado de documentos, el lugar donde se conservan y la institucin que losgestiona. #ntender como archivo el espacio fsico, es decir el continente, tiene cada ve-menos defensores pues la mayora de los autores preeren utili-ar en la actualidad en sulugar e"presiones como repositorios, depsitos o centros de archivo. #ste Aon!untoorgnico de documentos que se acumulan en el proceso de una gestin administrativa,reali-ada por una persona o institucin pblica o privada, que se conserva respetando suprocedencia y orden originales, para servir de testimonio e informacin o como fuente parala historia. &=

#n el Per tambin es tpico conocer el trmino microarchivo, que corresponde aldocumento electrnico propiamente. ;s el ecreto Legislativo


9/48


Aada una de estas funciones involucra una multiplicidad de actividades y tareas, queconceptualmente han variado con el paso del tiempo y que el personal a cargo de losdocumentos tiene que reali-ar. &J

$e cuenta con distintos tipos de repositorios de documentos que comprueban que e"istendocumentos ba!o custodia. &G

e esta forma si se consulta a cualquier persona sobre la utilidad de un archivo, statendr una idea ms o menos vaga, asociada al concepto de Tpapeles vie!os ypolvorientos, en el me!or de los casos, al de Talguna cosa similar a una bibliotecaT.e esta forma las equivocaciones se encuentran V hay que maravillarse verdaderamentedel escaso conocimiento general en temas de archivos, si se considera que sin el archivo,sin la TmemoriaT, no e"istira una sociedad organi-ada1 es ms, si queremos avan-ar ms,podemos decir que sin la memoria no e"istira la vida, por lo menos como nosotros laconocemos. )*

#n ese sentido se ha confundido muchas veces al archivo con la biblioteca y debemosdiferenciar en torno que las bibliotecas se encargan de compilar y de conservar, paraofrecerlas a la lectura, obras que son el producto de una actividad intelectual que se basta

a s misma. Aon ello, el bibliotecario escoge los libros en funcin de las necesidades o delos gustos del pblico que frecuenta su establecimiento. ;nlogas son las preocupacionesde los documentalistas, cuya labor estriba principalmente en la compilacin, que sepropone ser e"haustiva, y en la seleccin de informaciones, con miras a atendernecesidades actuales o previsibles respecto al uso de la documentacin. Lo que cuenta esla utili-acin que se prev en un campo denido@ se trata de preocupaciones limitadas y acorto pla-o.La funcin de los archivos es muy distinta y no ha de!ado de ampliarse a lo largo de lossiglos. ;l principio brindaban servicios de cancillera1 eran los custodios de los ttulos y delos derechos del #stado. 9uy pronto pasaron a ser tambin, por una evolucin 9gica, lamemoria de las instituciones y los custodios de los documentos capitales de su historia.

Coy en da, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferacin de documentos de todotipo, tienen una nueva misin. #n efecto, cuanto ms aumenta la masa de documentos

&H 5ecientemente la 'iblioteca + 6bdem Pg. &I.

&G 9ediante la Ley **>= se regula el repositorio nacional digital de ciencia, tecnologae innovacin lugar donde se mantiene informacin digital resultado de la produccin enciencia, tecnologa e innovacin (libros, publicaciones, artculos de revistas especiali-adas,traba!os tcnicos cientcos, programas informticos, datos procesados y estadsticas demonitoreo, tesis acadmicas y similares+, lo que no se dene que esta informacin esresultado de una actividad.

)* L('(LI&I $lio =1>88?el problema fundamental de la archivstica1 La naturale-a y elordenamiento del archivo. #n ;rchivstica, 9aterial de enseDan-a de la Qacultad de Letras y

Aiencias Cumanas. P7AP. Lima. Pg. >*

;yacucho, de 48


10/48


orgnicamente producidos por un servicio administrativo, tanto ms se eleva la proporcinde los documentas carentes de signicacin histrica. #sa masa intil no solamenterepresenta una pesada carga sino que adems inunda en cierto sentido los documentosque s tienen valor histrico.)&

Para el caso por e!emplo de los archivos colombianos la funcin de los archivos buscaunicar criterios sobre1 mtodos de organi-acin de los fondos documentales, $istemas decodicacin y clasicacin usados dentro de la ireccin de incorporacin, creacin demecanismos de accin que propenden a la conservacin documental, y el mantenimiento yseguridad de los fondos documentales. ))

$i tenemos que referenciar el traba!o archivstico tenemos que remontarnos al pasado esas que la suerte de los archivos ha corrido una suerte aciaga o que ha pasado por unasuerte de desmembramiento, destruccin y en muchos casos prcticas que han caladoenormemente en la falta de sentido de pertenencia propio de una mentalidad arcaica.8. Lohmann ()***1&>H+ seDala que como inicio de la gesta de archivos en el Per tenemosa inicios de siglo :W66 al secretario del 9arqus de 9ontesclaros, don $ancho de $alinas ome!or dicho $ancho de Ardoba y $alinas ('uenaventura de $alinas+ cuDado de ;lonsoQernnde- de Ardoba $ecretario 9ayor de 8obernacin del Wirreinato. Euien con el apoyo

de dos amanuenses logr que lo que antes fuera un confuso laberinto con solo el nombrede archivo, qued tan claro y distinto por tiempos aDos y materias que el papel que no sehallaba ni en cuatro meses daban despus con l en un da.)>

Warias de las caractersticas de la conservacin de nuestros documentos se relacionan conla sobrevivencia a varios sucesos aciagos.)?

