Manual sistema final

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y

GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL

MANUAL DEL PROYECTO “Sistema de Control de Recursos y Gastos para Proyectos de

una Junta Comunal”

Autores:

Jessika Moreno

Ulimar Rivero Tutor:

Adriana Barreto SAIA A

Diseño de Software



Titulo

Sistema de Control de Recursos y Gastos para Proyectos de una Junta Comunal

Objetivos del sistema

Objetivo General

Proponer un sistema de control de recursos y gastos para Proyectos de una

Junta Comunal, de fácil manejo y capaz de agilizar el proceso de almacenamiento,

recuperación, búsqueda de información, y visualización del control de recursos y

gastos que se maneja.

Objetivo Especifico

Mejor desempeño a las Juntas Comunales

Ejecutar y crear base de datos con buen funcionamiento

Facilitar y mejorar las necesidades de la comunidad

Justificación del sistema

Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de

procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados



serían menos confiables. En este orden de ideas, el sistema propuesto

es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de

información.

El sistema propuesto en esta investigación está orientado a mejorar la

realización de las actividades planteadas por las Juntas Comunales a

través de una planificación efectiva además de permitir al usuario que

maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así

pérdida de tiempo, información y materiales.

La iniciativa de incluir este nuevo sistema en una Junta Comunal

responde a la carencia de control de datos, antes mencionados, sin

embargo, el propósito del sistema automatizado es mejor y mayor

control en el manejo de los procesos administrativos, creando un

ambiente cómodo para el usuario

Descripción del sistema

Parte de las dificultades tienen que ver con recoger y almacenar una

gran cantidad de información relacionada con la comunidad. Esta

información debería ser almacenada y recuperada de manera

adecuada, no solo a través de búsquedas en un montón de papel

sino en medios electrónicos apropiados.

La creación de un Sistema administrativo automatizado que

contribuya a la planificación y que permita el control de recursos y

gastos efectuados dentro de una Junta Comunal, es significativo

indicar el propósito de introducir sistemas administrativos para el



mejor desempeño de las Juntas comunales, ya que, son

organizaciones pequeñas que van en pleno crecimiento y no tienen

organigramas definidos ni apoyo de procedimientos administrativos.

Para poder exponer la propuesta formulada fue necesario realizar

una valoración previa referente al actual proceso de datos que se

lleva de forma manual, así como de los requerimientos necesarios

para la ejecución de la propuesta aquí presentada y la factibilidad de

la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un

sistema de información que lleve en forma efectiva la planificación

de todas las actividades de recursos y gastos que se planteen en la

Comunidad, pasando de un proceso manual a uno automatizado, a

través de una aplicación bajo el entorno del sistema operativo Linux,

desarrollado en el lenguaje PHP y utilizando como gestor de base

de datos MySQL.

Propuesta del sistema nuevo

El sistema automatizado de datos para las Juntas Comunales antes

mencionado. Permitirá realizar el plan de acción y cronograma de

todas las actividades que se deseen realizar en un tiempo

determinado, mediante los procesos requeridos por el usuario,

también contará con una clave de seguridad para el acceso, lo cual

permitirá solo a los usuarios encargados tener entrada al sistema,

con el fin de evitar pérdidas de información, y por lo tanto, a la

propia comunidad.



El sistema contará con una persona encargada como soporte

técnico en sistemas, el cual permitirá llevar el control del

funcionamiento del mismo.

Este sistema permite crear ficheros de bases de datos relacionados

con la administración y la planificación de eventos donde pueden

verificar fácilmente los datos que estén dentro del sistema por una

interfaz simple. Además, Este programa permite manipular los datos

en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones

entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes

para presentar la información.

Alcance y limitaciones

Tendrá un administrador en el sistema, el cual será el único que

podrá modificar la base de datos del sistema.

La comunicación con el entorno será solo para el personal

autorizado.

Las áreas funcionales que se verán involucradas en los sistemas es

el área administrativa de la junta comunal.

Tendrá seguridad, control o manipulación de los datos, y al mismo

tiempo reducción de tiempo.



Diagrama de flujo de datos contextual y expandido

DIAGRAMA DE FLUJO CONTEXTUAL

NIVEL 0

VOCEROSINGRESAR AL

SISTEMA

INCLUIR PROYECTO

REPORTE DE PROYECTO

REPORTE DE GASTOS



DIAGRAMA DE FLUJO EXPANDIDO

NO

SI

SI

NO

Ingreso Clave

Usuario

Clave

Correcta?

