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CAPITULO 3
CONTROL DE INVENTARIOS
3.1. Control de Inventarios
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una
empresa manufacturera el control de inventario equilibra la línea de producción. Los
controles ejercidos sobre los inventarios de materias primas, productos en proceso y
productos terminados absorben la holgura. Estos tienden a proporcionar un flujo
constante de producción, facilitando su programación.
Los controles de inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de
la empresa. La administración de los inventarios debe ser habilidosa ya que puede llegar
a ser una gran contribución para la empresa Con él la empresa puede realizar sus tareas
de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con
más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.
Principios del Control de Inventarios
Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de
control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
De los objetivos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a
través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible
establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de
lo establecido.
De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación.
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De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación
con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro.
De excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales
o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
La empresa siempre buscara la satisfacción del cliente de modo que este no recurra a la
competencia.
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya
que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Esta política consiste
en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción
permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima. Su éxito
va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos
de los diferentes productos.
Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría
adecuada.
Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
Satisfacer rápidamente la demanda.
Recurrir a la informática.
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de
inventario porque:
La demanda no se puede pronosticar con certeza.
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Se requiere de un cierto tiempo para convertir o fabricar un producto para que se
pueda vender.
La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos
de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar
al fracaso financiero.
La meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios
para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso
que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que
intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se
podrían minimizar estos costos.
Objetivos del inventario
Todo documento que pretenda cumplir satisfactoriamente con el cometido propuesto,
tiene que fijarse objetivos bien definidos:
Conocer con exactitud la cantidad de bienes de la organización
Llevar el control del uso de los bienes materiales y equipo, verificando que se
mantenga la cantidad y calidad adecuadas a las necesidades.
Conocer a través de las características que tiene un bien, su importancia y
valor para un adecuado manejo.
Tener el control estricto de las entradas y salidas de los bienes y materiales del
almacén.
Asignar responsabilidades al personal encargado del uso y manejo de un bien, para
garantizar su cuidado y correcta utilización.
Vigilar el buen uso del bien, para prevenir reparaciones o reacondicionamientos
y así prolongar su utilización.
Vigilar que los bienes y materiales de consumo existan en cantidades
suficientes y se adquieran los faltantes en el almacén.
Determinar que las existencias físicas inventariadas correspondan al registro
en los libros.
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3.1.1. Definición
"El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de
venderlos, en un periodo económico determinados” 1
“Es un estado detallado de todos los bienes muebles e inmuebles, créditos, efectivo,
caja, bancos, mercaderías y toda clase de valores que posee la empresa al igual que con
la relación de las deudas, de las reservas y del capital de la Empresa.”
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3.1.2. Importancia
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden no únicamente en las materias primas,
productos en proceso y productos terminados sino también en las mercancías para la
venta, materiales, repuestos, empaques envases, etc.
Es uno de los activos más grandes de una empresa. Este aparece tanto en el balance
general como en el estado de resultados. En el balance General, es el activo corriente
mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas durante un periodo determinado.
3.1.1.1. Elementos de la definición
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
1http://www.wikilearning.com/monografia/costos_de_inventarios_planificacion_de_stoks_y_aprovisionamiento-costos_de_invetarios/14337-1 2 JAIME MOIX Compras y Almacenes / Mercadotecnia Pag. 66
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La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
Que artículos del inventario merecen una atención especial.
Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo en la producción, entrega y despacho de el productos
no muchas de las veces puede ser instantáneo, se debe contar con existencias mínimas
del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga
que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.
El Control de Inventarios es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
3.1.3 Tipos de Inventario
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre
los distintos grupos de industrias o empresas entre los tipos de inventario se determina:
Inventario de Materia Prima
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del
producto. En toda actividad concurren una variedad de artículos (materia prima) y
materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo
terminado o acabado.
A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera
"Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes
del producto acabado.
Inventario de Productos en Proceso
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El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se
utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les
aplico la labor directa y gastos indirectos al proceso de producción en un momento
dado.
Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando
el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado
como consecuencia del proceso de producción.
Inventario de Productos Terminados
Comprende los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de
productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a
la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los
que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a
depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
Inventario de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria,
dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a
las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en
las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades.