)& '$LMA0 Gr5no =1>>8?D Introd5ccin a la .lanicacin de los archivos #n;rchivstica, 9aterial de enseDan-a de la Qacultad de Letras y Aiencias Cumanas. P7AP.Lima. Pg. >*

)) .(LICA &ACI(&AL '$ C(L(MGIA ="1+?Aartilla de del Programa deAontrol ocumental

)> $eDala 'uenaventura de $alinasque este servicio al virreinato acab por determinar elcamino que deba escoger en la vida2%inalmente vine a conocer en aquel &rchivo, y0ouierno de las 3ndias que 1ios me yba disponiendo, con los clar'simos exemplos de lapiedad, y zelo de tan santos reyes. y darme aquella alta, y secreta voz de su vocacineterna, con que me au'a de traer a la 4eli"in de mi serco

)? como los sismos ocurridos en nuestro pas, de los que se tiene registro elterremoto del &> de noviembre de &I==, que destruy el palacio virreinal, msadelante el )J de octubre de &H?I que destruy todas las ocinas de laadministracin virreinal #n &JI= la comisin present los resultados del inventariode los documentos e"istentes en ese lugar1 cerca de mil lega!os que contenan)*,*** cuadernos. ; pesar del avance del proceso de inventario el Presidente9ariano 6gnacio Prado decidi suprimir el archivo nacional por causar gastos alerario nacional, adems dispuso el traslado de los papeles al local de la bibliotecanacional. #l gobierno de os 'alta restaur la vigencia de la ley de &JI& y mand

elaborar un nuevo reglamento para el archivo nacional. Cacia &JHJ el inventariodel archivo mencionaba &,?*& lega!os y H)I libros. 9anuel 9ara 'ravo fue

;yacucho,


11/48


Aomo pas emancipado, los archivos de la $ecretara del Wirreinato y de la ;udiencia deLima, por mandato gubernamental, pasaron al Aonvento de $an ;gustn de esta capital, endonde quedaron en lamentable abandono hasta el aDo en que el 8ral. 9anuel de9endiburu 'onet (Lima, )* de octubre de &J*= F )& de enero de &JJ=+, consigui delgobierno del 8eneral #chenique la e"pedicin del ecreto $upremo &? de setiembre de

&J=G

)=

disponiendo el establecimiento de un ;rchivo


12/48


#stablecer los lineamientos de poltica nacional en materia de archivos@

6mpulsar el desarrollo del $istema


13/48


las entidades. )H#l ;rchivo 8eneral es instituido como rgano o ente rector y central del$istema, dotado de facultades normativas en materia de archivos y documentos yfacultades sancionadoras para hacer cumplir las disposiciones e"istentes. #l sistema dearchivos se encuentra compuesto por el ;rchivo 8eneral de la


14/48


consulta mediante la funcin de servicio que reali-a todo archivo. referida a todos losdocumentos que conforman el Patrimonio ocumental de la I

)G .R$I'$&CIA '$L C(&$B( '$ MI&I!R( =""? #l ;rt, &='M Ley


15/48


servicio del #stado, identicando a las mismas, independientemente de ladenominacin que reciban aquellos o el rgimen !urdico que los regule.

h. #l registro de visitas en lnea de las entidades de la ;dministracin Pblica.

i. Los enlaces a otros registros en lnea sobre informacin pblica, entre ellos, elcorrespondiente al 5egistro de 6nformacin sobre 4bras Pblicas del #stado F6


16/48


&&. 9antener la informacin disponible para los usuarios internos y e"ternos, previorequerimiento de los mismos, sea por trmites regulados en la entidad (K7P;+ transparencia en la gestin pblica.>)

&). 5egistrar la informacin que ingresa y egresa en la ocina, para que el derecho a lainformacin pueda e!ercerse a plenitud. #n ningn caso la entidad de la ;dministracinPblica podr destruir la informacin (vigencia administrativa+ que posea. >>

&>. Aontar con un responsable de la custodia, servicio y control de los documentos que generaen el e!ercicio de sus funciones.

&?. #l ;rchivo de 8estin debe mantenerse ordenado, limpio y bien ubicado, no puede estar enel piso, en ca!as de cartn, en a-oteas, en paquetes o apilado en sillas, mesas, etc.

&=. 9onitorear los prstamos e informacin brindada a los usuarios del rea (internos+, otrasreas y entidades pblicas, privadas, clientes o pblico en general (e"ternos+.

