This article is a great place to start learning (or remembering) how to use PowerPoint. By the end of this article, you will have a new PowerPoint presentation, and a solid foundation of knowledge and confidence about using PowerPoint 2010. This article suggests a framework of tasks, including descriptions of each task with hyperlinks to each of the procedures that you can use to build your presentation. 

1

Depending on the complexity of your presentation, you may not need to perform all of the procedures referenced in this article. Although you can perform the procedures in any sequence, the order shown above is recommended.

2

Depending on the complexity of your presentation, you may not need to perform all of the procedures referenced in this article. Although you can perform the procedures in any sequence, the order shown above is recommended.

3

There several ways on how to start your Microsoft PowerPoint application (application: A program that is designed to perform specific tasks for the users. Example: Microsoft Word is an application program for creating word documents and Adobe Photoshop is for creating graphics or images.)Listed above are the most common ways of opening Microsoft PowerPoint.

When you start PowerPoint, it opens in the view (view: A way of displaying the contents of a presentation and providing the user with the means to interact with it.) called Normal view, where you create and work on slides.

4

The working space, or Normal view, is designed to help you easily find and use the capabilities of Microsoft PowerPoint 2010.When you start PowerPoint, it opens in the view called Normal view, where you create and work on slides.1 In the Slide pane, you can work directly on individual slides.2 Dotted borders identify placeholders, where you can type text or insert pictures, charts, and other objects.3 The Slides tab shows a thumbnail version of each full size slide shown in the Slidepane. After you add other slides, you can click a thumbnail on the Slides tab to make the slide appear in the Slide pane. Or you can drag thumbnails to rearrange the slides in your presentation. You can also add or delete slides on the Slides tab.4 In the Notes pane, you can type notes about the current slide. You can hand out your notes to your audience or refer to your notes in Presenter view when you give your presentation.Note: By default, Office PowerPoint 2010 applies the Blank Presentation template, which appears in the preceding illustration, to new presentations. Blank Presentation is the simplest and most generic of the templates in Office PowerPoint 2010. Blank Presentation is a good template to use when you first start working with PowerPoint because it is straightforward and can be adapted to many presentation types. To create a new presentation that is based on the Blank Presentation template, click on the File tab and then click New on its drop down menu, double‐click Blank presentation under Available Templates and Themes.

5

By default, PowerPoint 2010 applies the Blank Presentation template (template: A file or files that contain the structure and tools for shaping such elements as the style and page layout of finished files. For example, Word templates can shape a single document, and FrontPage templates can shape an entire Web site.), which appears in the previous illustration, to new presentations. 

Blank Presentation is the simplest and most generic of the templates in PowerPoint 2010, and is a good template to use when you first start to work with PowerPointbecause it is straightforward and can be adapted to many presentation types. 

To create a new presentation that is based on the Blank Presentation template, click on the File tab, then click New on its drop down menu and under AvailableTemplates and Themes, double‐click Blank presentation.

6

After you open the Blank Presentation template, only a small part of the Notes pane is visible. To see a larger part of the Notes pane so that you have more room to type in it, do the steps indicated above.

Notice that the slide in the Slide pane resizes automatically to fit the available space.

7

Near the top of the screen there are  three buttons that you might find useful as you start to work.

Did you know that you can add more buttons to this area near the top of the screen? The area at the top of the screen is called the Quick Access Toolbar. You can add other frequently used commands to this toolbar to help you find them quickly. To learn more about how to add or remove commands from the Quick Access Toolbar, see Customize the Quick Access Toolbar at http://office.microsoft.com/en‐us/powerpoint‐help/redir/HA010362102.aspx?CTT=5&origin=HA010336439

8

9

As with any software program, it is a good idea to name and save your presentation immediately and then to save your changes frequently while you work.

