CASO RED DE EGRESADOS“Un nuevo desafío”

2011-2012

Julie Jiménez JiménezJefe del Depto. de Gestión de Proyectos (PMO)Gerencia de Sistemas y Procesos

Relatores

Patricia Pinto GonzálezDirectora Nacional Red de EgresadosVicerrectoría de Responsabilidad Social y Extensión

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2011-2012

Agenda

BÚSQUEDA

SOLUCIONES

GENERACIÓN DEL

PROYECTO

PLANTEAMIENTO

CASO

OBTENCIÓN DE

RESULTADOS

EXPERIENCIA DE

USUARIO

RESUMEN

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Agenda

PLANTEAMIENTO

CASO

• En marzo del 2011, la USS crea la dirección nacional Red de Egresados

Antecedentes Generales

Planteamiento del caso

¿Quiénes?

¿Cuántos?

• Con el objetivo de contribuir y ampliar las oportunidades de desarrollo de nuestros egresados y titulados.

• Se propone un desafío, conocer y actualizar la información de contacto de todos los egresados al año 2011 en el menor tiempo posible

85%Actual-izados15%

Sin Ac-tu-

alizar85%

9.500 egresados

1.450 actualizados

Existía información en muchos sistemas,pero nada concreto…

Antecedentes Generales

Planteamiento del caso

SEPTIEMBRE 2011

sin actualizar

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Agenda

BÚSQUEDA

SOLUCIONES

Lograr una solución integrada, con base única actualizable, ágiles y de fácil de acceso

Idea Inicial de Sistemas y Procesos

Búsqueda de Soluciones

Fuente de información

Base de Datos Única

Actualización y reportería ágil

Seguimiento y

control

Contratar Campañas Callcenter

Desarrollar un sistemas local

Implementar una herramienta CRM’s

Implementar Banner Egresado

usar Banner Académico y Workflow

¿Cuál es la mejor solución?

Posibles soluciones planteadas

Búsqueda de Soluciones

Sistema de Actualización con

Base de datos única

Banner

Egresados

Solució

n

CRM’s O.K

Idea Final de sistemas y procesos

Búsqueda de Soluciones

Fuente de información

Base de datos única

Actualización y reportería ágil

Seguimiento y

control

Ban

ner

Work

flow

Ba

nner

Es

tudi

ante

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Agenda

GENERACIÓN DEL

PROYECTO

Preparación

Definición de Procesos

Parametrizar y Desarrollar

Pruebas y Capacitación

Go Live y Soporte

Usar una metodología

Generación del ProyectoG

ESTIÓN

DE CAM

BIO CO

MU

NICACIÓ

N

1

2

3

4

5

Conocida y Probada

Definir el Equipo

Generación del Proyecto

Capa de Apoyo

Capa Técnica Líder

Capa Funcional Líder

Capa Usuaria

Definir el Alcance

Generación del Proyecto

Alcance• Implementar una solución

tecnológica que permita actualizar de forma fácil y rápida la información de los egresados, de al menos el 60% del total.

Plazo• Diciembre 2011

Trabajamos sobre los procesos

Generación del Proyecto

Avances

Generación del Proyecto

Cambios y Mejoras

Validación y Verificación

Desarrollo

Control y evaluación

Planificación y Coordinación

Desarrollo y QA

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Agenda

OBTENCIÓN DE

RESULTADOS

Alcanzamos la meta

Resultados

De forma rápida y eficaz

Integrando varias aplicaciones

En el plazo esperado

Ajuste técnicos

Resultados

BANNEREGRESADO CRMEGRESADO

Guarda en Banner

Egresado

Replica en CRM

Replica en Banner

Egresado

Guarda en CRM

Proceso Actual de Egreso y Titulación

BANNERESTUDIANTE

Campañas vía

Call center

Campañas de actualización de

datos vía mail

Formularios Web en www.uss.cl y Sitios Internos

BASE DE DATOS ÚNICA DE

EGRESADOS ENBANNER

BANNER WORKFLOW

AUTOMÁTICO

AUTOMÁTICO

DICIEMBRE 2011

Banner Egresados• Información agrupada y relacionada en un sólo lugar (datos

personales, empleabilidad e intereses).• Elementos que permitirán a futuro desarrollar Fundraising.

CRM• Reportería rápida y ágil.• Call center integrado.• Administración de campañas.

Banner Workflow• Seguimiento de solicitudes.• Activación de contraseñas.• Actualización automática.

Banner EstudianteInformación de catálogo.

Qué logramos

Resultados

INTEGRACIÓN Y

SEGURIDAD

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Agenda

EXPERIENCIA DE

USUARIO

22%

30%Se lanza la 1° campaña de actualización masiva con tintes exitosos 70%Datos Integrados, actualizados y consistentes en 3 meses de campaña.

Estadísticamente

Experiencia del usuario Final

DICIEMBRE 2011

AGOSTO 2012

78%

9.500 egresados

11.300 egresadosEn régimen

Sin Actualizar

Actualizados

Sin Actualizar

Actualizados

Sin Actualizar

Generación de Valor

78%Fidelización de

egresados a través de beneficios

Mejora la contactabilidad,

mantener y mejorar vínculos

Vinculación con empleadores

Actividades focalizadas con

egresados

Mejorar oportunidades para egresados

Adecuaciones de los perfiles de

egreso

Proyección de programas

académicos pre y postgrado.

Fortalecimiento de talleres de

inserción

Red de contactos para nuevos

trabajos

Experiencia del usuario final

“Me llegó un correo que

invitaba a actualizar mi

información en la Red, así

que lo abrí, entré a la

sección correspondiente

y pude rellenar mis datos

de manera muy rápida”.

Cristián Stagno,

Ingeniero Comercial,

egresado en el año 2006.

“Siempre estoy revisando el sitio web de la Universidad San Sebastián para interiorizarme de los seminarios, cursos y diplomados. Además me llegó

el mail para actualizar mis datos, así que ingresé y lo hice rápidamente”.Clara Contreras, Psicóloga,

egresada en el año 2008

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RESUMEN

• Coordinar y mantener comunicados a tiempo a los equipos y proveedores, para que aporten al proyecto en el momento que se requiera.

¿Qué aprendimos?

Resumen

• Aprendimos a buscar alternativas tecnológicas que acomoden al usuario y que pueden convivir integradas.

• Basarnos en una metodología conocida y que nos permitiera en corto tiempo lograr la solución planteada

LOGRAR EL OBJETIVO PLANTEADO, BASADOS EN UN PROCESO CONOCIDO

INTEGRANDO SISTEMAS.

Resumen

BASE DE DATOS ÚNICA DE

EGRESADOS ENBANNER

BASE DE DATOS ÚNICA DE

EGRESADOS ENBANNER

¡Muchas Gracias!

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