Набавка средстава

(Procurement of supplies)

1. новембар 2010.

Циљеви обуке

● Упознати се са специфичностима уговора о набавци средстава

● Упознати се са главним актерима

● Упознати главне фазе у процесу уговарања

● Како припремити тендерску документацију

● Како изабрати најбољу понуду

● Како консултовати PRAG и EuropеAid вебсајт

2

Набавка средстава

● представља куповину, лизинг или изнајмљивање средстава

● уговор може да обухвати инсталирање, одржавање и обуку за

коришћење набављених средстава

3

Главни актери:

● Корисничка институција

● Добављач

● Овлашћени уговарач

4

Врсте уговора

Уговори о услугама

Техничка помоћ, надзор над радовима, обуке, студије

Уговори о набавкама

Опрема и материјал

Уговори о радовима

Инфраструктурни и инжењерски радови, пројекти очувања животне средине, градња

Грант шеме

Директно плаћање некомерцијалне природе које се обезбеђује организацијама које

спроводе пројекте са специфичним циљевима и активностима

5

Водеће начело

Конкурентна тендерска процедура

6

Основни принципи тендерских процедура ЕУ

● Фер надметање

● Транспарентност

● Најбољи квалитет за новац

● Принципи очувања животне средине

7

Општа правила за набавку средсатава

● Правило о пореклу робе:Државе чланице ЕУ (27 земаља), земље кориснице ИПА средстава (Tурска,

Хрватска, Македонија, Босна и Херцеговина, Албанија, Србија, Црна Гора), EEA

земље (Норвешка, Исланд, Швајцарска)

● Сукоб интереса:Припрема документације-понуда

● Принципи доделе:

Једнак третман и недискриминација понуђача

● Коришћење стандардне тендерске документације

8

Кључне фазе спровођења уговора о набавкама

● Припрема тендерске документације (зависи од величине уговора)

● Тендерска процедура (зависи од величине уговора)

● Испорука, инсталација, обука

● Прихватање

● Одржавање

9

Главне фазе тендерске процедуре

● Најава уговора (Individual contract forecast)

кратко указује на предмет тендера

● Позив за достављање понуда (Procurement notice)

обезбеђује потенцијалним понуђачима информације потребне за припрему понуде

● Крајњи рок за подношење пријава/додатне информације

зависи од вредности уговора

● Евалуација понуда

● Обавештавање изабраног понуђача

● Потписивање уговора

● Објављивае информација о изабраном понуђачу

10

НАБАВКА СРЕДСТАВА

≤ 10 000 Eur> 10 000 Eur

< 60 000 Eur

> 60 000 Eur

< 150 000 Eur≥ 150 000 Eur

Single tender

(princip jedne

ponude)

Competitive

negotiated

procedure

(konkurentni

postupak)

Local open procedure

(Otvoreni postupak u

zemlji)

International open

procedure(Medjunarodni

otvoreni postupak)

11

International open procedure (Међународни

отворени поступак)

● Поступак који се спроводи за уговоре вредније од 150 000 евра

● кораци у оквиру овог поступка:

1.Најава уговора (contract forecast ( минимум 30 дана пре позива))

2.Позив за понуде (procurement notice) (минимум 15 дана пре позива мора

бити достављен ЕК )

3. Достављање понуда (минимум 60 дана од објављивања позива)

4. Евалуација приспелих понуда

12

Local open procedure (Отворени поступак у

земљи)

● Поступак који се спроводи за уговоре вредности од 60.000 до

150.000 евра

● кораци у оквиру овог поступка:

1. Најава уговора (contract forecast ) није обавезна

2. Позив за понуде (procurement notice ) се објављује само у земљи (ЕК

објављује само референцу са линком)

3. Достављање понуда (минимум 30 дана од објављивања позива)

4. Евалуација приспелих понуда

13

Competitive negotiated procedure (поступак

конкурентних преговора)

● Поступак који се спроводи за уговоре вредности до 60 000 Евра

● кораци у оквиру овог поступка:

1.Овлашћени уговарач позове минимално 3 понуђача

2.Достављање понуде добављача (минимум 30 дана од позива)

3.Евалуација приспелих понуда

14

Single tender (принцип једне понуде)

● Поступак који се спроводи за уговоре вредности до 10.000 евра

● кораци у оквиру овог поступка:

1.Контактира се један понуђач

2.Рок зависи од одлуке Уговарача, препоручено 7 дана минимум

3.Евалуација приспеле понуде

15

Тендерски досије

● Упутства за понуђаче

● Нацрт уговора, посебни услови са анексима, техничка

спецификација

● Додатне информације

● Тендерски образац (Tender form)

16

Упутство за понуђаче

● Документ којим се дефинишу правила учествовања на тендеру са

доста административних информација (гаранције, документа)

● Критеријуми за евалуацију понуда

● Могуће информативе састанке и теренске обиласке

● Информације о подуговарању, валутацију понуде

17

Техничка спецификација

● Кључни документ у досијеу за набавку средстава

●Дефинише карактеристке и МИНИМАЛНИ квалитет предмета

набавке

● Садржи услове испоруке (инсталацију опреме, обуке, одржавање)

18

Техничка спецификација дефинишеa) ниво квалитета;

б) карактеристике у односу на животну средину;

в) где је могуће, критеријуме доступности за особе са посебним

потребама;

г) нивои и процедуре за процену усклађености;

д) спремност за употребу;

ђ) безбедност, упутство за употребу, терминологију, симболе,

методе тестирања, паковање, декларацију;

19

Annex II (+ III): Technical specification + Technical offer)

Contract title: SUPPLY of ..............

