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Buenas prácticas de gestión
de proyectos como
estrategia para alcanzar la
innovación en bibliotecas,
centros de información y
conocimientoCláudia Hofart Guzzo
@claudiaguzzo
En esta presentación Que és y como empezar la innovación
El proceso de innovación
Proyectos X Procesos
Proyectos y gestión de proyectos
Metodologias de gestión de proyectos - el PMBoK
¿Cómo y por dónde empezar?
Resumen
Innovación La palabra “innovar” deriva del latín “in+novare”, que
significa “hacer nuevo”, renovar o cambiar.
En el foco administrativo, es relacionado a ter un nuevo
concepto, o muchas veces aplicar las ideas de otras
personas en novedades o de una nueva forma.
La innovación puede ser de varios tipos, desde el
lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la mejora de
algo que ya existe o innovación organizacional, que optimiza
la eficiencia de la organización.
Valls (2013) - http://abmeseduca.com/?p=6354
Innovacción
Información
Funil de la innovación(Clark e Wheelwright (1993)
Si no sabes lo que
quiere, no hay como
tener un proyecto de
succeso. Portanto, haga
siempre la pregunta
cierta:
=> Hay que compreender
el problema para dar una
buena solucción!
=> La solución deve ser
el foco del proyecto!
Ya sabes lo que necesitas? Defina entonces
Porque?
Porque hacer el proyecto (history)
O que?
Cómo?
El proceso de inovación Compartir información antes de tomar decisiones;
Atentar para la implementación, no solamente en las ideas;
Reconocer que proyectos innovadores pueden ser
gestionados de modo distinto que procesos de rutina;
ProyectoEsfuerzo temporario para crear un producto o
servicio único (PMI, 2013)
Grupo de actividades coordinadas y controladas
con fechas de inicio y término, emprendido para
alcanzar un objetivo de acuerdo a requisitos
específicos, incluyendo limitaciones de tiempo,
costos y recursos (ISO 10006, 2003)
Proyecto Proceso
Las diferencias entre proyecto y
proceso
Un esfuerzo temporal y único.
Un equipo planea y ejecuta el proyecto.
Cara ámbitos que pueden ser desconocidos.
Utiliza un equipo multidisciplinario.
Finaliza con un resultado único y específico.
Ejemplo: Creación de una política de incorporación de eBooks en el acervo de la Biblioteca.
Un esfuerzo continuo, estable, repetible y consistente.
Las personas que realizan las mismas tareas en cada ciclo proceso.
El control de productividad se establece en torno a las metas de producción.
No requiere un equipo multidisciplinario.
Producto estándar
Ejemplo: Rutina de préstamos de los eBooks según la política definida en el proyecto.
Fuente: http://kessia.blogs.unipar.br/files/2009/03/diferencas-em-projeto-e-processos.pdf
Innovación es cambio, y cambio es difícil
Shenhar (2013).
Nivel de
incertidumbre
Tiempo
Gestión de proyectos La gestión de proyectos corresponde ala planificación,
organización, supervisión y control de todos los aspectos de
un proyecto en una búsqueda continua para lograr todas sus
metas (ISO 10006, 2003).
Además de desear el cumplimiento de los objetivos del
proyecto en el tiempo, el costo, el nivel de la tecnología y el
desempeño y uso de los recursos planeados la gestión de
proyectos siempre busca satisfacer o superar las
necesidades y expectativas de los clientes (stakeholders)
(Kerzner, 2011).
Metodologias de Gestión de
proyectos Década de 90 – expansión de las guías de conocimientos
(Body of Knowledges – BoKs) con foco en las buenas
prácticas;
conjuntos de métodos propuestos por los institutos o
asociaciones profesionales de gestión de proyectos;
se estructuran en las habilidades o áreas de conocimiento y
procesos, recomendando sistemáticas de proyectos;
Una sistemática de proyecto puede constar de métodos,
herramientas y plantillas para ayudar a equipo del proyecto
en la planificación y ejecución de proyectos.
El guia PMBok Project Management Institute – Body of Knwoledge
• 5 grupos de procesos
• 10 Áreas de conocimiento
Áreas del conocimiento
Integración
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Aquisiciones
Partes interesadas
Las 10 áreas de
conocimento del PMBOK
El Triángulo de Hierrro
Termo de Início del Proyecto
Definir alcance Especificación del alcance del proyecto
Definición de las actividades involucradas y las mayores
entregas (marcos - milestones)
División de los milestones y actividades del proyecto en
componentes menores (posibilidad de mejor gerenciamiento)
Estructura Analítica del Proyecto – EAP
(workbreakdow structure – WBS)
oficinadanet.com.br
Gestión del tiempo Definir las actividades
Ordenar las actividades
Estimar recursos necesarios para cada actividad
Estimar tiempo necesario para cada actividad
Desarrollar el cronograma
Controlar el cronograma
Actividad Fecha Inicial Fecha Final Responsable Predecessor
1. Comprar dominio y servicio hosting 01/02/2013 02/02/2013 Juan
2. Configurar servidor e instalar
software
03/02/2013 05/02/203 José
3. Testes 06/02/2013 12/02/2013 Maria 2
4. Carga de contenidos tipo 1 14/02/2013 28/02/2013 Maria, Ana,
Gloria
3
5. Carga de contenidos tipo 2 02/03/2013 31/03/2013 4
6. Carga de contenidos tipo 3 01/04/2013 14/06/2013 4
7 ! Evento de presentación del
producto
01/03/2013 01/03/2013 4
8 ! Cierre del proyecto 15/06/2013 15/06/2013 6
Gestión de los costos Materiales que necesiten ser comprados;
Contratación de servicios;
Y puesto que tiempo es dinero…
Cantidad de horas de cada profesional involucrado en el proyecto (calcular individualmente para cada actividad)
X
Costo hora de cada profesional (su sueldo mensual / media de horas trabajadas por mes)
= costo de ejecución de las actividades
Suceso en gestión de proyectos
Eficiencia Cronograma, Costos, lucro
Impacto para el cliente
Atención a requisitos, satisfacción del cliente, reconocimiento del marca
Impacto para el equipo
Satisfacción del equipo, desarrollo de capacidades, retención de los miembros
Negocio y suceso directo
Vendas, lucros, flujo caja, calidad del servicio, aprobación reglamentar
Preparación para el futuro
Tecnología nueva, mercado nuevo, nueva competencia, nueva capacidad organizacional
Resumen La innovación comienza con información
comprender el problema para dar una buena solución!
Definición del alcance del proyecto
la solución debe ser el foco del proyecto
Cada proyecto requiere niveles distintos de gestión
Lo básico: Triángulo de Hierro
Alcance – Tiempo – Costo Calidad
Indicadores de Suceso
definidos para el proyecto
Gracias!
br.linkedin.com/in/claudiaguzzo/
@claudiaguzzo
