ADITORIA DE LA FUNCION INFORMATICA

POR:HEBERT DURAN FREDY ORDUÑA

CAROLINA CASTRO

RECOPILACION DE LA INFORMACION ORGANIZACIONAL

SE REALIZA REVISION SISTEMATIZADA DEL AREA A TRAVEZ DE LA VERIFICACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA, SITUACION DE RECURSOS HUMANOS, ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DE PROCESOS ELECTRONICOS DE ACUERDO A CADA AREA

SE DEBE CONOCER LA SITUACION EN CUANTO A PRESUPUESTO , RECURSOS FINANCIEROS, RECURSOS MATERIALES, MOBILIARIA, EQUIPO Y COSTOS.

REVISION DE CENSO DE RECURSOS HUMANOS, ANALISIS DE SITUACION FINANCIERA, NUMERO DE PERSONAS,DENOMINACION DE PUESTOS, SALARIOS, CAPACITACION,ESCOLARIDAD, ANTIGÜEDAD, ROTACION DE PERSONAL ENTRE OTROS.

REVISION DE GRADO DE COMOCIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS TODA INFORMACION RECOPILADAS SERVIRA PARA

DETERMINAR COMO ESTAN LAS RESPONSABILIDADES ,LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL,CONTROL INTERNO, POLITICAS Y OBJETIVOS, SI EXISTE PERSONAL CAPACITADO ENTRE OTRAS ACTIVIDADES QUE DIARIAMENTE SE MANEJAN EN LA ORGANIZACIÓN.

SE DEBE TENER UNA BUENA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL LA CUAL GARANTIZE EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE MANERA EFICIENTE Y EFICAZ.

UNA MANERA ES EVALUANDO LAS FUNCIONES DE LA ALTA GERENCIA TALES COMO: PLANEACION, ORGANIZACIÓN, RECURSOS HUMANOS, DIRECCION Y CONTROL.

PRINCIPALES PLANE QUE SE REQUIEREN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMATICA

ESTUDIO DE VIABILIDAD: COSTOS Y BENEFICIOS DE USO DE LOS EQUIPOS Y EL TIEMPO DE USO, TODO LO NECESARIO PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS, LA VIABILIDAD PARA DETERMINAR SI ESTE EQUIPO PUEDE LLEVAR A CABO DICHO PROCEDIMIENTO, SE DEBEN PLANTEAR CUESTIONAMIENTOS LOS CUALES AYUDARAN A TOMAR UNA BUENA DECISION

PLANEACION DE CAMBIOS, MODIFICACION Y ACTUALIZACION: LA ORGANIZACIÓN DEBE PREPARARSE AL MOMENTO DE REALIZAR CUALQUIER TIPO DE MODIFICACION O ACTUALIZACION EN LOS SISTEMAS TENIENDO EN CUENTA LAS ACTIVIDADES, ESPECIFICACION COMPLETA DE LOS EQUIPOS, EVALUACION Y PREPARACION DEL LUGAR, PRUEVAS Y PARTICIPACION DEL AUTOR.

PLAN MAESTRO: DEFINE OBJETIVOS A LARGO PLAZO, ESTE DEBE CONTENER OBJETIVOS, METAS Y ACTIVIDADES, PUEDE SER DE UN PERIODO CORTO O LARGO DEPENDIENDO DE LA ACTIVIDAD Y EL TIEMPO QUE SE DEMORE.

PUEDE CONTENER CUATRO SUBPLANES:

1. PLAN ESTRATEGICO DE LA ORGANIZACIÓN

2. PLAN ESTRATEGICO DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

3. PLAN DE REQUERIMIENTOS

4. PLAN DE APLICACIONES DE SISTEMAS DE INFORMACION

PLAN DE PROYECTOS: PLAN BASICO PARA DESARROLLAR DETERMINADO SISTEMA Y ASEGURARSE QUE EL PROYECTO ES CONSISTENTE CON LAS METAS Y OBJETIVOS

TAREAS QUE DEBEN ESPECIFICARSE DENTRO DEL ´PLAN DEL PROYECTO

1. TAREAS AREALIZAR

2. RELACIONES ENTRE TAREAS

3. RESTRICCIONES DE TIEMPO DE CADA TAREA

4. RECURSOS NECESARIOS

5. SECUENCIA DE ACTIVIDADES

PLAN DE SEGURIDAD: SEGUROS, CONTNGENCIAS Y RECUPERACION EN CASO DE SINIESTRO

LA EMPRESA DEBE ESTAR PREPARADA EN CASO DE UN DESASTRE QUE PONGA EN RIESGO LA INFORMACION YA SEA INTERNO O EXTERNO EN LA ORGANIZACIÓN.