3.1.4 Método
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En el sistema de inventario permanente existen varios métodos para calcular el monto
de los inventarios, los más usados son: el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS);
el de últimas entradas, primeras salidas (UEPS), el método de promedio móvil.
Las empresas que utilizan este sistema de inventario llevan el control de la circulación
de sus mercancías, en unas tarjetas previamente elaboradas para tal fin.
Con este método las primeras mercancías compradas/fabricadas (entradas) son las
primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del
período serán las más recientes producciones, valoradas al precio actual o a los últimos
precios de compra. El encargado del fabrica llevará un registro de cada una de estas
operaciones, en una hoja de control de existencia, tal como se muestra en la siguiente
ilustración:
EMPRESA
KARDEX
PRODUCTO:
MEDIDA:
FECHA DESCRIPCIÓN ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Cant V. Unit Total Cant V. Unit Total Cant V. Unit Total
3.2. Capital de Trabajo
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Partiremos del hecho de que Capital de Trabajo es la inversión de dinero que realiza la
empresa o negocio para llevar a efectos su gestión económica y financiera a corto plazo,
entiéndase por corto plazo períodos de tiempo no mayores de un año.
Representa la inversión necesaria para la producción hasta recuperarla y continuar
produciendo.
3.2.1. Fijación de Precios
“En años recientes varias empresas han adoptado la fijación de precios económica, que
consiste en cobrar un precio relativamente bajo por una oferta de alta calidad. Este
enfoque dice que el precio debe representar una oferta de valor alto para los
consumidores.” 3
“Precio es la cantidad monetaria pagada en contraprestación por la adquisición de una
acción”
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Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o servicio”
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Precio de Venta = Costo Total unitario + Utilidad
El cliente estará dispuesto a pagar por los bienes, lo que considera un precio "justo", es
decir, aquel que sea equivalente al nivel de satisfacción de sus necesidades o deseos con
la compra de dichos bienes o servicios.
Por otro lado, la empresa espera, a través del precio, cubrir los costos y obtener
ganancias. En la determinación del precio, es necesario tomar en cuenta los objetivos de
la empresa y la expectativa del cliente.
3.2.1.1. Importancia
3 PHILIP KOTLER. Dirección de Marketing, Décima Edición, Capitulo 15 “Diseños de estrategias y programas de fijación de precios”, Pág. 469. 4 WWW.expancion.com/especiales/glosario/rentavariable.html 5 Wikipedia.org/wiki/precio, Francisco Galván.
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En la Economía constituye un regulador básico del sistema económico debido a que
influye sobre la asignación de los factores de producción. El precio determina qué se
producirá (Oferta) y quien obtendrá los bienes que se producen (Demanda).
En la Empresa afecta su posición competitiva y su nivel de participación en el mercado.
Es por medio del precio que el dinero ingresa a la empresa.
Con el Producto el consumidor confía en el precio como un indicador de calidad aunque
en algunos casos esta afirmación sea falsa
3.2.1.2. Objetivo
Orientado hacia las utilidades para lograr un rendimiento objetivo y lograr un porcentaje
de rendimiento o utilidad sobre las ventas o inversión.
Aumentar el volumen de ventas con la implementación de estrategias como descuentos,
rebajas, ofertas, etc.
Mantener o aumentar la participación en el mercado con una estrategia de precios
accesibles
Estabilizar los precios y evitar la guerra de precios para hacer frente a la competencia
3.3 Estudio de Mercados
Se enfoca en el mercado del proveedor y competidor haciendo referencia a conocer el
entorno en el que se desarrolla la fábrica conociendo las ventajas y desventajas que
proviene de estos.
3.3.1. Mercado de Proveedores
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El Mercado Proveedor hace referencia al conjunto de empresas que proporcionan los
diferentes materiales para la producción, que por lo general este mercado es compartido
con la competencia. Es de mucha importancia tener determinado la disponibilidad de
proveedores para mantener una producción continua de tal manera que si se modifica al
mercado proveedor no altere la forma de producción ni afecte la rentabilidad esperada.
El Mercado Proveedor es dinámico es decir puede ser modificado debido al ingreso de
nuevas empresas compradoras, esto provocará una disminución en los márgenes de las
empresas y en sus rentabilidades.
