Acces 2000

Manual de Access

Escola Pia Página 2

1. COMENZAMOS... Access es una aplicación que nos permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o tema concreto, como una base de datos de los clientes de una em-presa, o el mantenimiento de una colección de música, una biblioteca.... Cuando abrimos Access nos aparece un cuadro de diálogo con el que podemos crear una base de datos en blanco o abrir una ya existente.

Si creamos una nueva, nos aparecerá un cuadro de diálogo donde hemos de ponerle un nombre al archivo y seleccionar en qué carpeta lo guar-daremos. Los archivos de Access tienen la extensión MDB. Vamos a crear una base de datos que llamaremos MEDIA.MDB y que guardaremos en una carpe-ta llamada MEDIATECA, que habremos creado previamente o que podemos crear en ese mismo momento con el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos en que estamos.

Abrir bases de datos existentes

Empezar con una base de datos en blanco

Crear nueva carpeta

Manual de Access


Finalmente hacemos clic en el botón Crear. Se nos abrirá una ventana dentro de Access con nuestra base de datos, todavía en blanco. La maximiza-remos para trabajar más cómodos. Una archivo MDB se compone de una serie de objetos, como podemos ver en la siguiente imagen: Tablas, Consultas, For-mularios, Informes y Macros. Si vamos haciendo clic encima de estas palabras (a la izquierda de la ventana), veremos que de momento no tenemos ningún objeto creado. Encima hay 3 botones Abrir, Diseño y Nuevo que nos sirven para abrir, modificar o crear nuevos objetos, respectivamente, en cada una de estas cate-gorías.

Tablas Es donde se almacenan los datos. Éstos se representan en co-

lumnas (campos) y filas (registros). Un campo es cada uno de los diferentes tipos de información. Y un registro es el conjunto de campos. Por ejemplo, en una base de datos de Clientes, los campos serían Nombre, Apellidos, Teléfono... El conjunto de campos de cada cliente es un registro. Access es un sistema de bases de datos relacionales, es decir permite organizar y analizar información almacenada en diferen-tes tablas, relacionadas entre sí.

Botones de selección de objetos

Para crear una nueva tabla, una nueva consulta, un nue-vo formulario...

Para abrir el objeto seleccionado

Para modificar el diseño del objeto seleccionado

Manual de Access


Consultas Son filtros o preguntas que le hacemos a la base de datos, a par-tir de unos criterios que especificamos. Los datos pueden proce-der de varias tablas. Access nos devuelve los registros que coin-ciden con los criterios que hemos especificado. Por ejemplo, sólo los clientes que viven en Barcelona, o sólo los mayores de 30 años... Las consultas siempre están actualizadas: si modificamos los datos en las tablas, éstos se reflejarán automáticamente en las consultas guardadas.

Formularios Nos permiten introducir, modificar y ver registros con un diseño personalizado. Al abrir un formulario, Access coge los datos de las tablas o de las consultas y los presenta de acuerdo con el di-seño que hemos creado. Es decir, nos permite crear un interface atractivo con el que co-municarnos con la base de datos, así podremos crear nuestros propios programas sin saber programar.

Informes Lo mismo que los formularios pero para la impresora: nos permi-ten imprimir registros con un diseño personalizado.

Macros Una macro es un conjunto de acciones que se ejecutan todas seguidas. Las utilizaremos en los formularios y en los informes para los botones: para pasar de un formulario a otro, para cerrar-los, imprimir un informe...

A partir de ahora, iremos viendo separadamente cada una de estas ca-tegorías. Para ir aprendiendo cómo funcionan, a lo largo de todo el manual va-mos a ir creando una base de datos, que hemos llamado MEDIA.MDB. En ella crearemos un programa para gestionar una Mediateca. Todos tenemos en ca-sa colecciones de CDs, libros, vídeos... Así, además de crear una base de da-tos divertida, haremos algo útil que podremos aprovechar. Antes de seguir, echad un vistazo a la base de datos MEDIATECA.MDB que se adjunta con este manual, ya acabada y con datos, y familiarizaos un poco con su funcionamiento. Le he cambiado el nombre para que no se con-funda con la vuestra y podáis tener las dos juntas en la misma carpeta. A lo largo del manual, cuando vayamos aprendiendo a crear cosas nue-vas, utilizaremos la base de datos MEDIA.MDB (la vuestra). Cuando necesite-mos datos para poder practicar usaremos MEDIATECA.MDB. El objetivo de este manual es que al final MEDIA y MEDIATECA sean exactamente iguales.

Manual de Access


2. TABLAS Para crear una tabla hacemos clic en el botón Nuevo y a continuación doble clic en Vista Diseño. Nos aparece la tabla en Vista Diseño donde hemos de ir introduciendo los nombres de los campos e indicar el tipo de campo en cada uno.

En la columna Nombre del campo escribimos el nombre que le pon-dremos a los campos (máximo 64 caracteres). Pulsamos TAB y elegimos el ti-po de campo de la lista desplegable (la desplegamos con el ratón o con F4). Pulsamos TAB y escribimos una pequeña descripción, si queremos. En la parte inferior especificamos las propiedades del campo: tamaño, formatos de fecha... (pasamos de arriba aba-jo y viceversa con el ratón o con F6).

Selector de fila

Nombre de los campos

Tipo de campo

Descripción

Propiedades

Manual de Access


2.1. Tipos de campos Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números,

así como números que no requieran cálculos, como los nú-meros de teléfono, código postal... Máximo: 255 caracteres.

Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Hasta 65535 caracteres.

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora Valores de fecha y hora. Moneda Valores de moneda. Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno en uno) único, o

número aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado).

Objeto OLE Objeto de otros programas de Windows (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráfi-cos, imágenes, sonidos..) vinculados o incrustados en una tabla de Access.

Hipervínculo Dirección de Internet. 2.2. Propiedades de los campos Tamaño En Texto lo utilizaremos para indicar el máximo número de carac-

teres que se puede introducir en el campo. Predeterminado: 50. En Numérico se especifica el tamaño que reserva Access para el campo. Para números entre 0-255 utilizaremos Byte. Para más grandes Entero o Entero largo. Si queremos utilizar fracciones o decimales utilizaremos Doble. Los más comunes son Entero largo y Doble. Predeterminado: Entero largo.

Formato El diseño de la presentación para el campo.

Manual de Access


Lugares decimales

Para especificar el número de decimales que aparecerán detrás de la coma.

Máscara de entrada

Podemos simplificar la entrada de datos con una máscara. Por ejemplo, para un número de teléfono como 93 870 45 63 pode-mos crear una máscara para que no sea necesario escribir los espacios en blanco, o en que la fecha 23/11/2001 no sea necesa-rio escribir las barras. Para crear una máscara utilizaremos el Asistente para máscaras. Para ello hacemos clic en el botón Ge-nerar (botón con tres puntitos).

Valor predeterminado

El valor que se escribirá automáticamente en un campo en los nuevos registros.

Regla de validación Texto de Validación

Expresión que limitará los datos introducidos en un campo a los valores que cumplan un requisito determinado. El texto de validación es el mensaje de error que aparece cuando se introduce un valor prohibido por la regla de validación. Ejemplos de regla de validación: >=0 Mayor o igual que 0. “España” Sólo España. <>0 Diferente de 0. >=1/01/96 Y <=31/12/96 Entre esas dos fechas. A* Que empiece por A.

Requerido Hacer obligatoria la entrada de datos en este campo. Indexado Los índices aceleran las búsquedas y los ordenamientos en

un campo. Si especificamos “Sí(Sin duplicados)” no podre-mos repetir valores en ese campo.

Manual de Access


2.3. Selector de fila Si queremos mover arriba o abajo un campo, hacemos clic en el selec-tor de fila para seleccionarlo, después clic otra vez y lo arrastramos. Si quere-mos eliminar un campo, hacemos clic en el selector de fila y pulsamos SUPR. 2.4. La primera tabla para la mediateca Vamos a crear la siguiente tabla:

Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción CODIGO Autonumérico Entero largo

Incremental Clave principal.

INT-AUT-DIR Texto 35 Aquí pondremos el autor, el director, el in-térprete... según el formato.

TITULO Texto 50 El título de la novela, del CD... FORMATO Texto 10

Requerido Sí Si es un CD, un vídeo...

NUMERO Numérico Entero largo Cada formato tendrá su propia numeración independiente.

OBSERVACIONES Memo Lo que no sabemos dónde poner. TEMA1 Texto 20 De qué va si es un libro, un CD-ROM... TEMA2 Texto 20 De qué va 2. PRECIO Moneda Decimales: 0 Lo que nos costó en Pts. FECHACOMPRA Fecha/Hora Fecha corta Día que lo adquirimos. CALIFICACION Numérico Entero Calificaremos cada ítem de 1 a 5 estrellas. CALIDAD Sí/No Pondremos si nos gusta o no. CARACTERISTICA Texto 20 Características del ítem. PORTADA Objeto OLE Imagen de la portada de los CDs.

La cerramos y la guardamos con el nombre DATOS. Nos dirá que no hay ninguna clave principal definida y nos preguntará si queremos crear una. De momento contestamos que no. 2.5. Clave principal La clave principal de una tabla es un campo que identifica de manera to-talmente inequívoca cada registro. Siempre se debe especificar una clave prin-cipal. La potencia de un sistema de administración de bases de datos relacionales surge de su capacidad para buscar, localizar y combinar rápi-damente información almacenada en distintas tablas. Para poder hacer esto, es imprescindible que haya un campo que identifique exclusivamente cada registro. Por ejemplo, el DNI sería un campo perfecto para ser clave principal en una base de datos de clientes, porque nadie tiene el mismo DNI. En los campos clave principal no se permiten ni los valores duplicados ni los nulos (vacíos). Access crea automáticamente un índice para la clave princi-

Manual de Access


pal, lo cual acelera las consultas y otras operaciones. Además, es obligatorio especificar una clave principal si queremos crear relaciones entre tablas (como veremos más tarde). Para establecer una clave principal en nuestra tabla, la selec-cionamos y hacemos clic en el botón Diseño. Nos aparecerá la tabla en Vista Diseño. Seleccionamos el campo CODIGO y hacemos clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas. Nos aparecerá una lla-ve en el selector de fila al lado del nombre del campo. Eso quiere decir que es el campo principal. Cerramos el diseño de la tabla y guardamos los cambios. Cuando introduzcamos datos, en este campo CODIGO no podremos re-petir ningún código ni dejar ninguno vacío. Como es un campo autonumérico, Access generará el número en cada nuevo registro que creemos, incremental-mente de uno en uno. De esta manera nunca se repetirá ni quedará vacío. Ca-da registro ha de tener siempre un código que lo identifique inequívocamente. El diseño de nuestra tabla tendrá el aspecto de la imagen siguiente.

2.6. Trabajando en una tabla Para introducir datos en una tabla o trabajar en ella, hay que abrirla. Para ello hacemos doble clic en su nombre o la seleccionamos y hacemos clic en el botón Abrir. Nos aparecerá la tabla en Vista Hoja de datos. Veremos que en principio se parece mucho a Excel. Las filas son registros y las columnas campos. En nuestra Mediateca, que de momento está vacía, cada fi-la es un CD, un libro... En la imagen siguiente vemos la tabla con datos.

Seleccionar todo

Selector de columna

Selector de fila

Orden ascen-dente o des-cendente

Manual de Access


Con el primer botón de la barra de herramientas pode-mos alternar entre la Vista Diseño y la Vista Hoja de datos.

2.6.1. Introducir datos Nos colocamos en el primer campo y escribimos la información. El cam-po autonumérico se rellena automáticamente. Pulsamos TAB para pasar al si-guiente campo. Cuando acabamos de introducir el último campo se pasa al re-gistro siguiente. Si es el último registro se crea un registro en blanco. Siempre hay un registro nuevo a continuación del último registro (tiene un asterisco en el selector de fila). Cuando pasamos al registro siguiente, Access guarda los da-tos.

El registro que tiene un triángulo negro en el selector de fila es el registro activo, es decir en el que estamos.

Para introducir datos en un campo Sí/No hacemos clic en el cua-dradito con el ratón o con el teclado pulsando la Barra espaciadora.

Cuando tengamos acabada la base de datos, nunca utiliza-remos directamente las tablas para trabajar con los datos. Siempre utilizaremos formularios.

2.6.2. Modos de trabajo

Como la tabla que acabamos de crear está vacía, cerrad vuestra ba-se de datos y abrir la que os adjunto, MEDIATECA, que sí tiene da-tos. Utilizad la tabla DATOS para practicar los apartados que siguen.

• Desplazamiento: es el modo por defecto. Todo el campo está selec-

cionado y cuando pulsamos cualquier tecla de desplazamiento (que veremos a continuación) nos desplazamos a otro campo u otro regis-tro. Si escribimos algo, lo que escribamos reemplaza a lo que había.

• Edición: si hacemos clic con el ratón en un campo o pulsamos F2,

aparecerá el cursor parpadeante. Ahora podremos movernos por el contenido del campo y modificarlo.

Si, cuando estamos introduciendo datos en un campo o modificando su

contenido, queremos cancelar la operación, pulsamos ESC.

F2 conmuta entre Desplazamiento y Edición.

Registro activo

Registro nuevo

Manual de Access


2.6.3. Desplazarnos en una tabla En modo Desplazamiento TAB, ENTER, Va al siguiente campo. MAYÚS+TAB, Al campo anterior.

Al mismo campo del registro anterior. Al mismo campo del registro siguiente.

INICIO Al primer campo del registro activo. FIN Al último campo del registro activo. CTRL+ Al mismo campo del primer registro. CTRL+ Al mismo campo del último registro. CTRL+INICIO Al primer campo del primer registro. CTRL+FIN Al último campo del último registro. AV PÁG A la pantalla siguiente hacia abajo, cuando hay más da-

tos de los que pueden verse en pantalla. RE PÁG Una pantalla hacia arriba. CTRL+AV PÁG Una pantalla hacia la derecha, cuando hay más datos de

los que pueden verse en pantalla. CTRL+RE PÁG Una pantalla hacia la izquierda. En modo Edición

, , INICIO, FIN Nos permiten movernos por el contenido del campo para modificarlo.

2.6.4. Borrar registros Para borrar un registro, hacemos clic en el selector de registros y pulsamos SUPR. O hacemos clic en el botón Eliminar registro de la barra de herramientas.

Registro actual. Si escribimos un número y pulsamos ENTER, nos desplazaremos a ese registro.

Va al primer registro

Al registro anterior Al registro

siguiente Al último registro

Registro nuevo

Total de registros que hay

Manual de Access


Para borrar varios registros que estén seguidos, hacemos clic en el se-lector de fila del primero y arrastramos hasta que los tengamos todos seleccio-nados. A continuación pulsamos SUPR. Para seleccionar todos los registros hacemos clic en el botón Seleccio-nar todo o en el menú Edición / Seleccionar todos los registros. 2.6.5. Las columnas Podemos cambiar la anchura de una columna haciendo clic y arrastran-do el borde del encabezado de columna (cuando el ratón adopta la forma de dos flechas). En cambio, si hacemos lo mismo con una fila, la nueva altura afectará a todas las filas de la tabla.

Si queremos hacerlo con varias columnas a la vez, las seleccionamos y arrastramos el borde de una de las seleccionadas, la nueva anchura o el ajuste perfecto se aplicará a todas. Para seleccionar una columna hacemos clic en el encabezado. Para seleccionar varias, hacemos clic en el encabezado de la primera y, sin soltar el ratón, arrastramos. También podemos cambiar el orden en que aparecen las columnas. Pa-ra ello seleccionamos una y arrastramos el encabezado de columna hasta la nueva posición. Cuando tenemos muchos campos, no los podemos tener todos siempre visibles en pantalla. Podemos inmovilizar algunas columnas para que siempre estén visibles cuando nos desplazamos a la derecha. Para ello seleccionamos la o las columnas y vamos al menú Formato / Inmovilizar columnas. Para li-berarlas, las seleccionamos y elegimos Formato / Liberar todas las colum-nas. Si cuando cerramos una tabla, Access nos pregunta si queremos guar-dar los cambios, no se está refiriendo a los datos, sino a la estructura de filas y columnas, porque hemos cambiado la anchura, ordenado... Recordemos que Access guarda los datos al cambiar de registro.

Arrastramos hacia la derecha o la izquierda hasta que tenga la anchura deseada.

Ajuste perfecto: si hacemos doble clic, la columna se adaptará a los datos.

Manual de Access


2.6.6. Ordenar registros Para ordenar los registros hacemos clic en cualquier parte de la columna según la cual queremos ordenarlos, y después en el botón Orden Ascendente (de la A a la Z) u Orden Descendente (de la Z a la A).

2.6.7. Buscar datos Para buscar datos en una tabla hacemos clic en la columna donde están los datos que queremos buscar y después en el botón Buscar de la barra de herramientas o en el menú Edición / Buscar. En Buscar escribimos el valor que buscamos. En Coincidir hemos de elegir si lo que escribimos puede estar en cualquier parte del valor del campo, que coincida exactamente con el valor de todo el campo o que coincida con el principio del campo.

Por ejemplo, vamos a ver si tenemos la película Pulp Fiction. Escribimos “Pulp” y seleccionamos Comienzo del campo. Hacemos clic en Buscar si-guiente. Access nos muestra el primer resultado que coincide con nuestros cri-terios. Si no fuera el que buscamos, seguimos haciendo clic en Buscar si-guiente. Para ayudarnos en nuestras búsquedas podemos utilizar comodines: * Representa cualquier número de caracteres. Se puede utilizar al principio

o al final. Por ejemplo: “a*” encontrará las palabras que empiecen por “a”; “*ea* las que incluyen “ea” en cualquier parte del campo.

? Representa un solo carácter situado en la misma posición: “?avier” encon-trará “Javier” y “Xavier”.

# Un número. “#º” encontrará “1º, 2º...”.

[ ] Para encontrar uno entre varios caracteres posibles. “b[oa]l*” encontrará “bola” y “bala”, pero no “billete” o “bulto”.

Orden ascendente Orden descendente

Manual de Access


2.6.8. Reemplazar Para sustituir un texto por otro hacemos clic en la columna donde están los datos y elegimos el menú Edición / Reemplazar. En Buscar escribimos el texto a sustituir y en Reemplazar por su sustituto. Hacemos clic en Buscar si-guiente. Access nos muestra el primer registro que coincide. Si queremos re-emplazar sólo ése hacemos clic en Reemplazar. Access reemplaza el texto y busca el siguiente que coincide. Si los queremos reemplazar todos de golpe, hacemos clic en Reemplazar todos.

Cerramos la base de datos MEDIATECA que hemos es-tado usando para las prácticas. Y volvemos a abrir la ba-se de datos que estamos creando, MEDIA.

2.7. Relaciones entre tablas Access permite utilizar datos procedentes de más de una tabla (por ejemplo, podemos crear una consulta basada en varias tablas). Para poder re-lacionar tablas entre sí son necesarios dos requisitos:

• Las tablas tienen que tener campos con el mismo valor (en nuestro ejemplo serán CODIGO y CODIGOCD). No es imprescindible que tengan el mismo nombre, pero sí el mismo tipo de datos.

• En una de las tablas el campo coincidente ha de ser clave principal

(en nuestro ejemplo, CODIGO en la tabla DATOS).

Bien, vamos a explicar esto con nuestro ejemplo, la mediateca. Hemos creado una tabla, DATOS, donde se almacena una ficha de cada uno de los ítems de nuestra mediateca, ya sea un CD, un libro, un CD-ROM, etc. Ahora bien, cada CD tiene varias canciones y queremos introducirlas. Así luego po-dremos crear listados de las canciones de nuestros grupos preferidos, ordena-

Manual de Access


das por orden alfabético, para saber si nos falta alguna, etc. Para ello creare-mos la tabla CANCIONES:

Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción CANCIÓN Texto 50 El título de la canción. CODIGOCD Numérico Entero largo El código del CD en el que está.

