Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng rất chi tiết

Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu

CHƯƠNG I: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

Bµi 1 : Çc thao t¸c víi chuét vµ bµn phÝm

1. Çc thao t¸c víi chuét

Th«ng thêng khi sö dông chuét hiÖn nay chung ta sö dông lo¹i chuét cã ba nót. Hai nót nhÊn hai bªn vµ mét nót cuén ë gi÷a. Nót bªn ph¶i cña chuét gäi t¾t lµ chuét ph¶i th«ng thêng nót nµy thêng dïng ®Ó më mét thùc ®¬n, nót bªn tr¸i cña chuét gäi t¾t lµ chuét tr¸i th«ng thêng nót nµy dïng ®Ó kÝch ho¹t vµo ®èi tîng cßn nót cuén ë gi÷a gäi t¾t lµ nót cuén nót nµy dïng ®Ó dÞch chuyÓn tÇm nh×n cña mµn h×nh lµm viÖc.

Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc ta cã thÓ nhËn ra vÞ trÝ thao t¸c cña chuét t¹i mµn h×nh th«ng qu¸ çc biÓu tîng cña chuét gäi lµ con trá, (®©y lµ mét d¹ng con trá cña chuét trong qu¸ tr×nh thao t¸c) ngoµi ra cßn cã nhiÒu biÓu tîng kh¸c nh»m diÔn ®¹t nhiÒu tr¹ng th¸i kh¸c.

Ta cã çc thao t¸c c¬ b¶n sau ®èi víi chuét.

Click ®¬n: Lµ viÖc ta nhÊn mét lÇn vµo nót chuét tr¸i hoÆc chuét ph¶i.

Click ®óp: Lµ viªc ta nhÊn hai lÇn liªn tiÕp vµo nót chuét tr¸i víi thêi gian gi÷a hai lÇn kÝch kho¶ng 1-2 gi©y.

Cuén chuét: Lµ viÖc ta sö dông nót cuén cña chuét ®Ó di chuyÓn mµn h×nh lµm viÖc.

KÐo vµ th¶: Lµ viÖc ta click chuét tr¸i vµo ®èi tîng gi÷ chuét tr¸i sau ®ã di chuyÓn con trá tíi mét vÞ trÝ míi sau ®ã th«i kh«ng nhÊn chuét tr¸i n÷a.

2. Bµn phÝm

Bµn phÝm cã chøc n¨ng ®Ó nhËp néi dung th«ng tin vµo m¸y tÝnh hoÆc thao t¸c víi m¸y tÝnh, bµn phÝm cã ba nhãm phÝm sau: PhÝm chøc n¨ng, phÝm ch÷ çi, phÝm sè.

PhÝm chøc n¨ng: gåm çc phÝm tõ F1 ®Õn F12 tuú vµo tõng trêng hîp çc phÝm nµy cã çc chøc n¨ng kh¸c nhau. PhÝm “Esc” dïng ®Ó tho¸t khái çc ch¬ng tr×nh ®ang sö dông, PhÝm “Tab” dïng ®Ó di chuyÓn con trá tíi mét vÞ trÝ kh¸c (tïy vµo tõng øng dông mµ nã cã thÓ di chuyÓn tíi çc vÞ trÝ, kho¶ng çch kh¸c nhau).CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 1


PhÝm “Caps Lock” dïng ®Ó khëi ®éng hoÆc t¾t chÕ ®é gâ ch÷ hoa, khi phÝm “Caps Lock” ®îc bËt (®Ìn “Caps Lock” s¸ng) th× ta cã thÓ gâ ®îc ch÷ hoa ngîc l¹i khi ta nhÊn phÝm “Caps Lock” mét lÇn n÷a ®Ìn “Caps Lock” t¾t lóc nµy ta ®ang ë chÕ ®é gâ ch÷ thêng. Ba phÝm “Shift”, “Ctrl”, “Alt” thêng ®îc dïng kÕt hîp víi çc phÝm kh¸c (gäi lµ tæ hîp phÝm) ba phÝm nµy mçi lo¹i cã hai phÝm trªn bµn phÝm ®Ó ngêi sö dông cã thÓ sö dông ®îc b»ng tay tr¸i hoÆc tay ph¶i. PhÝm “Spase” lµ phÝm dµi nhÊt trªn bµn phÝm dïng ®Ó ®ang ký tù trèng (kho¶ng tr¾ng).

PhÝm “Insert” dïng ®Ó bËt t¾t chÕ ®é chÌn hoÆc ®Ì, çch sö dông t¬ng tù nh phÝm “Caps Lock”. PhÝm “Home” dïng ®Ó chuyÓn con trá vÒ ®Çu dßng v¨n b¶n, phÝm “End” dïng ®Ó di chuyÓn con trá vÒ cuèi dßng v¨n b¶n, phÝm “Page Up” dïng ®Ó di chuyÓn con trá lªn ®Çu trang v¨n b¶n, phÝm “Page Down” dïng ®Ó di chuyÓn con trá tíi cuèi trang v¨n b¶n. PhÝm “Delete” dïng ®Ó xo¸ ký tù ®øng ®»ng sau con trá, PhÝm “Space Back” – “<-“ dïng ®Ó xo¸ çc ký tù ®»ng sau con trá.

PhÝm “Print Screen” dïng ®Ó chôp toµn bé h×nh ¶nh cña mµ h×nh m¸y tÝnh (®Æc tÝnh nµy thêng sö dông trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n hoÆc m« t¶ çc ho¹t ®éng chøc n¨ng cña m¸y tÝnh). PhÝm “Pause/Break” dïng ®Ó t¹m dõng mét ch¬ng tr×nh ®ang ch¹y hoÆc tho¸t khëi ch¬ng tr×nh ®ang ch¹y (dïng trong trêng hîp ch¬ng tr×nh bÞ “treo”).

Bèn phÝm di chuyÓn cã biÓu tîng cô thÓ trªn mçi phÝm nªu ta muèn di chuyÓn con trá tíi vÞ trÝ nµo trªn mµn h×nh th× ta cã thÓ sö dông çc phÝm di chuyÓn nµy ®Ó di chuyÓn con trá tíi vÞ trÝ míi.

Nhãm phÝm ch÷ çi vµ çc ký tù ®Æc biÖt: Nhãm nµy gåm çc phÝm ch÷ çi tõ a, b,c ®Õn x, y, z vµ çc ký tù to¸n häc, çc ký tù ®Æc biÖt. Trong nhãm phÝm nµy cã nh÷ng phÝm cã hai ký tù ®-îc thÓ hiÖn trªn mçi phÝm. Th«ng thêng khi ta nhÊn çc phÝm nµy nh nh÷ng phÝm b×nh thêng kh¸c ta sÏ nhËn ®îc çc ký tù ë díi trong hai ký tù ®îc hiÓn thÞ. VÝ dô khi ta nhÊn vµo phÝm cã ghi “?” vµ sè “/” th× ta sÏ nhËn ®îc ký tù ë díi lµ sè 5. NÕu muèn nhËn ®îc ký tù ë trªn th× ta ph¶i nhÊn tæ hîp phÝm “Shift + ?%”.

Nhãm phÝm sè: Bao gåm çc cè thø tù tõ 0 ®Õn 9 ®îc bè trÝ ë hai nhãm trªn bµn phÝm: nhãm phÝm trªn vµ nhãm phÝm bªn ph¶i, chøc n¨ng cña hai nhãm phÝm nµy nh nhau nhng ®îc bè trÝ nh vËy nh»n tiÖn lîi cho ngêi sö dông (khi sö dông nªn sö dông nhãm phÝm sè bªn ph¶i bµn phÝm –sÏ tiÕt kiÖm thêi gian vµ thuËn tiÖn h¬n). NÕu muèn sö dông nhãm phÝm bªn ph¶i ta ph¶i bËt phÝm “Num Lock” (t¬ng ®¬ng víi chÕ ®é ®Ìn “Num Lock” s¸ng). NÕu

CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 2


kh«ng bËt chÕ ®é “Num Lock” th× ta sÏ nhËn ®îc çc chøc n¨ng ë díi cña nhãm phÝm nµy

Ngoµi ra khi sö dông bµn phÝm ta cßn mét kh¸i niÖm n÷a ®ã l¸ “tæ hîp phÝm”. Tæ hîp phÝm lµ viÖc nhÊn ®ång thêi nhiÒu phÝm trong cïng mét lóc trªn bµn phÝm . VÝ dô ®Ó t¾t m¸y nãng (trong trêng hîp m¸y bÞ “treo”) ta nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +Alt +Delete” tøc lµ ta nhÊn ®ång thêi c¶ ba phÝm nµy trªn mét bµn phÝm. HoÆc khi ta muèn më hép tho¹i Font ch÷ trong Word ta cã thÓ nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +D” tøc lµ ta nhÊn ®ång thêi hai phÝm lµ phÝm “Ctrl” vµ phÝm ch÷ çi “D”. Th«ng thêng khi ta nhÊn Ýt khi nhÊn ®îc ®ång thêi c¶ hai phÝm liÒn mét lóc thêng lµ mét phÝm ®îc nhÊn tríc mét phÝm ®-îc nhÊn sau do ®ã ®Ó tr¸nh khái nhËn ®îc çc chøc n¨ng kh«ng mong muèn th× ta nªn nhÊn vµ gi÷ çc phÝm chøc n¨ng tríc sau ®ã míi nhÊn tíi çc phÝm ch÷ çi hoÆc ch÷ sè cßn l¹i (Çc thao t¸c nµy còng chØ thùc hiÖn mét lÇn nÕu ta nhÊn vµ gi÷ l©u m¸y tÝnh sÏ thùc hiÖn nhiÒu lÇn çc chøc n¨ng cña tæ hîp phÝm).

3.TÖp tin, th môc vµ ®êng dÉn

3.1 TÖp tin

Kh¸i niÖm: Nã lµ mét kh«ng gian nhí trªn ë ®Üa (cã thÓ lµ æ ®Üa cøng, ë ®Üa mÒm, ®Üa CD, çc thiÕt bÞ lu tr÷ di ®éng…) trong ®ã cã chøa çc th«ng tin ®· ®îc m· ho¸ mµ phÇn thÓ hiÖn cho chóng ta nh×n thÊy lµ çc con sè, ch÷a çi, b¶ng biÓu ®å, ©m thanh h×nh ¶nh… Trong tÖp tin chØ chøa ®îc çc néi dung trªn nã kh«ng thÓ chøa tÖp tin kh¸c hoÆc mét kh«ng gian nhí kh¸c trªn m¸y tÝnh.

VÒ quy t¾c ®Æt tªn: §èi víi mçi hÖ ®iÒu hµnh cã çc quy t¾c ®Æt tªn kh¸c nhau ®èi víi hÖ ®iÒu hµnh Windows khi ®Æt tªn phÇn tªn ®Æt dµi kh«ng qu¸ 255 ký tù ®îc bao gåm c¶ dÊu çch (kho¶ng tr¾ng), çc ký tù sè vµ çc ký tù ®Æc biÖt, phÇn tªn më réng sÏ ®îc Windows tù ®éng ®Æt tuú vµo øng dông mµ chóng ta sö dông. VÝ dô khi so¹n th¶o mét v¨n b¶n trªn m«i trêng Word khi chóng ta ®Æt tªn m¸y tÝnh sÏ tù ®éng ®Æt tªn phÇn më réng lµ “.DOC” ®èi víi b¶ng biÓu Excel phÇn më réng sÏ lµ “.XLS”

3.2 Th môc

Kh¸i niÖm: Th môc lµ mét kh«ng gian nhí trªn ë ®Üa nh»m qu¶n lý çc tµi nguyªn th«ng tin mét çch hiÖu qu¶, trong çc th môc cã thÓ chøa çc th môc hoÆc çc tÖp



tin kh¸c. Sè lîng th môc ®îc chøa trong mét th môc kh¸c lµ kh«ng h¹n chÕ nã chØ phô thuéc vµo kh«ng gian nhí cña æ ®Üa vÝ dô trong thmôc “Ke toan” cã thÓ chøa 500, 1000 th môc kh¸c tuú thuéc vµo nhu cÇu cña ngêi dïng miÔn lµ kh«ng gian æ ®Üa ®ñ lín.

VÒ nguyªn t¾c ®Æt tªn th môc t¬ng tù nh tÖp tin nhng th môc kh«ng cã phÇn tªn më réng.

Th môc lín nhÊt kh«ng bÞ chøa bëi th môc nµo ®îc gäi lµ th môc gèc. Th môc chøa th môc kh¸c ®îc gäi lµ th môc “cha”, th môc bÞ chøa bëi th môc kh¸c ®îc gäi lµ th môc “con”.

Trong qu¸ tr×nh sö dông ta cã thÓ t¹o, xo¸, di chuyÓn çc th môc trong æ ®Üa.

§Ó t¹o th môc: §a con trá tíi th môc chøa th môc cÇn t¹o, më th môc ®ã ra, click chuét ph¶i vµo th môc ®ã. Trong b¶ng chän võa xuÊt hiÖn nhÊn chän môc “New”. Trong b¶ng chän kÕ tiÕp nhÊn chän môc “Folder”. Mét th môc míi xuÊt hiÖn víi tªn mÆc ®Þnh lµ “New Folder” lóc nµy con trá dang ë trong phÇn tªn cña th môc míi ®îc t¹o ta chØ viÖc

§¸nh tªn míi cho th môc nµy nÕu con trá kh«ng ë phÇn tªn cña th môc th× click ®¬n chuét tr¸i vµo phÇn tªn cña th môc sau ®ã tiÕn hµnh ®æi l¹i tªn. ViÖc ®Æt tªn th môc nh»m môc ®Ých dÔ nhí dÔ t×m kiÕm trong trêng hîp chóng ta cã qu¸ nhiÒu tÖp tin trong æ ®Üa.

Xo¸ th môc ®¸nh dÊu th môc cÇn xo¸ (cã thÓ xo¸ nhiÒu th môc mét lóc) b»ng çch nhÊn gi÷ phÝm ”Shift” sau ®ã click ®¬n chuét tr¸i vµo çc th môc cÇn ®¸nh dÊu nhÊn phÝm “Delete” sau ®ã click chän Yes ®Ó x¸c nhËn thùc sù xo¸.

Di chuyÓn th môc: §¸nh dÊu th môc cÇn di chuyÓn (cã thÓ di chuyÓn nhiÒu th môc cïng mét lóc) nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +C” ®a con trá tíi vÞ trÝ míi cÇn sao chÐp th môc tíi nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +V”.

3.3 § êng dÉn

Kh¸i niÖm: ChØ ra th môc hoÆc tÖp tin mµ ta cÇn thao t¸c n»m trong th môc nµo nã chØ ra con ®êng ®Ó ®Õn ®îc th môc ®ã vÝ dô: “C:\KÕ to¸n\Tin øng dông\Bµi tËp” cho thÊy th môc “Bµi tËp” n»m trong th môc “Tin øng dông”, th môc “ Tin øng dông” l¹i n»m trong th môc “KÕ to¸n” vµ ®îc ®Æt t¹i th môc gèc æ ®Üa C.



4. Khëi ®éng vµ tho¸t khái Windows

4.1 Khëi ®éng windows

Th«ng thêng çc m¸y tÝnh ®îc sö dông hiÖn nay ®îc cµi çc hÖ ®iÒu hµnh møc cao nh Windows 9X, Win 2X, Win XP, Win Me, … Do ®ã qu¸ tr×nh khëi ®éng m¸y tÝnh trë nªn ®¬n gi¶n bëi çc tËp lÖnh, çc ch¬ng tr×nh, çc tr×nh ®iÒu khiÓn ®Òu ®îc m¸y tÝnh tù ®éng n¹p vµo bé nhí th«ng qua çc tËp tin xö lý l«. Trong phÇn nµy nãi vÒ qu¸ tr×nh khëi ®éng hÖ ®iÒu hµnh windows tõ phiªn b¶n 9X trë lªn

Khi khëi ®éng m¸y tÝnh ta chØ viÖc kÝch ho¹t nguån ®iÖn cho m¸y b»ng çch bËt nót nguån (Power) trªn th©n m¸y (víi ®iÒu kiÖn m¸y tÝnh ®· ®îc nèi víi nguån ®iÖn). Trong qu¸ tr×nh khëi ®éng m¸y tÝnh sÏ kiÓm tra çc thiÕt bÞ cã trong m¸y. Qu¸ tr×nh khëi ®éng nµy mÊt kho¶ng 60 gi©y ®èi víi mét m¸y tÝnh cã cÊu h×nh trung b×nh. Sau khi khëi ®éng xong m¸y tÝnh sÏ dõng ë mµn h×nh chÝnh cña windows nh sau:

Mµn h×nh sÏ gåm hai phÇn:

PhÇn thø nhÊt lµ çc biÓu tîng nã chÝnh lµ çc lèi t¾t chØ ®Õn çc tËp tin ch¬ng tr×nh.

§Ó t¹o çc biÓu tîng hay lèi t¾t nµy (Short cut) ta lµm nh sau: KÝch chuét ph¶i vµo cöa sæ chÝnh cña Windows trong b¶ng chän xuÊt hiÖn chän môc “New” trong b¶ng chän kÕ tiÕp click chän “Short cut”


H×nh 1-1: Mµn h×nh nÒn cña


Trong hép tho¹i “Create Short cut” Click chän nót “Browse” ®Ó chän ®êng ®Én cña tÖp tin sau ®ã click chän nót “Next” vµ lµm theo chØ dÉn cuèi cïng Click chän nót “Finish” ®Ó kÕt thóc.

PhÇn thø hai lµ thanh Taskbar. Thanh nµy gåm ba phÇn nót Start, thanh tr¹ng th¸i, phÇn hiÓn thÞ ®ång hå.

Thanh Start chøa çc ch¬ng tr×nh øng dông ®îc cµi ®Æt trong m¸y.

Thanh tr¹ng th¸i hiÓn thÞ biÓu tîng thu nhá cña çc øng dông ®ang dïng.

PhÇn hiÓn thÞ thêi gian vµ t×nh tr¹ng çc thiÕt bÞ phÇn cøng cã trong m¸y tÝnh.

4.2 Tho¸t khái

Vµo Menu Start \ Shut Down xuÊt hiÖn b¶ng lùa chän

Môc Stand by \ OK T¾t m¸y theo tõng bíc.

Môc Shut Down \ OK t¾t m¸y.

Môc Restart \ OK Khëi ®éng l¹i m¸y tÝnh .

Môc Restart in MS_DOS mode khëi ®éng l¹i m¸y tÝnh vµ vµo hÖ ®iÒu

hµnh MS_DOS.

Chó ý: Khi sö dông m¸y tÝnh ph¶i t¾t m¸y theo ®óng quy tr×nh.


H×nh 1-2: T¹o Short cut trªn

H×nh 1-3: Hép tho¹i khi


5. Thay ®æi çc th«ng sè trong win

Th«ng thêng çc th«ng sè trong m¸y tÝnh ®· ®îc cµi ®Æt mÆc ®Þnh s½n ngêi dïng chØ viÖc sö dông. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh sö dông çc th«ng sè nµy cã thÓ ®· bÞ thay ®æi. §Ó thay ®æi çc th«ng sè cho phï hîp víi yªu cÇu. Thùc hiÖn çc bíc sau.

Click nót Start\Setting\Control Panel\Regional and language option (phÇn nµy sö dông trong Win XP).

Hép tho¹i Regional and language option xuÊt hiÖn. Trong phÇn Location chän quèc gia n¬i ta sö dông m¸y tÝnh th«ng thêng chóng ta chän VietNam hoÆc m¸y tÝnh ®Ó ë chÕ ®é mÆc ®Þnh lµ United States. ViÖc chän quèc gia nµy gióp ta sö dông m¸y tÝnh tèt h¬n khi ta kÕt nèi m¸y tÝnh víi m¹ng Internet. §Ó chän tªn quèc gia click vµo nót trÔ trong khung Location vµ chän tªn níc.

Trong khung Standards and formats lùa chän tªn níc ®Ó cã kiÓu ®Þnh d¹ng sè vµ ngµy th¸ng. VÝ dô kiÓu ®Þnh d¹ng ngµy th¸ng ë Anh lµ th¸ng tríc ngµy sau vµ cuèi cïng lµ n¨m vµ ë Mü lµ ngµy tríc th¸ng sau

vµ cuèi cïng lµ n¨m. Tuú theo nhu cÇu cña ngêi sö dông ta cã çc lùa chän kh¸c nhau. Th«ng thêng ë ViÖt Nam ta chän kiÓu ®Þnh d¹ng cña Mü. Tuy nhiªn ta cã thÓ thay ®æi çc kiÓu ®Þnh d¹ng nµy theo ý muèn riªng cña ta mµ kh«ng theo chuÈn nµo b»ng çch Click chän vµo nót Customize.

Mét hép tho¹i míi xuÊt hiÖn víi 4 Tab lµ Numbers dïng ®Ó ®Þnh d¹ng sè, Currency dïng ®Ó ®Þnh d¹ng tiÒn tÖ, Time dïng ®Ó ®Þnh d¹ng thêi gian, Date dïng ®Ó ®Þnh d¹ng ngµy th¸ng.

Trong Tab Numbers ta cã çc ®Þnh d¹ng sau:

Decimal Symbol lµ ký tù ng¨n çch gi÷a phÇn sè nguyªn lµ phÇn sè thËp ph©n th«ng th-


H×nh 1-4: Thay ®æi çc th«ng sè


êng ë ViÖt Nam lµ dÊu phÈy díi “,” vÝ dô 3,4. MÆc ®Þnh cña m¸y tÝnh lµ dÊu “.”

No. of digits after decimal lµ sè con sè n»m sau dÊu phÈy mÆc ®Þnh lµ 2 vÝ dô 3,14.

Digit grouping symbol lµ dÊu ng¨n çch çc nhãm sè khi viÕt mÆc ®Þnh lµ dÊu “,” Tuy nhiªn nÕu ta ®æi ë phÇn trªn råi th× nªn ®Æt trong phÇn nµy lµ dÊu “.” VÝ dô mÆc ®Þnh cña m¸y lµ 123,456,789 th× khi ta ®æi dÊu “.” Nh th«ng thêng theo çch viÕt ViÖt Nam lµ 123.456.789 .

Digit grouping lµ çch ph©n nhãm çc sè th«ng thêng lµ ba sè mét nhãm cho rÔ ®äc.

Negative sign symbol lµ ký tù biÓu thÞ dÊu ©m mÆc ®Þnh lµ dÊu trõ “-“ ta nªn ®Ó nguyªn mÆc ®Þnh nµy.

Negative number format lµ ®Þnh d¹ng cña sè ©m ta cã thÓ tuú chän

Display leading zeros lµ çc viÕt sè kh«ng ®»ng tríc dÊu phÈy cã hai ®Þnh d¹ng lµ “0.7” hoÆc “0.7” th«ng thêng ta chän lµ “0.7”

Hai ®Þnh d¹ng cuèi cïng lÇn lît lµ dÊu danh s¸ch vµ chuÈn kiÓu ®Þnh d¹ng to¸n häc hoÆc chuÈn Mü.

Trong Tab Currency cã çc lùa chän sau:

Currency Symbol lµ biÓu tîng tiÒn th«ng thêng ta chän lµ “$”.

Positive currency format lµ kiÓu viÕt ta cã bèn lùa chän lµ “$1.1” hoÆc “1.1$” hoÆc “$ 1.1” hoÆc “1.1 $”.

Negative currency format lµ kiÓu viÕt sè tiÒn ©m ta cã thÓ chän kiÓu “-$1.1” hoÆc kiÓu ghi ©m cña kÕ to¸n “($1.1)”.

Decimal symbol lµ kiÓu dÊu ng¨n çch gi÷a phÇn nguyªn vµ phÇn thËp ph©n .

No. of digit after decimal lµ sè con sè n»m sau dÊu phÈy mÆc ®Þnh lµ 2 vÝ dô 3,14.


H×nh1-5:Thay ®æi çc ®Þnh d¹ng

H×nh1-6:Thay ®æi çc th«ng sè cña


Digit grouping symbol lµ dÊu ng¨n çch çc nhãm sè khi viÕt mÆc ®Þnh lµ dÊu “,” Tuy nhiªn nÕu ta ®æi ë phÇn trªn råi th× nªn ®Æt trong phÇn nµy lµ dÊu “.”

Digit grouping lµ çch ph©n nhãm çc sè th«ng thêng lµ ba sè mét nhãm cho dÔ ®äc.



Trong Tab Time cã çc môc chän sau:

Sau ®ã chän çc tuú chän theo yªu cÇu.


H×nh1-7:Thay ®æi thêi gian cña H×nh1-7:Thay ®æi tngµy giê cña


CHƯƠNG II: MICROSOFT WORD

Bµi 1: Giíi thiÖu Microsoft word for windows

1. Khëi ®éng ch¬ng tr×nh Microsoft word for windows

NhÊp nót Start trá chuét vµo Programs nhÊp chän Microsoft word :

2. Cöa sæ ch¬ng tr×nh Microsoft word


H×nh 2-1 NÒn Desktop cña

H×nh 2-2 Mµn h×nh Microsoft Word


Ngay sau khi khëi ®éng Microsoft word, trªn mµn h×nh b¹n sÏ thÊy hiÓn thÞ mét cöa sæ ch¬ng tr×nh t¬ng tù nh h×nh vÏ trªn. Sau ®©y ta lÇn lît t×m hiÓu çc thµnh phÇn cã trong cöa sæ cña ch¬ng tr×nh Microsoft word:

Thanh tiªu ®Ò – Title bar

Thanh n»m ngang ë trªn ®Ønh cöa sæ, trong file nµy b¹n sÏ thÊy Tªn cña File v¨n b¶n( VÝ dô h×nh vÏ trªn ghi víi tªn File lµ “Tin häc v¨n phßng”) vµ tªn cña cöa sæ lµ Microsoft word

Thanh menu – Menu bar

Ngay díi thanh tiªu ®Ò b¹n sÏ thÊy thanh menu, toµn bé çc lÖnh cña ch¬ng tr×nh Microsoft word n»m trong thanh Menu, çc lÖnh ®îc chia thµnh tõng nhãm nh h×nh vÏ:

Mçi khi nhÊp vµo mét tªn nhãm, mét danh s¸ch çc lÖnh ®îc hiÓn thÞ ra vµ b¹n nhÊp vµo lÖnh thÝch hîp. Çc lÖnh trong menu thÓ hiÖn cã chän läc, nh÷ng lÖnh mµ ®· dïng sÏ ®îc hiÖn ra cßn çc lÖnh kh¸c sÏ ®-îc dÊu ®i th«ng qua biÓu tîng chØ khi nµo b¹n nhÊp vµo biÓu tîng nµy hoÆc d÷ chuét h¬i l©u ë tªn çc menu th× nã míi hiÖn ra ®Çy ®ñ çc lÖnh trong nhãm. Lóc nµy çc lÖnh ®· ®îc dïng råi th× næi lªn cßn çc lÖnh cha dïng l¹i lâm xuèng.

Mét sè ®iÓm ®¸ng lu ý khi sö dông menu:

Çc lÖnh thêng dïng sÏ cã mét biÓu tîng riªng n»m ë phÝa tr¸i lÖnh vµ nhãm phÝm t¾t n»m bªn ph¶i lÖnh

Çc lÖnh cã nót tam gi¸c n»m ë bªn ph¶i lÖnh cã t¸c dông më ra mét menu phô

Çc lÖnh cã dÊu ba chÊm sÏ cã t¸c dông më ra mét héi tho¹i t¬ng øng :

Menu insert khi

b¹n nhÊp chuét vµo:


H×nh 1-2 Mµn h×nh Microsoft Word


Thanh c«ng cô – Toolbar

Microsoft word cã rÊt nhiÒu thanh c«ng cô thÓ hiÖn cho nh÷ng nhãm lÖnh thêng ®îc dïng. Çc thanh c«ng cô cã thÓ cho hiÖn ra hoÆc Èn ®i b»ng çch nhÊp menu View chän lÖnh Toolbars b¹n sÏ thÊy mét danh s¸ch tªn cña çc thanh c«ng cô, nhÊp chän mét tªn thanh c«ng cô cÇn thiÕt, mét thanh c«ng cô khi ®· hiÖn ra sÏ cã dÊu tÝch kiÓm tra ®øng tríc:

Minh ho¹ nh sau:

Trªn thanh c«ng cô, mçi lÖnh ®îc thÓ hiÖn díi d¹ng mét biÓu tîng riªng gióp ngêi sö dông cã thÓ thi hµnh mét lÖnh nhanh h¬n. Khi di chuyÓn mouse tíi gÇn mét biÓu t-îng th× tªn cña lÖnh t¬ng øng sÏ hiÖn ra ë ®u«i con trá mouse.

Çc thanh c«ng cô thêng ®îc dïng ®ã lµ Standard vµ Formatting. Trong cöa sæ Microsoft word th× hai thanh c«ng cô nµy thêng ®· ®îc hiÖn ra.

Thanh c«ng cô Standard

BiÓu t-îng

Tªn M« t¶

- New: T¹o mét v¨n b¶n míi



BiÓu t-îng

Tªn M« t¶

- Open: Më mét file v¨n b¶n

- Save: Lu mét v¨n b¶n hiÖn hµnh

- E_mail: Më cöa sæ ch¬ng tr×nh Outlook ®Ó b¹n göi th®iÖn tö

- Print: in file v¨n b¶n hiÖn hµnh

- Print Preview: Xem tríc trang in

- Spelling KiÓm tra lçi chÝnh t¶

- Cut: ChuyÓn mét ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän vµo bé nhí ®Öm Clipboard.

- Copy: ChÐp mét ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän vµo bé nhí ®Öm Clipboard.

- Paste: ChÌn néi dung ®îc lu tr÷ trong Clipboard vµo vÞ trÝ con trá Text

- Format Painter: ChÐp kiÓu ®Þnh d¹ng

- Undo: Bá qua mét lÖnh võa thi hµnh

- Redo: Bá qua mét lÖnh võa Undo

- Insert Hyperlink ChÌn Hyperlink khi muèn t¹o mét trang Web

- Tables and Borders: ThÓ hiÖn thanh c«ng cô Tables and Borders



BiÓu t-îng

Tªn M« t¶

- Insert Table: ChÌn b¶ng biÓu

-Insert Ms.Excel worksheet:

ChÌn b¶ng biÓu cña m«i tr-êng Microsoft Excel

- Columns: §Þnh d¹ng cét ch÷

- Drawing: HiÖn hay Èn thanh c«ng cô Draw

- Document map: ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n díi d¹ng cÊu tróc hay çch tr×nh bµy cña v¨n b¶n

- Microsoft Equation: §¸nh çc c«ng thøc to¸n häc

- Show/Hide: HiÖn hoÆc Èn çc ký tù kh«ng in

- Zoom control: ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n theo tû lÖ lùa chän

- Help: Híng dÉn

Thanh c«ng cô Formatting

BiÓu tîng Tªn M« t¶

Style KiÓu tr×nh bµy cña Paragraph

Font Chän Font ch÷

Font size Chän kÝch cì ch÷

Bold KiÓu ch÷ bÐo



Italic KiÓu ch÷ nghiªng

Under line KiÓu ch÷ g¹ch ch©n

Align Left C¨n lÒ tr¸i

Align Center C¨n lÒ gi÷a

Align Right C¨n lÒ ph¶i

Increase Indent

C¨n lÒ vµo mét Tab

Decrease Indent C¨n lÒ ra mét Tab

Borders KÎ b¶ng

Fill corlor Mµu nÒn

Font corlor Mµu ch÷

Thanh tr¹ng th¸i: Status bar

Thanh tr¹ng th¸i n»m ë phÝa ®¸y cöa sæ, nh×n vµo thanh nµy ta thÊy vÞ trÝ cña con trá vµ tr¹ng th¸i lµm viÖc cña v¨n b¶n.

VÝ dô: Thanh h×nh vÏ trªn th× con trá text ®ang n»m ë trang sè 6( page 6), çch mÐp tr¸i cña trang giÊy lµ 26,2cm( at 26,2), ë dßng thø 19 (Ln 19), cét 1 (Col 1). Cöa sæ v¨n b¶n cã 7 trang vµ con trá ®ang ®øng t¹i trang 6 ( 6/7).

ThÓ hiÖn ®é chÝnh x¸c cña v¨n b¶n. Th«ng thêng, thíc ®o dïng ®¬n vÞ lµ Inches. B¹n cã thÓ ®æi ®¬n vÞ cña thíc ®o trë vÒ ®¬n vÞ lµ Centimeters b»ng çch nhÊp menu Tools/ Options/ Generel/ trong môc Measurement Units chän Centimeters / NhÊp OK



Thanh trît – Scroll bar

Cöa sæ v¨n b¶n cã hai thanh trù¬t gåm thanh trît ngang vµ thanh trît däc dïng ®Ó xem v¨n b¶n trong cöa sæ. NÕu mét v¨n b¶n cã nhiÒu trang, dïng chuét kÐo hép trît trong thanh trît däc, trang sÏ lÇn lît hiÖn ra gióp chóng ta cã thÓ dõng l¹i ®óng ë trang muèn chuyÓn tíi.

