Aplikasi Manajemen E-Document

APLIKASI MANAJEMEN E-DOCUMENT DI DINAS PERTANIAN KABUPATEN JOMBANG

M. Ainul Yaqin, Karbila Barakah H.Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Sains dan TeknologiUniversitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang

E-Mail : [email protected], [email protected]

Abstrak

Dokumen dalam suatu instansi atau perusahaan merupakan suatu aset yang sangat penting dalam mendukung tiap program kerja yang dibuat oleh organisasi tersebut. Banyaknya dokumen yang dihasilkan dalam tiap proses kerja menuntut instansi tersebut melakukan sistem penyimpanan dan penataan dokumen dengan baik guna keperluan di waktu yang akan datang. Dinas Pertanian Kabupaten Jombang merupakan salah satu instansi yang memerlukan sistem penyimpanan dokumen yang baik, dimana mencakup aspek-aspek penyimpanan dokumen yang tertata rapi, tersentralisasi, dan adanya relasi antara tiap dokumen milik tiap bidang dan seksi. Solusi dari permasalahan ini adalah dengan menggunakan Aplikasi manajemen e-document berbasis web. Aplikasi ini mendukung berbagai macam manajemen dokumen diantaranya manajemen dokumen pribadi, dokumen publik, folder pribadi, folder publik, user, dan grup. Dalam aplikasi ini terdapat 2 jenis manajemen dokumen yaitu manajemen dokumen publik dan manajemen dokumen pribadi. Selain itu juga terdapat 10 fitur manajemen dokumen publik dan pribadi diantaranya upload, download, share, check-in, check-out, edit, view, pindah, hapus, dan cari. Dengan tata kelola aplikasi manajemen e-document yang seperti ini diharapkan dapat menjadi suatu aplikasi manajemen dokumen elektronik yang handal, tersentralisasi, aman, rapi, mudah diakses oleh antar pegawai dari seksi dan bidang yang berbeda dan mudahnya penyebaran dokumen antar seksi dan bidang.

Kata Kunci : manajemen, e-document, dokumen elektronik, manajemen dokumen.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

1. PENDAHULUAN

Dokumen dalam suatu instansi atau perusahaan merupakan suatu aset yang sangat penting dalam mendukung tiap program kerja yang dibuat oleh organisasi tersebut. Dalam proses kerja pastinya menghasilkan dokumen yang banyak dan beragam kriterianya. Banyaknya dokumen yang disimpan dalam bentuk konvensional menuntut instansi atau organisasi terkait harus mempunyai media penyimpanan real misal almari atau ruangan khusus / gudang penyimpanan dokumen.

Dinas Pertanian Kabupaten Jombang dalam penataan dan sistem penyimpanan dokumen telah melaksanakan model penyimpanan dokumen-dokumen secara konvensional tersebut. Di setiap ruangan kantor tiap bidang dan seksi selalu disediakan almari khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen mereka. Untuk dokumen umum seperti surat atau laporan keluar dan masuk ditempatkan di ruangan Unit-IT yang mana ruangan ini sebagai Pusat Informasi.

Selanjutnya untuk dokumen-dokumen milik pribadi baik itu seksi ataupun bidang terletak di tiap kantor mereka masing-masing. Tidak terpusatnya dokumen-dokumen di satu tempat ini terkadang membuat pihak-pihak dari seksi dan bidang lain memerlukan waktu yang cukup lama untuk meminta dokumen yang mereka butuhkan.

Dengan demikian maka perlu adanya aplikasi manajemen dokumen. Aplikasi Manajemen Dokumen Elektronik (manajemen e-document) menjadi salah satu penerapan alternatif solusi IT yang cukup handal untuk memecahkan masalah ini. Penerapan manajemen e-document yang didukung oleh aplikasi berbasis web menjadikan aplikasi manajemen e-document yang fleksibel, bisa diakses kapanpun dan dimanapun, dokumen yang terpusat, mudahnya akses dokumen antar bidang dan seksi, dan aman.

