Wan Azman bin Wan OmarPendaftar

Universiti Putra MalaysiaMerangkap Pengerusi Majlis

Pendaftar Universiti Awam

Auditorium AKEPT, 20 Ogos 2016

Konvensyen Pentadbir Universiti Awam

“MEMARTABATKAN PERANAN PENTADBIR DI UNIVERSITI AWAM: PENGURUSAN KEJAT”

Evolusi Dunia Pendidikan

Marke

plac

e

Com

mun

ity o

f Sch

olar

sNa

tion-

build

ing

Wha

t nex

t (?

)

WorldviewsSource: Sohail Inayatullah, www.metafuture.org (modified)

HE Model

Modified from

Knowledge

Wealth

What purpose education?

1 2

3 4

© DAR 2006

Whichway?

Quality of Life

Fame/Name

Sliding

Educational

Standards

Gov’t

IndustryCEO

Varsity

More jobs ahead

What Is Our Focus?

modified

Universiti Malaya (UM)

1949

Universiti Teknologi MARA (UiTM)

1999

Universiti Sains Malaysia (USM)

1969 Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTEM)

2000

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

1970 Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)

2000

Universiti Putra Malaysia (UPM)

1971 Universiti Malaysia Perlis (UNIMAP)

2001

Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

1975 Universiti Malaysia Pahang (UMP)

2002

Universiti Islam Antarabangsa (UIA)

1983 Universiti Malaysia Kelantan (UMK)

2006

Universiti Utara Malaysia (UUM)

1984 Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM)

2006

Universiti Malaysia Sarawak (UNIMAS)

1992 Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

2007

Universiti Malaysia Sabah (UMS)

1994 Universiti Tun Hussien Onn (UTHM)

2007

Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)

1997 Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA)

2010

50

PREAMBLE

THE TRANSFORMATION OF THE HIGHER EDUCATION SECTOR MUST BE DRIVEN BY UNIVERSITIES AND NOT DIRECTLY BY THE MINISTRY. Every university is unique. The role, operating model, and even composition of a academic community has to be tailored to the university’s specific context – its history and its current situation, and its priorities. EACH UNIVERSITY TODAY WILL HAVE ITS OWN STRENGTHS, WEAKNESSES, CHALLENGES AND ASPIRATIONS, AS WELL AS DIFFERENT STARTING POINTS.

Consequently, any implementation needs to be structured in a modular manner, so that universities can adopt the elements that are best suited to their situation and pace. Accordingly, the UniTP has been developed as an important initiative under the MEB (HE) to help Malaysia's 20 public universities accelerate their transformation journeys.

MALAYSIA EDUCATION BLUEPRINT (HIGHER EDUCATION)THE UNIVERSITY TRANSFORMATION PROGRAMME

STRENGTHENING CAREER PATHWAYS AND LEADERSHIP DEVELOPMENT

Draft

versi

on 10

WORK in Pr

ogre

ss

NOT for

Dist

ribut

ion

For I

nter

nal D

iscus

sion O

NLY

18 Fe

b 201

6

Source: Interviews; team analysis

GovernmentUniversity leadership (e.g., president, board)College/department

To…From…Key decisions at Malaysian public universities

Evaluate performance of leaders (e.g., VC)

Approve university strategy (vision, mission. Focus)

Evaluation/promotion of staff; set pay scales/incentive

Change organization (e.g., establish, merge deps)

Approve university constitutions, statutes, and rulesAppoint inst. leaders/ set terms of office (VC, DVC)

Approve university budget

Set tuition fees

Management of allocated grantsDecide allocation of funds and research grants

Determine number and profile of students Set student admissions criteriaMake admission decisionApprove academic program and curriculumStudent discipline and suspensionAppointment and dismissal of staff

Set pay schemes (salary designation)Design staff development policies/programs

Manage endowment and income-generating assets

Minister appoints Chairman and approves Board members (as nominated by Nomination Committee). Board appoints VC, and VC appoints DVC. Performance should be systematically evaluated by a committee at University

Student discipline and suspension issues should be limited to the University

Board or department approves own strategy

Management of staff should be separate from Public Service control in order to attract best resources and control performance

Monitoring of HLI quality and reports

Treasury and Finance Division approve budget from the Government. Board and IPTA’s departments approve and manages funding from other sources.