Para no tener que repetir el título del CD en cada canción, hemos creado un campo CODIGOCD donde escribiremos solamente el código del CD. Luego relacionaremos este campo con el campo CODIGO de la tabla DATOS y así ambas estarán relacionadas. Luego podremos realizar consultas de las dos y, por ejemplo, saber las canciones de un CD, todas las canciones de un grupo..., porque podremos relacionar los datos de las dos tablas. Si en cada canción tuviéramos que escribir el título del CD al que perte-nece, trabajaríamos mucho, la base de datos sería muy grande y todo se ralen-tizaría, y además se producirían muchos errores, porque al repetir tantas veces el título de un CD seguro que no siempre lo escribiríamos exactamente igual.

Para crear la relación entre las dos tablas:

1. Hacemos clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas o elegimos el menú Herramientas / Relaciones.

2. Nos aparece la ventana Relaciones con el cuadro de diálogo Mostrar

tabla abierto para que seleccionemos las tablas que vamos a relacio-nar.

Manual de Access


3. Seleccionamos DATOS y hacemos clic en Agregar. Hacemos lo mismo en CANCIONES y cerramos el cuadro de diálogo.

4. Veremos que en la tabla DATOS el campo CODIGO está en negrita. Eso quiere decir que es el campo clave principal. Para crear la rela-ción arrastramos este campo hasta el campo coincidente de la otra tabla, hasta CODIGOCD.

5. Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Activamos la

casilla de Exigir integridad referencial (Access se asegura que los registros son válidos y que no se modifican o eliminan datos de forma accidental), y las de Actualizar en cascada (para actualizar automá-ticamente los valores correspondientes en la tabla relacionada cuan-do se cambia un valor de la clave principal en la tabla principal) y Eliminar en cascada (para eliminar automáticamente los registros correspondientes en la tabla relacionada cuando se elimine un regis-tro de la tabla principal). Dicho de otra manera: si cambiamos el códi-go de un CD, en la tabla CANCIONES se actualiza automáticamente en cada uno de los registros en que aparece (es decir, en cada una de sus canciones). Y si eliminamos un CD, en la tabla CANCIONES se eliminan automáticamente todas sus canciones.

En cualquier momento podemos agregar más tablas a las relaciones, haciendo clic en el bo-tón Mostrar tabla

Manual de Access


6. Hacemos clic en el botón Tipo de combinación y en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, seleccionamos la primera opción: Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas sean iguales (ésta es la opción por defecto, ya está activa-da). Aceptamos para cerrar este cuadro de diálogo.

7. Finalmente hacemos clic en el botón Crear para cerrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Hemos creado una relación uno a varios, que significa que un valor (el código del CD) aparece una vez en la tabla DATOS y varias veces en la tabla CANCIONES (una vez por cada canción).

8. Finalmente cerramos la ventana Relaciones. Nos preguntará si que-remos guardar los cambios. Decimos que sí.

Extremo Uno de la relación

Extremo Varios de la relación

Si hacemos doble clic en la línea, podre-mos modificar la relación.

Para quitar una relación, hace-mos clic en la lí-nea y pulsamos SUPR.

Manual de Access


Cuando se exige la integridad referencial, hay que tener en cuenta las siguientes reglas:

• Cuando agregamos un registro a una tabla relacionada y especifica-mos un valor en algún campo coincidente, debe existir con anteriori-dad un registro que incluya este valor en la tabla principal. Esto es ló-gico: no podemos añadir canciones en la tabla CANCIONES de un CD que no exista en la tabla DATOS.

• No es posible eliminar un registro de la tabla principal si en una tabla

relacionada existen registros coincidentes. Es decir, no podremos eliminar un CD mientras tenga asignadas canciones en la tabla CANCIONES. Por eso activamos Eliminar en cascada: así al borrar un CD se borrarán automáticamente todas las canciones que tenía asignadas.

Cerrad vuestra base de datos, MEDIA, y abrid MEDIATECA. En la tabla

DATOS veréis que en cada registro hay un signo más. Al hacer clic en él vere-mos los registros coincidentes de la tabla CANCIONES.

Manual de Access


Cerrad MEDIATECA y volved a abrir ME-DIA. Vamos a acabar con las tablas. De las 4 tablas que necesitamos para la mediateca, ya sólo nos quedan por hacer dos. Son dos tablas que luego usaremos en los formularios para crear 2 listas deplegables, como la de la imagen. Tabla FORMATOS Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción FORMATO Texto 10 Para seleccionar el formato de una

lista desplegable. Tabla CARACTERISTICAS Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción CARACTERISTICA Texto 20 Para seleccionar características de

una lista desplegable. Bien, ya tenemos todas las tablas creadas:

Manual de Access


3. CONSULTAS Las consultas nos permiten realizar preguntas a la base de datos sobre los datos almacenados en las tablas. Las más utilizadas son las consultas de selección: con ellas podemos filtrar datos de las tablas, analizarlos, hacer cambios o ver datos de varias tablas. Cuando ejecutamos la consulta, Access nos responde mostrándonos los registros que coinciden con los criterios que hemos especificado.

Para aprender a crear consultas, abrid la base de datos Mediateca. Es más fácil entender el funcionamiento si te-nemos datos.

3.1. Crear una nueva consulta de selección Para crear una nueva consulta hacemos clic en Con-sultas y luego en el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo que apa-rece elegimos Vista Diseño y hacemos clic en Aceptar.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar las tablas de donde obtendremos los datos en la consulta. En este ejemplo seleccionamos DATOS y hacemos clic en Agregar. Si fuéramos a coger datos de varias tablas relacio-nadas, aquí tendríamos que agregar todas las tablas necesarias.

Manual de Access


Bien, ya tenemos la ventana donde especificaremos los argumentos de la consulta. En la parte superior está(n) la(s) tabla(s) donde hemos de selec-cionar los campos que queremos que aparezcan en la consulta. En la parte in-ferior está la cuadrícula en la que colocaremos los campos seleccionados, el orden en que aparecerán y los criterios para filtrar los datos. Para seleccionar un campo hacemos clic en su nombre y lo arrastramos a la cuadrícula.

Una vez seleccionados los campos, en Orden especificamos según qué campos se ordenará alfabéticamente; y en Criterios una expresión para filtrar la base de datos. En la imagen siguiente, vemos que hemos seleccionado sólo 4 campos: FORMATO, CODIGO, INT-AUT-DIR y TITULO. Hemos ordenado al-fabéticamente por FORMATO y después por INT-AUT-DIR. Y finalmente hemos especificado que sólo aparezcan los CDs.

Cuadrícula

Tabla de la que co-geremos los datos

Hemos arrastrado 4 campos a la cuadrícula

Criterio: sólo los CDs

Orden: ascendente

Manual de Access


Ejecutamos la consulta para ver los resultados haciendo clic en el botón Ejecutar o en Vista Hoja de datos. Access nos muestra los resultados:

Ejecutar Con este botón alternamos entre Vista Diseño a Vista Hoja de datos.

Volvemos a Vista Diseño, cerramos y guardamos la consulta. La consul-ta estará siempre actualizada. Es decir, si me compro un nuevo CD y lo añado a las tablas, cuando ejecute la consulta, aparecerá en ella. Si en la consulta borro o modifico un registro, éste se borrará o modifica-rá en las tablas. Es decir, las consultas son algo virtual. Cuando guardamos una, lo único que guardamos son los argumentos. Siempre que ejecutemos la consulta, Ac-cess cogerá directamente de las tablas los datos que coincidan con los argu-mentos de la consulta. Una vez que tenemos creada la consulta, podemos quitar, añadir o mo-ver campos:

- Para quitar un campo de la cuadrícula hacemos clic en el selector de columna (el ratón adopta la forma ) y pulsamos SUPR.

Manual de Access


- Para cambiar la posición de un campo en la cuadrícula, hacemos clic en el selector de columna para seleccionarlo, volvemos a hacer clic y sin soltar el ratón arrastramos hacia la derecha o la izquierda.

- Para insertar un campo, lo arrastramos hasta la cuadrícula, hasta la

posición en que queremos ponerlo, los demás se desplazarán para hacerle sitio.

3.2. Consulta de varias tablas relacionadas Por ejemplo: quiero un listado de las canciones de los Beatles. Los CDs y los grupos están en la tabla DATOS. Las canciones están en la tabla CAN-CIONES. El campo de unión es el código del CD. Para ello creamos una nueva consulta y agregamos las tablas DATOS y CANCIONES.

Hemos bajado los campos INT-AUT-DIR (de la tabla DATOS) y CANCIÓN (de la tabla CANCIONES). Hemos filtrado para que sólo salgan los Beatles: hemos escrito bea-tles* en Criterios (Access lo cambia por Como “beatles*”). Finalmente hemos orde-nado alfabéticamente por CANCIÓN. Ejecu-tamos la consulta:

Como las tablas están relaciona-das, nos aparece una línea que in-dica una relación uno a varios.

Manual de Access


3.3. Criterios Utilizamos criterios para limitar la consulta a ciertos registros. En la res-puesta sólo aparecerán los registros que cumplan dichos criterios. Los criterios se introducen, como vimos antes, en la fila Criterios. Pero el espacio que hay es muy reducido y a veces será incómodo para escribir expresiones largas. En estos casos utilizaremos el Zoom: cuando estemos en la fila Criterios pulsa-mos MAYÚS+F2 y se nos abrirá la ventana Zoom.

Una vez escrita la expresión hacemos clic en Aceptar, la ventana Zoom se cerrará y la expresión quedará escrita en su sitio. Cuando escribimos un criterio de texto, lo podemos hacer de varias ma-neras. Por ejemplo, para que sólo aparezcan los vídeos:

=”VÍDEO” = VÍDEO VÍDEO “VÍDEO”

O sea que siempre utilizaremos la más fácil. Además se pueden utilizar mayúsculas y minúsculas indistintamente. Para buscar números sólo escribiremos el número, sin el punto de los miles ni el símbolo de moneda. Para las fechas también hay varias maneras:

23/11/2001 #23/11/2001# 23 Noviembre 2001 =#23/11/2001# =23/11/2001 23 Nov 2001 23-11-2001 23-Nov-2001 23/Nov/2001 23-Noviembre-2001 23/Noviembre/2001

Escribamos lo que escribamos, Access siempre lo cambiará por #23/11/2001#, por lo tanto no nos complicaremos la vida y siempre utilizaremos la forma más fácil: 23/11/2001.

Manual de Access


Ejemplos de expresiones >15000 Valores mayores de 15000. <500 Menor que 500. <=100 Menor o igual que 100. >=1000 Mayor o igual que 1000. <>0 Diferente de 0 Negado 0 Todos menos el 0. Entre 100 Y 500 Entre 100 y 500, ambos incluido. ?aso Palabras como “paso, vaso...” *ez Las que terminan en “ez”. T* Las que empiezan por “t”. Negado T* Todas menos las que empiezan por “t”. Granollers Los que viven en “Granollers”. Negado España Cualquier país menos “España”. Alemania O Francia Los que nacieron en “Alemania” o “Francia”. B* O A* Los que empiezan por “A” o por “B”. >=N Los que empiezan por una letra entre la “N” y la “Z”. En("Canadá", "Rusia") Los que viven en “Canadá” o “Rusia”. Nulo Los campos vacíos. Negado nulo Todos menos los vacíos. <=30/01/99 Fechas anteriores o iguales al 30 de Enero de 1999. */10/2000 Todo el mes de Octubre de 2000. */*/1998 Todo el año 1998. Fecha() La fecha de hoy. Entre Fecha() Y Fecha() –5 Los últimos cinco días. Entre 10/02/2000 y 10/03/2000 Entre el 10 de Febrero y el 10 de Marzo de 2000. 3.4. Varios criterios Hasta ahora hemos visto 1 criterio. Pero cuan-do estamos buscando datos o haciendo listados po-demos necesitar especificar varios criterios en dife-rentes campos o varios en el mismo campo. Si nos fijamos en la cuadrícula de la consulta, debajo de la palabra Criterios pone o. Es decir, en el mismo campo podemos poner varios criterios: busca-rá todos los registros que coincidan con uno o con los otros. La consulta de la imagen nos buscará todo lo que tenemos de Dire Straits o de Supertramp.

Manual de Access


También podemos poner varios criterios en diferentes campos. En este caso no es O, sino Y. Es decir, se han de cumplir las dos condiciones a la vez. Por ejemplo, en una base de datos de clientes, podemos especificar en el campo CIUDAD “Barcelona” y en el campo EDAD “>30”. Nos devolverá los clientes que viven en Barcelona y que a la vez tienen más de 30 años.

En la consulta de la imagen nos devolverá lo que tenemos de Dire Straits y Supertramp en CD.

Al especificar varios criterios se sigue la siguiente regla:

• Horizontal: Y. Hay que cumplir los criterios a la vez. • Vertical: O. Hay que cumplir un criterio u otro.

Vamos a hacer algunas prácticas con la base de datos MEDIATECA. Haced las prácticas y luego con las soluciones comprobáis si lo habéis hecho bien. He dicho después, no antes. Nada de copiar.

1. Cread una consulta de todos los CDs y vídeos musicales que compré en el año 2000 por orden cronológico.

2. Los libros que me costaron más de 1000 Pts. por orden alfabético. 3. Los CDs de los Beatles que me gustan mucho (es decir que en el

campo CALIDAD he puesto que Sí) por orden alfabético de TÍTULO. 4. Los libros que tratan de Geografía por orden alfabético de autor. 5. Las películas de Francis F. Coppola o de Billy Wilder, por orden alfa-

bético de director y título. 6. Las películas o los CDs a los que les he puesto la calificación más al-

ta (5 estrellas). 7. Lo que tengo de los Beatles que no sea CD por orden alfabético de

formato. 8. Los ítems en los que el campo CALIFICACIÓN está vacío.

Manual de Access


Soluciones:

Manual de Access


3.5. Campos calculados Podemos insertar en una consulta campos que efectúen cálculos con los valores de otros campos. Por ejemplo, en una base de datos de productos, en un campo podemos tener el precio almacenado, y en dos campos calculados, el IVA y el precio más el IVA.

Para hacer referencia a otros campos en una expresión, ponemos el nombre entre corchetes, como vemos en la imagen anterior. Si queremos que el campo calculado tenga un nombre, antes de la expresión escribimos el nom-bre y dos puntos. Recordad que si es incómodo escribir estas expresiones en un sitio tan pequeño, podemos utilizar el zoom (MAYÚS+F2). También podemos crear campos calculados que sumen texto. Por ejem-plo, en una base de datos de clientes tenemos 3 campos: NOMBRE, APELLI-DO1, APELLIDO2. Pero cuando hacemos un mailing, en los sobres y en las cartas no queremos que salgan los 3 separados. Estéticamente queda muy mal. Para solucionar esto, en una consulta creamos un campo calculado que combine les tres campos y que incluso ponga una coma detrás del nombre y un espacio en blanco entre los apellidos. Para ello utilizamos el operador &.

NOM: [NOMBRE] & ", " & [APELLIDO1] & " " & [APELLIDO2]

Manual de Access


3.6. Consultas de totales Las consultas de totales nos permiten realizar cálculos totales sobre cier-tos grupos de registros. Por ejemplo en la base de datos de una empresa, para calcular el precio medio de los productos, el precio total de los productos, que cuente cuántos clientes tenemos... Usando la base de datos MEDIATECA, podemos calcular cuántos CDs tengo de los Beatles, cuánto me gasté en CDs en el año 2000, el precio medio de los CDs... Para hacer una consulta de totales, cuando estamos en la ventana de la consulta, hemos de hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas. Nos aparecerá una fila más, Total, en la cuadrícula de la consulta. Vamos a explicarlo con un ejemplo. Quiero saber ¿Cuánto me gasté en CDs en el año 2000? y ¿Cuál fue el precio medio de los CDs?

Como no vamos a actuar sobre todos los registros de la tabla, sino sólo sobre los CDS, hemos de agrupar por, para actuar sólo sobre determinados grupos de registros. Al diseñar la consulta, debemos especificar los campos que queremos usar para agrupar y los campos para los totales. En el ejemplo de la imagen anterior hemos agrupado por FORMATO con el criterio “CD”. Luego hemos calculado el total de PRECIO (suma) y el promedio de PRECIO. Finalmente hemos puesto una condición más: sólo en el año 2000, por ello hemos añadido una columna más en cuya fila Total hemos seleccionado Dón-de y hemos especificado el criterio “*/*/2000”, es decir sólo el año 2000. Cálculos que podemos hacer en la fila Total: Agrupar por Para seleccionar sobre qué grupo de regis-

tros vamos a efectuar el cálculo. Suma El total de los valores de un campo. Promedio El promedio de los valores de un campo. Mín Máx El menor o el mayor valor de un campo. Cuenta El número de valores de un campo. Dónde Para especificar criterios.

Manual de Access


Ahora quiero saber ¿cuántos ítems tengo en cada formato de los Beatles?, es decir, cuántos CDs, cuántos LPs... Realizad la consulta y si no sale, mirad la solución. Sólo si no sale...

Un último ejemplo. En la base de datos de la empresa, el jefe quiere sa-ber cuántos clientes tiene en cada ciudad.

3.7. Consultas de parámetros Si ejecutamos con frecuencia la misma consulta pero con criterios dife-rentes, en vez de crear una consulta para cada criterio, ahorraremos tiempo si creamos una consulta de parámetros, que es un tipo de consulta que antes de respondernos nos hace una pregunta. Lo que respondamos a esa pregunta, Access lo usará como criterio en la consulta. Por ejemplo, en la base de datos de una escuela, tenemos los campos NOMBRE y CLASE con los nombres y las clases a las que pertenecen los alumnos. Queremos crear listas de cada clase ordenadas alfabéticamente. En vez de crear una consulta para cada clase, hacemos una consulta de paráme-tros que antes de ejecutar la consulta nos hace una pregunta. Nosotros res-pondemos escribiendo la clase y Access, utilizando nuestra respuesta como criterio, nos devuelve la lista solamente de esa clase. Para hacer esto, en la fila Criterios del campo CLASE escribimos la pre-gunta que nos hará seguida de dos puntos y todo entre corchetes:

De cada ciudad...

...cuenta el número total de clientes

Manual de Access


[ESCRIBE LA CLASE:]

Cuando ejecutemos la consulta, nos dirá que escribamos la clase. Noso-tros escribimos “2C”. Access nos devuelve el listado de esa clase solamente.

Vamos a hacer ahora un ejemplo basado en la base de datos Mediateca. Por ejemplo, quiero hacer un listado individualizado de cada director de cine con todas sus películas. Para no tener que hacer una consulta para cada direc-tor, que podrían llegar a ser infinitos, hacemos una consulta de parámetros en la que nos pida el nombre del director.

Manual de Access


Pero aquí se presenta un pequeño problema: hemos de escribir el nom-bre exacto del director. Y puede ocurrir que no lo sepamos con exactitud o que sea muy pesado tener que escribirlo cada vez. Podemos hacer que sólo haya que escribir el principio:

Como [ESCRIBE EL DIRECTOR:] & "*" Que significa: a lo que escribamos añádele *, o sea cualquier cosa.

Manual de Access


3.8. Otros tipos de consultas (consultas de acción) Todas las consultas que hemos visto hasta ahora son de Selección, es decir seleccionan (= filtran) registros de la base de datos. Pero existen otros ti-pos de consultas. El icono en la lista de consultas es diferente en cada caso:

Para crear cualquiera de estos tipos de consultas, cuando estamos en la ventana de la consulta, hemos ir al menú Consulta y seleccionar allí la que queremos.

3.8.1. Consultas de creación de tabla Sirven para crear una nueva tabla a partir de los resultados de la consul-ta. Cuando seleccionamos este tipo de consulta, nos pregunta el nombre de la tabla y si está en la base de datos activa.

Manual de Access


Una vez que hemos escrito el nombre y hemos hecho clic en Aceptar, preparamos la consulta como hemos visto antes: bajando campos a la cuadrí-cula, ordenando, especificando criterios... Cuando hemos acabado, la diferen-cia con las consultas de selección, es que cuando hagamos clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas, en vez de mostrarnos en pantalla el resultado, creará una nueva tabla. 3.8.2. Consultas de actualización Sirven para realizar cambios masivos a un grupo de registros. Por ejem-plo, en una base de datos de productos, podemos aumentar el campo PRECIO un 5% de golpe en todos los registros; o en una base de datos de empleados subir el sueldo a todos los empleados (subir, nunca bajar), etc. Cuando seleccionamos una consulta de este tipo en el menú Consulta, nos aparece la nueva fila Actualizar a. Aquí hemos de especificar el nuevo va-lor que tendrá el campo y debajo los criterios para indicar sobre qué grupo de registros se va a actuar.