Beberapa manfaat dari penerapan aplikasi manajemen e-document ini yaitu:

a. Mempermudah adanya interaksi serta penyebaran dokumen yang mana akan mempermudah pengambilan suatu keputusan (decision statement),

b. Mempermudah pengendalian seluruh dokumen yang meliputi unggah (upload), unduh (download), hapus (delete), perbarui preferensi data (edit), pindah lokasi dokumen (move), cari (search), berbagi dokumen (share), unduh untuk editing di luar aplikasi (check-out), mengupload ulang dokumen yang telah diunduh untuk diedit (check-in) dan lihat (preview/view) hanya untuk beberapa format dokumen,

c. Mengurangi resiko ketidakefektifan kerja pegawai yang berhubungan dengan dokumen,

d. Sebagai rekam jejak kerja yang pernah dilakukan (review hasil kerja),

e. Mengurangi total biaya manajemen dokumen secara konvensional dan meningkatkan efesiensi ruangan penyimpanan, dan

f. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen.

2. TINJAUAN PUSTAKA

Dalam merancang sistem manajemen e-document peneliti menerapkan model pengembangan rekayasa perangkat lunak yang disebut waterfall / metode air terjun. Menurut Ian Sommerville dalam bukunya Software Engineering Edisi 6 Jilid 1 [2] Model Air Terjun adalah model proses pengembangan perangkat lunak yang dalam prosesnya lebih menerapkan tahapan yang konsisten dan berbentuk penurunan dari satu fase ke fase yang berikutnya, yang mana maksudnya adalah setiap tahap dari tiap proses harus diselesaikan terlebih dahulu sampai tuntas, baru kemudian melakukan proses ke tahap berikutnya. Terdapat 5 tahap dalam Model Air Terjun diantaranya penentuan dan analisis spesifikasi, desain sistem dan perangkat lunak, implementasi dan pengujian unit, integrasi dan pengujian sistem, dan operasi dan pemeliharaan.

2.1 Sistem Majemen Dokumen Sistem Manajemen Dokumen / Document

Management System (DMS) merupakan suatu program aplikasi yang pada awalnya digunakan hanya untuk menyimpan dan mendata hasil dokumen-dokumen real / cetak yang telah melalui proses perangkat keras scanner. Proses yang dilakukan oleh program ini adalah dokumen-dokumen yang bersifat non-elektronis (hardcopy) dilakukan scanning oleh media scanner dan kemudian disimpan di aplikasi DMS yang mana hasil dari proses scanning adalah dokumen digital berbentuk images.

Namun searah berkembangnya teknologi maka DMS lebih berkembang menjadi sistem yang lebih berdayaguna artinya bukan hanya sebagai tempat penyimpanan hasil scanning namun lebih mengarah ke dokumen elektronis yaitu dokumen-dokumen yang diolah dari software pengolah kata seperti MS. Office dan OpenOffice, serta dapat menyimpan format-format file lainnya. [3]

Seiring berkembangnya teknologi karena berbagai tuntutan guna mencapai manfaat yang semakin bisa dihandalkan untuk pemecahan banyak hal yang salah satunya sebagai pengontrol manajemen dokumen dan media digital penyimpanan dokumen yang sudah didukung oleh berbagai macam format file maka program tersebut selanjutnya disebut Electronic Document Management System (EDMS) atau Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.

2.2 E-DocumentE-Document adalah kependekan dari

Electronic Document / Dokumen elektronik / digital yang artinya segala bentuk file digital yang hanya terdapat dalam bentuk / format elektronik seperti data yang disimpan di komputer, jaringan (network), back-up ke dalam Compact Disk (CD) ataupun DVD, atau media penyimpanan lainnya. Contoh bentuk dokumennya bisa berupa: email, voice mail, instans messages (IM), e-calender, audio-file, video, data-data hasil transfer handphone, animasi, grafik, foto, presentasi, web pages, dan data digital lainnya. [4]