Program and curriculum still needs to comply with MQA but no need for approval from Academic Division

Ministry continues to approve constitution but approval of statues and rules should be limited to University

Admini-stration and gover-nance

Funding and financial autonomy

Admission, intake plans, curriculum

HR

Infrastructure development and managementApprove procurement decisions (facilities, services)

Infrastructure management and purchasing decision approvals should be made at the University or College/department levels

Monitoring through performance contract

Highlight #9: Transfer various decision rights belonging to the government to IPTAs1

1 Similar approach for polytechnics and community colleges

4

Talent Excellence is one of the ten shifts defined in the Malaysia Education Blueprint 2015-2025 (Higher Education), or MEB (HE)

Shift#2: Talent excellence focuses on achieving excellence through an ecosystem that is able to attract, develop and retain talent. The quality of Malaysia’s HLIs, and therefore the higher education system, can only be good as the quality of academic community, from educators, researchers, institutional leaders, PRACTITIONERS, TO ACADEMIC SUPPORT STAFF.

MALAYSIA EDUCATION BLUEPRINT (HIGHER EDUCATION) THE TEN SHIFTS

PREAMBLESTRENGTHENING CAREER PATHWAYS AND LEADERSHIP DEVELOPMENT0

Draft

versi

on 10

WORK in Pr

ogre

ss

NOT for

Dist

ribut

ion

For I

nter

nal D

iscus

sion O

NLY

18 Fe

b 201

6

Experienced PractitionerInfluential in practical experience + application over and above other roles and responsibilities

PENTADBIR UNIVERSITI: KEDUDUKAN KITA

PendaftarBursar

Ketua Pustakawan atau Penasihat Undang-

UndangGred 54, 52, 48 (Pengarah/Ketua

Pentadbiran/Bahagian)

Gred 44 (Ketua Seksyen/Unit)

Gred 41 (Ketua Seksyen/Unit)

Naib Canselor

Timbalan Naib Canselor

Dekan/Pengarah

Timbalan Dekan/Pengarah

Ketua Jabatan

PENG

URU

SAN

&

PROFESIO

NAL

AKADEM

IK

JAWATAN STRATEGIK

Berkemampuan untuk

membawa

perubahan

strategik

kepada agensi

Berkemampuan untuk

memimpin

orang bawaha

n

Berkeupayaan untuk

menjadi penggerak ke arah

mencapai visi dan misi

agensi

Berkeupayaan membe

ntuk jaringan dalam

dan luar

agensi

Mempunyai

kemahiran

insaniah yang tinggi

KRITERIA PENTADBIR

PELAKSANA1. Sumber yang mencukupi2. Masa yang tepat3. Sokongan

KEPUTUSAN1. Menepati perancangan2. Menganalisis jurang3. Mengenalpasti isu

PEMANTAU1. Sumber manusia2. Analisis Semasa3. Fokus4. Masa

3P1K

PERANAN PENTADBIR

Memperkasa Amalan Tadbir

Urus

Meningkatkan Kepatuhan Organisasi

Kejat

Melaksanakan Pengurusan Kewangan

yang Cekap dan Berkesan

Meningkatkan Infrastruktur, Perkhidmatan

Teknologi Maklumat dan Komunikasi

LONJAKAN 2 KECEMERLANGAN BAKAT

LONJAKAN 5 KEMAMPANAN KEWANGAN

LONJAKAN 6 PEMANTAPAN TADBIR URUS

LONJAKAN 8KEUNGGULAN GLOBAL

LONJAKAN 9 PEMBELAJARAN DALAM TALIAN TAHAP GLOBAL

LONJAKAN 10 TRANSFORMASI PENYAMPAIAN PENDIDIKAN TINGGI

Memperkasa Amalan Tadbir UrusHASIL SEMAKAN SEMULA : Objektif 2 – Meningkatkan Kepatuhan Organisasi Kejat dirangkumkan dalam Objektif 1 MEMPERKASA AMALAN TADBIR URUS