&I.'rindar informacin sobre el contenido documental a las auditoras. #n ese sentido las


17/48


&G. Los encargados de los archivos de gestin tienen el derecho a1a. 5ecibir la debida capacitacin tcnica y certicacin correspondiente. (;rt. IM.> Ley


18/48


y estn constituidos cuando la comple!idad de funciones, niveles de especiali-acin yubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo requieran.

&. 'sicamente en los archivos de gestin los responsables y el personal de apoyo, debebuscar salvaguardar los documentos que custodian, sin embargo aprender tambin adiscriminar o distinguir los documentos de apoyo informativo.

). #l responsable del ;rchivo de 8estin yNo $ecretarial deber formular y proponer y brindarel nombre de las $RI$ '(C)M$&!AL$correspondientes a su unidad orgnica, lasmismas que entregar al archivo central para conocimiento y proyeccin.

>. #l responsable del archivo de gestin deber ordenar los documentos que conforman cada$#56# 4A79#


19/48


estanteras, armarios o mobiliario adecuado, de cuerdo al cuadro de Alasicacin de $eriesocumentales. Para este punto se tendr en cuenta la irectiva


20/48


$L '(C)M$&!( '$ ARCHIV(#l documento de archivo es3)$ (& L( ARCHIV(7Los ;rchivos son centros de concentracin de documentos y de informacinvaliosa para el desarrollo de las actividades y procedimientos funcionales y

administrativos propios de una gestin, con la in%uencia de nuevos esquemas ytratamiento documental se encuentran supeditados a un marco normativo,procesal y conocimientos que permiten disponer de la informacin necesaria,suciente y utilitario para alcan-ar los nes organi-acionales.Los archivos pblicos tienen como precepto fundamental para su constitucin laaccesibilidad, en ello se debe concebir que el acceso a la informacin orientadahacia el registro constituyndose como evidencia de decisiones y acciones aefectos de responsabilidad y memoria, constituidos en los documentos de archivo.e esta forma velar porque la informacin del documento de archivo se presentecon1

;utenticidad1 #l documento es autntico cuando se puede probar1 es decir probarque es lo que arma@ identicando a la persona que lo ha creado o enviado@ y queha sido elaborado y enviado en el momento que se arma.

Qiabilidad1 #l documento es able cuando el contenido puede ser considerado unarepresentacin completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos de losque da testimonio.

6ntegridad1 esta caracterstica del documento corresponde cuando est completo oes inalterado. #s necesario que un documento est protegido contramodicaciones no autori-adas.

isponibilidad1 7n documento disponible es aquel que puede ser locali-ado,recuperado, presentado e interpretado. (5K; )*&?1H+ >H

#$!I%& '(C)M$&!AL

&(RMA '$L I!$MA &ACI(&AL '$ ARCHIV(7n paso importante para conocer si realmente e"iste desarrollo en laestructuracin de nuestros archivos es la presencia de una legislacin en nuestropas. $egn 9illar, L ()**>1 &+ #l paso de acceso a la legislacin de informacin enun pas es a menudo visto como una seDal de un cambio desde una cultura desecretismo y ocultacin hacia una cultura de apertura y transparencia. Las leyesde acceso estn diseDadas para promover la rendicin de cuentas y latransparencia en el gobierno por ofrecer a los ciudadanos un derecho legalmente

e"igible para obtener informacin completa y precisa sobre las actividades y

>H 5ed de Kransparencia y ;cceso a la 6nformacin ()*&?+. 8*)N*&N8 irectrices B ;cceso

a los documentos pblicos. Wersin &.*. 9adrid.

;yacucho,


21/48


decisiones de su gobierno.>J#n el Per e"isten distintos niveles de legislacin ynormas que rigen los destinos y acciones en los archivos. ;s tenemos1Art "1 de la Constit5cin .ol,tica del .er/Los yacimientos y restos arqueolgicos, construcciones, monumentos, lugares,documentos bibliogrcos y de archivo, ob!etos artsticos y testimonios de valor histrico,

e"presamente declarados bienes culturales y provisionalmente los que se presumen comotales, son patrimonio cultural de la


22/48


parte integrante del mismo por el ;rchivo 8eneral de la F #n el trmino de noventa das contados a partir de la vigencia del presente5eglamento, las reparticiones y organismos del $ector Pblico


23/48


$l art,c5lo "+ del Cdigo .enal !I!)L( VIII '$LI!( C(&!RA $L .A!RIM(&I(C)L!)RAL CA.I!)L( )&IC(0 '$LI!( C(&!RA L( GI$&$ C)L!)RAL$0#l que destruye, altera, e"trae del pas o comerciali-a, sin autori-acin, bienes culturalespreviamente declarados como tales, distintos a los de la poca prehispnica, o no losretorna al pas de conformidad con la autori-acin que le fue concedida, ser reprimido conpena privativa de libertad no menor de dos ni mayor de cinco aDos y con noventa a cientoochenta dasFmulta.$l art,c5lo 4+ del Cdigo .enal0 !I!)L( KIK '$LI!( C(&!RA LA $ .)GLICA0CA.I!)L( I0 ALIICACI(& '$ '(C)M$&!( $& #$&$RAL $obre supresin,destruccin u ocultamiento de documentos dispone1#l que suprime, destruye u oculta un documento, en todo o en parte de modo que puedaresultar per!uicio para otro, ser reprimido con la pena seDalada en los artculos ?)H y?)J, segn sea el caso. La destruccin de documentos sin autori-acin del ;8< quedacomprendida en el referido artculo. #n la destruccin de documentos de los archivospblicos, siempre ser afectada la sociedad en general y el titular del documento enparticular.Le- & "8">E Le- #eneral del .atrimonio C5lt5ral de la &acin0