3. PEMBAHASAN

3.1 Fitur-fitur yang ada dalam Aplikasi Manajemen E-Document

Dalam merancang dan membangun tiap fitur yang ada dalam sistem manajemen e-document, peneliti mendapat rujukan ide dari beberapa sumber informasi diantaranya dari penelitian 3 mahasiswa Universitas Indonesia dalam membangun SIM Dokumen untuk Fasilkom UI (pada fitur-fitur manajemen dokumen seperti check-out, check-in dan fitur lock file, manajemen grup, manajemen folder, level-level dari tiap user), inspirasi dari fitur yang terdapat pada aplikasi file-manager berbasis website seperti (ajaxplorer-core-4.20, elfinder-2.0-rc1, dan extplorer) yang bisa didownload secara gratis di internet, kemudian untuk fitur-fitur interaktif user seperti manajemen pesan adalah inspirasi dari email serta aplikasi social network yang sekarang dengan booming .[3] Untuk fitur-fitur yang lainnya adalah dikembangkan sendiri dengan mengkondisikan sesuai realita lingkungan kerja Dispertan Jombang melalui wawancara dan pengambilan data.

Dalam aplikasi manajemen e-document terdapat 6 fitur manajemen yaitu:

a. Manajemen DokumenTerdapat 2 tipe dokumen dalam sistem ini yaitu dokumen pribadi dan publik. Dokumen pribadi adalah dokumen milik pribadi tiap user dan bersifat tertutup, hanya user yang memiliki dokumen tersebut yang bisa mengakses dokumen pribadinya. Dokumen publik adalah dokumen yang dimiliki oleh tiap seksi dan bidang, dan bersifat terbuka. Dokumen publik bisa diakses oleh seluruh pegawai dengan fitur download dan view di area dokumen publik semua pengguna (homepage). Dalam homepage, dokumen publik telah tersusun rapi sesuai bidang dan seksinya.

Terdapat perbedaan fitur dalam manajemen dokumen pribadi dan publik. Fitur manajemen dokumen pribadi antara lain: unggah / upload, unduh / download, perbarui / edit (update), hapus / delete, pindah / move, preview / view, cari / search, dan bagikan / share.Fitur manajemen dokumen publik antara lain: unggah / upload, unduh / download, perbarui / edit (update), hapus / delete, pindah / move, unduh untuk editing di luar sistem / check-out, upload untuk me-return dokumen yang dicheck-out yang disebut check-in, preview / view, cari / search, dan bagikan / share. Perbedaan dari kedua fitur ini hanyalah pada fitur check-out dan check-in.Untuk mengelola dokumen, sistem telah mengatur adanya level-level akses tiap user yang mana terdapat 5 level akses. Penjelasannya akan dijelaskan di bagian selanjutnya.

b. Manajemen FolderTerdapat 2 jenis folder yang diatur oleh sistem yaitu: Folder Publik

Folder publik adalah fungsinya untuk menyimpan dokumen publik dan sebagai kategori dari tiap-tiap topik dokumen publik. Hak akses untuk mengelola folder di area ini hanyalah admin dan moderator. Di dalam aplikasi e-document ini mengedepankan keteraturan penempatan dokumen yang dengan keteraturan folder akan memudahkan sistem untuk mengkategorikan dokumen dan pencariannya. Dokumen yang masuk pada folder ini akan diterbitkan di Homepage / Area Dokumen Publik All User. Dengan alasan itulah hak akses untuk mengelola folder di area publik hanyalah admin dan moderator.

Folder PribadiFolder Pribadi adalah folder yang fungsinya sebagai tempat menyimpan dokumen pribadi tiap user. Dalam area pribadi e-document, hak akses untuk manajemen folder diberikan full kepada masing-masing anggota. Ini dikarenakan area pribadi adalah area personal atau area yang menjadi kepemilikan pribadi dari setiap user. Dokumen yang masuk dalam Folder Pribadi tidak akan terlihat oleh siapapun kecuali user yang punya dokumen itu sendiri.

c. Manajemen User dan Level AksesDalam aplikasi manajemen e-document terdapat 5 tipe pengguna dengan hak akses yang berbeda-beda. Berikut ini adalah 5 tipe user beserta hak aksesnya dan siapa yang menempati posisi di tiap tipenya sebagai berikut: Adminsitrator

Level Administrator ditempati oleh Koordinator Posko/Unit IT, dengan hak akses : Manajemen folder di area publik

yang berisi tambah, edit, hapus, dan pindah.