For a presentation that can be opened only in PowerPoint 2010 or PowerPoint 2007, in the Save as type list, select PowerPoint Presentation (*.pptx).For a presentation that can be opened in either PowerPoint 2010 or earlier versions of PowerPoint, select PowerPoint 97‐2003 Presentation (*.ppt).

10

It is wise to save your presentation as you start and continually doing it from time to time as you go along

11

The single slide that appears automatically when you open PowerPoint has two placeholders (placeholders: Boxes with dotted or hatch‐marked borders that are part of most slide layouts. These boxes hold title and body text or objects such as charts, tables, and pictures.), one formatted for a title and the other formatted for a subtitle. The arrangement of placeholders on a slide is called a layout. Microsoft PowerPoint 2010 also provides other kinds of placeholders, such as those for pictures and SmartArt graphics.

12

A gallery appears that displays thumbnails of the various slide layouts that are available.1. The name identifies the content that each layout is designed for.2.  Placeholders that display colored icons can contain text, but you can also click the icons to automatically insert objects, including SmartArt graphics and clip art (clip art: A single piece of ready‐made art, often appearing as a bitmap or a combination of drawn shapes.).

13

A new slide is always created next to the selected one. 

14

By using this basic structure, if you have three major points or areas to present, you can plan to have a minimum of six slides: a title slide, an introductory slide, one slide for each of the three major points or areas, and a summary slide.

If there is a large amount of material to present in any of your main points or areas, you may want to create a subgrouping of slides for that material by using the same basic outline structure.

Tip Consider how much time each slide should be visible on the screen during your presentation. A good standard estimate is from two to five minutes per slide.

15

Note If you apply a layout that doesn't have enough of the right kind of placeholders for the content that already exists on the slide, additional placeholders are automatically created to contain that content.

16

If you want to create two or more slides that are similar in content and layout, you can save work by creating one slide that has all the formatting and content that both slides will share, and then making a copy of that slide before you add the final, individual touches to each.

You can also use this procedure to insert a copy of a slide from one presentation into another presentation.

17

18

19

20

If your text exceeds the size of the placeholder, Microsoft PowerPoint 2010 reduces the font size and line spacing incrementally as you type to make the text fit. 

21

22

Use text boxes to put text anywhere on a slide, such as outside a text placeholder. For example, to add a caption to a picture, add a text box and position it near the picture. 

23

24

A text box is handy if you want to add text to a shape, but you don't want the text to attach to the shape. You can add a border (border: The visible line around the edge of an object. For example, the four lines of a rectangle that comprise its border.), fill, shadow, or three‐dimensional (3‐D) effect to text in a text box. 

25

A PowerPoint template is a pattern or blueprint of a slide or group of slides that you save as a .potx file. Templates can contain layouts (layout: The arrangement of elements, such as title and subtitle text, lists, pictures, tables, charts, shapes, and movies, on a slide.), theme colors (theme colors: A set of colors that is used in a file. Theme colors, theme fonts, and theme effects compose a theme.), theme fonts (theme fonts: A set of major and minor fonts that is applied to a file. Theme fonts, theme colors, and theme effects compose a theme.), theme effects (theme effects: A set of visual attributes that is applied to elements in a file. Theme effects, theme colors, and theme fonts compose a theme.), background styles, and even content.You can create your own custom templates and store them, reuse them, and share them with others. Additionally, you can find many different types of free templates built‐in to PowerPoint, and hundreds on Office.com and on other partner Web sites that you can apply to your presentation. 

26

When you want your presentation to contain thoughtful arrangement of elements and color, fonts, effects, style, and layout (layout: The arrangement of elements, such as title and subtitle text, lists, pictures, tables, charts, AutoShapes, and movies, on a slide.) to your plain slides, apply a template (template: A file or set of files that contains information about the theme, layout, and other elements of a finished presentation.) (.potx file). This will give you a jump‐start on a new, blank presentation. You can apply templates that are built‐in to PowerPoint, created by you and then saved to your computer, or downloaded from Microsoft Office.com or third‐party Web sites. To download templates from Microsoft Office.com, see the options available from the PowerPoint Template categories on Office.com.