3. Cöa sæ v¨n b¶n

3.1 Më cöa sæ v¨n b¶n

LÖnh New: T¹o file v¨n b¶n míi

Çch1: NhÊp chuét trªn biÓu tîng (new) trªn thanh c«ng cô Standard

Çch 2: Gâ tæ hîp phÝm Ctrl +N( gi÷ phÝm Ctrl gâ N)

Çch 3: NhÊp chuét vµo Menu File chän New

LÖnh Open: Më File v¨n b¶n ®· cã s½n trªn ®Üa ®Ó ®äc


H×nh 2-3 §æi ®¬n vÞ cho thíc ®o


Çch 1: NhÊp chuét trªn biÓu tîng (open) trªn thanh c«ng cô Standard

Çch 2: Gâ tæ hîp phÝm Ctrl +O( gi÷ phÝm Ctrl gâ O)

Çch 3: NhÊp chuét vµo Menu File chän Open.....®Ó më hép tho¹i:


Môc Look in cho phÐp b¹n chän tªn æ ®Üa b»ng çch nhÊp vµo nót tam gi¸c ®Ó hiÖn ra tµi nguyªn hiÖn cã trong m¸y, nhÊp vµo tªn æ ®Üa:

Files of type: Chän lo¹i file cÇn thiÕt, trong môc nµy b¹n chän all word documents

( *.doc) ®Ó danh s¸ch çc file chØ hiÖn ra çc lo¹i file v¨n b¶n cña word

File Name: Gâ tªn file hoÆc nhÊp vµo tªn file mµ b¹n muèn më.

NhÊp Open ®Ó më file v¨n b¶n cÇn ®äc

H×nh 2-4 Hép tho¹i Open


3.2 Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh

Khi cã nhiÒu cöa sæ ®ang më th× chØ cã mét cöa sæ hiÖn hµnh ®îc hiÖn ra trªn mµn h×nh, cöa sæ nµy sÏ che lÊp çc cöa sæ kh¸c, nh×n vµo Taskbar b¹n sÏ thÊy tªn cöa sæ hiÖn hµnh bÞ lâm xuèng cßn tªn cöa sæ v¨n b¶n kh¸c næi lªn hoÆc nhÊp vµo menu Window b¹n sÏ thÊy danh s¸ch liÖt kª tªn çc cöa sæ ®ang më, tªn cña cöa sæ hiÖn hµnh cã dÊu kiÓm tra ®øng tríc.

Thay ®æi cöa sæ hiÖn hµnh :

Çch 1 : NhÊp vµo menu Windows, nhÊp chän tªn cöa sæ trong danh s¸ch.

Çch 2 : NhÊp vµo tªn file ë TaskBar.

Trang v¨n b¶n hiÖn hµnh :

NÕu v¨n b¶n cã nhiÒu trang th× trªn mµn h×nh b¹n chØ cã thÓ thÊy ®îc mét trang mµ th«i, ®ã lµ trang v¨n b¶n hiÖn hµnh. §iÒu khiÓn thanh trît däc ®Ó thay ®æi trang v¨n b¶n hiÖn hµnh.

3.3 ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n

View

Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh cã thÓ ®îc xem díi nh÷ng gãc ®é kh¸c nhau th«ng qua çc lÖnh th«ng qua menu View.

Normal: cöa sæ chØ cã thíc ®o n»m ngang, chiÒu ngang cña cöa sæ giíi h¹n bëi lÒ cña trang giÊy. ë chÕ ®é nµy v¨n b¶n sÏ hiÓn thÞ ®îc çc kiÓu ®Þnh d¹ng ký tù, ®Þnh d¹ng Paragraph, b¶ng biÓu. Nã kh«ng hiÓn thÞ çc cé ch÷, frame, h×nh vÏ, header – footer. Nã thêng ®îc dïng trong lóc nhËp v¨n b¶n, hiÖu chØnh v¨n b¶n, ë d¹ng nµy word sÏ lµm viÖc nhanh h¬n.

Web layout: cöa sæ chØ cã thíc ®o n»m ngang, chiÒu ngang cña cöa sæ giíi h¹n bëi kÝch thíc cña cöa sæ. ë chÕ ®é nµy v¨n b¶n sÏ hiÓn thÞ ®îc çc kiÓu ®Þnh d¹ng ký tù, ®Þnh d¹ng Paragraph, b¶ng biÓu, h×nh vÏ. Nã kh«ng hiÓn thÞ çc cét ch÷, çc header – footer. Nã thêng ®îc dïng khi thiÕt kÕ trang Web

Print Layout: Cöa sæ cã ®ñ hai thíc ®o, v¨n b¶n thÓ hiÖn nh trang giÊy in víi ®Çy ®ñ çch tr×nh bµy, Word sÏ ch¹y chËm h¬n. §©y lµ çch thÓ hiÖn v¨n b¶n thêng ®îc lùa chän nhiÒu nhÊt



Çc lÖnh trªn cßn cã thÓ ®îc dïng nhanh h¬n b»ng çch nhÊp

chuét vµo biÓu tîng lÖnh n»m ë gãc díi ph¶i cöa sæ

Zoom: thay ®æi khung nh×n

Çch 1 :

NhÊp vµo nót tam gi¸c trªn biÓu tîng Zoom b¹n cã thÓ chän sè hoÆc gâ sè ®Ó phãng to hay thu nhá v¨n b¶n trong cöa sæ .

Sè > 100 v¨n b¶n ®îc xem ë d¹ng phãng lín.

Sè < 100 v¨n b¶n ®îc xem ë d¹ng thu nhá.

Page width : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ chiÒu réng cña trang giÊy trong cöa sæ v¨n b¶n.

Text Width : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ chiÒu réng cña ch÷ trong cöa sæ v¨n b¶n.

Whole : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ toµn bé trang giÊy trong cöa sæ v¨n b¶n( thêng lµ thu nhá ®Ó xem ®îc çch tr×nh bµy v¨n b¶n trªn trang giÊy vµ sÏ kh«ng ®äc ®îc ch÷ nµo).

Two page : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ toµn bé 2 trang giÊy trong cöa sæ v¨n b¶n.

Çch 2 :

NhÊp thùc ®¬n View chän Zoom xuÊt hiÖn hép tho¹i vµ chän çc tuú chän ( nh trªn)

Show/Hide :


H×nh 2-5 Hép tho¹i lÖnh Zoom


NhÊp chuét vµo biÓu tîng cã t¸c dông hiÖn ra hoÆc Èn ®i çc ký tù kh«ng in ra trong cöa sæ v¨n b¶n ( nh çc phÝm Enter, Spacebar, Tab...) gióp chóng nhËn d¹ng ®îc çch tr×nh bµy v¨n b¶n chÝnh x¸c h¬n.

3.4 L u v¨n b¶n

Ghi v¨n b¶n víi tªn cò

§Ó lu v¨n b¶n hiÖn hµnh víi tªn cò, b¹n chØ cÇn nhÊp chuét vµo

biÓu tîng Save trªn thanh c«ng cô Standard hoÆc nhÊp chän Menu File chän lÖnh Save hoÆc gâ tæ hîp phÝm Ctrl+S. NÕu cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh ®ang chøa mét file v¨n b¶n cò th× v¨n b¶n sÏ ®îc lu l¹i víi tªn cò, cßn nÕu v¨n b¶n hiÖn hµnh lµ v¨n b¶n míi th× lÖnh Save sÏ hiÓn thÞ ra hép tho¹i Save as ®Ó yªu cÇu b¹n ®Æt tªn file.

Lu v¨n b¶n víi tªn míi:

NhÊp Menu File chän Save as...

Save in: T×m chän æ ®Üa hoÆc Folder cÇn thiÕt ®Ó lu.

File name: Xo¸ tªn file cò gâ tªn file míi .


H×nh 2-6 Hép tho¹i lÖnh Save


Save as type: Chän lo¹i file ®Ó lu, th«ng thêng nªn chän Word Document( *. Doc)

§Æt Password cho v¨n b¶n

Më file v¨n b¶n cÇn lu Password:

Vµo File / Save as: XuÊt hiÖn hép tho¹i nh trªn/ Chän Options.

XuÊt hiÖn hép tho¹i:

Cã hai lo¹i Password:

Password to Open: Gâ tõ kho¸ chèng më file, lo¹i tõ kho¸ nµy khi b¹n më file ph¶i gâ ®óng th× míi më ®îc file.

Password to Modify: Gâ tõ kho¸ chèng hiÖu chØnh File, khi më file b¹n cã thÓ kh«ng biÕt tõ kho¸ th× vÉn cã thÓ më ®îc file nµy ®Ó xem nhng kh«ng hiÖu chØnh ®îc


H×nh 2-7 Hép tho¹i ®Æt Password


Sau khi gâ tõ kho¸ vµo Password to Open hoÆc Password to Modify

nhÊp nót OK . Hép héi tho¹i hiÖn ra yªu cÇy b¹n gâ l¹i tõ kho¸:

B¹n gâ l¹i ®óng tõ kho¸ th× Word míi c«ng nhËn, nÕu gâ sai tõ kho¸ th× word sÏ huû bá.

Khi b¹n dïng lÖnh Open ®Ó më v¨n b¶n ®· ®Æt tõ kho¸, hép tho¹i hiÖn ra yªu cÇu b¹n gâ ®óng tõ kho¸:

3.5 §ãng cöa sæ

Çch 1: NhÊp thùc ®¬n File chän Close

Çch 2: NhÊp biÓu tîng ®ãng cöa sæ

Çch 3: NhÊp tæ hîp phÝm Alt + F4

NÕu b¹n më file v¨n b¶n ra vµ cã hiÖu chØnh cho v¨n b¶n th× khi ®ãng file mét hép tho¹i sÏ hiÖn ra ®Ó yªu cÇu x¸c ®Þnh lu v¨n b¶n:

Chän Yes ®Ó lu thªm phÇn ®· hiÖu chØnh vµo trong v¨n b¶n,

Chän No ®Ó kh«ng lu phÇn hiÖu chØnh trong v¨n b¶n, chän Cancel ®Ó huû bá lÖnh ®ãng cöa sæ.

Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh ë líp trªn cïng ®ãng l¹i th× cöa sæ v¨n b¶n líp díi lµ hiÖn hµnh. NÕu tríc ®ã ®· më nhiÒu cöa sæ th× ph¶i Close nhiÒu lÇn.





Bµi 2: So¹n th¶o v¨n b¶n

1. So¹n th¶o v¨n b¶n

1.1 Kh¸i niÖm

Character ( ký tù) :

Khi gâ mét phÝm trªn bµn phÝm th× mµn h×nh sÏ hiÖn ra mét ký tù t¬ng øng vµ in ®îc ra giÊy ®ã lµ mét ký tù.

Word ( tõ) :

Mét nhãm ký tù ®îc ph©n çch b»ng mét kho¶ng tr¾ng ®îc gäi lµ mét tõ.

Paragraph ( ®o¹n)

Paragraph ®îc ®Þnh nghÜa lµ mét ®o¹n v¨n b¶n ®îc kÕt thóc b»ng dÊu Enter.

Word wrap :

Khi gâ mét ®o¹n v¨n b¶n qu¸ dµi, b¹n sÏ thÊy v¨n b¶n tù ®éng xuèng hµng mçi khi gÆp lÒ ph¶i cña trang in, ®ã lµ Word wrap.

1.2 NhËp v¨n b¶n th«

V¨n b¶n th« lµ v¨n b¶n cha ®îc tr×nh bµy nã chØ cÇn cã ®ñ néi dung vµ ®óng chÝnh t¶. Nh vËy sau khi khëi ®éng ch¬ng tr×nh Microsoft Word, b¹n ®· s½n cã mét cöa sæ v¨n b¶n míi lµ b¹n cã thÓ b¾t tay ngay vµo nhËp v¨n b¶n th«.

NhËp v¨n b¶n th« b¹n nªn chän font ch÷ râ rµng, dÔ ®äc, kiÓu ch÷ thêng.

Qu¸ tr×nh dïng nhËp v¨n b¶n th« b¹n cã thÓ dïng:

Shift – Enter: Xuèng dßng kh«ng t¹o Paragraph míi.

Enter: Xuèng dßng t¹o Paragraph míi.

Ctrl – Enter: Xuèng dßng vµ ng¾t sang mét trang míi

1.3 NhËp v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt

Cã nhiÒu ch¬ng tr×nh øng dông hç trî gâ tiÕng viÖt nh VietKey, ABC... ngoµi ra còng cã nhiÒu çch gâ cã dÊu nh TCVN3 – ABC hoÆc Unicode... nh vËy trong Windows ph¶i cµi s½n mét ch¬ng tr×nh øng dông hç trî gâ tiÕng viÖt ®Ó gâ ch÷ cã dÊu vµ mét bé font ch÷ dµnh cho tiÕng viÖt th× b¹n míi gâ ®îc ch÷ cã dÊu.



KiÓu ch÷ TCVN3 – ABC cña VietKey qui íc chän:

DÊu ®îc ®¸nh nh sau:


H×nh 2-8 Hép tho¹iVietKey


DÊu ký tù KÕt qu¶

DÊu s¾c S ¸

DÊu huyÒn F µ

DÊu hái R ¶

DÊu ng· X ·

DÊu nÆng J ¹

DÊu mò aa ©

DÊu mãc aw ¨

DÊu cña ch÷ § DD §

1.4 KiÓm tra v¨n b¶n ®· so¹n th¶o

Mét v¨n b¶n ®· so¹n th¶o xong b¹n cã thÓ kiÓm tra l¹i kÕt qu¶ cña m×nh ®· lµm b»ng çch nhÊp chuét vµo menu Tools / Word Count ®Ó më hép tho¹i bªn:

Microsoft Word cho biÕt v¨n b¶n cña b¹n cã bao nhiªu trang, bao nhiªu tõ, bao nhiªu ký tù, bao nhiªu ®o¹n, bao nhiªu dßng...

2. HiÖu chØnh v¨n b¶n

2.1 §¸nh dÊu chän v¨n b¶n

Tríc khi b¹n thi hµnh mét lÖnh, b¹n cÇn ph¶i chän ®o¹n v¨n b¶n.

Chän 1 tõ: NhÊp ®óp chuét vµo tõ cÇn t¹o

Chän 1 ®o¹n v¨n b¶n :

Çch 1 : KÐo chuét tõ ®iÓm ®Çu ®Õn ®iÓm cuèi v¨n b¶n cÇn chän

Çch 2 : NhÊp chuét ®Ó ®Æt con trá Text ë ®iÓm ®Çu, gi÷a Shift vµ nhÊp chuét ®Õn ®iÓm cuèi ®o¹n v¨n b¶n cÇn chän.


H×nh 2-8 Hép tho¹i Word Count


Çch 3 : Dïng phÝm Home vµ End vµ phÝm mòi tªn trªn bµn phÝm vµ di chuyÓn con trá tíi ®iÓm ®Çu, gi÷ Shift vµ gâ çc phÝm mòi tªn thÝch hîp ®Ó di chuyÓn con trá text ®Õn ®iÓm cuèi ®o¹n v¨n b¶n cÇn chän.

Bá chän: NhÊp chuét vµo mét vÞ trÝ bÊt kú trong v¨n b¶n ®Ó con trá Text hiÖn ra, vïng v¨n b¶n ®îc chän sÏ bÞ mÊt.

2.2 Çc lÖnh Edit

Cut: Di chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n ®· chän vµo vïng ®Öm)

Çch 1: Ên tæ hîp phÝm Ctrl +X

Çch 2: NhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô

Çch 3: NhÊp menu Edit chän Cut

Copy: ( ChÐp ®o¹n v¨n b¶n ®· chän vµo vïng ®Öm)

Çch 1: Ên tæ hîp phÝm Ctrl +C


Çch 3: NhÊp menu Edit chän Copy

Paste: (D¸n ®o¹n v¨n b¶n cã trong vïng ®Öm vµo vÞ trÝ con trá Text)

Çch 1: Ên tæ hîp phÝm Ctrl +V


Çch 3: NhÊp menu Edit chän Paste

Di chuyÓn mét ®o¹n v¨n b¶n tõ n¬i nµy sang n¬i kh¸c

Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn di chuyÓn

Bíc 2: Menu Edit chän Cut( Ctrl –X) hoÆc Toolbar nhÊp biÓu tîng

Bíc 3: §Æt con trá text t¹i vÞ trÝ cÇn di chuyÓn tíi

Bíc 4:Menu Edit chän lÖnh Paste(Ctrl-V)hoÆc toolbar chän biÓu t-

îng



ChÐp mét ®o¹n v¨n b¶n tõ n¬i nµy sang n¬i kh¸c

Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn copy

Bíc 2: Menu Edit chän Copy(Ctrl – C) hoÆc Toolbar nhÊp biÓu tîng

Bíc 3: §Æt con trá text t¹i vÞ trÝ cÇn di chuyÓn tíi

Bíc 4: Menu Edit chän lÖnh Paste(Ctrl-V)hoÆc

toolbar chän biÓu tîng

Clear: Xo¸ mét ký tù bªn ph¶i vÞ trÝ con trá ®ang ®øng hoÆc xo¸ ®o¹n v¨n b¶n ®îc b«i ®en

2.3 Çc lÖnh phôc vô so¹n th¶o v¨n b¶n

2.3.1 Find – Replace - Goto: T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n

Trong lóc so¹n th¶o v¨n b¶n, nÕu b¹n thÊy nhãm tõ nµo cã kh¶ n¨ng lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn( vÝ dô nh Microsoft word), b¹n nªn gâ t¾t nhãm tõ ®ã b»ng vµi ký tù riªng( vÝ dô nh msw), nhê vËy b¹n sÏ gâ v¨n b¶n mét çch nhanh h¬n. Sau khi gâ xong v¨n b¶n, b¹n cã thÓ dïng lÖnh Replace ®Ó thay thÕ ký tù ®· viÕt t¾t b»ng nhãm lÖnh thÝch hîp.

Çch dïng:

NhÊp menu Edit chän lÖnh Replace: Hép tho¹i hiÖn ra cã 3 thÎ lµ Find – Replace – Goto, thÎ Replace ®ang ®îc chän:

CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 29H×nh 2-9 Hép tho¹i Find and Replace


Find what: Gâ néi dung cÇn t×m: VÝ dô msw

Replace with: Gâ néi dung cÇn thay thÕ: VÝ dô Microsoft word

Sau ®ã nhÊp Find next , word b¾t ®Çu qu¸ tr×nh t×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá text trong v¨n b¶n, nÕu t×m ra tõ tho¶ m·n ®iÒu kiÖn th× tõ ®ã ®îc b«i ®en trong v¨n b¶n vµ chê b¹n quyÕt ®Þnh:

NÕu kh«ng muèn thay thÕ tõ nµy th× nhÊp chuét vµo nót Find Next vµ Word sÏ tiÕp tôc t×m kiÕm.

NÕu muèn thay thÕ tõ nµy th× ph¶i nhÊp chét vµo Replace, sau ®ã word tiÕp tôc t×m tõ kÕ tiÕp vµ l¹i chê b¹n quyÕt ®Þnh.

NÕu muèn thay thÕ tÊt c¶ çc tõ mµ word t×m thÊy th× b¹n nhÊp vµo Replace all vµ sau khi lµm xong word sÏ th«ng b¸o kÕt qu¶ ngay

Nót Cancel ®Ó huû bá lÖnh nµy

Nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i.

§Ó dïng lÖnh Replace mét çch chi tiÕt b¹n nhÊp nót More, nót nµy cã t¸c dông cho hép tho¹i cao h¬n vµ xuÊt hiÖn mét sè lÖnh míi:

Search: Chän ph¹m vi t×m kiÕm:

Down: Ph¹m vi t×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá text tíi cuèi v¨n b¶n

Up: Ph¹m vi t×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá text ngîc lªn cho tíi ®Çu v¨n b¶n

All: Ph¹m vi t×m kiÕm lµ toµn bé v¨n b¶n

Match case: Ph©n biÖt ch÷ in vµ ch÷ thêng

NÕu cã dïng th× lÖnh Replace xem çch viÕt ch÷ hoa vµ ch÷ th- êng lµ kh¸c nhau :

VÝ dô: msw Msw MSW

Find whole words only: Ph©n biÖt cÊu tróc tõ


H×nh 2-9 Hép tho¹i Find and Replace


NÕu cã dïng th× lÖnh Replace cã ph©n biÖt cÊu tróc tõ.

VÝ dô: msw msword mswin

use wildcards: Sö dông çc ký tù thÕ ch©n

2.3.2 LÖnh Auto Correct:

LÖnh Auto Correct cã kh¶ n¨ng tù ®éng hiÖu chØnh mét sè lçi th«ng thêng trong lóc b¹n ®ang nhËp v¨n b¶n b»ng çch thay thÕ tõ gâ sai chÝnh t¶ b»ng tõ ®óng chÝnh t¶ ( ¸p dông b»ng tiÕng anh).

Çch lµm: NhÊp Menu Tool / Auto Correct:

Correct TWo INitial CApitals: lµm ®óng cho ký tù ®Çu tiªn cña mét tõ khi gâ b»ng ch÷ in (VÝ dô nÕu th× trong mét tõ mµ cã hai ký tù ®Çu tiªn b¨ng ch÷ IN th× lÖnh nµy thay ®æi ký tù thø hai thµnh ch÷ thêng. Correct TWo INitial CApitals: => Correct Two Initial Capitals).

Capitalize first letter of sentences: NÕu dïng lÖnh th× sau dÊu chÊm hÕt c©u biÕn thµnh ch÷ hoa.

Capitalize names of days: NÕu dïng lÖnh th× ký tù ®Çu tiªn cña thø ( ngµy trong tuÇn ®îc gâ b»ng tiÕng anh ) ®îc biÕn ®æi thµnh ch÷ in

VÝ dô: saturday => Saturday

Correct accidental usage of cAPS LOCK key: NÕu dïng lÖnh th× nã cã t¸c dông ®Õn phÝm Caps Lock, ®Ìn Caps Lock trªn bµn phÝm s¸ng, lóc nµy b¹n cã thÓ gâ nhÇm tr¹ng th¸i bµn phÝm b»ng çch gi÷ phÝm Shift gâ ký tù ®Çu tiªn cña tõ, sau ®ã nh¶ phÝm Shift gâ çc ký tù cßn l¹i cña tõ, sau khi gâ xong tõ nµy Word sÏ tù


H×nh 2-10 Hép tho¹i AutoCorrect


®éng ®æi tõ ®· gâ vÒ ®óng tr¹ng th¸i ®ång thêi lµm t¾t lu«n ®Ìn Capslock

VÝ dô : correct => Correct

Replace text as you type : Thay thÕ v¨n b¶n trong khi çc b¹n ®ang gâ ( nÕu lùa chän th× Word sÏ tù ®éng thay thÕ nh÷ng tõ gâ sai thµnh nh÷ng tõ ®óng dùa vµo danh s¸ch ®· cã s½n).

VÝ dô: ADN => AND

Thªm mét tõ trong danh s¸ch: gâ tõ sai vµo môc Replace vµ tõ ®óng vµo môc With sau ®ã nhÊn Add.

Xo¸ mét tõ trong danh s¸ch: NhÊp vµo tõ cÇn xo¸ vµ nhÊn Delete.

2.3.3 LÖnh AutoText:

Thay thÕ mét ®o¹n ký tù b»ng mét vµi ký tù b¹n chän

LÖnh Autotext cho phÐp ®o¹n b¹n ®Þnh nghÜa tríc mét ®o¹n v¨n b¶n dµi b»ng mét vµi ký tù vµ chØ khi nµo cÇn thiÕt th× b¹n míi cho ®o¹n v¨n b¶n dµi ®· ®îc ®Þnh nghÜa hiÖn ra nèi tiÕp ®o¹n v¨n b¶n b¹n võa gâ

ChuÈn bÞ:

Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n b¹n cÇn ®Þnh nghÜa:

VÝ dô

Bíc 2: NhÊp menu insert, trá vµo Autotext ®Ó hiÖn ra menu phô, nhÊp chän New( hoÆc gâ Alt + F3)

Hép tho¹i Autotext hiÖn ra:

Trong «: Please name your Autotext entry: trong môc nµy b¹n xo¸ çc ký tù trong hép tho¹i vµ gâ mét vµi ký tù b¹n cÇn nhí vµ nhÊp nót OK

vÝ dô sÏ g¸n L= LÖnh Autotext


H×nh 2-11 Hép tho¹i Creat AutoText


Cã thÓ b¹n lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn víi nhiÒu ®o¹n v¨n b¶n kh¸c nhau

Thùc hiÖn

Trong khi gâ v¨n b¶n, b¹n muèn chÌn ®o¹n v¨n b¶n võa ®Æt vµo n¬i con trá ®ang ®øng çc b¹n thao t¸c nh sau:

Gâ ký tù b¹n võa g¸n cho ®o¹n v¨n b¶n trªn: vÝ dô ch÷ L nh trªn sau ®ã Ên phÝm F3 vµ tiÕp tôc gâ v¨n b¶n b×nh thêng.

2.3.4 Change Case:

LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi ch÷ IN víi ch÷ thêng.

Bíc 1: §¸nh dÊu chän ®¹on v¨n b¶n

Bíc 2: Vµo Format / Change Case: ®Ó më hép tho¹i:

Sentences case: §æi ký tù ®Çu c©u thµnh ch÷ In.

Lowercase: §æi CH÷ IN thµnh ch÷ thêng.

Uppercase: §æi ch÷ thêng thµnh ch÷ in

Title Case: §æi ký tù ®Çu thµnh Ch÷ In

tOGGLE cASE: §æi ký tù ®Çu thµnh ch÷ thêng vµ çc ký tù sau thµnh ch÷ in

2.4 KiÓm tra lçi chÝnh t¶:

Word cã tÝnh n¨ng tù ®éng kiÓm tra lçi chÝnh t¶ vµ lçi v¨n ph¹m trong lóc gâ, tõ gâ sai chÝnh t¶ sÏ ®îc g¹ch díi b»ng ®êng r¨ng ca mÇu ®á, c©u v¨n sai v¨n ph¹m sÏ ®îc g¹ch díi b»ng ®êng r¨ng ca mÇu xanh ( ¸p dông trong v¨n b¶n b»ng tiÕng anh)

NÕu chóng ta thêng xuyªn gâ v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt th× ta nªn t¾t chøc n¨ng nµy ®i b»ng çch:


H×nh 2-12 Hép tho¹i Change Case


NhÊp thù ®¬n Tools/ Options: xuÊt hiÖn hép tho¹i: chän thÎ Spelling and Grammar bá check ë 2 môc Check Spelling as you Type vµ môc Check Grammar as you Type. Sau ®ã nhÊp OK


H×nh 2-13 Hép tho¹i Options


bµi 3:Tr×nh bµy Font ch÷

1. ChÌn ký tù ®Æc biÖt

Bíc 1: §Æt con trá t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn ký tù ®Æc biÖt

Bíc 2: Vµo thùc ®¬n insert chän Symbol XuÊt hiÖn hép

tho¹i:

Font: Dïng ®Ó thay ®æi font ch÷, vÝ dô nh font Wingdings cã mét sè s¬ ®å t¬ng øng hiÖn ra

NhÊp chuét vµo s¬ ®å b¹n muèn chÌn vµ « ®ã ®îc phãng lín h¬n nh h×nh minh ho¹ trªn

Sau ®ã Ên insert ®Ó chÌn s¬ ®å ®îc chän

VÝ dô chÌn ký tù ®Æc biÖt cho ®o¹n v¨n b¶n sau:

Trêng THCN ViÖt Hung

Khoa Tin Häc

Xu©n Khanh – S¬n T©y – Hµ T©y

034.839928

-------------


H×nh 2-14 Hép tho¹i Symbol

H×nh 2-13 Hép tho¹i Options


2. Tr×nh bµy Font ch÷

2.1 Dïng lÖnh trªn thanh c«ng cô Formatting

§¸nh dÊu mét ®o¹n v¨n b¶n cÇn tr×nh bµy, nhÊp biÓu tîng lÖnh:

Font

LÖnh Font dïng ®Ó thay ®æi font ch÷.

NhÊp nót tam gi¸c ®Ó cã b¶ng liÖt kª çc font ch÷, nhÊp chän mét tªn font ch÷ thÝch hîp

Font Size: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi kÝch thíc font ch÷

NhÊp nót tam gi¸c ®Ó hiÓn thÞ çc sè ®o kÝch thíc font ch÷, nhÊp chän sè ®o thÝch hîp. Ngoµi ra b¹n cã thÓ chän tuú ý, b¹n cã thÓ gâ sè ®o cÇn thiÕt vµo trong « sè råi Ên phÝm Enter.

§¬n vÞ thêng dïng cho sè ®o kÝch thíc font ch÷ lµ Point, cã thÓ ®æi sang çc ®¬n vÞ kh¸c theo quy t¾c: 72Point = 1 inches =2.54 cm

Font Style: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi kiÓu ch÷, gåm çc

biÓu tîng sau

Bold: ch÷ BÐo

Italic: Ch÷ nghiªng

Under line: Ch÷ g¹ch ch©n

Çc biÓu tîng Bold, Italic, Underline cã tr¹ng th¸i nh lµ mét nót Ên ( on/off), nhÊp chuét ®Ó biÓu tîng lâm xuèng lµ lÖnh cã t¸c dông (on), nhÊp chuét ®Ó biÓu tîng låi lªn lµ lÖnh mÊt t¸c dông (off)

Font Color: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi mµu ch÷

NhÊp chuét vµo nót tam gi¸c, b¹n thÊy b¶ng mÇu hiÖn ra, nhÊp chän mµu cÇn t«.



Trªn mµn h×nh, b¹n sÏ thÊy ch÷ hiÖn ra ®óng víi mµu mµ b¹n ®·

chän. NÕu dïng m¸y in mµu, b¹n sÏ in ®îc ch÷ cã mµu ®· chän. NÕu

dïng m¸y in ®en tr¾ng th× khi in ra mµu s¾c sÏ chuyÓn thµnh mµu

x¸m..

MÇu mÆc ®Þnh cña font ch÷ lµ ch÷ mÇu ®en

2.2 Dïng lÖnh trong menu

Tr×nh bµy font ch÷ dïng thanh c«ng cô Formatting gióp b¹n

lµm viÖc ®îc nhanh h¬n nhng gÆp ph¶i nh÷ng h¹n chÕ lµ dïng mét sè

lÖnh tr×nh bµy kh¸c th× kh«ng cã ë trªn thanh c«ng cô, lóc nµy b¹n

ph¶i sö dông menu, menu Format chän Font… ®Ó hiÓn thÞ hép tho¹i

font, hép tho¹i nµy cã 3 thÎ, trong mçi thÎ cã çc lÖnh tr×nh bµy kh¸c

nhau

ThÎ Font:

NhÊp thùc ®¬n Format chän Font xuÊt hiÖn hép tho¹i:


H×nh 2-15 Hép tho¹i Font


Çc lÖnh Font, Font Style, Size, Color cã çch dïng t¬ng tù nh ®· dïng çc biÓu tîng lÖnh.

§Ó hiÓu râ ý nghÜa cña tõng lÖnh, b¹n cã thÓ xem ë môc Preview trong hép tho¹i.

Underline: Dïng ®Ó g¹ch díi ký tù, khi nhÊp vµo nót tam gi¸c cña môc nµy b¹n chØ chän ®îc mét lÖnh mµ th«i:

None: Kh«ng g¹ch díi

Words Only: ChØ g¹ch díi tõng tõ

Cßn l¹i: Chän çc mÉu g¹ch díi thÝch hîp

Underline Color: Dïng ®Ó chän mµu cho ®êng g¹ch díi:

Effects: Çc lÖnh trong môc nµy cã tÝnh on /off,

Strikethrough: G¹ch säc d¹ng bá ®i mét g¹ch

Double Strikethrough:G¹ch säc d¹ng hai g¹ch

Superscript: ChØ sè trªn (a2)

Supscript: ChØ sè díi (a2)

Hidden: Che dÊu ký tù

Small Caps: Ch÷ hoa

All caps: Ch÷ in hoa

Shadow: T¹o bãng mê

Outline: D¹ng nÐt ngoµi

Emboss: T¹o ch÷ næi

Engrave: T¹o d¹ng ch¹m chæ kh¾c

ThÎ Character Spacing

Scale: Co gi·n ch÷ theo chiÒu ngang. NÕu dïng sè tû lÖ lín h¬n 100 th× ch÷ “MËp” ra, nÕu dïng tû lÖ nhá h¬n 100 th× ch÷ “èm” l¹i .



