MANUAL ACCES 2013

Liliana Iza

4to “B” Administración

MANUAL ACCES 2013Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access

2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos.Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en

algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición

deempezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tucomputador.Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

La pantalla inicial

La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en unapestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto depestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento,sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versionesanteriores se encontraban en el botón Office.

Conceptos básicos de Access

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos enblanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de unabase existente o de una plantilla.

crear la base de datos.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionartodos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

personalizar el tipo de agrupación.

Fíjate cómo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas vistas con soltura puedeayudarnos a organizarnos de forma más eficaz, especialmente en bases de datos con grandes volúmenes deobjetos.

Configurando el panel

Se abrirá una ventana como la siguiente:

También podrás crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo Personalizado. E incluso crear

nuevas vistas de navegación personalizadas desde la opción Agregar elemento. Desde esta ventana se puede

gestionar el panel de navegación de una forma muy sencilla e intuitiva.

Además, una opción muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se mostrarán en un color

atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos y pulsar la opción Mostrar fácilmente, para

volver a hacerlos visibles.

Crear tablas de datos

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segúnel valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podráscompartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.

Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access leha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una líneapara cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y asísucesivamente.

las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, pordefecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de lalista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja

crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Vista Diseño:Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.

La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente

A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar nuevo campo