27

28

PowerPoint provides a variety of design themes, including coordinating color schemes, backgrounds, font styles, and placement of placeholders. Using pre‐designed themes makes it easy for you to change the overall look of your presentation quickly. By default, PowerPoint applies the plain, Office theme to new blank presentations. However, you can easily change the look and feel of your presentation by applying a different theme.

29

Note Unless you specify otherwise, PowerPoint applies themes to the entire presentation.

30

You can insert or copy pictures and clip art (clip art: A single piece of ready‐made art, often appearing as a bitmap or a combination of drawn shapes.) into a PowerPoint presentation from many different sources, including downloading from a clip art Web site provider, copying from a Web page, or inserting from a folder where you save pictures. 

You can also use pictures and clip art as backgrounds for your slides in PowerPoint.

31

Tip To insert clip art into the notes pages of your presentation, switch to Notes Pageview, and then do the steps above.

32

Note To insert a picture from your scanner or camera, use the scanner or camera software to transfer the picture to your computer. Save the picture, and then insert it by following the instructions below. For more information about how to transfer a picture file from your camera or scanner to your computer, see the documentation included with the camera or scanner.

To resize a picture, select the picture you have inserted in the slide. To increase or decrease the size in one or more directions, drag a sizing handle away from or toward the center, while you do one of the following:

To keep the center of an object in the same location, press and hold CTRL while you drag the sizing handle.To maintain the object's proportions, press and hold SHIFT while you drag the sizing handle.To both maintain the object's proportions and keep its center in the same location, press and hold both CTRL and SHIFT while you drag the sizing handle.

Notes Adding pictures can significantly increase the file size of your presentation. You can control this file size by making choices about the resolution (resolution: The fineness of detail in an image or text produced by a monitor or printer.) of a picture and the quality or compression of a picture. 

33

If you insert a picture using the Link to File or Insert and Link options, make changes such as adding artistic effects, select the Discard editing data under Image Size and Quality options (under Options, Advanced tab) and then save the file, when you reopen the file, you will see the original picture. This occurs because the picture editing data has been deleted. To keep both the link and the edits, do not select the Discard editing data check box. 

Link to File adds a link to the picture and that is the only source for the picture. If you open the presentation without access to the file location you will see a red X instead of your picture. Insert and Link links to the picture, but also adds a copy to the file. If you open the presentation without access to the file location you see the embedded picture. 

33

Tip You can also copy and paste the picture from the Web page. 

On the Web page, right‐click the picture that you want, and then click Copy on the shortcut menu (shortcut menu: A menu that shows a list of commands relevant to a particular item. To display a shortcut menu, right‐click an item or press SHIFT+F10.). 

In your presentation, right‐click where you want to insert the picture, and then click Paste. Make sure that the picture that you choose is not hyperlinked (hyperlink: A word, phrase, picture, icon, symbol or other element in a computer document or webpage on which a user may click to move to another part of the document or webpage or to open another document, webpage, or file.) to another Web page. 

If you choose a picture that is hyperlinked to another Web page, it will be inserted in your document as a hyperlink to that Web page instead of as an image.

34

You can apply a picture style to make your picture or clip stand out in your spreadsheet or presentation. Picture styles are combinations of different formatting options, such as picture border and picture effects, and are displayed in thumbnails in the Picture Styles gallery. When you place your pointer over a thumbnail, you can see how the Picture Style looks before you apply it. 

If you do not see the Format or Picture Tools tabs, make sure that you have selected a picture. You may have to double‐click the picture to select it and open the Formattab. 

To see more Picture Styles, click the More button . 

35

Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it, change the brightness or contrast, recolor it, or remove the picture background.

36

Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it, change the brightness or contrast, recolor it, or remove the picture background.

37

Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it, change the brightness or contrast, recolor it, or remove the picture background.