Manajemen user yang berisi tambah, edit, pindah posisi, aktif & nonaktif dan view.

Manajemen area publik/grup yang berisi tambah, edit, pindah, aktif & nonaktif, dan hapus.

Kirim dan baca pesan ke semua user.

Akses cari untuk tiap manajemen. Input informasi di halaman login

user, dan lihat rating upload dokumen publik.

ModeratorLevel Moderator ditempati oleh pegawai-pegawai yang bekerja di posko/unit IT Dispertan Jombang. Berikut ini adalah hak akses yang dimiliki oleh moderator: Manajemen folder di area publik

yang berisi tambah, edit, hapus, dan pindah.

Akses cari untuk tiap manajemen. Kirim dan baca pesan ke semua

user. Akses cari untuk tiap manajemen. Input informasi di halaman login

user, dan lihat rating upload dokumen publik.

Spesial User Level 1Level Spesial User Level 1 ditempati oleh Kepala Dinas dan Sekretaris Dinas. Berikut ini adalah hak akses yang dimiliki oleh level ini: Manajemen dokumen di area publik

meliputi upload, download, view, edit, pindah, hapus, check-out, check-in, dan share ke semua anggota.

Manajemen dokumen di area pribadi meliputi upload, download, view, edit, pindah, hapus dan share.

Manajemen folder di area pribadi meliputi tambah, edit, hapus, dan pindah.

Akses cari untuk tiap manajemen.

Kirim dan baca pesan ke semua user.

Download dokumen yang paling banyak diunduh oleh anggota sistem.

Melihat laporan aktifitas dokumen dalam bentuk diagram.

Melihat folder pribadi, dokumen publik dan pribadi yang baru saja diakses.

Mengupload Foto, mengganti password, dan mengupdate profilnya.

Aksi download dan View di halaman homepage.

Spesial User Level 2Level Spesial User Level 2 ditempati oleh Kepala Bidang, Kepala Seksi, Kelompok Jabatan Fungsional, Koordinator, dan UPTD. Hak akses yang dimiliki oleh level ini adalah Manajemen dokumen di area publik

meliputi upload, download, view, edit, pindah cepat, hapus, check-out, check-in, dan share ke dashboard user lain yang masih dalam 1 bidang.

Manajemen dokumen di area pribadi meliputi upload, download, view, edit, pindah cepat, hapus dan share ke dashboard user lain yang masih dalam 1 bidang.



user. Download dokumen yang paling

banyak diunduh oleh anggota sistem.

Melihat laporan aktifitas dokumen dalam bentuk diagram.

Melihat folder pribadi, dokumen publik dan pribadi yang baru saja diakses.



Regular User Level Regular User ditempati oleh seluruh staff dan pegawai selain keempat level sebelumnya. Hak akses yang dimiliki oleh level ini adalah Manajemen dokumen di area

pribadi meliputi upload, download, view, edit, pindah cepat, dan hapus.



user. Download dokumen yang paling

banyak diunduh oleh anggota. Melihat folder pribadi, dokumen

publik dan pribadi yang baru saja diakses.



