acces modul

5/12/2018 acces modul

1/28

MODUL

Microsoft Access 2007

Tim TRAINING of SMK DARUT TAQWA

2011-201


2/28

MICROSOFT ACCESS 2007

A. Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang

digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitasyang besar.

Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang

satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi

antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

B. Memulai Microsoft Office Access 2007

Untuk memulai aplikasi Microsoft Office Access 2007, ikuti langkah-langkah di bawah

ini:1. Kliktombol Start.

2. Lanjutkan dengan memilih All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office

Access 2007.

3. Selanjutnya Windows akan memanggil aplikasi Access 2007. Akan tampil selama

beberapa saat ke hadapan Anda tampilan splash screen seperti diperlihatkan pada

gambar di bawah ini.

Gambar 1.1 Splashscreen MicrosoftOfficeAccess 2007

4. Kemudian Access 2007 akan menampilkan tampilan awal Access 2007 seperti berikut.

Gambar 1.2 Tampilan awalMicrosoftOfficeAccess 2007

Secara garis besar, tampilan awal ini terdiri atas tiga bagian, yaitu:


3/28

Panel Template Categories

Panel ini berisi kelompok-kelompok template database.

Gambar 1.3PanelTemplate Categories

Daftar Template

Berisi nama-nama template database dari kelompok template yang ada di panel

Template Categories.

Gambar 1.4 Daftar template database

Open Recent Databases

Berisi nama-nama file database yang pernah dibuka.

Gambar 1.5 Nama-nama file database yang pernah dibuka

Sampai tahap ini Anda telah mempelajari cara memulai aplikasi Microsoft

Office Access 2007. Sekarang Anda siap bekerja dengan Access

C. Membuat Database

Untuk membuat sebuah database kosong, langkah- langkahnya cukup mudah, yaitu:

1. Pada halaman awal Access 2007, pilihlah kelompok Featuring pada panel sebelah

kiri.

Gambar 1.6 Memilih Featuring


4/28

2. Lanjutkan dengan memilih New Blank Database pada daftar template.

Gambar 1.7 Memilih BlankDatabase

3. Akibatnya pada panel sebelah kanan, Anda akan diminta untukmemberikan nama file database yang akan dibuat. Database ini masih

kosong dan tidak memuat data atau objek apa pun. Berilah nama pada

kotak File Name, dalam hal ini penulis memberi nama dengan

Latihan.accdb. Kemu- dian tekan tombol Create.

Perlu diketahui bahwa ekstensi file yang diberikan pada Access 2007

adalah *.accdb. Hal ini berbeda dengan ekstensi file Access pada versi terdahulu.

Gambar 1.8 Memberi nama file database

4. Setelah Anda menekan tombol Create, Acces 2007 akan membuat

sebuah database yang masih kosong. Kemudian Anda akan dihadapkan

pada bidang kerja Access 2007 seperti berikut.

Gambar 1.9 Bidangkerja Access 2007


5/28

Sampai tahap ini Anda telah mempelajari cara membuat database

kosong dengan Access 2007. Database tersebut siap Anda tambahkan dengan

data-data atau objek database yang lain.

D. Memahami Bidang Kerja Access 2007Agar dapat bekerja dengan Access 2007, Anda perlu memahami

bidang kerja Access 2007 tersebut. Secara umum bidang kerja tersebut

diperlihatkan dalam gambar di bawah ini. Masing-masing bagian mem-

punyai fungsi sendiri-sendiri.

Gambar 1.10 Bidangkerja Access 2007

Office Button

Tombol Office berada di pojok kiri atas. Jika Anda klik tombol ini

akan tampil sederetan menu-menu seperti diperlihatkan pada gambar di

bawah ini.

Gambar 1.11Deretan menu dari tombol Offic


6/28

Quick Access Toolbar

Merupakan sederetan ikon-ikon yang berada di sam- ping tombol

Office, yang memungkinkan akses ke suatu menu dengan sekali klik. Secara

default, Quick Access Toolbar ini hanya memuat tombol-tombol Save,

Undo, dan Redo. Meski demikian, Anda masih dapat menambahkan tombol-tombol lain ke dalam Quick Access Toolbar ini dengan mengklik tombol

Customize QuickAccess Toolbar yang ada di sebelah kanan.

