Upload
bhagaskoro-kurniawan
View
356
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
manual
Citation preview
MANUAL PROSEDUR BIDANG AKADEMIK
Manual Prosedur Bidang Akademik yang terdiri dari :
1 Pembuatan Kartu Mahasiswa
2 Pengurusan KRS
3 Layanan Her-Registrasi
4 Pelaksanaan Perkuliahan
5 Pelaksanaan Praktikum Laboratorium
6 Pengurusan Mata Kuliah Peminatan
7 Evaluasi Proses Belajar Mengajar
8 Pelaksanaan Evaluasi Proses Pembelajaran
9 Penyusunan Skripsi / Tugas Akhir
10 Pelayanan Pendaftaran Seminar Hasil Penelitian
11 Pelaksanaan Seminar Skripsi
12 Pelayanan Pendaftaran Ujian Skripsi
13 Pelaksanaan Sidang Skripsi
14 Pengolahan Nilai
15 Yudisium Kelulusan
16 Pembuatan Transkip Nilai
17 Penerbitan Ijazah
18 Legalisir Transkrip Nilai dan Ijazah
19 Pelayanan Pendaftaran Wisuda
20 Pelaksanaan Wisuda
21 Layanan Permintaan Surat Keterangan Kepada Mahasiswa
22 Penerbitan Surat Keterangan Kepada Mahasiswa
23 Perpindahan Mahasiswa Antar Program Studi
24 Cuti Mahasiswa
25 Drop Out dan Pengunduran Diri Mahasiswa
26 Penerimaan Dosen Tetap Yayasan
27 Penerimaan Dosen Tidak Tetap Yayasan
28 Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah
29 Penetapan Dosen Pembimbing Tugas Akhir
30 Penerimaan Dosen Tamu
31 Dosen Pengganti
32 Penanganan Dosen Bermasalah
33 Pelatihan Dosen
34 Penunjukan Pembimbing Akademik
35 Penanganan Saat Dosen Berhalangan Hadi
36 Pelayanan Cuti Dosen
37 Pemberhentian Dosen
38 Penyusunan dan Perubahan Kurikulum
39 Pembuatan Silabus, GBPP dan SAP
40 Pembentukan dan Perubahan Materi Kuliah
41 Pembuatan Kalender Akademik
42 Evaluasi Kesesuaian GBPP dan SAP
43 Pembuatan Jadual Perkuliahan
a.
Manual Prosedur
Penerbitan Kartu Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-001/SPMI/AKD
JUDUL
PENERBITAN KARTU MAHASISWA
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas pelayanan Penerbitan Kartu Mahasiswa bagi Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag. Administrasi
Dokumen Form permohonan Kartu Mahasiswa, Bukti Her Registrasi
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
Mahasiswa menyerahkan formulir bio data beserta pas foto 3 x 4
rangkap 2 kepada bagian Humas dan Pemasaran.
Bagian Administrasi Akademik menginput bio data mahasiswa dan scanning photo ke komputer atau berphoto langsung dengan kamera
digital yang disediakan oleh Bagian Humas.
Mencetak KTM dan memasang NPM mahasiswa menggunakan kertas PVC Card.
Mendistribusikan KTM kepada mahasiswa.
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
PELAYANAN PENGURUSAN KARTU RENCANA STUDI (KRS)
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-002/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-002/SPMI/ADK
JUDUL PELAYANAN PENGURUSAN KARTU
RENCANA STUDI (KRS)
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BAG. AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pengurusan KRS untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik,
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Staf Akademik mempersiapkan kelengkapan data KRS meliputi data
jadwal kuliah, ruangan kelas dan dosen pembimbing untuk semester
berjalan.
Staf Akademik memberikan form KRS kepada mahasiswa
Mahasiswa mencetak form KRS yang telah diisi dengan benar rangkap 2.
Mahaiswa mengkonsultasikan KRS tersebut kepada dosen pembimbing
masing-masing.
Dosen pembimbing menverifikasi data KRS dan menandatangani sebagai
bukti persetujuan.
Apabila KRS tidak disetujui, mahasiswa mengulangi proses pengurusan
KRS dari awal.
Mahasiswa membawa KRS yang telah ditandatangani Dosen
Pembimbing Akademik ke Bagian Pengajaran.
Staf Akademik melakukan verifikasi dan memberikan stempel.
Staf Akademik menyerahkan 1 lembar KRS untuk disimpan mahasiswa
dan mengarsip 1 lembar.
Selesai
Keterangan
Selesai
a.
MANUAL PROSEDUR
PELAYANAN HER-REGISTRASI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS GRESIK
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-003/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-003/SPMI/ADK
JUDUL
PELAYANAN HER-REGISTRASI TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses her-
registrasi mahasiswa untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik,
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2. 3.
4.
5
6
7
8
9
Mahasiswa minta blangko pembayaran SPP.
Mahasiswa melakukan pembayaran SPP dan akan menerima bukti
pembayaran.
Mahasiswa memfotocopy bukti pembayaran sebanyak 1x
Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran an KTM ke Bagian
Pengajaran
Staf akademik menerima dan memverifikasi bukti pembayaran.
Staf akademik meng-hotstamp KTM dan menyerahkan kembali ke pada
mahasiswa.
Staf akademik membuat loporan her-registrasi secara keseluruhan pada
akhir masa pengurusan dan menyerahkannya kepada ketua program
untuk diketahui.
Staf akademik mengarsip laporan dan bukti pembayaran.
M ahasiswa menerima KTM.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Pelaksanaan Perkuliahan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 004/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP- 004/SPMI/AKD
JUDUL PELAKSANAAN PERKULIAHAN RUTIN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA T PROGRAM STUDI DAN DOSEN
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas pelaksanaan proses perkuliahan bagi Mahasiswa dan Dosen Fakultas Kegurun Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Ruang Lingkup Pedoman Pendidikan
Pihak terkait Mahasiswa dan Dosen
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
Kegiatan perkuliahan dilaksanakan sesuai dengan jadwal kuliah
semester yang telah ditentukan. Perubahan jadwal kuliah harus dengan sepengetahuan/persetujuan Dekan Program
Studi Pembina Mata Kuliah pada formulir perubahan jadwal kuliah.
Sebelum perkuliahan berjalan, setiap shiftnya, petugas absensi dan pengendalian wajib mempersiapkan daftar hadir
mahasiswa dan buku daftar hadir, realisasi SAP, materi kuliah dan spidol untuk dosen yang akan mengajar dan disusun di
atas meja counter pengendalian dosen.
Setiap kali mengajar, dosen akan mengambil daftar hadir mahasiswa, buku daftar hadir dan realisasi SAP, materi kuliah
per temuan, dan spidol yang telah disediakan. Setelah selesai mengajar, dosen diminta untuk mengembalikan ke tempat
semula.
Kegiatan perkuliahan di dalam kelas menjadi tanggung jawab dosen pengajar dan monitoring pelaksanaannya dilakukan
melalui kegiatan verifikasi jasa dosen.
Pengisian daftar hadir mahasiswa tidak dapat dilakukan lagi
jika daftar hadir telah diserahkan oleh dosen kepada petugas pengendalian dosen.
Keterangan
Manual Prosedur
Pelaksanaan Praktikum Laboratorium Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 005/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 005/SPMI/AKD
JUDUL PELAKSANAAN PRAKTIKUM
LABORATORIUM
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan proses pelaksanaan praktikum laboratorium bagi lulusan
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
Setiap lab. mempunyai tata tertib penggunaan lab yang disusun oleh kepala lab dan disetujui dalam rapat program studi.
Setiap praktikum sebagai pelengkap mata kuliah mempunyai buku
penuntun
Jadwal praktikum ditetapkan oleh kepala laboratorium yang bersangkutan.
Setiap praktikum memiliki buku penuntun praktikum.
Pengawasan praktikum diawasi oleh dosen mata kuliah yang
bersangkutan ataupun oleh asisten. Pelaksanaan praktikum mematuhi tata tertib lab.
Setiap pelaksanaan praktikum, dosen mata kuliah yang bersangkutan bertanggung jawab mengisi berita acara praktikum.
Nilai praktikum ditetapkan proporsi nilainya dari total nilai mata kulliah.
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
PENGURUSAN MATA KULIAH PEMINATAN
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 006/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 006/SPMI/ADK
JUDUL PENGURUSAN MATA KULIAH PEMINATAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BAG. AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pengurusan mata kuliah peminatan untuk mahasiswa Program Studi S-1 Administrasi Pendidikan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas
Gresik
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Dokumen
No
. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
Mahasiswa datang ke pengajaran mengambil form pendaftaran mata kuliah
konsentrasi dan melengkapi isian datanya
Mahasiswa menyerahkan kembali form pendaftaran matakuliah
peminatanyang telah dilengkapi.
Staf akademik menerima dan memeriksa kelengkapan isian data. Apabila
isian data belum lengkap, maka dikembalikan kepada mahasiswa.
Staf akademik menyiapkan data pendukung berupa nilai matakuliah yang
sesuai dengan peminatan yang telah ditempuh pada semester sebelumnya.
Staf akademik mengelompokkan form pendaftaran berdasarkan konsentrasi
yang dipilih.
Staf akademik melakukan pemeriksaan kelayakan berdasarkan form
pendaftaran dan data pendukung untuk menentukan mahasiswa kelompok
peminatan
Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang telah dikelompokkan ke
dalam database sistem akademik.
Staf akademik membuat pengumuman untuk mahasiswa tentang hasil
pengelompokkan
Keterangan
Selesai
b.
Manual Prosedur
Evaluasi Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-007/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-007/SPMI/ADK
JUDUL EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan MP Evaluasi Proses Belajar Mengajar menjamin/memastikan kegiatan Pembelajaran terukur, terevaluasi dengan baik dan benar dalam studi
mahasiswa Program Studi Administrasi Pendidikan.
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Pengertian a. Proses pembelajaran dalam ruang lingkup S1 Fakultas Keguruan Dan
Ilmu Pendidikan Universitas Gresik adalah merupakan:
b. Pelaksanaan kegiatan pembelajaran meliputi: kegiatan merancang
perkuliahan, penyajian perkuliahan, dan evaluasi/menilai hasil belajar
c. Evaluasi: kegiatan yang mengkaji hasil yang telah dilaksanakan terutama
dalam kegiatan pembelajaran
d. Suatu kegiatan akademis yang terjadi di FKIP sehubungan dengan
perkuliahan
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3. 4. 5
6
7
Secara periodik, Program Studi melakukan evaluasi proses pembelajaran
terhadap dosen dan mahasiswa minimal 1 kali dalam 1 semester berjalan
dengan teknis pelaksanaan.
Rekapitulasi kehadiran dosen dalam proses pembelajaran, yang dilakukan
oleh Administrasi Bidang Akademik (Akad) setiap periode pertengahan dan
akhir perkuliahan.
Evaluasi Proses pembelajaran dilakukan dengan memberikan kuesioner
kepada mahasiswa pada waktu setelah ujian akhir semester pada mata
kuliah bersangkutan selesai. Hasil pekerjaan kuisioner diserahkan ke UPM.
UPM menyerahkan hasil nilai kuisioner ke Administrasi Bidang Akademik .
Administrasi Bidang Akademik akan merekap hasil penilaian dengan
metode perhitungan sesuai lampiran.
Administrasi Bidang Akademik menyerahkan hasil Nilai ke Ketua Program
Studi untuk disampaikan dalam rapat internal Prodi dan sebagai bahan
evaluasi perbaikan pada proses belajar mengajar semester berikutnya.
Hasil penilaian nilai evaluasi diserahkan ke dosen yang bersangkutan
sebagai dasar pengembangan diri dan pemberian reward.
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelaksanaan Evaluasi Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 008/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-008/SPMI/AKD
JUDUL PELAKSANAAN EVALUASI PROSES
PEMBELAJARAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP/2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan proses pelaksanaan evaaluasi proses pembelajaran bagi mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Dosen
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
PENYUSUSNAN JADWAL UJIAN
Bag. Akademik membuat jadwal ujian berdasarkan hari, tanggal, semester dan mata kuliah. Jadwal ujian dan batas maksimum waktu ujian dikirim ke Dekan dan Program Studi untuk dikoreksi atau disetujui. Bag. Akademik menggandakan jadwal ujian dan dikirim ke Dekan /Program Studi, dan bagian terkait dalam pelaksanaan ujian Setelah Bag Akademik menyetujui jadwal ujian akan dicetakkan daftar hadir ujian dan pengumuman ruang peserta Ujian. Setelah selesai penjadwalan, Bag Akademik melaporkan hasil proses penjadwalan ujian kepada Dekan dan Wakil Dekan I.
Bag Akademik mendistribusikan jadwal mengawas ujian kepada Dosen yang terkait.
PERSIAPAN SOAL UJIAN
6.
7.
8
9
10
11 12
13
14
15 16
Setelah mendapatkan jadwal ujian dari Bag Akademik, Dekani
mengadakan rapat pembuatan soal bersama dosen yang mengampu mata kuliah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Agenda rapat berisi pembahasan tentang bentuk dan jumlah soal untuk
dijadikan kesepakatan dalam penyusunan soal. Soal yang telah dikumpulkan, diverifikasi terlebih dahulu oleh Wakil Dekan I dan pengampu mata kuliah
2 (dua) minggu sebelum hari pertama ujian berlangsung, pengampu mata kuliah sudah harus mengirimkan soal kepada bagian penggandaan
dengan mencantumkan keterangan soal yang lengkap. Laporan Soal yang terlambat masuk, dibuat oleh bag. Akademik untuk di diserahkan
ke Wakil Dekan I sebagai Persiapan Administrasi Ujian.
2 (dua) minggu sebelum ujian berlangsung, Bag. Akademik menyiapkan formulir dan berkas yang diperlukan untuk persiapan ujian sesuai
instruksi kerja terkait.
Sehari sebelum ujian dilaksanakan Biro Akademik harus melakukan pemeriksaan kesiapan administrasi ujian, jika ada ketidaksiapan yang
berhubungan dengan fasilitas akan dilaporkan kepada pengelola gedung dan jika terjadi ketidaksiapan dalam hal soal ujian, akan dilaporkan
kepada Dekan Program Studi terkait.
Laporan lengkap persiapan ujian dikirim oleh Biro Perkuliahan kepada Kaprodi dan Wakil Dekan I PELAKSANAAN UJIAN Paling lambat 1 (satu) hari sebelum ujian, Bag. Akademik/evaluasi menerima jadwal ujian, jadwal dosen pengawas untuk ditempelkan pada papan pengumuman di ruang dosen.
Soal ujian beserta berkas jawaban diterima oleh dosen pengawas oleh Bag Akademik dari bagian penggandaan dalam keadaan tertutup sesuai jadwal ujian yang ada.
Jika masih ada dosen pengawas ujian yang belum datang, petugas piket harus mengkonfirmasikan kehadiran dosen pengawas dan mencari penggantinya apabila dosen pengawas tidak dating.
Petugas piket menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi oleh pengawas ujian. Jika ada ralat soal, harus diumumkan dan diusahakan paling lambat 30 menit setelah ujian berlangsung kepada peserta ujian. Ralat soal harus berasal dari dosen yang mengajar mata kulaih yang bersangkutan pada semester berjalan, atau dan Dekan Program Studi terkait. Ralat soal diserahkan kepada dosen yang mengajar mata kuliah tersebut pada saat
17
18
19
20
21
22
23 24 25
penyerahan lembar jawaban ujian. Master ralat soal diarsipkan oleh Bag.
Akademik/evaluasi dan diserahkan kepada Dekan setelah ujian berlangsung.
Jika ada mahasiswa yang melakukan kecurangan, setelah selesai ujian,
dosen pengawas menyerahkan berkas ujian dan berita acara kepada Bag Akademik untuk kemudian diarsipkan dan dilaporkan ke Dekan . Sangsi akademik untuk mahasiswa yang melakukan kecurangan diberikan
sesuai dengan tata tertib ujian yang berlaku.
Semua berkas ujian yang telah dilaksanakan dikumpulkan oleh dosen pengawas dan diserahkan kepada dosen yang bersangkutan (jika dosen
tersebut hadir) dengan memberikan tanda terima. Berkas ujian bagi dosen yang tidak hadir pada saat ujian, diserahkan oleh piket kepada Bag
Akademik/ evaluaasi untuk diserahkan kepada dosen yang dating mengambil diluar jadwal ujian mata kuliah yang bersangkutan.