;rtculo ) Ktulo Preliminar $e entiende por bien integrante del Patrimonio Aultural de laM Ktulo Preliminar $e presume que tienen la condicin de bienes integrantes delPatrimonio Aultural de la


24/48


medidas administrativas necesarias para la proteccin, conservacin y difusin de losbienes integrantes del Patrimonio Aultural de la


25/48


bien sobre el que la e"tincin de la condicin de bien cultural ha operado. #stos bienes sesu!etan a las normas legales ordinarias.;rtculo ?G.F 6nspeccin de bienes culturales muebles #s obligacin del propietario oposeedor de bienes culturales muebles, ya sean stos declarados o sobre los que opere lapresuncin a que se reere el artculo 66 y 666 del Ktulo Preliminar de la Ley, permitir a losinspectores y personal de los organismos competentes, debidamente acreditados, lasupervisin de los bienes de su propiedad cuando as haya sido solicitado con unaanticipacin no menor de > das. #n caso de urgencia, declarada por el organismocompetente, o a solicitud del 9inisterio Pblico, no se requerir de solicitud previa alpropietario o poseedor.;rtculo =*.F #!ecucin de conservacin necesaria Los organismos competentes podrnordenar al propietario de bienes culturales muebles, la e!ecucin de labores que impidan eldeterioro de los mismos.;rtculo =&.F Kraslado de bienes culturales #st permitido el traslado de bienes culturalesmuebles dentro del territorio nacional. icho traslado deber ser comunicado previamentea la sede del organismo competente del lugar donde se encuentran tales bienes,indicndose el lugar de destino y las medidas de seguridad que se adoptarn para

salvaguardar su integridad. Auando los bienes lleguen a su lugar de destino, debercomunicarse tal hecho al organismo competente del lugar en el pla-o de dos das, para lavericacin del estado de conservacin de los mismos. #l organismo competenteconsignar el traslado del bien en el registro administrativo correspondiente, ya sea que setrate de un traslado temporal o denitivo.;rtculo =).F enegatoria de traslado de bienes culturales #l organismo competente slopodr denegar el traslado de un bien cultural en los casos en que el estado deconservacin del mismo presente un grado de deterioro tal que impida su traslado acualquier otro lugar, o cuando las medidas para salvaguardar su integridad no seanadecuadas, pudiendo requerirse al propietario o a quien traslade los bienes laimplementacin de medidas de seguridad adicionales.

Art,c5lo E>J .atrimonio C5lt5ral Archiv,stico0 $s el con95nto de doc5mentos dec5al:5ier 6;oca0 manifestada en todas s5s eO;resiones0 en leng5a9e nat5ral -c5al:5ier eO;resin graca0 sonora o en imagen0 recogidas tanto en so;orteconvencional o inform


26/48


isposicin complementaria nica.F Las entidades competentes1 6nstituto "JB) Reglamento de la Le- & "2+"+;rtculo &M.F #l $istema


27/48


pblica o privada en el e!ercicio de su actividad y cualquier otro que se genere comoresultado del avance tecnolgico.;rtculo J.F #l $istema


28/48


;rtculo >?.F #ntindase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para laconsulta mediante la funcin de servicio que reali-a todo archivo.;rtculo >=.F La accesibilidad a la informacin est referida a todos los documentos queconforman el Patrimonio ocumental de la I.F Kodos los documentos que custodian los archivos integrantes del $istema


29/48


una institucin pblica descentrali-ada de nivel central ([+, por lo cual es la entidadencargada de proponer y, en su caso, e!ecutar la poltica de defensa, conservacin,registro, archivo e incremento del patrimonio documental de la


30/48


innecesarios por los organismos del sector pblico y de las entidades del sector privado enlos que el #stado tenga capital accionario.e acuerdo al ecreto $upremo FPA9 que aprueba la Poltica


31/48


ocumental se har en presencia de un funcionario designado por el ;rchivo 8eneral de la


32/48


legales. #stos medios han de ser archivados, me!ores condiciones de seguridaddocumentos en papel. $iempre que las disposiciones legales e"i!an la conservacin dedocumentos y archivos por cierto pla-o o hasta un trmino seDalado, se entiende que talobligacin puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformasobtenidos conforme a esta Ley. La fecha en que el documento fue micro grabado, que

consta en el acta de cierre de la grabacin, e"tendida por quien da fe de ella, se reputacomo fecha cierta.#l ;rtculo = del ecreto Legislativo