CONTAR CON UNA PLANEACION ADECUADA EN CASO D QUE OCURRA ALGUNA EVENTUALIDAD Y DEBE HABER UN PLAN DE RECUPERACION.

EVALUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

SE DEBE SOLICITAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCION EL CUAL DEBE CONTENER ORGANIGRAMA, FUNCIONES, OBJETIVOS, POLITICAS, ANALISIS, DESCRIPCION Y EVALUACION DE LOS PUESTOS, MANUAL DE NORMAS EINSTRUCTIVOS DEL TRABAJO. TAMBIEN PUEDE DEPENDER DE LA GERENCIA GENERAL, EL DIRECTOR DE INFORMATICA, EL CUAL PODRA TENER UN NIVEL ADECUADO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN PUEDEN PRESENTARSE EN ESTRUCTURAS MUY GRANDES EN LAS QUE LAS BASES DE DATOS Y REDES EN DIFERENTES LUGARES SE CONSIDERA LA ADMINISTRACION CORPORATIVA Y LA DIRECCION INFORMATICA ES RESPONSABLE DE LAS POLITICAS, NORMATIVIDAD Y CONTROLES. LA VENTAJA PRINCIPAL CONSISTE EN QUE SE PUEDE TENER CENTRALIZADA LA INFORMACION Y DESCENTRALIZADOS LOS EQUIPOS. LA CREACION DE UNA COMPAÑÍA INDEPENDIENTE QUE PRESTE EL SEVICIO DE INFORMATICA A LA ORGANIZACIÓN SERA UTRA FURMA PARA LA EVALUACION INFORMATICA.

ESTRUCTURA ORGANICA

ESTABLECER QUE UNO DE LOS ELEMENTOS MAS CERTEROS ES EL RELATIVO AL PERSONAL, HACE REFERENCIA AL PERSONAL CALIFICADO, MOTIVADO Y ENTRENADO, QUE RECIBE UNA REMUNERACION ADECUADA INDICA DIRECTAMENTE SOBRE EL DESEMPEÑO DEL AREA DE INFORMATIVIDAD PARA EVALUAR LA ESTRUCTURA ORGANICA, SE CUENTA CON HERRAMIENTAS COMO LOS CUESTIONARIOS QUE CONTEMPLAN PARTES IMPORTANTES COMO EL OBJETIVO DE LA ESTRUCTURA RELACIONANDOLA CON LA CONSECUCION DE LOS OBJETIVOS EN TERMINOS DE EFICACIA EN LAS ATRIBUCIONES, FUNCIONES,DISTRIBUCION DE TRABAJO Y CONTROL INTERNO.

• SE CONTENPLAN LOS NIVELES JERARQUICOS PARA IDENTIFICAR SI SON NECESARIOS Y SI ESTAN CORRECTAMENTE DEFINIDOS PARA EL DESARROLLO CORRECTO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓN, SUPERVISION Y CONTROL RELACIONADO CON LAS OPERACIONES ANTERIORES, CON LA COMUNICACIONPRIMORDIAL PARA LA ADECUADA TOMA DE DECISIONES, DE ESTA JERARQUIZACION SE DESPRENDE LA DEPARTAMENTALIZACION EVALUANDO EL DESEMPEÑO Y NECESIDAD DE EXISTENCIADE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA CONTEMPLANDO LOS PUESTOS QUE COMPONEN DICHOS DEPARTAMENTOS Y EL DUSEÑO DE SUS FUNCIONES ESPECIFICAS , SU CONTRIBUCION EN LOS DEPARTAMENTOS CON RELACION AL NUMERO DE EMPEADOS Y SUS MANUALES DE DESCRIPCION, DE ANALISIS Y PROGRAMACION DE DICHOS PUESTOS Y FUNCIONARIOS EN LOS ASPECTOS TECNICOS , OPERATIVOS , DE CAPTURA, ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS, COMUNICACIÓN Y REDES , DIRECCION ADMINISTRATIVA ENTRE OTROS ESTO TENIENDO EN CUENTA LAS EXPECTATIVAS QUE SE TIENEN SOBRE EL FUNCIONAMIENTO Y EFICIENCIA DE LOS PROCESOS ATENDIENDO A LOS NIVELES CORRECTOS DE AUTORIDAD RELACIONADOS CON LA RESPONSABILIDAD.