d. Manajemen Grup Manajamen grup adalah fitur yang mengatur tambah bidang, tambah seksi, edit bidang dan seksi, pindah seksi, aktifkan dan nonaktifkan seksi dan hapus bidang yang tidak aktif. Itulah fitur yang dimiliki oleh manajemen grup. Terdapat 19 grup yang hierarkinya sudah disamakan dengan struktur organisasi Dispertan Jombang. Berikut ini adalah daftar grup manajemen e-document :1) Bidang Kepala Dinas

a) Sub Area Kepala Dinas2) Bidang Kesekretariatan

a) Sub Area Sekretarisb) Sub Bagian Umumc) Sub Bagian Keuangand) Sub Bagian Penyusunan Program

dan Laporan 3) Bidang Produksi dan Perlindungan

Tanamana) Sub Area Produksi dan

Perlindungan Tanamanb) Seksi Peningkatan Produksi Padi

dan Palawijac) Seksi Perlindungan Tanamand) Seksi Peningkatan Holtikultura

4) Bidang Usaha Tani, Sarana dan Prasaranaa) Sub Area Usaha Tani, Sarana dan

Prasaranab) Seksi Usaha Tani dan Pemasaranc) Seksi Sarana dan Prasaranad) Seksi Pengolahan Lahan dan Air

5) Bidang Penyuluhana) Sub Area Penyuluhanb) Seksi Sarana dan Prasarana

Penyuluhanc) Seksi Pemberdayaan Penyuluhand) Seksi Kelembagaan Penyuluhan

6) UPTDa) Sub Area UPTD

7) Kelompok Jabatan Fungsional

a) Sub Area Kelompok Jabatan Fungsional

e. Manajemen ProfilFitur manajemen account atau setting profil adalah fitur tambahan dari sistem ini diluar manajemen dokumen. Fitur ini berguna untuk mengatur preferensi dari tiap pengguna meliputi editing nama lengkap, nama panggilan, alamat, no. telp, email, kota lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, ganti password dan upload foto.Fitur ini cukup berguna dalam view detail antar user yang ada pada menu anggota e-document.

f. Manajemen PesanManajemen pesan adalah fitur untuk mengatur masuknya pesan ke acccount user. Terdapat 3 fitur dalam manajemen pesan antara lain: tulis pesan, baca pesan, dan hapus pesan. Fitur ini tersedia untuk semua akses pengguna.

3.2 Sitemap Aplikasi Manajemen E-DocumentSitemap aplikasi manajemen e-document

yang menggambarkan berbagai fitur akses yang diberikan di aplikasi ini dapat dilihat pada lampiran 1.

3.3 Flowchart aplikasi.Dalam aplikasi manajemen e-document

terdapat berbagai macam proses di tiap manajemenya. Salah satu fitur yang menjadi inti dari pengaturan dokumen adalah fitur upload dokumen. Fitur ini adalah fitur yang berguna untuk memindah dokumen dari lokasi media penyimpanan pribadi (komputer user) ke server. Dalam teknisnya berbagai proses yang ada di sistem ini terdapat persyaratan-persyaratan, begitu juga dengan fitur upload. Berikut ini adalah persyaratan fitur upload dokumen baik itu publik maupun pribadi:a) Dokumen tidak boleh diupload tepat di

dalam root default (dokumen publik: ../../rootpub/ dan dokumen pribadi: ../../../server/rootpri/).

b) Dokumen juga tidak boleh diupload tepat di dalam root seksi (../../rootpub/7585_id45) dan root pribadi masing-masing user (../../../server/rootpri/7585_id66).

c) Tipe yang didukung oleh sistem adalah docx, doc, xlsx, xls, pptx, ppt, zip, rar, jpg.jpeg, png, gif, pdf, dan txt.

d) Ukuran maksimal file dalam sekali upload adalah 4 MegaBytes.

Flowchart proses upload dokumen dapat dilihat pada lampiran 2.

3.4 Interface Aplikasi

Berikut ini adalah contoh beberapa interface halaman di website aplikasi manajemen e-document :a) Interface Login

Halaman awal user adalah halaman login. Di kolom form login terdapat 3 field yang harus diisi oleh user dengan benar, Username, Password dan Kode Captcha. Interface login dapat dilihat pada gambar 1.

