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aqW2 Gerenciamento de Projetos Gerenciamento das Comunicações

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Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Planejamento das Comunicações

Distribuição das Informações

Reportar o Desempenho

Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas

Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, Armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas

de forma adequada e no tempo certo.

Seu objetivo é tornar disponíveis as

informações necessárias no tempo e da

maneira que os interessados desejam.

Visa a constante interação com as partes

interessadas a fim de satisfazer suas

necessidades e resolver questões à

medida que ocorrem.

Viabiliza coletar e distribuir informações de

desempenho, incluindo relatórios de andamento,

medições do progresso e projeções.

Visa identificar as necessidades de

informação e comunicação dos stakeholders

(partes interessadas) no projeto.

Identificar Partes Interessadas

Identificar pessoas ou organizações

envolvidas direta ou indiretamente no projeto

e documentar informações importantes

sobre suas expectativas, impacto e

envolvimento no projeto.

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Dicas para superar barreiras da Comunicação

– 1. Desenvolver a habilidade de ouvir. Como?

• Evite julgar enquanto ouve

• Fazer perguntas para compreender e esclarecer

• Focar no problema, não na pessoa

– 2. Utilize uma redação clara e objetiva, sem jargões ou excesso de

termos técnicos. Se for o caso utilize glossário.

– 3. Na comunicação oral seja claro e objetivo

– 4. Tente ganhar credibilidade e transparência das relações

– 5. Não se esqueça que existe política no ambiente, portanto cuidado

com assuntos polêmicos ou que gerem conflitos

– 6. Tenha um plano de comunicação pró-ativo

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Barreiras na Comunicação

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Identificar os Stakeholders

É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que

podem ser afetadas pelo projeto e de documentar informações relevantes

relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do

projeto. Podem ser clientes, patrocinadores, a organização executora,

público, ou seja, quem está envolvido ativamente no projeto ou pode ser

afetado positiva ou negativamente pela execução ou término do projeto.

É uma atividade fundamental para o sucesso do projeto.

Deve ser analisados os níveis de interesse, expectativas, importância

e influência de cada umas delas.

A partir da identificação e os níveis acima pode-se criar estratégias para

maximizar resultados e mitigar impactos negativos e ainda priorizar aqueles

que estão mais relacionados com a garantia de sucesso do projeto.

Gerenciar Partes Interessadas

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A análise das partes interessadas dá-se pela coleta e análise de informações

conforme as etapas a seguir:

Etapa 1 – identificar todas as partes interessadas e as informações relevantes,

tais como papeis, departamentos, interesses, nível de conhecimento, expectativas, e

níveis de influência. Normalmente começa-se pelas pessoas com papel gerencial,

de tomada de decisões que são afetadas pelo resultado do projeto, como

patrocinador,, o gerente de projetos e o cliente.

Dica: Faça entrevistas com os primeiros identificados para expandir a lista

de interessados

Etapa 2 – Identificar impacto ou apoio potenciais de cada uma das partes

identificadas para classificá-las e definir uma estratégia de abordagem. È

importante que haja graus de importância, sabendo priorizar as principais partes:

• Graus de poder/interesse com base na autoridade, de interesse, de

influencia no projeto, capacidade de impor a vontade, urgência (atenção

imediata) podem ser critérios utilizados.

Etapa 3 - Avaliar como as partes interessadas provavelmente vão reagir ou

responder em várias situações com o objetivo de planejar como influenciá-las para

aumentar o apoio ou evitar impactos negativos em potencial.

Identificar os Stakeholders

Gerenciar Partes Interessadas

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Para garantir uma ampla identificação e listagem das partes

interessadas, deve-se solicitar a opinião e conhecimento de grupos ou

pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na área

ou disciplina em questão. É importante realizar entrevistas, reuniões,

discussões, pesquisas diversas.

Exemplos:

– Alta administração

– Outros departamentos da empresa

– Principais partes interessadas

– Outros gerentes de projetos

– Especialistas na área de negócio ou do projeto

– Consultores

– Associações de profissionais

Identificar os Stakeholders

Gerenciar Partes Interessadas

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Como resultados, ou saídas deste item tem-se o registro das partes

interessadas, com seus respectivos detalhes, tais como:

– Informações de identificação: nome, posição na empresa,

local, papel no projeto, informações de contato

– Informações de Avaliação: requisitos essenciais, principais

expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse

no ciclo de vida

– Classificação das partes interessadas: interna/externa,

apoiadora/neutra/resistente.

E ainda temos um documento com estratégias para gerenciar as

partes interessadas apresentando o nível de participação, como

podem alterar o projeto e o nível de informação requerido por cada

uma delas.

Identificar os Stakeholders

Gerenciar Partes Interessadas

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Identificar os Stakeholders

Gerenciar Partes Interessadas

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5W2H

Planejamento das Comunicações

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Frequência e Responsabilidade

Planejamento das Comunicações

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Reuniões

Gerenciar Expectativas

Quando realizar?

– Lançamento (kickoff meeting)

– Acompanhamento (follow-up meeting)

– Registro e acompanhamento de pendências

– Levantamento e registro de lições aprendidas

– Acompanhamento e registro de mudanças, ações corretivas e

preventivas

– Entrega dos deliverables

– Encerramento das fases e do projeto (end-up meeting)

– Crises...

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Status, Progresso, Previsão (Tendências)

Foco nos requisitos de comunicação e na análise dos stakeholders (plano de

comunicação)...

Resultados do projeto X linhas de base -> desvios aceitáveis?

Deve incluir informações sobre o uso efetivo dos recursos

Reportar o Desempenho

Nível de detalhe definido com base no Plano de Comunicação:

– requisitos de comunicação;

– análise dos stakeholders.

Exemplos de métricas:

• Custo;

• Prazo;

• Requisitos Técnicos / Qualidade;

• Riscos;

• Produtividade;

• Satisfação do cliente;

• Mudanças e Ajustes.