Satu salinan berita acara, daftar hadir mahasiswa diserahkan kepada Biro
Akademik untuk monitoring nilai dan laporan kehadiran dosen pengawas dikirimkan kepada bagian Adm Keuangan untuk pengolahan honor
dosen mengawas ujian. Pada akhir periode ujian, Bag Akademik melaporkan hasil proses pelaksanaan ujian kepada Wakil Dekan I.
PENGAWAS UJIAN
Pengawas ujian hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum ujian berlansung. Pengawas ujian mempersiapkan berkas ujian yaitu :
Daftar Hadir Mahasiswa rangkap 2 (dua), perhatikan jika ada Daftar Hadir untuk ujian pindah shift, ujian khusus dll.
2 (dua) lembar Berita Acara Ujian. 1 (satu) lemabar Daftar Ketidakhadiran Mahasiswa. Amplop Berkas Karya Ujian. Ambil Soal Ujian di ruang Bag. Akademik.
Buku Ujian jika ada, Petugas piket memeriksa kelengkapan kehadiran dosen pengawas di masing-masing ruang ujian dan cari dosen pengawas pengganti jika ada
dosen pengawas yang tidak hadir. Petugas piket membunyikan bel 5 (lima) menit sebelum ujian dimulai
sebagai tanda bahwa pengawas harus menuju ke ruangan ujian. Jika ada ralat soal, umumkan melalui sound system. Setelah 35 menit ujian berlangsung, petugas piket akan keliling ke ruangan ujian untuk mengambil berkas ujian yang telah diisi dosen pengawas ujian. Petugas piket mencatat ke Buku Dosen Pengawas yang berhalangan
26
hadir.
Petugas piket mengumpulkan berkas ujian dari dosen pengawas ujian.
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
Penyusunan Skripsi/Tugas Akhir
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-009/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 009 /SPMI/AKD
JUDUL PENYUSUNAN SKRIPSI / TUGAS AKHIR
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada proses penyusunan skripsi mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen Formulir permohonan pembimbing,
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
Mahasiswa yang telah memprogramkan skripsi/TA menyusun proposal atas bimbingan dosen yang telah ditetapkkan melalui SK Dekan .
Mahasiswa mengikuti seminar proposal atas persetujuan Tim Penguji
Sidang Sarjana.
Dosen Pembimbing harus mengetahui kemampuan mahasiswa, sehingga dosen pembimbing bersama dengan mahasiswa dapat menetapkan
cakupan isi skripsi/TA.
Dosen Pembimbing bertanggung jawab mengenai kelayakan isi, sistematika penulisan, format penulisan, dan lain-lain yang menyangkut
Skiripsi/Tugas Akhir tersebut. Dalam pelaksanaan bimbingan skripsi/tugas akhir, dosen pembimbing membagi tugas.
Dosen pembimbing bersama dengan mahasiswa membuat jadwal
Bimbingan secara tertur minimal sekali seminggu dan dicatat dalam
Kartu Bimbingan Skripsi/TA oleh masing-masing pembimbing. Mahasiswa telah memprogramkan skripsi/TA lebih dua semester, tetapi belum selesai, maka Pembimbing dan Dekan Program Studi perlu
7
membuat evaluasi untuk mempertimbangkan rekomendasi: (1)
mengingatkan mahasiswa yang bersangkutan, (2) melakukan pembimbingan intensif, atau (3) mengganti topik/pembimbing sebagai
usaha terakhir.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
PELAYANAN PENDAFTARAN SEMINAR HASIL PENELITIAN Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-010/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 010/SPMI/ADK
JUDUL
PELAYANAN PENDAFTARAN SEMINAR HASIL
PENELITIAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran seminar hasil untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form pendaftaran, Draft Skripsi, Kartu Bimbingan
No.
Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian mengisi
form pendaftaran disertai lampiran (draft skripsi dan kartu bimbingan)
Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan dan lampirannya.
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan lampiran. Apabila
tidak layak maka dikembalikan kepada mahasiswa.
Staf akademik menentukan jadwal seminar hasil dengan mengkonfirmasikan
kepada dosen pembimbing Ybs.
Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan seminar hasil.
Staf akademik mengirimkan jadwal seminar hasil kepada dosen pembimbing
dan Bagian Perlengkapan.
Staf akademik membuat pengumuman tentang jadwal seminar hasil untuk
mahasiswa.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
PELAKSANAAN SEMINAR SKRIPSI
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 011/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-011/SPMI/ADK
JUDUL
PELAKSANAAN SEMINAR SKRIPSI TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BAG. AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran seminar skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form pendaftaran, Draft Skripsi, Kartu Bimbingan
No.
Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Pemimbing memberikan surat persetujuan pelaksanaan seminar, yang berisi
tentang telah selesainya proses pembimbingan materi skripsi kepada koordinator seminar dalam hal ini Ketua Program Studi.
Setelah menerima surat tersebut, koordinator seminar / Ketua Program Studi
mengatur jadwal seminar dan surat tersebut menjadi arsip koordinator seminar.
Seminar skripsi yang dilaksanakan pada hari sabtu, perlu pemberitahuan kepada dosen pembanding.
Apabila seminar dilaksanakan selain haro sabtu, maka koordinator seminar
meminta konfirmsai kesediaan membanding dan jadwal seminar kepada semua tim pembanding.
Koordinator memberikan konfirmasi jadwal seminar skripsi kepada tim
pembanding.
Koordinator membuat undangan seminar skripsi dan sampaikan kepada seluruh pembanding paling lambat 3 hari sebeluum seminar skripsi, jika
ttidak, dosen pembandingg berhak menolak atas pelaksanaan seminar skripsi.
Kemudian pada jadwal yang ditentukan, mahasiswa yang bersangkutan
mempersiapkan perlengkapan seminar yang diperlukan, yaitu map berkas seminar, bukuu berita acara seminar, dan piranti lainnya.
8
9
10
11
Sekretaris seminar memeriksa kelengkapan administrasi seminar skripsi.
Setiap pembanding diberikan waktu maksimum 15 menit.
Semua acara seminar skripsi harus diumumkan papan tulis oleh koordinator seminar, agar dapat diketahui susunan pembandingnya.
Setiap dosen pembanding seminar, dalam waktu yang bersamaan hanya boleh membanding secara pralel maksimum 2 mahasiswa.
Hasil seminar skripsi diumumkan oleh koordinator seminar.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
PELAYANAN PENDAFTARAN UJIAN SKRIPSI
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-012/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-012/SPMI/ADK
JUDUL
PELAYANAN PENDAFTARAN UJIAN
SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran ujian skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form pendaftaran, Isian Biodata, fotocopy STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4,
KHS semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3 exemplar skripsi
No
. Prosedur Kerja Waktu
1
.
2.
3. 4. 5 6
7 8
9
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian mengisi
form pendaftaran dan menyerahkan kembali disertai IsiaBiodata, fotocopy
STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4, KHS semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3
eksemplar skripsi.
Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan dan lampirannya
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form pendaftaran dan
lampiran.
Staf akademik menyerahkan berkas yang telah diverikasi dan dinyatakan
layak kepada Ketua Program. Jika tidak layak diserahkan kembali kepada
mahasiswa untuk dilengkapi.
Ketua Program menentukan dan menetapkan dewan penguji dan
menerbitkan surat penugasan rangkap dua.
Staf akademik menentukan jadwal ujian dan mengkorfirmasikannya kepada
dewan penguji.
Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan ujian skripsi.
Staf akademik mengirimkan fotocopy skripsi dan jadwal ujian kepada masing-
masing dewan penguji.
10
11
12
Staf akademik mengirimkan jadwal ujian ke Bagian Perlengkapan.
Staf Akademik mengarsip form pendaftaran beserta lampirannya dan surat
penugasan.
Staf akademik membuat pengumuman berkaitan dengan jadwal ujian dan
dewan penguji.
Masuk ke prosedur ujian skripsi.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-013/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 013/SPMI/ADK
JUDUL PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BAG. AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran sidang skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form pendaftaran, Draft Skripsi, Kartu Bimbingan
No.
Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
Pemimbing memberikan surat persetujuan pelaksanaan sidang, yang berisi tentang telah selesainya proses pembimbingan materi skripsi kepada koordinator seminar dalam hal ini Wakil Dekan I. Setelah menerima surat tersebut, koordinator seminar / Wakil Dekan I mengatur jadwal seminar dan surat tersebut menjadi arsip koordinator Sidang Skripsi. Sidang skripsi yang dilaksanakan pada hari sabtu, perlu pemberitahuan kepada dosen penguji.
Apabila seminar dilaksanakan selain haro sabtu, maka koordinator sidang meminta konfirmsai kesediaan membanding dan jadwal seminar kepada semua tim penguji
Koordinator memberikan konfirmasi jadwal sidang skripsi kepada tim penguji.
Koordinator membuat undangan sidang skripsi dan sampaikan kepada
seluruh pembanding paling lambat 3 hari sebeluum sidang skripsi, jika ttidak, dosen pembandingg berhak menolak atas pelaksanaan s idang skripsi.
Kemudian pada jadwal yang ditentukan, mahasiswa yang bersangkutan
mempersiapkan perlengkapan sidang yang diperlukan, yaitu map berkas sidang, buku berita acara sidang, dan piranti lainnya.
Sebelum sidang skripsi dimulai, tim penguji meminta informasi tentang
9
10
11
12
13
14
15
16
kondisi mahasiswa kepada pembimbingnya.
Sekretaris seminar memeriksa kelengkapan administrasi sidang skripsi.
Ketua penguji memberitahukan kepada mahasiswa yang akan diuji tentang tata tertib sidang dalam ruangan sidang.
Dosen penguji skripsi, yang kebetulan dalam waktu bersamaan harus menghadiri seminar proposal, maka sidang skripsinya ditunda sampai
seminar selesai.
Setiap penguji diberikan waktu menguji maksimum 15 menit.
Semua acara sidang skripsi harus diumumkan di papan tulis oleh koordinator sidang, agar dapat diketahui susunan pengujinya.
Setaip dosen penguji, dalam waktu bersamaan hanya boleh menguji secara
parallel maksimum 2 mahasiswa.
Hasil sidang skripsi diumumkan oleh koordinator ujian.
1 (satu) lembar hasil sidang skripsi diarsipkan di program studi yang bersangkutan.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Pengolahan Nilai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-014/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-014/SPMI/BAAK
JUDUL
PENGOLAHAN NILAI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam proses pengolahan nilai hasil evaluasi pembelajaran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PENERIMAAN NILAI DAN DOSEN
Bagian Akademik bertanggung jawab untuk melakukan pencetakan blanko Nilai Tugas maksimal 3 (tiga) minggu setelah perkuliahan dimulai pada setiap semester berjalan. Blanko Nilai tersebut, didistribusikan ke
dosen.
Bagian Akademik menerima rekap Nilai Tugas, Mid semester ataupun Nilai Akhir Semester yang telah berisi data nilai dan dosen, kemudian memeriksa kelengkapan data nilai yang tercetak di rekap nilai dan memberikan tanda terima. Jika rekap nilai yang telah berisi nilai tidak diterima sesuai dengan jadwal
diatas, maka Bagian Akademik melaporkannya ke Dekan/ Program Studi untuk ditindak lanjuti. Apabila kegiatan penilaian di atas harus dialihkan ke dosen lain, maka
Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Dosen Pengampu Mata Kuliah dalam menentukan dosen mana yang akan dipilih.
Bagian Akademik melaporkan ke Wakil Dekan I dan Dosen Pengampu Mata Kuliah tentang penambahan nilai karena , keterlambatan nilai,
rekap keterlambatan nilai dan ketepatan memasukkan nilai.
Wakil Dekan I melakukan analisis dan laporan yang diberikan untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.
MONITORING DAN PROSES NILAI
Bagian Perkuliahan bertanggungjawab atas seluruh perencanaan serta kegiatan monitoring dan proses nilai dan dosen.
8
Setelah menerima nilai dan dosen, Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Dekan/ Program Studi atas penilaian yang diberikan.
Jika terjadiketidak sesuaian Dekan/ Program Studi mengkoordinasikannya dengan Dosen Pengampu Mata Kuliah untuk
menentukan tindakan perbaikan apa yang harus dilakukan. Setelah Nilai dan Dosen diverifikasi oleh Dekan, Bagian Akademik melakukan pencetakan daftar mata kuliah yang akan di umumkan kepada
mahasiswa.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
YUDISIUM KELULUSAN Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-015/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 015/SPMI/BAAK
JUDUL
YUDISIUM KELULUSAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam proses yudisium kelulusan bagi mahaasiswa Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab atas
terselenggaranya Rapat Yudisiium untuk menentukan mahasiswa yang berhak atau tidak berhak wisuda suatu periode wisuda.
Rapat Yudisium dilakukan paling lambat 6 (enam) minggu sebelum acara wisuda. Sebelum Rapat Yudisium diselenggarakan, BAAK akan
mengirimkan data tentang mahasiswa yang layak/tidak layak wisuda berserta transkip nilainya kepada Dekan untuk divalidasi. Setelah hasilnya benar, BAAK mencetak Laporan Mahasiswa yang berhak wisuda dan mahasiswa yang tidak wisuda per Program Studi dan jenjang studi beserta data pendukung tentang alasan mahasiswa tidak berhak wisuda. Laporan-laporan diberikan ke Ka. Biro Akademik untuk diperiksa
selengkapnya, kemudian digandakan dan dibagikan pada saat Rapat Yudisium. Semua data yang dibagikan pada saat Rapat Yudisium akan dipelajari
oleh Dekan , Wakil Dekan I, Program Studi, dan Sekretaris Program Studi. Jika Daftar Mahasiswa Yang Berhak Wisuda sudah benar, maka Dekan Program Studi, dan Wakil Dekan I akan menandatangani daftar tersebut
sebagai bukti persetujuannya. Untuk Daftar Mahasiswa Yang Tidak Berhak Wisuda, Dekan dan Program Studi, memberikan keputusan yang
harus diambil sehubungan dengan kasus per mahasiswa, kemudian menandatangani daftar yang telah diperjelas dengan keputusan-
keputusan tersebut.
Dekan , Wakil Dekan I dan Program Studi bertanggung jawab penuh atas penentuan berhak atau tidak berhak seorang mahasiswa unuk diwisuda
pada suatu periode wisuda. Keputusan yang diambl harus jelas dan detail yang menyangkut tindakan, waktu an personil yang bertaggung
5.
6.
7.
8
jawab untuk melaksanakan.
Ka. Biro Akademik melakukan monitoring dalam menjalankan semua
keputusan Dekan dan Ketua Program Studi.
Setelah semua keputusan yang berkaitan dengan Daftar Mahasiswa Yang Tidak Layak Wisuda diproses, maka hasil akhir akan diberikan ke UPT Puskom untuk pemrosesan berikutnya.
Berdasarkan daftar mahasiswa yang berhak wisuda tersebut, Biro
Akademik akan mencetak pengumuman Mahasiswa Yang Layak dan Tidak Layak Wisuda. Pengumuman tersebut diberikan ke Biro Layanan
untuk ditempelkan di papan pengumuman. Data ini juga diperlukan untuk pembuatan ijasah sesuai prosedur percetakan ijasah dan transkip
akhir.
Rekapitulasi mahasiswa yang berhak dan tidak berhak diwisuda dan laporan kuliah tepat waktu disusun oleh BAAK dan dikirim kepada
Dekan, Wakil Dekan I, Kaprodi dan LPM.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Penerbitan Transkrip Nilai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 016/SPMI/BAAK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-016/SPMI/BAAK
JUDUL PENERBITAN TRANSKIP NILAI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam proses Penerbitan Transkrip Nilai bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK, Kaprodi
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
Bagian Akademik meng-copy database transkip nilai dari program studi.
Bagian Akademik kemudian mencetak draft putih transkip nilai calon wisudawan untuk diperiksa. Bagian Administrasi dan Kemahasiswaan akan melakukan pengecekan data
transkip berdasarkan berkas transkip yang dikirim program studi. Apabila terdapat kejanggalan antara cetak Bagian Administrasi dan Kemahasiswaan
dengan cetak program studi, maka berkas akan dikirim ke program studi untuk klarifikasi.
Program studi melakukan klarifikasi data transkip nilai calon wisudawan.
Program studi memperbaiki database transkip nilai dan mencetak ulang draft
transkip nilai. Kemudian mengirimkannya ke bagian administrasi dan kemahasiswaan.