Hay que tomar en cuenta que los precios y las cantidades ofertadas por los proveedores
se deben analizar, no sólo en la situación actual, sino también a futuro, por el tiempo
que este destinado el funcionamiento de la planta.
Ver al proveedor como a un adversario es contra productivo. Las relaciones cercanas y a
largo plazo con unos estos será la mejor forma de fidelizarlos. Una buena relación con
el proveedor es aquella en la que éste está comprometido a ayudar al comprador a
mejorar su producto y ganar pedidos.
Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está
comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y
en el programa de producción de esto dependen deben desarrollar relaciones
mutuamente ventajosas.
“Criterios en la selección de un proveedor:
Calidad
Voluntad para trabajar en concierto
Idoneidad técnica
Localización geográfica
Precio” 6
3.3.2. Mercado de Competidores
6 JUSTO A TIEMPO Comprar Calidad: Importancia del comprar JAT. Resumen “Producción II”
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La situación de la competencia consiste en relacionar a una empresa con su medio
ambiente que comúnmente son empresas que son rivales en la participación por el
mercado consumidor
La competencia está formada por un conjunto de empresas que en la actualidad
satisfacen total o parcialmente las necesidades de los consumidores.
Un concepto que es muy importante tener en cuenta es el de la ''Competencia en
Nichos''. Debido a la segmentación propia del mercado consumidor, no todas las
empresas involucradas en un mismo negocio compiten entre sí. Algunas de ellas se
orientarán a un determinado segmento, en donde competirán por el mercado
consumidor, mientras que otras lucharán en otro nicho.
La competencia potencial está formada no solo por las que existen si no también por
aquellas empresas con intenciones de ingresar en el negocio
La influencia del ingreso de una nueva empresa en un negocio puede influir en el
equilibrio del mercado competidor en diversas formas tanto precios, como cantidades y
calidades pueden modificarse debido a la aparición de nueva competencia.
3.4 APLICACIÓN CONTROL DE INVENTARIOS
Fábrica de Bloques “Orellana” se ha visto en la necesidad de proponer un sistema de
control de Inventarios para así optimizar recursos como: tiempo, costos, etc.
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Como ya hemos visto anteriormente el propósito fundamental de los inventarios es
suministrar los materiales necesarios para obtener un producto es decir “el bloque” por
esto vamos a manejar cinco tipos de inventarios:
Inventario de Materia Prima:
Es importante considerar la unidad de medida de la materia prima para realizar su
inventario ya que todos los materiales son en mts3 a excepción del cemento que su
unidad de medida es el saco.
El Inventario de Materia Prima lo registran el personal de la fábrica de la siguiente
manera:
Cemento Guapan.
Se realiza mediante un conteo físico y para constatación de existencias se compara
con la hoja de control de materiales. El formato y forma de llenado de este se
encuentra en la parte de ANEXOS.
Chispa, Arena.
La característica de este material es su unidad de medida, es decir, en metros cúbicos
por esto siempre se sabe que el inventario mínimo es equivalente a un volquete de
cuatro metros cúbicos.
Chasqui, Polvo Liviano
La característica de este material es su unidad de medida, es decir, en metros cúbicos
por esto siempre se sabe que el inventario mínimo es equivalente a un camión de quince
metros cúbicos en adelante. Para constancia física se procede a medir en largo, ancho y
alto del cajón del camión obteniendo de su multiplicación la cantidad en metros
cúbicos del material proveído.
Polvo Liviano
Este material es transportado por la fabrica desde la mina hasta la misma y su
constatación es visual ya que la pala de la maquina tiene un metro cubico.
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Inventario de Productos en Proceso
El inventario de productos en proceso hace referencia a los bloques ya moldeados que
están listos para pasar a la siguiente fase de secado lo cual no se puede determinar por
que constituye la parte de producto terminado.
Inventario de Productos Terminados
En la fabrica no se cuenta con un sistema de control de inventarios y para poder
determinar el inventario de productos terminados se procedió a capacitar en un corto
plazo al personal que trabaja en planta siendo necesario en primer lugar el conteo físico
de las existencias, para posteriormente llevar un sencillo kardex, que consiste en anotar
o registrar la producción diaria, la cantidad de ventas.
Con esto se puede obtener datos acertados de la cantidad de bloques existentes en la
fábrica.