Gambar 1.12 QuickAccess Toolbar

Title Bar

Title bar berada di bagian paling atas bidang Access 2007. Bagian

ini menunjukkan kepada pengguna nama program aplikasi dan juga file

database yang sedang dibuka.

Gambar 1.13 Title bar

Ribbon

Merupakan seperangkat menu yang dikelompokkan berdasarkan

kesamaan fungsi yang dibawanya. Menu- menu tersebut dibagi dalam kelompok

tab.

Gambar 1.14 Ribbon

Sizing Button

Berada di pojok kanan atas. Gunanya untuk melakukan minimize,

maximize, restore, dan menutup bidang Access 2007.

Gambar 1.15 SizingButton

Panel Navigasi

Panel navigasi ada di bagian kiri bidang Access 2007. Berisi nama-

nama objek database yang telah dibuat. Meliputi tabel, form, query, report,

macro, dan lain- lain.


7/28

Gambar 1.16Panel Navigasi

Status Bar

Status bar berada di bagian paling bawah dari bidang Access 2007.

Fungsinya menampilkan pesan-pesan, indikator, progress dari aktivitas yang

Anda lakukan pada menu-menu Access 2007.

Gambar 1.17 Status bar

Bidang Tampilan Objek Database

Bidang ini digunakan untuk menampilkan data-data atau isi dari

objek database yang dipilih pada Panel Navigasi.

Gambar 1.18Bidang tampilan objek database dengan beberapa objek yang telah ada

E. Menutup Database

Untuk menutup database yang telah Anda buat, langkah-langkahnya adalah:

1. Kliktombol Office yang ada di pojok kiri atas.

2. Akan tampil ke hadapan Anda deretan menu- menu. Klik menu Close

Database untukmenutup database yang sedang dibuka.


8/28

Gambar 1.19 Mengklik tombolOffice

F. Membuka Database

Anda bisa saja membuka database yang pernah dibuat sebelumnya, baik oleh Anda

sendir i atau orang lain. Ada beberapa cara untuk membuka database yang te lah dibuat.

Cara Pertama

Untuk cara pertama ini, langkah-langkahnya adalah:1. Jalankan aplikasi Microsoft Access 2007.

2. Pada tampilan aw al A ccess 2007 (Gambar 1.2), klik nama file database yang ada

pada bagian Open Recent Database.

Gambar 1.20 Memilih satu file database untuk dibuka

3. Langk ah di atas bila A nda ingin membuka file database yang telah A nda kerjak an

pada waktu sebe lumnya. J ika nama file da tabase tidak ada da lam dafta r te rsebut,

klik tombol untuk mencari file databasenya.

4. Anda akan dihadapkan pada kotak dialog Open. Selanjutnya tentukan file database

yang akan Anda buka.

Cara KeduaDengan mengklik tombol Office yang ada di pojok kiri a tas, kemudian memilih

salah satu nama file database pada kelompok Recent Documents.

Gambar 1.21 Memilih salah satu file database

Cara Ketiga

Dengan mengklik tombol Off ice kemudian memilih menu Open. Akan tampil

kotak dialog Open ke hadapan Anda. Tentukan file database yang akan dibuka.


9/28

Gambar 1.22 Memilih menu Open

G. Menyimpan Database

Setelah file database yang A nda buka tampil ke bidang kerja A cc ess 2007, A nda

dapat bekerja dengan file database tersebut. Baik membuat tabel, query, membuat

form, report, dan lain-la in. Kemudian hasil kerja Anda tersebut harus dis impan agar bisa

dibuka dan dilanjutkan lagi pada w aktu yang lain. Untuk menyimpan file database

tersebut caranya sebagai berikut.

Cara Pertama

Dengan mengklik ikon Save yang ada di Quick Access Toolbar.

Gambar 1.23 Mengklik ikon Save

Cara Kedua

Dengan mengklik tombol Office kemudian memilih menu Save.

