ACCES 2010

Qu es una base de datos?Access 2010 es un programa en el que podrs crear y administrar bases de datos, pero antes de comenzar a usarlo, lo primero que debes tener claro es qu es exactamente una base de datos.

PrevNext1234Descarga aqu estecmic.Una base de datos es como un almacn en el que se guarda y organiza diferente tipo de informacin, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rpida y sencilla. Son tan tiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.

Has visto cmo el empleado del supermercado mira en su computador el precio de los productos que ests comprando o cmo tu mdico recuerda el motivo de la ltima consulta con solo ingresar alguna informacin tuya en el computador? Entonces, has visto en accin una base de datos.

Imagina que una base de datos es como unacoleccin de listas.

Regresemos al ejemplo del mdico del consultorio cmo puede saber el motivo de la ltima consulta? Bueno, l tiene en su computador una lista de pacientes, una lista de citas pasadas, una lista de historas clnicas para cada paciente, una lista con la informacin de contacto... y as sucesivamente.

Para qu sirve una base de datos?Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de datos, pero puede que al ver cmo la usan las personas, encuentres una gran oportunidad para tus propios intereses.

Las bases de datos estn conformadas por varias listas llenas de informacin de diferente tipo, como la lista de productos o de clientes en una empresa.

Todas las bases de datos, desde las ms sencillas hasta las ms complejas, estn compuestas por listas de informacin.

Imagina que eres el propietario de una pequea pastelera y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitara la lista de clientes y la lista de tortas.

Sin embargo, en caso de que fueras un pastelero profesional, con un nivel de produccin mayor y empleados a tu servicio, probablemente necesites mantener control de algunos otros aspectos y debas elaborar la lista de clientes, la lista de pedidos, la lista de ventas, la lista de ingredientes, la lista de precios y algunas otras..

Las listas en Access 2010 son un poco ms complejas que las que hacemos en una hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar informacin incluso ms detallada. En la tabla de abajo, vers que la lista de clientes en Access 2010 se ha mejorado e incluye ms datos acerca de los clientes de la pastelera.

Si has usado los programas de office, Access tal vez te recuerde mucho a Excel, ya que los datos se organizan de una manera parecida. De hecho, podras crear tablas en Excel de una manera similar a como se hacen en Access.

Por qu usar bases de datos?Si una base de datos est compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen en excel, Por qu no usar excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes.

La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y organizando datos no numricos, como nombres o descripciones, algo en lo que Excel se ha especializado, pero con los nmeros.

Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.Relacionar bases de datosLa capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cmo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequea pastelera con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocars con los pedidos).

Viste cmo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de "Nueces" en la lista de productos. Una relacin fcil de comprender para nosotros, pero no para un libro de Excel.

En Excel tendras que escribir la misma palabra o registro una y otra vez cuando la necesites, mientras que con Access puedes analizar la misma palabra en diferentes relaciones o tablas sin necesidad de volver a ingresarla.

Elementos u objetos de AccessLas bases de datos en Access se componen de cuatro elementos objetos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes. Aqu te mostraremos en qu consiste cada uno de ellos.Las tablasAccess registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazn o ncleo de la informacin que existe en una base de datos; sin ellas sera imposible que funcionen correctamente.

Como ya lo habamos mencionado, las tablas estn compuestas por filas y columnas. Una fila es una seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.

En Access, a cada columna se le llamacampo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de informacin que contienen.

Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrn celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrnico" las celdas tendrn direcciones de e-mail, etc.

Las filas en Access son denominadasregistros. Cada registro corresponde a la informacin completa de un elemento.

De este modo, cada celda en una fila es parte de la informacin del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendr los datos de un cliente especfico: su nombre, correo electrnico, direccin, telfono, etc (cada uno en una celda diferente).

Vers que cada registro aparece enumerado en el campoID. Este corresponde al nmero de identificacin de cada registro y no podr cambiarse. Para eliminar un nmero ID, es necesario eliminar todo el registro.

Formularios - Consultas Reportes

Aunque las tablas almacenan todos tus datos, nicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos.Los FormulariosLos formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la informacin de algn registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el mdico... ah y tambin cuando abres una cuenta de correo electrnico en internet.La razn por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su informacin correctamente.

Cuando ingresas informacin en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o ms tablas si as lo necesitas.

Con Access puedes disear tus propios formularios que te facilitarn la manera en la que ingresas la informacin a la base de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.

Las ConsultasSon una manera de recopilar la informacin de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta especfica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como:cul es la direccin de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como:cules son los correos electrnicos de los clientes que han comprado tortas en el ltimo mes.Por lo tanto, una consulta bien diseada es capaz de mostrarte informacin que no podras encontrar fcilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.