Bagian administrasi dan kemahasiswaan menerima draft transkip nilai hasil
perbaikan program studi. Kemudian mencetak transkip nilai asli sebanyak 3 (tiga) lembar, 1 (satu) lembar untuk calon alumni, 1 (satu) lembar untuk arsip Bagian
Administrasi dan Kemahasiswaan, dan 1 (satu) lembar ersip program studi.
Transkip nilai kemudian diparaf oleh Kepala Bagian Administrasi dan
Kemahasiswaan dan kemudian dikirim ke Dekan untuk ditandatangani.
Transkip nilai yang sudah ditandatangani Dekan kemudian didistribusikan ke calon wisudawan, Bagian BAAK dan program studi untuk diarsipkan
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
Penerbitan Ijazah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-017/BAAK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-017/BAAK
JUDUL PENERBITAN IJAZAH
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN (BAAK)
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk efisiensi dan efektifitas dalam pelayanan penerbitan ijazah bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak terkait Mahasiswa, BAAK
Dokumen Form Penerbitan Ijazah
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Bagian Biro Adminiatrasi Akademik (BAAK) memasukan data berkas
ijazah mahasiswa ke komputer berdasarakan ijazah SMA dan pembayaran SPP terakhir.
Bagian BAAK kemudian mencetak draft putih ijazah calon wisudawan untuk diperiksa. Apabila terdapat kejanggalan data ijazah, maka bagian BAAK menghubungi program studi untuk memanggil calon wisudawan yang bersangkutan. Bagian BAAK juga menempelkan pengumuman pemanggilan mahasiswa
yang bermasalah dalam hal ijazahnya.
Calon wisudawan memberikan data perbaikan sesuai kekurangan data ijazah.
Bagian BAAK menerima berkas perbaikan dari calon wisudawan dan
digunakan untuk memperbaiki file data ijazah, kemudian memasukkan nomor ijazah (beserta nomor seri ijazah).
Bagian BAAK mencetak ijazah asli dan kemudian menempel foto calon wisudawan. Berkas ijazah diserahkan ke bagian Akademik untuk ditandatangani oleh
Dekan . Dekan menandatangani ijazah wisudawan dan mengembalikannya ke Bagian BAAK.
10.
11.
12.
13.
14
Bagian BAAK menerima berkas ijazah yang sudah ditanddatangani Wakil
Dekan dan kemudian mengirimkannya ke Rektor Universitas Gresik untuk penandatanganan.
Rektor menandatangani berkas ijazah wisudawan.
Berkas ijazah yang sudah selesai proses penandatanganan kemudian dilakukan scanning sebagai backup/arsip ijazah dalam bentuk file.
Kemudian file ijazah hasil scanning dicetak 1 (satu) lembar sebagai arsip
serta disimpan ke dalam CD.
Ijazah Asli bisa diambil Mahasiswa yang bersangkutan
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Legalisir Transkip Nilai Dan Ijazah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-018/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-018/SPMI/AKD
JUDUL LEGALISIR TRANSKRIP NILAI DAN IJAZAH
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P/2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
Alumni FKIP Universitas Gresik menyerahkan transkrip nilai asli dan ijazah yang akan diperbanyak atau fotocopy-nya dengan menunjukkan
aslinya ke Bag. Administrasi.
Alumni membayar sejumlah uang perbanyakan sesuai jumlah permintaan.
Bag. Administrasi menerima transkrip nilai dan ijazah asli atau fotocopy yang sudah disahkan sesuai aslinya oleh Dekan dan Rektor dari alumni,
kemudian mencatat dan mengarsipkan data perbanyakan transkrip nilai dan ijazah alumni. Transkrip nilai dan ijazah yang telah disyahkan diserahkan kembali kepada alumni yang bersangkutan
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Pendaftaran Wisuda Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-019/SPMI/BAAK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-019/SPMI/BAAK
JUDUL PELAYANAN PENDAFTARAN WISUDA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN (BAAK)
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan
proses dalam pendaftaran wisuda bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen Form Pendaftaran Wisuda
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran dengan membawa bukti
pembayaran pendaftran wisuda dan form bebas tanggungan yang telah
dilengkapi.
Mahasiswa meminta form pendaftaran wisuda, mengisi, melengkapi dan
kemudian meyerahkan kembali dengan melampirkan bukti pembayaran
dan form bebas tanggungan.
Staf akademik menerima berkas dan melakukan verifikasi, apabila
kelengkapan data belum terpenuhi maka berkas dikembalikan kepada
mahasiswa
Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang terlah diverifikasi ke
dalam database peserta Wisuda
Staf Akademik mengarsip berkas pendaftaran.
Apabila jadwal pelaksanaan wisuda telah terbit, staf akademik membuat
surat pemberitahuan dan pengumuman untuk mahasiswa yang telah
terdaftar.
Masuk prosedur pelaksanaan wisuda
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Pelaksanaan Wisuda Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-020/BAAK
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-020/SPMI/BAAK
JUDUL
PELAYANAN PELAKSANAAN WISUDA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK)
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan proses pelaksanaan wisuda bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen Form Pendaftaran Wisuda
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
8 9
10
Dengan terbitnya jadwal pelaksanaan widusa, staf akademik menyiapkan
data wisudawan.
Staf akademik membuat data buku wisuda.
Staf akademik mencetak data buku wisuda dan mngirimkannya ke
Bagian Akademik Kantor Pusat
Staf akademik membuat surat keterangan mahasiswa cumlaude
Setelah mendapat tandatangan dari ketua program, staf akademik
mengirim surat ke Bagian Akademik Kantor Pusat.
Staf Akademik menyusun pengajuan kebutuhan untuk pelaksanaan
wisuda
Ketua program merevisi pengajuan dan memberikan persetujuan.
Apabila pengajuan tidak layak maka staf akademik akan merevisi dan
mengajukan kembali.
Berdasarkan pengajuan kebutuhan, ketua program menyusun panitia
pelaksanan wisuda dan menerbitkan surat tugas.
Surat tugas dikirim kepada masing-masing panitia.
Tugas pelaksanaan wisuda lansung ditangani oleh panitia pelaksanaan
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelayanan Permintaan Surat Keterangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 021/SPMI/ADM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-021/SPMI/ADM
JUDUL PELAYANAN PERMINTAAN SURAT
KETERANGAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BAGIAN ADMINISTRASI
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan permintaan Surat Keterangan untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, staf akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form permintaan, data kelengkapan surat
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian
mengisi rangkap dua form permintaan (Surat Keterangan), dan
menyerahkan kembali lembar kedua.
Staf akademik menerima form yang telah diisi
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan data
mahasiswa di sistem akademik berkaitan dengan surat keterangan yang
diminta (data registrasi, biodata, dsb)
Berdasarkan form permintaan dan data mahasiswa, staf akademik
membuat surat keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke Ketua
Program
Ketua Program menandatangani surat keterangan
Setelah administrasi surat selesai, satu lembar surat untuk mahasiswa
dan satu lembar untuk arsip.
Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan menyerahkan form
permintaan
Selesai
Keterantan Sselesai
b.
Manual Prosedur
Penerbitan Surat Keterangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen
:
UPM/FKIP/MP-022/SPMI/ADM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-022/SPMI/ADM
JUDUL PENERBITAN SURAT KETERANGAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
Administrasi
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP/2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan permintaan Surat
Pengantar untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, staf akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form permintaan, data kelengkapan surat
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4. 5
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian
mengisi rangkap dua form permintaan (surat pengantar), dan
menyerahkan kembali lembar kedua disertai kelengkapan data surat
bergantung pada jenis surat pengantar (surat pengantar penelitian, surat
pengantar magang, dll).
Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan surat
pengantar
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan data
mahasiswa di sistem akademik berkaitan dengan surat keterangan yang
diminta (data registrasi, biodata, dsb)
Berdasarkan form permintaan dan data mahasiswa, staf akademik membuat surat keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke Ketua Program Dekan menandatangani surat keterangan
a. Setelah administrasi surat selesai, satu lembar surat untuk mahasiswa dan satu lembar untuk arsip.
b. Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan menyerahkan form permintaan
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Perpindahan Mahasiswa Antar Fakultas Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-023/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-023/SPMI/AKD
JUDUL
PERPINDAHAN MAHASISWA ANTAR FAKULTAS
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas pelayanan berbasis
mutu kepada mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5 6
7
8
Mahasiswa mengajukan surat permohonan perpindahan ke Fakultas lain dalam institusi ke Dekan yang diserta materai Rp. 6.000,-.
Dekan Memeriksa seluruh persyaratan pindah sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan.
Dekan menyerahkan surat permohonan pindah kepada Rektor untuk dimintakan rekomendasi
Rekomendasi perpindahan mahasiswa dikirim ke Dekan Fakultas yaang
dituju Dekan memeriksa, mempelajari surat permohonan pindah fakultas tersebut, bila memenuhi persyaratan maka dibuatkan surat persetujuan menerima perpinadahan tersebut Dekan fakultas lama menerima surat surat persetujuan perpindahan Kemudian dibuatkan draft Surat Keputusan pindah.
Prodi menyampaikan draft SK pindah kepada pimpinan Dekan.
Dekan menerima, mempelajari, memeriksa dan mengesahkan draft SK pindah dan menandatanganinya.
9
10
Ketua Program Studi menerimakan SK pindah yang telah sudah ditandatangani Pimpinan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Bidang Administrasi mengarsipkan dokumen SK pindah.
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Cuti Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-024/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-024/SPMI/AKD
JUDUL CUTI MAHASISWA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5 6
7
8
Mahasiswa yang ingin mengambil cuti akademik harus membuat surat permohonan cuti akademik yang ditujukan kepada Dekan.
Kaprodi memeriksa berkas surat permohonan cuti akademik mahasiswa
yang bersangkutan dan kemudian menyerahan berkas cuti akademik tersebut kepada Wakil Dekan I Bidang Akademik.
Kaprodi membuat draft SK cuti akademik mahasiswa yang bersangkutan dan menyerahkan draft SK cuti tersebut kepada pimpinan (Wakil Dekan I
Bidang Akademik). Wakil Dekan I Bidang Akademik menerima draft SK cuti akademik untuk diperiksa, disahkan, dan diserahkan pada Dekan. Dekan menerima konsep SK Cuti untuk ditanda tanda tangani Kaprodi menerima SK cuti akademik yang sudah ditandatangani oleh Dekan.
Mengirimkan SK ke mahasiswa yang bersangkutan.
Mengarsipkan SK cuti akademik.
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Drop Out Dan Pengunduran Diri Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 025/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-025/SPMI/AKD
JUDUL
Drop Out Dan Pengunduran Diri Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5 6
Mahasiswa mengajukan surat pengunduran diri kepada Dekan sedangkan untuk drop-out Prodi yang mengajukan draft drop-out mahasiswa kepada Dekan. Dekan menerima, mempelajari, memeriksa, dan mengajukan pada Rektor melalui Biro AAK. Rektor menerima, dan memvalidasi , setelah diketahui kebenaran data tersebut, Rektor menandatangani SK drop-out atau pengunduran diri.
Dekan menerima SK drop-out atau pengunduran diri kemudian
diseraahkan pada mahasiswa yang bersangkutan
Mahasiswa menerima SK drop-out atau pengunduran diri yang sudah ditandatangani Dekan. Mengarsipkan dokumen SK drop-out atau pengunduran diri.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Penerimaan Dosen Tetap Yayasan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-026/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 026/SPMI/BAU
JUDUL PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP/2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas dalam sistem penerimaan Tenaga Pendidik serta memperoleh
Dosen berkompetensi yang berkualifikasi sesuai kebutuhan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No.
Uraian Tugas Waktu
1.
2.
RENCANA KEBUTUHAN PENAMBAHAN TENAGA DOSEN TETAP
Apabila diperlukan penambahan dosen baru maka Ketua Program Studi mengajukan permohonan penambahan dosen kepada Dekan
dengan mengisi formulir Daftar rencana kebutuhan Dosen
Hasil evaluasi yang dilakukan Dekan kemudian dilaporkan kepada Rektor, yang kemudian diusulkan pada Yayasan, Jika diperlukan, Wakil
Rektor II menginformasikan pemasangan iklan kebutuhan dosen kepada Kepala Biro Administrasi Umum
3.
4.
5.
SELEKSI PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN
Setiap ada surat lamaran dosen yang diterima, berkas lamaran didata dalam database lamaran dosen yang dikirim kepada Ketua Program
Studi terkait dalam sesuai mata kuliah yang dipilih oleh calon dosen.
Ketua Program Studi menyeleksi berkas lamaran yang masuk. Pelamar dipanggil untuk mengikuti seleksi penerimaan pegawai baru yang
dilaksanakan pada tingkat Universitas.
Setalh lulus test tulis dilaksanakan tes kemampuan mengajar dan dilanjutkan dengan test wawancara dan atau tes selanjutnya adalah
pelamar yang memenuhi kualifikasi dosen untuk mata kuliah. Waktu pelaksanaan wawancara dan atau tes ditentukan oleh panitia seleksi
penerimaan Dosen Tetap
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
12.
13.
14
Wakil Rektor II membuat dan mengirim surat panggilan wawancara
dan atau tes kepada calon dosen. Surat tersebut ditandatangani oleh Rektor.
Wawancara/tes terhadap calon dosen dilakukan oleh Tim/Panitia
Seleksi yang dibentuk oleh Rektor. Setiap anggota Tim Wawancara/tes harus memberikan penilaiannya
terhadap calon dosen yang ikut wawancara/tes dan memberikan keputusan diterima atau tidak.
Seleksi calon dosen meliputi seleksi administrasi, potensi akademik,
kesehatan, psikologis, dan wawancara.
Hasil wawancara/tes calon dosen dilaporkan Rektor oleh Wakil Rektor II.
Wakil Rektor akan melihat status calon dosen, apakah sudah memiliki
perguruan tinggi induk atau belum. Jika calon dosen belum terdaftar di institusi manapun maka Wakil Rektor II melaporjan ke Rektor, yang
kemudian dipanggil dan dinyatakan lulus seleksi. Surat panggilan penerimaan calon dosen ditanda tangani Rektor
Setelah dosen baru mendapatkan nomor identitas, Dekan menerima
distribusi calon Dosen dan diserahkan kepada Kaprodi sesuai usulan dari Kaprodi. Dua semester pertama merupakan masa percobaan bagi dosen tersebut jika kinerjanya tidak memenuhi persyaratan, maka Ketua Program Studi Program Studi berhak mengembalikan dosen tersebut kepada Rektor Dengan persetujuan dosen baru tersebut, jika yang bersangkutan belum terdaftar di institusi manapun maka ia akan mendapatkan SK pengangkatan Dosen Tetap dari Yayasan Institusi, sedangkan surat
penugasan mengajar tiap semester akan dikeluarkan oleh Dekan. Semua dokumen dan data menyangkut penerimaan dosen, termasuk Evaluasi Dosen dan salinan SK pengangkatannya diarsipkan oleh Biiro
Administrasi Umum. Penyimpangan yang terjadi diluar Daftar Kebutuhan Dosen dilaporkan oleh Dosen Program Studi secepatnya kepada Rektor, dengan
memberikan penjelasan tertulis.
MA
Manual Prosedur
Penerimaan Dosen Tidak Tetap Yayasan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-027/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-027/SPMI/BAU
JUDUL PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP
YAYASAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas dalam sistem penerimaan Tenaga Pendidik Tidak serta memperoleh
Dosen berkompetensi yang berkualifikasi sesuai kebutuhan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No
. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
RENCANA KEBUTUHAN PENAMBAHAN DOSEN TIDAK TETAP
Apabila diperlukan penambahan dosen tidak tetap baru maka Ketua Program Studi mengajukan permohonan penambahan dosen kepada
Dekan dengan mengisi formulir Daftar rencana kebutuhan Dosen
Hasil evaluasi yang dilakukan Dekan kemudian dilaporkan kepada Rektor, yang kemudian diusulkan pada Yayasan, Jika diperlukan, Wakil Rektor II
menginformasikan pemasangan iklan kebutuhan dosen tidak tetap kepada Kepala Biro Administrasi Umum
3.
4.
5.
6.
SELEKSI PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN
Setiap ada surat lamaran dosen yang diterima, berkas lamaran didata dalam database lamaran dosen yang dikirim kepada Ketua Program Studi
terkait dalam sesuai mata kuliah yang dipilih oleh calon dosen.
Ketua Program Studi menyeleksi berkas lamaran yang masuk. Pelamar dipanggil untuk mengikuti seleksi penerimaan pegawai baru yang
dilaksanakan pada tingkat Universitas.