En el ejemplo de la imagen vamos a cambiar en el campo FORMATO de todos los registros la palabra “VÍDEO” por “VHS”. Cuando hagamos clic en Ejecu-tar se actualizarán los registros.

Para subir el precio un 5% a todos los productos, multiplicamos el precio por 1,05, como vemos en la imagen. Recordad que para usar nombres de campos en las expresiones, hay que ponerlos entre corchetes. 3.8.3. Consultas de datos anexados Sirven para agregar un grupo de registros de una tabla al final de otra. Evidentemente los campos han de ser iguales. Sirven también para unir tablas. Por ejemplo, imaginemos que uno o varios empleados mandan al jefe por co-rreo electrónico la base de datos EMPLEADO que han creado en sus casas. Esta base de datos incluye una tabla llamada CLIENTES. El jefe tiene la base de datos general y quiere añadir todos los clientes que le mandan los emplea-dos a su tabla. Lo primero que tiene que hacer es importar la tabla a su base de datos. Para ello vamos al menú Archivo / Obtener datos externos / Importar.

En el cuadro de diálogo Importar buscamos la base de datos en la carpeta donde la hayamos guardado desde el programa de correo electrónico.

Manual de Access


En nuestro ejemplo, la hemos guardado en Mis documentos. Cuando la encontremos, hacemos doble clic en su nombre.

Nos aparece el cuadro de diálogo Importar objetos, donde selecciona-remos la tabla que queremos importar. En nuestro ejemplo, CLIENTES. Y hacemos clic en Aceptar.

Como la tabla del empleado se llama igual que la del jefe, CLIENTES, Access renombra la que importa con el nombre CLIENTES1, para no sobrescribir la que hay. Si no se llamaran igual, esto no ocurriría. Bueno, ya tenemos las dos tablas en la misma base de datos. Ahora vamos a hacer la consulta de datos anexados. Creamos una nueva consulta en la que agregamos la tabla CLIENTES1. En el menú Consulta seleccionamos Consulta de datos anexados. En el cua-dro de diálogo Anexar que aparece escribimos el nombre de la tabla a la que vamos añadir los registros de la tabla CLIENTES1. Hacemos clic en Aceptar.

Manual de Access


Cuando bajemos los campos a la cuadrícula, automáticamente nos apa-recerá una nueva fila Anexar a donde ya aparecen los campos de la tabla des-tino.

Cuando hagamos clic en el botón Ejecutar , los registros de una tabla se añadirán a la otra. Access nos avisará antes de hacerlo.

Una vez juntas las dos tablas, borramos la tabla importada CLIENTES1. 3.8.4. Consultas de eliminación Sirven para borrar un grupo de registros de una tabla. Por ejemplo, para eliminar productos que ya no se fabrican. Vamos a ver un ejemplo en la base de datos Mediateca. Creamos una nueva consulta. En el menú Consulta seleccio-namos Consulta de eliminación. Nos aparece la nueva fila Eliminar, en la que pone Dónde. Debajo hemos de especificar los criterios. Por ejemplo, si es-cribimos “LP”, eliminaríamos todos los LPs. Siempre se eliminan registros ente-ros, no sólo los campos seleccionados.

Manual de Access


4. FORMULARIOS 4.1. Introducción Los formularios nos ofrecen la manera más cómoda y atractiva de intro-ducir, modificar o consultar los datos. Podemos presentar los datos con un di-seño atractivo, con diferentes tipos de letras y colores, gráficos... Cuando ten-gamos la base de datos acabada nunca utilizaremos las tablas para introducir o trabajar con los datos, siempre lo haremos desde formularios. En toda base de datos siempre habrá formularios para la entrada de da-tos, formularios para consultar o modificar datos y formularios (de panel de con-trol) para abrir otros formularios o para imprimir informes. Todos juntos forma-rán nuestro programa. Sin saber programar, podremos llegar a construirnos un programa a nuestra medida, y que funcione como un programa independiente (sin que se note la presencia de Access). Los formularios presentan los datos que toman de un origen, una tabla o una consulta. Casi siempre utilizaremos una consulta, para que el formulario presente los datos en el orden que queremos. Los únicos formularios que no necesitan origen de datos son los formularios de panel de control. Los datos se almacenan en las tablas. Todo lo demás (gráficos, líneas, textos descriptivos, colores...) se almacena en el diseño del formulario.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados controles. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es el cuadro de texto. Los cuadros de texto se utilizan para introducir datos en las tablas o para mostrarnos sus datos. Aunque Access lleva incorporados asistentes para la creación de for-mularios, aquí vamos a intentar aprender a crear formularios sin asistentes. Porque si dejamos que Access lo haga todo, realmente no aprendemos nada. Vamos a ir creando los formularios de la base de datos. Para ir constru-yendo el programa utilizaremos la base de datos que tenemos a medias, ME-DIA. Cuando tengáis dudas de cómo hacer algo o queráis ver cómo están hechos, abrid la base de datos que os adjunto, MEDIATECA.

Crearemos primero los formularios para entrar y ver los datos de las ta-blas. Después crearemos el panel de control, que es el que usaremos para abrir los demás e imprimir los informes. Cuando está acabado el programa, el panel de control es el primer formulario que hay que abrir para empezar a tra-bajar. Lo configuraremos para que se abra automáticamente al abrir la base de datos. Antes de ir creando uno por uno los formularios de la base de datos MEDIA, aprenderemos los conceptos y procedimientos básicos.

Manual de Access


4.2. Conceptos básicos 4.2.1. Crear un formulario nuevo

1. Hacemos clic en Formularios y después en el botón Nuevo.

2. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, hacemos clic en Vista Dise-ño, y en la parte inferior seleccionamos la tabla o consulta origen de da-tos. Esto es importante. Los únicos formularios que no necesitan origen de datos son los de panel de control. Hacemos clic en Aceptar.

3. Nos aparece el formulario vacío en Vista Diseño y 3 ventanas muy im-portantes en primer plano: la lista de campos, las propiedades y el cuadro de herramientas. Y la hoja del formulario vacía detrás.

Propiedades

Cuadro de herramientas

Lista de campos

Manual de Access


Si no están visibles, estas tres ventanas se activan con los botones de la barra de herramientas:

4.2.2. Tamaño y secciones (encabezado, detalle y pie) Lo primero que haremos será ajustar el tamaño de la hoja arrastrando la esquina.

Ahora no pretenderemos ajustar el tamaño definitivo, sino simplemente hacerlo un poco más grande, porque la hoja inicial es muy pequeña. Para el tamaño de los formularios de nuestro programa hemos de pensar en la resolu-ción de Windows que usamos. Si estamos haciendo una base de datos para una empresa, hay que pensar en la resolución de los monitores de los ordena-dores. Hoy día prácticamente todos los monitores y tarjetas de vídeo aceptan altas resoluciones. Aquí vamos a crear un programa para una resolución de 800x600. A continuación le pondremos un encabezado y un pie. Para ello vamos al menú Ver / Encabezado o pie de formulario. Veremos la hoja dividida en 3 partes: encabezado, detalle y pie. En el 1º pondremos el título y los botones de comando que creemos (para abrir otros formularios, imprimir...), la fecha, la hora... En el detalle colocaremos los campos procedentes de la tabla o consulta origen de datos. En el pie más botones de comando (para cerrar el formulario, para salir de Access...).

Manual de Access


Podemos cambiar el tamaño de una sección haciendo clic en la línea de división y arrastrándola.

4.2.3. Controles Toda la información de un formulario está contenida en controles, que son objetos que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los hay de 3 tipos: Controles dependientes

Dependen de campos existentes en una tabla o consulta, y nos permiten introducir, ver o modificar datos en los campos.

Controles independientes

Muestran información que sólo está almacenada en el diseño del formulario: rectángulos, textos descriptivos, líneas, imá-genes...

Controles calculados

Su origen de datos es una expresión (combinación de opera-dores, nombres de controles, nombres de campos, funciones y valores constantes). Por ejemplo, =[Precio]*0,75. En este control nos aparecerá el valor del campo Precio con un 25% de descuento.

4.2.4. La lista de campos Ahora ya podemos agregar controles dependientes al formulario que es-tamos creando. Si no está visible, activamos la lista de campos. Selecciona-mos en ella los campos que queremos y los arrastramos a la sección Detalle del formulario. Podemos seleccionar varios campos para arrastrarlos todos juntos hasta el formulario:

Línea de división

Manual de Access


• Para seleccionar varios seguidos, hacemos clic en el primero, pulsa-mos MAYÚS y hacemos clic en el último.

• Para seleccionar varios no seguidos, hacemos clic en el primero, y mantenemos pulsada CTRL, mientras hacemos clic en los demás.

• Para seleccionar todos los campos, hacemos doble clic en la barra de título de la lista de campos.

Una vez seleccionados, los arrastramos hasta la posición deseada en la

sección Detalle del formulario. Access creará un cuadro de texto para cada campo y una etiqueta adjunta.

Para ir viendo cómo nos va quedando, vamos a la Vista Formulario haciendo clic en el primer botón de la barra de herramientas. Volvemos a la Vista Diseño. Ahora toca colocar, alinear, ajustar el tama-ño, cambiar los colores, los tipos de letras..., pero para ello hay que conocer las técnicas de seleccionar controles, Para que nuestras acciones se apliquen a varios controles a la vez y no tengamos que ir de uno en uno.

Manual de Access


4.2.5. Seleccionar controles Para seleccionar un control, hacemos clic en él. Aparecerá rodeado de unos cuadros negros, que son controladores de movimiento y controladores de tamaño.

Para seleccionar varios controles seguidos, hacemos clic en un sitio en blanco al lado del primero y arrastramos hasta tocar a todos los que queremos seleccionar.

Para seleccionar varios controles no seguidos, hacemos clic en el prime-ro, y después hacemos clic en los demás mientras mantenemos pulsada la te-cla MAYÚS. El cuadro de texto y la etiqueta se seleccionan independientemente, es decir son 2 objetos independientes, seleccionamos uno u otro, o los dos, según en cuál queramos actuar. Y con MAYÚS podemos seleccionar los dos a la vez.

Seleccionada la etiqueta Seleccionado el cuadro de texto

Los dos seleccionados

Controlador de movimiento

Etiqueta Cuadro de texto

Controlador de tamaño

Manual de Access


4.2.6. Mover y cambiar el tamaño de los controles Cuando colocamos el ratón sobre un control, el ratón adopta diferentes formas:

• Una mano abierta: si colocamos el ratón encima del borde de un con-trol seleccionado, adopta la forma de una mano abierta. Si hacemos clic y, sin soltar, arrastramos, se mueve todo: el cuadro de texto y la etiqueta.

• Un dedo: si colocamos el ratón encima de un controlador de movi-miento, adopta la forma de una mano cerrada con el dedo índice apuntando al controlador. Si hacemos clic y, sin soltar, arrastramos, se mueve sólo uno de los dos, sólo el cuadro de texto o sólo la eti-queta.

• Dos flechas: para cambiar el tamaño arrastramos un controlador de tamaño.

• Un palo fino: si hacemos clic cuando adopta esta forma, podemos es-cribir dentro. Esto lo podemos hacer en la etiqueta, pero no debemos hacerlo en los cuadros de texto que dependan de un campo de una tabla. Si cambiamos el nombre del campo origen de datos, daría un error, al no encontrar en la tabla un campo con ese nombre. En cam-bio en las etiquetas podemos hacer lo que queramos, porque son tex-tos meramente descriptivos o decorativos.

4.2.7. Quitar controles del formulario Los seleccionamos y pulsamos SUPR. Esto no significa que eliminemos los campos, sino que no aparecerán en ese formulario. Podemos volver a agregarlos en cualquier momento.

Manual de Access


4.2.8. Alinear, ajustar y espaciar controles Cuando estamos diseñando un formulario, tenemos que saber alinear controles, hacer que todos tengan el mismo tamaño, que entre ellos haya la misma separación vertical u horizontal... Cuando creamos una base de datos, además del contenido, también hay que pensar en la forma, sobre todo si la hacemos para otras personas. Tenemos que elegir colores suaves que no da-ñen la vista a las personas que se pasen mucho tiempo trabajando delante del programa, que se vea y lea bien y no haya que esforzarse para hacerlo, que los controles estén bien colocados, siempre de la misma forma, etc. Para alinear controles, primero colocamos uno en la posición que queremos usar como modelo. La posición de éste será la que adopten los demás. Luego los seleccionamos todos y elegimos una de las opciones en el menú Formato / Alinear.

Para ajustar el tamaño de los controles de unos con respecto a otros, los seleccionamos y selec-cionamos una de las opciones del menú Formato / Tamaño. En la imagen vemos cómo ahora todas las etiquetas son igual de anchas.

Hemos seleccionado las eti-quetas. Después la hemosalineado todas a la izquier-da, según la posición de laprimera.

Manual de Access


Para separar controles uni-formemente, los seleccionamos y vamos al menú Formato / Espa-cio horizontal o Espacio vertical. En la imagen hemos igualado el espaciado vertical.

4.2.9. Formato de los controles y del formulario Con la barra de herramientas Formato podemos cambiar los colores de los controles, el tipo de letra... de los controles o de partes del formulario (el encabezado, el detalle o el pie). Para seleccionar una sección simplemente hacemos clic en una parte libre de ella.

Color de fondo o de relleno Color de fuente o de primer plano Color de borde o de línea

Tipo y tama-ño de letra

Negrita Cursiva Subrayado

Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha

Color de fondo o de relleno Color de fuente o de primer plano Color de borde o de línea

Ancho de borde o de línea

Efecto especial

Últimos colores utilizados

Manual de Access


Ancho de borde o de línea

Efecto especial incluye 6 efectos: - Sin relieve - Con relieve - Bajo relieve - Grabado - Sombreado - Cincelado

4.2.10. Las propiedades Las propiedades de un objeto determinan su estructura y apariencia, así como las características del texto o datos que contienen. Todos los objetos de un formulario (los controles, el encabezado, el detalle, el pie y el propio formu-lario) tienen una hoja de propiedades. Esta hoja es muy importante. Iremos a ella en muchas ocasiones. Para acceder a la hoja de propiedades de un objeto hacemos doble clic en él o hacemos un clic en él y después en el botón Propiedades de la barra de herramientas . O también clic con el botón derecho en el objeto y des-pués seleccionamos Propiedades.

Las propiedades son muy útiles y las hemos de utilizar a menudo. Nos permiten elegir entre diferentes estilos para el texto, la altura, la anchura del control, tamaño de la fuente, asignar macros a eventos... Es decir, las propie-dades afectan al comportamiento y apariencia del objeto seleccionado, de una sección del formulario o del formulario entero.. Para acceder a las propiedades de todo el formula-rio, hacemos doble clic en el cuadro donde se juntan las dos reglas, en el selector de formularios. Propiedades hay muchísimas y no podemos enumerarlas todas. Las iremos viendo a medida que las vayamos necesitando cuando creemos los for-mularios de la base de datos Mediateca.

Manual de Access


4.2.11. El cuadro de herramientas Hasta ahora todos los controles que hemos creado eran cuadros de texto. Con la caja de herramientas podemos crear otros tipos de con-troles.

Seleccionar objetos Asistentes para controles

Etiqueta Cuadro de texto Grupo de opciones Botón de alternar

Botón de opción Casilla de verificación Cuadro combinado Cuadro de lista Botón de comando Imagen

Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente Salto de página Control ficha

Subformulario / Subinforme Línea Rectángulo

Access ofrece una extensa variedad de controles para que podamos usar los formularios de la forma más sencilla, práctica y atractiva posible. Por ejemplo, cuando estemos usando el programa Mediateca, si en lugar de escri-bir un texto, lo elegimos de una lista desplegable, entraremos más rápidamente los datos y con mayor seguridad, pues nos estaremos asegurando que los da-tos sean entrados siempre de la misma manera. Así será más fácil localizarlos. Un ejemplo: imaginad una base de datos mediateca mal hecha, en la que en el campo FORMATO dejáramos que se escribiera cualquier cosa. El usuario (o quizás los diferentes usuarios) de la base de datos unas veces es-cribirían CD, otras COMPACT DISC, CD-AUDIO, etc. ¿Cómo haríamos para saber los CDs que tenemos? En cambio, si hacemos que ese campo sea una lista desplegable en el que obligatoriamente hay que elegir un elemento de la lista, el usuario introducirá los datos siempre de la misma manera y más rápido. Antes de empezar nos aseguraremos que esté activado el botón Asistentes para controles del cuadro de herramientas. Es muy útil pues cada vez que vayamos a crear un control, nos saldrá un asistente que nos irá guiando. 4.2.11.1. Etiquetas Para introducir texto: textos descriptivos, instrucciones, adornos... Sim-plemente hacemos clic en esta herramienta y luego en el lugar del formulario donde queremos escribir. Al acabar de escribir, pulsamos ENTER. Luego la podemos mover, aplicarle formato... como vimos antes.

Manual de Access


4.2.11.2. Cuadros de texto y cuadros calculados Antes ya vimos cuadros de textos que dependían de los campos de una tabla. También podemos hacer cuadros de texto independientes, por ejemplo para mostrar los resultados de un cálculo. En este control usaremos una expresión como origen del control. Después, cada vez que abramos el formulario, Access recalculará el valor y mostrará los datos más actualizados. Otra forma de mostrar un valor calculado es crear una consulta que in-cluya un campo calculado, como vimos en capítulo anterior, y basar en ella el formulario. Para crear un campo calculado:

1. Hacemos clic en la herramienta Cuadro de texto. 2. Después en el punto del formulario donde queremos colocarlo. 3. Access creará un cuadro de texto independiente, con su etiqueta. 4. Situamos el ratón encima del cuadro de texto y cuando adopta la

forma de una palo fino, hacemos clic y escribimos el signo = y una expresión.

Por ejemplo, para que aparezca la fecha actual (la fecha del día), escribi-remos: =FECHA(). Para la fecha y la hora actuales: =AHORA().

Para realizar cálculos que afecten a otros campos, ponemos el nombre del campo entre corchetes: =[PRECIO]*[CANTIDAD]. Para sumar todos los valores de un campo de todos los registros: =SUMA([PRECIO]). Para sumar los valores de un campo calculado, usamos la expresión como parámetros de la función =SUMA(). Si el campo calculado es =[PRECIO]*1,16 (añadirle el IVA), para la suma total de todos los valores del campo calculado de todos los registros: =SUMA([PRECIO]*1,16).

Manual de Access


4.2.11.3. Elementos de diseño: rectángulos y líneas Para dibujar un rectángulo hacemos clic en esta herramienta y luego en el formulario en el lugar donde queremos colocar el ángulo superior iz-quierdo del rectángulo. Luego podemos aplicarle formato. Para dibujar una línea, hacemos clic en esta herramienta y luego en el lugar donde queremos situar un extremo y arrastramos. Si mantenemos pulsada MAYÚS mientras arrastramos, dibujaremos líneas rectas, horizontales o verticales, perfectas. Luego podemos aplicarle formato. 4.2.11.4. Botones de comando Se utilizan para ejecutar una acción o un conjunto de acciones (macros). Por ejemplo, para navegar por los registros, para buscar datos, para abrir otros formularios, para imprimir informes, para ejecutar macros... Para crear un botón de comando:

1. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 2. Hacemos clic en la herramienta Botón de comando. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde queremos colocarlo

(normalmente en el pie o en el encabezado). El ratón adopta la forma de un botón con el signo +.

4. Access mostrará el primer cuadro de diálogo del asistente. Seguimos sus instrucciones. Para pasar de un cuadro de diálogo a otro pulsa-mos en el botón Siguiente. En el último hacemos clic en Finalizar.

5. En la columna Categorías seleccionamos el tipo de acción que que-remos que ejecute el botón. En Acciones vemos las diferentes ac-ciones de cada categoría. Seleccionamos la que queremos y hace-mos clic en Siguiente. Por ejemplo, vamos a hacer un botón para cerrar el formulario. En Categorías seleccionamos Operaciones con formularios y en Acciones elegimos Cerrar formulario.