38

You can add one shape to your file or combine multiple shapes to make a drawing or a more complex shape. Available shapes include lines, basic geometric shapes, arrows, equation shapes, flowchart shapes, stars, banners, and callouts.After you add one or more shapes, you can add text, bullets, numbering, and Quick Styles to them.

Add a shape to your fileOn the Home tab, in the Drawing group, click Shapes.Click the shape that you want, click anywhere on the slide, and then drag to place the shape.To create a perfect square or circle (or constrain the dimensions of other shapes), press and hold SHIFT while you drag.Tip You can add individual shapes to a chart or add shapes on top of a SmartArt graphic to customize the chart or SmartArt graphic.

Add multiple shapes to your fileInstead of adding individual shapes to create a drawing, you might want to create a SmartArt graphic. In a SmartArt graphic, the arrangement of the shapes and the font 

39

size in those shapes is updated automatically as you add or remove shapes and edit your text.On the Home tab, in the Drawing group, click Shapes.Right‐click the shape that you want to add, and then click Lock Drawing Mode. Click anywhere in the on the slide, and then drag to place the shape. Repeat this for each shape that you want to add.Tip To create a perfect square or circle (or constrain the dimensions of other shapes), press and hold SHIFT while you drag.After you add all the shapes that you want, press ESC.

Add text to a shapeClick the shape that you want to add text to, and then type your text.Note The text that you add becomes part of the shape — if you rotate or flip the shape, the text rotates or flips also.

Add a bulleted or numbered list to a shapeSelect the text in the shape that you want to add bullets or numbering to.Right‐click the selected text, and on the shortcut menu, do one of the following:

To add bullets, point to Bullets, and then choose the options that you want. To add numbering, point to Numbering, and then choose the options that you want.

Add a Quick Style to a shapeQuick Styles are combinations of different formatting options that are displayed in a thumbnail in the Quick Style gallery in the Shape Styles group. When you rest your pointer over a Quick Style thumbnail, you can see how the Shape Style (or Quick Style) affects your shape.Click the shape that you want to apply a new or different Quick Style to.Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Shape Styles group, click the Quick Style that you want. To see more Quick Styles, click the More button .

Change from one shape to another shapeClick the shape that you want to change to a different shape.To change multiple shapes, press CTRL while you click the shapes that you want to change.Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Insert Shapes group, click Edit Shape, point to Change Shape, and then click the new shape that you want. Tip If you are using PowerPoint 2010, you can use the Combine Shapes feature to create complex new shapes. 

Delete a shape from your file

39

Click the shape that you want to delete, and then press DELETE.Tip To delete multiple shapes, press CTRL while you click the shapes that you want to delete, and then press DELETE.

39

Note Only one screenshot at a time can be added. To add multiple screenshots, repeat steps 2 and 3 below.Click the slide that you want to add the screenshot to.

On the Insert tab, in the Images group, click Screenshot.Do one of the following:

To add the whole window, click the thumbnail in the Available Windowsgallery.To add part of the window, click Screen Clipping, and when the pointer becomes a cross, press and hold the left mouse button to select the area of your screen that you want to capture.

If you have multiple windows open, click the window you want to clip from before clicking Screen Clipping. When you click Screen Clipping, the program you are working in is minimized and only the window behind it is available for clipping. 

Tip After you add the screenshot, you can use the tools on the Picture Tools tab to edit and enhance the screenshot.