Setalh lulus test tulis dilaksanakan tes kemampuan mengajar dan
dilanjutkan dengan test wawancara dan atau tes selanjutnya adalah pelamar yang memenuhi kualifikasi dosen untuk mata kuliah. Waktu pelaksanaan wawancara dan atau tes ditentukan oleh panitia seleksi penerimaan Dosen
Wakil Rektor II membuat dan mengirim surat panggilan wawancara dan
atau tes kepada calon dosen. Surat tersebut ditandatangani oleh Rektor.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
12.
Wawancara/tes terhadap calon dosen dilakukan oleh Tim/Panitia Seleksi
yang dibentuk oleh Rektor.
Setiap anggota Tim Wawancara/tes harus memberikan penilaiannya terhadap calon dosen yang ikut wawancara/tes dan memberikan
keputusan diterima atau tidak. Seleksi calon dosen meliputi seleksi administrasi, potensi akademik,
kesehatan, psikologis, dan wawancara.
Hasil wawancara/tes calon dosen dilaporkan Rektor oleh Wakil Rektor II.
Setelah dinyatakan lulus test wawancara Wakil Rektor II melaporjan ke Rektor, yang kemudian dipanggil dan dinyatakan lulus seleksi. Surat
panggilan penerimaan calon dosen ditanda tangani Rektor
Setelah dosen baru mendapatkan nomor identitas sebagai Dosen Tidak Tetap, Dekan menerima distribusi calon Dosen dan diserahkan kepada
Kaprodi sesuai usulan dari Kaprodi. Dua semester pertama merupakan masa percobaan bagi dosen tersebut jika kinerjanya tidak memenuhi
persyaratan, maka Ketua Program Studi Program Studi berhak mengembalikan dosen tersebut kepada Rektor
Semua dokumen dan data menyangkut penerimaan dosen, termasuk
Evaluasi Dosen dan salinan SK pengangkatannya diarsipkan oleh Biiro Administrasi Umum. Penyimpangan yang terjadi diluar Daftar Kebutuhan Dosen dilaporkan oleh Dosen Program Studi secepatnya kepada Rektor, dengan memberikan penjelasan tertulis.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pengampu Matakuliah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 028 /SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-028/SPMI/AKD
JUDUL
PENETAPAN DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan kualitas proses pembelajran agar tecapai kompetensi serta mendukung suasana kondusif untuk Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan : 1. Manual Prosedur Penetapan Dosen Pengampu Mata
Kuliah adalah pedoman bagi Program Studi Administrasi
Pendidikan Universitas Gresik untuk menentukan
pengajar mata kuliah setiap semester .
2. Tim Penetapan Dosen (TPD) adalah tim yang memastikan
kompetensi dan minat setiap dosen yang akan mengajar .
3. Dokumen Minat dan Kompetensi Dosen (DMKD) adalah
pedoman yang mencakup informasi tentang minat dan
kompetensi dosen.
4. Koordinator Kompetensi Dosen Matakuliah Bidang Ilmu
(KKDMBI).
5. Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS)
Ruang Lingkup
Manual prosedur Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah
meliputi keseluruhan ketentuan dan prosedur pelakasanaan.
Prosedur pelaksanaan tersebut adalah prosedur penentuan
dosen pengampu mata kuliah.
Adapun ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan
penetapan dosen pengampu mata kuliah adalah sebagai
berikut :
1. Pihak-pihak yang berkaitan dalam penetapan dosen
pengampu mata kuliah adalah :
a. Wakil Dekan I, II, III
b. Ketua Program Studi
c. Kepala Tata Usaha
d. Dosen
2. Pelaksanaan penetapan Dosen pengampu MK dilakukan
oleh TPD yang beranggotakan Wakil Dekan I,II,III, Ketua
Program Studi, Kepala Tata Usaha dan Koordinator
Kompetensi Dosen Matakuliah Bidang Ilmu (KKDMBI)
3. TPD harus memastikan kompetensi dan minat setiap
dosen yang akan mengajar. Kompetensi dan minat
tersebut dituangkan dalam Dokumen Minat dan
Kompetensi Dosen (DMKD) yang selalu direview oleh KDBI
setiap tahun
4. TPD mengusulkan dosen pengasuh mata kuliah kepada
Wakil Direktur I dengan mempertimbangkan hal sebagai
berikut :
a. Kompetensi dan minat dosen (dari DKMD)
b. Rekomendasi KKDMBI
c. Hasil Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS)
d. Surat Kesediaan Mengajar dari dosen yang
bersangkutan
e. Penetapan jadwal harus memperhatikan
kesinambungan dan keselarasan jadwal mengajar
dosen pada program studi
f. Wakil Dekan I berhak menunjuk dosen luar biasa
(dosen LB) sesuai dengan masukan dari TPD.
Mekanisme dosen luar biasa diatur tersendiri oleh
peraturan Fakultas/Universitas
5. Dosen dapat didampingi oleh asisten melalui mekanisme
yang diatur oleh Prodi. Khusus untuk mata kuliah
Praktikum, dosen wajib didampingi oleh Asisten
Laboratorium yang ditentukan berdasarkan peraturan
Laboratorium
6. Penetapan pengajar diselesaikan paling lambat 4 (empat)
minggu sebelum perkuliahan perdana tahun ajaran baru.
Pihak Terkait Mahasiswa, Dosen. Bag. Akademik
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wakil Dekan I membentuk Tim Penetapan Dosen (TPD), dan
mengusulkan ke Dekan untuk dibuatkan SK. Anggota TPD minimal adalah
Wakil Dekan I, Ketua Program Studi (KPS) dan Koordinator Kelompok
Dosen Matakuliah Bidang Ilmu (KKDMBI).
TPD mengirimkan Formulir Kesediaan Mengajar (FKM) kepada seluruh
dosen dan meminta Kepala Tata Usaha untuk memastikan semua
formulir terisi dan kembali tepat waktu.
TPD mengadakan rapat penentuan dosen pengajar dengan
mempertimbangkan FKM, DMKD , Rekomendasi KKDMBI dan Hasil
Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS). Rapat tersebut harus
menghasilkan Penetapan Jadwal Mengajar (PJM) yang akan menjadi
dasar dalam prosedur menentukan jadwal perkuliahan.
PJM harus dikirim ke Dosen yang bersangkutan bersama dengan Silabus
Perkuliahan yang dikeluarkan resmi oleh Program Studi paling lambat 5
(lima) minggu sebelum perkuliahan berlangsung
TPD mengadakan Rapat Awal Semester (RAS) paling lambat 3 (tiga)
minggu sebelum perkuliahan berlangsung untuk membahas Rencana
Kerja Pengajaran Semester(RKPS) dengan mengundang seluruh dosen
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-029/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-029/SPMI/BAAK
JUDUL PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan
Penentuan Dosen Pembimbing Penyusunan Tugas Akhir (Skripsi) adalah tahapan yang harus dilakukan oleh mahasiswa dalam melakukan administrasi untuk mendapatkan pembimbing Tugas Akhir dengan tujuan agar: a. Mahasiswa mendapatkan pembimbing yang konsentrasi
dan atau keahlian yang sesuai dengan topik tugas akhir
yang diajukan oleh mahasiswa.
b. Pemerataan distribusi jumlah mahasiswa bimbingan bagi
masing-masing dosen pembimbing.
c. Mahasiswa yang sedang menyusun tugas akhir, tidak
memiliki kesamaan Judul maupun Isi Tesis dengan
mahasiswa lainnya.
d. Mahasiswa dapat menyelesaikan tugas akhirnya dengan
kualitas yang baik dan tepat waktu.
e. Meningkatkan kinerja Program Studi Administrasi
Pendidikan Universitas Gresik.
Ruang Lingkup
Kegiatan Pengajuan Pembimbing Tugas Akhir untuk
mahasiswa ini melibatkan beberapa orang dan unit dengan
wewenang dan tanggung jawaban sebagai berikut:
1. Dekan/ Wakil Dekan I
a. Wewenang : Menentukan Kelayakan Judul Tugas
Akhir Mahasiswa
b. Tanggungjawab :
1) Memeriksa ulang persyaratan mahasiswa calon
peserta tugas akhir
2) Mengumumkan nama-nama dosen pembimbing
3) Mengadakan rapat dosen pembimbing untuk
menentukan kelayakan usulan topic tugas akhir dan
mengelompokkannya sesuai dengan keahlian dosen
pembimbing
4) Mengumumkan dosen pembimbing dan mahasiswa
yang dibimbingnya
2. Kepala Tata Usaha (Ka. T.U)
a. Wewenang : Mengelola pengajuan dan pengumuman
sesuai dengan Jadual
b. Tanggungjawab :
1) Menyediakan format persyaratan tugas akhir
2) Menerima ajuan tugas akhir dari mahasiswa
3) Memeriksa persyaratan akademik dan/atau
administrasi mahasiswa sesuai dengan ketentuan
yang sudah dibuat oleh jurusan
4) Menyampaikan map ajuan tugas akhir mahasiswa ke
dosen walinya
3. Dosen Pembimbing
a. Wewenang : Menerima mahasiswa yang
akan dibimbing
b. Tanggungjawab : Membimbing mahasiswa sesuai
dengan kemampuan yang dimiliki
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
Kepala Tata Usaha Program Pasca Sarjana menyiapkan daftar mahasiswa
yang mengajukan Skripsi/tugas akhir dan menyerahkan ke Wakil Dekan I
FKIP Universitas Gresik.
Wakil Dekan I dan Ketua Program Studi memeriksa dan menyeleksi
dosen pembimbing yang memenuhi syarat. Setelah diseleksi daftar
tersebut diserahkan ke Kepala Tata Usaha untuk diumumkan ke
3.
4.
mahasiswa.
Dekan menerbitkan Surat Tugas Membimbing bagi dosen yang telah
dipilih oleh Wakil Dekan I/Ketua Program Studi setelah di paraf oleh
Kepala Tata Usaha dan menyerahkannya ke dosen yang besangkutan
Mahasiswa dapat melakukan proses pembimbingan Skripsi sesuai
program KRS.
Apabila mahasiswa belum dapat menyelesaikan Skripsi dalam waktu 2
(dua) semester, maka mahasiswa dapat mengajukan penggantian
dosen pembimbing ke Ketua Program Studi sesuai prosedur yang telah
ditetapkan.
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
Penerimaan Dosen Tamu Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-030/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-030/SPMI/BAU
JUDUL PENERIMAAN DOSEN TAMU
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan kualitas proses pembelajaran dan menambah wawasan bagi mahasiswa Fakultas Keguruan
Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No. Uraian Tugas Waktu
Apabila diperlukan untuk mengisi suatu kuliah umum seperti training,
pelatihan, workshop ataupun stadium general, maka Ketua Program Studi mengajukan permohonan kepada Wakil Dekan I bahwa dirasa
perlu untuk mengundang seorang dosen tamu dari perguruan tinggi lain.
Wakil Dekan I akan mengupayakan pengadaan dosen tamu yang
sesuai dengan keperluan dan menginformasikannya ke Dekan.
Dosen yang bersangkutan akan dihubungi oleh Dekan dan dihubungi untuk penyesuaian waktu kedatangan.
Untuk dapat diangkat menjadi dosen tamu, yang bersangkutan harus
mengajukan permohonan kepada Dekan melalui Wakil Dekan I dengan melampirkan berkas persyaratan yang ditentukan. Dosen tamu diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul dan pertimbangan dari Wakil Dekan I
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Penetapan Dosen Pengganti Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-031/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-031/SPMI/AKD
JUDUL PENETAPAN DOSEN PENGGANTI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3
4
5
Apabila dosen yang mangajar suatu mata kuliah tertentu bermasalah
atau tidak dapat menyelesaikan pertemuan perkuliahan sebagaimana yang ditetapkan, maka Program Studi akan menetapkan calon dosen pengganti untuk mata kuliah tersebut. Program Studi akan menetapkan salah satu dosen tetap/tidak tetap yayasan untuk menjadi calon dosen pengganti dengan melihat daftar mata kuliah dan jadwal kuliah calon dosen pengganti yang bersangkutan yang diisi di awal semester. Jika sesuai dengan jadwal yang ada, maka calon dosen pengganti yang bersangkutan akan dihubungi oleh Program Studi dan untuk penyesuaian jadwal perkuliahan.
Jika calon dosen pengganti sepakat dengan jadwal perkuliahan yang ada, maka personil yang bersangkutan akan ditetapkan sebagai dosen pengganti untuk mata kuliah yang bermasalah tersebut.
Penetapan Dosen Pengganti melaksanakan tugasnya setelah mendapat persetujuan Dekan dan diketahui Rektor
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Penanganan Dosen Bermasalah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-032/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-032/SPMI/AKD
JUDUL PENANGAN DOSEN BERMASALAH
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas,
Dokumen
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3
4
5
Dosen yang bermasalah adalah
Dosen yang tidak melaksanakan KEGIATAN Tri Dharma PT sesuai Peraturan selama tiga semester berturut-turut.
Dosen yang terbukti melakukan kecurangan dalam hal administrasi atau pemberian nilai kepada mahasiswa
Dosen yang terbukti melanggar kode etika dosen Institusi. Jika Program Studi mendapat bukti bahwa seorang dosen melakukan pelanggaran dan terkena pada salah satu masalah diatas, maka Program Studi bersangkutan wajib memanggil dosen bersangkutan untuk meminta penjelasan. Bila Program Studi berpendapat bahwa penjelasan dosen bersangkutan tidak dapat diterima maka Program Studi wajib melaporkan hal tersebut kepada Dekan .
Dekan melakukan pemeriksaan lebih lanjut atas fakta-fakta yang ada. Jika terbukti dosen bermasalah, maka Dekan mengundang UPM dan beberapa personil lain yang dianggap perlu untuk melakukan evaluasi internal.
Apabila evaluasi internal memutuskan dosen bermasalah, maka Dekan mengirim surat undangan kepada Dosen untuk hadir menerima keputusan
evaluasi internal dan melapor keadaan tersebut kepada Rektor.
Keputusan evaluasi internal dapat berupa : Dosen diberhentikan dengan Surat Keputusan Rektor
Dosen diberi peringatan dari Dekan Dosen direhabilitasi nama baiknya (jika terbukti tidak bersalah), diberi surat
permohonan Maaf dari Dekan .
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Pelatihan Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-033/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-033/SPMI/AKD
JUDUL PELAYANAN PELATIHAN DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk mengembangkan kualitas dan kompetensi Dosen guna meningkatkan mutu Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan
Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3
4
5
PELATIHAN INDUKSI DOSEN FKIP UNIVERSITAS GRESIK Jika ada penerimaan dosen baru, Kaprodi/ Wakil Dekan I bertanggung jawab mengadakan pelatihan induksi bagi dosen baru sebagai orientasi kerja. Undangan pelatihan disiapkan oleh Bag. Administrasi dan kirimkan via pos. konfirmasi kehadiran juga dilakukan melalui telepon bagi dosen baru yang memberikan informasi nomor teleponnya dalam surat lamaran. Topik yang akan diberikan kepada dosen baru dan penunjukan instruksi untuk masing-masing diatur oleh Kaprodi/Wakil Dekan I dengan memperhatikan prosedur pelatihan pegawai. Wakil Dekan II bertanggung jawab memberikan informasi kepada Dekan terkait
dosen baru yang tidak hadir dalam pelatihan induksi Dosen. Pelatihan induksi singkat berisi hal yang harus dilakukan oleh seorang dosen dalam pers iapan dan pelaksanaan pembelajaran serta peraturan yang berlaku di institusi dan sanksi yang diberikan atas penyimpangan dari peraturan yang ada. Pelatihan
didasarkan pada Buku Panduan Dosen yang berlaku pada semester yang
bersangkutan.
Dosen yang tidak hadir dalam pelatihan induksi institusi wajib diundang lagi oleh Wakil Dekan II pada periode pelatihan induksiyang terdekat. Bagi dosen yang
telah diundang 3 kali dan tidak hadir juga, dilaporkan kepada Dekan untuk ditindak lanjuti.
Peserta pelatihan induksi fakultas diberi kesempatan untuk menilai pelatih
sebagai bahan evaluasi bagi Dekan . Hasil evaluasi diolah oleh Wakil Dekan II dan hasilnya dilaporkan kepada Wakil Dekan I dan Dekan.
6
7
8
9
PELATIHAN/SEMINAR/LOKA KARYA
Untuk mengembangkan kawasan wawasan pengetahuan dosen tetap dalam bidang studinya dan / atau bidang studi lain yang termasuk penelitihan,
penulisan jurnal dan penulisan bahan ajarserta ketrampilan dalam mengajar sehingga perlu mengadakan pelatihan / seminar / lokakarya bagi dosen intitusi
dikampus ataupun mengirimkan dosen tetap untuk mengikuti pelatihan / seminar / lokakarya diluar kampus.