Gambar 1.24 Mengklik tombol Office > Save

Cara KetigaMengklik tombol Office kemudian mengklik menu Save As.

Gambar 1.25 Mengklik tombol Office > Save As

Dari ketiga cara tersebut, bisa jadi A nda akan dihadapkan pada kota k dialog

konfirmasi yang meminta isian nama suatu tabel, form, atau yang lainnya. Seperti


10/28

diperlihatkan pada gambar ini. Jika demikian,ber i nama dan tekan tombol OK.

Gambar 1.26 Kotak konfirmasi yang meminta isian nama

H. Menutup Microsoft Access 2007

Untuk menutup dan keluar dari aplikasi Access 2007, caranya klik tombol Office

yang ada di pojok kir i a tas. Kemudian pada deretan menu yang tampil , klik tombol Exit

Access.

Gambar 1.27 Mengklik tombol Exit Access

I. Komponen Utama (Object)

1. Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan

sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :

a . Fie ld Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati

bagian baris.

c. Data Type : Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESSd. Description :Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami fieldName


11/28

2. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah ba has a untuk melakukan manipulasi terh adap da ta ba se .

Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sek umpulan data..

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau

mendefinisikan obyek-obyek data base seperti me mbuat tabel, relas i antar tabeldan sebagainya.

DML ( Data Manipulation Language ) digunak an untuk manipulasi database,

seperti : menambah, mengubah atau menghapus data s erta mengambil informasi

yang diperlukan dari database.

3. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data

(output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum danmencetak data secara efektif.

J. Tipe Data

Field - field dala m sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. A da beberapa tipe

data dalam Access, yaitu :

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : na ma, alama t, kode pos, telp),

sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2. MemoMe mo dapat mena mpung 64000 karak te r untuk tiap fieldnya, tapi tidak bis a

diurutkan/diindeks.

3. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan

untuk proses perhitungan matematis.

4. Date/Time

Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8

karakter.

5. Currency

Sering digunakan untuk nilai mata uang.

6. Auto Number

Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dannilainya tidak dapat diubah.

7. Yes/No

Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan O n/Off.

8. OLE Object

OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.

9. Hyperlink

Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text. Digunakan

untuk manyimpan pointer ke situs w eb.10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah fie ld, maka bisa memilih sebuah ni la i

dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dala m combo box.

K. Membuat Table

Langkah langkah untuk membuat tabel :


12/28

1. Click tab Create pada jendela

2. Click Table Design pada ribbon Tables

3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S)

4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk

masukkan data ke dalam tabel. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. tampilan awal create table. Pilih menu create clicktable.

2. setelah membuat tabel. Kemudian desain table tersebut. Pilih masuk menu desain

pilih view design view. Masukkan nama tabel. Pilih OK

Sehingga tampilannya seperti ini...

3. Masukan nama-nama field

4. Tentukan primary Key (Contoh : nis)

5. Setelah itu klik icon save

6. Pastikan Primery Key telah anda Aktifkan pada field NIS. Klik tombol Klik menuDatasheet View Datasheet View, seperti gambar dibawah ini:


13/28

7. Setelah itu masukan data ke dalam field-field yang telah disediakan seperti gambardibawah ini:

1. Menentukan Primary Key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut

ini:1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.

2. Klik tombol menu Design.

3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key

4. klik tombol toolbar Primary Key.

2. Menambah Field

1. Buka file database - Pilih Table siswa

2. Pilih Design View

3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama

kali.4. Klik Field id_jurusan Klik kanan - Pilih Insert rows atau


14/28

Sehingga hasilnya akan seperti ini. Masukkan nama field yang diinginkan.

3. Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet

view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah

satu perintah berikut : Pilih perintah Delete dari klik kanan pilih delete record

Lookup

Lookup merupakan salah satu fasilitas Ms. Access, yang berfungsi untukmenampilkandropdown pada field. Data yang akan dimasukan dapat anda peroleh denganmengambil data pada tabel lainnya, ataupun membuat sendiri sesuai dengan kebutuhan.

Langkah 1

Masih aktif pada database Latihan 2, Buka kembali Tb_mahasiswa dengan tampilan Design View

(klik menu Datasheet-View-Design View).