40

Most content that is created by using Microsoft Office 2010 programs is textual, even though the use of illustrations improves understanding and memory and encourages action. Creating designer‐quality illustrations can be challenging, especially if you are not a professional designer or you cannot afford to hire a professional designer. If you use versions of Microsoft Office earlier than Office 2007, you can spend a lot of time getting shapes to be the same size and to be aligned properly, getting your text to look right, and manually formatting the shapes to match the document's overall style. With SmartArt graphics, you can create designer‐quality illustrations with only a few clicks of your mouse.You can create a SmartArt graphic in Excel, Outlook, PowerPoint, and Word. Although you cannot create in most other Office 2010 programs, you can copy and paste SmartArt graphics as images into those programs.When you create a SmartArt graphic, you are prompted to choose a type of SmartArt graphic, such as Process, Hierarchy, Cycle, or Relationship. Each type of SmartArt graphics contains several different layouts. After you choose a layout, it is easy to switch the layout or type of a SmartArt graphic. Most of your text and other content, colors, styles, effects, and text formatting are automatically carried over to the new layout.As you add and edit your content in the Text pane, your SmartArt graphic is automatically updated — shapes are added or removed as needed.You can also add and remove shapes in your SmartArt graphic to adjust the structure of the layout. For example, even though the Basic Process layout appears with three 

41

shapes, your process may need only two shapes, or it may need five shapes. As you add or remove shapes and edit your text, the arrangement of the shapes and the amount of text within those shapes is updated automatically —maintaining the original design and border of the layout for your SmartArt graphic.Applies to PowerPoint 2010 Because PowerPoint 2010 presentations often contain slides with bulleted lists, you can quickly convert slide text to a SmartArt graphic. In addition, you can animate your SmartArt graphic in PowerPoint 2010 presentations.When you select a layout, placeholder text (such as [Text]) is displayed, so that you can see how your SmartArt graphic looks, nor is it displayed during a slide show. However, the shapes are always displayed and printed, unless you delete them. You can replace the placeholder text with your own content.

What to consider when you create a SmartArt graphicBefore you create your SmartArt graphic, visualize what type and layout are best for displaying your data. What do you want to convey with your SmartArt graphic? Do you want a certain look? Since you can quickly and easily switch layouts, try different layouts (across types) until you find the one that best illustrates your message. Your graphic should be clear and easy to follow. Experiment with different types by using the table below as a starting point. The table is intended to help you get started and is not an exhaustive list.Purpose of graphicGraphic typeShow non‐sequential informationList Show steps in a process or timelineProcess Show a continual processCycle Show a decision treeHierarchy Create an organization chartHierarchyIllustrateconnectionsRelationshipShow how parts relate to a wholeMatrixShow proportional relationships with the largest component on the top or bottom PyramidDraw a family tree with picturesPictureAlso, consider the amount of text that you have, because the amount of text often determines the layout that you use and how many shapes you need in the layout. In general, SmartArt graphics are most effective when the number of shapes and the amount of text are limited to key points. Larger amounts of text can distract from the visual appeal of your SmartArt graphic and make it harder to convey your message visually. However, some layouts, such as Trapezoid List in the List type, work well with larger amounts of text.Some layouts for SmartArt graphics contain a fixed number of shapes. For example, the Opposing Arrows layout in the Relationship type is designed to show two opposing ideas or concepts. Only two shapes can correspond to text, and the layout cannot be changed to display more ideas or concepts.The Opposing Arrows layout with two opposing ideasIf you need to convey more than two ideas, switch to another layout that has more than two shapes for text, such as the Basic Pyramid layout in the Pyramid type. Keep in mind that changing layouts or types can alter the meaning of your information. For example, a layout with arrows pointing to the right, such as Basic Process in the 

41

Process type, has a different meaning from a SmartArt graphic with arrows going in a circle, such as Continuous Cycle in the Cycle type.

41

A SmartArt graphic is a visual representation of your information that you can quickly and easily create, choosing from among many different layouts, to effectively communicate your message or ideas. You can create SmartArt graphics in Excel, Outlook, PowerPoint, and Word.

42

Notes To add a shape from the Text pane, click an existing shape, move your cursor before or after the text where you want to add the shape, and then press ENTER.To delete a shape from your SmartArt graphic, click the shape you want to delete, and then press DELETE. To delete your entire SmartArt graphic, click the border of your SmartArt graphic, and then press DELETE.