Program Studi dapat mengadakan pelatihan /seminar /lokakarya untuk para dosen tetap dan tidak tetap yang berada dibawah binaannya baik secara
internal maupun eksternal, sesuai dengan rencana anggaran dan kegiatan progam Studi yang terkait yang telah disetujui oleh Rektor
Bagi dosen tetap yang didaftarkan untuk mengikuti seminar eksternal, wajib
membuat laporan tertulis tentang pelatihan/seminar juga termasuk biaya keuangan yang digunakan untuk mengikuti pelatihan/seminar/lokakarya yang
diikutinya kepada Dekan atau Program Studi yang diteruskan kepada Rektor dan menyerahkan satu berkas copy bahan seminar kepada Program Studi untuk
diarsipkan. Dekan bisa meminta agar dosen tersebut melakukan seminar bagi dosen/staf lainnya.
Program Studi atau Fakultas yang menyelenggarakan pelatihan/ seminar/
lokakarya baik didalam kampus ataupun diluar kampus harus membuat laporan tentang penyelenggaraan kegiatan termasuk data keuangan kepada Rektor
untuk diteruskan kepada wakil Rektor II. Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Penunjukan Dosen Pembimbing Akademik Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 034/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-034/SPMI/BAAK
JUDUL
PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BID. AAKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan
Penentuan Dosen Pembimbing Akademik adalah untuk meningkatan efisiensi dan efektifitas dalam melaksanakan proses pendidikan bagi mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Dosen Pembimbing a. Wewenang : Menerima mahasiswa yang
akan dibimbing b. Tanggungjawab : Membimbing mahasiswa sesuai
dengan kemampuan yang dimiliki
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5. 6
Pembimbing akademik selama masa studi mahasiswa di Fakultas diberikan dalam 3 (tiga) tahap, terdiri atas: Tahap prabimbingan, diberikan pada awal masa studi mahasiswa melalui orientasi studi yang diberikan secara kolektif
Tahap lanjutan, diberikan selama masa studi yang dijalani mahasiswa melalui bimbingan pribadi
Tahap akhir, diberikan pada akhir masa studi mahasiswa
Pembimbingan akademik diberikan kepada oleh Pembimbing Akademik (PA) yang terdiri atas Dosen yang dibebani tugas untuk mendampingi, membimbing dan menasehati mahasiswa dalam mengikuti kegiatan akademik dan memecahkan masalah-masalahnya selama mahasiswa tersebut menjalani studi di Perguruan Tinggi. PA untuk setiap mahasiswa ditunjuk oleh Dekan untuk selama masa studi mahasiswa PA ditunjuk dari Dosen yang memiliki dedikasi tinggi dalam pelaksanaan
tugas, berorientasi kepada kepentingan studi mahasiswa, mempunyai pengetahuan yang cukup tentang kurikulum, sistem kredit semester, penilaian dan peraturan akademik lain, mempunyai waktu dan kesediaan
melaksanakan tugas.
7..
PA ditunjuk pada awal tahun akademik mahasiswa terdarftar pada
program studi yang ditentukan sampai mahasiswa tersebut
menyelesaikan pendidikannya atau berhenti studi tetap dari Perguruan
Tinggi.
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
PENANGANAN SAAT DOSEN BERHALANGAN HADIR
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 035/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-035/SPMI/AKD
JUDUL PENANGANAN SAAT DOSEN
BERHALANGAN HADIR
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3
4
5
6
Apabila dosen berhalangan hadir dan memberitahukan ke Bagian
Akademik secara lisan ataupun tertulis, petugas akan mencatat pemberitahuan tersebut. Bagi dosen yang berhalangan hadir dapat menggantikan sendiri kelas yang dibatalkan dan menentukan jadwal kuliah pengganti setelah disepakati bersama antara dosen dan mahasiswa kelas yang bersangkutan Untuk kuliah pengganti, bagian pengendalian ruang akan menentukan ruang kelas pengganti yang dapat digunakan oleh dosen, dan menyiapkan pengumuman kuliah pengganti.
Ketua Program Studi dapat menawarkan kepada dosen untuk dicarikan dosen pengganti yang mengajar mata kuliah yang sama pada semester tersebut ataupun dosen lain yang memenuhi kualifikasi yang berlaku dengan sepengetahuan Dekan.
Bagi dosen yang terlambat atau tidak hadir dan tanpa pemberitahuan, akan ditunggu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apabila sampai
batas waktu yang ditentukan belum ada kabar, maka kelas akan dibatalkan sesuai dengan instruksi kerja terkait.
Bagi dosen yang tidak hadir berturut-turut untuk kelas yang sama, maka
Ketua Program Studi akan melaporkan kepada Dekan untuk ditindak lanjuti.
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Cuti Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-036/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-036/SPMI/BAAK
JUDUL PELAYANAN CUTI DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BID. AAKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk memberikan hak bagi seorang pegawai untuk diberi kesempatan beristirahat dari aktifitas dalam rangka menjamin kesegaran jasmani dan rohani serta
Ruang Lingkup
Pihak Terkait Dosen, Kaprodi, Wakil Rektor II
Dokumen Form permohonan cuti
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6
Bagi dosen yang ingin mengajukan cuti mengajar di tengah semester
yang sedang berjalan atau mengajukan cuti untuk semester berikutnya dapat mengajukan secara tertulis kepada Program Studi dengan memberikan penjelasan tentang alasan cuti untuk mendapatkan persatujuan dari Program Studi.
Pendataan surat cuti dosen dilakukan oleh Bagian Akademik dan dilaporkan kepada Dekan dan bila dosen tersebut adalah dosen tetap.
Bagi dosen tetap yang cuti lebih dari 3 bulan tidak mendapat tunjangan
tetap. Aturan rinci tentang ini diuraikan di buku Panduan Dosen semester yang bersangkutan.
Apabila dosen cuti ingin aktif mengajar kembali, dosen tersebut
mengajukan permohonan secara tertulis kepada Ketua Program Studi
Dosen dan mengisi ulang formulir kesediaan waktu mengajar serta pilihan mata kuliah yang ingin diajarkan. Dosen tetap yang aktif kembali
dilaporkan ke Dekan oleh Dekan dilaporan ke Rektor melalui Wakil Rektor II
Dosen yang tidak mengumpulkan Formulir kesediaan waktu mengajar
akan dicutikan pada semester yang bersangkutan.
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Pemberhentian Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-037/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 037/SPMI/BAAK
JUDUL PEMBERHENTIAN DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BID. AAKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan Untuk menjamin situasi yang kondusif agar tercipta suasana tertib,aman dan nyaman dilingkungan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Pihak Terkait Mahasiswa, Kaprodi, Dekan, Dosen
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
Seorang dosen akan diberhentikan apabila
Dosen tidak aktif selama 3 tahun berturut-turut dengan alasan yang tidak dapat diterima.
Diberhentikan karena keputusan evaluasi internal. Pada setiap awal semester Wakil Dekan II membuat Daftar Dosen
Tidak Aktif pada semester berjalan. Daftar ini dibuat berdasarkan
Daftar Dosen Binaan Program Studi Semester sebelumnya.
Daftar Dosen Tidak Aktif dikirim kepada Dekan untuk mendapatkan alasan ketidakaktifan dosen bersangkutan beserta penilaian terhadap
alasan tersebut (dapat/tidak dapat diterima). Daftar ini beserta alasannya ditembuskan kepada Bagian Akademik dan Rektor.
Berdasarkan Daftar Dosen Tidak Aktif, Wakil Dekan II membuat Daftar
Dosen Tidak Aktif 3 tahun untuk dikonfirmasikan kepada Program Studi apakah dosen bersangkutan belum diberhentikan.
Keputusan pemberhentian dosen ditetapkan oleh Rektor melalui Surat
keputusan pemberhentian dengan tembusan kepada Bagian Akademik
dan Dekan
Keterangan
Selesai
Manual Prosedur
Penyusunan dan Perubahan Kurikulum
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-038/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-038/SPMI/AKD
JUDUL PENYUSUNAN DAN PERUBAHAN
KURIKULUM
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
1. Mengkaji kurikulum Program Studi Administrasi
Pendidikan, apakah masih relevan dengan kebutuhan
industri/pengguna lulusan Program Studi Administrasi
Pendidikan
2. Mengevaluasi pelaksanaan kurikulum Program Studi
Administrasi Pendidikan apakah sesuai dengan beban
studi mahasiswa, beban kerja dosen dan beban
penyelenggaraan program studi
3. Untuk meningkatkan relevansi dan daya saing lulusan
sesuai dengan kebutuhan pengguna lulusan dalam
hal ini khususnya adalah Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan Republik Indonesia serta Industri
Pendidikan di Indonesia;
4. Untuk menyesuaikan dengan kurikulum inti
Administrasi Pendidikan versi terbaru dari hasil
evaluasi yang akan diselenggarakan ;
5. Untuk menyesuaikan dengan perkembangan terkini
dalam bidang Ilmu Administrasi Pendidikan;
6. Untuk meningkatkan cost-effectiveness dan cost-
benefit dari implementasi kurikulum dengan dunia
kerja;
7. Untuk mengimplementasikan standar yang ditetapkan
SPMI bahwa kurikulum pendidikan harus dilakukan
peninjauan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 4 tahun.
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Program Studi, Fakultas, Stakeholder
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
Ketua program studi bertanggung jawab merencanakan dan melaksanakan kegiatan penyusunan kurikulum Kegiatan penyusunan ini dapat dilakukan karena adanya pembukaan program studi baru, adanya evaluasi perlunya perubahan kurikulum dari stake holder atau karena adanya perubahan mata kuliah mengikuti kebijakan pemerintah.
Khusus untuk penyusunan kurikulum baru karena usulan stakeholder diadakan pada Bulan September – Maret untuk digunakan dalam tahun
akademik baru. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan untuk 2 tahun sekali. Penyimpangan atas hal ini harus mendapat persetujuan dari Dekan
Rencana kegiatan penyusunan kurikulum harus diajukan oleh Ketua
Program Studi kepada Dekan
Khusus untuk penyusunan kurikulum akibat adanya program studi baru, maka rencana kegiatan harus sudah termasuk dalam usulan kegiatan
pembentukan Program Srudi Baru.
Apabila kegiatan perancangan kurikulum disetujui, maka Dekan membentuk Tim Perancangan Kurikulum (selanjutnya disebut Tim PK),
Dekan I (sebagai pengarah) yang sekurang-kurangnya terdiri atas: a. Dekan (sebagai pengarah)
b. Wakil Dekan I atau Ketua Tim Pembentukan Program Studi Baru
(sebagai Ketua Tim PK c. Program Studi (Sekretaris)
d. Dosen dengan kualifikasi yang ditentukan e. Staf non dosen yang disetujui oleh Dekan (jika diperlukan)
f. Pengelola program studi lain (jika diperlukan)
Dekan mengusulkan nama-nama Tim PK Kepada Rektor untuk mengeluarkan SK Tim PK
Ketua tim PK bertanggung jawab menyelesaikan seluruh proses
penyusunan kurikulum sesuai dengan rencana kegiatan yang telah disusun termasuk memberikan laporan akhir kegiatan yang dapat
diterima sebagai laporan pertanggung jawaban. Dokumen administrasi selain keuangan akan dijadikan dokumen cacatan mutu yang
dikendalikan oleh Biro Akademik, sedangkan dokumen keuangan akan digunakan sebagai laporan realisasi keuangan
9
10
11
12
PENYUSUNAN KURIKULUM Bahan untuk penyusunan kurikulum dapat berupa KURNAS, kurikulum
dari beberapa perguruan tinggi lain, buku-buku referensi atau peraturan pemerintah lainnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan Tim PK dalam penyusunan kurikulum adalah
Dokumen pengantar yang minimal berisi kompentensi program studi, tinjauan singkat, kurikulum yang dikembangkan.
Daftar Mata Kuliah Program Studi Daftar Distribusi Mata Kuliah
Table Penyetaraan Mata Kuliah Daftar Mata Kuliah Prasyarat
Pengaruh perubahan terhadap mahasiswa yang sudah memakai kurikulum lama.
Semua dokumen pada point 10. diatas harus diverifikasi dan divalidasi oleh Ketua Program Studi, Wakil Dekan I dan disetujui oleh Dekan
Ketua Program Studi berkewajiban mensosialisasikan perubahan
kurikulum yang mendasar dan pengaruhnya kepada mahasiswa yang terkait.
Apabila di dalam daftar Mata Kuliah terdapat perubahan yang
menyangkut Materi Kuliah (Silabus/SAP) atau menyangkut system perkuliahan (cara perkuliahan/pratikum, cara penilaian), maka kegiatan perancangan kurikulum ini harus dilanjutkan dengan kegiatan perancangan Materi Kuliah yang merupakan satu bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan penyusunan kurikulum. Untuk progam studi yang masih harus menyusun dokumen Kompetensi Lulusan yang dipersyaratkan oleh Dikti, maka Ketua Program Studi dibantu Wakil Dekan I mengajukan dokumen Dekan kemudian dilanjutkan ke Rektor sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kompetensi Lulusan yang telah disahkan oleh Rektor diarsipakn Unit Penjaminan dan dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian Dokumen dan Data.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pembuatan Silabus, GBPP dan SAP
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-039/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-039/SPMI/AKD
JUDUL
PEMBUATAN SILABUS, GBPP DAN SAP TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
10
Pembuatan Silabus, GBPP, dan SAP dilakukan maksimal 5 bulan sebelum perkuliahan dimulai disetiap awal semester Kaprodi sebagai pengelola Silabus, GBPP dan SAP membuat daftar Silabus, RPP dan SAP berdasarkan daftar mata kuliah Program Studi dan diserahkan pada Wakil Dekan I Dekan menunjuk tim dosen membuat Silabus, RPP dan SAP mata kuliah baru dan jika dirasa perlu, Dekan dapat menunjuk dosen untuk merevisi/mereview Silabus, RPP dan SAP yang telah ada sebagai review sejawat.
Dekan memberikan surat tugas dalam penunjukan dosen membuat
Silabus, RPP dan SAP sebagai Tim Penyusun dan riviewer Silabus, RPP dan SAP dengan persetujuan Ketua Program Studi dan menyerahkan ke
dosen
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP menerima langsung dari dosen atau dari Ketua Program Studi berkas sotf file berisi Silabus,
RPP dan SAP yang telah dibuat.
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP mereview draft yang kemudian memberikan kepada bagian administrasi untuk diketik yang disesuaikan dengan keahliannya dan menetapkan jangka waktu pengetikan.
Bagian administrasi menerima softfile, draft, master dan berkas memberikan tanda terima kepada Tim penyusun dan reviewer Silabus,
11
12
13
14
RPP dan SAP .
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP menerima kembali
hasil pengetikan dari bagian administrasi yang telah sesuai diparaf oleh dosen yang bersangkutan atau oleh Kaprodi.
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP membuat halaman pengesahan materi mata kuliah
Kaprodi mengarsip master dan memindahkan sotf file ke hard disk
sedangkan untuk berkas pendukung disimpan selama satu semester
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP membuat laporan kegiatan pembuatan Silabus, RPP dan SAP kepada Dekan.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pembentukan dan Perubahan Materi Kuliah
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-040/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-040/SPMI/AKD
JUDUL PEMBENTUKAN DAN PERUBAHAN MATERI
KULIAH
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO AAK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6 7
Untuk perubahan dan pengembangan meteri kuliah dalam satu program
studi, maka Ketua Program Studi bertindak sebagai ketua Tim. Apabila meteri kuliah yang dikembangkan ebih dari satu maka Kaprodi Pengelola
Mata Kuliah tersebut ditunjuk sebagai ketua Tim.
Ketua Tim bertanggung jawab merencanakan dan melaksanakan kegiatan perancangan/perubahan materi kuliah Perencangan/perubahan materi kuliah dilakukan karena adanya pembukaan program studi baru, perubahan kurikulum, perubahan mata kuliah sesuai peraturan pemerintah atau karena pengembangan materi kuliah.
Perancangan atau pengkoordinasian dilakukan oleh tim yang terdiri dosen yang ditunjuk sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan dan pelaksanaannya dibantu oleh bagian administrasi. Setiap tim desain
mempunyai seorang ketua tim. Ketua Tim mengkoordinasikan rapat untuk membahas perancangan/perubahan materi kulaih dan wajib melaporkan kegiatan
desain tersebut kepada Dekan.