Manual de Access


6. En el cuadro de diálogo siguiente, podemos elegir un texto para el botón o bien un icono. Access nos ofrece alguno. Si lo aceptamos, hacemos clic en Finalizar y ya tenemos el botón. Si queremos elegir otro icono, activamos la casilla de Mostrar todas las imágenes. En la lista aparecerán todas las imágenes disponibles. Seleccionamos la que más nos guste o más se ajuste a la acción del botón.

Aquí elegi-mos una ca-tegoría de acciones...

... y aquí una acción.

Y hacemos clic en Siguiente.

Escribimos un tex-to para el icono.

O elegimos un icono.

Para elegir otros iconos.

Manual de Access


7. Ya tenemos el botón creado. Para probarlo, vamos a Vista Formulario. No olvidemos ir guardando los cam-bios en el formulario que estamos creando.

Hay muchas acciones que podemos asignarle a un botón. Vamos echar una ojeada a todas las posibles, para que cuando las necesitemos, sepamos que existen.

Manual de Access


Manual de Access


Aparte de estas acciones, a un botón de comando podemos asignarle cualquier acción o conjunto de acciones mediante una macro (conjunto de ac-ciones):

1. Hemos de crear un botón sin el asistente. Antes de crear el botón desactivaremos el asistente para controles.

2. Hacemos clic en el Botón de comando del cuadro de herramientas. Y después en el formulario. Nos crea el botón y no hace nada más.

3. Vamos a las propiedades del botón (doble clic en él). Buscamos el evento Al hacer clic y hacemos clic en él. Un evento es algo que ocurre. Al asignarle una macro a un evento, lo que le estamos dicien-do a Access es: cuando ocurra eso, haz esto. “Eso” es el evento, “es-to” es la macro.

4. Si tuviéramos la macro ya creada, la seleccionaríamos de la lista desplegable. Como no la tenemos, tenemos que crearla. Para ello hacemos clic en el botón Generar (pequeño botón con 3 puntos que aparece al lado).

5. Nos aparece el cuadro de diálogo Elegir generador, donde seleccio-namos Generador de macros y hacemos clic en Aceptar.

6. Bueno, vamos a hacer nuestra primera macro. Nos aparece la venta-na de macros. Lo primero que nos pide es que la guardemos. Escri-bimos un nombre, por ejemplo MIBOTON1, y aceptamos.

Manual de Access


7. En la columna Acción hemos de ir seleccionado las acciones que queremos que se ejecuten en la macro. Cada línea es una acción. Cada acción tiene en la parte de abajo los argumentos.

Por ejemplo, vamos a crear una macro con 2 acciones: que abra un formulario y que al abrirse el cursor vaya directamente a un control. En las dos imágenes siguientes, vemos los argumentos de cada ac-ción. La primera abre el formulario Ver datos y la segunda va al con-trol CODIGO.

Manual de Access


8. Cerramos la ventana de macros. Guardamos los cambios al salir. Ve-remos que la macro MIBOTON1 está asignada al evento Al hacer clic. Cuando estemos usando este formulario y hagamos clic en este botón, se ejecutarán las dos acciones una detrás de otra.

4.2.11.5. Cuadros combinados y Cuadros de lista Una lista desplegable (técnicamente un cuadro combinado) es un control con una lista de valores entre los que podemos elegir uno. Son muy útiles para acelerar la entrada de datos y para asegurarnos que los datos se introducen siempre de la misma manera. Por ejemplo, en la base de datos Mediateca, vamos a hacer una lista desplegable para elegir el formato. Antes habremos creado una tabla en la que entra-remos los valores que queremos que aparezcan en la lis-ta desplegable. En capítulo dedicado a las tablas, ya creamos la tabla FORMATOS

Ahora vamos a crear una consulta para que los valores de la tabla FORMATOS aparezcan siempre por orden alfabético. Creamos la consulta FORMATOS OR-DENADOS que vemos en la imagen.

Ya tenemos la tabla y la consulta creadas. Vamos

ahora al diseño del formulario:

1. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 2. Hacemos clic en el botón Cuadro combinado de la caja de

herramientas. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde queremos colocar la

lista. 4. Nos aparecerá el primer cuadro de diálogo del asistente. Por defecto,

está seleccionado Quiero que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. Es lo que queremos. Hacemos clic en Siguiente.

Manual de Access


5. En el siguiente cuadro, hacemos clic en Consultas y en la consulta origen de los datos de la lista desplegable, en este caso FORMATOS ORDENADOS. Hacemos clic en Siguiente.

6. En el siguiente cuadro hemos de elegir el campo que tiene los datos. Sólo tenemos uno. Hacemos clic en su nombre y en . Siguiente.

7. En el siguiente cuadro de diálogo, ajustamos el ancho de la columna arrastrando el borde del encabezado de columna.

Manual de Access


8. Ahora viene la parte más importante. Le hemos de decir a Access qué tiene que hacer con él cuando seleccionemos un valor de la lista. Le hemos de decir que lo almacene en el campo FORMATO. Es de-cir que cuando hagamos clic en la lista y seleccionemos, por ejemplo VÍDEO, es como si en ese cuadro hubiéramos escrito manualmente la palabra VÍDEO. Siguiente.

9. Finalmente, le ponemos una etiqueta y hacemos clic en Finalizar.

Ahora podemos ir a Vista Formulario para ver si funciona.

Manual de Access


Este control se llama Cuadro combinado porque combina dos controles en uno: es un cuadro de texto y un cuadro de lista. Es decir, cuando estamos introduciendo datos podemos escribir el texto que queramos o elegir un valor de la lista. En las propiedades podemos evitar que se pueda escribir, estableciendo la propiedad Limitar a lista Sí. De esta manera, en este campo es obligatorio elegir un valor de la lista. También podemos cambiar en las propiedades el número de valores que se ven por defecto al desplegar la lista. Por defecto, 8.

Muy similar es el Cuadro de lista. La diferencia es que aquí estamos obligados a escoger un valor del cuadro, no podemos escribir nada. Y tam-poco se despliega, sino que está fijo. Si no es lo suficientemente grande para mostrar todos los valores, hay una barra de desplazamiento vertical. Para crearlo es exactamente el mismo procedimiento que para el cuadro combinado. Cuando estemos trabajando en el formulario entrando datos, en este campo sólo hemos de hacer clic en un valor. En la imagen vemos el mismo campo, FORMATO, primero en un cuadro de lista y después de un cuadro combinado.

4.2.11.6. Botones de opción, de alternar y casillas de verificación Si tenemos un campo Sí/No, como el campo CALIDAD de la base de da-tos Mediateca, podemos utilizar cualquiera de estos tres tipos de controles.

Manual de Access


Modificaremos la etiqueta para que ponga ¿Me gusta?. Cuando este-mos introduciendo datos en el formulario, para introducir Sí sólo hay que hacer clic en el botón o casilla. Si no hay nada es que No.

No me gusta Sí me gusta

Para crear uno de estos tres controles:

1. Hacemos clic en uno de los tres botones en el cuadro de herramientas.

2. Arrastramos el campo de la lista de campos al formulario. Es importante hacerlo exactamente así, porque si lo hacemos de otra manera el control no quedará asociado al campo, será un control independiente de las tablas. 4.2.11.7. Grupos de opciones Sirven para elegir una opción y sólo una entre varias. Por ejemplo, en una empresa de envío de paquetes, para indicar si hay que enviar el paquete en coche, por avión o en barco. Es muy útil porque nos ahorra escribir y estéticamente queda muy bien. Sirve para aquellos casos en que el grupo de alternativas es cerrado, es decir que no hay más de las que se ven en el grupo. Este control consta de un marco de grupo que contiene un conjunto de casillas de verificación, de botones de opción o de alternar. El marco dispone de una etiqueta adjunta. Vamos a hacer el ejemplo de la base de datos Media-teca, donde hemos creado un grupo de opción para valorar los ítems de nues-tra colección. Si una película nos ha gustado mucho le pondremos 5 estrellas, si no una. El campo donde se almacenará la opción que escojamos ha de ser nu-mérico. En la tabla DATOS ya creamos un campo CALIFICACION numérico con este fin. Ha de ser numérico porque sólo se almacenan números. En el ejemplo de los paquetes, si elegimos En coche se almacenará un 1, etc. En el ejemplo de la mediateca, si le ponemos 1 estrella se almacenará un 1; si le po-nemos 5 estrellas se almacenará un 5, etc.

Manual de Access


Para crear un grupo de opciones:

1. Nos aseguramos que el asistente de controles esté activo. 2. Hacemos clic en el botón Grupo de opciones del cuadro de

herramientas. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde lo queremos colocar. 4. Nos aparece el primer cuadro de diálogo donde hemos de escribir el

nombre que tendrán las etiquetas de cada opción. Siguiendo con el ejemplo de la mediateca, escribimos desde un asterisco hasta cinco (representan las estrellas). Hacemos clic en Siguiente.

5. En el siguiente cuadro hemos de decir si queremos una opción pre-determinada o no. Decimos que no. Siguiente.

6. En el siguiente cuadro, nos sugiere los valores que se almacenarán en el campo numérico con cada opción. Podemos modificarlos. Los dejamos tal cual y Siguiente.

Manual de Access


7. En el siguiente cuadro hemos de indicarle que el valor se almacene en el campo CALIFICACIÓN. Siguiente.

8. En el siguiente hemos de elegir el tipo y el estilo. Elegimos Botones de alternar y Sobre relieve. Siguiente.

Manual de Access


9. En el último cuadro de diálogo le ponemos un título y hacemos clic en Finalizar.

Ahora ya podemos ir a Vista Formulario para probarlo. En la imagen ve-mos el ítem calificado con 2 estrellas. 4.2.11.8. Controles ficha Sirven para crear formularios de varias páginas, que funcionan igual que un cuadro de diálogo con varias pestañas. Al hacer clic en cada pestaña vamos pasando de una hoja a otra. Por ejemplo, el panel de control de la base de da-tos Mediateca. Hemos creado varias hojas: la principal, datos, imprimir y man-tenimiento. Luego hemos tratado a cada una como formularios independientes. Para crear un control ficha hacemos clic en el botón Control ficha del cuadro de herramientas y hacemos clic en un lugar del formulario. Nos creará un pequeño control ficha de 2 páginas. Podemos hacerlo más grande arrastrando los controladores de tamaño.

Manual de Access


Haciendo clic en él con el botón derecho del ratón accedemos al menú contextual, con el que podemos insertar más páginas, eliminar la página selec-cionada o cambiar el orden de las páginas.

En las propiedades de cada hoja (doble clic en el nombre de la hoja) po-demos cambiarle el nombre a las páginas.

En las propiedades del control ficha (doble clic al lado del nombre de la última hoja) podemos cambiar la fuente, tamaño y estilo (ficha o botones) de los nombres de las páginas.

Doble clic aquí para las propiedades del control.

Doble clic aquí para las propiedades de la hoja.

Manual de Access


4.2.12. Orden de tabulación Al igual que en todos los programas de Windows y en el propio Win-dows, cuando estamos trabajando en un formulario, para pasar de un campo a otro se usa TAB, el tabulador. Cuando creamos un formulario, Access va dan-do a cada control un orden de tabulación. Lo va asignando en el orden en que bajamos los campos de la lista de campos al formulario. Pero si movemos con-troles, hacemos cambios... seguro que al final no es el orden correcto. Al acabar un formulario, siempre hay que asegurarse que el orden de ta-bulación es el adecuado. Para ello vamos al menú Ver / Orden de tabulación.

En la sección Detalle nos aparecen los controles en el orden en que es-tán. Para cambiarlo, seleccionamos la fila haciendo clic en el selector de fila (o clic y arrastrar para seleccionar varias). Una vez seleccionada(s), volvemos a hacer clic y, sin soltar, la(s) arrastramos a su nueva posición. También podemos probar con el botón Orden automático. Access in-tentará poner el orden de tabulación que él cree que es el correcto. Coloca los campos empezando por los que están en la parte superior del formulario y va bajando. En las propiedades de los controles, hay dos propiedades llamadas Pun-to de tabulación e Índice de tabulación. La primera sirve para indicar si que-remos que el cursor pase por el control cuando vamos pulsando TAB o no. Es decir, puede que nos interese que en el formulario haya un campo visible, pero no nos interesa pasar por él (o incluso bloquearlo para que no se pueda bo-rrar). El índice marca el orden de tabulación. Si en las propiedades de un control, ponemos Bloqueado Sí y Punto de tabulación No, ni pasamos por él al navegar por los registros ni si puede bo-rrar o modificar su contenido. Un ejemplo lo tenemos en el formulario Ver da-tos de la base de datos Mediateca. El control CODIGO está bloqueado y no es punto de tabulación. Este campo es muy importante, porque es el que estable-

Clic aquí para seleccionar la fila.

Manual de Access


ce la relación entre las tablas DATOS y CANCIONES, por eso lo hemos blo-queado, para evitar que se puede cambiar en un despiste.

4.2.13. Imágenes y Objetos OLE 4.2.13.1. Introducción Access nos permite crear atractivos formularios que incluyan ilustracio-nes, imágenes, fotos, gráficos u otros objetos procedentes de otros programas Windows. Además, como los programas Windows soportan OLE (Vinculación e incrustación de objetos) podemos modificar estos objetos directamente desde Access: haciendo doble clic en ellos se abre el objeto en su programa donde podemos hacer las modificaciones que consideremos oportunas. Podemos insertar objetos OLE de dos maneras:

• En un Marco de objeto dependiente: para mostrar objetos almace-nados en un campo de la tabla. Ha de ser un campo de tipo Objeto OLE. Por ejemplo, en la base de datos Mediateca, en la tabla DATOS tenemos el campo PORTADA, que vamos a usar para guardar una imagen de la portada de los CDs. En cada registro habrá una imagen diferente (o ninguna). Estas imágenes se insertan cuando estamos trabajando en el formulario, cuando estamos introduciendo datos. Las imágenes son un dato más en el registro.

• En un Marco de objeto independiente: el objeto OLE no se alma-

cena en ninguna tabla. Lo usaremos para logotipos, imágenes de-corativas... Este objeto permanecerá fijo en el formulario cuando es-temos trabajando en él o navegando por todos los registros.

Los objetos insertados en un formulario, tanto los dependientes como los independientes, pueden ser vinculados o incrustados:

• Incrustados: Access almacena una copia del objeto en la base de da-tos. Podemos modificar el objeto desde Access haciendo doble clic en él, pero las modificaciones sólo afectarán al objeto incrustado, no al archivo que contenía el objeto original.

Manual de Access


• Vinculados: podemos ver y modificar un objeto vinculado desde Ac-cess, pero las modificaciones se guardarán en el archivo del objeto.

Es decir, si incrustamos una imagen, lo que hacemos es insertar una co-

pia de la imagen en la base de datos, que pierde toda relación con el archivo que tenía la imagen. En cambio, si vinculamos, lo que hacemos es tender un atajo al archivo del objeto.

Vincularemos o incrustaremos según nuestros intereses. Incrustar tiene la ventaja de que nos podemos olvidar de los archivos que hemos incrustado, porque ya los tenemos guardados en la base de datos. Si trasladamos la base de datos no tenemos por qué llevar con ella los archivos que contenían las imágenes que hemos incrustado. Tiene el inconveniente de que el archivo se hace muy grande. Aunque vinculando también aumenta mucho de tamaño. 4.2.13.2. Marco de objeto independiente Para insertar un marco de objeto independiente:

1. Sólo podemos hacerlo en Vista Diseño del formulario. Vamos a colo-car una imagen que permanecerá siempre fija en el formulario cuan-do nos desplacemos por los registros cuando estemos trabajando en un formulario. Por ejemplo, vamos a insertar en el encabezado el lo-go de la escuela.

2. Hacemos clic en el botón Marco de objeto independiente en el cuadro de herramientas.

3. Hacemos clic en la parte del encabezado del formulario donde que-remos colocarlo.

4. Nos aparece el cuadro de diálogo Insertar objeto, donde podemos crear uno nuevo o buscar un archivo existente. Hacemos clic en Crear desde archivo y con el botón Examinar lo buscamos en la carpeta donde esté guardado.

Manual de Access


5. Activamos la casilla Vincular para vincular el archivo o no para in-crustarlo.

6. Finalmente hacemos clic en Aceptar. Nos aparecerá el logo en el encabezado dentro del marco. Arrastramos los controladores de ta-maño para darle al marco el tamaño deseado.

7. Veremos que la imagen queda recortada, esto es porque por defecto Access recorta la imagen adaptándola al tamaño del marco. Pero es-to podemos cambiarlo: en las propiedades del marco, está la propie-dad Modo de cambiar el tamaño, que tiene 3 valores:

• Recortar: presenta en el marco lo que quepa del objeto, sin cam-

biar su tamaño ni deformarlo. • Extender: ajusta el objeto al tamaño del marco. A veces puede

distorsionarlo. • Zoom: ajusta el objeto al tamaño del marco, pero sin cambiar sus

proporciones; deja libre la parte del marco que sobre.

Haremos pruebas y seleccionaremos el que más nos guste. Yo nunca utilizo Recortar.

Atención: no podemos ir a las propiedades de un objeto OLE haciendo doble clic en él, porque así se abre el programa original con el objeto para que podamos hacer modificaciones. Para ir a las propiedades, haremos clic en el objeto con el botón derecho y en el menú contextual seleccionaremos Propiedades.

Manual de Access


Una vez incrustado o vinculado el logo, podemos editarlo haciendo doble clic en él. Como en este caso es una imagen JPG se nos abrirá el programa que Windows tenga asociado a las imágenes JPG. Depende de nuestro siste-ma. Se abrirá un programa como Microsoft Photo Editor o Paint Shop Pro. Una vez hechas las modificaciones en ese programa, en el menú Archivo de ese programa elegimos el último comando, Salir y volver a (como se llame el for-mulario). Tendremos ahora el logo modificado en el formulario.

Este objeto sólo podemos editarlo en modo Vista Diseño del formulario. En modo Vista Formulario, es decir cuando estemos trabajando con los datos en el formulario, la imagen estará fija y no la podremos modificar. 4.2.13.3. Control Imagen

Con el control Imagen insertamos una imagen estática en el diseño del formulario. Como no es un objeto OLE no se puede modificar desde Access haciendo doble clic en ella.

Para insertar una imagen estática hacemos clic en esta herramienta y luego en el formulario. Nos aparecerá el cuadro de diálogo Insertar ima-gen, para que la busquemos en la carpeta donde esté guardada. Access la in-serta también con la propiedad Recortar por defecto. Tendremos que cambiar-lo en las propiedades.

Las diferencias entre un Marco de objeto independiente y un control Imagen son dos:

o El Marco de objeto independiente sirve para insertar cualquier objeto de otros programas de Windows: gráficos u hojas de cálculo de Excel, imágenes... El control Imagen sólo acepta imágenes.

o El objeto OLE se puede modificar. Haciendo doble clic en él se abre el programa con el que se creó y podemos hacer modificaciones en él. El control Imagen inserta una imagen estática, no un objeto OLE, por lo tanto no se puede modificar.

Manual de Access


4.2.13.4. Poner una imagen de fondo en un formulario En la base de datos Mediateca, en el formulario Panel de control hemos insertado una imagen de fondo (creada con PhotoShop 6.0). También os adjunto la imagen, para que podáis hacer prácticas.

1. Vamos a las propiedades del formulario (hacemos doble clic en el se-lector de formularios).

2. Hacemos clic en la propiedad Imagen y a continuación en el botón Generar (con tres puntitos ) para buscar la imagen en el disco du-ro. Nos aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen. Una vez localizada la imagen, hacemos doble clic en ella.

3. En la propiedad Tipo de imagen elegimos si queremos vincularla o incrustarla. Cuando es una imagen para el fondo, aconsejo incrustar-la para olvidarnos de ella y no tener que llevar siempre el archivo de la imagen junto a la base de datos.

4. En la propiedad Modo de tamaño de la imagen elegimos Recortar, Extender o Zoom, como ya vimos.

5. En la propiedad Distribución de la imagen seleccionamos Centro. También podemos elegir otras partes del formulario: esquina supe-rior...