Spacing: Kho¶ng çch gi÷a çc ký tù

Normal: Kho¶ng çch thêng

Expanded: Kho¶ng çch tha

Condensed: Kho¶ng çch nÐn

Position: VÞ trÝ cña çc ký tù:

Normal: VÞ trÝ thêng

Raised: §a ch÷ lªn trªn

Lowered: §a ch÷ xuèng díi

ThÎ Text effects

Çc lÖnh trong thÎ nµy lµm cho ®o¹n v¨n b¶n trªn mµn h×nh cã tÝnh chÊt s¸ng lung linh, nhÊp nh¸y…, gåm çc lÖnh nh: Blinking Background, Las Vegas Lights, Marching Black Ants, Marching Red Ants, Shimmer, Sparkle Text.

Çc lÖnh trong thÎ Text Exffects chØ cã t¸c dông trªn mµn h×nh chø kh«ng cã t¸c dông khi in ra giÊy.

1.3 T¹o Font ch÷ mÆc nhiªn( Default)

Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc ngêi ViÖt Nam sÏ thêng xuyªn gâ ch÷ cã dÊu, nh vËy cÇn ph¶i t¹o ra font ch÷ mÆc nhiªn (Default) sao cho mçi lÇn t¹o ra v¨n b¶n míi lµ gâ ®îc ch÷ cã dÊu.

VÝ dô: §Ó t¹o font ch÷ mÆc nhiªn lµ Vn. Time, kiÓu ch÷ thêng vµ cã kÝch thíc 12pt b¹n cã thÓ nhÊp menu Format chän Font. Trong thÎ Font tiÕn hµnh chän çc lÖnh cÇn thiÕt nh: Font=Vn.Time, Font Style=Normal, Font Size =14pt. Underline kh«ng dïng nªn chän None, Color nªn chän Automatic, çc lÖnh Effect kh«ng dïng nªn t¾t tÊt c¶ çc lÖnh trong môc nµy, trong thÎ Character spacing vµ thÎ Text Effect kh«ng





dïng lÖnh nµo c¶. Sau khi chän xong çc lÖnh cÇn thiÕt trong hép tho¹i Font, nhÊp nót chän Default… mét hép tho¹i hiÖn ra yªu cÇu x¸c nhËn Font mÆc nhiªn.

NhÊp nót Yes, lÖnh nµy tr×nh bÇy Font ch÷ mÆc nhiªn cã t¸c dông ngay, ®ång thêi cßn lu tr÷ l¹i trong file NORMAL.DOT cña word ®Ó cã hiÖu lùc trong çc lÇn so¹n th¶o tiÕp theo.

bµi 4 :Tr×nh bµy Paragragh

1. Tr×nh bµy Paragragh

Paragragh lµ mét ®o¹n v¨n b¶n kÕt thóc b»ng dÊu Enter. Ngoµi viÖc tr×nh bµy Font ch÷ sao cho ®Ñp, tr×nh bµy Paragragh lµm cho h×nh thøc v¨n b¶n trë lªn phong phó h¬n mang l¹i tÝnh thuyÕt phôc cao cho ngêi ®äc.

1.1 Dïng biÓu t îng lÖnh trong thanh Formatting

Aligment: Aligment lµ çc lÖnh dïng ®Ó tr×nh bµy tÝnh so hµnh gi÷a çc dßng ch÷ trong mét paragragh chiÒu ngang

§¸nh dÊu ®o¹n chän paragragh vµ nhÊp mét trong çc biÓu tîng lÖnh:

Align Left: paragragh cã çc dßng ch÷ c¨n th¼ng bªn lÒ tr¸i

Center: paragragh cã çc dßng ch÷ c¨n th¼ng ë gi÷a

Right: paragragh cã çc dßng ch÷ c¨n th¼ng bªn lÒ ph¶i

Justify: paragragh cã çc dßng ch÷ c¨n th¼ng ®Òu hai bªn

Indentation: Tr×nh bµy lÒ cña Paragraph

Mét trang giÊy sau khi ®· chän lÒ trªn, lÒ díi, lÒ tr¸i, lÒ ph¶i th× phÇn cßn l¹i chÝnh lµ ph¹m vi thÓ hiÖn cña v¨n b¶n, ®iÒu nµy ®îc thÓ hiÖn ë vïng mÇu tr¾ng trªn hai thíc ®o trong cöa sæ v¨n b¶n. Nh vËy,



lÒ bªn tr¸i cña Paragraph ®îc tÝnh tõ ®iÓm b¾t ®Çu vïng tr¾ng cña th-íc ®o n»m ngang

LÒ tr¸i cña Paragraph cã thÓ ®îc ®iÒu chØnh nhanh b»ng çc biÓu tîng lÖnh:

LÒ tr¸i cña Paragraph ®îc di chuyÓn sang bªn ph¶i mét bíc Tab.

LÒ tr¸i cña Paragraph ®îc di chuyÓn sang bªn tr¸i mét bíc Tab.

Mçi khi nhÊp biÓu tîng lÖnh Increase Indent hoÆc Decrease Indent, b¹n sÏ thÊy trªn thíc ®o n»m ngang cã biÓu tîng lÒ tr¸i di chuyÓn theo vµ ch÷ trong Paragraph còng tù ®éng hiÖu chØnh theo.

Dïng Ruler ®Ó tr×nh bµy lÒ cña Paragraph: LÒ cña Paragraph ®ang ®îc ®¸nh dÊu chän lµ vÞ trÝ t¬ng ®èi cña çc biÓu tîng lÖnh trªn Ruler. Dïng chuét ®Ó kÐo çc biÓu t-îng lÖnh ®Ó chØnh lÒ cho Paragraph.

Çc mÉu tr×nh bÇy cña paragraph

None: MÉu tr×nh bµy b×nh thêng

First line: Thôt ®Çu dßng



Hanging: Treo ®Çu dßng:



2.2 Tr×nh bÇy Paragraph dïng menu

§¸nh dÊu chän paragraph, vµo menu Format chän lÖnh Paragraph:

Alignment: LÖnh tr×nh bÇy tuyÕn tÝnh ngang cña paragraph gåm: Left – Centered – Right – Justify.

Indentation: LÖnh ®Æt lÒ cho paragraph b»ng çch cho sè ®o kho¶ng çch lÒ tr¸i vµo left vµ sè ®o kho¶ng çch lÒ ph¶i vµo Right.

Special: lµ 3 mÉu tr×nh bÇy gåm çc lÖnh:

None: MÉu tr×nh bÇy b×nh thêng

First line: MÉu tr×nh bÇy thôt ®Çu dßng. By – sè ®o kho¶ng çch gi÷a First line hoÆc left

Hanging: MÉu tr×nh bµy treo dßng. By – sè ®o kho¶ng çch gi÷a First line hoÆc left

Spacing: LÖnh vÒ kho¶ng çch gi÷a çc paragraph.

Before: Kho¶ng çch so víi paragraph trªn

After: Kho¶ng çch so víi paragraph díi

Line spacing: Kho¶ng çch gi÷a çc dßng trong mét paragraph. Gåm çc lÖnh sau:


H×nh 2-18 Hép tho¹i Paragraph


Single: Kho¶ng çch b×nh thêng lµ 1 dßng

1,5 line: kho¶ng çch 1,5 dßng

Double: Kho¶ng çch lµ 2 dßng

At least: Kho¶ng çch t¹o lín h¬n mét dßng b»ng çch cho sè ®o vµo môc At ( ®¬n vÞ lµ Point)

Exactly: Kho¶ng çch chÝnh x¸c ( tuú chän) theo sè ®· chän vµo môc At( ®¬n vÞ lµ Point)

Multiple: Kho¶ng çch tÝnh theo sè dßng ®· cho trong môc At ( ®¬n vÞ lµ Lines)

2. Tr×nh bµy v¨n b¶n d¹ng liÖt kª

2.1 Dïng biÓu t îng lÖnh

Tr×nh bµy v¨n b¶n b»ng sè thø tù hoÆc çc ký tù ®Æc biÖt ®Çu dßng

§¸nh dÊu chän çc Paragraph liªn tiÕp, trªn thanh c«ng cô Formatting nhÊp biÓu tîng lÖnh:

Numbering: ®Çu mçi dßng paragraph sÏ ®îc chÌn thªm mét sè thø tù.

Bullets: ®Çu mçi dßng paragraph sÏ ®îc chÌn thªm mét ký tù ®Æc biÖt.



2.1 Dïng b»ng menu

NhÊp thùc ®¬n Format chän Butllets and Numbering: xuÊt hiÖn

hép tho¹i

ThÎ Butlled:

Chän mét mÉu Butllets vµ nhÊp OK. KÕt qu¶ ë ®Çu mçi ®o¹n v¨n b¶n cã g¾n thªm mét mÉu Butllets ta võa chän.

Ngoµi ra nÕu trong 8 mÉu ta kh«ng ng mÉu nµo th× ta cã thÓ bæ xung thªm mÉu butllets nh sau:

NhÊp vµo nót Customize trong hép tho¹i butlles and numbering : XuÊt hiÖn hép tho¹i ( h×nh bªn)

Nót Font : Chän font ch÷ cho Butllets

Nót Character : Chän 1 ký tù míi cho Butllets trong hép tho¹i Symbol vµ nhÊp OK.

Nót Picture : Chän 1 bøc tranh cho Bullets trong hép tho¹i picture vµ nhÊp OK.


H×nh 2-19 Hép tho¹iBullets and


Butllets position :

Indent at : X¸c ®Þnh lÒ tr¸i cña Butllets.

Text position :

Tab space after : X¸c ®inh kho¶ng tab gi÷a Butllets víi ch÷ ®Çu tiªn cña ®o¹n.

Indent at : X¸c ®Þnh kho¶ng çch gi÷a ch÷ vµ Butllets.

ThÎ Numbered:

Chän mét mÉu Butllets sè vµ nhÊp OK. KÕt qu¶ ë ®Çu mçi ®o¹n v¨n b¶n cã g¾n thªm mét mÉu Butllets sè ta võa chän.

Ngoµi ra nÕu trong 8 mÉu ta kh«ng ng mÉu nµo th× ta cã thÓ bæ xung thªm mÉu butllets sè nh sau:

NhÊp vµo nót Customize trong hép tho¹i butlles and numbering : XuÊt hiÖn hép tho¹i:






Number format: Çch thÓ hiÖn sè thø tù, trong môc nµy cã thÓ gâ thªm ký tù vµo tríc hoÆc sau sè thø tù.

VÝ dô: 1) => §iÒu 1)

Ghi chó: kh«ng ®îc xo¸ ký tù cã s½n trong Number format.

Number Style: Chän kiÓu ®¸nh sè thø tù 1,2,3 hoÆc a,b,c hoÆc I, II, III...

Font: Thay ®æi Font ch÷ cho STT. Khi nhÊp vµo sÏ më ra mét hép tho¹i Font xuÊt hiÖn ®Ó b¹n chän.

Start at: Sè b¾t ®Çu.

Number position: VÞ trÝ cña sè thø tù ®îc thÓ hiÖn th«ng qua çc lÖnh nh Left, Right, Center vµ nót Aligned at ®Ó b¹n chän kho¶ng lÒ cho Paragraph.

Text position: VÞ trÝ cña ch÷ Paragraph ®îc thôt vµo so víi sè thø tù thÓ hiÖn trong môc Indent at.

3. §Æt Tab


PhÇn nµy khi thùc hµnh rÊt dÔ sai sãt do ®ã b¹n cÇn ph¶i cÈn thËn lµm theo tõng bíc :

Tr×nh bµy Tab

Bíc 1 : Chän çc Paragraph cÇn tr×nh bµy.

Bíc 2 : Chän lo¹i Tab b»ng çch nhÊp chuét ë gãc bªn tr¸i cña thíc ®o n»m ngang, mçi khi nhÊp vµo sÏ cã mét biÓu tîng Tab hiÖn ra, ®ã lµ çc lo¹i tab cña WORD.




Left tab: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn ph¶i Tab

VÝ dô :

Tab

HÖ ®iÒu hµnh Windows HÖ ®iÒu hµnh Windows

Xö lý v¨n b¶n Xö lý v¨n b¶n

Xö lý b¶ng tÝnh Xö lý b¶ng tÝnh

Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu

Center tab: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m gi÷a Tab

VÝ dô :

Tab





Right: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn tr¸i Tab. VÝ dô :

Tab





Decimal tab: Gi¸ trÞ nhËp vµo phÇn lÎ n»m bªn ph¶i, phÇn nguyªn n»m bªn tr¸i tab :

VÝ dô :

464546456.64646

45645646446464.46464



6787897.456464454

HiÖu chØnh Tab

§¸nh dÊu chän çc Paragraph ®· ®îc ®Æt Tab, thíc ®o trªn sÏ thÓ hiÖn ®îc kho¶ng çch vµ vÞ trÝ cña Tab ®îc ký hiÖu lµ mÇu ®en trªn thíc ( çc ký hiÖu nµy cã thÓ mê ®i nÕu cã paragraph cã çch ®Æt Tab kh¸c nhau:

Thay ®æi to¹ ®é ®iÓm dõng cña Tab : KÐo mét ký hiÖu Tab trªn thíc sang mét vÞ trÝ míi th× ®o¹n v¨n b¶n sÏ ®îc kÐo theo.

Gì bá Tab ®· ®Æt ( Clear) : KÐo mét ký hiÖu tab xuèng díi thíc ®o, ®o¹n v¨n b¶n cã bÊm Tab t¬ng øng di chuyÓn sang vÞ trÝ Tab dõng kÕ tiÕp.

Gì bá tÊt c¶ çc tab : KÐo tÊt c¶ çc ký hiÖu Tab xuèng díi thanh Rule

Thay ®æi mÉu tr×nh bµy Tab

Chän Paragraph ®· ®îc tr×nh bµy Tab

Gì bá Tab trë vÒ mÆc nhiªn

Thùc hiÖn ®Æt Tab

3.2 Dïng menu

§Æt Tab lµ viÖc thiÕt lËp nh÷ng kho¶ng çch cè ®Þnh cho con trá mçi khi bÊm phÝm TAB

Vµo Format \ Tab:

Trong môc Tab Stop posittion nhËp vµo kho¶ng çch gi÷a çc mèc Tab

Alignment cho phÐp x¸c ®Þnh h×nh thøc s¾p xÕp v¨n b¶n bªn trong theo cét tab

Left: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn ph¶i Tab

Right: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn tr¸i Tab

Center: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m gi÷a Tab

Decimal: Gi¸ trÞ nhËp vµo phÇn lÎ n»m bªn ph¶i, phÇn nguyªn n»m bªn tr¸i tab


H×nh 2-23 Hép tho¹iTabs


Leader: Chän d¹ng lÊp ®Çy kho¶ng çch gi÷a çc Tab

Default tab stops: Cho phÐp thay ®æi çc kho¶ng çch mÆc nhiªn gi÷a çc nót tab

Set: Khi khai b¸o song ph¶i nhËp vµo nót nµy ®Ó nhËp phÇn tab vµo v¨n b¶n

Clear: xo¸ mét tab Stop hiÖn hµnh

Clear all: Xo¸ tÊt c¶ çc tab ®· t¹o tríc ®ã.

4. Trang trÝ Paragraph


Çc lÖnh n»m trªn thanh c«ng cô Tables and borders. NhÊp

biÓu tîng lÖnh Tables and borders trªn thanh c«ng cô Standard sÏ hiÖn lªn thanh c«ng cô Tables and borders. Chän chøc n¨ng vµ thùc hiÖn

4.2 Dïng menu

Dïng khi ta in ra nh÷ng ®êng kÎ däc ngang hay mµu nÒn t¹i mét

vÞ trÝ nµo ®ã theo yªu cÇu. Chän vÞ trÝ cÇn kÎ hoÆc t« mµu nÒn råi

chän Format \ Borders and Shading:


D¹ng nÐt

§é dµy nÐt mµu nÐt

T¹o ® êng cho ®o¹n

nÒn cho ®o¹n

T¹o b¶ng

C¨n chØnh Text

Merge CellsSplit

Cells


Trong môc Border: KÎ b¶ng

S e t t i n g : l ù a c h ä n d ¹ n g êng kÎ

S t y l e : C h ä n k i Ó u êng kÎ

C o l o r : C h ä n m µ u êng kÎ

Apply to: Nh÷ng tuú chän nµy ®îc ¸p dông cho

Table: B¶ng

Cell: ¤

Paragraph: §o¹n v¨n b¶n

Text: V¨n b¶n

Trong môc Shading: T¹o mµu nÒn

Style: Chän kiÓu mÇu nÒn cÇn t¹o (®Ëm hay nh¹t)

Color: Chän mµu nÒn


H×nh 2-24 Hép tho¹iBorders and Shading



H×nh 2-25 Hép tho¹iBorders and


Bµi 5 : tr×nh bµy trang in

1. §Þnh d¹ng trang in

Chän lo¹i giÊy - ThÎ Paper Size

NhÊp chän thùc ®¬n File: chän Page setup. XuÊt hiÖn hép tho¹i

a) Chän lo¹i giÊy:

Trong hép tho¹i Page setup nhÊp chän thÎ Paper size ®Ó chän lo¹i

giÊy:

Paper size: Chän lo¹i giÊy:

Mçi lo¹i giÊy sÏ cã kÝch thíc t¬ng øng hiÖn ra trong lÖnh Width vµ Height( réng vµ dµi cña trang giÊy), nÕu chän Custom th× ph¶i gâ kÝch thíc giÊy trong môc Width vµ Height.

Th«ng thêng, çc v¨n b¶n tiÕng viÖt dïng lo¹i giÊy A4 víi Width =21 cm vµ Height=29,7cm.

Orientation: Chän híng giÊy:

Portrait: Xoay giÊy theo chiÒu däc

Lanscape: Xoay giÊy theo chiÒu ngang

Apply to: Chän ph¹m vi ¸p dông.

CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 53H×nh 2-26 Hép tho¹i Page Setup


1.2 §Æt lÒ cho trang in - ThÎ Margins

Trong hép tho¹i Page setup nhÊp chän thÎ Margins ®Ó ®Æt lÒ cho trang giÊy:

§Ó giíi h¹n ph¹m vi thÓ hiÖn cña v¨n b¶n trong trang giÊy b¹n cÇn ph¶i ®Æt lÒ cña trang giÊy sao cho phï hîp. LÒ cña trang giÊy ®îc x¸c ®Þnh b»ng çc lÖnh:

Top: LÒ ®Ønh cña trang in

Bottom: LÒ ®¸y cña trang in.

Left: LÒ tr¸i cña trang in.

Right: LÒ ph¶i cña trang in

Gutter: Kho¶ng çch giµnh ®Ó ®ãng g¸y s¸ch

From edge: Kho¶ng çch tõ mÐp cña tê giÊy ®Õn Header hoÆc Footer.

Mirror margins: §Æt lÒ ®èi xøng nhau. NÕu lÖnh nµy cã dïng, giÊy sÏ ®îc ph©n biÖt lµ cã trang lÎ vµ trang ch½n( odd and even), thêng ¸p dông ®Ó in s¸ch vµ lÒ cña trang giÊy sÏ trë thµnh inside vµ outside

Apply to: Ph¹m vi ¸p dông cña v¨n b¶n.


H×nh 2-26 Hép tho¹i Page Setup


2. Header – Footer

2.1 T¹o Header - Footer

Là một đoạn văn bản ngắn có khả năng lặp đi lặp lại trên tất cả các trang in. Header nằm ở đầu trang còn footer nằm ở cuối trang

Tạo Header and footer: Vào View chọn Header and f ooter.

Gâ néi dung Header – Footer vµo môc Header vµ Footer

§Ó tr×nh bµy cho hîp lý ta cã thÓ sö dông thªm çc c«ng cô ®iÒu chØnh Font ch÷ hoÆc kÎ ®êng ng¨n çch gi÷a phÇn tiªu ®Ò trªn, tiªu ®Ò díi víi phÇn so¹n th¶o.

2.2 HiÖu chØnh Header – Footer

Muèn hiÖu chØnh Header – Footer b¹n ph¶i quay l¹i cöa sæ Header – Footer. trong cöa sæ nµy b¹n hiÖu chØnh b×nh thêng nh Paragraph

Sau khi hiÖu chØnh xong Ên nót Close

3. §¸nh sè trang:

Chän thùc ®¬n Insert/ PageNumbers…

Position: Chän lÒ ®Ó ®¸nh sè trang:

Bottom of page ( Footer): §¸nh sè trang bªn lÒ díi.


§Þnh d¹ng

sè

ChÌn sè trang

§Þnh d¹ng thêi

gian

§Þnh d¹ng ngµy th¸ng

ChuyÓn qua Footer


Top of page ( Header): §¸nh sè trang ë lÒ trªn.

Aligment: Chän vÞ trÝ ®¸nh sè trang

Right: §¸nh sè trang phÝa ph¶i cña trang

Left: §¸nh sè trang phÝa tr¸i cña trang

Center: §¸nh sè trang ë gi÷a trang

Inside: hai trang liÒn nhau ®îc ®¸nh sè trang nh h×nh bªn( sè trang ®îc minh ho¹ b»ng dÊu chÊm ®en phÝa díi hai trang).

Outside: hai trang liÒn nhau ®îc ®¸nh sè trang nh h×nh bªn( sè trang ®îc minh ho¹ b»ng dÊu chÊm ®en phÝa díi hai trang).

Trong trêng hîp çc b¹n muèn ®¸nh sè trang kiÓu sè kh¸c hoÆc trang kh«ng b¾t ®Çu tõ sè 1 th× nhÊp vµo nót Format ®Ó xuÊt hiÖn hép tho¹i.

Chän kiÓu ch÷ sè cÇn ®¸nh trang trong môc Number Format.

Chän sè trang cÇn b¾t ®Çu trong môc Start at.

NhÊp OK ®Ó chÊp nhËn tuú chän.


H×nh 2-27 Hép tho¹i Page Numbers


3. In v¨n b¶n

Çch 1: NhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô chuÈn

Çch 2: NhÊp chän thùc ®¬n file chän Print: XuÊt hiÖn hép tho¹i trªn

Print name: Chän tªn m¸y in

Page range: Chän ph¹m vi in çc trang v¨n b¶n.

All: In tÊt c¶ çc trang trong v¨n b¶n

Current page: In trang v¨n b¶n hiÖn hµnh

Selection: ChØ in v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh dÊu chän tríc ®ã

Pages: In theo sè trang ®îc chän lùa b»ng çch gâ çc sè trang vµo, dïng dÊu “,” ®Ó ph©n çch çc trang rêi r¹c, dïng dÊu “ –“ ®Ó in çc trang liªn tiÕp

Number of copies: chän sè b¶n in

Page per Sheet: sè trang cÇn in ra trªn mét tê giÊy


H×nh 2-28 Hép tho¹i Print


Scale to paper size:Chän lo¹i giÊy

Print :

All pages in range : in toµn bé çc trang trong v¨n b¶n

Odd pages : In toµn trang lÎ

Even pages : In toµn trang ch½n

Bµi 6 : B¶ng biÓu

1. T¹o b¶ng biÓu

1.1 ChÌn b¶ng biÓu

§a con trá tíi vÞ trÝ cÇn chÌn thùc hiÖn Table\InsertTable hép tho¹i insert table xuÊt hiÖn. Chän sè cét trong hép Number of columm chän sè dßng trong « Number of row chän chiÒu réng cña cét trong « Columm width sau ®ã chän OK ®Ó x¸c nhËn.

1.2 NhËp néi dung trong b¶ng biÓu

§Ó di chuyÓn con trá trªn çc « sö dông cã çc çch sau:

Chuét: Click chuét vµo « muèn di chuyÓn ®Õn

PhÝm Tab: Mçi lÇn Ên phÝm Tab con trá sÏ di chuyÓn ®Õn « kÕ tiÕp bªn ph¶i « hiÖn hµnh. NÕu ®Õn cuèi dßng th× con trá sÏ nhÈy ®Õn « ®Çu tiªn cña dßng tiÕp theo.

Sö dông çc phÝm lªn xuèng ®Ó di chuyÓn tíi çc « theo chiÒu mòi tªn.

NhËp d÷ liÖu b×nh thêng. NÕu d÷ liÖu gåm nhiÒu ®o¹n th× Ên Enter ®Ó xuèng dßng kÕt thóc ®o¹n vµ më réng hµng.


H×nh 2-29 Hép tho¹i Insert Table


2. HiÖu chØnh b¶ng biÓu

2.1 §¸nh dÊu chän

§¸nh dÊu mét «: §a con trá vµo bªn tr¸i cña « khi xuÊt hiÖn mòi tªn th× nhÊn chuét.

§¸nh dÊu hµng: §u con trá chuét ®Õn ®Çu hµng khi xuÊt hiÖn mòi tªn th× nhÊn chuét

§¸nh dÊu cét: ®a con trá tíi ®Çu cét khi xuÊt hiÖn mòi tªn th× nhÊn chuét

§¸nh dÊu vïng: §u con trá tíi « ®Çu tiªn nhÊn vµ rª chuét tíi « cuèi cïng

§¸nh dÊu toµn b¶n: §u con trá vµo thùc ®¬n chän thùc ®¬n Table\Select table

2.2 Çc lÖnh chÌn - xo¸

ChÌn hoÆc xo¸ cét

ChÌn thªm mét cét tríc cét ®¸nh dÊu b»ng lÖnh Table\Insert columm

Xo¸ cét: ®¸nh dÊu cét chän Table\Delete columm

ChÌn thªm hoÆc xo¸ dßng

ChÌn thªm dßng sau dßng ®· ®¸nh dÊu b»ng lÖnh Table\insert row

Xo¸ dßng: §¸nh dÊu dßng sau ®ã thùc hiÖn Table\Delete row

ChÌn thªm «

§¸nh dÊu « n¬i muèn chÌn thùc hiÖn lÖnh table\insert cells chän

shift cells Right nÕu muèn ®Èy « ®¸nh dÊu sang bªn ph¶i. HoÆc Shift

Cells Right Down nÕu muèn ®Èy « ®¸nh dÊu xuèng díi cïng cét.

Xo¸ bít «

§¸nh dÊu « cÇn xo¸ thùc hiÖn lÖnh Table\Delete Cells chän Shift

Cells Left nÕu muèn çc « bªn ph¶i « bÞ ®¸nh dÊu dÞch sang bªn ph¶i

Chän Shift Cells Left nÕu b¹n muèn çc « n»m phÝa díi cña « bÞ

®¸nh dÊu xuèng phÝa díi cïng cét



2.3 HiÖu chØnh b¶ng biÓu

Thay ®æi ®é réng cña cét

§a con trá tíi ®êng kÎ hµng hoÆc cét khi con trá biÕn thµnh hai ®-

êng song song cã mòi tªn th× nh¾p vµ kÐo chuét.

Thay ®æi cÊu tróc b¶ng

KÕt hîp çc « : Chän çc « cÇn kÕt hîp =>Thùc hiÖn Table\Merge cells

Ph©n chia dßng

§¸nh dÊu « cÇn ph©n chia

Thùc hiÖn Table\Split Cells

NhËp sè dßng trong Number of

Row

Ph©n chia cét

§¸nh dÊu cét

Thùc hiÖn Table\Spilit Cells

NhËp sè cét trong Number of Columm

2. Tr×nh bµy vµ trang trÝ b¶ng biÓu

3.1 Tr×nh bµy b¶ng biÓu

B«i ®en çc « cÇn c¨n chØnh ch÷

Ên ph¶i chuét vµo « võa b«i ®en : vµ chän Cell Aligment nh h×nh vÏ.

Chän 1 mÉu c¨n chØnh hiÖn ra

Text Direction : Font ch÷ cã thÓ ®æi híng

3.2 Trang trÝ b¶ng biÓu

Mét b¶ng biÓu khi míi chÌn vµo ®· ®-îc tù ®éng trang trÝ bëi lÖnh Border víi nÐt



1/2pt. §Ó trang trÝ b¶ng biÓu ®îc ®Ñp h¬n, chóng ta cÇn trang trÝ thªm cho b¶ng biÓu

Dïng lÖnh Borders and shading trong thùc ®¬n Format :

Nh÷ng khi ta in ra nh÷ng ®êng kÎ däc ngang hay mµu nÒn t¹i mét vÞ trÝ nµo ®ã theo yªu cÇu. Chän vÞ trÝ cÇn kÎ hoÆc t« mµu nÒn råi chän Format \ Borders and Shading

Trong môc Border: KÎ b¶ng

Setting: Lùa chän d¹ng ®-êng kÎ

Style: Chän kiÓu ®êng kÎ

Color: Chän mµu ®êng kÎ

Apply to: Nh÷ng tuú chän nµy ®îc ¸p dông cho

Table: B¶ng

Cell: ¤

Paragraph: §o¹n v¨n b¶n

Text: V¨n b¶n

Trong môc Shading: T¹o mµu nÒn

Style: Chän kiÓu mÇu nÒn cÇn t¹o (®Ëm hay nh¹t)

Color: Chän mµu nÒn

3.3 Sö dông c«ng cô Draw Table

Trong b¶ng biÓu phøc t¹p, ®«i khi chóng ta cÇn cã nh÷ng ®êng kÎ vµ nh÷ng kho¶ng tr¾ng bÊt thêng, viÖc sö dông c«ng cô Draw Table sÏ gióp ta vÏ b¶ng biÓu, bæ sung çc ®êng kÎ vµo mét b¶ng biÓu. Thùc hiÖn theo çc bíc:

Trªn thanh c«ng cô Tables and Borders, chän d¹ng ®êng kÎ, ®é dµy vµ mÇu s¾c cña ®êng kÎ.

Chän c«ng cô Draw Table, con trá d¹ng c©y bót ch×, kÐo chuét vµ vÏ ra mét b¶ng ( chØ cã mét «).


H×nh 2-30 Hép tho¹i Borders and


§Æt con trá chuét vµo trong b¶ng biÓu ®· vÏ, kÐo chuét tõ c¹nh nµy sang c¹nh kh¸c ®Ó vÏ çc ®êng kÎ trong b¶ng biÓu, hay t¹o thªm mét « míi th«ng qua ®êng kÎ ®· vÏ. Çch lµm nµy t¬ng tù nh Split Cells.

Sau khi vÏ xong b¶ng biÓu nhÊp biÓu tîng Draw Table ®Ó t¾t tÝnh n¨ng vÏ b¶ng.

3.4 Sö dông c«ng cô Eraser

Dïng c«ng cô Eraser ®Ó xo¸ çc ®êng kÎ trong b¶ng t¬ng tù nh lÖnh Merge Cells

NhÊp chuét vµo biÓu tîng Eraser , con trá chuét ë d¹ng côc tÈy.

Trá chuét tíi ®êng cÇn xo¸, kÐo chuét ®Ó ®¸nh dÊu ®êng cÇn xo¸( mÇu x¸m), nh¶ chuét, ®êng kÎ ®· bÞ xo¸.

3.5 Autoformat

§Ó trang trÝ b¶ng biÓu nhanh, cã thÓ dïng lÖnh Table Format :

Table / Table Auto Format ®Ó më hép tho¹i :

Chän 1 mÉu b¶ng biÓu vµ chän çc lÖnh thÝch hîp. NhÊp nót OK


H×nh 2-31 Hép tho¹i Table


bµi 7 : Cét ch÷ ( Column)

1. D¹ng cét ch÷ ®¬n gi¶n

1.1 T¹o cét ch÷

X¸c ®Þnh vÞ trÝ cÇn chia chän Format \ Columns

Presets: Chän çch chia theo d¹ng trong khung tr×nh bÇy

ONE: mét cét

TWO: Hai cét

THREE: Ba cét

Left, Right: Chia hai cét lÖch tr¸i hoÆc lÖch ph¶i

Number of Columns: Sè cét chia trong trang giÊy

Width and Spacing: BÒ réng vµ kho¶ng çch gi÷a çc cét

Col#: Cét thø mÊy

Width: BÒ réng cét ®ã

Spacing: Kho¶ng çch víi cét kÕ

Equal Column Width: Çc cét cã bÒ réng cét b»ng nhau

Line Between: T¾t më ®êng kÎ ng¨n çch gi÷a çc cét

Apply to: Chän ph¹m vi ¶nh hëng cña ®Þnh d¹ng

Whole Document: Chia toµn bé v¨n b¶n

Selected Text: Trong ph¹m vi khèi ®· x¸c ®Þnh

This Point Fowward: Tõ vÞ trÝ con trá tíi cuèi v¨n b¶n

1.2 ChÌn ®iÓm ng¾t cét

§iÓm ng¾t cét cã t¸c dông di chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n phÝa sau ®o¹n text sang cét kÕ tiÕp :


H×nh 2-32 Hép tho¹i Columns


Vµo thùc ®¬n Insert / Break : xuÊt hiÖn hép tho¹i vµ chän Columns Break / OK

Cã thÓ xo¸ tuú chän trªn b»ng çch Ên phÝm Delete.