Al crear una consulta, es necesario definir los criterios especfcos de bsqueda para que aparezca exactamente la informacin que necesitas en el momento.

Los ReportesSon muy liles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fcil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y as imprimirlos para una junta o reunin. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

Interfaz de Access 2010

Cuando ests aprendiendo a usar un nuevo programa, es importante que te familiarices con su ventana y las herramientas en ella. Access no es diferente; comprender su entorno har que aprendamos a usarlo ms fcilmente.

Si ya ests familiarizado con algn programa de Office 2010, vers que no hay muchas diferencias en la forma como estn organizadas las herramientas. Sin embargo, en esta leccin resaltaremos las caractersticas especficas que diferencian a Access 2010.

Si an no conoces las caractersticas bsicas de la interfaz en los programas de Office 2010, accede a nuestra leccin:Usar la pantalla de Office.

1. La barra de herramientas de acceso rpido2. La Cinta de Opciones 3. El panel de navegacin 4. Panel de objeto 5. Barra de navegacin de registros 6. Barra de bsquedaAcceder a las herramientas de Access 20101. La barra de Herramientas de acceso rpido

Esta barra no presenta ningn cambio con respecto a la de los otros programas de Office 2010. Puedes ubicar all los comandos que ms uses para tenerlos a un clic de distancia.

Puedes escoger qu comandos quieres que aparezcan en esta barra de herramientas. Por defecto, all encontrars los comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer.

Aprende cmo usar la barra de herramientas de acceso rpido ingresando a nuestra leccin:Cmo usar la pantalla de Office 2010.

2. La Cinta de Opciones

Est en la parte superior de la ventana de Access 2010, justo debajo de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido y es donde se hallan las pestaasArchivo,Inicio,Crear, Datosexternos, etctera.

All, tendrs acceso a todas las funciones para trabajar en Access 2010. Cada pestaa cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo con tus necesidades, ya que ellos permiten ejecutar acciones.

Para entender cmo funciona la Cinta de Opciones en Office 2010, ingresa a nuestra leccin:Cmo usar la pantalla de Office 2010.Cada grupo de comandos est divido uno de otro y tiene su nombre en la parte inferior. Por ejemplo, los grupos de la pestaaArchivoson:Portapapeles,Ordenar y filtrar,Registros,BuscaryFormato de texto(ver imagen arriba). Ellos cuentan con comandos parecidos entre s. Por ejemplo, en el grupoPortapapelesvers todos los comandos relacionados con copiar y pegar.Algunas pestaas se activan dependiendo del objeto en el que ests trabajando. Por ejemplo, si ests editando la informacin de una tabla de la base de datos, entonces vers que en la Cinta de opciones aparecen dos nuevas pestaas bajo el ttuloHerramientas de Tabla, como se muestra en la imagen. Cada una con nuevos grupos de comandos especficos para el trabajo con las tablas en Access 2010.

Navegar en Access 2010

3. El panel de navegacin

El panel de navegacin es una lista de los objetos que has creado en la base de datos. Vers que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para que los encuentres con ms facilidad.

Desde el panel de navegacin, puedes cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos.Minimizar el panel de navegacinCon el panel de navegacin te ser mucho ms sencillo gestionar los objetos de tu base de datos, pero si consideras que ocupa un espacio importante de tu pantalla, intenta minimizarlo.Para hacerlo, haz clic en la pequea flecha de dos puntas situada en la parte superior derecha del panel de navegacin.

Para hacer que el panel de navegacin aparezca nuevamente, haz clic de nuevo en la pequea flecha de dos puntas.

Puedes reducir el tamao del panel de navegacin sin tener que minimizarlo. Para ello, haz clic sobre el borde derecho del panel y arrstralo hasta conseguir el tamao deseado.

Acciones del panel de navegacinPor defecto, vers que en el panel de navegacin estn organizados los objetos por tipo: las tablas en un grupo, los formularios en otro y as sucesivamente. Sin embargo, si lo deseas, puedes organizar los objetos en los grupos que prefieras.Organizar los objetos en el panel de navegacin

Paso1:Haz clic en el pequeo botn que tiene un tringulo apuntando hacia abajo. Est en la parte superior del panel de navegacin. Vers que se despliega un men.