6. En la propiedad Mosaico de imágenes elegimos No. Si elegimos Sí la imagen se irá repitiendo a lo largo de todo el fondo del formulario (excepto si está en modo Extender).

Manual de Access


4.3. Trabajando con formularios Cuando ya hemos acabado la base de datos, llega el momento de traba-jar con ella. Usaremos los formularios para introducir, consultar o modificar da-tos 4.3.1 Desplazamiento y edición F6 Pasa del detalle al pie, de éste al encabezado... y así sucesivamente. F4 Despliega un cuadro combinado. F2 Alterna entre desplazamiento y edición. En modo desplazamiento todo el

contenido del campo está seleccionado. Si escribimos algo, borra el con-tenido. Para hacer correcciones utilizaremos F2.

ESC Cuando estamos escribiendo en un campo, si nos arrepentimos, con ESC podemos anularlo. Si estamos introduciendo un registro nuevo, y vamos, por ejemplo, por el cuarto campo, si pulsamos una vez ESC anu-la lo introducido en el campo donde estamos. Si pulsamos ESC una se-gunda vez, se anula todo el nuevo registro.

TAB Ir al campo siguiente. MAYÚS+TAB Ir al campo anterior. AV PÁG Al siguiente registro. RE PÁG Al registro anterior. CTRL+ Al primer registro. CTRL+ Al último registro. ENTER Al campo siguiente, excepto en los campos memo, donde por

defecto está configurado para que inserte una nueva línea en el campo. Lo podemos cambiar en las propiedades del campo memo.

4.3.2. Introducir datos Al introducir datos hemos de tener en cuenta ciertas normas, para que luego sea más fácil recuperar la información. Una base de datos que no sirve para clasificar y localizar fácil y rápidamente la información no sirve para nada.

• Siempre introduciremos los datos de la misma manera. Hay que ser coherentes.

Manual de Access


• En los nombres propios de persona primero los apellidos y después el nombre separado por una coma y un espacio. Pero no en el resto de nombres propios.

FERNÁNDEZ LÓPEZ, JOSÉ IGLESIA, JOSÉ LUIS DE LA MANZANO, ÁLVARO DEL KARAJAN, H. V. FRANQUESAS DEL VALLÉS, LAS DIRE STRAITS ROLLING STONES, THE

• El artículo determinado siempre detrás separado por una coma y un espacio, en cualquier idioma:

BEATLES, THE CAÍDA DEL IMPERIO ROMANO, LA

• No hay que confundir un nombre propio con un título: si por ejemplo

un artista publica un CD que lleva por título su nombre:

ADAMS, BRIAN: “Brian Adams” Algunos atajos de teclado:

• Cuando estamos introduciendo muchos registros nuevos, si en un campo se repite el mismo contenido, podemos utilizar CTRL+’ (após-trofo), que inserta el valor del mismo campo del registro anterior.

• Para insertar la fecha actual: CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).

• Para insertar la hora actual: CTRL+MAYÚS+: (dos puntos).

• En un campo Sí/No la Barra espaciadora alterna entre Sí y No.

4.4. La base de datos MEDIATECA 4.4.1. Introducción Tened abierta la base de datos Mediateca mientras estudiamos cómo está hecha. Luego tendréis que abrir la vuestra, Media, para ir creando vuestro programa. Como tenéis las dos en la misma carpeta, cada vez que tengáis du-das echad un vistazo a Mediateca. Viendo realmente cómo está hecha es más fácil aprender. Bueno, ya conocemos los conceptos básicos para crear formularios. Vamos a crear ahora los formularios de la mediateca. En el apartado de con-ceptos básicos no hemos visto todo lo necesario para crear los formularios de

Manual de Access


la mediateca. En aquellos casos en que haya algo nuevo lo explicaremos en ese momento. Para los diferentes formularios, necesitaremos crear antes algunas con-sultas, que serán el origen de datos de los formularios. En su momento, las ire-mos creando. En los formularios hay muchas macros, necesarias para el funciona-miento del programa. Por lo tanto las iremos estudiando a medida que las ne-cesitemos. No haremos un capítulo especial dedicado a las macros, porque ya estarán explicadas aquí. Finalmente, si observáis la base de datos Mediateca que os adjunto, ve-réis que desde los formularios se imprimen 7 informes. Y en este momento, to-davía no sabemos crear informes. Evidentemente, eso se dejará pendiente, y al final, cuando ya estén creados los informes, acabaremos los formularios. En la base de datos hay 7 formularios y 1 subformulario:

Uno de ellos, el Panel de control, se ejecuta automáticamente al abrir la base de datos. Esto es porque en el menú Herramientas / Inicio está con-figurado así.

Manual de Access


El Panel de control es también el único formulario que no tiene origen de datos. Porque es un formulario que utilizaremos para abrir los demás formularios, imprimir... No es el primer formulario que crearemos. Si os fijáis en Mediateca, veréis que “parece” un programa independien-te. No se ve nada de Access. Haremos un programa totalmente creado por no-sotros. Eso quiere decir que ha de ocupar toda la pantalla (lo cual tiene conse-cuencias posteriores, como veremos) y que todas las funciones y todos los botones los tenemos que crear nosotros, porque los de Access no estarán ac-cesibles. 4.4.2. Funcionamiento de los formularios El Panel de control es un control ficha con cuatro pestañas: la Principal, Datos, Imprimir y Mantenimiento.

En la primera ficha sólo están el botón de la puerta para salir a Access (a las tablas, al diseño...), y el botón del stop para salir de Access (cerrar total-mente el programa).

Manual de Access


En la ficha Datos, el botón Nuevos Ítems abre el formulario Entrada de datos, que es el primer formulario que crearemos. Es el formulario que se utili-za para entrar los nuevos ítems que adquiramos. El cursor se coloca en el campo Formato, que es una lista desplegable de la que es obligatorio coger un valor. Cuando diseñamos la tabla, pusimos como propiedad de este campo Requerido Sí. Para desplegar la lista usamos el ratón o F4. Para pasar al siguiente campo utilizamos TAB.

Al seleccionar un valor en Formato, automáticamente se rellenará el campo Código (que hemos colocado en la esquina superior derecha, que se vea, pero que no moleste). Se rellena automáticamente porque es un campo autonumérico. Este campo lo utilizamos simplemente a nivel interno, es decir, es necesario que haya una clave principal para relacionar las tablas Datos y Canciones. Para ello utilizaremos este campo. Pero será completamente auto-mático y prácticamente no nos daremos cuenta ni de que existe. Además no es punto de tabulación, o sea que el cursor no pasa por él. Tenemos los siguientes formatos disponibles:

CASSETTE Cassettes originales CD CDs de audio CD-ROM Enciclopedias, informática... DISQUETE Informática DVD MUS. DVD musicales DVD PEL. DVD no musicales: películas... GRABACIÓN Grabaciones en cassette LIBRO De todo tipo: novelas... LP Si todavía no os habéis deshecho de ellos. VÍDEO MUS. Vídeos musicales VÍDEO PEL. Vídeos no musicales

Manual de Access


Sólo podemos elegir uno de esta lista. Si queremos añadir una nueva categoría de formato, hemos de ir al Panel de control, a Mantenimiento. Y allí en el formulario Formatos, añadir el nuevo. A partir de ese momento el nuevo formato aparecerá en todas las listas. Cuando agreguemos nuevos ítems de ese nuevo formato, tendremos que empezar una nueva numeración para él. En el campo Número le asignamos el número que le toca. Cada formato tendrá su sistema de numeración independiente. En cada formato empezare-mos por 1. Cuando compremos un nuevo CD y lo añadamos a la mediateca, para saber qué número le toca, simplemente miramos cuál es el último. Así cuando busquemos un CD o un libro sabremos cuál es y dónde está. En al campo Int-aut-dir escribiremos el nombre del intérprete cuando se trate de música, el nombre del autor cuando se trate libros, el nombre del direc-tor cuando se trate de películas, o el nombre de la casa editora cuando se trate de juegos o programas de informática. Es decir, es un campo comodín. En el campo Título escribiremos el título del ítem. En Precio sólo escri-biremos el número. Access le añade las pesetas. El campo Fecha tiene una máscara de entrada pa-ra que sea más fácil y rápido entrar las fechas. El campo Caract también es una lista desplegable. Si cogemos un valor, ha de ser de la lista, no podemos escribir lo que queremos. Los campos Tema 1 y Tema 2 son para los libros, los CD-ROMs... Lue-go podremos realizar búsquedas por temas. Al campo Calidad le hemos cambiado la etiqueta por ¿Me gusta?. Para rellenarlo hacemos clic con el ratón en la casilla de verificación o pulsamos la Barra espaciadora. El campo Calificación es un grupo de opciones, que rellenaremos haciendo clic con el ratón en una opción o con la Barra espaciadora y las fle-chas del cursor. En el campo Portada insertaremos la imagen de la portada de los CDs o de los LPs. Podemos insertarla de dos maneras:

• Con copiar y pegar: en el programa origen copiamos la imagen al por-tapapeles de Windows (menú Edición / Copiar o CTRL+C). En nues-tro programa, cuando estemos en este campo, pulsamos CTRL+V, que es pegar. No podemos hacerlo de otra manera, porque, recor-dad, usamos toda la pantalla y no disponemos de las funciones de Access.

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón en el campo y seleccio-

namos Insertar objeto. En el cuadro de diálogo seleccionamos Crear desde archivo y con Examinar lo buscamos en el disco duro. Cuan-

Manual de Access


do lo encontremos hacemos doble clic en su nombre. En este cuadro de diálogo podemos decidir si queremos la imagen incrustada o vin-culada (si activamos la casilla Vincular). En cualquiera de los dos ca-sos, la base de datos aumenta mucho de tamaño. La manera como aumenta menos es activando la casilla Mostrar como icono. En lu-gar de la imagen, en el campo sólo se verá el icono de la imagen. Pa-ra verla habrá que hacer doble clic en el icono. Así la base de datos es mucho más pequeña, pero, claro, luego cuando naveguemos por los registros no será tan atractivo.

El último campo, Observaciones, es un campo memo en el que pode-mos escribir lo que queramos. Normalmente se utiliza para escribir lo que no sabemos dónde poner. Aquí la tecla ENTER funciona de manera diferente que en los demás campos: pasa a la línea siguiente. Si escribimos mucho, el cam-po tiene una barra de desplazamiento para mostrar el texto que no se ve. El botón Cerrar (la puerta) nos devuelve al Panel de control. Estamos otra vez en la ficha Datos. El segundo control que encontramos en esta ficha es una lista desplegable con la etiqueta Consultar – Modificar. Al elegir un ele-mento de esta lista, se abre el formulario Ver datos, pero sólo mostrando el formato seleccionado. Es decir, si hemos elegido en la lista CD, sólo trabajare-mos con los CDs. O sea, que la lista hace de filtro.

Manual de Access


En este formulario podemos ver todos los registros que tenemos de ese formato por orden numérico (aparecen ordenados por número). Aquí no se pueden añadir registros. Sólo consultar, modificar o eliminar registros. El formulario Ver datos es el que más utilizaremos cuando estemos tra-bajando en la base de datos. Con él podemos consultar, modificar o borrar re-gistros. Además, hemos insertado en él el subformulario Canciones, de tal manera que cuando estamos en un CD que tiene canciones asignadas, éstas aparezcan. Esto es así porque las tablas Datos y Canciones están relaciona-das. También podemos insertar nuevas canciones, colocándonos en la última fila del subformulario (tiene un asterisco, que significa registro nuevo). Cuando un CD no tenga asignadas canciones, aparecerá en blanco. Para asignárselas, hacemos clic en la primera fila y escribimos el título de la canción.

Hemos creado una serie de botones de navegación para desplazarnos por los registros o para borrarlos:

Va al primer registro. Va al registro siguiente.

Va al registro anterior Va al último registro.

Elimina el registro actual.

En el encabezado hay otro botón que abre el formulario Portada. Es un formulario relacionado con el registro actual de Ver datos. Nos muestra el campo Portada del registro que está en pantalla. El botón Ce-rrar nos devuelve a Ver datos.

Manual de Access


Finalmente, en el pie hemos creado un sistema de búsquedas rápido:

Hay dos listas desplegables, una de títulos por orden alfabético y otra de intérpretes, autores o directores también por orden alfabético y de registros úni-cos, es decir cada intérprete, autor o director que tiene registros aparece pero sólo una vez, aunque tenga muchos ítems diferentes. Estas dos listas filtran los datos: sólo presentan los títulos o los intérpre-tes, autores o directores del formato en que estamos. Al seleccionar un elemento de las listas, el formulario se desplaza al pri-mer registro que coincide con el nombre de la lista. Podemos seguir buscando más del mismo con el botón Más que está al lado. Veremos que es un sistema rapidísimo de localizar registros. Con el botón Cerrar volvemos al Panel de control. El último control de la ficha Datos nos permite realizar búsquedas por temas. Para los libros y CD-ROMs o DVDs no musicales había dos campos, Tema 1 y Tema 2, para introducir palabras claves que nos permitieran luego localizar ítems según el tema.

Manual de Access


En el cuadro de texto escribimos la palabra clave. Y hacemos clic en el botón Buscar por temas. Nos aparecerá el formulario Buscar por temas, con todos los ítems que incluyan esa palabra en los campos Tema 1 y Tema 2. El botón Cerrar nos devuelve al Panel de Control.

La tercera ficha del formulario Panel de control es para los informes. Desde aquí los abriremos e imprimiremos. Los de la parte superior son informes agrupados:

• Todos los libros agrupados por autor. • Los ítems de música agrupados por in-

térprete. • Todas las películas agrupadas por di-

rector. • Los ítems de un solo director, autor o

intérprete. • El listado de todas las canciones de un

intérprete.

Para abrir el informe, simplemente hacemos clic en el nombre. En el cuarto y el quinto, nos hará una pregunta. Para contestar no es necesario es-cribir todo el nombre. Si no escribimos nada, el informe mostrará todos.

Este botón vacía el cua-dro de texto y se coloca en él para que escribi-mos otra palabra clave.

Podemos imprimir el listado.

Manual de Access


Una vez el informe abierto, podemos imprimirlo, ver varias páginas, ce-rrarlo... En la parte inferior de la ficha Imprimir del Panel de control hay una lista desplegable. Al seleccionar un valor de la lista, se abre un informe con el lista-do de todos los ítems de ese formato por orden numérico.

Para imprimirlo

Cerrar

Manual de Access


La última ficha del Panel de control, Mantenimiento, nos permite añadir nuevos formatos o características. Tiene dos botones que abren los formularios Formatos y Características.

4.4.3. Creación de los formularios 4.4.3.1. El formulario Entrada de datos Es un formulario que al abrirse siempre ofrecerá un registro nuevo. Con él sólo podremos entrar registros nuevos. No esperéis al final para ir guar-dando e ir probando cómo nos va que-dando.

Los pasos que hemos seguido pa-ra crearlo son:

Manual de Access


1. Abrimos la base de datos media.mdb. Creamos un nuevo formulario. Como origen de datos, seleccionamos la tabla Datos.

2. Le ponemos un encabezado y un pie de formulario (menú Ver / Encabeza-do o pie de formulario)

3. Arrastramos el borde del formulario hasta que tenga una anchura de 21 cm. Arrastramos las líneas de división de las secciones para que el encabezado tenga una altura de 1,75 cm; el detalle 12,5 cm y el pie 1,75 cm.

4. En el pie creamos un botón de comando para cerrar el formulario. Arrastra-mos los controladores de tamaño para que el botón tenga casi la misma an-chura del pie.

5. En el encabezado creamos una etiqueta para el título. Escribimos en la eti-queta Nuevos ítems. Escogemos una letra bonita, le ponemos color y un tamaño grande. En Mediateca la fuente es Comic Sans MS, rojo, 30.

6. Vamos a las propiedades del formulario (doble clic en el selector de formu-larios) y establecemos las siguientes:

Origen del registro Datos Ya lo habíamos hecho cuando creamos el formulario. Vista predeterminada Formulario simple Muestra sólo un registro por pantalla. Es lo contrario de formularios continuos (muestra en filas todos los que cogen en pantalla). Permitir ediciones Sí Si dejamos que el usuario pueda modificar los registros guardados. Permitir eliminación Sí Si dejamos que el usuario pueda eliminar registros. Permitir agregar Sí Si dejamos que el usuario pueda agregar registros nuevos. Entrada de datos Sí El formulario se abre mostrando sólo un registro en blanco. Barras de desplazamiento Ninguna No las necesitamos. Selectores de registro No Los selectores de registro son el cuadrado gris que aparece al principio de los registros y sirven para seleccionar los registros y borrarlos al pulsar SUPR. No los necesitamos porque nosotros nos crearemos nuestra propia papelera para eliminar registros. Botones de desplazamiento No Tampoco los necesitamos porque nosotros nos crearemos nuestros propios bo-tones de navegación. Emergente Sí El formulario al abrirse se coloca encima de todas las ventanas de Access.

Manual de Access


Modal Sí Las demás ventanas se deshabilitan hasta que cerremos el formulario. Sólo podemos trabajar en él. Estilo de los bordes Ninguno No necesitamos ningún borde en el formulario, porque vamos a hacer que ocu-pe toda la pantalla. Cuadro de control No Si permitimos el menú Control o no. Éste es un menú común a todas los pro-gramas de Windows que está en la esquina superior izquierda de todos los programas. Es un pequeño icono que representa al programa. Si hacemos clic en él se abre un menú. Como vamos a hacer un programa totalmente personal, no queremos ningún elemento de Access o Windows. Botones Minimizar Maximizar Ninguno No los queremos por el mismo motivo que en el caso anterior. Botón Cerrar No No los queremos por el mismo motivo que en el caso anterior. Botón qué es esto No No los queremos por el mismo motivo que en el caso anterior. Menú Contextual Sí Es el menú que surge al hacer clic con el botón derecho del ratón. Lo necesi-tamos para insertar la imagen de las portadas. Si no también diríamos que no. Al activar registro IR A Es una macro que luego veremos. Al abrir MAXI Es una macro que luego veremos.

Creamos las macros IR A y MAXI y las asignamos a las propiedades Al activar registro y Al abrir:

• Nos colocamos en la propiedad Al activar registro, hacemos clic en el botón Generar . En el siguiente cuadro de diálogo elegimos Ge-nerador de macros y aceptamos. Nos pide que guardemos la macro. Le ponemos el nombre IR A y aceptamos. Escribimos la macro de la tabla siguiente. La segunda columna de la tabla son los argumentos que se introducen en la parte inferior de la ventana de macro.

Acción Argumentos de acción

IrAControl [FORMATO]

Explicación: que al entrar en un registro, el cursor vaya directamente al campo Formato. Como es un campo, hemos puesto el nombre en-tre corchetes.

Manual de Access


• En la propiedad Al abrir creamos la macro MAXI:

Acción Maximizar

Explicación: hace que la ventana ocupe toda la pantalla.

7. Establecemos los colores de fondo de las 3 secciones. Para ello vamos a

las propiedades de cada una de ellas (doble clic en cualquier sitio libre de la sección) y en la propiedad Color de fondo hacemos clic en el botón Gene-rar. En el cuadro de diálogo Color elegimos el que más nos guste. En Me-diateca hemos elegido blanco para el encabezado y el pie, y gris plateado para el detalle. Coged los que más os gusten, pero teniendo en cuenta que los colores han de ser suaves, no chillones y que contrasten bien con el tex-to, para que la lectura sea cómoda.

8. Comenzamos a arrastrar campos de la lista de campos. El campo autonu-

mérico Codigo lo colocamos en el encabezado. Y le asignamos las propie-dades Bloqueado Sí y Punto de tabulación No, para que el cursor no pa-se por él y lo salte.

9. Formato y Caract. son dos cuadros combinados. Antes tenemos que

hacer dos consultas que usaremos para crear los cuadros. Las dos con-sultas son Formatos ordenados y Caracteristicas ordenadas. En el apar-tado Conceptos básicos ya vimos cómo crear los cuadros combinados.

Manual de Access


10. El campo Fechacompra tiene una máscara de entrada de fecha. En las

propiedades del campo (doble clic en él) hacemos clic en Máscara de en-trada, luego en el botón Generar y en el siguiente cuadro seleccionamos Fecha corta.