2. D¹ng cét ch÷ phøc t¹p - cét b¸o chÝ

V¨n b¶n cã sè cét thay ®æi trong cïng mét trang lµ d¹ng cét b¸o phøc t¹p.

Trong d¹ng cét ch÷ phøc t¹p cã nhiÒu Section liªn tiÕp nhau, mçi section lµ mét ®o¹n v¨n b¶n cã sè cét riªng.

Chia cét cho ®o¹n v¨n b¶n ®· chän : §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn chia cét sau ®ã lµm thao t¸c chia cét nh môc t¹o cét trªn môc 1. Cø lµm nh vËy ®Õn khi hÕt ®o¹n v¨n b¶n cÇn chia cét.

3. HiÖu chØnh cét ch÷

3.1 HiÖu chØnh l¹i çch chia cét cho toµn bé v¨n b¶n

Khi mét v¨n b¶n ®· ®îc chia cét theo d¹ng phøc t¹p . ViÖc ®Çu tiªn lµ b¹n ph¶i xo¸ çc ranh giíi cña section vµ Column break b»ng çch :

NhÊp menu View chän Normal, cöa sæ v¨n b¶n chØ cßn thíc ®o n»m ngang vµ v¨n b¶n lóc nµy chØ cã mét cét ch÷ ®ång thêi b¹n sÏ thÊy c¶ çc ®êng Column break vµ section break

§Æt con trá text ë ®Çu mçi ®êng, gâ phÝm Delete, sau khi xo¸ hÕt çc ®êng hiÖn th× lóc nµy v¨n b¶n chØ dßng l¹i 1 section.

NhÊp vµo menu View chän Page Layout ®Ó cöa sæ v¨n b¶n trë vÒ d¹ng trang in, tiÕn hµnh ®¸nh dÊu chän l¹i tõng ®o¹n v¨n b¶n vµ chia cét.

3.2 HiÖu chØnh cho tõng Section

§Æt con trá text ë mét vÞ trÝ bÊt kú trong section cÇn hiÖu chØnh, dßng tr¹ng th¸i sÏ b¸o sè hiÖu cña section vµ nh×n vµo thíc ®o n»m ngang b¹n sÏ biÕt ®îc sè cét ®· ®îc chia. ¸p dông l¹i çc çch chia cét ®· biÕt cho section nµy.


H×nh 2-33 Hép tho¹i Break


bµi 8 : H×nh vÏ

1. Microsoft WordArt

T¹o WordArt ChÌn ch÷ nghÖ thuËt:

NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän Wordart: XuÊt hiÖn hép tho¹i:( hoÆc nhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô Drawing)

Chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt trong hép tho¹i nhÊp OK. XuÊt hiÖn hép tho¹i tiÕp theo:

Chän font ch÷ trong thÎ Font( vÝ dô Vn TimeH)

Chän cì ch÷ trong thÎ Size ( VÝ dô nh 36)

Xo¸ dßng ch÷ Your text here vµ gâ néi dung cÇn t¹o ch÷ nghÖ thuËt( vÝ dô nh tin häc v¨n phßng bªn trªn)

NhÊp OK ®Ó kÕt thóc viÖc ®¸nh ch÷ nghÖ thuËt


H×nh 2-34 Hép tho¹i Edit WordArt


HiÖu chØnh WordArt

KÝch thíc: §Æt chuét ë mét handle, con trá chuét ë d¹ng mòi tªn hai chiÒu ®Ó hiÖu chØnh.

Di chuyÓn: §Æt chuét vµo WordArt, con trá chuét cã mòi tªn 4 chiÒu, kÐo chuét ®Ó di chuyÓn.

Di chuyÓn ®Ó l¹i b¶n sao: Ên phÝm Ctrl vµ di chuyÓn WordArt sang chç míi.

Xo¸ WordArt: NhÊp chuét vµo WordArt Ên phÝm Delete.

Thay ®æi mÉu tr×nh bµy: NhÊp chuét vµo Word Art vµ chän biÓu tîng trªn thanh c«ng cô Word Art Gallery, chän 1 mÉu cÇn thay ®æi / OK.

Thay ®æi néi dung vµ Font ch÷: NhÊp ®óp chuét vµo WordArt cÇn thay ®æi vµ xo¸ dßng ch÷ cò gâ l¹i thµnh ch÷ míi sau ®ã chän Font ch÷ vµ cì ch÷ thÝch hîp / OK.

Thay ®æi h×nh d¸ng cña WordArt :

NhÊp biÓu tîng xuÊt hiÖn çc kiÓu mÉu h×nh d¸ng. Chän 1 mÉu tuú ý nh h×nh bªn

Xoay WordArt: §a con trá chuét vµo ®óng « vßng trong mÇu xanh sau ®ã xoay theo ý thÝch.

§Þnh d¹ng WordArt: NhÊp ph¶i chuét vµo WordArt chän Format WordArt:


H×nh 2-35 Hép tho¹i WordArt Gallery


ThÎ Colors and Lines: Chän mÇu t« cho h×nh WordArt, chän mÇu vµ ®Þnh d¹ng ®-êng viÒn cho WordArt .

ThÎ Size: X¸c ®Þnh kÝch th-íc, gãc xoay vµ tû lÖ co gi·n cho h×nh.

ThÎ Layout: X¸c ®Þnh vÞ trÝ cña Word Art trong trang giÊy:

In line with text: H×nh vÏ nèi tiÕp trong dßng ch÷.

Square: H×nh vÏ ®Èy v¨n b¶n bao quanh theo h×nh ch÷ nhËt.

Tight: h×nh vÏ ®Èy v¨n b¶n bao quanh theo d¹ng h×nh vÏ.

Behind: H×nh vÏ n»m ch×m díi v¨n b¶n.

In front of text : H×nh vÏ næi lªn trªn v¨n b¶n.

2. Microsoft Draw

VÏ h×nh - T¹o ®èi t îng

Auto shapes: ChÌn çc h×nh vÏ ®Æc biÖt

Chän vÞ trÝ cÇn chÌn h×nh vÏ ®Æc biÖt

NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän Autoshapes : XuÊt hiÖn thanh c«ng cô Autoshapes:

NhÊp chän nhãm çc h×nh vÏ ®Æc biÖt sÏ hiÓn thÞ çc h×nh muèn vÏ.


H×nh 2-36 Hép tho¹i Format WordArt


NhÊp chän h×nh muèn vÏ vµ vÏ t¹i n¬i cÇn thiÕt.

HiÖu chØnh ®èi t îng

Chän ®èi tîng: Di chuyÓn chuét tíi gÇn ®èi tîng, con trá chuét cã d¹ng mòi tªn 4 ®Çu – nhÊp chuét – bao quanh ®èi tîng ®îc chän hiÖn ra çc handle ( « vu«ng nhá). Gi÷ Shift nhÊp chuét ®Ó chän nhiÒu ®èi tîng.

Gâ ch÷ cho ®èi tîng: NhÊp chän ®èi tîng b»ng nót ph¶i cña chuét cã menu hiÖn ra chän Add Text, con trá ®îc ®a vµo trong ®èi tîng sau ®ã gâ néi dung vµo vµ c¨n chØnh çc tuú chän kh¸c nh Text bªn ngoµi.

HiÖu chØnh kÝch thíc : §Æt con trá chuét vµo mét trong çc handle cña ®èi tîng sao cho cã mòi tªn 2 chiÒu th× kÐo ra hoÆc vµo tuú theo t¨ng hay gi¶m kÝch thíc. Gi÷ phÝm ctrl ®Ó kÐo nh»m môc ®Ých chØnh ®îc kÝch thíc theo kiÓu co gi·n tõ t©m cña ®èi tîng.

Di chuyÓn ®èi tîng: §Æt con trá chuét vµo bªn trong ®èi tîng – con trá chuét cã d¹ng mòi tªn 4 chiÒu th× kÐo chuét di chuyÓn ®èi tîng sang chç kh¸c. NÕu gi÷ phÝm Ctrl th× cã t¸c dông copy thµnh mét ®èi tîng míi sang vÞ trÝ kh¸c.

Xoay ®èi tîng: Chän mét ®èi tîng nhÊp ®a con trá chuét vµo ®óng « trßn mÉu xanh sao cho con trá chuét thµnh cung trong th× di chuyÓn chuét ®Ó xoay ®èi tîng theo híng tuú thÝch.

T« mÇu cho ®èi tîng: NhÊp chuét chän ®èi tîng sau ®ã chän

biÓu tîng nhÊp nót tam gi¸c trong biÓu tîng nµy ®Ó chän mÇu tïy ý.

T« mÇu viÔn cho ®èi tîng: NhÊp chuét chän ®èi tîng sau ®ã

chän biÓu tîng trªn thanh Drawing vµ nhÊp nót tam gi¸c chän 1 mÇu viÒn thÝch hîp.

MÇu ch÷ : NhÊp chuét chän ®èi tîng sau ®ã chän biÓu tîng trªn thanh Drawing vµ nhÊp nót tam gi¸c chän 1 mÇu viÒn thÝch hîp.

Chän ®êng viÒn cho ®èi tîng : NhÊp chän ®èi tîng sau ®ã

nhÊp biÓu tîng ®Ó chän lo¹i ®êng viÒn thÝch hîp.

Chän nÐt ®øt : NhÊp chän ®êng viÒn ®îc chän sau ®ã chän

biÓu t¬ng chän lo¹i nÐt ®øt phï hîp.



Chän ®¹ng mòi tªn : Mét ®èi tîng hë hoÆc ®Çu gÊp khóc th×

b¹n cã thÓ chän ®Çu mòi tªn khi nhÊp vµo biÓu tîng .

T¹o bãng : NhÊp chuét vµo ®èi tîng vµ chän biÓu tîng hoÆc

nÕu muèn t¹o bãng 2D hoÆc 3D.

ThÓ hiÖn çc ®èi tîng : Çc ®èi tîng sau khi ®· vÏ xong, mçi ®èi tîng sÏ t¹o ra mét líp. Vµ vÞ trÝ cña líp nµy nh thÕ nµo tuú thuéc ta c¨n chØnh xÕp líp çc ®èi tîng.

NhÊp ph¶i chuét vµo ®èi tîng chän Order xuÊt hiÖn menu nh trªn :

Bring to front: ChuyÓn ®èi tîng lªn líp trªn cïng.

Send to back: ChuyÓn ®èi t-îng lªn líp díi cïng.

Bring forward :ChuyÓn ®èi tîng lªn trªn mét líp.

Send forward :ChuyÓn ®èi tîng xuèng díi mét líp.

Bring in front of text : ChuyÓn ®èi tîng lªn trªn v¨n b¶n ( che v¨n b¶n).

Send behind text : ChuyÓn ®èi tîng xuèng díi v¨n b¶n ( ®èi tîng ch×m xuèng díi v¨n b¶n).

T¹o nhãm cho ®èi tîng : Chän çc ®èi tîng cÇn t¹o nhãm víi nhau sau ®ã nhÊp Draw trªn thanh c«ng cô Drawing chän lÖnh Group. NÕu muèn huû nhãm th× nhÊp chuét vµo nhãm vµ chän Ungroup trªn nót Draw.

Xo¸ ®èi tîng : NhÊp vµo ®èi tîng cÇn xo¸ Ên Delete.



3. ChÌn h×nh ¶nh

ChÌn h×nh ¶nh tõ ClipArt

Clip art: ChÌn tranh ®· cã s½n trong Microsoft Office

§a con trá tíi vÞ trÝ cÇn chÌn tranh

NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän ClipArt: XuÊt hiÖn hép tho¹i:

NhÊp chän thÎ Clip Art

Chän lo¹i tranh ¶nh: NÕu chän All Categories nh trªn th× sÏ hiÖn tÊt c¶ çc tranh

NhÊp chän bøc tranh muèn chÌn vµo v¨n b¶n

NhÊp phÝm Insert ®Ó chÌn

3.2 ChÌn h×nh vÏ tõ File

ChÌn tranh ¶nh ®îc quÐt tõ bªn ngoµi

§a con trá tíi vÞ trÝ cÇn chÌn ¶nh

NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän From file: XuÊt hiÖn hép tho¹i:

NhÊp chuét vµo tªn file ¶nh cÇn chÌn( vÝ dô


H×nh 2-37 Hép tho¹i Clip Garllery

H×nh 2-38 Hép tho¹i Insert Picture


nh file Khoa tin 1 nh trªn) vµ néi dung bøc ¶nh ®îc hiÓn thÞ bªn ph¶i cña hép tho¹i

NhÊp nót Insert ®Ó chÌn bøc ¶nh vµo v¨n b¶n

3.3HiÖu chÝnh tranh :

C¨n chØnh, di chuyÓn, copy : Gièng nh hiÖu chØnh WordArt bªn trªn

C¾t xÐn h×nh : NhÊp chän

tranh sao ®ã nhÊp biÓu tîng

vµ ®Æt con trá chuét ®Õn ®óng handle cÇn c¾t h×nh vµ kÐo vµo ®Õn ®óng yªu cÇu.

4. Çc øng dông

Drop Cap b»ng ch÷

Chän Format \ Drop Cap:

Dropped: Cho phÐp t¹o ch÷ çi bªn tr¸i tr×nh bµy cã ®é cao b»ng víi sè dßng v¨n b¶n mµ b¹n chän

In margin: Cho phÐp t¹o ch÷ çi vµ phÇn v¨n b¶n cßn l¹i n»m phÝa trong hoÆc bªn ph¶i cña ch÷

Lùa chän Font ch÷ ¸p dông cho nh÷ng ch÷ çi lín

Lines to Drop: Chän sè dßng chiÒu cao cña ch÷ vît cÊp

Distance From text: §a vµo sè ký tù trèng ng¨n çch gi÷a ch÷ çi lín víi phÇn v¨n b¶n cßn l¹i.



4.2 ChÌn ch÷ trong h×nh vÏ

Bªn trong bøc tranh cã thÓ chÌn mét ®o¹n v¨n b¶n b»ng çch thùc hiÖn çc thao t¸c sau :

ChÌn mét h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n.

Dïng lÖnh Text Wrapping thÝch hîp ( th-êng dïng lµ None), hiÖu chØnh kÝch thíc cña h×nh, ®Þnh vÞ h×nh vÏ ë mét vÞ trÝ æn ®Þnh trong v¨n b¶n.

Dïng c«ng cô Textbox ®Ó t¹o mét hép ch÷ ngay trªn h×nh vÏ vµ nhËp néi dung cÇn thiÕt vµo. Chän néi dung ®· gâ, tr×nh bµy font, paragraph.

Chän hép ch÷ ( 8 handle ) chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña hép ch÷ sao cho phï hîp.

NhÊp biÓu tîng Fill color chän No fill vµ nhÊp biÓu tîng Line

color chän No line. Hép ch÷ nhËt ®· bÞ Èn ®i vµ chØ cßn l¹i ch÷ hiÖn ra trong h×nh vÏ nh trªn.

4.3 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n

Trong mét h×nh vÏ, cã thÓ chÌn thªm çc h×nh vÏ kh¸c vµo, cÇn thùc hiÖn çc bíc sau:

ChÌn h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n

Dïng lÖnh Text Wrapping thÝch hîp ( thêng dïng lµ None ), hiÖu chØnh kÝch thíc cña h×nh, ®Þnh vÞ h×nh vÏ ë mét vÞ trÝ æn ®Þnh trong v¨n b¶n.

ChÌn thªm mét h×nh vÏ kh¸c, dïng lÖnh Text Wrapping = none ( ®Ó h×nh nµy kh«ng thÊy v¨n b¶n vµ ®îc di chuyÓn tù do ).

Dïng chuét chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña h×nh thø hai cho phï hîp.

VÝ dô:


Internet kÕt nèi

toµn cÇu

H×nh 2-39 Hép tho¹i Drop Cap


4.4 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n

H×nh vÏ cã thÓ cho ch×m xuèng díi v¨n b¶n nh h×nh nÒn, thùc hiÖn çc bíc sau:

ChÌn h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n.

NhÊp chän h×nh vÏ trong v¨n b¶n vµ chØnh b»ng çch nhÊp biÓu tîng Image Control chän lÖnh hoÆc nhÊp biÓu tîng lÖnh moro Brightnees nhiÒu lÇn.

NhÊp biÓu tîng lÖnh Text Wrapping chän behind h×nh ¶nh ch×m xuèng v¨n b¶n.

HiÖu chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña h×nh vÏ sao cho phï hîp.

4.5 Lång h×nh Word Art vµo h×nh vÏ

ChÌn h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n

Dïng lÖnh Text Wrapping thÝch hîp (thêng dïng lµ None), hiÖu chØnh kÝch thíc cña h×nh, ®Þnh vÞ h×nh vÏ ë mét vÞ trÝ æn ®Þnh trong v¨n b¶n.

ChÌn h×nh Word Art víi Text Wrapping lµ In front of text, chØnh vÞ trÝ vµ kÝch thíc sao cho phï hîp.

5. Microsoft Graph Chart

5.1 ChÌn ®å thÞ vµo v¨n b¶n

VÝ dô : T¹o ®å thÞ so s¸nh sè lîng häc viªn çc líp qua mçi kho¸ häc cña trung t©m tin häc thùc hµnh:

Kho¸ 24 Kho¸ 25 Kho¸ 26 Kho¸ 27

Win 97 920 1120 1250 980

Word 97 750 520 730 820



excel 97 610 680 450 590

Çc bíc ®Ó vÏ biÓu ®å:

Bíc 1: Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh ®Æt con trá text t¹i n¬i thÝch hîp cÇn vÏ ®å thÞ trong v¨n b¶n.

Bíc 2: NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän Chart

Bíc 3: Cöa sæ Datasheet nhËp d÷ liÖu nh trªn vµo çc « cña b¶ng biÓu. Hµng ®Çu tiªn lµ çc Kho¸( Kho¸ 24...). Cét ®Çu tiªn lµ vïng biÓu diÔn ( Win 97...)

Bíc 4: NhÊp biÓu tîng

Chän d¹ng biÓu ®å cÇn vÏ: nh h×nh bªn (vÝ dô biÓu ®å h×nh cét)

KÕt qu¶: Nh h×nh díi

5.2 HiÖu chØnh

HiÖu chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña ®å thÞ.

Trong cöa sæ v¨n b¶n, nhÊp chuét vµo ®å thÞ, bao quanh th× sÏ næi lªn 8 « vu«ng nhá ( handle ).

§Æt chuét ë mçi handle, con trá sÏ cã d¹ng mòi tªn hai ®Çu, kÐo chuét ®Ó thay ®æi kÝch thíc theo chiÒu ngang hoÆc chiÒu däc.

§Æt chuét trong ®å thÞ, con trá chuét cã d¹ng mòi tªn 4 ®Çu, kÐo chuét ®Ó thay ®æi vÞ trÝ cña ®å thÞ.

HiÖu chØnh chi tiÕt.

NhÊp ®óp chuét vµo ®å thÞ, cöa sæ Microsoft Graph 2000 chart ®îc më ra, tiÕn hµnh hiÖu chØnh nh÷ng môc cÇn thiÕt víi çch lµm nh chÌn ®å thÞ.

Bµi 9: Microsoft equation

Microsoft Equation lµ mét ch¬ng tr×nh phô trî cña Microsoft Word, nã gióp ta tr×nh bµy dÔ dµng çc biÓu thøc to¸n häc b»ng çch chän tõng mÉu cho tríc.



1. ChÌn Microsoft Equation vµo v¨n b¶n

§Æt con trá vµo vÞ trÝ cÇn ®Æt c«ng thøc to¸n häc. NhÊp lÖnh Insert / chän Object / Microsoft Equation 3.0

Cöa sæ Equation xuÊt hiÖn ®îc thÓ hiÖn th«ng qua hai phÇn ®ã lµ vïng viÕt biÓu thøc vµ thanh c«ng cô Equation.

Trong vïng viÕt biÓu thøc cã thÓ kÕt hîp gâ néi dung vµ chia çc ký tù ®Æc biÖt ë vÞ trÝ con trá text ®ang nhÊp nh¸y.

Tõng thanh c«ng cô Equation çc mÉu ®îc tËp trung thµnh tõng nhãm, nhÊp vµo biÓu tîng nhãm ®Ó tr×nh bµy çc biÓu thøc.

Quy íc: Mét biÓu tîng ®îc gäi tªn theo nhãm vµ thø tù hµng cét. VÝ dô : biÓu tîng c¨n bËc hai n»m trong nhãm N12 - Fraction and radial templates, hµng 4 cét 1 ®îc gäi tªn lµ ( N12, 4,1).

VÝ dô ®Ó tr×nh bµy biÓu thøc:

Bíc 1: Chän N(12,1,1) gâ ch÷ a vµo tö sè vµ ch÷ b vµo mÉu sè.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 75

Vïng ®Ó viÕt biÓu thøc

Thanh c«ng cô Equation

H×nh 2-40 Hép tho¹i Object


Bíc 2: §Æt con trá chuét vµo bªn ph¶i ph©n sè vµ gâ dÊu céng.

Bíc 3: T¬ng tù nh bíc 1 víi tö sè lµ c vµ mÉu sè lµ d

Bíc 4: T¬ng tù nh bíc 2 nhng gâ dÊu =

Bíc 5: Gâ t¬ng tù bíc 1 nhng tö sè lµ ad+bc vµ mÉu sè lµ bd

NhÊp chuét vµo v¨n b¶n ®Ó trë vÒ v¨n b¶n

2. HiÖu chØnh

Söa biÓu thøc

• NhÊp ®óp chuét vµo biÓu thøc cÇn söa sau ®ã nhÊp chuét vµo vÞ trÝ cÇn söa vµ gâ l¹i cho ®óng.

KÐo to, thu nhá biÓu thøc: Nh bøc tranh.

Xo¸ biÓu thøc: nhÊp chuét vµo biÓu thøc cÇn xo¸ vµ Ên phÝm Delete



Bµi 10: tr×nh bµy v¨n b¶n nhanh

1. Tr×nh bµy v¨n b¶n dïng Style

1.1 Kh¸i niÖm

Style lµ kiÓu tr×nh bµy ®Æc trng cña mét paragraph, bao gåm tÊt c¶ çc thuéc tÝnh ®· tr×nh bµy cho paragraph nh: font ch÷, çc lÖnh tr×nh bµy cña paragraph, Tab, Border and Shading...

Style Name: tªn riªng cña mét paragraph, tîng trng cho kiÓu tr×nh bµy cña paragraph ®ã, çc paragraph trïng tªn sÏ cã cïng kiÓu tr×nh bµy (cïng Style ).

§èi víi v¨n b¶n cã quy m« lín (nh tr×nh bµy s¸ch ) ¸p dông çch tr×nh bµy paragraph, Style c«ng viÖc sÏ ®¬n gi¶n h¬n, nhanh h¬n vµ hiÖu qu¶ h¬n .

VÝ dô: trong mét quyÓn s¸ch , chóng ta cã thÓ rót ra nhËn xÐt:

Çc paragraph « " Ch¬ng..." ®îc tr×nh bµy gièng nhau.

Çc môc sè ( 1...,2...,3...) ®îc tr×nh bµy gièng nhau.

Çc môc nhá ( a...,b...,c... ) ®îc tr×nh bµy gièng nhau.

1.2 Sö dông Style box

tham kh¶o çch tr×nh bµy ë trang môc lín.

T¹o Style name míi:

Khi t¹o míi mét v¨n b¶n, çc paragraph ®Òu cã chung mét tªn Style name ®ã lµ Normal. §Ó t¹o mét Style name míi , cÇn thùc hiÖn çc bíc sau:

Bíc 1: §¸nh dÊu chän mét paragraph ®Æc trng. VÝ dô: chØ chän mét paragraph: Bµi 1... cña v¨n b¶n (tham kh¶o trang môc lôc)

Bíc 2: tiÕn hµnh tr×nh bµy thËt chi tiÕt cho paragraph ®ã.

VÝ dô: Font = VNI-Helve, Bold, 10pt

Format - paragraph, Indentation = Justify, Indentation Left = 1cm, Space Before = 10 pt.

Format - Tabs, Tab top possition = 11cm, Aliggment chän Right.



Bíc 3: Sau khi tr×nh bµy xong, nhÊp chuét vµo Style box ®Ó chän text hiÖn ra trong hép xo¸ tªn Style cò ( Normal ) gâ tªn Style míi trong Stylebox

vµ gâ phÝm enter ®Ó thªm tªn míi vµo danh s¸ch cña Style ( tªn ph¶i ®Æt cã tÝnh gîi nhí).

VÝ dô: tªn lµ Bai

LÆp l¹i çc bíc nµy cho nh÷ng paragraph ®Æc trng kh¸c ...

G¸n tªn Style cho mét paragraph

Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n paragraph cÇn tr×nh bµy. VÝ dô: chon paragraph Bai 2...

Bíc 2: nhÊp cña Style box ®Ó liÖt kª çc Style name ®· cã, nhÊp chän Style name thÝch hîp trong b¶ng liÖt kª

VÝ dô: NhÊp chän tªn Heading 2

HiÖu chØnh Style:

Sau khi ®· tr×nh bµy xong paragraph ( mçi paragraph cã mét Style riªng ), nÕu muèn thay ®æi çc çch tr×nh bµy cho hµng loËtccs paragraph trung tªn , tiÕn hµnh çc bíc sau:

Bíc 1: ChØ cÇn ®¸nh dÊu chän 1 paragraph ®· ®îc tr×nh bµy Style name cña paragraph hiÖn ra trong Style box.

Bíc 2: Tr×nh bµy paragraph ®ã b»ng çch nhÊp ph¶i chuét vµo tªn Style trªn thanh c«ng cô Styles and formatting... vµ chän Modify.

Sau ®ã hiÓn thÞ lªn hép tho¹i: (h×nh bªn)

NhÊp chän môc Format ®Ó hiÓn thÞ lªn menu nhá nh hép tho¹i sau ®ã cÇn chØnh Tab... Paragraph, font... nh b×nh th-êng. Vµ Ên OK.




H×nh 2-41 Hép tho¹i Modify Style


2. Template:

2.1. Kh¸i niÖm:

Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc víi v¨n b¶n, chóng ta thêng gÆp nhiÒu v¨n b¶n cã d¹ng t¬ng tù nhau vµ chóng ta muèn ®Þnh d¹ng paragraph, font ch÷ theo chuÈn mùc chung. Trong trêng hîp nµy, Template lµ çch dÔ dµng nhÊt ®Ó t¹o ra çc mÉu v¨n b¶n cã çch tr×nh bµy thèng nhÊt.

VÝ dô: Ngµy nay khi ta muèn viÕt b¶n s¬ yÕu lý lÞch ngêi viÕt chØ cÇn dïng mÉu in s½n vµ gâ vµo chç trèng lµ xong. Ngêi viÕt kh«ng cÇn suy nghÜ çch tr×nh bµy trong mÉu ®ã. Nh vËy trong thùc tÕ cã rÊt nhiÒu nh÷ng mÉu ®ã nh ®¬n xin viÖc, b¸o ço... Chóng ta dïng Template ®Ó t¹o nh÷ng mÉu s½n. Mçi khi nhÊp vµo menu file chän New... ®Ó t¹o mét b¶n míi, hép tho¹i New hiÖn ra , trong hép tho¹i nµy cã rÊt nhiÒu thÎ tîng trng cho mÉu v¨n b¶n, ta chän 1 thÎ vµ 1 mÉu thÝch hîp lµ xong.

2.2 T¹o Template

§Ó t¹o Template ta lµm çc bíc sau:

Bíc 1: NhÊp menu File chän New... Trong hép tho¹i New chän môc Create New nhÊp chän nót Template.

Bíc 2: ThiÕt kÕ mÉu Template. NhËp néi dung chÝnh hoÆc h×nh vÏ liªn quan ®Õn tÝnh cè ®Þnh cña mÉu v¨n b¶n. PhÇn néi dung nµy


H×nh 2-42 Hép tho¹i New Template


cè dÞnh sÏ hiÓn thÞ tù ®éng mçi khi më v¨n b¶n cã sö dông ®Õn Template nµy.

2.3 ̧ p dông

B¹n cã thÓ t¹o s½n mÉu v¨n b¶n vµ lu trong Template. Mçi khi muèn t¹o mét v¨n b¶n míi theo mÉu s½n b»ng çch t¹o Template.

Cöa sæ v¨n b¶n më vµ b¹n ®iÒn néi dung vµo v¨n b¶n ®ã. VÝ dô nh ®iÒn th«ng tin vµo mÉu ®¬n.

3. Trén v¨n b¶n

3.1 Giíi thiÖu:

Trong thùc tÕ ®«i khi chóng ta cÇn ph¶i in nhiÒu v¨n b¶n gëi cho nhiÒu ngêi nhng chØ tho 1 mÉu chung. VÝ dô nh giÊy míi häp th× theo çch gâ th«ng thêng th× ta gâ giÊy mêi kho¶ng 100 giÊy mêi kh¸c nhau, nh vËy rÊt mÊt c«ng. Microsoft Word trang bÞ mét chøc n¨ng ®ã lµ trén v¨n b¶n. Theo chøc n¨ng nµy ta chØ cÇn mét file v¨n b¶n nguån lµ danh s¸ch nh÷ng thµnh viªn ®îc mêi viÕt díi d¹ng b¶ng vµ 1 file v¨n b¶n ®Ých gäi lµ mÉu giÊy mêi chung. Ta sö dông thao t¸c trén ®Ó trén hai v¨n b¶n nµy víi nhau t¹o thµnh nh÷ng giÊy mêi cô thÓ cho çc thµnh viªn cã trong danh s¸ch cña file nguån.

VÝ dô:File nguån:

Häc viªn N¨m sinh N¬i sinh Häc líp Qua kú thi

XÕp lo¹i

NguyÔn A

1985 Hµ T©y 28 Tin1 TN Kh¸

Ph¹m B 1986 Hµ Néi 29 Tin2 TN TBK

L¬ng C 1986 Phó Thä 30 Tin1 TN Kh¸

File §Ých: bé c«ng nghiÖp

trêng c®cn viÖt - hung

-----***-----



giÊy chøng nhËnHäc viªn:........................................................

N¨m sinh:.........................................................

N¬i sinh:.........................................................

Häc líp:..........................................................

Qua kú thi:......................................................

XÕp lo¹i:.........................................................

Hµ T©y, ngµy 10 th¸ng 07 n¨m 2006

Trëng Trung T©m

3.2 Çch trén:

T¹o file nguån vµ file ®Ých nh trªn

Trén file:

Bíc 1: Më file v¨n b¶n ®Ých vµ chän thùc ®¬n Tools/Lettes and Mailing / chän Mail Merge Wizard....

Ên Next: Starting document NhÊp Use the Current Document vµ chän

Next : Select recipients



NhÊp nót Browse ®Ó chän ®Õn file nguån/ NhÊp Open

XuÊt hiÖn hép tho¹i:

NhÊp Select all dÓ chän tÊt c¶ çc trêng cÇn trén


H×nh 2-43 Hép tho¹i Select Data

H×nh 2-44 Hép tho¹i Mail Merge


NhÊp Next: Write your letter

NhÊp More Items... ®Ó chän vÞ trÝ çc trêng ®îc chÌn.

§a con trá tíi vÞ trÝ vµ trêng cô thÓ cÇn chÌn sau ®ã nhÊp trêng cô thÓ trong b¶ng sau/ NhÊp Insert. Cø lµm tiÕp tôc nh vËy cho tíi khi chÌn hÕt çc trêng.



Sau ®ã nhÊp Edit indiviual letters... xuÊt hiÖn hép tho¹i:

From lµ muèn hiÓn thÞ ra bao nhiªu giÊy míi tõ giÊy míi thø bao nhiªu ®Õn bao nhiªu.

Current record: hiÓn thÞ b¶n ghi hiÖn thêi ( kh¸ch mêi hiÖn htêi ).

All:hiÓn thÞ tÊt c¶ çc b¶n ghi trong danh s¸ch thµnh viªn ®îc mêi.

NhÊp OK ®Ó hoµn thµnh thao t¸c trén



CHƯƠNG III: MICROSOFT POWERPOINT

Bµi 1 khëi ®éng Vµ ®a çc ®èi tîng vµo ch¬ng tr×nh

1 C«ng dông

§©y lµ phÇn mÒn dïng ®Ó thuyÕt minh çc dù ¸n ta cã thÓ sö dông çc h×nh ¶nh ®éng, ©m thanh ,... ®Ó cho phÇn thuyÕt minh thªm sinh ®éng.