Secara periodik atas usulan Dosen Pengampu mata kuliah pada setiap akhir setiap tahun. Luaran dari prosedur ini adalah materi kuliah yang terdiri dari : a. Silabus Mata Kuliah b. Satuan Acara Perkuliahan dan praktikum (jika diperlukan)
8
9
10
11
12
13
c. Materi Perkuliahan
Masukan untuk desain materi kuliah dapat berupa distribusi mata kuliah
yang berlaku, daftar mata kuliah, SAP mata kuliah , silabus dari perguruan tinggi lain, kebijakan FKIP Universitas Gresik, aturan
pemerintah yang terkait, masukan dari para dosen yang pernah mengajar mata kuliah yang bersangkutan, dari berbagai sumber dan masukan dari pengguna lulusan.
Berdasarkan masukan desain yang diterima Ketua Program Studi selaku
Ketua Tim membentuk tim desain yang terdiri dosen-dosen yang memenuhi kualifikasi.
Tim desain wajib mendiskusikan semua masukan desain yang diterima
hasilnya dituangkan dalam formulir Pengembangan Materi Kuliah
Pada setiap tahapan pengembangan materi kuliah sebelum melanjutkan ketahapan berikutnya, harus dilakukan verifikasi bersama-sama dengan
Ketua Tim pada setiap draft hasil desain.
Ketua Tim bertanggung jawab untuk menyerahkan materi kuliah yang telah disusun beserta kelengkapannya kepada Biro Akademik
Kaprodi bertanggung jawab untuk mengendalikan materi kuliah dan
memberikan identifikasi materi kuliah.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pembuatan Kalender Akademik Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-041/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-041/SPMI/AKD
JUDUL PEMBUATAN KALENDER AKADEMIK
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk menyelaraskan seluruh kegiatan baik akademik maupun non akademik agar tercipta efisisnsi dan efektifitas proses
pendidikan di Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Menyediakan kalender tahun berjalan dan kalender tahun depan sebagai
bahan penyusunan kalender akademik.
Mengadakan rapat koordinasi antara dekanat dan program studi dan perwakilan Dosen untuk mendata daftar kegiatan yang akan disusun
kalender akademik.
Membuat target waktu pelaksanaan seluruh kegiatan akademik.
Membuat kebijakan lamanya waktu liburan seperti (minggu tenang, libur
UAS, perayaan haribesar kebangsaan dan agama).
Dekan mengusulkan konsep kalender akademik kepada Biro AAK untuk mendapat persetujuan Rektor.
Kalender Akademik yang telah disyahkan oleh rektor diserahkan kepada
Fakultas
Mendistribusikan kalender akademik ke seluruh Unit/unsur kerja.
Mengarsipkan kalender akademik.
Keterangan
a.
Manual Prosedur
Evaluasi Kesesuaian GBPP Dan SAP Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-042/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-042/SPMI/AKD
JUDUL
EVALUASI KESESUAIAN GBPP DAN SAP
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan mutu dan efisisnsi dan efektifitas proses pendidikan di Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
Bahan evaluasi pengajaran dosen terhadap kesesuaian dengan GBPP dan SAP sekurang-kurangnya terdiri dari:
Materi kuliah yang diberikan di dalam kelas (bobot 50%) Kehadiran dosen dalam memberikan kuliah (bobot 30%) Nilai yang diperoleh mahasiswa dalam mata kuliah yang
bersangkutan (bobot 20%) Untuk penilaian mata kuliah yang diberikan dosen di dalam kelas,
evaluasi dilakukan dengan meminta modul atau materi kuliah yang bersangkutan yang akan diberikan selama 1 (satu) semester. Proses ini dilakukan sekali setiap semester yang jadwalnya diatur oleh Bagian Akademik. Pengumpulan materi mata kuliah dilakukan oleh dosen kelas
yang bersangkutan dan diserahkan kepada program studi.
Untuk penilaian kehadiran dosen dalam memberikan kuliah harian,
informasi diperoleh dari Ketua Program Studi. Penilaian itu dilaporkan setiap bulan kepada berdasarkan temuan Ketua Program Stusi. Jika dosen tidak hadir 3 (tiga) kali berurutan untuk kelas yang sama tanpa pemberitahuan, dosen yang bersangkutan dapat digantikan oleh dosen
lain yang telah disetujui oleh Dekan. Untuk evaluasi mengenai nilai yang diperoleh mahasiswa dalam mata kuliah yang bersangkutan, data dan informasi diperoleh Kaprodi akan
ditindaklaanjuti BAAK 3 (tiga) sampai 7 (tujuh) hari sejak ujian dimulai. Tindak lanjut atas keterlambatan merupakan tanggung jawab Prodi pembina dosen/mata kuliah.
Evaluasi kesesuaian GBPP dan SAP dikeluarkan oleh Biro Akademik dan
6.
7.
8.
dilaporkan kepada Kaprodi terkait untuk dievaluasi dan ditindak lanjuti
paling lambat 2 minggu setelah seluruh nilai angket dibagikan.
Evaluasi kesesuaian GBPP dan SAP secara keseluruhan diolah oleh Biro Akademik dan dilaporkan kepada Kaprodi. Tindak lanjut terhadap
kesesuaian GBPP dan SAP yang dilakukan oleh Kaprodi diverifikasi oleh Wakil Dekan I dan hasilnya dilaporkan oleh Wakil Dekan I kepada Dekan.
Untuk keperluan Analisa Data Statistik, LPM akan mendapatkan softcopy data evaluasi kesuaian GBPP dan SAP dari Biro Akademik sepengetahuan
Wakil Dekan I.
UPM bertanggung jawab untuk menggunakan data softcopy tersebut dengan sebaik-baiknya sesuai dengan prosedur pengukuran sasaran
mutu.
Keterangan
a.
Manual Prosedur
Menyusun Jadual Perkuliahan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-043/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-043/SPMI/AKD
JUDUL PEMBUATAN JADWAL PERKULIAHAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
Ketua Program Studi wajib menyususn daftar dosen dan mata kuliah yang diampu untuk diserahkan ke Bagian Akademik. Setiap semester,
penugasan dosen diatur oleh Ketua Program Studi berdasarkan kebutuhan kelas mata kuliah yang dijadwalkan.
Dosen yang ditugaskan harus sesuai dengan kualifikasi dosen per mata
kuliah yang telah ditentukan. Dosen yang ditugaskan untuk mengajar dicantumkan dalam jadwal kuliah.
Jumlah mata kuliah dan sks setiap dosen dibatasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, apabila terjadi penyimpangan, maka harus mendapat ijin tertulis dari Dekan . Selain tugas mangajar, setiap dosen dapat diberi tugas oleh Dekan untuk kegiatan pengembangan Program Studi. Dekan wajib melakukan evaluasi atas tugas yang diberikan kepada dosen sesuai dengan prosedur evaluasi pengajaran dosen.
Keterangan
MANUAL PROSEDUR BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN Manual Prosedur tentang Keuangan dan Kepegawaian di bawah koordinasi Wakil Dekan II. Manual Prosedur Bidang Keuangan dan Kepegawaian terdiri dari : 1 Penerimaan Pegawai
2 Pelatihan Pegawai
3 Pembuatan Daftar Hadir Dosen
4 Penerimaan Pegawai
5 Penerimaan Kas/Bank
6 Penerimaan Pembayaran Uang Kuliah
7 Penerimaan Pembayaran Uang Ujian
8 Penerimaan Pembayaran Seminar
9 Penerimaan Pembayaran Sidang
10 Pnerimaan Pembayaran Wisuda
a.
Manual Prosedur
Penerimaan Pegawai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-001/SPMI/BAU
JUDUL
Penerimaan Pegawai
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Kepegawaian
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7 8
9
PENERIMAAN PEGAWAI SECARA UMUM Bagian keuangan bertanggung jawab atas kegiatan penerimaan yang pelaksanaannya dikoordinir oleh Ketua Panitia rekrutasi. Unit kerja yang membutuhkan penambahan atau penggatian pegawai mengisi Formulir Permintaan Pegawai (PP) berdasarkan Anggaran tahunan yang telah disetujui dan disahkan Ketua.yayasan.
Permintaan Pegawai ini harus diisi lengkap dan jelas.
Setelah disetujui Ketua/yayasan, Formulir Permintaan Tenaga Kerja
tersebut diserahkan ke BAU dengan melampirkan uraian pekerjaan.
Panitia Rekrutasi akan minta tanda tangan Wakil Rektor II di kolom mengetahui pada form PP mencari sumber pelamar yang sesuai dengan
kebutuhan. Sumber pelamar ini antara lain dapat berasal dari: Internal (Promosi/Mutasi)
Mahasiswa Institusi Data Pelamar dari pihak luar
Bagi yang tidak memenuhi kriteria maka Panitia Rekrutasi akan
membuat surat terima kasih untuk dikirim kepada pelamar/menghubungi lewat telepon.
PERMINTAAN TENAGA KERJA KONTRAK / JANGKA WAKTU TERTENTU
Untuk permintaan tenaga kerja kontrak, panitia akan memanggil pelamar yang memenuhi syarat untuk mengikuti seleksi awal Pada seleksi awal ini pelamar akan menii formulir lamaran kerja
sehingga dapat diperoleh informai mengenai data pribadi, pendidkan terakhir, pengalaman dll.
Jika memenuhi syarat maka data pelamar akan dimasukkan ke Bank Data
10
11
12
13
14
15
16 17
18
19 20
dan dilakukan pemanggilan ke dua kepada pelamar untuk mengikuti tes
seleksi tulis dan wawancara awal dengan petugas Recruitment.
Berdasarkan hasil seleksi tes tulis tersebut, Panitia melakukan periksa kualifikasi dan interpretasi terhadap hasil tes pelamar. Selanjutnya
panitia memberitahukan kepada bagian terkait/user, hasil psikotes dan wawancara dengan menggunakan formulir hasil tes sebelumnya dan Wawancara Awal .
Jika sesuai dengan kualifikasi maka langkah selanjutnya adalah
wawancara kedua yang dilakukan oleh bagian terkait/user dan semua pewawancara yang terlibat.
Jika hasil wawancara kedua ini tidak sesuai maka Panitia akan membuat
surat terima kasih untuk dikirimkan kepada pelamar/menghubungi lewat telepon/memberikan batas waktu penentuan diproses lanjut atau tidak.
Jika sesuai maka akan dilakukan wawancara terakhir oleh Wakil Rektor II.
Jika hasil wawancara ini tidak sesuai maka Panitia akan membuat surat
terima kasih untuk dikirim kepada pelamar/menghubungi lewat telepon/memberikan batas waktu penentuan diproses lanjut atau tidak.
Jika sesuai maka Kepala BAU akan memberiakn penawaran gaji yang
sudah disetujui manajemen / pimpinan kepada calon pegawai tersebut dan menjelaskan hak dan kewajiban calon pegawai tersebut bersedia bergabung dengan institusi. Jika calon pegawai tidak menerima paket gaji yang ditawarkan maka proses tidak dilanjutkan. Jika calon pegawai tersebut dapat menerima paket/gaji maka Panitia akan menyiapkan surat penawaran kerja/perjanjian kerja Jangka Waktu
tertentu untuk ditandatangani pihak instansi (pejabat yang ditunjuk oleh yayasan) dan calon pegawai. PERMINTAAN TENAGA KERJA TETAP
Permintaan tenaga kerja tetap, dilaksanakan sama seperti proses recruitment tenaga kerja kontrak/jangka waktu tertentu.
Jika calon pegawai tersebut telah lulus seluruh tes seperti halnya pada proes recruitment pegawai kontrak/jangka waktu tertentu, maka Kepala Personalia akan menyiapkan surat penawaran kerja untuk masa percobaan selama (tiga) bulan. Jika calon pegawai tersebut tidak lulus pada saat wawancara akhir/proses final, maka Kepala Personalia atau Ka BAU akan memberitahukan secara langsung /melalui telepon/surat untuk tidak memproses lebih lanjut.
21
Permintaan tenaga kerja, Surat Penawaran Kerja/Perjanjian Kerja Jangka waktu tertentu, formulir lamaran kerja, uraian pekerjaan untuk pegawai
kontrak dan tetap disimpan pada file pegawai oleh HRD.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelatihan Pegawai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-002/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-002/SPMI/BAU
JUDUL
PELATIHAN PEGAWAI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Kepegawaian
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen
No.
Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN Atasan langsung bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan induksi bagi pegawai baru di unit kerjanya. UPM bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu bagi semua personil institusi.
Kepala Biro Administrasi Umum (BAU) bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang mencakup pelatihan pengembangan karir dan pelatihan administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masing-masing.
PELAKSANAAN PELATIHAN Pelatihan Induksi merupakan pelatihan yang harus diikuti oleh seluruh
pegawai baru atau yang dimutasi tentang bagaimana yang bersangkutan harus bekerja ditempat yang baru. Pelatihan induksi
dicatat dalam formulir kegiatan Pelatihan Induksi
Pelatihan Induksi harus dilakukan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu dari tanggal hari pertama masuk kerja personil yang bersangkutan.
Pelatihan induksi diberikan kepada semua pegawai baru walaupun pegawai tersebut masih dalam masa percobaan.
Prosedur evaluasi untuk pelatihan dilaksanakan sesuai dengan Sub Bag
Evaluasi Pelatihan PELATIHAN ADMINISTRASI DAN PENGEMBANGAN KARIR
Pelatihan Administrasi adalah pelatihan yang bertujuan untuk memeberikan dasar-dasar pengetahuan/keterampilan yang bersifat
administratif sesuai dengan tuntutan mutu pekerjaan/pelayanan dan pelatihan pengembangan karier adalah pelatihan yang ditujukan untuk
pengembangan diri personil sesuai dengan tuntutan mutu pekerjaan/pelayanan dan pengembangan kariernya.
8
9
10
11
12
13 14
15
16 17
Paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum awal tahun anggaran dimulai , masing-masing kepala BAU/Fakultas bertanggung jawab untuk
mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang mencakup pelatihan pengembangan karier dan pelatihan Administrasi bagi semua personil
yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masig-masing.
Kebutuhan pelatihan tersebut diisi dalam formulir matriks kebutuhan pelatihan dan harus mendapatkan persetujuan dari Dekan. sebelum
diserahkan kepada BAU. Satu salinan dalam matriks kebutuhan pelatihan diarsipkan oleh masing-masing Kepala BAU/Dekan.
Kepala Personalia berkoordinasi dengan UPM menentukan jadwal
pelatihan tahunan. Kemudian didistribusikan oleh BAU kepada masing-masing kepala unit kerja terkait. Jadwal pelathan tersebut harus juga
mencakup pelatihan sistem penjaminan mutu. Jadwal pelatihan tahunan yang disusun harus juga memperhatikan anggaran periode
tersebut yang telah disetujui oleh Dekan.
Pelatihan dapat dilakukan didalam ataupun diluar Institusi
Untuk kebutuhan pelatihan, seminar, lokakarya, diluar rencana yang pernah diajukan harus diajukan oleh personil terkait dengan mengisi
formulir Evaluasi pelathan setelah yang bersangkutan menyelesaikan pelatihan tersebut kepada BAU untuk didatakan dan ditindak lanjuti. Prosedur evaluasi untuk pelatihan administrasi dan pengembangan karier dilaksanakan sesuai dengan bag Evaluasi pelatihan EVALUASI PELATIHAN Semua personil yang telah mengikuti pelatihan (internal dan eksternal) yang dibiayai oleh institusi, harus membuat evaluasi pelatihan yang
telah diikuti dengan mengisi formulir Evaluasi Pelatihan . Formulir harus diserahkan oleh yang bersangkutan kepada Panitia Pelatiham. Untuk semua personil yang mengikuti pelatihan eksternal wajib
memberikan laporan hasil pelatihan kepada atasan langsung terkait dan ketua secara tertulis dalam waktu 6 (enam) hari kerja, jika dipandang perlu hasil pelatihan harus dipresentasikan kepersonil
Laporan pelaksanaan pelatihan rutin yang sifatnya briefing, disusun oleh Bid Adm Umum masing-masing setiap tiga bulan dan diserahkan kepada ketua paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah periode pelaporan. Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan tersebut, UPM dan Kepala personalia melaporkan efektivitas pelatihan dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang terdekat waktu pelaksanaannya. Kesinambungan
program pelatihan ditentukan dari evaluasi pelatihan dalam rapat
tinjauan manajemen tersebut.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pembuatan Daftar Hadir Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-003/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-003/SPMI/BAU
JUDUL PEMBUATAN DAFTAR HADIR DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Pedoman Kepegawaian
Pihak Terkait Kaprodi, Dosen
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
Mencetak jadual mata kuliah perhari maupun perjam, untuk
selanjutnya dibuat ke dalam daftar hadir harian.