LAS FUNCIONES EN INFORMATICA PUEDEN SER DIFERENTES ENTRE LOS ORGANISMOS, AUNQUE TENGAN EL MISMO NOMBRE POR LO CUAL DE PUEDE PRESENTAR LA AUDITORIA DETERMINANDO LA EXISTENCIA DE LAS FUNCIONES DE ACUERDO CON LAS ARTIBUCIONES LEGALES QUE ESTAN POR ESCRITO Y CON UNA ADECUADA FORMA DE COMUNICACIÓN QUE PERMITA SU CONOCIMIENTO, ADEMAS DEBEN SER CONSECUENTES CON LOS PRINCIPIOS INSTITUCIONALES Y QUE CORRESPONDA ADECUADAMENTE AL PERFIL Y AREA AL QUE SE ASIGNARON , ADEMAS ES INPORTANTE VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LOS DIFERENTES NIVELES PUES LAS FUNCIONES PUEDEN EXISTIR PERO NO SE LES DA CUMPLOIMENTO, TAMBIEN ES VALIDO CONSIDERAR EL APOYO QUE NECESITA UN ARERA DE OTRA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES .

VERIFICACION DE OBJETIVOS

DE IGUAL MANERA LOS OBJETIVOS CORREN EL RIEGO DE NO SER CONOCIDOS POR EL PERSONAL DEBIDO A LA FALTA DE ESTABLECIMIENTO DE LOS MISMOS LO QUE GENERA UNA FALTA DE PLANIFICACION ADECUADA , DICHOS OBJETIVOS TANBIEN DEBEN SER EVALUADOS EN SU EXISTENCIA , QUIEN LOS ESTABLECE, SE CITAN DEBIDAMENTE SEGMENTADOS POR AREA, LA FORMALIDAD DE LOS DOCUMENTOS DONDE SE ESTABLECIERON, OS MECANISMOS DE COMUNICACIÓN COMO SE DIERON A CONOCER , RESPECTO AL PERSONAL, SI SON ADECUADOS Y CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN, SIEMPRE OBSERVANDO QUE CORRESPONDAN A OBJETIVOS ALCANZABLES LO QUE PERMITIRA EVALUAR SU GRADO DE CUMPLIMIENTO Y ACTUALIZACION QUE HACE REFERENCIA A MODIFICAR LOS OBJETIVOS DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES CAMBIANTES DE LA EMPRESA.

LAS ORGANIZACIONES DEBEN SER ANALIZADAS PARA DETERMINAR SUS JERARQUIAS, DEPARTAMENTOS Y FUNCIONES EN PRO DE GARANTIZAR LA OBTENCION DE LOS MEJORES RESULTADOS, GENERADO POR EL PLENO CONOCIMIENTO DE OBJETIVOS Y FUNCIONES A TODO EL PERSONAL; AGRUPANDO FUNCIONES, LOCALIZANDO LAS ACTIVIDADES, CERCA A LA FUNCION QUE LE SIRVE, NO SOBREASIGNANDO FUUNCIONESY VERIFICANDO QUE NINGUN PUESTO CUUENTE CON DOS O MAS LINEAS JERARQUIZADAS.

TODO ESTO RELACIONADO CON EL PERSONAL DE RECUURSOS HUMANOS, ANALIZANDO SU PERFIL, CAPACIDADES Y CUALIDADES, PARA UBICARLO EN UN PUESTO DONDE SEAA MOTIVADO Y PUEDA APORTAR DENTRO DE SUS CAPACIDADES MANTENIENDO UNA COMUNICACIÓN ADECUADA SOBRE SUS CONDICIONES Y AMBIENTE LABORAL RECONOCIENDO UNA REMUNERACION ACORDE Y JUSTA EN SU ACTIVIDAD PROPENDRA DIRECTAMENTE POR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA INFORMACION Y PROCEDIMIENTOS INFORMATICOS QUE APORTAN A LA TOMA DE DECISIONES Y PPOR ENDE AL DESARROLLO Y SOSTENIBILIDAD DE LA EMPRESA BRINDANDO ALTOS RESULTADOS SOBRE LA INFORMACION QUE SE PRESENTA.