2 Khëi ®éng Power point

NhÊp ®óp vµo biÓu tîng Powerpoint trªn mµn h×nh hoÆc thùc hiÖn Start\Program\Microsoft Power point trong hép tho¹i Powerpoint chän Blank Presentation chän OK Hép tho¹i New Slide xuÊt hiÖn chän kiÓu Slide ®Þnh thiÕt kÕ chän song nhÊn OK

3 Thao t¸c víi Power point

Thªm mét trang míi

Vµo Insert \ New slide Chän biÓu tîng kiÓu slide nhÊn OK


H×nh 3-1 Hép tho¹i Blank

H×nh 3-2 Hép tho¹i New Slide


Thªm mét bøc tranh (hay ®a mét bøc tranh)

Chän Insert\Picture\Clip art

HoÆc Insert\Picture\From file

Xö lý tranh vÏ ®· ®îc lÊy ra

§a con trá tíi çc ®iÓm nãng sau ®ã rª vµ th¶ con trá

Khi thao t¸c víi tranh vÏ thanh c«ng cô Picture hiÖn ra. T¹i thanh

nµy cã thÓ thay ®æi mµu, ®é s¸ng tèi cña tranh cho phï hîp víi yªu cÇu

Copy tranh

Chän tranh vµ chän Ctrl + C sau ®ã ®a con trá chuét ®Õn n¬i cÇn ®Æt tranh vµ Ên Ctrl+V

Tranh lÊy ra thêng kh«ng söa ®îc v× tån t¹i khung. Muèn ph¸ bá khung ta lµm nh sau:

Ên vµo Draw díi ®¸y mµn h×nh vµ chän Ungroup. NÕu muèn nhãm nhiÒu tranh nhÊn chuét vµo biÓu tîng mòi tªn ë gãc ph¶i cuèi mµn h×nh sau ®ã nhãm çc h×nh muèn gép nhãm l¹i vµ chän Draw\Group

ViÕt ch÷ trong Slide: VÏ textbox vµ viÕt ch÷ trong ®ã. C¨n chØnh vµ chän Font ch÷ nh Word.

Çc thao t¸c ®a çc ®èi tîng ( Graph, Picture, Autoshape…) vµo Slide gièng nh Word



Bµi 2 HiÖu øng Power point

1 Action settings

§©y lµ hiÖu øng thùc hiÖn khi di chuét qua hoÆc hµnh ®éng click chuét

Chän ®èi tîng cÇn thùc hiÖn hiÖu øng, click chuét ph¶i vµo ®èi tîng. Chän Action settings hép tho¹i Action settings hiÖn ra

Trong hép tho¹i nµy cã hai Tab:

Mouse click vµ Mouse over hai Tab nµy cã çc thuéc tÝnh gièng nhau. X¸c ®Þnh çc thuéc tÝnh cho mçi thñ tôc

None: kh«ng thùc hiÖn g×

Hyper link to: më ®Õn mét kÕt nèi

Run Program: Ch¹y mét ch-¬ng tr×nh

Run Macro: Ch¹y mét Macro

Play sound: Më mét ®o¹n nh¹c

2 Custom Aminiation

§©y lµ phÇn thôc hiÖn tæng hîp tõng phÇn trong toµn bé øng dông. Chän ®èi tîng nhÊp chuét ph¶i chän Custom Aminiation xuÊt hiÖn thùc ®¬n

Trong thùc ®¬n nµy nhÊp chän

nót Add Effect vµ chän 1 trong 4

nhãm hiÖu øng nh trªn sau ®ã nhËp

vµo 1 hiÖu øng phï hîp cho ®èi tîng.

Cø tiÕp tôc nh vËy cho çc hiÖu øng

tiÕp theo. NÕu muèn nhiÒu ®èi tîng

ch¹y 1 hiÖu øng cïng mét lóc th× nhÊn phÝm Ctrl vµ chän çc ®èi t îng

®ã sau ®ã chän hiÖu øng tuú ý.


H×nh 3-3 Hép tho¹i Action Settings


3. Slide Transtion

3.1 HiÖu øng cho nÒn Slide:

NhÊp chän thùc ®¬n SlideShow chän Slide Transtion xuÊt hiÖn hép tho¹i nh h×nh bªn:

Trong môc Apply to selected slides chän 1 hiÖu øng bªn díi th× toµn bé silde cã hiÖu øng mang hiÖu øng ®ã.

3.2 §Æt tèc ®é ch¹y cho hiÖu øng :

Trong hép héi tho¹i nh bªn ta cã môc

Speed ta nhÊp vµo nót tam gi¸c vµ chän 1

trong 3 tuú chän bªn díi (ChËm, b×nh thêng,

nhanh)

3.3 §Æt chÕ ®é ch¹y tù ®éng khi chuyÓn tiªp çc hiÖu øng.

NhÊp chän chuét vµo th× hiÖu øng tiªp theo th× ph¶i bÊm chuét ®Ó ch¹y.

NÕu muèn ®Ó ch¹y tù ®éng th× nhÊp chuét vµo môc Automatically after vµ gâ sè gi©y ch¹y hiÖu øng tiÕp theo vµo « bªn díi.

NhÊp Apply to all Slides th× tÊt c¶ çc slide ®îc ¸p dông çc tuú chän trªn.

Slide Show: ®Ó ch¹y thö çc hiÖu øng.

3. Ch¹y øng dông

Ên phÝm F5 ®Ó ch¹y ch¬ng tr×nh.



BÀI TẬP LỚN

Kho¸ luËn vÒ Microsoft PowerPoint

ChuÈn bÞ lµm trang chiÕu ®iÖn tö

T¹o 1 PowerPoint Presentation vÒ mét c«ng ty nµo ®ã mµ em biÕt vµ t×m hiÓu vÒ nã

C«ng viÖc 1:

Dµnh 10 phót ®Ó t×m ra mét tæ chøc hoÆc mét c«ng ty mµ b¹n thÝch

C«ng viÖc 2:

Lªn kÕ ho¹ch cho trang chiÕu cña b¹n. B¹n nªn t¹o tõ 7-10 Slide. Hái qua gi¸o viªn tríc khi lµm çc c«ng viÖc tiÕp theo.

C«ng viÖc 3:

NhËp d÷ liÖu vµ tu©n theo çc yªu cÇu sau :

Çc môc cÇn kiÓm tra trong tõng Slide

Lo¹i Slide Çc th«ng tin hiÓn thÞ

Tªn tiªu ®Ò Tªn tæ chøc c«ng ty

Môc ®Ých cña Slide

T¹o Bullet cho v¨n b¶n trong Slide Yªu cÇu t¹o tõ 3-4 bullte cho mçi Slide

Çc bøc tranh phï hîp víi çc néi dung cña v¨n b¶n

Yªu cÇu tiªu ®Ò tranh vµ h×nh ho¹ thÝch hîp

§a çc v¨n b¶n phï hîp trong biÓu ®å

BiÓu ®å thÝch hîp vµ nhËp d÷ liÖu cho tõng biÓu ®å

§a çc text phï hîp víi biÓu ®å cña c«ng ty

DiÔn gi¶i biÓu ®å

§a çc Table phï hîp víi v¨n b¶n trong Slide

NhËp çc th«ng sè vµo b¶n vµ c¨n chØnh phï hîp

T¹o çc c«ng cô vÏ trong Slide T¹o çc AutoShapes vµ c¨n chØnh thÝch hîp cho Slide

Lµm t¨ng sù hÊp dÉn cho Slide Cã slide chuyÓn tiÕp tù ®éng



Çc hiÖu øng tù ®éng ch¹y trong 3 gi©y

Cã ©m thanh trong Slide

Cã sù liªn kÕt gi÷a çc Slide kh«ng liÒn nhau

Çc yªu cÇu thªm Mçi 1 Slide ph¶i cã môc ®Ých vµ t¹o ®îc sù thó vÞ cho ngêi nghe

Chó thÝch çc Slide vµ thêi gian tr×nh chiÕu cho slide

Çc yªu cÇu

B¹n cÇn ph¶i cã phÇn giíi thiÖu, néi dung cña trang, th©n vµ kÕt luËn.

Phèi hîp mÇu s¾c, kiÓu ch÷, tranh minh ho¹ phï hîp cho c«ng ty.

Tiªu ®Ò cña Slide cÇn cã tªn c«ng ty vµ ngêi thiÕt kÕ trang chiÕu.

Logo cña c«ng ty ®Æt trong Silde Master.

Slide thø hai ph¶i sinh ®éng nhÊt.

Ghi l¹i vµo ®Üa vµ nép l¹i cho gi¸o viªn.

VÝ dô vµ çch tr×nh bµy Slide

Tiªu ®Ò trang

Néi dung

Th©n Slide

Giíi thiÖu.

LÞch sö.

S¶n phÈm vµ dÞch vô cung cÊp.

CÊu tróc c«ng ty vµ tiªu chÝ b¸n hµng cña c«ng ty.

- KÕt luËn: §Þa chØ liªn hÖ.



CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL

Bµi 1 giíi thiÖu vÒ excel

1. Çch khëi ®éng

Thùc hiÖn lÖnh:

Start\Programs\Microsoft Excel

2. Mµn h×nh excel

Mµn h×nh giao diÖn Excel gåm nh÷ng thµnh phÇn chÝnh sau:

2.1 Thanh menu (Menu bar)

Thanh menu lu«n xuÊt hiÖn mÆc ®Þnh khi khëi ®éng excel. ë chÕ ®é mÆc ®Þnh ta cã tæng céng 9 menu ngang (trõ trêng hîp ngêi dïng thªm vµo ta cã thÓ cã nhiÒu h¬n). Mçi mét menu trªn menu ngang


H×nh 4-1 Hép tho¹i Microsoft Excel


chøa nhiÒu môc çc môc nµy ®îc nhãm víi nhau theo tõng nhãm rÊt hîp lý.

§Ó më çc môc nµy cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong hai çch:

Dïng chuét chØ vµo çc menu sau ®ã ®a con trá chuét vµo vÞ trÝ çc môc vµ kÝch ho¹t chóng b»ng çch click chuét.

Sö dông çc phÝm ®¹i diÖn (lµ çc phÝm ch÷ çi ®îc g¹ch ch©n t¹i mçi menu ngang) VÝ dô muèn truy cËp tíi Menu File ta sö dông tæ hîp phÝm Alt + F

2.2 Thanh c«ng cô (Tool bar)

Th«ng thêng theo chÕ ®é mÆc ®Þnh ta cã hai thanh Tool bar lµ Standard bar (thanh c«ng cô chuÈn) vµ Formatting bar (Thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng) ®Ó hiÓn thÞ hoÆc kh«ng cho hiÓn thÞ çc thanh c«ng cô cßn l¹i click chuét ph¶i vµo thanh menu bar sau ®ã thiÕt lËp hoÆc gì bá çc ®¸nh dÊu ®èi víi çc thanh Tool bar muèn thao t¸c.

Thùc chÊt thanh Tool bar lµ çc hµng nót nhá nh÷ng lÖnh nµy lµ biÓu tîng ®¹i diÖn cho çc hµm, çc lÖnh kh¸c nhau. ViÖc sö dông çc thanh Tool bar chÝnh lµ viÖc thùc hiÖn nhanh çc lÖnh mµ kh«ng ph¶i thùc hiÖn thao t¸c më çc menu vµ chän lÖnh.

ë ®©y ta t×m hiÓu hai thanh c«ng cô ®iÓn h×nh hay ®îc sö dông nhÊt lµ Standard bar vµ Formatting bar

Standard bar (thanh c«ng cô chuÈn)


New Më mét WorkBook míi

Open file Më mét WorkBook cã s½n trªn ®Üa

Save Lu mét workBook

Print In tµi liÖu hiÖn hµnh

Print preview Tr×nh bµy mét tµi liÖu nh khi nã ®îc in ra

Check

GrammarKiÓm tra ng÷ ph¸p




Cut C¾t phÇn ®îc chän vµo Clipboard

Copy Sao chÐp phÇn ®îc chän vµo Clipboard

Paste D¸n phÇn néi dung vµo phÇn Clipboard

Format

Printer

Gióp chÐp nhanh ®Þnh d¹nh cña mét ®èi

tîng kh¸c

Undo Ho·n thi hµnh mét lÖnh

Redo Thi hµnh mét lÖnh ®· ho·n

Insert

HyperlinkTrÌn vµo mét siªu kÕt nèi

Web ToolbarHiÓn thÞ hoÆc kh«ng hiÓn thÞ thanh c«ng

cô Web

Auto Sum Tù ®éng tÝnh tæng

Paste

FuntionChÌn çc hµm to¸n häc

Sort

ascendingX¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn

Sort

deascendingX¾p xÕp theo thø tù gi¶m dÇn

Chart Wizard Thao t¸c víi biÓu ®å

Drawing Më t¾t chÕ ®é vÏ ®å ho¹

Zoom control Phãng to thu nhá chÕ ®é xem

Office

assistantCung cÊp chÕ ®é chî gióp cña office





Formatting bar (thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng)


Font Chän Font ch÷

Font size Chän cì ch÷

Bold KiÓu ch÷ bÐo

Italic KiÓu ch÷ nghiªng

Under line KiÓu ch÷ g¹ch ch©n

Align Left C¨n lÒ tr¸i

Align Center C¨n lÒ gi÷a

Align Right C¨n lÒ ph¶i

Mergin and

centerGom « vµ c¨n lÒ gi÷a

Current Style ChÕ ®é tiÒn tÖ

Persent Style ChÕ ®é phÇn tr¨m




Comma Style ChÕ ®é sè cã dÊu phÈy

Increase

DecimalT¨ng s« sau dÊu phÈy

Decrease

DecimalGi¶m sè sau dÊu phÈy

Increase

IndentC¨n lÒ vµo mét Tab

Decrease

IndentC¨n lÒ ra mét Tab

Borders KÎ b¶ng

Fill corlor Mµu nÒn

Font corlor Mµu ch÷



3. Name box vµ Formua bar (hép ®Þa chØ vµ thanh c«ng

thøc)

Thanh ®Þa chØ cho biÕt ®Þa chØ « hiÖn hµnh ®ang thao t¸c vÝ dô D2 « ®ang thao t¸c lµ « ë cét D dßng 2

Thanh c«ng thøc hiÓn thÞ c«ng thøc t¹i « hiÖn hµnh ®ang thao t¸c VÝ dô D2 t¹i « nµy cã gi¸ trÞ 20000 nhng trªn thanh c«ng thøc l¹i hiÓn thÞ c«ng thc tÝnh to¸n cña « D2 lµ B2*C2

§Ó söa c«ng thøc nµy cã thÓ ®a con trá chuét vµo « c«ng thøc vµ thùc hiÖn thao t¸c söa hoÆc click ®óp chuét vµo « chøa c«ng thøc vµ söa trùc tiÕp.

4. B¶ng tÝnh

Bao gåm çc « ®îc qu¶n lý qua çc hµng vµ cét gåm tèi ®a 256 cét vµ 16384 dßng çc « nµy ®îc ®Æt trong mét Sheet çc Sheet ®îc ®Æt trong mét Work Sheet. §Ó di chuyÓn ®Õn çc « trong b¶ng tÝnh ta cã thÓ thùc hiÖn mét trong çc çch sau

Dïng bµn phÝm:

Sö dông çc phÝm mòi tªn ®Ó di chuyÓn theo çc híng.

Sö dông phÝm Enter vµ phÝm Tab.

Dïng chuét: Click chuét vµo « muèn thao t¸c.

Dïng phÝm t¾t: Sö dung tæ hîp phÝm Ctrl + G sau ®ã nhËp ®Þa chØ « cÇn thao t¸c.


Thanh ®Þa Thanh


Dïng thanh trît: Sö dông çc thanh trît vµ quËn tíi « cÇn thao t¸c.

§Ó c¨n chØnh ®é réng cña çc hµng vµ cét ®a con trá tíi viÒn chØ sè hµng hoÆc cét lóc nµy biÓu tîng cña con trá biÕn thµnh h×nh hai ®-êng th¼ng song song gi÷ chuét tr¸i vµ kÐo tíi vÞ trÝ thÝch hîp. HoÆc ®¸nh dÊu cét hoÆc hµng cÇn c¨n chÝnh vµo thùc ®¬n Format chän Row/Height hoÆc Column/Width sau ®ã nhËp ®é réng theo yªu cÇu.

5. Lu b¶ng tÝnh vµ tho¸t khái EXCEL

Lu b¶ng tÝnh vµo Thùc ®¬n File/Save{Save as}

Tho¸t khái EXCEL vµo thùc ®¬n File/Exit.



Bµi 2 lµm viÖc víi b¶ng tÝnh

1. NhËp th«ng tin

Khi nhËp çc th«ng tin vµo b¶ng tÝnh ta cã ç kiÓu d÷ liÖu kh¸c nhau nh: kiÓu v¨n b¶n, kiÓu sè, kiÓu ngµy th¸ng... Muèn ®Þnh d¹ng kiÓu v¨n b¶n nµo ta thùc hiÖn viÖc ®Þnh d¹ng chóng b»ng çch ®¸nh dÊu vïng cÇn thao t¸c Click chuét ph¶i chän Format cell chän Tab Number vµ lùa chän çc kiÓu d÷ liÖu thÝch hîp.

NhËp v¨n b¶n

ViÖc nhËp v¨n b¶n ®îc tiÕn hµnh nhËp b×nh thêng çc v¨n b¶n khi nhËp vµo ®îc EXCEL c¨n lÒ tr¸i

NhËp sè

Çc sè sau khi nhËp ®îc EXCEL c¨n lÒ ph¶i muèn nhËp sè díi d¹ng v¨n b¶n

VÝ dô khi nhËp sè 00789 vµo b¶ng tÝnh sau khi nhËp song ta sÏ thÊy hiÓn thÞ sè 789 khi nµy muèn hiÓn thÞ c¶ day sè nh ban ®Çu ta nhËp theo çch sau ‘00789

NhËp thêi gian vµ ngµy th¸ng

NhËp thêi gian t¬ng tù nh thoa t¸c nhËp v¨n b¶n nÕu sau khi nhËp song thÊy kÕt qu¶ hiÓn thÞ kh«ng nh ý muèn th× tiÕn hµnh ®Þnh d¹ng l¹i kiÓu d÷ liÖu

NhËp c«ng thøc

T¹i « chøa kÕt qu¶ cÇn tÝnh nhËp c«ng thøc víi quy t¾c mét c«ng thøc ®îc nhËp b¾t ®Çu b»ng mét dÊu “=” cã hai çch ®Ó nhËp mét c«ng thøc:

NhËp c«ng thøc trùc tiÕp:

VÝ dô: T¹i « C10 ta nhËp c«ng thøc nh sau “= SUM(C2:C9)” ®©y lµ çch nhËp trùc tiÕp c«ng thøc tÝnh tæng cña khèi C2 ®Õn C9 çch nµy cã u ®iÓm khi ta sö dông çc c«ng thøc phøc t¹p mµ trong nã cã chøa nhiÒu hµm lång nhau nhng cã nh-îc ®iÓm lµ hay g©y nªn çc lçi vÒ có ph¸p hoÆc ng÷ ph¸p çc hµm ch¼ng h¹n víi c«ng thøc trªn ta cã



thÓ ®¸nh nhÇm “SUN(C2:C9)” víi lçi nµy m¸y sÏ b¸o lçi #NAME vµ kh«ng tr¶ ®îc kÕt qu¶.

Chý ý: Cïng víi mét hµm cña EXCEL nhng ë çc m¸y tÝnh kh¸c nhau ta cã thÓ nhËp c«ng thøc kh¸c nhau nh trªn vÝ dô trªn ë hai m¸y kh¸c nhau ta cã thÓ nhËp c«ng thøc trªn b»ng mét trong hai çch tuú theo m¸y “=SUM(C2:C9)” hoÆc “=SUM(C2;C9)” ®Ó biÕt çch nµo lµ çch ®óng ta cã thÓ thùc hiÖn çch thø hai

NhËp c«ng thøc th«ng qua çc hµm cã s½n

T¹i « nhËp c«ng thøc ta nhËp dÊu “=” sau ®ã ®a con trá chuét tíi biÓu tîng trªn thanh c«ng cô chuÈn cña sæ çc hµm cña EXCEL sÏ xuÊt hiÖn chän hµm cÇn sö dông vÝ dô trong trêng hîp trªn ta chän hµm SUM sau ®ã nhÊn nót OK cña sæ hµm SUM sÏ hiÖn ra ®Ó nhËp çc gi¸ trÞ ®èi sè cña hµm sau khi nhËp song nhÊn nót OK ®Ó kÕt thóc khi nµy t¹i « nhËp c«ng thøc sÏ cho kÕt qu¶ cÇn tÝnh

Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm lµ Ýt bÞ sai vÒ phÇn có ph¸p vµ lçi chÝnh t¶ khi nhËp c«ng thøc, Ýt bÞ thiÕu çc tham sè cña çc hµm nhng cã nhîc ®iÓm lµ khi nhËp çc c«ng thøc phøc t¹p th× kh¶ n¨ng linh ®éng cña nã lµ thÊp.

2. §Þa chØ tham chiÕu

Trong EXCEL khi thùc hiÖn tÝnh to¸n m¸y tÝnh sÏ dùa vµo ®Þa chØ cña çc « cã liªn quan ®Ó lÊy gi¸ trÞ cña çc « ®ã

VÝ dô: T¹i « C2 cã gi¸ trÞ lµ “5”, t¹i « C3 cã gi¸ trÞ lµ “6”, t¹i « C4 ta nhËp c«ng thøc “=C2*C3” c«ng thøc nµy EXCEL sÏ hiÓu lµ lÊy gi¸ trÞ ë « C2 nh©n víi gi¸ trÞ ë « C3 do ®ã nã sÏ dùa vµo ®Þa chØ cña « C2 ®Ó tham chiÕu tíi « ®ã vµ lÊy gi¸ trÞ cña « tham chiÕu trong trêng hîp nµy sÏ ®îc gi¸ trÞ lµ “5” Do vËy khi thay ®æi gi¸ trÞ ë çc « tham chiÕu trong c«ng thøc th× kÕt qu¶ t¹i « c«ng thøc sÏ tù ®éng ®îc cËp nhËt mµ kh«ng ph¶i nhËp l¹i c«ng thøc.


H×nh 4-2 Hép tho¹i paste Function

H×nh 4-3 Hép tho¹i hµm If


EXCEL cã c«ng cô hç chî ngêi dïng lµ c«ng cô Auto Fill (c«ng cô tù ®éng sao chÐp c«ng thøc)

VÝ dô: T¹i « D4 ta còng muèn cã kÕt qu¶ tõ viÑc lÊy gi¸ trÞ cña « D2 nh©n víi gi¸ trÞ « D3 thay v× tiÕp tôc phaØ nhËp c«ng thøc t¹i « D4 ta sö dông c«ng cô Auto Fill b»ng çch ®a con trá chuét vµo gãc « bªn ph¶i phÝa díi khi ®ã con trá chuét biÕn thµnh h×nh dÊu ch÷ thËp mÇu ®en Click chuét tr¸i vµ kÐo sang « D4 khi nµy t¹i « D4 EXCEL sÏ tù ®éng ®iÒn c«ng thøc “=D2*D3” theo nguyªn lý tù ®éng t¨ng ®Þa chØ tham chiÕu lªn mét ®¬n vÞ tøc lµ tõ “C” t¨ng lªn mét ®¬n vÞ lµ “D”.

Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh sao chÐp c«ng thøc ta muèn cã nh÷ng ®Þa chØ kh«ng thay ®æi mµ ®îc gi÷ nguyªn. §Ó gi¶ quyÕt vÊn ®Ò nµy EXCEL ®a ra hai lo¹i ®Þa chØ lµ ®Þa chØ t¬ng ®èi vµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi

§Þa chØ tuyÖt ®èi lµ ®Þa chØ kh«ng thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc vµ ®¬c viÕt díi d¹ng sau ${chØ sè hµng}${chØ sè cét}

VÝ dô: $D$4 ®©y lµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi cña « D4 ®Þa chØ nµy sÏ kh«ng thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc

§Þa chØ t¬ng ®èi lµ ®Þa chØ ®îc thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc vµ ®îc viÕt b×nh thêng

VÝ dô: D4 ®Þa chØ nµy sÏ ®îc thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc

EXCEL cßn ®a ra mét lo¹i ®Þa chØ n÷a ®ã lµ ®Þa chØ hçn hîp lµ sù kÕt hîp gi½ ®Þa chØ t¬ng ®èi vµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi ®Þa chØ nµy sÏ thay ®æi phÇn dÞa chØ t¬ng ®èi vµ gi÷ nguyªn phÇn ®Þa chØ tuyÖt ®èi

VÝ dô: $D4 khi sao chÐp c«ng thøc phÇn ®Þa chØ cét sÏ kh«ng thay ®æi cßn ®Þa chØ dßng sÏ ®îc thay ®æi

D$4 phÇn ®Þa chØ cét sÏ thay ®æi cßn phÇn ®Þa chØ dßng kh«ng thay ®æi

Çch ®¸nh ®Þa chØ theo « A1 vµ « C1R1

Theo mÆc ®Þnh EXCEL tham chiÕu tíi « b»ng çch sö dông tham chiÕu theo kiÓu A1 trong ®ã A lµ ký hiÖu biÓu diÔn cét (tõ AA ®Õn IV gåm 256 cét) 1 ký hiÖu biÓu diÔn dßng (tõ 1 ®Õn 16384)

EXCEL cßn sö dông mét ph¬ng ph¸p tham chiÕu n÷a ®ã lµ ph¬ng ph¸p C1R1 chØ sè C1 lµ chØ sè cét trêng hîp nµy lµ cét 1 vµ chØ sè R1 lµ chØ sè dßng trêng hîp nµy lµ dßng 1

§Ó thay ®æi hai ph¬ng ph¸p tham chiÕu nµy ta thùc hiÖn nh sau: Tool/Options/General sau ®ã tÝch vµo lùa chä C1R1 Referencel Style hoÆc gì bá lùa chän ®ã nÕu muèn sö dông ph¬ng ph¸p tham chiÕu A1



3. §Þnh d¹ng b¶ng

tÝnh

3.1 §¸nh dÊu hµng, cét, vïng (khèi)

§¸nh dÊu hµng hoÆc cét ®a con trá tíi chØ sè hµng hoÆc cét Click chuét tr¸i

§¸ng dÊu vïng (khèi):

B»ng chuét: §-a con trá chuét tíi « ®Çu tiªn Click chuét tr¸i d÷ vµ kÐ têi vÞ trÝ « cuèi cïng cña khæi vµ nh¶ chuét

B»ng bµn phÝm: Da con trá tíi vÞ trÝ « ®Çu tiªn gi÷ phÝm Shifl dïng çc phÝm mòi tªn di chuyÓn ®Õn « cuèi cïng cña vïng cÇn ®¸nh dÊu.

3.2 Thay ®æi ®é réng cña hµng vµ cét

§a con trá tíi chØ sè hµng hoÆc cét sau ®ã Click chuét tr¸i vµ kÐo

tíi vÞ trÝ cÇn thiÕt hoÆc ®¸nh dÊu hµng hoÆc cét cÇn c¨n chÝnh sau

®ã vµo thùc ®¬n Format/Row{Col}/Hight{Width} sau ®ã nhËp ®é

réng cÇn thiÕt

3. 3 ChÌn thªm, xo¸ bá hµng hoÆc cét

§Ó chÌn thªm hµng hoÆc cét ®¸nh dÊu dµng hoÆc cét sau vÞ trÝ cét hÆc hµng muèn chÌn vµo thùc ®¬n Insert/Row{Cell}

§Ó xo¸ hµng hoÆc cét ®¸nh dÊu hµng hoÆc cét cÇn xo¸ Click chuét ph¶i t¹i vÞ trÝ hµng hoÆc cét ®· ®¸nh dÊu chän Delete tõ thùc ®¬n ®îc ®æ xuèng.

3.4 Gép « vµ gì bá gép «

Gép « ®¸ng dÊu çc « cÇn gép Click biÓu tîng Center and Mergin hoÆc Click chuét ph¶i chän Format cell/Generel tÝch ®¸ng dÊu vµo môc Mergin cells


H×nh 4-4 Hép tho¹i Format Cells


Gì bá gép « ®¸nh dÊu « ®· gép Click chuét ph¶i chän Format cell/Generel bá ®¸nh dÊu môc Mergin cells.

3.5 KÎ b¶ng

§¸nh dÊu vïng cÇn kÎ b¶ng Click chuét ph¶i chän Format

cells/Border lùa chän d¹ng ®êng kÎ vµ chän çc ®êng kÎ cho b¶ng.

3.6 L µm viÖc víi d÷ liÖu

Sao chÐp d÷ liÖu

Chän vïng d÷ liÖu

Edit\Copy Ctrl+ C

Edit\Cut Ctrl + X

Edit\Pasete Ctrl + V

(Sau khi chän sÏ xuÊt hiÖn mét ®êng viÒn nhÊp nh¸y bao quanh vïng d÷ liÖu ®· chän lóc nµy míi thùc hiÖn ®îc.)

Xo¸ d÷ liÖu

Chän vïng d÷ liÖu cÇn xo¸ nhÊn phÝm Delete trªn bµn phÝm

Bµi 3 thùc ®¬n File vµ çc hµm thêi gian

1 Thùc ®¬n file

New – Ctrl + N :T¹o mét Book míi

Open – Ctrl + O :Më mét Book ®· tån t¹i

Close : §ãng mét Book ®ang më

Save – Ctrl + S : Lu Book

Save as :Lu file víi tªn míi

Page setup : §Þnh d¹ng trang in

Print area :§Þnh d¹ng vïng in

Print preview :Xem trang tríc khi in



Print : In trang

Properties : Thuéc tÝnh cña Book

Exit : Tho¸t khái øng dông

2. Çc hµm thêi gian

2.1 Hµm DATE

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ sè tuÇn tù cña ngµy

Có ph¸p: DATE(Year, Month, Day)

Tham sè: Mçi tham sè lµ mét con sè biÓu diÔn n¨m, th¸ng, ngµy. NÕu gi¸ trÞ ngµy cña tham sè Day lín h¬n gi¸ trÞ ngµy trong tham sè Month th× gi¸ trÞ cña tham sè Month sÏ t¨ng lªn 1 vµ nh÷ng ngµy thõa ra sÏ ®a vµo tham sè Day.

VÝ dô: DATE(02,1,43) sÏ cho mét con sè tuÇn tù lµ DATE(02,2,12)

2.2 Hµm DATEVALUE

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ sè ngµy tuÇn tù cho mét ngµy ®îc viÕt nh lµ mét v¨n b¶n khi ngµy nµy r¬i vµo kho¶ng gi÷a 1/1/1900 vµ 31/12/9999

Có ph¸p: DATEVALUE(date_text)

Tham sè: ChØ cã mét tham sè lµ ngµy ®îc viÕt díi d¹ng v¨n b¶n nÕu phÇn n¨m kh«ng cã EXCEL gi¶ thiÕt r»ng lÊy n¨m lµ n¨m hÖ thèng. NÕu cã phÇn n¨m th× ®îc ng¨n çch b»ng dÊu “,” . D¹ng biÓu diÔn tèt nhÊt lµ DATEVALUE(month day, year) trong ®ã month ph¶i chøa Ýt nhÊt ba ký tù ®Çu cña th¸ng, day chØ ngµy trong th¸ng,Year th× hoÆc sö dông hai hoÆc bèn ký sè ®Ó chØ n¨m.

Chó ý: Víi có ph¸p kh¸c cña riªng chóng ta kh«ng cã dÊu phÈy d÷a

Month vµ Day

VÝ dô:

=DATEVALUE("22-AUG-2008") Serial number of the text date, using the 1900 date system (39682)

=DATEVALUE("2008/02/23") Serial number of the text date, using the 1900 date system (39501

2.3 Hµm DAY

Chøc n¨ng: §æi mét sè tuÇn tù ra mét ngµy trong th¸ng

Có ph¸p: DAY(serial_number)



Tham sè: Serial_number lµ con sã tuÇn tù muèn ®æi ra ngµy

VÝ dô: Day(10/20/1999) => 20

2.4 Hµm DAYS360

Chøc n¨ng: TÝnh to¸n sè ngµy gi÷a hai ngµy cho tríc dùa trªn mét n¨m lµ 360 ngµy (mêi hai th¸ng mçi th¸ng ba m¬i ngµy). Hµm nµy ®îc sö dông cho nh÷ng hÖ thèng kÕ to¸n dùa trªn 12 th¸ng mçi th¸ng ba m¬i ngµy.

Có ph¸p: DAYS360(start_date,end_date,method)

Tham sè: start_date vµ end_date lµ nh÷ng chuèi v¨n b¶n vÝ dô “03/02/96” hay mét sè tuÇn tù. Method lµ 1 nÕu muèn sö dông ph-¬ng ph¸p mü NASD lµ 2 nÕu sö dông ph¬ng ph¸p ch©u ©u. NÕu bá qua tham sè nµy EXCEL sÏ mÆc ®Þnh lµ1.