15/28

Langkah 2

Selanjutnya anda tambah field baru dengan nama Ekskul, gunakan tipe data Lookup Wizard.

Langkah 3

Maka akan tampil kotak dialog Lookup Wizard, pilih I Will type in the value that I Want, kliktombolNext.

Langkah 4

Pada tahap selanjutnya masukan data-data seperti gambar dibaw ah ini, dan klik tombol Finish.


16/28

Langkah 5

Kembali ke tampilan Datasheet View (klik menu Datasheet-View- Datasheet View), jika adakotak dialog tampil klik tombol Yes.

Langkah 6

Selanjutnya isilah data field Ekskul, dengan cara klik salah satu kolom data untuk menampilkandaftar menu Dropdown.

Menggunakan Indeks dan Filter Data

Indeks mempunyai fungsi yang sama seperti Primary key, sedangkan fasilitas Filter data berfungsiuntuk menyaring data yang akan di tampilkan.

1. Menggunakan IndeksLangkah 1

Masih aktif di database Latihan-2, Buka kembali Tb_mahasiswa dengan tampilan DisignView.Klik field Telepon agar aktif. Pada tab general, ubah Indexed menjadi Yes (Noduplicate) seperti gambar dibawah ini:


17/28

Langkah 2

Aktifkan kembali tabel menjadi Datasheet View. Jika kotak dialog penyimpanan tampil,klikYes.Cobalah untuk memasukan data yang sama pada kolom field Telepon, seperti gambar

dibawah ini.

Langkah 3

Setelah selesai anda ketik, klik field lainnya atau sembarang tempat, maka akan tampil kotak dialogseperti dibawah ini.

2. Filter

Langkah-Langkahnya;

Klik salah satu kolom field dari NIS, aktifkan baris record yang ingin diseleksi,kemudianHomeSelection Equals. Seperti gambar dibawah ini:

Untuk menghilangkan se leksi f ilter, klik tombol HomeSelection Togel Filter, sepertigambar dibawah ini:


18/28

Anda dapat melakukan filter data dengan nilai tertentu. Contohnya jika anda inginmenampilkan nilai Nis dibawah 4, ikuti langkah-langkah pada gambar dibawah ini.

Pada kotak input yang tampil, masukan nilainya misa l : 4 dan klik Ok, seperti dibawah ini.

Latihan 1

Buatlah tabel ListBookdengan struktur field pada tabel sbb :

Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel Lis tbook sbb :


19/28

L. Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beb era pa tabel. Relasi

antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key.Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memil iki primary

key dan fore ign key untuk dapat menghubungkan anta ra tabe l induk dengan tabe l anak.

Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat

relationship antar tabel.

Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang

menunjukkan entitas dan relasinya.

- Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya

mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakil i setiap kejadian dari suatu

entitas. Contoh Kasus :NIS dalam tabel siswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat

ga nda. K arena setiap Sisw a me milik i NIS yang berbeda a nta ra Sisw a yang satu dengan

Siswa yang lain.

- Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengk api relationship dan menunjukkan

hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Ada beberapa macam relationship, yaitu :

1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu data pada tabel lain.

1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data pada tabel lain.

Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel :


20/28

Pada Gambar diatas terdapat relationship antara tabel siswa dan jurusan. Masing-masing tabel

memiliki primary key. NIS merupakan primary key pada tabel Siswa sedangkan ID_jurusan

merupakan primary key pada tabel jurusan dan foreign key pada tabel Siswa.

Latihan 2

Karena atribut Penerbit banyak, maka tabel di atas perlu diperbaiki menjadi sebagai berikut :


21/28

Latihan 3

Buatlah database relationship untuk tabel Buku dan tabel Penerbit! Langkah langkah untuk

membuat database rela tionship :1. Click tab Database Toolspada jendela

2. ClickRelationship pada ribbon Show/Hide

3. Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog Show Table,

kemudian pilih tab Tables


22/28

4. Click tabel Buku dan Penerbit lalu click button Add, kemudian hubungkan ID_Penerbit pada

tabel Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.

5. Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Click checkbox Enforce Referential

Integrity, lalu click button Create.

6. Setelah Click button create, muncul relasi tabel seperti gambar dibawah ini.

M. Membuat Query

Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengancara lain.

- Query WizardCara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantuoleh Microsoft Access 2 007. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query denganQuery Wizard :1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian klikQuery Wizard.


23/28

2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.

3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada perlukan pada pilihan Tabel / Query.4. Keterangan :

Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.Klik < untuk membatalkan.Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.Pilih Field NIM, Nama dan IPK

5. Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary. Kemudian klikNext akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat danpilih Open The Query to View Information, Klik Finish.


24/28

6. Berikut Hasilnya :

N. Membuat Form

Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai :

1. Menginputkan data

2. Mengedit dan menampilkan data

3. Mengontrol application flow

4. Mencetak informasi

Langkah langkah untuk membuat form :

1. Click tab Createpada jendela

2. Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard. Sehingga akan muncul

kotak dialog Form Wizard.

3. Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.

4. Click> atau >> untuk memilih a tribut-atribut yang akan ditampilkan dalam form.


25/28

5. Memilih bentuk layout form kemudian click next.

6. Memilih style form kemudian click next.

7. Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu click finish. Lalu akan tampilan Form View sbb

:

8. Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View. Click tab Home,

kemudian pada ribbons Views clickDesign View.

Gambar diatas menunjukkan tampilan Design View yang digunakan untuk mengubah susunan form

sesuai dengan keinginan user. Pada Design View user dapat menambahkan tools ( misal : tombol

navigasi, textbox, check box, list box ).


26/28

Latihan 4

Buatlah tombol navigasi pada form Buku seperti gambar dibawah ini!

Langkah langkah untuk membuat tombol navigasi :

1. Membuka form yang akan di edit, kemudian pilih Design View.

2. Pilih Button pada ribbon Controls

3. Kemudian akan muncul kotak dialog Command Button Wizard

4. Memilih categories dan action sesuai kebutuhan user, kemudian click next.

STUDI KASUS

Bulan A gustus merupakan aw al tahun ajaran baru (2010-2011). Sisw a Jurusan TI SMK DT

melakukan registrasi (proses pengambilan matakuliah) yang merupakan rutinitas rutin untuk

se tiap semeste rnya . Seluruh data yang diinputkan se tiap Siswa saat melakukan registrasi akan

disimpan dan digunakan oleh Biro1. K arena besarnya jumlah Siswa dan jurusan yang

ditaw arkan mak a Biro1 sering mengala mi kesuli tan pada saat proses batal tambah jurusan.

Sehingga Biro1 berinisiatif untuk membuat sistem informasi yang dapat memberikan informasi

mengenai daftar Siswa, kepalajurusan, dan jurusan.

Maka untuk mempermudah dalam proses penyimpanan data, Biro1 menyederhanakan flat tabel

Registrasi.xlsx dalam 5 tabel yaitu :

1. Tabel Siswa menyimpan seluruh informasi Siswa, seperti : nis, nama, jenis kelamin,

alamat, id_Jurusan.

2 . Tabel jurusan menyimpan seluruh informasi jurusan, seperti : id_jurusan, nama jurusan,

id_kepala)


27/28

3. Tabel kepalajurusan (nip, nama, jenis kelamin, alamat)

LATIHAN

1. Buatlah database Registrasi yang terdiri a tas tabe l : Siswa, j u r u s a n , kepa la jurusan.

2. Buatlah hubungan relasi antar tabelnya (table relationship).

3. Buatlah Form Registrasi dan Form untuk tabel Siswa, jurusan, kepalajurusan.

4. Tambahkan navigation button, seperti :

Record Navigation (first, last, next, previous)

Record Operation (add, save, delete, search)

Form Operation (close form, open form)

O. Membuat laporan

Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report ) dengan

menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang beberapa bentuk

laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan.Cara membuat Report Wizard :

1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report

2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

Daftar pustaka


28/28

www.google.com

www.wikepedia.co.id/Microsoft Access 2007

www.geocities.com/d0sh3ndr0/ifokom.swf