43

You can apply color variations that are derived from the theme colors (theme colors: A set of colors that is used in a file. Theme colors, theme fonts, and theme effects compose a theme.) to the shapes in your SmartArt graphic.

44

TipsTo start with a blank layout, delete all the placeholder text (such as [Text]) in the Text pane, or press CTRL+A and then press DELETE.To resize your entire SmartArt graphic, click the border of your SmartArt graphic, and then drag the sizing handles in or out until your SmartArt graphic is the size that you want.If you already have text on a PowerPoint slide, you can convert slide text to a SmartArt graphic.If you're using PowerPoint, you can animate your SmartArt graphic to emphasize each shape or each hierarchical level.

45

46

You can animate (animate: To add a special visual or sound effect to text or an object. For example, you can have your text bullet points fly in from the left, one word at a time, or hear the sound of applause when a picture is uncovered.) the text, pictures, shapes, tables, SmartArt graphics, and other objects in your Microsoft PowerPoint 2010 presentation to give them visual effects, including entrances, exits, changes in size or color, and even movement. 

Note Transitions are another way that you can add visual effects to your slides. 

Animation is a great way to focus on important points, to control the flow of information, and to increase viewer interest in your presentation. You can apply animation effects to text or objects on individual slides, to text and objects on the slide master (slide master: The main slide that stores information about the theme and layouts of a presentation, including the background, color, fonts, effects, placeholder sizes, and positions.), or to placeholders on custom slide layouts (layout: The arrangement of elements, such as title and subtitle text, lists, pictures, tables, charts, shapes, and movies, on a slide.).There are four different kinds of animation effects in PowerPoint 2010:Entrance effects. For example, you can make an object fade gradually into focus, fly onto the slide from an edge, or bounce into view.Exit effects. These effects include making an object fly off of the slide, disappear from view, or spiral off of the slide.

47

Emphasis effects. Examples of these effects include making an object shrink or grow in size, change color, or spin on its center.Motion Paths (motion path: The path that a specified object or text will follow as part of an animation sequence for a slide.). You can use these effects to make an object move up or down, left or right, or in a star or circular pattern (among other effects).You can use any animation by itself or combine multiple effects together. For instance, you can make a line of text fly in from the left while it grows in size by applying a Fly In entrance effect and a Grow/Shrink emphasis effect to it. 

47

Notes If you do not see the entrance, exit, emphasis, or motion path animation affect that you want, click More Entrance Effects, More Emphasis Effects, More Exit Effects, or More Motion Paths.

After you have applied an animation to an object or text, the animated items are labeled on the slide with a non‐printing numbered tag, displayed near the text or object. The tag appears only in Normal view when the Animations tab is selected or the Animation task pane is visible.

48

49

You can view the list of all the animations on the slide in the Animation task pane.

The Animation task pane shows important information about an animation effect, such as the type of effect, the order of multiple effects in relation to one another, the name of the object affected, and the duration of the effect.

In the task pane, numbers indicate the order in which the animation effects play. The numbers in the task pane correspond to the non‐printing numbered tags that are displayed on the slide.Timelines represent the duration of the effects.Icons represent the type of animation effect. In this example, it is an Exit effect.Select an item in the list to see the menu icon (down arrow), and then click the icon to reveal the menu.Notes Effects appear in the Animation task pane in the order that you add them.You can also view the icons that indicate the start timing of the animation effects in relation to the other events on the slide. To view the start timing icons for all animations, click the menu icon next to an animation effect and select Hide Advanced Timeline.There are several types of icons that indicate the start timing of animation effects. Choices include the following:

Start On Click (mouse icon, shown here): The animation begins when you click 

50

the mouse.Start With Previous (no icon): The animation effect starts playing at the same time as the previous effect in the list. This setting combines multiple effects at the same time.Start After Previous (clock icon): The animation effect begins immediately after the previous effect in the list finishes playing. 

50

51

52

53

You can add slide numbers, notes page numbers, and the date and time to your presentation. 