VÝ dô: Days360(9/15/2000,7/20/2002) =>665 ngµy

2.5 Hµm EDATE

Chøc n¨ng: Cho mét con sè tuÇn tù cña mét ngµy ®îc chØ ra tríc hay sau mét sè th¸ng nµo ®ã

Có ph¸p: EDATE(Start_date, number_of_month)

Tham sè: Start_date lµ con sè tuÇn tù cña mét ngµy ®ang hái, number_of_month lµ sè th¸ng sau Start_date. Cã thÓ sö dông sè ©m ®Ó tÝnh to¸n sè th¸ng tríc mét ngµy.

VÝ dô: Edate(10/20/1999,2) => (12/20/1999)

2.6 Hµm EOMONTH

Chøc n¨ng: Cho mét sè ruÇn tù cña mét ngµy cÇn hái vµo cuèi th¸ng ®Ó chØ ra sè th¸ng tríc hoÆc sau nã.

Có ph¸p: EMONTH(start_date,number_of_month)

Tham sè: Start_date lµ con sè tuÇn tù cho ngµy trong c©u hái, number_of_month lµ sè th¸ng sau Start_date. Cã thÓ sö dông sè ©m ®Ó tÝnh to¸n sè th¸ng tríc mét ngµy.

VÝ dô:

A

1 Date



2 01/01/2008

3 Formula Description (Result)

4 =EOMONTH(A2,1) Date of the last day of the month, one month after the date above (February 29, 2008)

5 =EOMONTH(A2,-3) Date of the last day of the month, three months before the date above (October 31, 2007)

2.7 Hµm HOUR

Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù trong mét ngµy sang d¹ng giê biÓu diÔn nh mét sè nguyªn tõ 0 ®Õn 23

Có ph¸p: HOUR(serial_number)

Tham sè: Serial_number lµ mét con sè tuÇn tù biÓu hiÖn m· ngµy giê. Cã thÓ cho vµo mét chuçi giê nh mét v¨n b¶n.

VÝ dô: Hour(15:30) => 15

2.8 Hµm MINUTE

Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù trong mét ngµy sang d¹ng phót biÓu diÔn nh mét sè nguyªn tõ 0 tíi 59

Có ph¸p: MINUTE(serial_number)

Tham sè: Serial_number lµ mét con sè tuÇn tù biÓu diÔn m· ngµy giê. Cã thÓ thªm vµo mét chuçi giê nh mét v¨n b¶n.

VÝ dô: Minute(15:30) => 30

2.9 Hµm MONTH

Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù trong mét ngµy sang d¹ng phót biÓu diÔn nh lµ mét sè nguyªn tõ 1 tíi 12

Có ph¸p: MONTH(serial_number)

Tham sè: Serial_number lµ mét con sè tuÇn tù biÓu diÔn m· ngµy giê. Cã thÓ nhËp mét chuçi ngµy giê nh mét v¨n b¶n.

VÝ dô: Month(10/20/1999) => 10

2.10 Hµm NETWORKDAYS

Chøc n¨ng: TÝnh to¸n sè ngµy lµm viÖc bá qua nh÷ng ngµy nghØ cuèi tuÇn vµ nh÷ng ngµy lÔ (®îc x¸c ®Þnh tríc) gi÷a hai ngµy.

Có ph¸p: NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)



Tham sè: start_date vµ end_date lµ hai sè tuÇn tù biÓu diÔn ngµy cÇn hái, Holidays lµ dang s¸ch çc sè tuÇn tù cÇn bá qua khi ®Õm sè ngµy lµm viÖc.

VÝ dô:

A B

1 Date Description

2 10/01/2008 Start date of project

3 3/01/2009 End date of project

4 11/26/2008 Holiday

5 12/4/2008 Holiday

6 1/21/2009 Holiday

Formula Description (Result)

7 =NETWORKDAYS(A2,A3) Number of workdays between the start and end date above (108)

2.11 Hµm NOW

Chøc n¨ng: Cho sè tuÇn tù cña ngµy giê hiÖn hµnh

Có ph¸p: NOW()

Tham sè: Kh«ng. ngµy giê hiÖn hµnh ®îc x¸c ®Þnh tõ ®ång hå bªn trong hÖ thèng.

VÝ dô: Now() =>

2.12 Hµm SECOND

Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù cho mét giê sang d¹ng gi©y gi¸ trÞ tr¶ vÒ mét sè nguyªn tõ 0 tíi 60.

Có ph¸p: SECOND(serial_number)

Tham sè: Serial_number lµ mét sè tuÇn tù biÓu diÔn m· ngµy giê. Cã thÓ thªm vµo mét chuçi giê nh mét chuçi v¨n b¶n.

VÝ dô: Second(13:30:45) => 45

1.13 Hµm TIME

Chøc n¨ng: Cho sè tuÇn tù cña mét giê x¸c ®Þnh mét sè tuÇn tù cña mét giê ®îc biÓu diÔn nh lµ mét phÇn thËp ph©n (phÇn sè lÎ)

Có ph¸p: TIME(hour, minute, second)

CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL

12/27/2006 7:02

108


Tham sè: Hour lµ mét con sè tõ 0 ®Õn 23 chØ giê, minute lµ mèt con sè tõ 0 ®Õn 59 chØ phót, second lµ con sè chØ gi©y.

VÝ dô: TIME(20,30,45) => 8:30 PM

1.14 Hµm TIMEVALUE

Chøc n¨ng: Cho mét con sè tuÇn tù cña giê biÓu diÔn díi d¹ng v¨n b¶n

Có ph¸p: TIMEVALUE(time_text)

Tham sè: time_text lµ mét chuçi giê biÓu diÔn giê cÇn hái

VÝ dô: TIMEVALUE("2:24 AM") => Decimal part of a day, for the time (0.1)

1.15 Hµm TODAY

Chøc n¨ng: Cho sè tuÇn tù cña ngµy hiÖn hµnh

Có ph¸p: TODAY()

Tham sè: Kh«ng, ngµy giê ®îc x¸c ®Þnh lµ ngµy giê hÖ thèng

VÝ dô: Today() => 28/12/2006

1.16 Hµm WEEKDAY

Chøc n¨ng: §æi mét sè tuÇn tù sang ngµy trong tuÇn

Có ph¸p: WEEKDAY(serial_number,return_type)

Tham sè: serial_number lµ sè tuÇn tù cÇn ®æi hoÆc biÓu diÔn d¹ng chuèi cña mét ngµy, return_type lÊy gi¸ trÞ trong b¶ng sau

Return type D·y cho çc sè tr¶ vÒ

1(hay kh«ng cã) 1(Sunday) – 7 (Saturday)

2 1(Monday) – 7 (Sunday)

3 0(Monday) – 7 (Sunday)

VÝ du:



A

1 Data

2 2/14/2008


4 =WEEKDAY(A2) Day of the week, with numbers 1 (Sunday) through 7 (Saturday) (5)

5 =WEEKDAY(A2,2) Day of the week, with numbers 1 (Monday) through 7 (Sunday) (4)

1.17 Hµm YEAR

Chøc n¨ng: TÝnh n¨m (1900 – 2087) t¬ng øng víi sè tuÇn tù

Có ph¸p: YEAR(serial_number)

Tham sè: Serial_number lµ mét sè tuÇn tù cÇn ®îc chuyÓn ®æi còng cã thÓ sö dông mét chuçi v¨n b¶n ®Ó biÓu diÔn ngµy.

VÝ dô: Year(12/20/1999) => 1999



Bµi 4 Thùc ®¬n edit çc hµm to¸n häc

1 Thùc ®¬n Edit

Undo – Ctrl + Z : Ho·n thi hµnh mét lÖnh

Redo – Ctrl + Y : Thi hµnh l¹i mét lÖnh

Cut – Ctrl + X : Cut vïng d÷ liÖu

Copy – Ctrl + C : Copy vïng d÷ liÖu

Paste – Ctrl +V : D¸n vïng d÷ liÖu

Clear : Xo¸ çc ®Þnh d¹ng nh format, comment

Delete : Xo¸ vïng d÷ liÖu

Delete Sheet : Xo¸ b¶ng tÝnh

Move or copy sheet :Di chuyÓn hoÆc copy b¶ng tÝnh

Find – Ctrl + F : T×m kiÕm mét ®o¹n th«ng tin

Goto – Ctrl + G : Nh¶y ®Õn mét ®Þa chØ

2) Çc hµm to¸n häc

2.1 Hµm ABS

Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ tuyÖt ®èi cña mét sè

Có ph¸p: ABS(number)

Tham sè: Number lµ mét sè thùc mµ ta muèn lÊy gi¸ trÞ tuyÖt ®èi

VÝ dô: Abs(-4) = 4

2.2 Hµm ACOS

Chøc n¨ng: TÝnh arcos cña mét sè

Có ph¸p: ACOS(number)

Tham sè: Number lµ cos cña mét gãc cÇn tÝnh l¸y gi¸ trÞ tõ trong kho¶ng –1 ®Õn 1

VÝ dô: Acos(1/2) => 1.047198



2.3 Hµm ASIN

Chøc n¨ng: tÝnh to¸n arcsin cña mét sè

Có ph¸p: ASIN(number)

Tham sè: Number lµ sin cña mét gãc lÊy gi¸ trÞ tõ –1 ®Õn 1

VÝ dô: Asin(1/3) = 0.339837

2.4 Hµm ATAN

Chøc n¨ng: TÝnh to¸n arctang cña mét sè

Có ph¸p: ATAN(number)

Tham sè: Number lµ tang cña gãc cÇn tÝnh

VÝ dô: atan( 1/4) => 0.244979

2.5 Hµm ATAN2

Chøc n¨ng: TÝnh to¸n arctang trong to¹ ®é xy

Có ph¸p: ATAN2(x_number, y_number)

Tham sè: x_number lµ to¹ ®é x, y_number lµ to¹ ®é y cña ®iÓm cÇn tÝnh

VÝ dô: Atan2(1,4) => 1.325878

2.6 Hµm CEILING

Chøc n¨ng: Lµ trßn trªn tíi con sè nguyªn gÇn ngÊt hay lµ theo d¹ng ®· cho

Có ph¸p: CEILING(number, significance)

Tham sè: Number lµ gi¸ trÞ muèn lµm trßn, significance lµ gi¸ trÞ muèn lµm trßn

VÝ dô: CEILING(423,7) sÏ lµ 427

2.7 Hµm COS

Chøc n¨ng: TÝnh cos cña mét sè

Có ph¸p: COS(number)

Tham sè: Number lµ gãc cÇn tÝnh theo ®¬n vÞ ®o Radian

VÝ dô: Cos(1/4) => 0.968912

2.8 Hµm COUNTIF

Chøc n¨ng: §Õm sè « kh«ng chonãg tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cho tríc



Có ph¸p: COUNTIF(range, criteria)

Tham sè: Range lµ tËp hîp çc « cÇn ®Õm. Criteria lµ mét con sè biÓu thøc nµy lµ mét v¨n b¶n x¸c ®Þnh xem sÏ ®Õm « nµo. Víi nh÷ng « v¨n b¶n ®ãng çc v¨n b¶n cÇn so s¸nh trong ngoÆc vÝ dô: “B¸n” ®Ó ®Õm tÊt ç çc « trong d·y cã chøa tõ “B¸n”. Víi nh÷ng « sè cã thÓ sö dông çc to¸n tö so s¸nh nh: “+”, “>”, “<”..

VÝ dô:

A B

1 Data Data

2 apples 32

3 oranges 54

4 peaches 75

5 apples 86


7 =COUNTIF(A2:A5,"apples") 2

8 =COUNTIF(B2:B5,">55") 2

2.9 Hµm DEGREES

Chøc n¨ng: ChuyÓn tõ Radian sang ®é

Có ph¸p: DEGREES(angle)

Tham sè: Angle lµ gÝa trÞ theo ®¬n vÞ Radian

VÝ dô:


=DEGREES(PI()) (180)

2.10 Hµm EVEN

Chøc n¨ng: Lµm trßn mét sè tíi sè nguyªn ch½n gÇn nhÊt

Có ph¸p: EVEN(number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn lµm trßn

VÝ dô:


=EVEN(1.5) (2)

=EVEN(3) (4)



=EVEN(2) (2)

=EVEN(-1) (-2)

2.11 Hµm EXP

Chøc n¨ng: TÝnh luü thõa cña mét sè c¬ sè e

Có ph¸p: EXP(number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh luü thõa

VÝ dô: Exp(3) = e3 = 20.08553692

2.12 Hµm FACT

Chøc n¨ng: TÝnh giai thõa cña mét sè

Có ph¸p: Fact (number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh giai thõa.

VÝ dô: Fact( 5) = 120

2.13 Hµm FLOOR

Chøc n¨ng: Lµ chßn díi tíi mét con sè nguyªn gÇn nhÊt theo chØ ®Þnh

Có ph¸p: FLOOR(number, significance)

Tham sè: Number sè cÇn lµm trßn, significance lµ co sè mÉu cÇn lµm trßn ®Õn

VÝ dô: FLOOR(749,5) sÏ lµ 745

2.14 Hµm GCD

Chøc n¨ng: TÝnh íc sè chung lín nhÊt cña mét d·y sè

Có ph¸p: GCD(number1, number2,...)

Tham sè: Numberi lµ çc sè trong d·y cÇn tÝnh cã thÓ lÊy ®Õn 29 sè

VÝ dô:

A B


=GCD(5, 2) (1)

=GCD(24, 36) (12)

=GCD(7, 1) (1)



=GCD(5, 0) (5)



2.15 Hµm INT

Chøc n¨ng: Lµ trßn díi tíi mét sè nguyªn gÇn nhÊt

Có ph¸p: INT(number)

Tham sè: Number lµ sè thùc cÇn lµm trßn

VÝ dô: int(11/3) =3

2.16 Hµm LCM

Chøc n¨ng: TÝnh béi sè chung nhá nhÊt cña mét d·y sè

Có ph¸p: LCM(number1. number2,....)

Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn tÝnh béi sè chung nhá nhÊt

VÝ dô

A B


=LCM(5, 2) (10)

=LCM(24, 36) (72)

2.17 Hµm LN

Chøc n¨ng: tÝnh Logarit c¬ sè e cña mét sè

Có ph¸p: LN(number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh Logarit

VÝ dô: Ln(5) => 1.609438

2.18 Hµm LOG

Chøc n¨ng: TÝnh Logarit c¬ sè cña mét sè

Cóph¸p: LOG(Number, base)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh logarit, base c¬ sè cÇn tÝnh

VÝ dô:

A B


=LOG(10) Logarithm of 10 (1)

=LOG(8, 2) Logarithm of 8 with base 2 (3)



2.19 Hµm LOG10

Chøc n¨ng: tÝnh Logarit c¬ sè 10 cña mét sè

Có ph¸p: LOG10(Number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh logarit c¬ sè 10

VÝ dô:

A B


=LOG10(86) Base-10 logarithm of 86 (1.934498451)

=LOG10(10) Base-10 logarithm of 10 (1)

=LOG10(1E5) Base-10 logarithm of 1E5 (5)

=LOG10(10^5) Base-10 logarithm of 10^5 (5)

2.20 Hµm MOD

Chøc n¨ng: LÊy phÇn d cña phÐp chia hai sè

Có ph¸p: MOD(number,divisor)

Tham sè: Number sè bÞ chia, divisor sè chia

VÝ dô: Mod(11/2) => 1

2.21 Hµm MROUND

Chøc n¨ng: Lµ trßn ®Õn mét sè cho tríc

Có ph¸p: MROUND(number,multiply)

Tham sè: Number lµ sè cÇn lµm trßn, multiply lµ sè muèn lµm trßn ®Õn

VÝ dô


=MROUND(10, 3) Rounds 10 to a nearest multiple of 3 (9)

=MROUND(-10, -3) Rounds 10 to a nearest multiple of 3 (-9)

=MROUND(1.3, 0.2) Rounds 1.3 to a nearest multiple of 0.2 (1.4)

=MROUND(5, -2) Returns an error, because -2 and 5 have different signs (#NUM!)

2.22 Hµm ODD

Chøc n¨ng: Lµ trßn trªn tíi mét sè nguyªn lÎ gÇn nhÊt

Có ph¸p: ODD(number)



Tham sè: Number lµ sè cÇn lµm trßn

VÝ dô:


=ODD(1.5) (3)

=ODD(3) (3)

=ODD(2) (3)

=ODD(-1) (-1)

=ODD(-2) (-3)

2.23 Hµm PI

Chøc n¨ng: Cho gi¸ trÞ PI víi 15 ký sè

Có ph¸p: PI()

Tham sè: Kh«ng

VÝ dô: PI() = 3.141592654

2.24 Hµm POWER

Chøc n¨ng: TÝnh luü thõa cña mét sè theo sè mò nµo ®ã

Có ph¸p: POWER(number,power)

Tham sè: Number lµ c¬ sè, power lµ luü thõa

VÝ dô:


=POWER(5,2) 5 mũ 2 = (25)

=POWER(98.6,3.2) 98.6 mũ 3.2 = (2401077)

=POWER(4,5/4) 4 mũ 5/4 = (5.656854)



2.25 Hµm PRODUCT

Chøc n¨ng: Nh©n mét d·y sè víi nhau

Có ph¸p: PRODUCT(number1, number2,....)

Tham sè: Numberi lµ çc sè trong d·y sè, cã thÓ nh©n tíi 30 sè

VÝ dô

A

1 Data

2 5

3 15

4 30


6 =PRODUCT(A2:A4) =5 * 15* 30 = (2250)

7 =PRODUCT(A2:A4, 2) =(5*15*30)*2= (4500)

2.26 Hµm QUOTIENT

Chøc n¨ng: LÊy phÇn nguyªn cña mét phÐp chia

Có ph¸p: QOUTIENT(numberator,demominator)

Tham sè: Numberator lµ sè bÞ chia, demominator lµ sè chia

VÝ dô:


=QUOTIENT(5, 2) (2)

=QUOTIENT(4.5, 3.1) (1)

=QUOTIENT(-10, 3) (-3)

2.27 Hµm RAND

Chøc n¨ng: Cho mét sè ngÉu nhiªn trong kho¶ng tõ 0 tíi 1 vµ cho gi¸ trÞ míi mçi khi b¶ng tÝnh tÝnh to¸n l¹i

Có ph¸p: RAND()

Tham sè: Kh«ng



VÝ dô:


=RAND() Lấy 1 số ngẫu nhiên trong khoảng 0 -1

=RAND()*100 Lấy 1 số ngẫu nhiên trong khoảng 0 đến dưới 100

2.28 Hµm ROUND

Chøc n¨ng: Lµ trßn mét sè theo ký sè ®· chØ ra viÖc lÇm trßn lªn hay suèng phô thuéc vµo sè ®øng ngay sau sè lµm trßn ®Õn

Có ph¸p: ROUND(number,num_digits)

Tham sè: Number sè cÇn lµ trßn, num_digits lµ sè ký sè muèn lµm trßn (<=0)

VÝ dô


=ROUND(2.15, 1) (2.2)

=ROUND(2.149, 1) (2.1)

=ROUND(-1.475, 2) (-1.48)

=ROUND(21.5, -1) (20)

2.29 Hµm ROUNDDOWN

Chøc n¨ng: Cho phÐp lµm trßn díi theo mét ký sè

Có ph¸p: ROUNDDOWN(number, num_digits)

Tham sè: Number sè cÇn lµm trßn, num_digits lµ sè ký sè muèn lµm trßn (<= 0)

VÝ dô :


=ROUNDDOWN(3.2, 0) (3)

=ROUNDDOWN(76.9,0) (76)

=ROUNDDOWN(3.14159, 3) (3.141)

=ROUNDDOWN(-3.14159, 1) (-3.1)

=ROUNDDOWN(31415.92654, -2) (31400)



2.30 Hµm ROUNDUP

Chøc n¨ng: Cho phÐp lµm trßn trªn theo mét ký sè

Có ph¸p: ROUNDUP(number, num_digits)

Tham sè: Number sè cÇn lµm trßn, num_digits lµ sè ký sè muèn lµm trßn (<= 0)

VÝ dô :


=ROUNDUP(3.2,0) (4)

=ROUNDUP(76.9,0) (77)

=ROUNDUP(3.14159, 3) (3.142)

=ROUNDUP(-3.14159, 1) (-3.2)

=ROUNDUP(31415.92654, -2) (31500)

2.31 Hµm SIGN

Chøc n¨ng: cho dÊu cña mét sè, tr¶ vÒ 1 nÕu sè ®ã d¬ng, tr¶ vÒ 0 nÕu sè ®ã b»ng 0 vµ -1 nÕu sè ®ã ©m

Có ph¸p: SIGN(number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn lÊy gi¸ trÞ cña dÊu

VÝ dô:


=SIGN(10) (1)

=SIGN(4-4) (0)

=SIGN(-0.00001) (-1)

2.32 Hµm SIN

Chøc n¨ng: tÝnh Sin cña mét gãc

Có ph¸p: SIN(number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh ®îc ®o b»ng ®¬n vÞ Radian

VÝ dô: Sin(1/2) = 0.479426



2.33 Hµm SQRT

Chøc n¨ng: TÝnh c¨n bËc hai cña mét hµm sè d¬ng

Có ph¸p: SQRT(number)

Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh c¨n bËc hai

VÝ dô: SQRT(3) = 9

2.34 Hµm SUM

Chøc n¨ng: tÝnh tæng cña mét d·y sè

Có ph¸p: SUM(number1, number2, .....)

Tham sè: Numberi Lµ d·y sè cÇn tÝnh tæng

VÝ dô: Sum(14,2,5) = 21

2.35 Hµm SUMIF

Chøc n¨ng: TÝnh tæng mét d·y sè tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cho tríc

Có ph¸p: SUMIF(range,criteria,sum_range)

Tham sè: range lµ tham chiÕu tíi mét tËp çc « ®îc kiÓm tra theo mét tiªu chuÈn cña criteria, criteria lµ mét sè, mét biÓu thøc, hay lµ mét chuçi v¨n b¶n x¸c ®Þnh « nµo cÇn tÝnh tæng, Sum_range lµ tham chiÕu tíi nh÷ng « chøa gi¸ trÞ tÝnh tæng

A B

1 Nhân viên Tiền thưởng

2 An 7,000

3 Chi 14,000

4 Nga 21,000

5 An 28,000

6 Tiền thưởng của nhân viên An Kết quả

7 =SUMIF(A2:A5,"An",B2:B5) =7,000+28,000

2.36 Hµm SUMPRODUCT

Chøc n¨ng: Nh©n t¬ng øng hai d·y vµ céng kÕt qu¶ nh©n l¹i víi nhau

Có ph¸p: SUMPRODUCT(array1,array2,...)

Tham sè: arrayi lµ çc d·y sè cÇn nh©n víi nhau cã thÓ nh©n tíi 30 d·y sè



VÝ dô :

A B C D

1 Array 1 Array 1 Array 2 Array 2

2 3 4 2 7

3 8 6 6 7

4 1 9 5 3


6 =SUMPRODUCT(A2:B4, C2:D4)

Nhân tất cả các phần tử của hai mảng. Nghĩa là: 3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3. (156)

2.37 Hµm SUMSQ

Chøc n¨ng: B×nh ph¬ng çc tham sè sau ®ã céng tæng chóng l¹i víi nhau

Có ph¸p: SUMQ(number1, number2,...)

Tham sè: Number1 lµ d·y sè cÇn tÝnh

VÝ dô:


=SUMSQ(3, 4) 3*3+4*4 = (25)

2.38 Hµm SUMX2MY2

Chøc n¨ng: B×nh ph¬ng çc gi¸ trÞ t¬ng øng trong hai d·y, x¸c ®Þnh sù kh¸c biÖt gi÷a çc gi¸ trÞ b×nh ph¬ng t¬ng øng vµ céng çc kÕt qu¶ sai biÖt l¹i

Có ph¸p: SUMX2MY2(array1,array2)

Tham sè: array1,array2 lµ çc d·y sè cÇn tÝnh

VÝ dô: Trang bªn :



A B

1 First array Second array

2 2 6

3 3 5

4 9 11

5 1 7

6 8 5

7 7 4

8 5 4


10 =SUMX2MY2(A2:A8,B2:B8) Sum of the difference of squares of the two arrays above (-55)

11 =SUMX2MY2({2, 3, 9, 1, 8, 7, 5}, {6, 5, 11, 7, 5, 4, 4})

={2*2+3*3+9*9+1*1+8*8+7*7+5*5}-{6*6+5*5+11*11+7*7+5*5+4*4+4*4}=-55

2.39 Hµm SUMX2PY2

Chøc n¨ng: B×nh ph¬ng çc gi¸ trÞ t¬ng øng trong hai d·y vµ céng çc kÕt qu¶ b×nh ph¬ng l¹i

Có ph¸p: SUMX2PY2(array_x,array_y)

Tham sè: array_x,array_y, lµ hai d·y chóa çc gi¸ trÞ cÇn tÝnh to¸n

VÝ dô :

A B


2 2 6

3 3 5

4 9 11

5 1 7

6 8 5

7 7 4

8 5 4


10 =SUMX2PY2(A2:A8,B2:B8) Sum of the sum of squares of the two arrays above



A B

(521)

11 =SUMX2PY2({2, 3, 9, 1, 8, 7, 5}, {6, 5, 11, 7, 5, 4, 4})

={2*2+3*3+9*9+1*1+8*8+7*7+5*5}+ {6*6+5*5+11*11+7*7+5*5+4*4+4*4}=521

2.40 Hµm SUMXMY2

Chøc n¨ng: X¸c ®Þnh çc gi¸ trÞ sai biÖt cña çc gi¸ trÞ trong hai d·y b×nh ph¬ng çc sai biÖt sau ®ã lÊy tæng çc b×nh ph¬ng sai biÖt

Có ph¸p:SUMXMY2(array_x,array_y)

Tham sè: array_x,array_y lµ hai d·y chøa çc gi¸ trÞ cÇn tÝnh to¸n

VÝ dô :

A B


2 2 6

3 3 5

4 9 11

5 1 7

6 8 5

7 7 4

8 5 4


10 =SUMXMY2(A2:A8,B2:B8) Sum of squares of differences of the two arrays above (79)

11 =SUMXMY2({2, 3, 9, 1, 8, 7, 5}, {6, 5, 11, 7, 5, 4, 4})

Sum of squares of differences of the two arrays constants (79)

2.41 Hµm TAN

Chøc n¨ng: TÝnh Tang cña mét gãc

Có ph¸p: TAN(number)

Tham sè: Number lµ mét sè thùc

VÝ dô: Tan(1/2) =0.546302



2.42 Hµm TRUNC

Chøc n¨ng: C¾t mét sè thµnh mét sè nguyªn, ®é chÝnh x¸c tuú thuéc vµo sù x¸c ®Þnh cho tríc

Có ph¸p: TRUNC(number, num_digits)

Tham sè: Number lµ sè cÇn c¨t, num_digits lµ ®é chÝnh x¸c cña phÐp c¨t sÏ mÆc ®Þnh lµ 0 nÕu tham sè nµy kh«ng cã

VÝ dô:

A B


=TRUNC(8.9) Integer part of 8.9 (8)

=TRUNC(-8.9) Integer part of -8.9 (-8)

=TRUNC(PI()) Integer part of pi (3)



bµi 5 thùc ®¬n view çc hµm thèng kª

1 Thùc ®¬n view

Normal : ChÕ ®é xem b×nh thêng

Page break preview : ChÕ ®é xem cã ng¾t trang

Tool bar : HiÓn thÞ hoÆc Èn çc thanh c«ng cô

Formual bar : HiÓn thÞ hoÆc Èn thanh c«ng thøc

Status bar : HiÓn thÞ hoÆc Èn thanh tr¹ng th¸i

Header and footer : Më chÕ ®é lµm viÖc víi trang trÝ ®Çu trang hoÆc cuèi trang

Comment : ChÕ ®é hiÓn thÞ lêi chó thÝch

Custom view : ChÕ ®é xem tù chän

Full Screen : ChÕ ®é xem toµn bé mµn h×nh

Zoom :Thu nhá c¶nh in


H×nh 4-5 Hép tho¹i Page Setup


2. Çc hµm thèng kª

2.1 Hµm AVEDEV

Chøc n¨ng: TÝnh b×nh qu©n gi¸ trÞ ph©n cùc tuyÖt ®èi cña nh÷ng ®iÓm d÷ liÖu víi gi¸ trÞ trung b×nh

Có ph¸p: AVEDEV(number1, number2,...)

Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn tÝnh gi¸ trÞ ph©n cùc tuyÖt ®èi

VÝ dô:

A

1 Data

2 4

3 5

4 6

5 7

6 5

7 4

8 3


10 =AVEDEV(A2:A8) Average of the absolute deviations of the numbers above from their mean (1.020408)

2.2 Hµm AVERAGE

Chøc n¨ng: TÝnh trÞ trung b×nh çc tham sè cña nã

Có ph¸p: AVERAGE(number1, number2,...)

Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh

VÝ dô: Average(10,5,2,6) = 5.75



2.3 Hµm COUNT

Chøc n¨ng: §Õm xem cã bao nhiªu d÷ kiÖn thuéc lo¹i sè trong danh s¸ch

Có ph¸p: COUNT(value1, value2,...)

Tham sè: Valuei lµ d·y sè cÇn ®Õm cã thÓ tham chiÕu ®Õn 30 vïngd÷ liÖu kh¸c nhua cña b¶ng tinh tuy nhiªn chØ sã d÷ liÖu kiÓu sè míi ®îc ®Õm.

VÝ dô :

1 Data

2 Sales

3 12/8/2008

4

5 19

6 22.24

7 TRUE

8 #DIV/0!


10 =COUNT(A2:A8) Đếm các số trong vùng A2:A8 => (3)

11 =COUNT(A5:A8) Đếm các số trong vùng A5:A8 => (2)

12 =COUNT(A2:A8,2) Đếm các số trong danh sách trên và cả giá trị 2 => (4)

2.4 Hµm COUNTA

Chøc n¨ng: X¸c ®Þnh xem cã bao nhiªu gi¸ trÞ trèng trong d·y çc tham sè

Có ph¸p: COUNTA(value1, value2,...)

Tham sè: Valuei lµ d·y çc « cÇn ®Õm nã còng cã thÓ tham chiÕu ®Õn h¬n 30 vïng d÷ liÖu kh¸c nhau cña b¶ng tÝnh tuy nhiªn chØ cã nh÷ng « trèng míi ®îc ®Õm

VÝ dô: D÷ liÖu nh phÇn hµm Count ta cã kÕt qu¶ sau:




=COUNTA(A2:A8) Đếm các giá trị không trống trong danh sách A2:A8 => (6)

=COUNTA(A5:A8) Đếm các giá trị không trống trong danh sách A5:A8 =>(4)

=COUNTA(A1:A7,2) Đếm các giá trị không trống trong danh sách A2:A8 và số 2 => (7)

=COUNTA(A1:A7,"Two") Đếm các giá trị không trống trong danh sách A2:A8 và two => (7)

2.5 Hµm DEVSQ

Chøc n¨ng: tÝnh tæng b×nh ph¬ng çc ph©n cùc cña çc d÷ liÖu ®èi víi trÞ b×nh qu©n

Có ph¸p: DEVSQ(number1, number2,....)

Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn lÊy tæng b×nh ph¬ng çc ph©n cùc

VÝ dô :

A

1 Data

2 4

3 5

4 8

5 7

6 11

7 4

8 3


10 =DEVSQ(A2:A8) Sum of squares of deviations of data above from their sample mean (48)

2.6 Hµm MAX

Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ lín nhÊt cña danh s¸ch tham sè

Có ph¸p: MAX(number1, number2,....)

Tham sè: Numberi lµ d·y danh s¸ch cÇn lÊy gi¸ trÞ lín nhÊt

VÝ dô: Max(12,45,78,2,14) => 78



2.7 Hµm MIN

Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ lín nhÊt cña d·y çc tham sè

Có ph¸p: MIN(number1,number2,...)