11. Al campo Calidad le hemos cambiado la etiqueta por ¿Me gusta?. Es un

campo Sí/No. 12. El campo Calificación es un grupo de opciones. En el apartado Conceptos

básicos ya vimos cómo crearlos. 13. Arrastramos al formulario el resto de campos que todavía no hemos bajado

de la lista de campos. Son los campos que son solamente sencillos cuadros de texto.

14. Damos formato a los campos. En Mediateca la fuente es Arial Rounded MT

Bold y el tamaño 12, tanto para las etiquetas como para los campos. El co-lor de las etiquetas es azul, con el color de fondo y de los bordes transpa-rente. En los campos el color de fondo es blanco y bajo relieve.

15. Colocamos las etiquetas y los campos correctamente, utilizando las técni-

cas de seleccionar objetos, alinear, ajustar tamaño y espacio horizontal y vertical. Colocaremos la etiqueta y el campo de Formato como modelos, y colocaremos todos los demás a partir de ellos. Los controles han de quedar perfectamente alineados y espaciados.

16. Finalmente, establecemos el orden de tabulación correcto (menú Ver / Or-

den de tabulación). 17. Cerramos y guardamos los datos. Probadlo y comparadlo con el de Media-

teca. Corregid lo que no funcione bien o no os guste.

Consulta Formatos ordenados

Consulta Caracte-risticas ordenadas

Manual de Access


4.4.3.2. El formulario Ver datos Es el formulario que más utili-zaremos en la base de datos. Con él navegaremos a través de los regis-tros, y podremos modificarlos o bo-rrarlos. Este formulario no lo empeza-remos de cero, sino que nos aprove-charemos de cosas del formulario Entrada de datos. Hemos seguido los siguientes pasos: 1. Creamos la consulta Con datos, que será la que usaremos como origen de

datos del nuevo formulario. Es una consulta de la tabla Datos, en la que hemos bajado todos los campos a la cuadrícula, y en Formato y Número hemos puesto Orden ascendente. Basaremos este formulario en esta con-sulta para que de esta manera presente los datos ordenados numéricamen-te por Formato.

2. En la ventana de la base de datos, en Formularios, seleccionamos el for-mulario Entrada de datos y pulsamos CTRL+C (copiar).

3. A continuación, pulsamos CTRL+V (pegar). 4. Nos pregunta el nombre. Escribimos Ver datos y aceptamos. Ahora tene-

mos dos formularios exactamente iguales. Abrimos el formulario Ver datos en Vista Diseño y quitamos o cambiamos las cosas que no nos valen.

5. Lo primero que cambiaremos es la etiqueta del título en el encabezado. En

lugar de “Nuevos ítems” pondremos “Mediateca”. 6. Lo segundo que cambiaremos serán algunas propiedades. Aunque la mayo-

ría de propiedades que establecimos para el formulario Entrada de datos, nos valdrán aquí también.

Origen del registro CON DATOS Este formulario cogerá los datos de la consulta Con datos. Permitir agregar No No dejaremos que se puedan añadir nuevos registros. Entrada de datos No Al abrirse no presentará un registro en blanco, sino el primer registro. Podre-mos ir navegando por los diferentes registros.

Manual de Access


7. Borramos la etiqueta y el campo Portada (en su lugar pondremos el sub-formulario Canciones, cuando lo tengamos hecho).

8. Cambiamos el color de fondo del detalle. Hacemos doble clic en una parte libre del detalle y en las propiedades le cambiamos el color de fondo.

9. Ya hemos acabado con lo que podíamos aprovechar del primer formulario. Grabamos y cerramos el formulario. Lo probamos. Si todo va bien, conti-nuamos añadiéndolo el resto de elementos.

10. En el encabezado vamos a añadir una serie de botones para navegar a tra-vés de los registros y otro para eliminar registros:

• Nos aseguramos que el asistente para controles esté activo. • Hacemos clic en el Botón de comando del cuadro de herramientas.

Hacemos clic en el encabezado. • En el asistente elegimos la categoría Exploración de registros y en ac-

ciones seleccionamos Ir al primer registro. Hacemos clic en Finalizar.

• Creamos 3 botones más con las acciones Ir al registro anterior, Ir al registro siguiente e Ir al último registro.

• Para la papelera elegimos la categoría Operaciones con registros y la acción Eliminar registro. Hacemos clic en Siguiente.

Manual de Access


En el cuadro de diálogo siguiente elegimos como imagen la Papelera 1. Hacemos clic en Finalizar.

Ahora colocamos bien los cinco botones en el encabezado y los alinea-mos. Si al añadir los botones se nos ha cambiado sin querer la anchura o la altura del encabezado, lo corregimos.

11. De momento, vamos a dar por acabado este formulario. Ahora no podemos

hacer más. Guardamos, cerramos y probamos. 4.4.3.3. El subformulario Canciones En el formulario Ver datos vamos a insertar el subformulario Cancio-nes. Como las tablas Datos y Canciones están relacionadas, en este subfor-mulario iremos introduciendo las canciones y viendo las canciones que un CD tiene asignadas. Para poder insertarlo, antes tiene que existir. Vamos a crearlo ahora. 1. Primero creamos la consulta Con canciones,

que será origen de datos del formulario; así las canciones aparecerán en orden alfabético.

2. Creamos un formulario nuevo basado en esta consulta de 8,5 cm de anchura y 0,5 cm de al-tura. Sin encabezado ni pie.

3. Bajamos los dos campos, Cancion y Codi-gocd. Y les damos un formato de Arial, 10.

4. Ocultaremos el campo Codigocd establecien-do la propiedad Visible No en sus propieda-des. Agrandamos el campo Canción para que ocupe todo el espacio, por encima de Codigocd; como éste estará oculto no importa que el otro campo esté encima de él.

Manual de Access


5. En las propiedades del formulario establecemos las que vemos en la ima-gen siguiente. En la imagen de al lado vemos cómo nos quedará más o menos el subformulario en Vista Diseño. Cerramos y guardamos.

Ahora vamos al formulario Ver datos, para insertar el subformulario: 1. Abrimos el formulario Ver datos en Vista Diseño. 2. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 3. Hacemos clic en el botón Subformulario/Subinforme del cuadro de her-

ramientas. Y hacemos clic en cualquier parte del formulario. Luego al final ya lo colocaremos en su sitio y le daremos el tamaño justo.

4. Nos aparece el asistente para subformularios. En el primer cuadro de diálo-go hemos de indicar que queremos utilizar un formulario existente y de la lista seleccionamos el subformulario Canciones. Siguiente.

Manual de Access


5. En el siguiente cuadro de diálogo hay que elegir los campos que vincularán al formulario con el subformulario. Hacemos clic en Definir la mía propia y en la lista de campos que aparece debajo, en Campos del formulario se-leccionamos Codigo y en Campos del subformulario elegimos Codigocd. Hacemos clic en Siguiente.

6. En el último cuadro de diálogo le ponemos un nombre al subformulario.

Aceptamos el que nos ofrece y hacemos clic en Finalizar.

7. Nos aparece el subformulario en el formu-

lario. Lo movemos y lo colocamos en su sitio. Con los controladores de tamaño le damos el tamaño apropiado. Borramos la etiqueta.

Manual de Access


Cuando estemos trabajando en el formulario Ver datos, para introducir canciones en un CD, hacemos clic en la primera fila del subformulario y escri-bimos el título de la canción. El campo Codigocd (no visible) se rellenará au-tomáticamente con el código del registro de Ver datos. De esta manera queda-rán relacionadas las canciones con el CD. Si vamos después a las tablas, veremos en la tabla Canciones un registro por cada canción y en el campo Codigocd el código del CD. 4.4.3.4. El formulario Panel de Control 1. Creamos un formulario nuevo sin origen de datos. 2. Le damos una anchura de 21 cm y una altura de 15,75 cm. Sin encabezado

ni pie. 3. Establecemos las propiedades de formulario de la imagen siguiente.

4. Creamos un control ficha. Vamos a sus propiedades y le damos un

tamaño de 19x14 cm (doble clic en la parte superior del formulario al la-do del nombre de la última ficha). Lo arrastramos y lo colocamos centrado en el fondo. Si al hacer más grande el control ficha, nos ha modificado sin querer la anchura y la altura del fondo, volvemos a poner la correcta (21x15,75 cm).

5. Hacemos clic en cualquier parte del control ficha con el botón derecho del ratón y en el menú contextual elegimos Insertar página. Repetimos la ope-ración. Ya tenemos 4 hojas.

6. Ahora vamos a cambiar el nombre de cada ficha y poner una imagen al lado del nombre. Hacemos doble clic en el nombre de cada uno y en sus propiedades escribimos el nuevo nombre en Título. En la primera escribimos un espacio en blanco, en la segunda Datos, en la tercera Imprimir y en la cuarta Mantenimiento.

7. Para colocar una imagen al lado del título, vamos a la propiedad Imagen y hacemos clic en el botón Generar. En el cuadro de diálogo Generador de

Manual de Access


imágenes las buscamos. De las 4 imágenes que aparecen en el Panel de control de Mediateca, aquí encontramos 3. Para la primera ficha, os adjun-to la imagen audio.bmp. Para buscarla hacemos clic en el botón Examinar del cuadro de diálogo Generador de imágenes.

Vamos a crear ahora el contenido de la primera ficha. Sólo hay dos botones de comando y un control Imagen. El botón de la puerta es un botón de comando que cierra el formulario. Lo cual nos permite ir a Ac-cess, a las tablas, consultas, al diseño de los formula-rios...

Para crearlo, hacemos clic en el Botón de comando del cuadro de herramientas y en el asistente para botones de comando elegimos las cate-goría Operaciones con formularios y en acciones Cerrar formulario.

Manual de Access


El botón del stop cierra todo, cierra el formulario y Access, y sale a Win-dows. En el asistente elegimos la categoría Aplicación y la acción Salir de la aplicación.

Para el control imagen, os adjunto el archivo manual.bmp. Hacemos clic en el botón Imagen del cuadro de herramientas, y después en el formu-lario. En el cuadro de diálogo Insertar imagen la buscamos en el disco duro. Cuando la encontremos hacemos doble clic en ella.

Vamos ahora a crear la segunda hoja. Para el contenido de la segunda ficha, hacemos clic en su nombre, Datos. El botón Nuevos ítems es un bo-tón de comando que abre el formulario Entrada de datos. Hemos creado una etiqueta que di-ce “Consultar – Modificar”. Y debajo hemos hecho un cuadro combinado a partir de la consulta Formatos ordena-dos:

1. Nos aseguramos que el asis-

tente para controles esté acti-vado.

2. Hacemos clic en el botón Cuadro combinado del cuadro de herramientas.

Manual de Access


3. En el primer cuadro de diálogo indicamos que seleccionaremos los datos de una consulta.

4. En el siguiente cuadro, seleccionamos la consulta Formatos orde-nados.

5. En el siguiente, seleccionamos el campo Formato.

Manual de Access


6. Y ajustamos la anchura de la columna.

7. En el último le ponemos una etiqueta y hacemos clic en Finalizar.

A diferencia de otros cuadros combinados, al finalizar no nos ha pregun-tado que qué hace con el valor que seleccionamos en la lista. No lo ha pregun-tado porque el formulario Panel de control no tiene origen de datos. Si recor-dáis cuando en el apartado Conceptos básicos aprendimos a hacer cuadros combinados, el último paso era decirle que guardara el valor que seleccioná-ramos de la lista en un campo. Por ejemplo, en el formulario Entrada de datos tenemos también una lista para el formato, pero a diferencia del caso que nos ocupa, en aquel formulario el valor en el que hacemos clic se guarda en el campo Formato. Aquí hemos hecho una lista para otros fines: cuando seleccionemos un elemento de la lista, se abrirá el formulario Ver datos mostrándonos sólo los registros que coinciden con el formato seleccionado. Para ello es necesario crear una macro y asignarla a la propiedad Después de actualizar de la lista.

1. Hacemos doble clic en la lista y en sus propiedades le cambiamos el nombre por LISTA1. En Filas en lista le ponemos 12 y en Limitar a lista Sí.

Manual de Access


2. Bajamos hasta la propiedad Después de actualizar y hacemos clic en su botón Generar. Seleccionamos el Generador de macros y creamos la macro ABR VER. Esta macro lo que hace es abrir el for-mulario Ver datos. Después de actualizar significa que ejecute la macro ABR VER cuando haya cambios en la lista, es decir después de seleccionar un valor.

Si ahora guardamos el formulario y lo probamos, al seleccionar un valor de esta lista, se abrirá el formulario Ver datos. Eso es lo que queríamos, pero nos muestra todos los registros (los CDs, los libros...) y nosotros sólo queremos que nos muestre el formato que hemos seleccionado en la lista. ¿Cuál es el truco? El truco es modificar la consulta origen de datos del formulario Ver da-tos, que era Con datos. Vamos al diseño de esta consulta y en el campo For-mato escribimos el siguiente criterio:

COMO [FORMULARIOS]![PANEL DE CONTROL]![LISTA1]

Que significa que filtre las tablas mostrando sólo los registros cuyo cam-po Formato coincida con lo que está escrito en el control LISTA1 del formulario Panel de control. Es decir, cuando en el panel de control seleccionemos un valor de la lista y se abra el formulario Ver datos, la consulta origen de los da-tos filtrará los datos según el valor seleccionado de la lista. De esta manera hemos creado un solo formulario y una sola consulta para todos los formatos. Si no, tendríamos que haber creado un formulario y una consulta diferente para cada formato, cada una con un criterio diferente.

Manual de Access


En el formulario Ver datos, en el encabezado, al lado de la etiqueta “Mediateca” nos interesa que aparezca un título con el formato que estamos trabajando. Para que automáticamente cambie según el formato, vamos a hacer un cuadro de texto independiente, un control calculado, con la expresión:

=[FORMULARIOS]![VER DATOS]![FORMATO]

Que lo que hace es coger el valor del campo Formato, que está en el detalle. Le ponemos una letra más bonita, color y un tamaño mayor.

Antes hemos insertado el subformulario Canciones en el formulario Ver datos. Pero como este formulario vale para todos los formatos, el subfor-mulario sólo nos interesa cuando se trate de música, porque en el resto de for-matos no hay canciones. Vamos a hacer ahora que cuando se abra este formu-lario sólo enseñe el subformulario cuando nos interese. Para ello hemos de crear una macro que se ejecute Al activar registro en el formulario Ver datos: 1. Abrimos el formulario Ver datos en Vista Diseño. 2. Vamos a las propiedades del formulario y bajamos hasta la propiedad Al

activar registro, donde tenía asignada la macro IR A. La quitamos. 3. Hacemos clic en el botón Generar y creamos una nueva macro que lla-

maremos IR A 2 (como la de la tabla siguiente). Como hay condiciones en la macro, hacemos visible la columna Condiciones haciendo clic en el botón Condiciones. La tercera columna de la tabla siguiente son los argu-mentos que se introducen en la parte inferior de la ventana de macro.

Condición Acción Argumentos de acción

[Formularios]![VER DATOS]![Formato]="CD-ROM" EstablecerValor Elemento: [SUBFORMULARIO CANCIONES].[Visible] Expresión: No

[Formularios]![VER DATOS]![Formato]="DISQUETE" EstablecerValor Elemento: [SUBFORMULARIO CANCIONES].[Visible] Expresión: No

[Formularios]![VER DATOS]![Formato]="DVD PEL." EstablecerValor Elemento: [SUBFORMULARIO CANCIONES].[Visible] Expresión: No

[Formularios]![VER DATOS]![Formato]="LIBRO" EstablecerValor Elemento: [SUBFORMULARIO CANCIONES].[Visible] Expresión: No

[Formularios]![VER DATOS]![Formato]="VÍDEO PEL." EstablecerValor Elemento: [SUBFORMULARIO CANCIONES].[Visible] Expresión: No

IrAControl [FORMATO]

Explicación: le hemos puesto 5 condiciones a la macro. Cada vez que

entremos en un registro, Access mirará el campo Formato. Si el contenido de éste es “CD-ROM, DISQUETE, DVD PEL., VÍDEO PEL. o LIBRO” ocultará el subformulario Canciones. La macro va leyendo las filas una por una, cuando una es verdad ejecuta la acción, si no la ignora. La sexta fila la ejecuta siempre porque no hay condiciones.

Manual de Access


Ahora vamos a perfeccionar el sistema con un detalle de calidad. Cuan-do seleccionamos un valor de la lista de formatos del Panel de control se abre el formulario Ver datos mostrando sólo los registros coincidentes con el valor seleccionado en la lista. Si seleccionamos CD, en el formulario sólo vemos los CDs. Pero al cerrar el formulario Ver datos y volver al Panel de control, la lista sigue mostrando el valor que habíamos seleccionado. Lo cual no queda bien y puede dar lugar a errores. Vamos a hacer que al volver automáticamente se vacíe la lista. Para ello tenemos que hacer una macro y asignarla a la propiedad Al descargar del formulario Ver datos. Cada vez que cerremos Ver datos, la lista se vaciará. A la macro la llamaremos VACIAR LISTA:

• Abrimos el formulario Ver datos en Vista Diseño. • Vamos a las propiedades del formulario. • En la propiedad Al descargar, hacemos clic en el botón Generar y

creamos la macro VACIAR LISTA.

Acción Argumentos de acción EstablecerValor Elemento: [Formularios]![PANEL DE CONTROL]![LISTA1]

Expresión: Nulo

4.4.3.5. El formulario Portada En el formulario Ver datos hay un botón que abre un formulario que muestra la portada del CD que está en pantalla. Es el formulario Portada. Va-mos a crearlo. 1. Creamos un formulario nuevo con la tabla Datos como origen de datos. 2. Le damos una anchura de 8,25 cm. Y una altura de 8 cm al detalle y 1,5 cm

al pie. Arrastramos la línea de división del encabezado hasta arriba para no no haya encabezado.

3. Arrastramos al formulario los campos Portada y Codigo desde la lista de campos.

4. Al campo Codigo le aplicamos la propiedad Visible No para que no se vea. Y lo colocamos encima del campo Portada.

5. En el pie creamos un botón de comando que cierre el formulario. 6. Vamos a propiedades del formulario y le aplicamos las de la imagen si-

guiente. Al lado vemos cómo nos ha de quedar más o menos el formulario en Vista Diseño.

Manual de Access


Os adjunto una serie de imágenes JPG de portadas de CDs para que podáis practicar.

Ahora vamos al formulario Ver datos y creamos el botón de comando que abrirá este formulario. Será un botón un poco especial, puesto que al abrir el formulario no ha de enseñar todos los registros, sino sólo el registro relacio-nado con el registro actual de Ver datos, es decir sólo ha de enseñar la porta-da del CD que está en pantalla.

1. Abrimos el formulario Ver datos en Vista Diseño. 2. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 3. Hacemos clic en el Botón de comando del cuadro de herramien-

tas. Y luego en la zona del encabezado donde lo vamos a colocar. 4. En el primer cuadro de diálogo seleccionamos la categoría Opera-

ciones con formularios y la acción Abrir formulario. Siguiente.

Manual de Access


5. En el siguiente cuadro de diálogo seleccionamos el formulario Porta-da. Siguiente.

6. En el siguiente cuadro de diálogo activamos el botón de opción Abrir el formulario y buscar los datos específicos que se van a mos-trar. Siguiente.

7. En el siguiente cuadro hemos de indicarle los campos que tienen los datos coincidentes en ambos formularios. En la columna del formula-rio Ver datos hacemos clic en Codigo y lo mismo en la columna de Portada. Hacemos clic en el botón .

Manual de Access


8. En el último cuadro seleccionamos la imagen del botón. Hacemos clic en Finalizar.

4.4.3.6. Búsquedas Localizar rápidamente la información es una de las prioridades al crear cualquier base de datos. En el formulario Ver datos hemos creado un sistema de búsqueda con dos listas desplegables: una de títulos (por orden alfabético) y otra por intérpre-te, autor o director (también por orden alfabético). Al seleccionar un valor de una de estas listas, el cursor se desplaza al primer registro que coincide con ese valor. Si no fuera el que buscamos, con el botón + accederemos al siguien-te registro coincidente. Antes de hacer los dos cuadros combinados, tenemos que crear dos consultas, de donde cogeremos los datos. Las consultas son LISTA TITULOS y LISTA INT-AUT-DIR. Estas dos consultas ordenan ascendentemente estos dos campos.