33/48


pasivo, se proceder a su destruccin selectiva, para aquellos casos con episodios dehospitali-acin y destruccin total para aquellos casos que slo tengan consultas e"ternas.Para el caso de la depuracin selectiva se conservar de manera denitiva en formaoriginal o en medio magntico los siguientes formatos1 Co!as de consentimiento informado,Co!as de retiro voluntaria, 6nformes quirrgicos yNo registros de parto, 6nformes de

anestesia, informes de e"ploraciones complementarias, epicrisis, informes de necropsia,ho!a de evolucin y de planicacin de cuidados de enfermera, el proceso de destruccinparcial o selectiva de Cistorias, Alnicas del primer nivel, deber ser avalado por el Aomitde Cistorias Alnicas de la ireccin 5egional de $alud, para el 6 nivel, y para los niveles 66 y666 por el Aomit de Cistorias Alnicas del Cospital. 5egistrando este acuerdo en un ;cta, ascomo la lista de Cistorias Alnicas depuradas. #n caso de que los pacientes demandenatencin de salud posterior a la destruccin de su historia clnica, los formatos conservadossern los documentos que reinicien su Cistoria Alnica manteniendo el nmero asignadooriginalmente.#l ;rtculo &HM de la Ley


34/48


#n concordancia con lo anterior, el artculo = del ecreto Ley )=GJJ, Ley de5acionali-acin del $istema Kributario


35/48


econmico de una empresa de persona natural o !urdica, el ue- nombrar uno o msinterventores informadores, seDalndoles el lapso durante el cual deben vericardirectamente la situacin econmica del negocio afectado y las fechas en que informarnal ue-.el mismo modo cuando del anlisis de la informacin proveniente de las declaracionesdel propio deudor o de terceros o de los libros, registros o documentos que la $7


36/48


debe proteger los datos de toda persona a n de evitar la manipulacin indebida de losmismos, no debiendo confundirse dicho atributo con el derecho a la intimidad, personal ofamiliar, ya que mientras esta ltima se reere a los aspectos propios de la vida afectiva,conyugal y se"ual, el derecho a la autodeterminacin informativa busca garanti-ar lafacultad de todo individuo de poder preservar sus propios datos e!erciendo un control en el

registro, uso y revelacin de los mismos. #l derecho a la autodeterminacin informativatambin garanti-a que una persona pueda hacer uso de la informacin privada que e"istasobre l, ya sea que sta se encuentre almacenada o en disposicin de entidades pblicaso de carcter privado. #n ese sentido, parece ra-onable armar que una persona tienederecho a obtener copia de la informacin particular que le concierne, al margen de si stase encuentra disponible en una entidad pblica o privada. 9ediante el #:P. H??*F)**=FPCNKA uan de ios 4livares Korres contra Aorte $uperior de usticia de Cuaura, del*H.&).)**=, #l Kribunal Aonstitucional seDala adems que no se puede denegarinformacin por el hecho de que la misma no obre en los archivos, encontrndose obligadala entidad a un mnimo comportamiento diligente y respetuoso del derecho fundamentalque e!erce quien as lo requiere, indicando, ba!o responsabilidad, qu entidad posee lainformacin por haberla procesado o por ser de conocimiento pblico donde se encuentra.#l Kribunal Aonstitucional #"p.


37/48


rgimen !urdico, y e!erciendo potestades pblicas conducen el inicio, la instruccin, lasustanciacin, la resolucin, la e!ecucin, o que de otro modo participan en la gestin delos procedimientos administrativos.#l inc I.I.>. ;rchivo y Aonservacin e 6nformacin, de la irectiva 8eneral


38/48


cobran-a podra devenir en infructuosa, antes de iniciado el Procedimiento de Aobran-aAoactiva, la ;dministracin a n de asegurar el pago de la deuda tributaria, y de acuerdo alas normas del presente Adigo, podr trabar medidas cautelares por la suma que bastepara satisfacer dicha deuda, inclusive cuando sta no sea e"igible coactivamente. Paraestos efectos, se entender que el deudor tributario tiene un comportamiento que amerita

trabar una medida cautelar previa, cuando incurra en cualquiera de los siguientessupuestos1 ([+ d+ estruir u ocultar total o parcialmente los libros o registros decontabilidad u otros libros o registros e"igidos por las normas tributarias u otros libros oregistros e"igidos por ley o los documentos relacionados con la tributacin@9ediante la $entencia del Kribunal Aonstitucional del &G.*>.)*&> ($egunda $ala delKribunal Aonstitucional+ a la demanda e"presada mediante e"pediente. )*HF)*&)FPCNKA, L69; L6'4564 ZLW;5#U 9756LL4, se ha e"puesto sobre el principio de laautodeterminacin informativa mediante el cual se busca proteger a la persona en smisma, no nicamente en los derechos que conciernen a su esfera personalsima, sino a lapersona en la totalidad de mbitos@ por tanto, no puede identicarse con el derecho a laintimidad, personal o familiar, ya que mientras ste protege el derecho a la vida privada, elderecho a la autodeterminacin informativa busca garanti-ar la facultad de todo individuode poder preservarla e!erciendo un control en el registro, uso y revelacin de los datos quele conciernen. #n este orden de ideas, el derecho a la autodeterminacin informativaprotege al titular del mismo frente a posibles abusos o riesgos derivados de la utili-acinde los datos, brindando al titular afectado la posibilidad de lograr la e"clusin de los datosque considera RsensiblesS y que no deben ser ob!eto de difusin ni de registro@ as como leotorga la facultad de poder oponerse a la transmisin y difusin de los mismos.#n otra accin constitucional por e!emplo el hbeas data procede en defensa de losderechos constitucionales reconocidos por los incisos =+ y I+ del artculo ) de laAonstitucin. #n consecuencia, toda persona puede acudir a dicho proceso para1 &+;cceder a informacin que obre en poder de cualquier entidad pblica, ya se trate de laque generen, produ-can, procesen o posean, incluida la que obra en e"pedientes

