MEMO

Apa itu memo???

• Wacana bertulis (manual/elektronik) yang digunakan untuk perhubungan rasmi antara pekerja di dalam organisasi yang sama.

PENGENALAN

Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” yang bermaksud catatan atau peringatan. (Kamus Dewan Edisi Keempat)

Sejenis surat Ada sesetengah individu atau pegawaimembuat tanggapan negatif terhadapmemo

DEFINISI

BENTUK • Kaedah penulisan tidak terikat dengan

sesuatu bentuk tertentu seperti surat rasmi.

• Boleh ditulis dalam bentuk:i. Borangii. Format khusus • Umumnya,memo dapat terbahagi dua

bentuk :i. Borang ii. Terbuka

Memo Bentuk Borang

• Jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang

• Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang disediakan

• Terdapat ruang kosong untuk catatan tambahan jika perlu

BORANG MESEJ TELEFON

Tarikh …..................Masa panggilan ……………………..Nama pemanggil ……………………No. telefon pemanggil ………………Mesej………………………………………………………………………………………………………………………………Penerima panggilan ………………...

Memo Bentuk Terbuka

• Terdapat juga memo bentuk terbuka

• Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri

TAJUK MESYUARAT JAWATANKUASA PENERBITAN DANPENYELIDIKAN INTAN BIL. 5/2006

DARIPADA PPK R&D Salinan:Y Bhg Dato’ Pengarah

KEPADA Seperti Lampiran A

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas dan memaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti butiran berikut:

Tarikh : 29 September 2006 (Jumaat)Masa : 3.00 petangTempat : Bilik Mesyuarat Seri Tanjung, INTAN Bukit Kiara

2. Agenda mesyuarat adalah seperti di Lampiran B. Sehubungan itu pihak Dr/Tuan/Puan dijemput menghadiri mesyuarat tersebut.

“SENTIASA DI HADAPAN” Ramli(RAMLI BIN ABDULLAH): 03-20847221: ramli@intanbk.intan.my

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN) MALAYSIA(MEMO PROGRAM PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN)

Fail kami : INTAN R&D 100-74/27(42) Tarikh : 26 September 2006

Bahasa Memo • Gaya bahasa menulis memo berbeza

dengan gaya penulisan surat rasmi• Memo lebih memberi tumpuan kepada

isi • Bahasa yang digunakan untuk memo

seharusnya:i. Ringkas padat dan jelasii. Lembut dan berdiplomasi (boleh

diterima) iii. Tidak menimbulkan sikap negatif kepada

pembaca

Sambungan

iv. Tidak menimbulkan prasangka

v. Elakkan daripada membuat teguran yang berbentuk negatif

Kaedah penulisan Memo

• Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan.

• Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis.

• Kaedah ini dinamakan kaedah “kun terbalik”

Isi penting

Data sokongan

Harapan

Langkah penulisan Memo

i. Merancang

• Tujuan penulisan memo

• Tentukan audien sasaran

• Apa yang diharapkan

• Jangkaan reaksi penerima

ii. Menulis

• Isi menepati tujuan

• Gunakan bahasa yang ringkas, padat, jelas, lembut dan berdiplomasi

• Gunakan format yang standard

iii. Menyemak

• Adakah maklumat tepat dan betul

• Boleh difahami penerima

• Konstruktif – mendorong penerima untuk melakukan sesuatu

Kesimpulan

• Memo yang berkualiti dapat dilihat dari pelbagai aspek,iaitu :

Kesantunan bahasa Teknik penulisanFormat memoStruktur memo

Bibliografi

• Daud bin Haji Naim (DAN).(2005).Kursus penulisan memo berkualiti.INTAN kampus Bukit Kiara.

Sekian…

Terima kasih….