Consulta LISTA TITULOS Consulta LISTA INT-AUT-DIR

La segunda consulta debe ser un poco especial porque el mismo intér-

prete, autor o director puede tener varios registros (varios CDs, varios libros o

Hacemos doble clic aquí para ir a sus propiedades.

Manual de Access


varias películas...). Entonces al hacer esta consulta, saldrán varias veces repe-tidos cada uno de ellos. Por eso tenemos que hacer una consulta de valores únicos, para que cada nombre sólo salga una vez en la lista.

Para ello, hemos de ir a las propiedades de la consulta (doble clic arriba en un sitio libre al lado de la tabla) y establecer la propiedad Valores únicos Sí.

Una vez que tenemos las consultas, vamos al diseño del formulario Ver datos y creamos los dos cuadros combinados, cada uno basado en su consul-ta. Sólo hemos de tener en cuenta que en el penúltimo cuadro de diálogo te-nemos que decirle Recordar el valor para utilizarlo más adelante.

Esto debe ser así porque estas dos listas no sirven para introducir datos, por lo tanto no se ha de almacenar en ningún campo el valor seleccionado. Le decimos que recuerde el valor para utilizarlo más tarde, porque después crea-remos una macro en Después de actualizar.

Ya tenemos las dos listas. Vamos a sus propiedades y les cambiamos el nombre a las dos. Al cuadro combinado por título lo llamamos BUSCA y al otro BUSC.

Manual de Access


Ahora en las propiedades de la lista BUSCA bajamos hasta Después de actualizar y creamos la macro BUSCA:

Acción Argumentos de acción IrAControl [TITULO] BuscarRegistro Buscar: =[BUSCA]

Coincidir: Hacer coincidir todo el campo May. y Min.: No Buscar en: Todo Buscar con formato: No Sólo el campo activo: Sí Buscar primero: Sí

EstablecerValor Elemento: [BUSCA] Expresión: Nulo

Explicación: después de seleccionar un valor en la lista BUSCA, el cur-

sor va al campo TITULO, y allí busca un registro que coincida con el contenido de BUSCA (=[BUSCA]). Al final hacemos que vacíe la lista.

Ahora en las propiedades de la lista BUSC bajamos hasta Después de actualizar y creamos la macro BUSC:

Acción Argumentos de acción IrAControl [INT-AUT-DIR] BuscarRegistro Buscar: =[BUSC]

Coincidir: Hacer coincidir todo el campo May. y Min.: No Buscar en: Todo Buscar con formato: No Sólo el campo activo: Sí Buscar primero: Sí

EstablecerValor Elemento: [BUSC] Expresión: Nulo

Cerramos el formulario, guardamos y probamos. Pero ¿qué ocurre? Si

recordamos, el cuadro combinado LISTA1 del Panel de control filtra los datos al abrir el formulario Ver datos. O sea que este formulario sólo enseña los re-gistros de un formato. En cambio los dos cuadros combinados que acabamos de crear, BUSCA y BUSC, enseñan los registros de todos los formatos. Y esto no nos interesa, porque ¿para qué queremos que aparezcan los directores de películas si estamos viendo CDs o viceversa? Tenemos que hacer que estas listas sólo muestren los mismos registros que el formulario Ver datos. ¿Cómo? Pues modificando las dos consultas origen de los dos cuadros combina-dos, LISTA TITULOS y LISTA INT-AUT-DIR, para que filtren los datos. En am-bas añadiremos el campo FORMATO y en él pondremos como criterio:

Manual de Access


[FORMULARIOS]![VER DATOS]![FORMATO]

Que significa que filtre los datos enseñando sólo los registros del mismo formato que está en el campo FORMATO del formulario Ver datos.

De esta manera, cada vez que entremos con un formato distinto en el formulario Ver datos, las listas mostrarán registros diferentes: los del mismo formato que los del formulario.

Al lado de los dos cuadros combinados, hay dos botones Más (uno para cada lista) para aquellos casos en que el registro que encuen-tre no sea el que buscamos. Al hacer clic en uno de estos botones bus-ca el siguiente registro que coincide con los mismos criterios. El botón de arriba ejecuta la macro SIGUI y el de abajo la macro SIGUI2. Para hacer que un botón ejecute una macro:

1. Desactivamos el asistente para controles. 2. Hacemos clic en el Botón de comandos del cuadro de herra-

mientas y en el pie del formulario. 3. Nos crea un botón y no hace nada más. 4. Vamos a las propiedades del botón (doble clic en él) y en Al hacer

clic creamos la macro.

Macro SIGUI Acción Argumentos de acción

IrAControl [TITULO] BuscarSiguiente

Macro SIGUI2

Acción Argumentos de acción IrAControl [INT-AUT-DIR] BuscarSiguiente

Manual de Access


En el Panel de control, en la ficha Datos tenemos un sistema de bús-queda por temas. Es para los ítems no musicales, como libros, CD-ROMS... Para buscar en los campos Tema 1 y Tema 2. Por ejemplo, busco libros de Geografía. En el cuadro de texto escribo “geografía” o “geo” y hago clic en el botón Buscar por temas. Se abre el formulario Buscar por temas con los ítems que ha encontrado. Para otra búsqueda hago clic en el botón Vaciar (bo-rra el campo y se coloca en él). Vamos a crearlo. En el diseño del Panel de control, en la ficha Datos creamos un cua-dro de texto independiente. Vamos a sus propiedades y le ponemos como nombre TEMI. Cerramos y guardamos. A continuación creamos el formulario y la consulta en la que está basa-do. La consulta es BUSCAR POR TEMAS:

Bajamos a la cuadrícula los campos FORMATO, NUMERO, CODIGO, INT-AUT-DIR y TITULO. A continuación hacemos un campo calculado TEMAS sumando los campos TEMA1 y TEMA2:

TEMAS: [TEMA1] & " " & [TEMA2] Y este campo ponemos como criterio:

COMO "*" & [FORMULARIOS]![PANEL DE CONTROL]![TEMI] & "*"

Que significa que filtre los datos con lo que escribimos en el control TE-MI del formulario Panel de control más cualquier texto por delante y cualquier texto por detrás. Así lo que escribamos, lo buscará en cualquier parte de los dos campos. Ahora creamos el formulario Buscar por temas y lo basamos en esta consulta. En la imagen siguiente tenemos el diseño.

Manual de Access


1. Creamos un formulario nuevo basado en la consulta BUSCAR POR TEMAS.

2. Le damos una anchura de 19 cm por una altura del detalle de 0,75 cm, un pie de 1,5 cm. Y sin encabezado.

3. Bajamos al detalle los campos FORMATO, NUMERO, INT-AUT-DIR y TITULO. Les ponemos Arial, 10.

4. En el pie creamos un botón para cerrar el formulario. También hay un botón que imprime un informe, pero lo dejamos para cuando tenga-mos hechos los informes.

5. En las propiedades del formulario, establecemos las siguientes:

En la propiedad Al abrir hemos creado la macro DESPL 3, que lo que hace es dar un tamaño y una posición al formulario.

Acción Argumentos de acción DesplazarTamaño Derecho: 0,8cm

Abajo: 2cm Ancho: 19,5cm Alto: 12cm

Que significa que le dé a la ventana una anchura de 19,5 cm, una altura

de 12 cm, que empiece a dibujarla por la derecha en el cm 0,8 y por arriba en el cm 2.

Ahora vamos al diseño del Panel de control para crear los botones Buscar por temas (que abre el formulario) y Vaciar.

Manual de Access


El primero es un botón que ejecuta la macro TEMI:

Condición Acción Argumentos de acción [Formularios]![PANEL DE CONTROL]![TEMI] Es Nulo DetenerMacro AbrirFormulario BUSCAR POR TEMAS

Es una macro con la condición de que si el cuadro de control TEMI está vacío, detenga la macro. Si no está vacío, que abra el formulario Buscar por temas. Como este formulario está basado en una consulta que tiene como filtro lo que ponga en el cuadro de texto TEMI, el formulario sólo nos mostrará los registros que contengan la palabra que hayamos escrito en TEMI. A este botón le hemos puesto una pista, es decir, que al pasar el ratón por encima, nos dé una pista de su función. Para ello vamos a sus propieda-des, y en la propiedad Texto de Ayuda del control escribimos “Buscar por te-mas”.

El botón Vaciar ejecuta la macro VACIAR:

Acción Argumentos de acción EstablecerValor Elemento: [TEMI]

Expresión: Nulo IrAControl [TEMI]

4.4.3.7. Los formularios de mantenimiento En la cuarta ficha del Panel de con-trol hay dos botones de comando que abren los formularios para el mantenimien-to de formatos y características. Para aña-dir, borrar o modificar formatos y caracterís-ticas. Los que introduzcamos aquí son los que aparecerán en todas las listas desple-gables. Si eliminamos uno desaparecerá de ellas.

Manual de Access


El formulario Formatos 1. Creamos un formulario nuevo basado en la consulta Formatos ordenados,

que ya tenemos. 2. Le damos una anchura de 8,5 cm. Al detalle una altura de 0,75 cm. Y al pie

una altura de 1,5 cm. Sin encabezado. 3. Fondo de color blanco en las dos secciones. 4. Al detalle arrastramos el campo FORMATO de la lista de campos. En la

imagen vemos cómo queda el diseño.

5. En las propiedades del formulario establecemos las siguientes:

6. En el pie hay un botón de comando para eliminar registros (la papelera). Y

un botón para cerrar el formulario con la macro CERRAR FORMATO. Aquí no hemos hecho un simple botón de comando que cierre el formulario, por-que necesitamos que al cerrar el formulario ocurra algo más: cuando intro-ducimos cambios en los formatos, si cerramos el formulario y vamos a la lis-ta desplegable de formatos en la ficha Datos del Panel de control, veremos

Manual de Access


que los cambios no se ven reflejados. Para que esto ocurra tenemos que ejecutar el comando Nueva consulta al cerrar el formulario Formatos.

Acción Argumentos de acción

Cerrar Formulario FORMATOS

NuevaConsulta LISTA1 7. En la propiedad Al abrir del formulario, hemos creado la macro DESPL:

Acción Argumentos de acción DesplazarTamaño Derecho: 6cm

Abajo: 2cm Ancho: 7,5cm Alto: 10cm

8. Cerramos y guardamos el formulario con el nombre Formatos. Formulario Caracteristicas 1. Copiamos el formulario Formatos y lo pegamos con el nombre Caracteris-

ticas. 2. Abrimos el formulario en Vista Diseño y cambiamos lo que no nos vale. En

las propiedades del formulario cambiamos el origen de datos: selecciona-mos la consulta CARACTERISTICAS ORDENADAS, que ya tenemos.

3. Hacemos doble clic en el campo FORMATO, y en sus propiedades cam-biamos el nombre y el origen del control por CARACTERISTICAS. En la imagen vemos cómo nos queda el diseño.

4. En la propiedad del formulario Al abrir, creamos la macro DESPL 2:

Acción Argumentos de acción DesplazarTamaño Derecho: 6cm

Abajo: 2cm Ancho: 10cm Alto: 10cm

Macro Cerrar formato

Manual de Access


5. Y al botón Cerrar del pie le asignamos la macro CERRAR CARACT:

Acción Argumentos de acción Cerrar Formulario

CARACTERISTICAS

Ahora que están los formularios acabados, vamos al menú Herramien-tas / Inicio y establecemos que al abrir la base de datos, siempre se abra au-tomáticamente el formulario Panel de control.

La tercera ficha del Panel de control, Imprimir, no la podemos hacer to-davía, porque no tenemos los informes hechos.

5. INFORMES Los informes son lo mismo que los formularios, pero para la impresora. Si sabemos crear formularios, sabemos crear informes. Las técnicas son las mismas. Con los informes podemos hacer diseños muy atractivos para imprimir nuestros datos. Además, una vez acabados y guardados, siempre que los utili-cemos se imprimirán los datos actualizados. 5.1. Crear un nuevo informe Ahora que ya sabemos las técnicas, la forma más rápida y fácil de hacer un informe es utilizar un asistente. Al final lo arreglaremos a nuestro gusto y le damos los últimos toques. Para aprender a crear informes nuevos, vamos a crear el informe Por formatos, que es el informe que se abre desde la lista desplegable de la ficha 3 del Panel de Control. Para no tener que hacer un informe de cada formato (basado cada uno en una consulta diferente), vamos a hacer un solo informe, y desde la lista desplegable en el Panel de control, filtraremos para que nos im-prima cada vez un solo formato, el que seleccionemos, por orden numérico. Antes tenemos que crear la consulta POR FORMATOS. La creamos tal como vemos en la imagen siguiente.

Manual de Access


Cuando ya esté creada la consulta, para crear el informe: 1. Hacemos clic en Informes y después en Nuevo. 2. Seleccionamos la consulta POR FORMATOS como origen de los da-

tos y hacemos doble clic en el Asistente para informes.

3. Elegimos los campos que saldrán en el informe. Siguiente.

4. En el siguiente cuadro de diálogo nos pregunta si queremos agregar algún

nivel de agrupamiento. No hacemos nada. Siguiente.

Consulta Por formatos

Manual de Access


5. En el siguiente cuadro de diálogo nos pregunta en qué orden queremos los

datos. En la fila 1 seleccionamos Formato. En la 2, Numero. Siguiente.

6. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccionamos distribución Tabular y

orientación Vertical. Siguiente.

7. Ahora nos pide el estilo. Elegimos el que más nos guste. En Mediateca

hemos elegido Corporativa.

Manual de Access


8. En el último cuadro nos pregunta el nombre que le pondremos al informe.

Finalmente hacemos clic en Finalizar.

Al hacer clic en Finalizar nos presenta el informe en Vista pre-liminar. Nos fijamos bien en cómo ha quedado y observamos los errores o lo que no nos guste. Vamos a Vista Diseño para corregirlo.

De momento no vamos a hacer nada. Lo vamos a dejar así. Cuando hagamos en el Panel de control los controles para imprimir los informes, ya perfeccionaremos este informe. En la imagen vemos el diseño que nos ha crea-do. Cerramos y guardamos.

En el informe que acabamos de crear hay algún concepto nuevo. Vemos que además de encabezado y pie de informe, hay también encabezado y pie de página.

Manual de Access


Encabezado de informe Se imprime al principio de la primera hoja del informe. Pie de informe Se imprime al final de la última hoja del informe. Encabezado de página Se imprime al principio de cada página. Pie de página Se imprime al final de cada página. En el encabezado de informe pondremos una etiqueta con el título. El pie de informe no es muy útil y no lo utilizaremos prácticamente nunca. En el encabezado de página pondremos las etiquetas de los campos. En el pie algu-nas funciones muy útiles como la fecha, la hora, el número de página o el nú-mero total de páginas. Las escribiremos en cuadros de texto. =AHORA() Imprime la fecha y la hora actuales. En

sus propiedades podemos especificar el formato: hora corta...

=[PÁGINA] Imprime al número de página. =[PÁGINAS] Imprime el número total de páginas. =[PÁGINA] & “/” & [PÁGINAS] Imprime “1/10”. ="PÁGINA " & [PÁGINA] & " DE " & [PÁGINAS] Imprime “Página 1 de 10”. Fijaos en los

espacios en blanco.

Vamos al formulario Panel de control para crear el control para imprimir este informe. En la hoja Imprimir creamos un cuadro combinado que tome los datos de la consulta FORMATOS ORDENADOS. Una lista desplegable igual que la de la hoja 1 que nos servía para abrir el formulario Ver datos.

Cuando esté acabada vamos a las

propiedades de la lista y establecemos las siguientes:

Nombre IMP Filas en lista 12 Limitar a lista Sí Después de actualizar IMP

En la propiedad Después de actualizar creamos la macro IMP:

Acción Argumentos de acción EstablecerValor Elemento: [FORMULARIOS]![PANEL DE CONTROL].[VISIBLE]

Expresión: NO AbrirInforme Informe: POR FORMATOS

Vista: Vista preliminar. Explicación: como el formulario Panel de control es emergente, siempre está encima de las demás ventanas. Eso quiere decir que si abriéramos desde

Manual de Access


él un informe en Vista preliminar no se vería porque se quedaría detrás. Para que no ocurra esto, en la macro, la primera línea lo que hace es ocultar el Pa-nel de control. En consecuencia, al cerrar el informe se tiene que desocultar. Vamos al diseño del informe y a sus propiedades, en Al cerrar creamos la macro SEL que lo que hace es volver a mostrar el formulario Panel de control y vaciar la lista desplegable.

Acción Argumentos de acción SeleccionarObjeto Formulario

PANEL DE CONTROL EstablecerValor Elemento: [FORMULARIOS]![PANEL DE CONTROL]![IMP]

Expresión: Nulo Bien, ahora cuando seleccionamos un valor del cuadro combinado IMP, se oculta el Panel de control y se abre el informe Por formatos en Vista pre-liminar. Pero este informe muestra todos los formatos, no sólo el seleccionado en la lista. Para filtrar tenemos que modificar la consulta origen del informe, POR FORMATOS. Vamos a la consulta y en el campo FORMATO le añadimos el criterio:

[FORMULARIOS]![PANEL DE CONTROL]![IMP] De esta manera, sólo aparecerán en el informe los registros cuyo forma-to hemos seleccionado en la lista IMP.

Ahora tenemos que hacer que la lista IMP se actualice automáticamente cuando añadimos nuevos formatos al formulario Formatos. Para ello vamos al diseño de este formulario, vamos a las propiedades del botón de cerrar y agre-gamos una tercera línea a la macro CERRAR FORMATO:

Manual de Access


Acción Argumentos de acción Cerrar Formulario FORMATOS NuevaConsulta LISTA1 NuevaConsulta IMP

Bien, ahora ya podemos perfeccionar el informe Por formatos, que

habíamos dejado inacabado. Nos tiene que quedar como el de la imagen si-guiente.

• En la propiedad del formulario Al abrir hemos establecido la macro MAXI, que ya teníamos.

• Hemos borrado la etiqueta del título. Para que automáticamente nos cree un título con el formato que estamos imprimiendo, hemos arras-trado el campo FORMATO de la lista de campos al encabezado y le hemos dado un formato de letra más bonita y grande.

• Hemos colocado, espaciado y alineado bien los campos del detalle y las etiquetas del encabezado de página.

• Grabamos el informe y lo probamos hasta que esté perfecto. Un in-forme escrito ha de estar perfectamente acabado y presentado.

5.2. Informes agrupados Vamos a ver ahora tres informes agrupados por un campo. Los vamos a agrupar por el campo INT-AUT-DIR. Así podremos ver todos los ítems de un in-térprete, todas las películas de un director o todos los libros de un autor. Haremos uno y después con copiar y pegar crearemos los otros dos. Y simplemente les cambiamos lo que no vale: el origen de la consulta y las eti-quetas. Primero preparamos las 3 consultas: son consultas de la tabla DATOS en las que bajamos todos los campos, ordenamos ascendentemente por INT-AUT-DIR y por TITULO, y en el campo FORMATO ponemos el filtro:

- “LIBRO” para los autores.

Manual de Access


- "VÍDEO PEL." O "DVD PEL." para los directores. - "CD" O "LP" O "CASSETTE" O "GRABACIÓN" O "DVD MUS." O

"VÍDEO MUS." para los intérpretes.

Cuando en una consulta escribimos varios criterios en un campo, nor-malmente los escribimos verticalmente: uno en cada fila. Pero Access lo cam-bia y los escribe todos en la misma línea utilizando la conjunción O. Consulta PARA INFORME POR AUTOR

Consulta PARA INFORME POR DIRECTOR

Consulta PARA INFORME POR INTERPRETE

Manual de Access


Una vez que tenemos las 3 consultas, hacemos el primer informe. 1. En Informes, hacemos clic en Nuevo. 2. En el primer cuadro de diálogo, seleccionamos la consulta PARA INFORME

POR AUTOR y hacemos doble clic en el Asistente para informes.