(a) Melaksanakan tadbir urus mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Indeks Akauntabiliti (IA) dan Indeks Tadbir Urus Universiti (UGGI)

(b) Memantapkan pengurusan kualiti secara berterusan(c) Mempertingkat profesionalisme staf akademik dan bukan akademik(d) Meningkatkan tahap keselamatan dalam kampus(e) Meningkatkan tahap kesedaran kesihatan warga kampus(f) Melaksanakan program keselamatan dan kesihatan pekerjaan secara berterusan(g) Memperkasakan penjenamaan universiti(h) Melaksanakan tanggungjawab sosial korporat melalui penganjuran aktiviti kemasyarakatan

yang berimpak tinggi(i) Mentrampilkan UPM melalui pengukuhan aktiviti pemasaran dan komunikasi(j) Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan(k) Melaksanakan program Inisiatif Hijau (l) Membuat penstrukturan semula sumber (m) Melestarikan pengurusan bakat (memperkasa kelayakan dan kemahiran staf) iaitu pegawai

akademik mempunyai kelayakan PhD dan setara, dan pegawai bukan akademik yang memiliki kebolehan multitasking

Melaksanakan Pengurusan Kewangan yang Cekap dan Berkesan

(a)Mengenakan kadar yuran kompetitif bagi pelajar antarabangsa(b)Mengkaji semula kadar yuran pelajar antarabangsa setiap lima tahun(c) Menambah bilangan Program Eksekutif di beberapa PTJ (program

prasiswazah)(d)Meningkatkan fasiliti dan kemudahan untuk menarik pelajar

antarabangsa(e)Membuat bidaan secara strategik untuk mendapatkan dana R&D,

aktiviti pelajar, Knowledge Transfer Programme/Kursi samada geran kerajaan, industri atau antarabangsa

(f) Mempergiat pelaburan hartanah dan aset dengan lebih intensif(g)Mendapatkan kadar pulangan atau simpanan yang lebih kompetitif(h)Menyediakan polisi dan skim bayaran perkhidmatan yang lebih menarik

untuk perkhidmatan ikhtisas bagi mendapatkan sumbangan dalam bentuk dana, aset dan bidaan

(i) Menyediakan SOP selaras dengan penarafan universiti berautonomi.(j) Meluaskan skop niaga ladang kongsi/jualan hasil pertanian(k)Membudayakan aktiviti penjanaan dan penjimatan di kalangan semua

peringkat staf universiti.(l) Membudayakan institusi wakaf dalam kalangan staf dan pelajar

Meningkatkan Infrastruktur, Perkhidmatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

(a)Mengenalpasti Projek Pembangunan Infrastruktur mengikut keutamaan strategik

(b)Mendapatkan peruntukan untuk melaksanakan Projek Pembangunan Infrastruktur

(c)Melaksanakan Projek Pembangunan Infrastruktur mengikut perancangan

(d)Melaksanakan penyelenggaraan kemudahan secara konsisten dan terancang

(e)Melaksanakan audit ruang dan audit frekuensi penggunaan ruang

(f) Menyediakan keperluan sumber dan kemahiran dalam ICT(g)Membangunkan sistem baharu yang relevan dan membuat

perubahan kepada sistem sedia ada dalam ICT(h)Mendapatkan lebih banyak bahan perpustakaan dalam bentuk

hadiah(i) Meningkatkan perolehan pelbagai jenis koleksi di perpustakaan(j) Meningkatkan kerjasama dengan agensi berkaitan pertanian