Melakukan pemeriksaan terhadap Dosen dan laboratorium yang digunakan sesuai hari dan jam mengajarnya, dan selanjutnya dibuat
kedalam daftar hadir harian.
Mencetak daftar hadir harian yang sudah baku/tetap bagi dosen.
Keterangan Selesai
b.
Manual Prosedur
Penerimaan Kas/Bank Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-004/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-004/SPMI/BAU
JUDUL
PENERIMAAN KAS/BANK
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban
pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan
Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Kepegawaian
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4 5
Menerima dana dari Bank dan kemudian dihitung Menerbitkan Bukti Penerimaan Kas Bukti Penerimaan Kas ditandatangani oleh penyetor dan diapproved
Melakukan pencatatan ke dalam Buku Kas/bank Menyimpan/file dokumen yang berhubungan dengan pengeluaran kas tersebut
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pembayaran Uang Perkuliahan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-005/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-005/SPMI/BAU
JUDUL
Pembayaran Uang Perkuliahan
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban
pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. AU, Mahasiswa
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4 5
6
7
8
9
Memberikan slip setoran uang kuliah kepada mahasiswa yang akan membayar uang kuliah Memasukan jumlah pembayaran uang kuliah ke kasir setelah mahasiswa menulis slip pembayaran
Mengarahkan mahasiswa untuk melakukan pembayaran Meng-input biaya selain uang kuliah kedalam pos biaya masing-masing pada sheel excel Meng-input data atas pembayaran yang dilakukan mahasiswa
Menyerahkan/membagikan kwitansi pembayaran kepada mahasiswa
yang bersangkutan
Meng-input data laporan absensi/ketidak hadiran bulanan untuk bantuan kemalangan.
Setelah sesuai, selanjutnya membuat rekapitulasi segala pendapatan
dengan kwitansi berwarna hijau untuk laporan
Membuat daftar tunggakan uang kuliah mahasiswa setiap akhir bulan
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pembayaran Uang Ujian Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-006/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-006/SPMI/BAU
JUDUL
Pembayaran Uang Ujian
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban
pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. AU, Mahasiswa
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4 5
6
7
8
9
Mahasiswa mendaftarkan ujian dengan mata kuliah yang telah ditempunya. Mahasiswa membawa formulir isian data mata kuliah yang akan diujikan
Kasir Menetapkan nilai pembayaran ujian susulan sebesar nilai yang telah ditentukan per mata kuliah Mahasiswa mengisi bukti setoran bank sesuai dengan data yang diberikan oleh Bag. Keuangan Bukti Setoran dari Bag Keuangan yang telah diisi ditanda tangani oleh
Bag Keuangan
Bag. Keuangan meng-input data pembayaran uang ujian ke sistem Buku Keuangan
Mahasiswa menerima kwuitansi ukti pembayaran ujian, kemudian mendaftarkan matakuliah yang akan diujikan kepada Bag. Akademik
Bag. Akademik menginput data mahasiswa dan matakuliah yang akan
diujikan, dan mencetak Nomor ujian serta memasukan data mahasiswa tersebut pada daftar hadir ujian
Mahasiswa menerima nomor peserta ujian
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelayanan penerimaan Pembayaran Seminar Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-007/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-007/SPMI/BAU
JUDUL
PELAYANAN PENERIMAAN PEMBAYARAN SEMINAR
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. AU, Mahasiswa
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5 6
7
8
Mahasiswa minta formulir pembayaran biaya seminar kepada Bag.
Keuangan Bag. Keuangan memeriksa seluruh pembayaran uang kuliah melalui
sistem cicilan uang kuliah yang sudah terekam pada buku data keuangan. Setelah dilakukan pemeriksaan melalui sistem cicilan uang kuliah, kemudian kasir menetapkan nilai pembayaran uang seminar yang telah ditentukan Mahasiswa mengisi form bukti setoran pembayaran biaya seminar
sesuai dengan data yang diberikan Bag. Keuangan Form Bukti Setoran yang telah diisi oleh mahasiswa kemudian di serahkan pada Bag. Keuangan Mahasiswa menyetorkan/membayar uang Seminar ke Bag. Keuangan
Bag. Keuangan meng-input data pembayaran uang Seminar tersebut kedalam sistem kasir di komputer.
Bag. Keeuangan mengarahkan mahasiswa untuk mendaftar seminar ke
Bag. akademik
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelayanan penerimaan Pembayaran Sidang Skripsi Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-008/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-008/SPMI/BAU
JUDUL
PELAYANAN PENERIMAAN PEMBAYARAN SIDANG/UJIAN SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. AU, Mahasiswa
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5 6
Mahasiswa minta formulir pembayaran biaya sidang/ujian skripsi kepada
Bag. Keuangan Bag. Keuangan meminta kepada mahasiswa formulir lulus seminar yang
sudah ada tanda validasi dari Bag. Akademik . Bag. Keuangan menerima dan memeriksa formulir lulus seminar dan kemudian kasir menetapkan nilai pembayaran uang sidang yang sudah ditentukan. Bag. Keuangaan meminta kepada mahasiswa untuk mengisi form bukti pembayaran sesuai dengan data yang diberikan oleh Bag. Keuangan.
Mahasiswa membayar biaya sidang/ujian skripsi. Bag Keuangan memeriksa dan melakukan otoritas/approved terhadap Bukti pembayaran dari mahasiswa, selanjutnya diinput datanya oleh Keuangan kedalam sistem komputer Bag. Keuangan. Kasir mengarahkan mahasiswa untuk mendaftar sidang ke biro
akademik.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelayanan penerimaan Pembayaran Wisuda Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-009/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-009/SPMI/BAU
JUDUL
PELAYANAN PENERIMAAN PEMBAYARAN WISUDA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. AU, Mahasiswa
Dokumen Keterangan lulus ujian skripsi, foto, surat keteranga bebas beban / biaya pendidikan
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4 5 6
Bag. Keuangan meminta kepada mahasiswa identitas akademik
mahasiswa yang akan mengikuti wisuda.
Bag. Keuangan meminta kepada mahasiswa formulir lulus sidang yang sudah ada tanda validasi dari Bag. Akademik.
Kasir menyampaikan keterangan tentang jumlah pembayaran uang wisuda yang telah ditentukan Mahasiswa mengisi form bukti pembayaran biaya wisuda sesuai dengan data yang diberikan oleh Bag. Keuangan. Form Bukti Spembayaran wisuda telah diisi oleh mahasiswa diserahkan pada Bag. Keuangan . Kasir mengarahkan mahasiswa untuk mendaftar wisuda ke BAAK dan
mengambil perlengkapan wisuda termasuk undangan bagi wisudawan/ti dan orang tua, di Bagian Inventori. Bagian Inventori menyampaikan
informasi tentang jadwal Geladi Resik pelaksanaan wisuda.
Keterangan Selesai
MANUAL PROSEDUR BIDANG KEMAHASISWAAN
Manual Prosedur Bidang Kemahaasiswaan yang ada dibawah koordinaasi Wakil Dekan III. Manual Prosedur Bidang Kemahasiswaan terdiri dari :
1 Registrasi Mahasiswa Baru
2 Pencetakan Kartu Ujian
3 Pelayanan Dokumen Ujian
4 Pelayanan Laboratorium Multimedia
5 Beasiswa BBM/BBPM
6 Beasiswa Pengembangan Prestasi Akademik
7 Pelayanan Administrasi dan Kegiatan Mahasiswa
8 Pelayanan Perpustakaan
9 Pelayanan Tracer Studi
a.
Manual Prosedur
Registrasi Mahasiswa Baru Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-001/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-001/SPMI/ADM
JUDUL
Registrasi Mahasiswa Baru
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BAG. ADMINISTRASI
NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, staf akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form Daftar Ulang, data kelengkapan surat
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
Untuk persiapan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa, maka dilakukan proses penutupan pendaftaran ulang semester yang sedang berjalan. Penutupan proses dilakukan setelah 3 minggu perkuliahan berjalan dengan cara tidak dapat dilakukan lagi perubahan data transaksi perkuliahan pada semester yang berjalan. Berdasarkan Distribusi Mata Kuliah yang diterima dari Bag Akademik, Bag Administrasi membuat Tabel Mata Kuliah yang dibuka yang ditawarkan yang kemudian diberikan ke Dekan untuk dimintakan persetujuannya.
Berdasarkan Tabel Mata Kuliah dan data kesediaan waktu isian mengajar yang diterima dari dosen, dan Mata Kuliah yang bisa diajarkan dosen
yang diterima dan Bag. Akademik, Bag. Administrasi membuat jadwal kuliah.
Jadwal kuliah yang telah disusun diberikan ke Dekan untuk dimintakan
persetujuannya.
Paling lambat 1 (satu) minggu sebelum jadwal pengisian KRS, Bag. Administrasi mengumumkan kepada mahasiswa.
Biro Layanan menggandakan data KRS dan jadwal kuliah untuk dibagikan
kepada mahasiswa. Pada tanggal yang telah ditentukan, mahasiswa mengambil berkas KRS di Biro Layanan.
Untuk mahasiswa yang mengisi KRS dan ingin melakukan
Batal/Tambah/Ubah mata kuliah atau kelas, maka mahasiswa dapat melakukan proses Batal Tambah, setelah melakukan pendaftran terlebih dahulu. Mahasiswa mengisi Batal Tambah sesuai dengan petunjuk pengisian
Batal Tambha yang dibagikan bersama dengan berkas Batal Tambah.
Setelah proses KRS dan Batal Tambah selesai, Kartu Studi Mahasiswa akan dibagikan melalui Bag. Administrasi, paling lambat 3 (tiga) hari
9
10
setelah tanggal proses terakhir.
Jika waktu memungkinkan maka akan dijalankan KRS terlambat dengan
mengikuti ketentuan KRS terlambat yang telah disetujui oleh masing-masing Wakil Dekan I. Hanya kepada mahasiswa yang melapor melalui
Bag. Administrasi. 1 (satu) minggu setelah perkuliahan dimulai, Bag. Administrasi membuat
Laporan status registrasi mahasiswa laporan tersebut didistribusikan ke Wakil Dekan I dan Dekan.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pencetakan Kartu Ujian Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-002/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 002/SPMI/KEMA
JUDUL
PENCETAKAN KARTU UJIAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pengambilan kartu ujian mahaasiswa Fakultas Keguruan Dan
Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan, Bag Keuangan
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3. 4 5
6
7
8
Melakukan input data kehadiran mahasiswa. Verifikasi kartu ujian. Validasi stempel akademik dan stempel tandatangan Dekan Program Pendidikan yang bersangkutan. Mencetak/print out Kartu Ujian. Melakukan penghitungan/rekapitulasi jumlah ketidak hadiran/absen mahasiswa.
Memberi tanda terhadap mata kuliah yang gagal bagi mahasiswa dengan
cara mewarnai (high light) bagi mata kuiah yang gagal.
Melakukan pemeriksaan terhadap kartu ujian yang telah dicetak.
Menyerahkan kartu ujian yang sudah benar kepada bagian keuangan.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelayanan Dokumen Ujian Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-003/SPMI/KEMA
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-003 /SPMI/KEMA
JUDUL PELAYANAN DOKUMEN UJIAN
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban
pelaksanaan ujian bagi mahasiswa dan dosen Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Keuangan
Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan, Bag Keuangan
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3. 4
Membagikan kartu ujian kepada mahasiswa. Membagikan soal-soal ujian kepada dosen. Membagikan lembar jawaban untuk dosen teori. Membagikan berita acara ujian kepada dosen.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Pelayanan Laboratorium Multimedia
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-005/SPMI/KEMA
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP- 005/SPMI/KEMA
JUDUL
PELAYANAN LABORATORIUM MULTIMEDIA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan laboratorium mahasiswa dan dosen Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Sarana Prasarana
Pihak Terkait Mahasiswa, staf laboratorium dan staf akademik
Dokumen Daftar hadir, buku penggunaan ruang, form isian peminjaman ruang multimedia
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4 5 6 7
Bagian pengajaran menentukan jadwal pemakaian ruang awal semester.
Bagian pengajaran menyerahkan laporan jadwal penggunaan laboratorium pada bagian kerumahtanggaan. Bagian kerumahtanggaan menyerahkan laporan penggunaan laboratorium kepada ketua program setiap bulan. Staf akademik yang menggunakan laboratorium yang tidak seseuai dengan jadwalnya harus mengisi form penggunaan laboratorium dan menyerahkan form tersebut kepada bagian pengajaran atau petugas ruang.
Sebelum dan sesudah kegiatan belajar mengajar, keadaan laboratorium diperiksa petugas laboratorium dengan didampingi oleh staf akademik. Petugas laboratorium membuat laporan diketahui oleh staf akademik. Staf akademik dan mahasiswa wajib mematuhi peraturan yang ada dan menjaga kebersihan serta merawat laboratorium.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Beasiswa BBM/BBPM Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-006/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-006/SPMI/KEMA
JUDUL PELAYANAN BEASISWA BBM
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban
pelayanan penerimaan Beasiswa BBM mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Sarana Prasaran
Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan, Maahasiswa
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
9
10
11
12 13
Mahasiswa Sarjana (S-1) minimal semester IV yang masih aktif mengikuti kuliah Memiliki IPK > 3,00 untuk Prioritas I dan IPK 2,50 – 2,99 untuk Prioritas ke II.
Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi.
a. Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain (BBM, BTA, PKPS-BBM, Super Semar).
b. Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan :
Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar ≤ Rp. 1.300.000,-/bulan (PRIORITAS) dan ≤ Rp. 1.500.000,-/bulan
(PRIORITASII) Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong
lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain.
KUOTA, PERIODE DAN BESARNYA BEASISWA Kuota beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis Wilayah VII
Peride penerima selama 12 bulan
Besarnya beasiswa ditentikan Dikti LAMPIRAN
Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII
Surat Keterangan Kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester
terakhir) dilampiri Transkrip Nilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik.
Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler.
Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya studi yang disahkan pihak yang berwenang.
Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh
Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Keamatan). Daftar Keluarga Penanggung Jawab biaya studi.
Surat Pernyataan tidak sebagai penerima beasiswa lain dan disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan FKIP Universitas
14
15
16
17
18
19
20
Gresik.
Melampirkan 1 eksemplar Fotocopy Kartu Mahasiswa yang masih
berlaku
Melampirkan 1 eksemplar Pas Foto ukuran 3 x 4 terbaru TAHAPAN PENGAJUAN
Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan
sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya
berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan.
Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wakaprodi Bidang
Kemahasiswaan dari mana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa.
Usulan dari Kaprodi Bidang Kemahasiswaan direkap kembali dan
dikirimkan ke Lembaga Pemberi Beasiswa. Lembaga Pemberi Beasiswa akan mengirimkan pemberitahuan
seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 4 tahap / 4 triwulan dan setiap triwulan ke-2 dan ke-3 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS dilaporkan kepada Lembaga Pemberi Beasiswa.
Keterangan
a.
Manual Prosedur
Beasiswa PPA Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 007/SPMI/KEMA
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-007/SPMI/KEMA
JUDU
PELAYANAN BEASISWA PPA
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG kEMAHASISWAAN
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk memberikan kesempatan kepada Mahasiswa mendapatakan beasiswa PPA secara tepat pada sasaran
Ruang Lingkup Pedoman Kemahasiswaan
Pihak Terkait Bidang Kemahasiswaan, Alumni
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13
14
PERSYARATAN
Mahasiswa Sarjana (S-1) minimal semester IV yang masih aktif mengikuti kuliah
Memiliki IPK > 3,00 untuk Prioritas I dan IPK 2,50 – 2,99 untuk Prioritas
ke II.
Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi.
Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain (BBM,
BTA, PKPS-BBM, Super Semar).
Periode penerimaan selama 12 bulan.
a. Besarnya beasiswa adalah seperti yang ditetapkan oleh Dikti b. Berprestasi secara akademik
KUOTA, PERIODE DAN BESARNYA BEASISWA
Kuota beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis Wilayah VII
LAMPIRAN Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator
Kopertis Wilayah VII
Surat Keterangan Kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Kartu Hasil Studi (KHS) yang telah ditempuh dan
disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler.