3. Agrupamos por INT-AUT-DIR.

4. Ordenamos los registros por TITULO.

Manual de Access


5. Elegimos distribución En pasos y orientación Vertical.

6. Estilo Corporativa.

7. Finalmente le ponemos el título Libros agrupados por autor. Y hacemos

clic en Finalizar.

Manual de Access


Nos muestra el informe en Vista preliminar. Observamos que no es per-fecto. Vamos al diseño y lo arreglamos.

Vemos que hay una nueva sección Encabezado INT-AUT-DIR. Esto es

así porque hemos agrupado los registros por este campo. En la imagen siguiente vemos el informe que nos ha creado:

Y en la siguiente cómo nos tiene que quedar una vez que lo hayamos arreglado. En la propiedad Al abrir establecemos la macro MAXI.

Una vez que tenemos el informe acabado, lo copiamos y lo pegamos dos veces. Los llamamos Musica agrupada por interpretes y Películas agrupadas por director. Abrimos en Vista Diseño estos dos informes y les cambiamos lo que no nos vale: la consulta origen de datos y las etiquetas de los títulos del encabe-zado y del pie. Los vemos en las dos imágenes siguientes.

Manual de Access


Informe de un solo autor, director o intérprete Vamos a hacer ahora un informe que nos imprima el listado de todos los ítems (de los diferentes formatos) que tenemos de un mismo intérprete, autor o director. También es un informe agrupado. Está basado en una consulta de parámetros, que al ejecutar el informe nos hace una pregunta: ¿Qué autor, director o intérprete? No es necesario escribir todo el nombre completo. Si pulsamos ENTER sin escribir nada, los imprimirá todos. Primero creamos la consulta PARA INFORME UNO: es una consulta de la tabla DATOS en la que hemos bajado todos los campos; y en criterios del campo INT-AUT-DIR hemos puesto el siguiente:

COMO [¿QUÉ INTÉRPRETE, AUTOR O DIRECTOR?:] & "*" Como es una consulta de parámetros, lo que respondamos a esa pre-gunta (más cualquier texto), será el criterio de filtro.

Manual de Access


Ahora hacemos el informe agrupado por INT-AUT-DIR. En la propiedad Al abrir establecemos la macro MAXI. En la imagen vemos el diseño de cómo ha de quedar. Lo guardamos con el nombre Uno.

Listado de canciones por intérprete Vamos a hacer ahora un informe que nos imprima el listado por orden al-fabético de las canciones de cada ítem de un mismo intérprete. Es decir, hay 2 niveles de agrupamiento, primero por INT-AUT-DIR y después por TITULO. Primero crearemos la consulta PARA IMPRIMIR CANCIONES: es una consulta que toma los datos de dos tablas, DATOS y CANCIONES. Como las dos tablas están relacionadas, veremos una línea que va desde una hasta la otra indicando una relación uno a varios. Bajamos los campos FORMATO, INT-AUT-DIR, TITULO de la tabla DATOS y el campo CANCION de la tabla CANCIONES. En criterios del campo FORMATO escribimos:

"CD" O "CASSETTE" O "LP" O "DVD MUS." O "VÍDEO MUS"

Consulta Para informe uno

Manual de Access


Porque sólo nos interesan los ítems musicales, que son los únicos que tienen canciones.

En criterios de INT-AUT-DIR escribimos:

COMO [INTÉRPRETE:] & "*"

Ya tenemos la consulta. Vamos a hacer ahora el informe que llamare-mos Canciones. 1. Vamos a Informes y hacemos clic en Nuevo. 2. Seleccionamos la consulta PARA IMPRIMIR CANCIONES como origen de

datos y hacemos doble clic en Asistente para informes.

3. Incluimos los 4 campos.

Consulta Para imprimir canciones

Manual de Access


4. Queremos ver los datos por CANCIONES.

5. Agregamos 2 niveles de agrupamiento: primero por INT-AUT-DIR y des-

pués por TITULO.

6. Ordenamos alfabéticamente por CANCION.

Manual de Access


7. Elegimos distribución En pasos y orientación Vertical.

8. Estilo Corporativa.

9. Finalmente le ponemos el título Canciones y hacemos clic en Finalizar.

En la imagen siguiente vemos el diseño del informe que nos ha creado. Fijaos que ahora hay 4 encabezados: el del informe, el de página, el de INT-AUR-DIR y el de TITULO.

Manual de Access


En la imagen siguiente, vemos cómo nos queda después de arreglarlo. Además hemos subido el campo FORMATO al encabezado de TITULO. Y en la propiedad Al abrir hemos establecido la macro MAXI.

Ahora que ya tenemos los 5 informes, vamos al diseño del formulario Panel de Control, y en la hoja 3, Imprimir, vamos a crear el control que impri-ma estos cinco informes.

Manual de Access


Se trata de un cuadro de lista. Para crearlo: 1. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 2. Hacemos clic en Cuadro de lista en el cuadro de herramientas. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde vamos a colocarlo. 4. En el primer cuadro de diálogo elegimos Escribiré los valores que desee.

Siguiente.

5. En el siguiente cuadro escribimos los valores y hacemos clic en Finalizar.

Nos creará un cuadro de lista en el formulario. Borramos la etiqueta.

6. Cerramos, guardamos y probamos.

Volvemos al diseño del Panel de control, porque ahora tenemos que hacer que al seleccionar en el cuadro de lista un informe, éste se abra.

Vamos a las propiedades del cuadro de lista. En Nombre le ponemos LIST. Bajamos, y en la propiedad Después de actualizar, creamos la macro LIST.

Manual de Access


Condición Acción Argumentos de acción

[Formularios]![PANEL DE CONTROL] ![LIST]="1. Libros agrupados por autor"

EstablecerValor [Formularios]![PANEL DE CONTROL].[Visible] No

... AbrirInforme LIBROS AGRUPADOS POR AUTOR Vista preliminar

[Formularios]![PANEL DE CONTROL] ![LIST]="2. Música agrupada por intér-prete"


... AbrirInforme MUSICA AGRUPADA POR INTEPRETES Vista preliminar

[Formularios]![PANEL DE CONTROL] ![LIST]="3. Películas agrupadas por di-rector"


... AbrirInforme PELICULAS AGRUPADAS POR DIRECTOR Vista preliminar

[Formularios]![PANEL DE CONTROL] ![LIST]="4. De un solo autor, director o intérprete"


... AbrirInforme UNO Vista preliminar

[Formularios]![PANEL DE CONTROL] ![LIST]="5. Listado de canciones por in-térprete"


... AbrirInforme CANCIONES Vista preliminar

Es una macro con condiciones. Según el elemento seleccionado en el

cuadro de lista LIST, abre un informe u otro. Cuando una condición afecta a más de una acción, la condición se es-cribe en la primera fila, y en las demás 3 puntos. La primera acción de cada condición lo que hace es ocultar el formulario Panel de control, porque, recordad, éste es emergente y no dejaría que vié-ramos los informes, que se quedarían detrás. Por eso, tenemos que crear una macro que lo desoculte al cerrar los in-formes. Y la pondremos en la propiedad Al cerrar de los cinco informes. A esta macro la llamaremos SEL2. Esta macro vaciará también el cuadro de lista LIST. Vamos al diseño del primer informe y creamos la macro. Luego vamos a los demás informes y la seleccionamos de la lista (porque ya está creada).

Manual de Access


Acción Argumentos de acción SeleccionarObjeto Formulario

PANEL DE CONTROL EstablecerValor [Formularios]![panel de control]![list]

Nulo

Informe Buscar por temas Sólo nos queda el informe que se imprime directamente desde un botón en el formulario Buscar por temas.

Es un informe basado en la misma consulta que el formulario, BUSCAR POR TEMAS. En la imagen siguiente vemos el informe en Vista Diseño:

Es un botón de coman-do que imprime direc-tamente el informe, sin mostrarlo en Vista pre-liminar.

Macro SEL2

Manual de Access


6. UTILIDADES En el menú Herramientas / Utilidades de la base de datos encontra-mos 3 comandos muy útiles para cuando trabajamos con bases de datos. 6.1. Compactar y reparar Cuando construimos una base de datos o cuando trabajamos en ella, las bases de datos (archivos MDB) van adquiriendo progresivamente un tamaño muy grande. Es muy conveniente compactarlas de vez en cuando. De vez en cuando se producen también accidentes que dejan las bases de datos inutilizables, y es conveniente repararlas. Antes de compactar nos hacemos una copia de seguridad por lo que pueda pasar. Para compactar o reparar una base de datos, con la base de datos ce-rrada, vamos al menú Herramientas / Utilidades de la base de datos / Com-pactar o reparar base de datos. Nos sale el cuadro de diálogo Base de datos a compactar. La buscamos en nuestro disco duro. Cuando la encontremos hacemos doble clic en su nombre.

Nos aparece el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en. Abajo le tenemos que escribir un nombre. Access ofrece DB1.MDB.

Manual de Access


Como ya hemos hecho una copia de seguridad, no aceptamos el nom-bre que él nos ofrece y escribimos el mismo que tenía. Hacemos clic en Guar-dar. Nos dice que el archivo ya existe, que si queremos reemplazarlo. Decimos que Sí. Cuando haya acabado, abajo en la barra de estado de Access nos dirá “Preparado”. Si ahora vamos al Explorador de Windows a ver el tamaño del ar-chivo MDB veremos que es mucho más pequeño. 6.2. Convertir Las bases de datos de diferentes versiones de Access son incompati-bles. Si con Access 2000 intentamos abrir una base de datos anterior (de Ac-cess 97, por ejemplo), nos dirá que podemos:

• Convertirla, con lo cual ya sólo podremos utilizarla en Access 2000. • Prepararla para que se pueda abrir en ambas versiones. Si elegimos

esta segunda opción, podremos abrir la base de datos con Access 2000 pero no podremos hacer ninguna modificación en el diseño.

¿Qué haremos? Pues según lo que necesitemos. Si hemos instalado Of-fice 2000 en nuestro sistema, tendremos que convertir las bases de datos. Si vamos a trabajar con Access 97 siempre y sólo ocasionalmente con Access 2000 pues la prepararemos para que se pueda abrir con las dos. También podemos convertir una base de datos anterior a Access 2000 con el menú Herramientas. Para hacer esta operación no tenemos que tener ninguna base de datos abierta. Vamos al menú Herramientas / Utilidades de la base de datos / Convertir base de datos / A la versión de la base de da-tos de Access actual. Nos sale el cuadro de diálogo Base de datos a convertir donde buscamos el archivo MDB a convertir en el disco duro. Cuando lo encontremos hacemos doble clic en él. Nos sale el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en. Donde hemos de ponerle un nombre. Obligatoriamente ha de ser un nombre diferente que el de la base de datos original. Access no per-mite utilizar el mismo nombre. Al acabar tendremos dos archivos: el original en la versión antigua y el nuevo en Access 2000.

Manual de Access


Con Access 2000 también podemos convertir una base de datos de Ac-cess 2000 a Access 97. Con la base de datos que queremos convertir abierta, vamos al menú Herramientas / Utilidades de la base de datos / A una ver-sión anterior de la base de datos de Access. 6.3. Crear un archivo MDE Una vez acabada la base de datos es muy aconsejable convertirla a MDE. Es un archivo con todo el código compilado, de menor tamaño, mucho más rápido y en el que no se pueden crear o modificar formularios ni informes. Sólo utilizarlos. Es muy interesante para cuando tengamos que distribuir nuestras bases de datos: nos aseguramos que no las modificarán. Para crear un archivo MDE, sin ninguna base de datos abierta, vamos al menú Herramientas / Utilidades de la base de datos / Crear archivo MDE. En el cuadro de diálogo buscamos el archivo MDB. Cuando lo encontremos, hacemos clic en el botón Crear MDE. Hay que guardar siempre el archivo MDB original. Si necesitamos modi-ficar el diseño de formularios o informes en una base de datos de Access guar-dada como un archivo MDE, debemos abrir la base de datos de Access origi-nal, modificarla y, finalmente, volverla a guardar como un archivo MDE. 6.4. Truquillo para dar a mi base de datos un aspecto

profesional A lo largo de este manual hemos aprendido, eso espero, a construir ba-ses de datos que parezcan independientes, en las que no se vea ningún ele-mento de Access, en las que “”todo” lo hemos hecho nosotros. Por eso los for-mularios ocupan toda la pantalla, hemos creado los botones de navegación, de borrar, etc. Incluso con Herramientas / Inicio hacemos que al abrir la base de da-tos, se inicie automáticamente el formulario Panel de control. Sólo nos quedaría un pequeño detalle para que nuestra base pareciera totalmente independiente: que no se viera la carátula inicial de Access al abrir-se. Hay un pequeño truco para saltarnos el logo inicial de Access:

1. En cualquier programa de dibujo (Paint) o de retoque fotográfico (Paint Shop Pro, Photoshop...) creamos un archivo BMP, totalmente negro de 800x600. Digo esta resolución porque los formularios de la base de datos Mediateca los hemos creado para 800x600.

Manual de Access


2. Este archivo lo guardamos en la misma carpeta que el MDB y con el mismo nombre. Si la base de datos se llama mediateca.mdb, el ar-chivo se llamará mediateca.bmp (os lo adjunto).

3. En el menú Herramientas / Inicio, donde pusimos que la base de datos se iniciara automáticamente con el formulario Panel de con-trol, le ponemos “Mediateca” como Título de la aplicación, y desac-tivamos las casillas de Presentar la ventana base de datos y Pre-sentar la barra de estado.

Una vez convertida a MDE, la guinda sería hacerle un acceso directo a la base de datos en el escritorio y cambiar el icono prede-terminado de los archivos de Access. Al abrir la base de datos, no se verá el logo inicial de Access, sino una pantalla negra, pero como es muy rápido no da tiempo a darse cuenta. A conti-nuación se abrirá nuestra base de datos sin verse la ventana de la base de da-tos, y se iniciará el formulario Panel de control. Ahora sí que parece un programa totalmente profesional!!!

¿Qué ocurrirá cuando en el Panel de control hagamos clic en el botón de la puerta? Este botón servía para salir a Access (a las tablas...). Pero ahora hemos salido y no se ve nada. ¿Qué hacemos? Para ver la base de datos pul-samos F11. Finalmente, ¿y si en el formulario que se inicia automáticamente al abrir mi base de datos he cometido un error, por ejemplo, que se me ha olvidado crear un botón para cerrarlo? Si el formulario se arranca siempre automática-mente, ocupa toda la pantalla y no hay ningún botón para cerrarlo, ¿cómo lo arreglo?

La respuesta es: las opciones de Inicio son lo último que hay que hacer. Y el botón Cerrar un formulario lo primero.

Ya sé que ésta no es la respuesta que esperabais, porque, claro, el pro-

blema lo tenemos en este momento. No podemos cerrar el formulario porque

Manual de Access


no hay ningún botón para cerrarlo. Y no podemos entrar en el diseño del formu-lario porque la base de datos arranca abriendo automáticamente el Panel de control. ¿Qué hacemos en este momento? En este momento no hay más op-ción que cerrar “a la brava” Access pulsando ALT+CTRL+SUPR.

Después... evidentemente hay una tecla que si la mantenemos pulsada

mientras abrimos el archivo MDB, hace que se ignoren las opciones de Inicio. ¿Cuál será...?

Manual de Access


ÍNDICE 1. COMENZAMOS... .......................................................................................... 2 2. TABLAS.......................................................................................................... 5

2.1. Tipos de campos ..................................................................................... 6 2.2. Propiedades de los campos..................................................................... 6 2.3. Selector de fila ......................................................................................... 8 2.4. La primera tabla para la mediateca ......................................................... 8 2.5. Clave principal ......................................................................................... 8 2.6. Trabajando en una tabla .......................................................................... 9

2.6.1. Introducir datos................................................................................ 10 2.6.2. Modos de trabajo............................................................................. 10 2.6.3. Desplazarnos en una tabla.............................................................. 11 2.6.4. Borrar registros................................................................................ 11 2.6.5. Las columnas .................................................................................. 12 2.6.6. Ordenar registros ............................................................................ 13 2.6.7. Buscar datos ................................................................................... 13 2.6.8. Reemplazar..................................................................................... 14

2.7. Relaciones entre tablas ......................................................................... 14

3. CONSULTAS ............................................................................................... 20

3.1. Crear una nueva consulta de selección................................................. 20 3.2. Consulta de varias tablas relacionadas ................................................. 23 3.3. Criterios ................................................................................................. 24 3.4. Varios criterios ....................................................................................... 25 3.5. Campos calculados................................................................................ 28 3.6. Consultas de totales .............................................................................. 29 3.7. Consultas de parámetros....................................................................... 30 3.8. Otros tipos de consultas (consultas de acción)...................................... 33

3.8.1. Consultas de creación de tabla ....................................................... 33 3.8.2. Consultas de actualización.............................................................. 34 3.8.3. Consultas de datos anexados ......................................................... 34 3.8.4. Consultas de eliminación ................................................................ 36

4. FORMULARIOS........................................................................................... 37

4.1. Introducción ........................................................................................... 37 4.2. Conceptos básicos ................................................................................ 38

4.2.1. Crear un formulario nuevo............................................................... 38 4.2.2. Tamaño y secciones (encabezado, detalle y pie) ........................... 39 4.2.3. Controles......................................................................................... 40 4.2.4. La lista de campos .......................................................................... 40 4.2.5. Seleccionar controles ...................................................................... 42 4.2.6. Mover y cambiar el tamaño de los controles ................................... 43

Manual de Access


4.2.7. Quitar controles del formulario ........................................................ 43 4.2.8. Alinear, ajustar y espaciar controles................................................ 44 4.2.9. Formato de los controles y del formulario ....................................... 45 4.2.10. Las propiedades............................................................................ 46 4.2.11. El cuadro de herramientas ............................................................ 47

4.2.11.1. Etiquetas................................................................................. 47 4.2.11.2. Cuadros de texto y cuadros calculados .................................. 48 4.2.11.3. Elementos de diseño: rectángulos y líneas ............................ 49 4.2.11.4. Botones de comando.............................................................. 49 4.2.11.5. Cuadros combinados y Cuadros de lista ................................ 55 4.2.11.6. Botones de opción, de alternar y casillas de verificación........ 58 4.2.11.7. Grupos de opciones................................................................ 59 4.2.11.8. Controles ficha........................................................................ 62

4.2.12. Orden de tabulación ...................................................................... 64 4.2.13. Imágenes y Objetos OLE .............................................................. 65

4.2.13.1. Introducción ............................................................................ 65 4.2.13.2. Marco de objeto independiente............................................... 66 4.2.13.3. Control Imagen ....................................................................... 68 4.2.13.4. Poner una imagen de fondo en un formulario......................... 69

4.3. Trabajando con formularios ................................................................... 70

4.3.1 Desplazamiento y edición ................................................................ 70 4.3.2. Introducir datos................................................................................ 70

4.4. La base de datos MEDIATECA ............................................................. 71

4.4.1. Introducción..................................................................................... 71 4.4.2. Funcionamiento de los formularios.................................................. 73 4.4.3. Creación de los formularios............................................................. 81

4.4.3.1. El formulario Entrada de datos ................................................. 81 4.4.3.2. El formulario Ver datos ............................................................. 86 4.4.3.3. El subformulario Canciones...................................................... 88 4.4.3.4. El formulario Panel de Control .................................................. 91 4.4.3.5. El formulario Portada ................................................................ 98 4.4.3.6. Búsquedas.............................................................................. 101 4.4.3.7. El formularios de mantenimiento ............................................ 107

5. INFORMES ................................................................................................ 110

5.1. Crear un nuevo informe ....................................................................... 110 5.2. Informes agrupados............................................................................. 116

Manual de Access


6. UTILIDADES .............................................................................................. 130 6.1. Compactar y reparar ............................................................................ 130 6.2. Convertir .............................................................................................. 131 6.3. Crear un archivo MDE ......................................................................... 132 6.4. Truquillo para dar a mi base de datos un aspecto profesional............. 132

Manual de Access


Escrito con...

Para el texto, Microsoft Word 2000.

Para capturar y retocar las imágenes, Paint Shop Pro 7 y Photoshop 6, bajo el sistema operativo Mi-crosoft Windows Millennium Edition.

José Fernández García

Correcciones: Carmen Colorado Rodríguez

Education

Acces 2000