DASAR LATIHAN SUMBER MANUSIA PP.6/05

1. Menyediakan anggota yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi

2. Mencapai hasil kerja berkualiti

3. Meningkatkan kompetensi & produktiviti

4. Membentuk Nilai-nilai murni & sikap-sikap positif

5. Mewujudkan nilai cipta & nilai tambah

6. Menyediakan hala tuju kemajuan kerjaya

PEMANTAPAN BAKAT PENTADBIR

15 STRUKTUR LATIHAN

PERALIHAN

LANJUTAN

PERTENGAHAN

ASAS

PRA PENEMPATAN

PERINGKAT

TEMPOH PERKHIDMATAN (TAHUN)

0 3 5 10 25 2 tahun sebelum bersara

PENDEDAHAN KOMPETENSI

PENERAPAN KOMPETENSI

PEMBANGUNANKOMPETENSI

PENINGKATAN KOMPETENSI

PENGUKUHAN KOMPETENSI

PERALIHAN KERJAYA

PENGURUSAN BAKAT

Mengenalpasti dan menilai bakat bakal‐bakal pegawai pentadbir yang berpotensi tinggi

Merapatkan jurang kompetensi dengan membangunkan kualiti dan kompetensi

kepimpinan

Memastikan kesinambungan pemimpin cemerlang UPM dan mengekalkan bakal

pemimpin yang berpotensi tinggi

Memastikan pertimbangan pencarian pegawai untuk jawatan strategik dapat diberikan kepada calon dalaman yang sesuai dan berkelayakan

Melahirkan pegawai pentadbir yang berbakat bagi menerajui kepimpinan PTJ berorientasikan

perkhidmatan dan pengurusan

PROGRAM HIMPUNAN BAKAT

PELAN PENGGANTIAN

OBJEKTIF

FASA IMPLEMENTASI PP UPM

2012 LatihanPembangunan PolisiKelulusan pihak universiti

2013Pengenalpastian Bakat Ujian PersonalitiPenyediaan ProfilPembangunan Bakat (Latihan)

2014Pembangunan Bakat (Latihan)

2015Pembangunan Bakat (Latihan)

2016Pembangunan Bakat (Latihan)

PEMANTAPAN BAKAT PENTADBIR

IntegritiKomunikasi

AnalitikalKreatif & Inovatif

Membuat KeputusanPemikiran Strategik

Membangun PasukanKekuatan VisiBerkeyakinan

9 KOM

PETENSI KEPIM

PINAN

U

PM

3 calon bagi setiap jawatan strategik oleh Fakulti (Dekan, Timbalan Dekan, Ketua Jabatan)

Semua pegawai gred 48 dan ke atas dilantik automatikGred 41 & 44 berdasarkan cadangan wakil Skim

Perkhidmatan

HIMPUNAN BAKAT & PELAN PENGGANTIAN

Pengenalpastian Bakat

Pembangunan Bakat

Himpunan Bakat

AkademikHimpunan

Bakat B/Akademik

Integriti

Komunikasi

Analitikal

Kreatif & Inovatif

Membuat Keputusan

Pemikiran StrategikMembangun

PasukanKekuatan Visi

Berkeyakinan

9 KOM

PETENSI KEPIM

PINAN

UPM

Umum

Gred 41/44

Gred 45/52/54Akademi

k

Kursus Kepemimpinan melalui kerjasama UPM Education &

Training

Wacana Profesional

Perkongsian Ilmu Pentadbir (PINTAR)

Mentoring

UPMTOP & AGOP

Think Tank UPM

PROFIL KEPIM

PINAN

(DISC)

PENILAIAN

KOM

PETENASI

KEPIMPIN

AN

PENJAJARAN FUNGSI UTAMA PERKHIDMATANLaksana tugas sesuai

dengan perkhidmatan• Pengajaran• Penyelidikan• Perkhidmatan Profesional

KAWALAN SAIZ Saiz yang sesuai• Mansuh jawatan

kosong di gred lantikan

• Agih semula & tukar ganti jawatan sedia ada

• Beku pewujudan jawatan baru/ pejabat cawangan baru SEMAKAN SKIM

PERKHIDMATAN multi-skilling & multi-

tasking• Gubal skim perkhidmatan baru

• Penambahbaikan : Kenaikan taraf Perubahan lapisan gred Pindaan syarat lantikan Multiple entry Penjumudan