Cuenta con

Recursos

Ingresa

Sistema

Incluir

Proyecto

Se almacena

Se Ejecuta

Generar Reporte Recursos

Generar Reporte de

Gastos

Generar Reporte de

Proyecto



NIVEL 1

6. Estudio de factibilidad Económica, técnica y operativa y alternativas propuestas para el sistema.

Presenta beneficios tangibles, son los beneficios fáciles de cuantificar:

Disminución de errores

Incremento de rentabilidad

Reducción de costos (fijos o variables)

Seguridad



Diagrama de Entidad Relación Expandido

MM

Junta Comunal

Gastos

Suplentes

Voceros

Recursos

Proyectos

Cod-Rec

Cod-Jun

Cantidad

Descripción

Ingresa Genera

Genera

Contiene Contiene

Descripción

Cod-Pro Cantidad Cod-Gas

Ubicación

Status

Cod-Pro

Cod-Jun Descripción

Nombre

Cod-Voc

Cedula

Apellido

Email

Cod-Jun

Nombre

Dirección

Cedula

Apellido

Nombre

Email

Cod-Jun

Cod-Sup

Dirección

Cargo

Teléfono Cargo

Teléfono

Cod-Voc

Cod-Rec

Cod-Pro

Cod-Sup

Cod-Jun



Carta Estructurada de Sistema de Información

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS Y RECURSOS DE UN CONSEJO COMUNAL

CONSEJO COMUNAL

VOCEROS

SUPLENTES

PROYECTO

PROYECTOS

INGRESO

EGRESO

MANTENIMIENTO

USUARIO

REPORTES

VOCEROS

PROYECTOS

BALANCE



Descripción de la base de datos y sus componentes

Nombre Descripción Tipos de Datos

Clave

1. Voceros

Cod-Voc Código de vocero

Char(5) Principal

Cod-Jun Código de junta

comunal

Char (5) Foránea

Nombre Nombre de cada vocero

Char(15)

Cedula Cedula de cada vocero

Char(15)

Cargo Puesto o cargo de cada vocero

Char (30)

Apellido Apellido de cada vocero

Char(20)

Teléfono

Teléfono de

cada vocero

nChar(20)

Dirección

Dirección de vivienda del

vocero

Char(80)

Email Correo electrónico de

cada vocero

Char(50)

2. Proyectos

Cod-Pro

Código proyecto Char(5) Principal

Cod-Jun Código junta

comunal

Char(5) Foránea

Nombre

Nombre del proyecto

Char(15)

Ubicación

Donde se realiza el

proyecto

Char(80)



Descripción

Descripción del

proyecto

Char(80)

Status Si el proyecto está activo o no

Activo / Desactivo

3. Recursos

Cod-Rec

Código Recurso Char(5) Principal

Cod-Jun Código junta

comunal

Char(5) Foránea

Cantidad Cantidad de

dinero que

ingresa

nChar(30)

Descripción Descripción del

recurso que ingresa a la junta comunal

Char(80)

4. Gastos

Cod-Gas Código Gastos Char(5) Principal

Cod-Pro

Código proyecto Char(5) Foránea

Cantidad

Monto de

Gastos

nChar(30)

Descripción Descripción de los gastos

Char(80)

5. Suplentes

Cod-Sup Código

suplentes

Char(5) Principal

Cod-Jun Código junta comunal

Char(5) Foránea

Nombre Nombre del

suplente

Char(15)

Apellido Apellido del suplente

Char(20)

Cedula Cedula del suplente

Char(15)

Teléfono Teléfono del suplente

nChar (20)

Email

Correo electrónico del

Char(50)



suplente Dirección Dirección de

vivienda del suplente

Char(80)

Cargo Cargo del

suplente

Char(30)

6. Junta Comunal

Cod-Jun Código de la

junta comunal

Char(5) Principal



Diseño de Interfaces de Entrada y Salida

Interfaz de Inicio de Sesión: Nos permitirá iniciar sesión para la carga de

datos



Se introducen los datos como el correo y la clave para ingresar al sistema

Interfaz Bienvenida al sistema



Interfaz de Consejo Comunal: Nos permite agregar los datos personales

de los Voceros así como los de suplentes

En la interfaz de Voceros se encuentra los campos a llenar



Se llenan los campos respectivamente

Al ingresar los datos del vocero se guardara la clave o contraseña para ingresar al sistema.



Se registró con éxito el vocero y su clave.

Esta interfaz es para el registro de suplentes, donde se llenaran los capos



Se llenan los campos de suplente

Esta interfaz se Registro de Proyecto se llenan los campos



luego de ingresar los datos del proyecto, se describe lo gastos de ese proyecto, donde se coloca la descripcion y el monto, el cual puede agregarse las veces que sea necesario para cada proyecto.



En esta interfaz de mantenimiento se encuentra eliminar vocero y recuperar contraseña

En la interfaz eliminar vocero se llena el campo con la cedula de la persona que se

desee eliminar



Se escribe el dato y luego continuar

Se encuentra los datos de la persona que se desee eliminar y se toma la decisión

de si eliminar o no.



En esta interfaz se recupera la contraseña del usuario colocando su email y colocando nuevas claves

Esta interfaz es de Reportes donde están los reportes de Proyecto, Vocero y

Balance



Esta interfaz de Reporte contiene los datos por donde se quieran buscar la información y si desea mostrar toda la información o no.

Se muestra el reporte de proyecto donde se muestra toda la información



Esta interfaz es de reporte de Voceros, donde se puede filtrar datos por cedula, nombre, apellido o cargo.

Se muestra toda la información de vocero con todos sus datos



Esta interfaz es de reporte de Balance

Muestra toda la información de ingreso y egreso de los proyectos del consejo

comunal



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