Surat Pernyataan tidak sebagai penerima beasiswa lain dan disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Melampirkan 1 eksemplar Fotocopy Kartu Mahasiswa yang masih berlaku Melampirkan 1 eksemplar Pas Foto ukuran 3 x 4 terbaru TAHAPAN PENGAJUAN Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai
jadwal yang telah ditentukan.
Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan
akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan
15
16
17
18
jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan.
Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wakaprodi Bidang
Kemahasiswaan dari mana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa.
Usulan dari Kaprodi Bidang Kemahasiswaan direkap kembali dan dikirimkan ke Lembaga Pemberi Beasiswa.
Lembaga Pemberi Beasiswa akan mengirimkan pemberitahuan
seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada
mahasiswa yang berhak.
Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 4 tahap / 4 triwulan dan setiap triwulan ke-2 dan ke-3 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS
dilaporkan kepada Lembaga Pemberi Beasiswa.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Seleksi Mahasiswa Penerima Beasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-008/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-008/SPMI/KEMA
JUDU
SELEKSI MAHASISWA PENERIMA BEASISWA
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG kEMAHASISWAAN
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Membantu kelancaran studi mahasiswa.
Ruang Lingkup Pedoman Kemahasiswaan
Pihak Terkait Bidang Kemahasiswaan, Alumni
Dokumen Surat/data persyaratan beasiswa,daftar pengambilan beasiswa
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
BAAK mengirimkan surat mengenai persyaratan seleksi mahasiswa
penerima beasiswa.
Staf keuangan menempelkan pengumuman beasiswa.
Mahasiswa menyerahkan kelengkapan calon penerima beasiswa di
bagian keuangan.
Staf Keuangan menyerahkan semua dokumen para peserta calon
penerima beasiswa ke BAAK
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Administrasi dan Kegiatan Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-009/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-009 /SPMI/KEMA
JUDUL PELAYANAN ADMINISTRASI
DAN KEGIATAN MAHASISWA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan Administrasi Kegiataan Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan
Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan,
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
Mahasiswa atau melalui Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) FKIP
Universitas Gresik membuat surat atau proposal usulan kegiatan yang diajukan ke Wakil Dekan III Bidang Kemahasiswaan. Wakil Dekan III
Bidang Kemahasiswaan menerima pengajuan proposal tersebut dengan apa yang terjadi di lapangan.
Wakil Dekan III akan memberikan putusan yakni menolak atau
menyetujui kegiatan sekaligus memberikan catatan dan evaluasi proposal.
Jika kegiatan tersebut disetujui, maka dilakukan pencairan dana oleh
Bagian Keuangan dan diberikan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Tetapi jika kegiatan tersebut ditolak, maka proposal akan dikembalikan ke mahasiswa untuk dievaluasi kembali.
Selanjutnya adalah proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh
mahasiswa yang bersangkutan. Wakil Dekan III juga memberikan daftar pelaksanaan kegiatan kepada Bagian Keuangan.
Mahasiswa pelaksana harus memberikan laporan pertanggung jawaban
yang ditujukan kepada Wakil Dekan III Bidang Kemahasiswaan apabila kegiatan telah selesai dilakukan.
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Perpustakaan
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-010/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP-010/SPMI/BAU
JUDU PELAYANAN PERPUSTAKAAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan perpustakaan bagi Mahasiswa Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Perpustakaan
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
Mahasiswa menunjukkan kartu perpustakaan dan tugas memeriksa
apakah masih berlaku atau sudah habis masa berlakunya.
Bila mahasiswa tidak memiliki kartu perpustakaan, maka tidak dibolehkan untuk meminjamkan buku dan diarahkan untuk membuat
kartu perpustakaan. Petugas memeriksa kartu pinjaman dan database peminjaman buku,
apakah ada peminjaman buku atau tidak.
Bila ada pinjaman buku terdahulu yang sudah lewat waktu, maka mahasiswa diwajibkan mengembalikan buku tersebut terlebih dahulu.
Mahasiswa mengambil buku yang akan dipinjam di bagian rak buku,
kemudian menunjukan kepada petugas perpustakaan.
Petugas perpustakaan mencatat nomor buku dan tanggal pada kartu pinjaman dan menginput data buku dan pinjaman di komputer.
Mahasiswa membawa pulang buku yang dipinjam dan wajib
mengembalikan buku tersebut sampai waktu yang ditentukan
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pelayanan Tracer Studi Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode : UPM/FKIP/MP-011/SPMI/KEM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh
: Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR KODE
UPM/FKIP/MP- 011 /SPMI/ALUMNI
JUDU TRACER STUDI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG kEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan Tracer Study bagi Alumni Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Bidang Kemahasiswaan, Alumni
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
Alumni yang mendaftar wisuda mendapat Formulir untuk pelacakan Alumni dari Bag. Kemahasiswaan Setelah lulus dan mendapat pekerjaan Alumni akan menyerahkan
3.
4
5
kembali formulir yang diterima pada saat wisuda
Formulir berisi data dan informasi berapa lama alumni mendapat
pekerjaan dan berapa besar gaji pertama yang diterima
Bagian Kemahasiswaan meng inventarisir data dan informasi yang masuk tentang keberhasilan para alumni
Bagian Kemahasiswaan memasukaan ke data base Alumni
Keterangan Selesai
MANUAL PROSEDUR UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Manual Prosedur Unit Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat dibawah koordinasi Ketua Unit Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat. Manual Prosedur Unit Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat : A. Kegiatan Memproses Informasi Penelitian Dan Pengabdian kepada Masyarakat.
B. Kegiatan Penanganan Usulan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat Simlitabmas Dikti
C. Kegiatan Proses Evaluasi Usulan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat
Manual Prosedur
Pelayanan Kegiatan Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode : UPM/FKIP/MP-001/SPMI/UPPM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-001 /SPMI/UPPM
JUDUL
KEGIATAN MEMPROSES INFORMASI UNIT PENELITIAN DAN
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk diketahui oleh Dosen/Peneliti dan pihak terkait
Ruang Lingkup Pedoman Penelitian
Pihak Terkait Dosen, Mahasiswa, UPPM dan UPM
Dokumen Surat Informasi dan Panduan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
UPPM membaca pengumuman/ Informasi Penelitian /Pengabdian kepada Masyarakat melalui website penyelenggar
UPPM mengunduh pengumuman/Informasi Penelitian/Pengabdian
kepadaMasyarakat secara lengkap;
3.
4
5
6
7
UPPM dan staf mempelajari dan membahas informasi yang sudah
diunduh dari website penyelenggara;
Staf membuat Konsep Surat dan Pengumuman berupa leaflet;
Sekretaris UPPM dan BAU mengoreksi dan memberi paraf untuk validasi administrasi kemudian diajukan ke Ketua UPPM;
Ketua UPPM menandatangani/memvalidasi Surat/pengumuman/leaflet;
UPPM mengirim Surat/Pengumuman kepada seluruh dosen dan tenaga pendukung serta meng-upload pengumuman ke website;
UPPM meng-update pengumuman setiap satu bulan.
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Kegiatan Penanganan Usulan Penelitian/Pengabdian kepada
Masyarakat Simlitabmas Dikti
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode : UPM/FKIP/MP- 002/SPMI/UPPM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 002 /SPMI/UPPM
JUDUL KEGIATAN PENANGANAN USULAN
PENELITIAN/ PENGABDIAN KEPADA
MASYARAKAT SIMLITABMAS DIKTI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan Untuk diketahui oleh Dosen/Peneliti dan pihak terkait
Ruang Lingkup Pedoman Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Pihak Terkait Dosen, Mahasiswa, UPPM dan UPM
Dokumen Surat Informasi dan Panduan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
Reviewer menerima surat Kesediaan Evaluator dan undangan rapat
koordinasi;
Rapat koordinasi dipimpin oleh ketua UPPM;
3.
4
5
Staf UPPM mempersiapkan berkas-berkas dan proposal yang akan
dievaluasi;
Reviewer menerima berkas-berkas dan proposal yang akan dievaluasi;
Pelaksanaan Evaluasi oleh Reviewer/Evaluator;
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Kegiatan Proses Evaluasi Usulan Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Kode : UPM/FKIP/MP-003/SPMI/UPPM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- /SPMI/UPPM
JUDUL KEGIATAN PROSES EVALUASI USULAN
PENELITIAN/PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA
UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P-003/2012
Tujuan Untuk mengevaluasi usulan Peneliti dan pihak terkait
Ruang Lingkup Pedoman Penelitian
Pihak Terkait Dosen, Mahasiswa, UPPM dan UPM
Dokumen Surat Informasi dan Panduan Penelitian/Pengabdian kepada
Masyarakat
No. Prosedur Kerja Waktu
1. Reviewer menerima surat Kesediaan Evaluator dan undangan rapat
2.
3.
4
5
koordinasi;
Rapat koordinasi dipimpin oleh ketua UPPM ;
Staf UPPM mempersiapkan berkas-berkas dan proposal yang akan
dievaluasi;
Reviewer menerima berkas-berkas dan proposal yang akan dievaluasi;
Pelaksanaan Evaluasi oleh Reviewer/Evaluator;
Keterangan Selesai
MANUAL PROSEDUR UNIT PENJAMINAN MUTU
Manual Prosedur Unit Penjaminan Mutu dibawah koordinasi Ketua Punit Penjaminan Mutu. Manual Prosedur Unit Penjaminan Mutu terdiri dari : A. Prosedur Pelaksanaan dan Monitoring
B. Pengendalian Dokumen dan Data
Manual Prosedur
Prosedur Pelaksanaan Evaluasi Dan Monitoring Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode
: UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/UPM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh
: Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE UPM/FKIP/MP-001/SPMI/UPM
JUDU PROSEDUR PELAAKSANAAN
EVALUASI DAN MONITORING
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA BIDANG kEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksaksanaan
Sistem Penjaminan Mutu serta mengevaluasi ketercapaian standar mutu yang telah ditetapkan pada Fakultas Keguruan
Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Kebijakan Mutu
Pihak Terkait Unit Penjaminan Mutu
Dokumen Borang Evaluasi Mutu Internal
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
8 9 10 11 12
13
UPM menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPMI yang selanjutnya diserahkan kepada Dekan FKIP Universitas Gresik.
Dekan FKIP Univeritas Gresik menetapkan rencana pelaksanaan siklus
SPMI.
Dekan FKIP Universitas Gresik mengirimkan rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPMI ke semua Wakil Dekan.
Dekan menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk: (a)
penanggaug jawab pelaksanaan sistem penjamin mutu dan (b) ketua,
sekretaris, dan anggota Gugus Penjamin Mutu di tingkat Prodi (GJM).
Wakil Dekan I Bidang Akademik merumuskan dan mengesahkan: dokumen akademik yang baru, atau tetap memakai yang lama. Dalam
menetapkan pengesahan dokumen ini, Wakil Dekan I meminta masukan dari Kaprodi dan Dosen yang ditunjuk.
UPM dan Wakil Dekan I bersama penanggung jawab pelaksanaan sistem
penjaminan mutu menyusun dokumen mutu Bidang Akademik yang baru atau tetap memakai yang lama. Penyusunan dilakukan dengan
mengacu pada: dokumen akademik.
Ketua program studi menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi yang baru atau tetap memakai yang lama. UPM dapat
membantu proses peyusunan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi.
UPM melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran setiap semester. GPM menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan melaporkannya kepada Dekan FKIP Universitas Gresik dan Ketua UPM. Dekan bersama UPM mempelajari laporan GJM dan menyusun rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran. UPM dan GJM melaksanakan peningkatan mutu proses pendidikan. Dekan FKIP Universitas Gresik menetapkan SK pengangkatan Koordinator Evaluasi Mutu Internal (EMI) atas usul Wakil Dekan I dan
Ketua UPM.
EMI membentuk tim Evaluasi Mutu Internal dan melakukan koordinasi
tentang pelatihan audit internal. EMI dapat meminta bantuan teknis
14
15 16
17
18
19
20
21
22
23
untuk pelatihan tersebut kepada UPM.
EMI bersama dengan tim Audit Mutu Akademik Internal merencanakan
peaksanaan audit.
Tim Evaluasi Mutu Internal melaksanakan audit. Tim Evaluasi Mutu Internal tingkat menyerahkan laporan audit dan
Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) kepada Wakil Dekan I yang akan meneruskan kepada Dekan FKIP Universitas Gresik dan Ketua UPM.
Dekan FKIP Universitas Gresik melakukan tindakan koreksi sesuai dengan
PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Wakil Dekan I bidang akademik dengan tembusan ke Ketua UPM.
Dekan FKIP Universitas Gresik melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit
dan tindak lanjut PTK kepada UPM dan jajaran Pimpinan Universitas serta Badan Penjaminan Mutu.
Setelah mempelajari kedua laporan tersebut UPM dan Pumpinan
Universitas serta BPM merekomendasikan kebijakan dan peraturan baru untuk peningkatan mutu pendidikan.
Unit Penjamin Mutu selanjutnya melakukan tindakan:
a. Evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu. b. Pemantauan pelaksanaan Evaluasi Mutu Internal (EMI) c. Pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi d. Penyusunan rencana peningkatan sistem penjaminan mutu e. Melaporkan hasil kerjanya kepada Dekan FKIP Universitas Gresik
Dekan FKIP Universitas Gresik mempelajari laporan UPM, menyusun rencana peningkatan mutu Ketua kemudian meminta masukan dari BPM dan Pimpinan Universitas Gresik
Dekan FKIP Universitas Gresik melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik bersama-sama dengan Wakil Dekan I
UPM melakuan penyempurnaan sistem penjaminan mutu internal
Keterangan Selesai
Manual Prosedur
Pengendalian Dokumen Dan Data Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode
: UPM/FKIP/MP -002/SPMI/UPM
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan o
le
h
: Dekan
Disetujui oleh : Rektor
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 002/SPMI/UPM
JUDUL PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012
AREA UNIT PENJAMINAN MUTU
NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Ruang Lingkup Unit Penjaminan Mutu
Pihak Terkait
Dokumen
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
9
10
11
Persetujuan dan Penerbitan Dokumen Sistem Mutu UPM memcatat setiap jenis dokumen sistem mutu dalam Daftar Koordinator Pengendali Dokumen. UPM bertanggung jawab atas penomoran/pengkodean dokumen sistem mutu.
Setiap Dokumen Sistem Mutu yang akan dikendalikan, harus ditanda tangani oleh personil yang berwenang langsung pada halaman awal
dokumen
Setelah dokumen sistem mutu disahkan, UPM mencatat setiap jenis dan judul/nama Dokumen Sistem Mutu.
Setiap Dokumen Sistem Mutu akan didistribusikan oleh UPM.
UPM harus menyimpan Dokumen Induk Sistem Mutu yang tidak diberi
cap “ DOKUMEN TERKENDALI ”.
Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang terkait dengan dokumen tersebut.
Perubahan Dokumen Sistem Mutu
Usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu harus disampaikan kepada
UPM dan usulan tersebut dapat ditulis dalam Usulan Perubahan Dokumen.
UPM beserta Wakil Dekan I dan Program Studi terkait sudah harus
mendiskusikan usulan perubahan dokumen dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak tanggal usulan perubahan diterima. UPM memutuskan
usulan perubahan dokumen tersebut ditolak atau diterima.
Bila UPM memutuskan perlu adanya Rapat Tinjauan Manajemen untuk membahas usulan perubahan dokumen tersebut dalam Agenda Rapat.
Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan untuk membahas usulan perubahan dokumen tersebut dapat bersifat ad-hoc, tergantung tingkat
kepentingannya.
Hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu dalam rapat Tinjauan Manajemen dicatat oleh UPM dalam Notulen , dan digunakan sebagai dasar tindak lanjut usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu.
Ringkasan hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu juga dicatat oleh UPM dalam Usulan Perubahan Dokumen yang terkait. UPM harus mencatat ringkasan setiap perubahan yang terjadi pada masing-masing prosedur dalam Sejarah Revisi dan dilampirkan pada
12
13
setiap dokumen Induk Sistem Mutu.
Setiap Dokumen Sistem Mutu baru hasil revisi, harus ditandatangani
kembali oleh personil yang berwenang. Setelah disahkan Dokumen Sistem Mutu didistribusikan kembali oleh UPM seperti prosedur semula.
Dokumen lama yang sudah tidak berlaku, dipindahkan ke di KetuaI selama kadaluarsa. UPM bertugas mengarsipkan Dokumen Induk Sistem
Mutu yang telah mengalami perubahan dan diberi cap ‘DOKUMEN KADALUARSA’
Keterangan Selesai