ALIH DAYA Diserah urus

kepada pihak luar (cth : syarikat swasta)

• Penyediaan penyelenggaraan

• Kawalan keselamatan (kawasan yang tidak digazetkan)

KAJIAN PERTINDIHAN FUNGSIPenstrukturan semula semua PTJ• Penggabungan PTJ

PEREKAYASAAN Perkemas proses

kerja• Pengurusan teknologi maklumat & komunikasi

1

2

3

4

5

6

PENYUSUNAN SEMULA

PERKHIDMATAN UNIVERSITI

(Lean Management)

TADBIR URUS/ GOVERNAN• Garis Panduan Budaya kerja

• Persekitaran• Pengurusan dan kepimpinan

• Nilai dan etika

7

MODEL PELAKSANAAN PROJEK LEAN UNIVERSITI AWAM

Pelaksanaan lean merupakan satu intervensi sistematik yang akan melibatkan perubahan institusi secara holistik. Ia tidak boleh dianggap sebagai satu proses mekanikal yang menggunakan kaedah dan alat yang tertentu dalam pengoptimuman sumber untuk tujuan penjimatan kos atau pengurangan tenagakerja semata-mata.

Teras kepada pemikiran lean adalah mengutamakan keperluan pelanggan (voice of customer), menghapuskan proses atau aktiviti kerja yang tidak mempunyai nilai tambah kepada pelanggan serta membebankan kakitangan. Perlaksanaan pengurusan lean memerlukan perubahan cara pemikiran, kaedah kepimpinan dan pandangan dalam perlaksanaan dan pencapaian hasil kerja serta memerlukan perubahan budaya kerja di universiti awam.

MODEL OF THE TOYOTA WAY

 

PRINSIP PEMIKIRAN LEAN

 

Text Text

Langkah 1

Kenal pasti Nilai(Define Value)

Langkah 2

Kenal pasti Aliran Nilai (Identify value stream)

Langkah 3

Wujudkan aliran(Establish flow)

Langkah 4

Penghasilan output berdasarkan keperluan

pelanggan (Establish Pull)

Langkah 5

Mencari kesempurnaan(Aim for Perfection)

Rajah : Lima prinsip pemikiran lean (Womack & Jones, 2003)

Pemikiran lean di universiti awam

akan dilaksanakan berteraskan kepada

falsafah lean dan prinsip lean yang diutarakan oleh

(Womack & Jones, 2003).

Perlaksanaan Projek Lean Pendekatan 9-Langkah (Nine Steps Approach)

APA FUNGSI UTAMA IPTA? APAKAH PERKHIDMATAN IPTA?

SIAPA PELANGGAN DALAMAN/LUAR IPTA? APAKAH KEPERLUAN PELANGGAN IPTA?(VOICE OF CUSTOMER)

Pembangunan Modal Insan Halatuju Lean

HASIL PERLAKSANAAN LEAN

Stru

ktur

Lea

n

TADBIR URUS LEAN

TADBIR URUS LEAN

TADBIR URUS LEAN

Pem

buda

yaan

Pem

ikira

n Le

an (P

engu

rusa

n/St

af)

TADBIR URUS LEAN

4Pemetaan

Proses

1Kenal pasti

Proses

5Penambahbaikan

Proses

6Pemetaan

Semula Proses

7Perlaksanaan

8Pemantauan

FTE9Penyeragaman

CHECK

DO

PLAN

ACTION

Kepimpinan

3Latihan

Pem

atuh

an d

an

peng

urus

an ri

siko

2Perencanaan

Startegi Transformasi Lean

MODEL PELAKSANAAN PENGURUSAN LEAN DI UA

PENTADBIR IDEAL

Memiliki pengetahuan yang terkini Mampu membuat keputusan dengan cepat dan tepat Berupaya untuk memimpin Boleh bekerja berpasukan Berdaya tahan Mampu membuat jangkaan Sentiasa membuat nilai tambah dalam diri (berkelayakan profesional) Berintegriti

SEKIAN TERIMA KASIH