Paso 2:Selecciona del men desplegable el tipo de organizacin que prefieras.SeleccionaPersonalizadopara crear un grupo con los objetos que ms uses. Hecho esto, slo debes arrastrar los objetos all. SeleccionaTipo de objetopara organizarlos por clase. Esta es la opcin predeterminada. SeleccionaTablas y vistas relacionadaspara agrupar los formularios, consultas y reportes junto a las tablas con que tienen relacin. Selecciona Fecha de creacin o Fecha de modificacin para organizar los objetos por los que fueron creados o modificados recientemente.

Tambin puedes modificar la apariencia del panel de navegacin al minimizar los grupos de objetos que no ests usando.

Solo haz clic en la pequea flecha de dos puntas situada en la parte superior de cada grupo (junto al nombre). Para restaurar el grupo nuevamente, vuelve a hacer clic en la pequea flecha.

Visualizar los datos4. Panel de objetoLa mayor parte de la ventana de Access 2010 est conformada por el panel de objetos, ya que es all donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este espacio podrs visualizar cada uno de los objetos de tu base de datos e ingresar los datos en cada uno de ellos.

En caso de que tengas abierto ms de un objeto, estos se almacenarn en pestaas en la parte superior del panel. Haz clic en laXdel extremo superior derecho para cerrar el objeto que ests trabajando.

5. Barra de navegacin de registrosEsta barra te permite dirigirte rpidamente a la ubicacin de un registro especfico o habilitar los campos para agregar uno nuevo.

Haz clic en las pequeas flechas para moverte por los registros o escribe en el campo el ID del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo, haz clic en la flecha con la estrella amarilla.

6. Barra de bsqueda

Puedes utilizar elcuadro de bsqueda de registrospara buscar cualquier elemento del objeto en el que ests trabajando.

El primer resultado que coincida con el trmino de bsqueda aparecer resaltado en un recuadro amarillo.Para navegar los otros resultados, presiona la teclaEnter.

Para qu sirve la Vista Backstage?La vista Backstage te mostrar varias opciones y comandos comoAbrir,Guardar,Imprimiry crear una nueva base de datos (Nuevo). Su funcionamiento es similar al de los dems programas de Office 2010. Para conocer cmo funciona la vista Backstage en Office, ingresa a nuestra leccin:Cmo usar la pantalla de Office 2010.

Caratersticas en AccessA diferencia de los dems programas de Office 2010, en Access existen dos maneras de guardar los documentos.

Con el comandoGuardar objeto cmosolo se guardar el objeto de access en el que ests trabajando (tabla, formulario, consulta o reporte). Para guardar toda la base de datos, debers hacer clic en el comandoGuardar base de datos como.

Tablas en Access 2010Mientras que hay cuatro tipos de objetos de base de datos en Access 2010, las tablas son, posiblemente, las ms importantes.Incluso cuando ests utilizando formularios, consultas e informes, sigues trabajando con tablas, ya que ah es donde todos tus datos se almacenan. Las tablas son el corazn de cualquier base de datos, por lo que es importante entender cmo usarlas.Durante esta leccin aprenders a abrir tablas, crear y editar registros, y modificar la apriencia de la tabla para que sean mas fciles de visualizar y trabajar. En Access, las filas y columnas se reconocen como registros y campos.

formulariosAunque en Access 2010 siempre puedes usar las tablas para ingresar la informacin a tu base de datos, tal vez te resulte ms fcil si lo haces usando formularios. Estos te ayudarn a asegurarte de ingresar los datos en el lugar correcto, en los campos correctos y en el formato correcto.Por qu usar formularios?Muchos de nosotros llenamos formularios con tanta frecuencia que casi nunca notamos cuando se nos pide usarlos. Los formularios son muy populares porque son tiles para ambas partes: tanto para la persona que solicita la informacin como para la persona que la provee.Ya que es una manera de solicitar informacin en un formato especfico, quien diligencia el formulario sabe exactamente que informacin incluir y en donde ubicarla.

Qu es una consulta y cmo utilizarla?Las consultas son una forma de buscar y recopilar informacin de una o ms tablas para conseguir informacin detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones especficas de bsqueda para encontrar, exactamente, la informacin que deseas.

Cmo se utilizan las consultas?Las consultas son mucho ms que filtros o bsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a informacin de mltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una bsqueda en la tabla de clientes para encontrar la direccin de uno de ellos o un filtro en la tabla vehculos para ver cul es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseada te puede dar informacin que no podras averiguar examinado cada uno de los registros de latabla de datos.

Disear consultas simples de una nica tablaImaginemos que vas a poner en promocin varios de los servicios que ofreces en tu taller, pero solo quieres enviar un correo con esta informacin a las personas que viven en Houston, ya que son los que te visitan ms seguido. Lo que quiere decir, que necesitas ver una lista solo con los clientes que viven en esta ciudad.