Add slide numbers or notes page numbersOn the View tab, in the Presentation Views group, click Normal.On the left of your screen, on the pane that contains the Outline and Slides tabs, click the Slides tab, and then click the first slide thumbnail in your presentation.On the Insert tab, in the Text group, click Slide Number.In the Header and Footer dialog box, do one of the following:

If you want to add slide numbers, click the Slide tab, and then select the Slide number check box.If you want to add notes page numbers, click the Notes and Handouts tab, and then select the Page number check box.

If you want to add numbers to all of the slides or notes pages in your presentation, click Apply to All.If you want to change the starting slide number, do the following:On the Design tab, in the Page Setup group, click Page Setup.In the Number slides from box, enter the number that you want to to print on the first slide or notes page, with subsequent slides numbered

Add the date and timeOn the View tab, in the Presentation Views group, click Normal.

54

On the left of your screen, on the pane that contains the Outline and Slides tabs, click the Slides tab, and then click the first slide thumbnail in your presentation.On the Insert tab, in the Text group, click Date & Time.In the Header and Footer dialog box, do one of the following:

If you want to add the date and time to your slides, click the Slide tab.If you want to add the date and time to your notes pages, click the Notes and Handouts tab.

Select the Date and time check box, and then do one of the following:If you want to set the date and time to a specific date, click Fixed, and then in the Fixed box, type in the date that you want.

Note By setting the date on your presentation so that it is Fixed, you can easily keep track of the last time that you made changes to it.If you want to specify that the date and time updates to reflect the current date and time each time you open or print the presentation, click Update automatically, and then select the date and time format that you want .If you want to add the date and time to all of the slides or notes pages in your presentation, click Apply to All.

54

55

56

57

58

59

Now that your presentation is complete, what you do next depends on who delivers the presentation, where it is delivered, and what equipment is used:Will the presentation be run on the computer on which it was created or on another computer, or will it be delivered via a CD or a network location?If the presentation is given live, will you or someone else present it, or will it be self‐running?

Methods to deliver and distribute your presentationBroadcast your presentation to a remote audienceBurn your slide show to a DVDCreate a self‐running presentationCreate and print notes pagesInstall and run PowerPoint Viewer 2010Open or save a presentation in a different file formatPackage a presentation for CDPrint your slides or handouts of your presentationPublish your presentation to the WebRecord and time narration and pointer movements in a presentationSend PowerPoint handouts to Word for printingTurn your presentation into a videoUse email to send a presentation or a link to a presentationUse Slide Libraries to share and reuse PowerPoint 2010 slide content

60

View your speaker notes privately, while delivering a presentation on multiple monitorsUsing Presenter View is a great way to view your presentation with speaker notes on one computer (your laptop, for example), while your audience views the notes‐free presentation on a different monitor (projected on a larger screen, for example). PowerPoint only supports the use of two monitors for a presentation. However, you can configure to run a presentation on three or more monitors that are connected to one computer.

Configure PowerPoint to use Presenter view with two monitorsOn the Slide Show tab, in the Monitors group, click Use Presenter View.Note The Display Settings dialog box from Windows Control Panelmay appear. If it does not, you have already set it up. If you still want to change the settings, see Microsoft Windows Help to locate your Windows Display Settings and follow steps 2 through 4.In the Display Settings dialog box, on the Monitor tab, click the monitor icon that you want to use to view your speaker notes, and then select the This is my main monitorcheck box.If the This is my main monitor check box is selected and unavailable, the monitor is already designated as the primary monitor. You can select only one primary monitor at a time. If you click a different monitor icon, the This is my main monitor check box is cleared and made available again.

61

Click the monitor icon for the second monitor that the audience will view, select the Extend my Windows Desktop onto this monitor check box, and then click OK. On the Slide Show tab, in the Monitors group, ensure that the monitor on which you want the audience to see your presentation, appears in the Show On list.

61

62

63