terminados o en trmite, estudios, dictmenes, opiniones, datos estadsticos, informestcnicos y cualquier otro documento que la administracin pblica tenga en su poder,cualquiera que sea la forma de e"presin, ya sea grca, sonora, visual, electromagnticao que obre en cualquier otro tipo de soporte material. )+ Aonocer, actuali-ar, incluir ysuprimir o recticar la informacin o datos referidos a su persona que se encuentrenalmacenados o registrados en forma manual, mecnica o informtica, en archivos, bancosde datos o registros de entidades pblicas o de instituciones privadas que brinden servicioo acceso a terceros. ;simismo, a hacer suprimir o impedir que se suministren datos oinformaciones de carcter sensible o privado que afecten derechos constitucionales. ;rt.I&.& y I&.) del Adigo Procesal Aonstitucional, Ley H. Por otra parte en sentencia$egn el +, por lo que no se encuentra dentrodel campo del derecho de acceso a la informacin pblica, conforme a la e"cepcinseDalada por el citado inciso = del artculo &HM del Ke"to nico 4rdenado de la Ley deKransparencia y ;cceso a la 6nformacin Pblica.

e acuerdo al ;rtculo &I del ecreto Legislativo


39/48


una ve- incorporadas sus microformas a los correspondientes microarhivos. $e prohbe laincineracin. Koda persona, antes de eliminar los originales de la documentacin que hasido micrograbada, tiene la obligacin de seleccionar, separar y conservar aquellas pie-asque tengan valor histrico o cultural. Para este efecto, antes de proceder a la eliminacinde un lote de documentos, lo avisar por escrito al director del archivo regional o local,

ad!untando un catlogo de aqullos. #l director, en un pla-o de tres meses, puede seDalarqu documentos deben ser entregados al archivo. #l propietario de ellos puede oponerse siconsidera que son documentos condenciales cuya publicidad puede per!udicarlo. Wencidoel pla-o, podr disponer de los documentos, salvo de los seDalados como histricos por eldirector del archivo. e la misma forma el artculo &H indica que los cheques bancariospagados pueden ser devueltos a los clientes en forma mensual o peridica, previa marcaque los anule, sin los requisitos seDalados en este artculo ni su!ecin al pla-o indicado. Vtambin el artculo &J indica que lo dispuesto en este captulo (de la ley+ no impideeliminar o devolver a los clientes los documentos cuya conservacin no sea obligatoriaconforme a ley.

Para el acceso a la informacin y conservacin de los documentos se contempla lo

seDalado en el artculo &* de la Ley 4rgnica del Poder udicial (ecreto $upremo F7$+, referente al Principio de Publicidad. $eDala que toda actuacin !udicial es pblica,con las e"cepciones que la Aonstitucin y las leyes autori-an. Kienen el mismo carcter losregistros, archivos y copias de los actuados !udiciales fenecidos que se conserven, deacuerdo a ley. Aualquier persona debidamente identicada puede acceder a los mismospara solicitar su estudio o copia certicada, con las restricciones y requisitos que establecela ley. Aualquier decisin !udicial, recada en un proceso fenecido, puede ser ob!eto deanlisis y crtica, con las limitaciones que e"presamente la ley seDala. Kodas las sentenciasemitidas por los !ueces se publican en la pgina Xeb del Poder udicial, ba!oresponsabilidad de la Aorte $uprema yNo de las Aortes $uperiores, segn corresponda. Los!ueces tienen el deber de remitir sus sentencias a los rganos correspondientes en tiempo

oportuno.TAon respecto al acuerdo si la partida de matrimonio religioso es o no documento idneopara acreditar la e"istencia de la posesin constante de estado, respecto a lo cual elKribunal Aonstitucional a travs de la sentencia del #"pediente


40/48


ordenado cronolgicamente@ salvo en los casos de operaciones de e"portacin en loscuales la segunda copia ser entregada a la $uperintendencia