Publication reference: ……………..

1.

Item

No.

2.

Specifications

Required

3.

Specifications

Offered

4.

Notes, remarks,

ref to

documentation

5.

Evaluation

Committee’s

notes

1 Item name: [……………………………]

Quantity: [……]

[……………………………]

[……………………………]

2 Item name: [……………………………]

Quantity: [……]

[……………………………]

Техничка спецификација

Посебани случајеви:

ЛОТ-ови – набавка по партијама

Уговор о услугама за припрему ТС

Истраживање тржишта

Посебно дати информације о:

a) Сертификату о прихватању

б) Обукама

в) Гарантном периоду

г) Плаћању: провизорно + финално

д) PRAG-у

22

Понуда за уговор о набавкама

Техничка понуда:

•Детаљан опис робе у складу са техничком спецификацијом

•Даље погодности после куповине

•Опис обуке за коришћење средстава

Финансијска понуда:

•Цену за испоруку и инсталацију робе

•Услове за обезбеђивање обука

•Уговор о одржавању

Анекси и документи захтевани тендерским документом

23

ВЕЖБА

Евалуација (кроз Evaluation grid) на основу техничке

понуде

24

Критеријуми за селекцију

● Критеријуми подобности за учествовае

● Критеријуми финасијских и економских капацитета понуђача

● Критеријуми техничких и људских капацитета понуђача

25

Докази о финансијском и економском капацитету

(a) Адекватни докази из банке

(б) Докази у вези са последње две године пословања

(в) Докази о пословању на пројектима у последње три финансијске године

26

Комисија за евалуацију

● Комисија коју сачињавају: председник, секретар, непаран број

евалуатора са правом гласа

Председник комисије одговоран за координацију и рад комисије у складу са ПРАГ-ом.

Гарант је за спровођење основних принципа – конкурентност, транспарентност итд.

● Чланови комисије са правом гласа имају заједничку одговорност за

донету одлуку

● У комисији један члан са правом гласа представник корисничке

институције

27

Процес евалуације понуда

● Пријем и евидентирање понуда - све понуде морају да буду нумерисане

према времену пристизања

● Припремни састанак – пре отварања понуда

● Отварање понуда - Формална провера, (Tender opening report – summary of

tenders received)

● Евалуација техничке понуде

•Административна провера (Adm Compliance Grid)

•Техничка провера (Evaluation Grid) – Kriterijumi selekcije + TS

● Евалуација финансијске понуде

●Избор понуђача и закључак евалуационе комисије

28

Закључак комисије за евалуацију понуда

Комисија доноси закључак и предлаже понуђача за доделу уговора уз

поштовање следећих услова:

• Да понуда задовољава формалне захтеве

• Да је понуђена цена у оквиру предвиђеног буџета

• Да понуда задовољава минималне техничке услове задате у ТС

• Да је понуда најјефтинија

29

Грешке понуђача

�Неблаговременост

�Непотпуна документација

�Неусклађеност са формуларима из тендерске документације

�Недостатак оригиналних докумената или превода

�Непотписана документа

�Недостатак гаранција

�Финансијска понуда није у посебној коверти

30

Грешке понуђача

Специфичности уговора о набавци средстава

�Понуда није у складу са техничком спецификацијом�Порекло робе није у складу са правилом о пореклу�Правило о националности подизвођача није испоштовано

31

VEŽBA 2

�Odredite najbolju finansijsku ponudu za svaki lot:

�Kompanija A nudi 20% popusta ukoliko dobije lotove 1 i 3,

kompanija B 10% ukoliko dobije sva 3 lota, kompanija C ima

fiksnu cenu.

557060LOT 3

5040/LOT 2

708090LOT 1

C

rsd

B

rsd

A

rsd

Evaluation Of Financial Offers

Combination l: 72 + 40 + 48 = l60

Combination 2: 72 + 36 + 63 = l7l

Combination 3: 70 + 50 + 55, but since for the LOT 2 there is a cheaper price offered, the sum

becomes 70 + 40 + 55 = l65.

The Contracting Authority must chose combination l, awarding contracts for Lots l and 3 to company A and Lot 2 to company B for the initial price offered.

HOW TO EVALUATE LOTS

A B CRanking without

discount

LOT 1 90 80 70 Company C

LOT 2 not bidding 40 50 Company B

LOT 3 60 70 55 Company C

Company A Company B Company C

Discount 20% 10% no discount

LOT 1 72 72 70

LOT 2 not bidding 36 50

LOT 3 48 63 55

Discount in case more than one Lot awarded to the tenderer

Обустављање тендерске процедуре

Тендерска процедура се може обуставити у случају:

�Неадекватног квалитета понуда

�Када све понуде превазилазе максимални доступни буџет

�Изузетних случајева « force majeure »

�Откривених неправилности у процедури, посебно код нарушавања

принципа конкурентности

34

Прекид тендерске процедуре

У случају прекида тендерске процедуре овлашћени уговарач

‘’Contracting Authority’’ може да одлучи:

a) O отпочињању нове тендерске процедуре

b) O започињању преговора са потенцијалним добављачима који

испуњавају критеријуме за селекцију

c) Да одустане од уговарања

35

По завршетку процедуре

1) Изабрани понуђач мора да достави обновљену документацију у

складу са инструкцијама у тендерској документацији

2) Изабрани понуђач потписује уговор (Prefinancement payment)

2) Организује се састанак између уговорних страна

3)Обавезно се објављује избор понуђача

36