Tham sè: Numberi lµ d·y tham sè cÇn lÊy gi¸ trÞ nhá nhÊt

VÝ dô: Min(12,45,78,2,14) => 2

2.8 Hµm RANK

Chøc n¨ng: X¸c ®Þnh thø tù mét sè trong mét d·y cho tríc

Có ph¸p: RANK(number, ref, order)

Tham sè: Number lµ con sè cÇn biÕt thø h¹ng, ref lµ d·y danh s¸ch çc sè, order lµ 0 hoÆc kh«ng cã nÕu d·y sè ®· ®îc x¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn vµ kh¸c 0 nÕu d·y sè ®îc x¾p xÕp theo thø tù gi¶m dÇn

VÝ dô :

A

1 Data

2 7

3 3.5

4 3.5

5 1

6 2


8 =RANK(A3,A2:A6,1) Rank of 3.5 in the list above (3)

9 =RANK(A2,A2:A6,1) Rank of 7 in the list above (5)

2.9 Hµm SMALL

Chøc n¨ng: Cho mét gi¸ trÞ nhá nhÊt thø k trong mét tËp d÷ liÖu

Có ph¸p: SMALL(array, k)

Tham sè: array lµ d·y d÷ liÖu mµ ta muèn chän, k lµ thø h¹ng vÞ trÝ ®Ó trän



VÝ dô :

A B

1 Data Data

2 3 1

3 4 4

4 5 8

5 2 3

6 3 7

7 4 12

8 6 54

9 4 8

10 7 23


12 =SMALL(A2:A10,4) 4th smallest number in first column (4)

13 =SMALL(B2:B10,2) 2nd smallest number in the second column (3)

2.10 Hµm TRIMMEAN

Chøc n¨ng: TÝnh b×nh qu©n cña mét tËp d÷ liÖu

Có ph¸p: TRIMMEAN(array,percent)

Tham sè: array lµ d·y sè liÖu nh÷ng gi¸ trÞ cÇn sö dông, percent lµ tû lÖ çc sè liÖu ®îc lo¹i bá tõ d·y d÷ liÖu

VÝ dô :

Data

1 4

2 5

3 6

4 7

5 2

6 3



7 4

8 5

9 1

10 2

11 3


13 =TRIMMEAN(A2:A12,0.2) Mean of the interior of a data set above, with 20 percent excluded from calculation (3.777778)

Bµi 6 Thùc ®¬n insert çc hµm v¨n b¶n

1. Thùc ®¬n insert

Cells : Thao t¸c chÌn thªm «

Rows : Thao t¸c chÌ thªm dßng

Columns : Thao t¸c chÌn thªm cét

Worksheet : ChÌn thªm Sheet

Chart : VÏ b¶n ®å

Page break : ChÌn ng¾t trang

Funtion : ChÌn hµm to¸n häc

Comment : ChÌn lêi chó thÝch

Picture :ChÌn tranh ¶nh

Hyperlink : ChÌn liªn kÕt



2. Çc hµm v¨n b¶n

2.1 Hµm CHAR

Chøc n¨ng:Cho mét ký tù t¬ng øng víi m· cña chóng

Có ph¸p: CHAR(number)

Th¸m sè: Number lµ m· ASCII cña ký tù mµ b¹n muèn

VÝ dô:

B


=CHAR(65) Displays the 65 character in the set (A)

=CHAR(33) Displays the 33 character in the set (!)

2.2 Hµm CLEAN

Chøc n¨ng: Lo¹i bá çc ký tù kh«ng in ®îc ra khái v¨n b¶n

Có ph¸p: CLEAR(text)

Tham sè: Text ®o¹n v¨n b¶n mµ ta muèn xo¸ bá çc ký tù kh«ng in ®îc

VÝ dô :

A

1 Data

2 =CHAR(7)&"text"&CHAR(7)


4 =CLEAN(A2) Removes the nonprintable character, CHAR(7), from the string above (text)

2.3 Hµm CODE

Chøc n¨ng: Cho m· t¬ng øng víi ký tù ®Çu tiªn trong v¨n b¶n

Có ph¸p: CODE(text)

Tham sè: Text ®o¹n v¨n b¶n cÇn lÊy m· ký tù ®Çu tiªn

VÝ dô: Code(A) => 65



2.4 Hµm CONCATENATE

Chøc n¨ng: Nèi kÕt çc chuçi v¨n b¶n l¹i thµnh mét chuçi

Có ph¸p: CONCATENATE(text1,text2,....)

Tham sè: Texti lµ çc chuçi v¨n b¶n cÇn nèi kÕt

VÝ dô :

A

1 Data

2 brook trout

3 species

4 32

5 Formula Description

6 =CONCATENATE("Stream population for ",A2," ",A3," is ",A4,"/mile")

Concatenates a sentence from the data above (Stream population for brook trout species is 32/mile)

2.5 Hµm DOLLAR

Chøc n¨ng: §æi mét sè sang mét chuçi víi ®Þnh d¹ng tiÒn tÖ t¬ng øng

Có ph¸p: DOLLAR(number,decimals)

Tham sè: Number lµ mét gi¸ trÞ sè, mét c«ng thøc mµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ lµ gi¸ trÞ sè hay mét tham chiÕu ®Õn mét « chøa çc gi¸ trÞ sè, Decimals lµ sè çc con sè thËp ph©n sau dÊu chÊm nÕu bá qua EXCEL sÏ mÆc ®Þnh lµ 2.

VÝ dô :

A

1 Data

2 1234.567

3 -1234.567

4 -0.123



5 99.888


7 =DOLLAR(A2, 2) Displays the first number in a currency format, 2 digits to the right of the decimal point ($1,234.57)

8 =DOLLAR(A2, -2) Displays the first number in a currency format, 2 digits to the left of the decimal point ($1,200)

9 =DOLLAR(A3, -2) Displays the second number in a currency format, 2 digits to the left of the decimal point (($1,200))

10 =DOLLAR(A4, 4) Displays the third number in a currency format, 4 digits to the right of the decimal point(($0.1230))

11 =DOLLAR(A5) Displays the fourth number in a currency format, 2 digit to the left of the decimal point ($99.89)

2.6 Hµm EXACT

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ kÕt qu¶ khi so s¸nh hai chuçi v¨n b¶n. NÕu gièng nhau nhËn ®îc gi¸ trÞ TRUE nÕu kh¸c nhau nhËn gi¸ trÞ FALE

Có ph¸p: EXACT(text1, text2)

Tham sè: Text1, Text2 lµ hai d·y v¨n b¶n cÇn so s¸nh víi nhau.



VÝ dô :

A B

1 First string Second string

2 word word

3 Word word

4 w ord word


6 =EXACT(A2,B2) Checks whether the strings in the first row match (TRUE)

7 =EXACT(A3,B3) Checks whether the strings in the second row match (FALSE)

8 =EXACT(A4,B4) Checks whether the strings in the third row match (FALSE)

2.7 Hµm FIND

Chøc n¨ng: T×m mét chuçi v¨n b¶n trong mét v¨n b¶n kh¸c. Gi¸ trÞ tr¶ vÒ lµ vÞ trÝ ®Çu tiªn cña ký tù ®Çu tiªn trong chuçi t×m. Hµm nµy ph©n biÖt ch÷ çi hoa vµ ch÷ thêng vµ kh«ng chÊp nhËn tªn ®¹i diÖn (“*” , “ .” , “?”)

Có ph¸p: FIND(Find_text, within_text, start_number)

Tham sè: Find_Text lµ v¨n b¶n muèn t×m, within_text lµ v¨n b¶n trong ®ã cÇn t×m, start_number lµ vÞ trÝ b¾t ®Çu t×m.

VÝ dô 1:

A

1 Data

2 Miriam McGovern


4 =FIND("M",A2) Position of the first "M" in the string above (1)

5 =FIND("m",A2) Position of the first "m" in the string above (6)

6 =FIND("M",A2,3) Position of the first "M" in the string above, starting with the third character (8)



VÝ dô 2:

A

1 Data

2 Ceramic Insulators #124-TD45-87

3 Copper Coils #12-671-6772

4 Variable Resistors #116010


6 =MID(A2,1,FIND(" #",A2,1)-1) Extracts text from position 1 to the position of "#" in the first string above (Ceramic Insulators)

7 =MID(A3,1,FIND(" #",A3,1)-1) Extracts text from position 1 to the position of "#" in the second string above (Copper Coils)

8 =MID(A4,1,FIND(" #",A4,1)-1) Extracts text from position 1 to the position of "#" in the third string above (Variable Resistors)

2.8 Hµm FIXED

Chøc n¨ng: Lµm trßn mét sè tíi mét sè chÝnh x¸c cho tríc vµ ®æi mét sè sang d¹ng v¨n b¶n víi nh÷ng dÊu chÊm vµ dÊu phÊy t¬ng øng

Có ph¸p: FIXED(number, decimals, no_commas)

Tham sè: Number lµ con sè cÇn lµm trßn vµ chuyÓn ®æi, decimals lµ sè çc con sè cau dÊu thËp ph©n, no_commas lµ gi¸ trÞ luËn lý tr¶ vÒ trong v¨n b¶n nÕu TRUE sÏ cã dÊu phÈy trong sè chuyÓn ®æi nÕu FALE hoÆc kh«ng sÏ kh«ng cã dÊu phÈy trong v¨n b¶n.

VÝ dô :

A

1 Data

2 1234.567

3 -1234.567

4 44.332




6 =FIXED(A2, 1) Rounds the first number 1 digit to the right of the decimal point (1,234.6)

7 =FIXED(A2, -1) Rounds the first number 1 digit to the left of the decimal point (1,230)

8 =FIXED(-1234.567, -1, TRUE) Rounds the second number 1 digit to the left of the decimal point, without commas (-1230)

9 =FIXED(44.332) Rounds the third number 2 digits to the left of the decimal point (44.33)

2.9 Hµm LEFT

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ mét hoÆc mét chuèi ký tù lÊy tõ mét chuçi ký tù kh¸c ®îc x¸c ®Þnh tõ bªn tr¸i.

Có ph¸p: LEFT(text, num_char)

Tham sè: Text chuçi ký tù ®Ó lÊy çc ký tù ra, num_char lµ ®é dµi cña chuçi cÇn lÊy ra nÕu bá qua sÏ mÆc ®Þnh gi¸ trÞ lµ 1. VÝ dô :

A

1 Data

2 Sale Price

3 Sweden


5 =LEFT(A2,4) First four characters in the first string (Sale)

6 =LEFT(A3) First character in the second string (S)

2.10 Hµm LEN

Chøc n¨ng: Cho biÕt ®é dµi cña mét chuçi hµm nµy ®Õm c¶ kho¶ng tr¾ng vµ ký tù

Có ph¸p: LEN(text)

Tham sè: Text lµ chuçi ký tù cÇn ®Õm. VÝ dô :

A

1 Data



2 Phoenix, AZ

3

4 One

6 =LEN(A2) Length of the first string (11)

7 =LEN(A3) Length of the second string (0)

8 =LEN(A4) Length of the third string, which includes 5 spaces (8)

2.11 Hµm LOWER

Chøc n¨ng: §æi mét chuçi v¨n b¶n ra ch÷ thêng

Có ph¸p: LOWER(text)

Tham sè: Text lµ chuçi v¨n b¶n cÇn ®æi

VÝ dô :

A

1 Data

2 E. E. Cummings

3 Apt. 2B


5 =LOWER(A2) Lower case of first string (e. e. cummings)

6 =LOWER(A3) Lower case of last string (apt. 2b)

2.12 Hµm MID

Chøc n¨ng: C¾t mét chuçi ký tù tõ mét chuçi ký tù b¾t ®Çu tùi mét vÞ trÝ ®îc chØ ra vµ cã ®é dµi ®îc cho tríc

Có ph¸p: MID(text, num_text1, num_text2)

Tham sè: text lµ chuçi ký tù ®Ó lÊy ra, num_text1 lµ vÞ trÝ b¾t ®Çu c¾t, num_text2 lµ ®é dµi chuçi ký tù cÇn c¾t.

VÝ dô :

A



1 Data

2 Fluid Flow


4 =MID(A2,1,5) Five characters from the string above, starting at the first character (Fluid)

5 =MID(A2,7,20) Twenty characters from the string above, starting at the seventh (Flow)

6 =MID(A2,20,5) Because the starting point is greater than the length of the string, empty text is returned ()



2.13 Hµm PROPER

Chøc n¨ng: ®æi sang ch÷ hoa çc ký tù ®Çu trong mét tõ çc ký tù kh¸c trong tõ ®æi sang ch÷ thêng

Có ph¸p: PROPER(text)

Tham sè: text lµ chuçi ký tù cÇn ®æi

VÝ dô :

A

1 Data

2 this is a TITLE

3 2-cent's worth

4 76BudGet


6 =PROPER(A2) Proper case of first string (This Is A Title)

7 =PROPER(A3) Proper case of second string (2-Cent'S Worth)

8 =PROPER(A4) Proper case of third string (76Budget)

2.14 Hµm REPLACE

Chøc n¨ng: Thay thÕ mét sè çc ký tù b¾t ®Çu t¹i mét vÞ trÝ cho tríc b»ng mét tËp çc ký tù cho tríc

Có ph¸p: REPLACE(old_text, Start_number, num_char, new_text)

Tham sè: Old_text lµ chuçi v¨n b¶n cò, Start_number lµ vÞ trÝ b¾t ®Çu cÇn ph¶i thay, num_char lµ sè çc ký tù ph¶i thay (®é dµi chuçi míi), new_text lµ ®o¹n ký tù míi thay thÕ cho ®o¹n ký tù cò

VÝ dô :

A

1 Data

2 abcdefghijk

3 2009



4 123456


6 =REPLACE(A2,6,5,"*") Replaces five characters, starting with the sixth character (abcde*k)

7 =REPLACE(A3,3,2,"10") Replaces the last two digits of 2009 with 10 (2010)

8 =REPLACE(A4,1,3,"@") Replaces the first three characters with @ (@456)

2.15 Hµm REPT

Chøc n¨ng: LÆp l¹i mét chuçi v¨n b¶n mét sè lÇn hµm nµy cã thÓ lÊp ®Çy mét « b»ng mét sè cè ®Þnh çc « tõ çc thÓ hiÖn cña cïng mét chuçi v¨n b¶n

Có ph¸p: REPT(text, num_times)

Tham sè: text lµ v¨n b¶n cÇn lÆp l¹i, num_times lµ sè lÇn cÇn lÆp l¹i

VÝ dô :

A B


=REPT("*-", 3) Displays the string 3 times (*-*-*-)

=REPT("-",10) Displays a dash 10 times (----------)

2.16 Hµm RIGHT

Chøc n¨ng: LÊy mét sè çc ký tù tõ bªn ph¶i cña mét chuçi çc ký tù

Có ph¸p: RIGHT(text, num_char)

Tham sè: Text chuçi ký tù mµ cÇn lÊy mét chuçi ký tù tõ ®©y ra, num_text ®é dµi chuçi ký tù cÇn lÊy.

VÝ dô :

A

1 Data

2 Sale Price

3 Stock Number




5 =RIGHT(A2,5) Last 5 characters of the first string (Price)

6 =RIGHT(A3) Last character of the second string (r)



2.17 Hµm TEXT

Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét gi¸ trÞ sè sang mét v¨n b¶n theo ®Þnh d¹ng sè ®· x¸c ®Þnh

Có ph¸p: TEXT(value, format_text)

Tham sè: value gi¸ trÞ cÇn chuyÓn ®æi, format_text ®Þnh d¹ng v¨n b¶n muèn sö dông

VÝ dô :

A B

1 Salesperson Sales

2 Buchanan 2800

3 Dodsworth 40%


5 =A2&" sold "&TEXT(B2, "$0.00")&" worth of units."

Combines contents above into a phrase (Buchanan sold $2800.00 worth of units.)

6 =A3&" sold "&TEXT(B3,"0%")&" of the total sales."

Combines contents above into a phrase (Dodsworth sold 40% of the total sales.)

2.18 Hµm TRIM

Chøc n¨ng: ChuÈn ho¸ çc kho¶ng trèng trong mét v¨n b¶n vµ chØ ®Ó l¹i çc kho¶ng tr¾ng gi÷a çc tõ

Có ph¸p: TRIM(text)

Tham sè: text v¨n b¶n cÇn chuÈn ho¸

VÝ dô :

A B


=TRIM(" First Quarter Earnings ")

Removes leading and trailing spaces from the text in the formula (First Quarter Earnings)

2.19 Hµm UPPER

Chøc n¨ng: §æi mét chuçi v¨n b¶n sang ch÷ hoa

Có ph¸p: UPPER(text)

Tham sè: Text chuçi v¨n b¶n cÇn chuyÓn ®æi

VÝ dô :



A

1 Data

2 total

3 Yield


5 =UPPER(A2) Upper case of first string (TOTAL)

6 =UPPER(A3) Upper case of second string (YIELD)

2.20 Hµm VALUE

Chøc n¨ng: §æi mét chuçi v¨n b¶n ra mét sè

Có ph¸p: VALUE(text)

Tham sè: Text lµ chuçi v¨n b¶n cÇn chuyÓn ®æi

VÝ dô: Value(10/20/2006) => 39010



Bµi 7 Thùc ®¬n format çc hµm luËn lý vµ th«ng tin

1. Thùc ®¬n Format

1.1 Cells (Ctrl + 1)

Bao gåm çc ®Þnh d¹ng cña mét « hay mét nhãm çc «

Format cells number

Trong Tab nµy

gåm çc ®Þnh d¹ng

kiÓu d÷ liÖu trong mét

« hoÆc mét nhãm çc «

General ®Þnh d¹ng kiÓu b×nh thêng

Number ®Þnh d¹ng kiÓu sè

Currency ®Þnh d¹ng kiÓu tiÒn tÖ

Date ®Þnh d¹ng kiÓu ngµy th¸ng

Time ®Þnh d¹ng kiÓu thêi gian

Text ®Þnh d¹ng kiÓu v¨n b¶n

Format cells Alignment

Horizontal x¸c ®Þnh kho¶ng çc lÒ gi÷a hai c¹nh bªn cña «

Vertical x¸c ®Þnh kho¶ng çch lÒ gi÷a hai c¹nh ®¸y cña «




Wrap text x¸c lËp hoÆ gì bá chÕ ®é hiÓn thÞ nhiÒu dßng trong mét «

Shrink to fit x¸c lËp hoÆc gì bá chÕ ®é tù ®éng ®iÒu chØnh cì ch÷ cho phï hîp víi ®é réng cña «

Merge cells x¸c lËp hoÆc gì bá chÕ ®é gép «

Orientation hiÓn thÞ v¨n b¶n díi çc gãc kh¸c nhau gãc nµy ®îc x¸c lËp qu¸ tuú chän Degrees

Format cells border

Lµm viÖc víi chÕ ®é kÎ vÏ khung viÒn cho çc « ®· chän. Lùa chän çc lo¹i ®êng kÎ trong khung Style vµ mµu ®êng kÎ trong khung Color sau ®ã click chuét vµo çc biÓu tîng ®êng kÎ cña b¶ng trong phÇn Border

1.2 Format rows

(t¬ng tù nh format columns)

1.3 Format colmns

Width X¸c ®Þnh ®é réng cho cét

Autofit selection tù ®éng x¸c ®Þnh ®é réng c¶ cét b»ng víi chiÒu dµi cña d·y ký tù trong «

Hide Èn cét

Unhide gì bá x¸c lËp viÖc Èn cét

Standard width x¸c lËp ®é réng tiªu chuÈn





2. Çc hµm luËn lý

2.1 Hµm AND

Chøc n¨ng: Lîng gi¸ trÞ lµ TRUE nÕu tÊt c¶ çc tham sè lµ TRUE ngîc l¹i lµ FALSE nÕu mét trong çc gi¸ trÞ lµ FALSE

Có ph¸p: AND(logic1, logic2, logic3,....)

Tham sè: Logici lµ çc gi¸ trÞ çc gi¸ trÞ nµy cã thÓ nhËn gi¸ trÞ TRUE hoÆc FALSE

2.2 Hµm FALSE

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ FALSE

Có ph¸p: FALSE()

Tham sè: 0

2.3 Hµm IF

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ mét lîng gi¸ trÞ nÕu lîng gi¸ luËn lý lµ TRUE vµ mét lîng gi¸ trÞ kh¸c nÕu lîng gi¸ luËn lý lµ FALSE

Có ph¸p: IF(logic_test, value_true, value_false)

Tham sè: Logic_test lµ biÓu thøc logic kiÓm tra, value_true gi¸ trÞ tr¶ vÒ khi kiÓm tra ®óng, value_false lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ khi kiÓm tra logic lµ sai

VÝ dô: If( DiemTB >8, “duoc hoc bong”, “0”);

2.4 Hµm NOT

Chøc n¨ng: §æi ngîc gi¸ trÞ cña mét tham sè

Có ph¸p: NOT(logical)

Tham sè: Logical lµ mét biÓu thøc luËn lý bÊt kú cã thÓ ®¸nh gi¸ TRUE hay FALSE

2.5 Hµm OR

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ TRUE nÕu mét tham sè lîng gi¸ lµ TRUE vµ lîng gi¸ lµ FALSE nÕu tÊt c¶ çc tham sè cã gi¸ trÞ lµ FALSE

Có ph¸p: OR(logical1, logical2,...)

Tham sè: Logicali lµ çc gi¸ trÞ logic cÇn kiÓm tra



2.6 Hµm TRUE

Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ TRUE

Có ph¸p: TRUE()

Tham sè:0



3. Çc hµm th«ng tin

3.1 Hµm COUNTBLANK

Chøc n¨ng: §Õm mét sè çc « kh¸c trèng trong d·y

Có ph¸p: COUNTBLANK(range)

Tham sè: Range lµ d·y çc « trong ®ã muèn ®Õm çc « kh¸c

VÝ dô :

A B

1 Data Data

2

3 6 =IF(B4<30,"",B4)

4 27

5 4 34


7 =COUNTBLANK(A2:B5) Counts empty cells in the range above. The formula returns empty text. (4)

3.2 Hµm TYPE

Chøc n¨ng:Cho kiÓu cña mét gi¸ trÞ

Có ph¸p: TYPE(value)

Tham sè: Value lµ gi¸ trÞ cña kiÓu mµ b¹n muèn biÕt TYPE tr¶ vÒ gi¸ trÞ nh b¶ng sau

KiÓu Gi¸ trÞ tr¶ vÒ

Number 1

Text 2

Logical value

4

Formula 8

Error value

16



Array 64

A

1Data

2 Smith


4 =TYPE(A2) Checks the type of the value above (2)

5 =TYPE("Mr. "&A2)

Checks the type of "Mr. Smith" (2)

6 =TYPE(2+A2) Checks the type of the formula, which returns the error #VALUE! (16)

7 =TYPE({1,2;3,4}) Checks the type of an array constant (64)



Bµi 8 çc hµm tra cøu vµ t×m kiÕm

1. Hµm COLUMN

Chøc n¨ng: Cho sè cét cho mét tham chiÕu nµo ®ã

Có ph¸p: COLUMN(reference)

Tham sè: Reference lµ mét tham chiÕu nµo ®ã mµ muèn biÕt sè cét

VÝ dô :

A B


2 =COLUMN() Column in which the formula appears (1)

3 =COLUMN(A10) Column of the reference (1)

2. Hµm HLOOKUP

Chøc n¨ng: T×m trong hµng ®Çu tiªn cña mét m¶ng vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ ®ã trong mét « x¸c ®Þnh

Có ph¸p: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index, range_lookup)

Tham sè: Lookup_value lµ trÞ t×m kiÕm lµ gi¸ trÞ cÇn t×m trong cét ®Çu tiªn, table_array lµ vïng t×m kiÕm lµ vïng m¸ trªn ®ã ta sÏ t×m gi¸ trÞ t×m kiÕm, row_index lµ sè hµng trong b¶ng mµ t¹i ®ã ta muèn lÊy d÷ liÖu vÒ, range_lookup lµ TRUE (hay kh«ng cã) nÕu b¹n muèn t×m gÇn ®óng vµ FALSE nÕu b¹n muèn t×m chÝnh x¸c.

VÝ dô :

A B C

1 Axles Bearings Bolts

2 4 4 9

3 5 7 10

4 6 8 11


6 =HLOOKUP("Axles",A1:C4,2,TRUE) Looks up Axles in row 1, and returns the value from row 2 that's in the same column. (4)



7 =HLOOKUP("Bearings",A1:C4,3,FALSE) Looks up Bearings in row 1, and returns the value from row 3 that's in the same column. (7)

8 =HLOOKUP("B",A1:C4,3,TRUE) Looks up B in row 1, and returns the value from row 3 that's in the same column. Because B is not an exact match, the next largest value that is less than B is used: Axles. (5)

9 =HLOOKUP("Bolts",A1:C4,4) Looks up Bolts in row 1, and returns the value from row 4 that's in the same column. (11)

10 =HLOOKUP(3,{1,2,3;"a","b","c";"d","e","f"},2,TRUE)

Looks up 3 in the first row of the array constant, and returns the value from row 2 in same column. (c)

3 Hµm LOOKUP

Chøc n¨ng: T×m kiÕm vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ trong mét vÐc t¬ hay mét m¶ng

Có ph¸p: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)

LOOKUP(lookup_value, array)

Tham sè: Lookup_ value lµ gi¸ trÞ b¹n muèn t×m kiÕm, lookup_vector lµ tham chiÕu tíi mét hµng cét vµ thø tù cña nã ph¶i theo thø tù t¨ng dÇn, result_vector lµ mét tham chiÕu tíi mét hµng hoÆc cét ph¶i cã cïng kÝch thíc nh lookup_vector, array ph¶i theo thø tù t¨ng dÇn. NÕu hµm nµy kh«ng t×m ®îc gi¸ trÞ x¸c ®Þnh nã thùc hiÖn t×m kiÕm gÇn ®óng.

A B


=LOOKUP("C",{"a","b","c","d";1,2,3,4})

Looks up "C" in first row of the array and returns the value in the last row that's in the same column (3)

=LOOKUP("bump",{"a",1;"b",2;"c",3}) Looks up "bump" in first row of the array and returns the value in the last column that's in the same row (2)

4 Hµm ROW

Chøc n¨ng: Cho biÕt sè hµng cña mét tham chiÕu

Có ph¸p: ROW(reference)

Tham sè: Reference lµ tham chiÕu tíi vïng mµ ta muèn biÕt sè hµng



VÝ dô :

A B


2 =ROWS(C1:E4) Number of rows in the reference (4)

3 =ROWS({1,2,3;4,5,6}) Number of rows in the array constant (2)

5 Hµm VLOOKUP

Chøc n¨ng: T×m trong cét ®Çu tiªn cña mét m¶ng vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ ®ã trong mét « x¸c ®Þnh

Có ph¸p: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index, range_lookup)

Tham sè: Lookup_value lµ trÞ t×m kiÕm lµ gi¸ trÞ cÇn t×m trong hµng ®Çu tiªn, table_array lµ vïng t×m kiÕm, vïng m¸ trªn ®ã ta sÏ t×m gi¸ trÞ t×m kiÕm, col_index lµ sè cét trong b¶ng mµ t¹i ®ã ta muèn lÊy d÷ liÖu vÒ, range_lookup lµ TRUE (hay kh«ng cã) nÕu b¹n muèn t×m gÇn ®óng vµ FALSE nÕu b¹n muèn t×m chÝnh x¸c.

VÝ dô :

A B C

1 Density Viscosity Temperature

2 0.457 3.55 500

3 0.525 3.25 400

4 0.616 2.93 300

5 0.675 2.75 250

6 0.746 2.57 200

7 0.835 2.38 150

8 0.946 2.17 100

9 1.09 1.95 50

10 1.29 1.71 0


12 =VLOOKUP(1,A2:C10,2) Looks up 1 in column A, and returns the value from column B in the same row (2.17)

13 =VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) Looks up 1 in column A, and returns the value from column C in the same row (100)



14 =VLOOKUP(.7,A2:C10,3,FALSE) Looks up 0.746 in column A. Because there is no exact match in column A, an error is returned (#N/A)

15 =VLOOKUP(0.1,A2:C10,2,TRUE) Looks up 0.1 in column A. Because 0.1 is less than the smallest value in column A, an error is returned (#N/A)

16 =VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) Looks up 2 in column A, and returns the value from column B in the same row (1.71)



Bµi 9 çc hµm c¬ së d÷ liÖu

1. Hµm DAVERAGE

Chøc n¨ng: TÝnh trung b×nh çc d÷ kiÖn ®· ®îc chän

Có ph¸p: DAVERAGE(database, field, criteria)

Tham sè: Database lµ mét d·y çc « dïng ®Ó x¸c ®Þnh c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y çc « biÓu diÔn çc cét lÊy trung b×nh, critera lµ tªn vïng hay mét d·y çc « chøa tiªu chuÈn ®Ó tÝnh gi¸ trÞ trong trêng cÇn tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh

A B C D E F

1 Tree Height Age Yield Profit Height

2 Apple >10 <16

3 Pear

4 Tree Height Age Yield Profit

5 Apple 18 20 14 105.00

6 Pear 12 12 10 96.00

7 Cherry 13 14 9 105.00

8 Apple 14 15 10 75.00

9 Pear 9 8 8 76.80

10 Apple 8 9 6 45.00

FormulaDescription

(Result)

=DCOUNT(A4:E10,"Age",A1:F2) This function looks at the records of apple trees between a height of 10 and 16 and counts how many of the Age fields in those records contain numbers. (1)

=DCOUNTA(A4:E10,"Profit",A1:F2) This function looks at the records of apple trees between a height of 10 and 16 and counts how many of the Profit fields in those records are not blank. (1)

=DMAX(A4:E10,"Profit",A1:A3) The maximum profit of apple and pear trees. (105)

=DMIN(A4:E10,"Profit",A1:B2) The minimum profit of apple trees over 10 in height. (75)

=DSUM(A4:E10,"Profit",A1:A2) The total profit from apple trees. (225)



=DSUM(A4:E10,"Profit",A1:F2) The total profit from apple trees with a height between 10 and 16. (75)

=DPRODUCT(A4:E10,"Yield",A1:B2)

The product of the yields from apple trees with a height greater than 10. (140)

=DAVERAGE(A4:E10,"Yield",A1:B2)

The average yield of apple trees over 10 feet in height. (12)

=DAVERAGE(A4:E10,3,A4:E10) The average age of all trees in the database. (13)

=DSTDEV(A4:E10,"Yield",A1:A3) The estimated standard deviation in the yield of apple and pear trees if the data in the database is only a sample of the total orchard population. (2.97)

=DSTDEVP(A4:E10,"Yield",A1:A3) The true standard deviation in the yield of apple and pear trees if the data in the database is the entire population. (2.65)

=DVAR(A4:E10,"Yield",A1:A3) The estimated variance in the yield of apple and pear trees if the data in the database is only a sample of the total orchard population. (8.8)

=DVARP(A4:E10,"Yield",A1:A3) The true variance in the yield of apple and pear trees if the data in the database is the entire orchard population. ( 7.04)

=DGET(A4:E10,"Yield",A1:A3) Returns the #NUM! error value because more than one record meets the criteria.

2. Hµm DCOUNT

Chøc n¨ng: §Õm çc « tho¶ m·n tiªu chuÈn ®Þnh nghÜa trong tham sè cuèi cïng

Có ph¸p: DCOUNT(database, field, criteria)

Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cÇn ®Õm (tham sè nµy lµ tuú chän nÕu kh«ng chän sÏ ®Õm toµn bé c¬ së d÷ liÖu), Critera lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh trêng sè trong khi ®Õm.

3. Hµm DCOUNTA

Chøc n¨ng: §Õm çc « kh«ng trèng tho¶ tiªu chuÈn ®Þnh nghi· trong tham sè cuèi cïng

Có ph¸p: DCOUNTA(database, field, criteria)

Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cÇn ®Õm (tham sè nµy lµ tuú chän nÕu kh«ng chän sÏ ®Õm toµn bé c¬ së d÷ liÖu), Critera



lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh trêng kh«ng trèng trong khi ®Õm.

4. Hµm DMAX

Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ lín nhÊt cña mét cét cña nh÷ng mÈu tin d÷ liÖu

Có ph¸p: MAX(database, field, criteria)

Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cÇn t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, Critera lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh rµng buéc trªn nh÷ng mÈu tin cÇn ®i t×m.

5. Hµm DMIN

Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ nhá nhÊt cña mét cét cña nh÷ng mÈu tin d÷ liÖu

Có ph¸p: MIN(database, field, criteria)

Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cÇn t×m gi¸ trÞ nhá nhÊt, Critera lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh rµng buéc trªn nh÷ng mÈu tin cÇn ®i t×m.

6. Hµm DSUM

Chøc n¨ng: LÊy tæng çc sè trong cét cã tªn lµ tªn cña tham sè field tho¶ çc tiªu chuÈn trong tham sè criteria

Có ph¸p: DSUM(database, field, criteria)

Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cÇn t×m gi¸ trÞ tæng, Critera lµ tªn trêng hay mét d·y çc « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh rµng buéc trªn nh÷ng mÈu tin cÇn lÊy tæng.