Pasos para crear una consulta simple de una nica tablaPaso 1:Selecciona la pestaaCrearque se encuentra en la parte superior de laCinta de opcionesy haz clic en el comandoDiseo de consulta.

Paso 2:Access abrir la vistaDiseo de consulta. Vers que en la pantalla aparecer el cuadro de dilogoMostrar tabla. All, vers una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botnAgregar.

Paso 3:La tabla seleccionada aparecer como una pequea ventana en elpanel de relacin de objeto. All, vers una lista con los nombres de loscamposde la tabla. Haz doble clic sobre loscamposque consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en losresultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promocin a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Cdigo Zip.

Paso 4:Establece loscriterios de bsqueda. Para ello, haz clic en la filaCriteriosdelcampoque deseas filtrar. Al escribir los criterios en ms de un campo, los resultados de la consulta sern los datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:Despus de haber establecido los criterios de tu bsqueda, haz clic en el botnEjecutarque se encuentra en laCinta de opciones.

Paso 6:Los resultados de la consulta se mostrar en la vistaHoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comandoGuardarque se encuentra en laBarra de herramientas de acceso rpido, cmbiale el nombre y haz clic en el botnAceptar.

Disear consultas en multiples tablasCmo planear una consulta?Cuando vas a planificar una consulta que utiliza ms de una tabla, debes realizar los cuatro pasos que vers a continuacin:

Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una pregunta a tu base de datos cul sera? La creacin de una consulta es ms complicado que hacer una pregunta simple, debes saber exactamente que deseas preguntar para construir una consulta til.

Identificalos campos que contienen la informacin que deseas que aparezca en los resultados de la consulta.

Localizalos campos de informacin que deseas incluir en la consulta, es decir, busca qu tabla se encuentra cada uno de esos campos.

Determinalo criterios de la informacin que cada campo debe cumplir. Para ello, piensa en la pregunta que hiciste en el primer paso. Qu campos vas a necesitar para buscar la informacin especfica?Qu informacin buscas?Cmo vas a buscarla?Pasos para crear una consulta en mltiples tablasPaso 1:Selecciona la pestaaCreary haz clic en el comandoDiseo de consulta.

Paso 2:Se abrir el cuadro de dilogoMostrar tabla. All selecciona las tablas que van a hacer parte de la consulta. Luego, haz clic en el botnAgregar.

Paso 3:Las tablas aparecern en forma de pequeas ventanas en el panel de relacin de objeto, unidos por una lnea de combinacin. Haz doble clic en la seccin media de esta lnea para que puedas configurar la direccin en la que va la relacin de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o viceversa.

Paso 4:Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de combinacin. All, selecciona la direccin en la que ir la lnea de unin de las dos tablas. Puedes hacer clic en la opcin 2 para que la unin quede de izquierda a derecha, es decir, que todos los clientes que cumplieron con los criterios de ubicacin, se incluiran en los resultados. Si haces clic en la opcin 3 la unin queda de derecha a izquierda, es decir, que con esta opcin vamos a trabajar con las personas que han visitado el taller en el mes de diciembre.

Paso 5:En las ventanas, haz doble clic en los nombres de loscamposque deseas que aparezcan en losresultados de la consulta. Estos se aaden en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Paso 6:Establece loscriterios de bsqueda que llevar cada campo. Recuerda que los debes escribir en la fila criterio justo debajo del campo en el que deseas que vaya.

Paso 7:Despus de haber establecido loscriterios de bsqueda, haz clic en el botnEjecutarubicado en el grupoResultadosde la fichaHerramientas de consulta.

Paso 8:Los resultados de la consulta se mostrarn en una hoja de datos, parecida a una tabla. Si deseas guardar la consulta, haz clic en el comandoGuardarque se encuentra en labarra de herramientas de acceso rpido, ponle un nombre y haz clic en el botnAceptar.

Cmo modificar una consulta?Pasos para modificar una consultaCuando abres una consulta que ya existe en Access, la vers en la vista Hoja de datos, es decir, podrs ver los resultados de la consulta en una tabla. Para que puedas modificar la consulta, debes abrir la vista Diseo, la misma que usaste al momento de crearla. Hay dos formas de acceder a esta vista. Veamos:Forma 1: Desde la ficha InicioSelecciona la fichaIniciode lacinta de opcionesy haz clic en el comandoVer. Vers que se abrir una lista desplegable donde tendrs que seleccionar la opcinVista Diseo.

linkhttp://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/disenar_busquedas_o_consultas/5.do