41/48


demandado que posee, administra o mane!a el archivo, registro o banco de datos, laremisin de la informacin concerniente al reclamante@ as como solicitar informes sobre elsoporte tcnico de datos, documentacin de base relativa a la recoleccin y cualquier otroaspecto que resulte conducente a la resolucin de la causa que estime conveniente. Laresolucin deber contener un pla-o m"imo de tres das tiles para dar cumplimiento al

requerimiento e"presado por el ue-.#l ;rtculo &G) del Adigo Procesal Aivil seDala que son medios de prueba tpicos1 &. Ladeclaracin de parte@ ). La declaracin de testigos@ >. Los documentos@ ?. La pericia@ y =.La inspeccin !udicial.#l ;rtculo &I&M del cdigo penal seDala que el que abre, indebidamente, una carta, unpliego, telegrama, radiograma, despacho telefnico u otro documento de naturale-aanloga, que no le est dirigido, o se apodera indebidamente de alguno de estosdocumentos, aunque no est cerrado, ser reprimido con pena privativa de libertad nomayor de dos aDos y con sesenta a noventa dasFmulta. Por otra parte el T;rtculo >&?.F5esponsabilidad de funcionario pblico, seDala que por otorgamiento ilegal de derechosaquel servidor pblico que sin observar leyes, reglamentos, estndares ambientalesvigentes se pronuncia favorablemente en informes u otro documento de gestin sobre el

otorgamiento, renovacin o cancelacin de autori-acin, licencia, concesin, permiso uotro derecho habilitante en favor de la obra o actividad a que se reere el presente Ktulo,ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de cuatro aDos ni mayor de sieteaDos, e inhabilitacin de un aDo a siete aDos conforme al artculo >I incisos &, ) y ?e acuerdo al artculo >&?F'.F 5esponsabilidad por informacin falsa contenida eninformes, #l que, conociendo o pudiendo presumir la falsedad o la ine"actitud, suscriba,realice, inserte o hace insertar al procedimiento administrativo, estudios, evaluaciones,auditoras ambientales, planes de mane!o forestal, solicitudes u otro documento de gestinforestal, e"igido conforme a ley, en los que se incorpore o avale informacin falsa oine"acta, ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de cuatro aDos ni mayorde seis aDos, e inhabilitacin de uno a seis aDos, conforme al inciso ) y ? del artculo >I.

ser reprimido con la misma pena todo aquel que, hace uso de un documento privado falsoo falsicado o conteniendo informacin falsa como si fuese legtimo, con nes de evadir losprocedimientos de control y scali-acin en materia forestal y de fauna silvestre relativosal presente Ktulo, incluyendo los controles tributarios, aduaneros y otros. #l presente te"tose encuentra e"preso en el ecreto Legislativo H, publicado el )I.$et.)*&=$obre la conservacin de documentos e"iste el artculo >=G.F ;tentados contra el derechode sufragio, de esta forma ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de dosni mayor de ocho aDos el que, con propsito de impedir o alterar el resultado de unproceso o favorecer o per!udicar a un candidato u organi-acin poltica, reali-a cualquierade las acciones siguientes1T &. 6nserta o hace insertar o suprime o hace suprimir,indebidamente, nombres en la formacin de un registro electoral. ). Qalsica o destruye,

de cualquier modo, en todo o en parte un registro electoral, libretas electorales o actas deescrutinio u oculta, retiene o hace desaparecer los documentos mencionados, de maneraque el hecho pueda dicultar la eleccin o falsear su resultado. >. $ustrae, destruye osustituye nforas utili-adas en una eleccin antes de reali-arse el escrutinio. ?. $ustrae,destruye o sustituye cdulas de sufragio que fueron depositadas por los electores. =.;ltera, de cualquier manera, el resultado de una eleccin o torna imposible la reali-acindel escrutinio. I. 5ecibe, siendo miembro de una mesa de sufragio, el voto de unciudadano no incluido en la lista de electores de esa mesa o recha-a in!usticadamente elvoto de un elector incluido en dicha lista. H. espo!a a un ciudadano, indebidamente, de sulibreta electoral o la retiene con el propsito de impedirle que sufrague. J. 5eali-a cambiode domicilio o induce a reali-arlo a una circunscripcin distinta al de su residencia habitual,

induciendo a error en la formacin del 5egistro #lectoral.S (


42/48


#l ;rtculo >H)M del Adigo Penal Peruano, sobre el ;tentado contra documentos que sirvende prueba en el proceso seDala que aquel que sustrae, oculta, cambia, destruye o inutili-aob!etos, registros o documentos destinados a servir de prueba ante la autoridadcompetente que sustancia un proceso, conados a la custodia de un funcionario o de otrapersona, ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de uno ni mayor de

cuatro aDos. $i la destruccin o inutili-acin es por culpa, la pena ser privativa de libertadno mayor de un aDo o prestacin de servicio comunitario de veinte a cuarenta !ornadas.e la misma forma el artculo ?)H del Aaptulo 6 Qalsicacin de ocumentos en general,del ttulo :6: elitos contra la fe pblica, del ecreto Legislativo = que promulga elAdigo Penal (Aoncordancias1 .$. =M seDala sobre documento pblico que es aquel otorgado porfuncionario pblico en e!ercicio de sus atribuciones@ y la escritura pblica y demsdocumentos otorgados ante o por notario pblico, segn la ley de la materia,adicionalmente cabe seDalar que la copia del documento pblico tiene el mismo valor que