I. C¬ së d÷ liÖu

1.1 Kh¸i niÖm

C¬ së d÷ liÖu lµ tËp hîp çc mÈu tin ®îc tæ chøc theo çu tróc hµng cét ®Ó cã thÓ liÖt kª s¾p xÕp hoÆc truy t×m nhanh chãng çc th«ng tin. EXCEL quy ®Þnh tèi ®a lµ 255 cét vµ 16383 dßng

Mçi cét ®îc gäi lµ mét trêng trong ®ã hµng ®Çu tiªn cña cét lµ tªn trêng. Tªn trêng ph¶i lµ d÷ liÖu kiÓu chuçi. Trong mét cét chØ chøa mét d¹ng nhÊt ®Þnh

Mçi hµng lµ tËp hîp d÷ liÖu cña çc cét kh¸c nhau cã liªn quan ®Õn nhau ®îc gäi lµ mét b¶n ghi

2 Thao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu

2.1 T¹o c¬ së d÷ liÖu

Trong EXCEL c¬ së d÷ liÖu ®îc tæ chøc díi d¹ng b¶ng tÝnh gåm çc hµng vµ cét

§Ó thùc hµnh x©y dùng b¶ng dang s¸ch çn bé trong ®¬n vÞ ®Æt tªn b¶ng lµ b¶ng DANHSACH gåm çc cét: Hä, Ten, Nam, Nu, Ngaysinh. Trªn hµng ®Çu tiªn cña çc cét lµ çc tiªu ®Ò cét viÕt ë d¹ng chuçi lý tù. Trong mçi cét chØ chøa mét l¹i d÷ liÖuvµ cã néi dung riªng. Tõ dßng thø hai trë ®i mçi dßng (hµng) lµ mét b¶n ghi vÒ mét ngêi (gäi lµ Record)

2.2 ChØnh söa c¬ së d÷ liÖu

Bæ sung thªm hµng

Çch 1

NhÊn chuét trªn sè thø tù hµng n¬i muèn chÌn

Thùc hiÖn lÖnh Insert\Rows EXCEL sÏ ®Èy çc hµng cò suèng díi vµ thªm mét dßng chèng

Çch 2

Thùc hiÖn lÖnh Data\From. SÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i cã tiªu ®Ò lµ tªn b¶ng tÝnh d· t¹o.



NhÊn nót New çc khung sÏ ®îc lµm tr¾ng ®Ó nhËp néi dung

NhÊn nót Close ®Ó nhËp néi dung

Bæ sung thªm cét

NhÊn chuét trªn cét ®Ó x¸c ®Þnh n¬i muèn chÌn thªm cét míi

Thùc hiÖn lÖnh insert\Column. EXCEL sÏ dån çc cét sang bªn ph¶i ®Ó t¹o cét rçng cho b¹n nhËp d÷ liÖu

Xo¸ hµng hoÆc cét

NhÊn chuét trªn hµng hoÆc cét thùc hiÖn lÖnh Edit\Delete

2.3 T×m kiÕm d÷ liÖu tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn cho tr íc

NhÊn chuét trªn « bÊt kú cña b¶ng tÝnh c¬ së d÷ liÖu

Thùc hiÖn lÖnh Data\Form sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i. NhÊn chuét trªn nót Criteria çc khung øng víi tÊt c¶ çc tªn cét cña b¶ng tÝnh CSDL sÏ rçng ®Ó nhËp ®iÒu kiÖn t×m

NhËp ®iÒu kiÖn t×m kiÕm

NhÊn Enter ®Ó t×m

NÕu muèn t×m theo ®iÒu kiÖn kh¸c nhÊn Criteria vµ nhÊn tiÕp nót Clear ®Ó xo¸ ®iÒu kiÖn cò nhËp ®iÒu kiÖn míi

NhÊn nót Close ®Ó kÕt thóc

Chó ý:

§iÒu kiÖn t×m cã thÓ lµ chuçi d÷ liÖu hoÆc sè

Trong ®iÒu kiÖn cã thÓ sö dông ký tù ®¹i diÖn (?, *) vµ çc to¸n tö so s¸nh

2.4 S¾p xÕp s¬ së d÷ liÖu

NhÊn chuét trªn « bÊt kú cña b¶ng tÝnh

Thùc hiÖn lÖnh Data\Sort Trong çc khung Sort by, Then by, Then by nhËp çc trêng cÇn x¾p sÕp theo tø tù u tiªn. Çc lùa chän Ascending vµ Deascending lµ ®Ó khai b¸o híng s¾p xÕp t¨ng hoÆc


H×nh 4-9 Hép tho¹i Sort


gi¶m. §Æt kho¸ x¾p xÕp b»ng çch nhÊn chuét trªn çc nót chÔ ë cuèi çc khung.

Thay ®æi çc lùa chän sau ®©y nÕu thÊy cÇn thiÕt

My List Has

Header Row Khi muèn vïng c¬ së d÷ liÖu cã tiªu ®Ò

No Header Row Khi vïng c¬ së d÷ liÖu kh«ng cã tiªu ®Ò

Options

Case Sensitive: Ph©n biÖt ch÷ thêng vµ hoa

Sort Top To Bottom: X¾p xÕp çc dßng theo thø tù tõ trªn

xuèng díi

Sort Left To Right: X¾p xÕp çc cét theo thø tù tõ tr¸i sang

ph¶i

NhÊn OK ®Ó kÕt thóc

Chó ý: Cã thÓ thoa t¸c nhanh b»ng çch chän cét hoÆc hµng cÇn x¾p xÕp sau ®ã chän Ascending hoÆc Diascending trªn thanh c«ng cô chuÈn.

II X¾p xÕp vµ ®Æt läc d÷ liÖu

2.1 X¾p xÕp danh s¸ch d÷ liÖu

Cã thÓ dÏ dµng thay ®æi thø tù cña c¬ së d÷ liÖu

VD: Trong dang s¸ch d÷ liÖu nh©n viªn b¸n hµng muèn dµn xÕp theo tªn nh©n viªn b¸n hµng cã thÓ x¾p xÕp theo trêng tªn nh©n viªn. Mét kh¼ n¨ng kh¸c lµ x¾p xÕp nh©n viªn theo vïng lµm viÖc cña hä

Chän Data\Sort thùc hiÖn çc thao t¸c thay ®æi

2.2 Läc danh s¸ch d÷ liÖu

Chän Data\Filter\AutoFilter ®Ó bæ sung çc mÜ tren th¶ vµo phÇn ®Çu çc trêng

Nh¾p nót trÔ c¹nh cét muèn dïng cho quy chuÈn läc

Lùa nh÷ng kho¶n tin muèn so khíp. Cã thÓ lùa mét gi¸ trÞ cô thÓ nh: Top 10, All, Custom hoÆc mét kho¶n tin cô thÓ trong trêng ®ã



Nh¾p trong danh s¸ch d÷ liÖu. EXCEL chØ hiÓn thÞ nh÷ng kho¶n tin tho¶ m·n çc quy chuÈn ®· lùa. Cã thÓ biÕt c¬ së d÷ liÖu ®· ®îc läc nhê mòi tªn cã mang mµu kh¸c.

Gì bá AutoFilter

Chän Data\Filter\AutoFilter

III. TÝnh tæng theo nhãm

S¾p xÕp d÷ liÖu muèn tÝnh tæng con (VÝ dô theo trêng khu vùc lµm viÖc hoÆc trêng tªn nh©n viªn b¸n hµng)

Chän Data\Subtotal ®Ó më hép tho¹i Subtotal

Chän trêng tÝnh tæng trªn hép liÖt kª At each change in

Nh¾p tïy chän Total Sales trªn hép liÖt kª Add Subtotal to tuú chän Sum use Funtion ngÇm ®Þnh sÏ tÝnh to¸n dùa trªn trêng Total Sale

Nh¾p OK EXCEL sÏ chÌn mét hµng tæng con mçi lÇn trêng ®· lùa chän thùc hiÖn hµm mµ ta yªu cÇu tÝnh tæng råi bæ sung mét tæng lín vµo cuèi danh s¸ch d÷ liÖu.

IV. Läc d÷ liÖu b»ng lÖnh Advanced Filter

T¹o vïng chøa ®iÒu kiÖn läc vïng nµy cã thÓ ®Æt ngay díi vïng chøa b¶ng tÝnh vµ cã cÊu tróc bao gåm

Dßng thø nhÊt chøa tiªu ®Ò cét cña cét lµm ®iÒu kiÖn läc

Dßng kÕ tiÕp ghi nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ

NhÊn chuét trªn « bÊt ký cña b¶ng tÝnh c¬ së d÷ liÖu

Thùc hiÖn lÖnh Data\Filter\ AtvandFilter EXCEL sÏ hiÓn thÞ hép tho¹i AtvandFilter

Trong khung Action lùa chän vÞ trÝ hiÓn thÞ çc th«ng tin ®· chän läc

Filter the List, In Place: HiÓn thÞ nh÷ng th«ng tin ®· chän läc ngay trªn vïng c¬ së d÷ liÖu ®ang khai th¸c

Copy to Another Location: Sao chÐp th«ng tin ®· läc vµo vïng kh¸c cña b¶ng tÝnh.

Khai b¸o tiÕp trong çc «

List Range: To¹ ®é cña vïng khai th¸c d÷ liÖu

Criteria Range: To¹ ®é cña vïng ®iÒu kiÖn



Copy to: To¹ ®é cña vïng xuÊt d÷ liÖu ®· läc. ChØ khai th¸c vïng nµy khi trong khung Action ®· chän Copy to Another Alocation

NhÊn nót OK

Chó ý:

Khi cÇn hiÓn thÞ l¹i toµn bé b¶ng tÝnh c¬ së d÷ liÖu thùc hiÖn lÖnh Data\Filter\Show all

Trong hép tho¹i b¹n ph¶i ®¸nh dÊu « Advanced Filter Unique Record Only khi kh«ng muèn cã nh÷ng hµng trïng lÆp trong vïng xuÊt d÷ liÖu ®· läc

Çc vïng khai th¸c ®iÒu kiÖn vµ vïng xuÊt d÷ liÖu läc kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i trªn cïng mét b¶ng tÝnh

Çc vïng khai th¸c vïng ®iÒu kiÖn vµ vïng xuÊt d÷ liÖu läc kh«ng ®îc trïng lÆp ®Ó khi cÇn cã thÓ khai b¸o l¹i.

V. Liªn kÕt d÷ liÖu

5.1 Tham chiÕu ba chiÒu

§¸nh dÊu « muèn nhËp kÕt qu¶

NhËp dÊu “=” ®Ó b¾t ®Çu c«ng thøc trong « chøa kÕt qu¶

NhÊn chuét trªn tªn cña b¶ng tÝnh cÇn lÊy d÷ liÖu gèc cho phÐp tÝnh ®Ó hiÓn thÞ tªn cña b¶ng tÝnh ®ã lªn mµn h×nh råi nhÊn tiÕp lªn po cña b¶ng tÝnh nµy mµ ta muèn tham chiÕu tíi.

NhÊn Enter ®Ó quay vÒ b¶ng tÝnh n¬i cã « chøa kÕt qu¶ cña phÐp tÝnh, lóc nµy d÷ liÖu tham chiÕu ®· xuÊt hiÖn trong « chøa c«nng thøc nã lµ d÷ liÖu ®éng. Nãi çch kh¸c khi tµi liÖu gèc thay ®æi th× d÷ liÖu ë « chøa c«ng thøc cïng thay ®æi.

NÕu muèn ®iÓn c«ng thøc b»ng mét phÐp tham chiÕu n÷a th× h·y nhÊn chuét trªn « chøa kÕt qu¶. Khi ®ã c«ng thøc cña nã sÏ xuÊt hiÖn trªn thanh chøa c«ng thøc. NhÊn chuét trªn thanh c«ng thøc ®Ó nhËp tiÕp c«ng thøc vµo « ®ã

Nh vËy EXCEL nhËp c«ng thøc theo d¹ng “=SHEET NAME!FILENAME” ph¬ng ph¸p nµy lµ çch chung ®Ó nhËp tham chiÕu tíi b¶ng tÝnh kh¸c. Trong tham chiÕu ba chiÒu tªn b¶ng tÝnh lµ tuyÖt ®èi tªn « hoÆc d·y cã thÓ lµ t¬ng ®èi. Mét phÐp tÝnh céng cã tham chiÕu ®Õn ba b¶ng tÝnh cã thÓ cã d¹ng nh sau:

= SHEET1!A12 + SHEET3!A12 + SHEET3!A12



Khi thùc hiÖn phÐp céng trªn nh÷ng « hoÆc vïng cã cïng ®Þa chØ nh nhau (cã thÓ ®Õn hµng tr¨m b¼ng tÝnh) th× cã thÓ sö dông Sum vµ thùc hiÖn nh sau:

X¾p xÕp çc b¶ng tÝnh sÏ tham chiÕu thµnh mét d·y liªn tôc.

Trong « ®Õn (« kÕt qu¶) nhËp c«ng thøc =Sum(

NhÊn chuét trªn b¶ng tÝnh ®Çu tiªn råi nhÊn tiÕp trªn « kÕt tham chiÕu

NhÊn gi÷ Shift vµ nhÊn chuét trªn tªn, « tham chiÕu b¶ng tÝnh cuèi cïng

5.2 Liªn kÕt d÷ liÖu gi÷a çc Workbook

ViÖc liªn kÕt b¶ng tÝnh cña nhiÒu workbook cã rÊt nhiÒu t¸c dông. Nhê çc tÝnh n¨ng nµy ta cã thÓ t¸ch çc workbook phøc t¹p thµnh nh÷ng workbook ®¬n gi¶n ®Ó lµm gi¶m kh«ng gian bé nhí cÇn thiÕt. Tæ chøc phÊn cÊp çc workbook ®Ó dÔ qu¶n lý d÷ liÖu. Khi ph©n cÊp nh vËy workbook cÊp 1 tham chiÕu ®Õn workbook cÊp hai. workbook cÊp hai tham chiÕu ®Õn workbook cÊp ba cø nh thÕ lµm ®¬n gi¶n cÊu tróc vµ dÔ dµng khia th¸c d÷ liÖu theo çc cÊp qu¶n lý.

ViÖc liªn kÕt gi÷a çc workbook còng t¬ng tù nh víi çc b¶ng tÝnh chØ cã ®iÓm kh¸c lµ më workbook tríc khi tham chiÕu tíi b¶ng tÝnh vµ ph¶i sö dông lÖnh Windows tõ dßng thùc ®¬n ®Ó më çc workbook

Nh vËy tham chiÕu tíi çc workbook kh¸c ®· më cã d¹ng

={Workbook-Filename}Sheetname!cell or range

Khi më mét workbook cã chøa liªn kÕt tíi çc workbook kh¸c sÏ cã mét th«ng b¸o xuÊt hiÖn. NÕu tr¶ lêi lµ “Yes” EXCEL sÏ tù ®éng ®i ®Õn nh÷ng workbook cã tham gia liªn kÕt ®Ó t×m nh÷ng d÷ liÖu míi cËp nhËt vµ tæng hîp d÷ liÖu ®ã.

5.3 Qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt cña workbook

Qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt gi÷a çc workbook®Ó thùc hiÖn çc c«ng viÖc

CËp nhËt workbook phô thuéc

ChuyÓn híng liªn kÕt tõ workbook nµy sang workbook kh¸c

Më workbook gèc

§Ó qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt gi÷a tµi liÖu gèc vµ tµi liÖu phô thuéc thùc hiÖn lÖnh Edit\Link. EXCEL sÏ më hép tho¹i Link danh s¸ch çc liªn kÕt cã trong tµi liÖu hiÖn hµnhthÓ hiÖn trong khung Source file. Chän



liªn kÕt ®Ó lµm viÖc b»ng çch nhÊn chuét trªn liªn kÕt sau ®ã sau ®ã cã thÓ chän tiÕp çc lÖnh kh¸c.

NhÊn nót Update Now ®Ó cËp nhËt nh÷ng th«ng tin tõ tµi liÖu gèc

NhÊn nót Open Source ®Ó më tµi liÖu gèc

NhÊn nót Change Source ®Ó chuyÓn liªn kÕt sang mét workbook kh¸c khi ®ã EXCEL më hép Change Link gièng nh hép Open ®Ó më tµi liÖu cÇn liªn kÕt.



Ch¬ng I : HÖ ®iÒu hµnh windows Error! Bookmark not defined.

Bµi 1 : Çc thao t¸c víi chuét vµ bµn phÝm..................................1

1. Çc thao t¸c víi chuét............................................................1

2. Bµn phÝm.............................................................................1

3.TÖp tin, th môc vµ ®êng dÉn................................................3

3.1 TÖp tin............................................................................3

3.2 Th môc.............................................................................3

3.3 §êng dÉn.........................................................................4

4. Khëi ®éng vµ tho¸t khái Windows........................................4

4.1 Khëi ®éng windows........................................................4

4.2 Tho¸t khái.......................................................................5

5. Thay ®æi çc th«ng sè trong win.........................................6

Ch¬ng II: Microsoft word.................................................................8

Bµi 1: Giíi thiÖu Microsoft word for windows................................9

1. Khëi ®éng ch¬ng tr×nh Microsoft word for windows...........9

2. Cöa sæ ch¬ng tr×nh Microsoft word....................................9

3. Cöa sæ v¨n b¶n..................................................................15

3.1 Më cöa sæ v¨n b¶n........................................................15

3.2 Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh............................................16

3.3 ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n..............................................16

3.4 Lu v¨n b¶n.....................................................................18

3.5 §ãng cöa sæ...................................................................20

Bµi 2: So¹n th¶o v¨n b¶n............................................................21

1.So¹n th¶o v¨n b¶n................................................................21

1.1 Kh¸i niÖm.....................................................................21

1.2 NhËp v¨n b¶n th«..........................................................21

1.3 NhËp v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt.......................................21

1.4 KiÓm tra v¨n b¶n ®· so¹n th¶o......................................23

2. HiÖu chØnh v¨n b¶n...........................................................23

2.1 §¸nh dÊu chän v¨n b¶n..................................................23



2.2 Çc lÖnh Edit.................................................................24

2.3 Çc lÖnh phôc vô so¹n th¶o v¨n b¶n.................................25

2.3.1 Find – Replace - Goto: T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n25

2.3.2 LÖnh Auto Correct:.....................................................26

2.3.3 LÖnh AutoText:...........................................................28

2.3.4 Change Case:..............................................................28

2.4 KiÓm tra lçi chÝnh t¶:....................................................29

Bµi 3:Tr×nh bµy Font ch÷..........................................................30

1. ChÌn ký tù ®Æc biÖt...........................................................30

2. Tr×nh bµy Font ch÷............................................................31

2.1 Dïng lÖnh trªn thanh c«ng cô Formatting......................31

2.2 Dïng lÖnh trong menu..................................................32

1.3 T¹o Font ch÷ mÆc nhiªn( Default).................................34

Bµi 4 :Tr×nh bµy Paragragh.......................................................35

1. Tr×nh bµy Paragragh..........................................................35

1.1 Dïng biÓu tîng lÖnh trong thanh Formatting..................35

2.2 Tr×nh bÇy Paragraph dïng menu...................................37

2. Tr×nh bµy v¨n b¶n d¹ng liÖt kª..........................................38

2.1 Dïng biÓu tîng lÖnh.......................................................38

2.1 Dïng b»ng menu............................................................38

3. §Æt Tab...............................................................................41

3.1 Dïng biÓu tîng lÖnh.......................................................41

3.2 Dïng menu.....................................................................42

4. Trang trÝ Paragraph............................................................43

4.1 Dïng biÓu tîng lÖnh......................................................43

4.2 Dïng menu.....................................................................43

Bµi 5 : tr×nh bµy trang in..........................................................46

1.§Þnh d¹ng trang in................................................................46

1.1Chän lo¹i giÊy - ThÎ Paper Size........................................46

1.2 §Æt lÒ cho trang in - ThÎ Margins...................................47



2.Header – Footer...................................................................48

2.1 T¹o Header - Footer........................................................48

2.2 HiÖu chØnh Header – Footer.........................................48

3. §¸nh sè trang:..................................................................48

3.In v¨n b¶n............................................................................50

Bµi 6 : B¶ng biÓu.......................................................................51

1.T¹o b¶ng biÓu......................................................................51

1.1 ChÌn b¶ng biÓu..............................................................51

1.2 NhËp néi dung trong b¶ng biÓu.....................................51

2. HiÖu chØnh b¶ng biÓu.......................................................51

2.1 §¸nh dÊu chän................................................................51

2.2 Çc lÖnh chÌn - xo¸........................................................51

2.3 HiÖu chØnh b¶ng biÓu..................................................52

2.Tr×nh bµy vµ trang trÝ b¶ng biÓu.......................................53

3.1 Tr×nh bµy b¶ng biÓu...................................................53

3.2 Trang trÝ b¶ng biÓu.......................................................53

3.3 Sö dông c«ng cô Draw Table.........................................54

3.4 Sö dông c«ng cô Eraser.................................................54

3.5 Autoformat.....................................................................54

Bµi 7 : Cét ch÷ ( Column).........................................................54

1. D¹ng cét ch÷ ®¬n gi¶n......................................................55

1.1 T¹o cét ch÷....................................................................55

1.2ChÌn ®iÓm ng¾t cét.......................................................55

2. D¹ng cét ch÷ phøc t¹p - cét b¸o chÝ...................................56

3. HiÖu chØnh cét ch÷...........................................................56

3.1 HiÖu chØnh l¹i çch chia cét cho toµn bé v¨n b¶n.........56

3.2HiÖu chØnh cho tõng Section.........................................56

Bµi 8 : H×nh vÏ...........................................................................57

1.Microsoft WordArt................................................................57

1.1T¹o WordArt ChÌn ch÷ nghÖ thuËt:.................................57

1.2HiÖu chØnh WordArt.......................................................57



2.Microsoft Draw.....................................................................59

2.1VÏ h×nh - T¹o ®èi tîng....................................................59

2.2HiÖu chØnh ®èi tîng......................................................59

3.ChÌn h×nh ¶nh.....................................................................62

3.1ChÌn h×nh ¶nh tõ ClipArt................................................62

3.2 ChÌn h×nh vÏ tõ File.......................................................62

3.3HiÖu chÝnh tranh :..........................................................63

4.Çc øng dông.......................................................................63

4.1Drop Cap b»ng ch÷.......................................................63

4.2 ChÌn ch÷ trong h×nh vÏ................................................63

4.3 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n.....................................64

4.4 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n.....................................64

4.5 Lång h×nh Word Art vµo h×nh vÏ................................64

5. Microsoft Graph Chart.........................................................65

5.1 ChÌn ®å thÞ vµo v¨n b¶n...............................................65

5.2 HiÖu chØnh...................................................................65

Bµi 9: Microsoft equation...........................................................66

1. ChÌn Microsoft Equation vµo v¨n b¶n..................................66

2. HiÖu chØnh.........................................................................67

Bµi 10: tr×nh bµy v¨n b¶n nhanh..............................................68

1. Tr×nh bµy v¨n b¶n dïng Style.............................................68

1.1 Kh¸i niÖm......................................................................68

1.2 Sö dông Style box..........................................................68

2. Template:............................................................................69

2. Template:............................................................................70

2.1. Kh¸i niÖm:....................................................................70

2.2 T¹o Template.................................................................70

2.3 ¸p dông..........................................................................71

3. Trén v¨n b¶n.......................................................................71

3.1 Giíi thiÖu:.......................................................................71

3.2 Çch trén:......................................................................72



PhÇn III Power point.......................Error! Bookmark not defined.

Bµi 1 khëi ®éng Vµ ®a çc ®èi tîng vµo ch¬ng tr×nh..76

1 C«ng dông...........................................................................76

2Khëi ®éng Power point.........................................................76

3 Thao t¸c víi Power point.......................................................76

Bµi 2 HiÖu øng Power point.......................................................78

1 Action settings.....................................................................78

2 Custom Aminiation...............................................................78

3. Slide Transtion....................................................................79

3.1 HiÖu øng cho nÒn Slide:................................................79

3.2 §Æt tèc ®é ch¹y cho hiÖu øng :.....................................79

3.3 §Æt chÕ ®é ch¹y tù ®éng khi chuyÓn tiªp çc hiÖu øng.79

3. Ch¹y øng dông....................................................................79

Bµi tËp lín......................................Error! Bookmark not defined.

Kho¸ luËn vÒ Microsoft PowerPoint............................................80

PhÇn IV Microsoft excel.................Error! Bookmark not defined.

Bµi 1 giíi thiÖu vÒ excel.............................................................82

1. Çch khëi ®éng..................................................................82

2. Mµn h×nh excel..................................................................82

2.1 Thanh menu (Menu bar)................................................82

2.2 Thanh c«ng cô (Tool bar)...............................................83

3.Name box vµ Formua bar (hép ®Þa chØ vµ thanh c«ng thøc)87

4. B¶ng tÝnh...........................................................................87

5. Lu b¶ng tÝnh vµ tho¸t khái EXCEL......................................88

Bµi 2 lµm viÖc víi b¶ng tÝnh......................................................89

1. NhËp th«ng tin....................................................................89

2. §Þa chØ tham chiÕu............................................................90

3. §Þnh d¹ng b¶ng tÝnh...........................................................91

3.1 §¸nh dÊu hµng, cét, vïng (khèi)......................................91

3.2 Thay ®æi ®é réng cña hµng vµ cét.............................92



3. 3 ChÌn thªm, xo¸ bá hµng hoÆc cét................................92

3.4 Gép « vµ gì bá gép «.....................................................92

3.5 KÎ b¶ng..........................................................................92

3.6 Lµm viÖc víi d÷ liÖu......................................................92

Bµi 3 thùc ®¬n File vµ çc hµm thêi gian..................................93

1 Thùc ®¬n file......................................................................93

2. Çc hµm thêi gian...............................................................93

2.1 Hµm DATE....................................................................93

2.2 Hµm DATEVALUE...........................................................93

2.3 Hµm DAY.......................................................................94

2.4 Hµm DAYS360...............................................................94

2.5 Hµm EDATE...................................................................94

2.6 Hµm EOMONTH..............................................................95

2.7 Hµm HOUR.....................................................................95

2.8 Hµm MINUTE..................................................................95

2.9 Hµm MONTH..................................................................96

2.10 Hµm NETWORKDAYS...................................................96

2.11 Hµm NOW....................................................................96

2.12 Hµm SECOND...............................................................97

1.13 Hµm TIME....................................................................97

1.14 Hµm TIMEVALUE..........................................................97

1.15 Hµm TODAY.................................................................97

1.16 Hµm WEEKDAY............................................................97

1.17 Hµm YEAR....................................................................98

Bµi 4 Thùc ®¬n edit çc hµm to¸n häc......................................99

1 Thùc ®¬n Edit.....................................................................99

2) Çc hµm to¸n häc...............................................................99

2.1 Hµm ABS........................................................................99

2.2 Hµm ACOS.....................................................................99

2.3 Hµm ASIN......................................................................99

2.4 Hµm ATAN...................................................................100



2.5 Hµm ATAN2.................................................................100

2.6 Hµm CEILING...............................................................100

2.7 Hµm COS.....................................................................100

2.8 Hµm COUNTIF..............................................................100

2.9 Hµm DEGREES...............................................................96

2.10 Hµm EVEN...................................................................96

2.11 Hµm EXP......................................................................97

2.12 Hµm FACT....................................................................97

2.13 Hµm FLOOR.................................................................97

2.14 Hµm GCD.....................................................................97

2.15 Hµm INT.......................................................................98

2.16 Hµm LCM.....................................................................98

2.17 Hµm LN........................................................................98

2.18 Hµm LOG.....................................................................98

2.19 Hµm LOG10.................................................................99

2.20 Hµm MOD....................................................................99

2.21 Hµm MROUND.............................................................99

2.22 Hµm ODD...................................................................100

2.23 Hµm PI.......................................................................100

2.24 Hµm POWER..............................................................100

2.25 Hµm PRODUCT...........................................................101

2.26 Hµm QUOTIENT..........................................................101

2.27 Hµm RAND.................................................................101

2.28 Hµm ROUND..............................................................102

2.29 Hµm ROUNDDOWN....................................................102

2.30 Hµm ROUNDUP..........................................................103

2.31 Hµm SIGN..................................................................103

2.32 Hµm SIN.....................................................................103

2.33 Hµm SQRT.................................................................104

2.34 Hµm SUM...................................................................104

2.35 Hµm SUMIF................................................................104



2.36 Hµm SUMPRODUCT....................................................104

2.37 Hµm SUMSQ..............................................................105

2.38 Hµm SUMX2MY2........................................................105

2.39 Hµm SUMX2PY2.........................................................106

2.40 Hµm SUMXMY2..........................................................107

2.41 Hµm TAN...................................................................108

2.42 Hµm TRUNC...............................................................108

Bµi 5 thùc ®¬n view çc hµm thèng kª...................................109

1 Thùc ®¬n view..................................................................109

2. Çc hµm thèng kª..............................................................110

2.1 Hµm AVEDEV...............................................................110

2.2 Hµm AVERAGE.............................................................110

2.3 Hµm COUNT.................................................................110

2.4 Hµm COUNTA...............................................................111

2.5 Hµm DEVSQ.................................................................111

2.6 Hµm MAX.....................................................................112

2.7 Hµm MIN......................................................................112

2.8 Hµm RANK...................................................................112

2.9 Hµm SMALL..................................................................113

2.10 Hµm TRIMMEAN.........................................................114

Bµi 6 Thùc ®¬n insert çc hµm v¨n b¶n..................................115

1. Thùc ®¬n insert...............................................................115

2. Çc hµm v¨n b¶n...............................................................115

2.1 Hµm CHAR...................................................................115

2.2 Hµm CLEAN.................................................................115

2.3 Hµm CODE...................................................................116

2.4 Hµm CONCATENATE...................................................116

2.5 Hµm DOLLAR...............................................................116

2.6 Hµm EXACT..................................................................117

2.7 Hµm FIND....................................................................118

2.8 Hµm FIXED...................................................................119



2.9 Hµm LEFT....................................................................120

2.10 Hµm LEN....................................................................120

2.11 Hµm LOWER..............................................................121

2.12 Hµm MID....................................................................121

2.13 Hµm PROPER.............................................................122

2.14 Hµm REPLACE............................................................122

2.15 Hµm REPT..................................................................123

2.16 Hµm RIGHT................................................................123

2.17 Hµm TEXT..................................................................124

2.18 Hµm TRIM..................................................................124

2.19 Hµm UPPER................................................................124

2.20 Hµm VALUE................................................................125

Bµi 7 Thùc ®¬n format çc hµm luËn lý vµ th«ng tin.............126

1. Thùc ®¬n Format.............................................................126

1.1 Cells (Ctrl + 1)...........................................................126

1.2 Format rows.................................................................127

1.3 Format colmns............................................................127

2. Çc hµm luËn lý................................................................127

2.1 Hµm AND.....................................................................127

2.2 Hµm FALSE..................................................................128

2.3 Hµm IF.........................................................................128

2.4 Hµm NOT.....................................................................128

2.5 Hµm OR.......................................................................128

2.6 Hµm TRUE....................................................................128

3. Çc hµm th«ng tin.............................................................129

3.1 Hµm COUNTBLANK......................................................129

3.2 Hµm TYPE....................................................................129

Bµi 8 çc hµm tra cøu vµ t×m kiÕm........................................130

1. Hµm COLUMN................................................................130

2. Hµm HLOOKUP...............................................................130

3 Hµm LOOKUP..................................................................131



4 Hµm ROW.......................................................................131

5 Hµm VLOOKUP................................................................132

Bµi 9 çc hµm c¬ së d÷ liÖu....................................................134

1. Hµm DAVERAGE............................................................134

2. Hµm DCOUNT................................................................135

3. Hµm DCOUNTA..............................................................135

4. Hµm DMAX....................................................................136

5. Hµm DMIN.....................................................................136

6. Hµm DSUM....................................................................136

Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu..........137

I. C¬ së d÷ liÖu....................................................................137

1.1 Kh¸i niÖm....................................................................137

2 Thao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu..................................................137

2.1 T¹o c¬ së d÷ liÖu........................................................137

2.2 ChØnh söa c¬ së d÷ liÖu.............................................137

2.3 T×m kiÕm d÷ liÖu tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn cho tríc. 138

2.4 S¾p xÕp s¬ së d÷ liÖu..............................................138

II X¾p xÕp vµ ®Æt läc d÷ liÖu.............................................139

2.1 X¾p xÕp danh s¸ch d÷ liÖu.......................................139

2.2 Läc danh s¸ch d÷ liÖu................................................139

III. TÝnh tæng theo nhãm......................................................139

IV. Läc d÷ liÖu b»ng lÖnh Advanced Filter...........................140

V. Liªn kÕt d÷ liÖu................................................................140

5.1 Tham chiÕu ba chiÒu.................................................140

5.2 Liªn kÕt d÷ liÖu gi÷a çc Workbook...........................141

5.3 Qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt cña workbook........................141


Đào tạo kế toán | học kế toán tổng hợp | dịch vụ kế toán


http://ketoanhn.com/bai-viet/a1-23/dich-vu-ke-toan.html

http://ketoanhn.com/bai-viet/i84/hoc-ke-toan-tong-hop.html

http://ketoanhn.com/

Education

Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng rất chi tiết