Foto 2.1.3.1 Producto Terminado
Elaboración: Mónica Bravo – Gabriela Orellana
CAPITAL DE TRABAJO
El Capital de Trabajo con el que opera la Fábrica de Bloques “Orellana” se encuentra
detallado en el cuadro n.3.2
Cuadro 3.2 Capital de Trabajo
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Actividad Costo
Producción 1136,43
Material 771,00
Ss. Básicos 42,14
Mano Obra 480,00
TOTAL 2429,57
FIJACION DE PRECIOS
Para determinar el precio al que va a vender el producto se realiza por una pequeña
investigación de los precios de la competencia de tal manera que superen por lo que no
hay comparación alguna en la calidad del producto.
Para proceder a la venta de los bloques se indica la manera de determinar los precios y
porcentajes de utilidad que han sido fijados por una averiguación de la competencia, ya
que ofrecen productos pero con una calidad que no tiene semejanza alguna con los
nuestros, lo cual implica superioridad en precio. Se muestra la manera de fijar los
precios para el bloque de pómez en el cuadro 3.2.1.1 y en el cuadro 3.2.1.2 para el
bloque de concreto.
Cuadro 3.2.1.1 Bloque de Pómez
Cuadro 3.2.1.2 Bloque de Concreto
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ESTUDIO DE MERCADOS
Por el tiempo transcurrido se a adquirido experiencia en la producción y venta de
bloques lo que permite un conocimiento básico sobre el mercado de proveedores y
competidores de tal manera que al suscitar algún problema se logre de manera efectiva
adquirir materia prima para poder competir..
Relación con los Proveedores
En el mercado proveedores se tiene a varios y la disponibilidad de los materiales es
grande es por eso que a continuación en el cuadro se presenta el FODA de la materia
prima.
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Como podemos apreciar en el cuadro anterior de cualquier forma se soluciona los
problemas cuando se hay requerimiento de materiales pero con el que si se tiene mayor
dificultad es con el polvo pesado ya que no se tiene conocimiento de otra mina por lo
que se ven en la necesidad hacer un estudio y determinar la existencia de otra o cual
puede ser el nuevo material para suplir al polvo pesado de tal manera que no altere la
calidad del producto.
Es importante el poder de negociación con los proveedores y esto se consigue mediante
la compra de la materia prima toda época del año sin importar la sobre oferta o sobre
demanda de tal manera que la fabrica exista con precios cómodos, producto de la
calidad esperada y rentabilidad deseada.
Relación con la Competencia
En el mercado de la competencia se presenta tanto ventajas como desventajas que en lo
posible se pretende que estas se disminuyan para beneficios de la fábrica mediante el
aprovechamiento y optimización de los recursos.
A continuación se presenta el cuadro comparativo con las fabricas de mayor
competencia existiendo como parámetros de calificación el mas, menos e igual. Lo que
resulta negativo hay que tomar en consideración por lo que también se indica la
solución mediante estrategias.
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Como podemos a apreciar en el cuadro anterior hay tres aspectos que se tiene que
mejorar para lo que se propone lo siguiente:
Mejor Oferta
• Analizar los Costos
1. Contratación temporal de un supervisor.
2. Revisión minuciosa de los costos de fabricación y costos de ventas.
• Búsqueda de un nuevo método de fabricación.
1. Ayuda profesional en la industria.
2. Investigaciones en Internet.
Matriz Estratégica
Stock
En bodega no se posee stock suficiente ya que contamos únicamente con 2 máquinas,
además el proceso se realiza manualmente lo que produce demoras, se propone lo
siguiente:
• Incrementar la producción
1. Adquisición de una nueva máquina.
2. Contratación de 1 operario
3. Reubicación de planta
• Aceleramiento de proceso
1. Disponibilidad de materiales
2. Control de tiempos
3. Mantenimiento constante maquinaria.
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• Optimización de recursos
1. Control de desperdicios
2. Capacitando operarios
3. Aprovechar el espacio disponible
Matriz Estratégica
Acabado
La apariencia es la apta para la construcción por lo que no queda visto pero existen
clientes que necesitan bloque visto para este segmento de clientes se propone lo
siguiente:
• Evitar productos defectuosos
1. Adquisición de materiales óptimos
2. Controlar que el proceso sea el correcto
3. Cambio periódico de moldes