b) Interface Dashboard (contoh: level Kepala Dinas)Di dashboard level akses ini terdapat tombol menu dan informasi-informasi diantaranya Menu Navbar Dashboard yang berisi notifikasi berupa angka, menu dropdown pesan baru dan dokumen baru yang dishare oleh user lain, dan menu akses cepat, Box Informasi Siapa Anda dan kalkulasi jumlah baik itu Dokumen Pribadi, Dokumen Publik, Folder Pribadi, Folder Publik yang sudah dibuatkan oleh Admin/Moderator untuk seksi Anda, berapa dokumen share baru dan pesan baru, 5 Tombol Menu (Manajemen Dokumen Pribadi, Manajemen Dokumen Publik, Manajemen Folder Pribadi, Setting Profil, dan Kotak Pesan), selanjutnya ada Informasi berupa Accordion Style yang berisi 5 Folder Pribadi yang baru saja User akses dan Dokumen Share baru (belum user download), kemudian ada diagram aktifitas user dalam mengatur dokumen baik itu pribadi maupun publik yang mana diklasifikasikan selama 1 tahun dan per-batang menampilkan jumlah dokumen dalam tiap bulannya, dua kolom dibawahnya mengenai history dengan batasan 5 dokumen pribadi dan publik yang baru saja diakses baik itu diedit, dicheck-out, dicheck-in, dishare dan dipindah, selanjutnya adalah form kirim pesan dan informasi 5 dokumen publik yang paling sering didownload oleh user yang mana di tabel itu user langsung bisa juga mendownload dokumen tersebut. Interface dashboard dapat dilihat pada gambar 2.

c) Interface Halaman Manajemen Dokumen PublikTampilan dari halaman utama dari manajemen dokumen publik dapat dilihat pada gambar 3.

d) Interface Homepage Dokumen PublikDalam halaman homepage terdapat 5 menu di navigasi atas bila user masuk sebagai Kadin, Sekdin, Kabid, Kasi dan Koordinator diantaranya menu kembali ke dashboard, menu homepage itu sendiri, menu manajemen dokumen publik user, menu anggota e-document dan menu bantuan. Bila user masuk sebagai Staff, Administrator dan Moderator menu manajemen dokumen publik hilang namun menu lainnya masih ada.

Gambar 2. Interface Dashboard 1

Gambar 3. Interface Manajemen Dokumen Publik

Gambar 1. Interface Login User

Gambar 4. Interface Manajemen Folder Pribadi

e) Interface Halaman Manajemen Folder PribadiManajemen folder pribadi adalah fitur untuk mengatur folder pribadi user. Tiap user mempunyai folder pribadi masing-masing yang mana antar user tidak bisa melihat ataupun mengakses folder pribadi milik user lain.Tampilan dari menu halaman utama manajemen folder pribadi dapat dilihat pada gambar 4.

4. Kesimpulan

Dari hasil analis sampai implementasi interface, peneliti memberi kesimpulan terhadap sistem manajemen e-document di Dinas Pertanian Kabupaten Jombang sebagai berikut: Program ini dapat menjadi solusi yang baik

dalam penyimpanan dokumen secara elektronik di Dispertan Jombang

Program ini mudah digunakan oleh pegawai Dinas Pertanian Kabupaten Jombang dan disertai adanya fitur-fitur tambahan seperti

manajemen pesan dan profil menjadikan website semakin interaktif.

5. Daftar Pustaka

[1] Ladjamudin, Al Bahra Bin. 2006. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta : Graha Ilmu

[2] Sommerville, Ian. 2003. Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak).Jakarta:Erlangga.

[3] Nugroho, Aldiantoro (1201000083), dkk. 2006. Laporan Proyek Mahasiswa: Sistem Informasi Manajemen Dokumen Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas Indonesia

[4] Andreas Holzinger, Klaus Miesenberger. 2009.HCI and Usability for e-Inclusion: 5th Symposium of the Workgroup Human-Computer Interaction and Usability Engineering of the Austrian Computer Society, USAB 2009, Linz, Austria, November 9-10, 2009, Proceedings.Austria:Springer.

Lampiran 1. Sitemap Aplikasi Manajemen E-Document

Lampiran 2. Flowchart Proses Upload Dokumen

Education

Aplikasi Manajemen E-Document