el original, si est certicada por ;u"iliar !urisdiccional respectivo, notario pblico ofedatario, segn corresponda@ ms adelante en el artculo )>I $obre el documentoprivado la norma seDala que es el que no tiene las caractersticas del documento pblico,as la legali-acin o certicacin de un documento privado no lo convierte en pblico.$obre las cuestiones de inicio de la ecacia !urdica el artculo )?=M seDala como tal aquellapor la que un documento privado produce ecacia !urdica como tal en el proceso desde1 &.La muerte del otorgante@ ). La presentacin del documento ante funcionario pblico@ >. Lapresentacin del documento ante notario pblico, para que certique la fecha o legalice lasrmas@ ?. La difusin a travs de un medio pblico de fecha determinada o determinable@ y=. 4tros casos anlogos. #"cepcionalmente, el ue- puede considerar como fecha cierta laque haya sido determinada por medios tcnicos que le produ-can conviccin.#l ;rtculo )M del ecreto $upremo


43/48


procedimientos previstos en sus respectivos Ke"tos nicos de Procedimientos;dministrativos (K7P;+ estn obligados a comprobar mediante el sistema de muestreo laautenticidad y veracidad de las declaraciones, documentos, informaciones y traduccionespresentadas por los administrados.#l num =. de las disposiciones generales seDaladas en la irectiva *+das calendario@ en caso contrario, sern enviados al ;rchivo del 4$A# para su custodia porun pla-o de seis (I+ meses, luego de vencido el cual dichos documentos sern remitidos al;rchivo 8eneral de la


44/48


(rganiacin0 eleccin - $liminacin de'oc5mentosLos ;rchivos son de por si unidades organi-adas

e entiende ;or doc5mento a toda informacin registrada en c5al:5ier so;orte0

sea teOt5al0 cartogr


45/48


Aon el ingreso de la informtica en la gestin documental, algunas personasconsideran innecesaria la organi-acin de los documentos, pero eso es un error,en virtud que los documentos deben organi-arse fsica y lgicamente(virtualmente+ para disponer de la informacin nica y relacionada, acurdenseque el proceso de e"traer toda la informacin puede ser una labor tan dilatada en

tiempo que puede tomar mucho de este para concluir la ubicacin de cadadocumento. Por ello la organi-acin es imprescindible.

#mpecemos precisando que para organi-ar debemos seguir una secuencia1

6#


46/48


una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades yfunciones como productor. Por e!emplo

9unicipalidad istrital de Cuamanga Proyecto de Aooperacin para el esarrollo de la Aiencia y la Kecnologa ireccin 5egional de Kransportes

$CCI%& '(C)M$&!AL ( )G(&'(J #s la subdivisin del fondo, consistenteen un con!unto de documentos relacionados entre s que se corresponde con lassubdivisiones administrativas (o funcionales+ de la institucin u organismo que loorigina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geogrcas, cronolgicas,funcionales o similares de la propia documentacin. Auando el productor poseeuna estructura !errquica comple!a, cada subfondo tiene a su ve- tantos subfondoso subsecciones subordinadas como sean necesarias para re%e!ar los niveles de laestructura !errquica de la unidad administrativa primaria subordinada (


47/48


Los 4rganismos a los que la Aonstitucin Poltica del Per y las leyes coneren autonoma.Las dems entidades y organismos, proyectos y programas del #stado, cuyas actividadesse reali-an en virtud de potestades administrativas y, por tanto se consideran su!etas a lasnormas comunes de derecho pblico, salvo mandato e"preso de ley que las reera a otrorgimen@ y las personas !urdicas ba!o el rgimen privado que prestan servicios pblicos o

e!ercen funcin administrativa, en virtud de concesin, delegacin o autori-acin del#stado, conforme a la normativa de la materiaI'$&!IICACI%& '$ L( )G(&'( ( $CCI(&$ '(C)M$&!AL$

'sicamente para ello identicamos la estructura orgnica de una entidad, de esta formalos rganos y unidades orgnicas. Para ello empleamos el 5eglamento de 4rgani-acin yQuncionesI'$&!IICACI%& '$ LA $RI$ '(C)M$&!AL$

;qu empe-amos a distinguir a los documentos en sus distintas agrupaciones de acuerdo asu tipologa y asunto principal.&A " (R#A&IACI%& '$ '(C)M$&!(D

#l Yrgano de ;dministracin de ;rchivos en coordinacin con la 4cina de 5acionali-acin

o la que haga sus veces elaborarn la 8ua de 4rgani-acin de ocumentos de la6nstitucin de conformidad con las directivas que emita el ;rchivo 8eneral de la


48/48

4rgano de;dministracin de

;rchivos,esconcentrado

;rchivo 5egional delPer

;rchivo 8eneral dela

Documents

Gestion de Informacion y Archivos