Jesús Espinoza Victorio

[NOMBRE DE LA EMPRESA] [Dirección de la compañía]

Manual de Powerpoint

Presentación Electrónica es un conjunto de Diapositivas diseñadas mediante software

especializado, que apoyan exposiciones de un tema o la comunicación de una idea por

medio de audiovisuales.

Ilustración 1

Modos de operar una presentación electrónica

•EXPOSICION: Una persona expone un tema específico y se apoya con las diapositivas

proyectadas para que la audiencia observe la información.

•PRESENTACIÓN: La presentación electrónica se muestra de forma automática

proyectando información de manera cíclica o mostrándola una sola vez.

•INTERACTUANDO: El usuario puede interactuar con la presentación mediante botones

para avanzar una por una o tomar decisiones para seguir uno de varios caminos posibles

Software especializado para presentaciones electrónicas

Comercial. Power Point de Microsoft, Corel Presentation de Corel Corporation.

Libre. Empress de OpenOffice.org, IBM Lotus Symphony Presentations.

En línea. Thinkfree Show de Google, Zoho Show de AdventNet.

Ventajas

Ilustración 2

Las Presentaciones Electrónicas Ofrecen Amplias Ventajas:

Al ser creadas por medio de software especializado, se pueden agregar diferentes

efectos visuales que resultan muy efectivos y las hacen más atractivas

Al incluir elementos de multimedia, como imágenes, sonidos, animaciones, fotografías

y videos, permiten una mejor comprensión y asimilación de las ideas.

Ayuda aclarar ideas, resaltando puntos importantes

Representan un importante apoyo para el expositor, funcionan como guion para la

exposición

Reduce el tiempo de exposición de un tema

Permiten comunicar ideas con un expositor o sin él

Reduce las barreras del idioma

Permiten interactuar con otros programas, como procesadores del texto, y hojas de

cálculo; trabajar con textos, gráficos, tablas, etc.

Aplicaciones

Las Presentaciones Electrónicas tienen gran variación de Aplicaciones en muchos ámbitos,

por ejemplo:

En la educación

En el área comercial

o Presentaciones de productos

o Catálogos en línea

Área motivacional

Presentación de prototipos

Presentación de grandes contenidos de información

Para trasmitir información

o De entretenimiento

o Cultural

o De advertencia

Presentaciones de video

Presentaciones animadas

Planeación de la presentación

Cuando se elabora una presentación electrónica, es importante planear el trabajo para

asegurarse de que continuidad los elementos necesarios y que las ideas serán

transmitidas de manera exitosa.

Este trabajo inicia con una búsqueda y selección efectiva de la información que se incluirá

en la presentación, para lo cual las habilidades que as adquirido hasta el momento te

serán de gran ayuda.

Para realizar una buena planeación de la presentación, se recomienda considerar lo

siguiente:

Tener muy claro el mensaje que quieres comunicar, ya que esto dependerá del

contenido de la presentación.

Utilizar una secuencia de inicio-desarrollo-sierre para estructurar la presentación.

En el inicio se introduce al tema; en el desarrollo, se identifica las ideas principales

y secundarias para desarrollar el contenido, cuidando no excederse de 5 ideas

principales.

Identificar el tipo de público al que esta dirijo el mensaje, lo que será importante

para elegir la manera de presentar el contenido y los formatos más adecuados

(colores, tamaño, fondo, imágenes, etc.).

Determinar el número de diapositivas que tendrá la presentación tomando en

cuenta el tipo de audiencia y el tipo disponible.

Seleccionar los recursos (Hardware, Software, equipo para proyectar, lugar) que

serán utilizados para proyectar la presentación.

Decidir la manera de administrar la presentación, movimiento y tiempo de acuerdo

con el contenido.

Recomendaciones para elaborar una presentación efectiva

Tratar una idea principal por diapositiva, sin a buzar de la cantidad de texto

Utiliza lenguaje sencillo, claro y preciso.

Emplear el mínimo de elementos para transmitir el mensaje utilizando mayor

cantidad de materiales visual que escrito.

Usar colores contrastantes para la fuente y el fondo, máximo 3 combinaciones por

diapositiva, procurando mantener una armonía entre ellos.

Usar los mismos fondos en todas las diapositivas de la presentación.

Seguir un orden lógico para evitar confusiones.

Incluir el uso de viñetas para diferenciar las ideas.

Utilizar títulos en todas las diapositivas para facilitar la lectura.

Revisar los elementos complementarios necesarios para que la presentación se

ejecute perfectamente, como hipervínculos, archivos de video, de sonido, botones,

etcétera, y que estén disponible en la computadora que se utilizaran para la

proyección.

Evitar las faltas de ortografía, que no solo dan una mala impresión, sino que

pueden resaltar elementos de distracción.

Botones de vistas o visualización

Las presentaciones se pueden visualizar de diferentes formas, las más comunes son:

Normal, Clasificador de diapositivas y presentación con diapositiva, que pueden ser

activadas por medio del menú ver; o bien, utilizando los botones de vista que se

encuentran ubicados en la parte inferior o superior de la ventana, según sea el caso.

Vista normal:

La vista normal esta

activada de manera

predeterminada y se

encuentra compuesta

por 3 áreas. En la sección

de la izquierda aparecen

todas las diapositivas de

la presentación. En la

Ilustración 3

parte de la derecha se muestra la diapositiva actual.

Vista clasificador de

diapositivas:

Muestra todas las diapositivas de

la presentación en miniatura,

esto ofrece una vista general de

la presentación, por lo que

resulta de generan utilidad para

reordenar las diapositivas,

copiarla o eliminarlas; incluso

puedes agregar nuevas

diapositivas. Aunque también es importante mencionar que en esta vista no se encuentra

disponibles todas las opciones de la vista normal.

Vista presentación con dispositivas

Puedes observar las diapositivas en pantalla completa, con el aspecto real de los gráficos y

los efectos de animación y transición que veremos más adelante; también pues activar

esta presentación con la tecla F5. Para desactivar esta vista debes presión Esc.

OPRERACIONES BASICAS

Iniciar:

Una vez que ingresas a la aplicación puedes elegir entre crear una presentación en blanco,

a partir de una plantilla o abrir una presentación existente. PowerPoint además de estas

opciones, ofrece la de crear una presentación a partir del asistente para auto contenido.

Abrir, cerrar, guardar, ayuda para las presentaciones electrónicas

Estas funciones se realizan de la misma manera que en el procesador de texto.

Las extensiones de los archivos de presentaciones electrónica están en forma

predeterminada como .ppt en el caso de PowerPoint, y .odp para los de Impress; sin

embargo, en la actualidad es muy común recibir por correo electrónico presentaciones

que se ejecutan sin necesidad de abrir la aplicación para visualizar. En caso los archivos de

PowerPoint se aguardan con extensión .pps mediante el cuadro del dialogo de guardar

como y especificando en el tipo de archivo que es una presentación de diapositiva.

Ilustración 4

Ahora, si guardas un archivo con esta extensión, lo puedes

Diseño de las diapositivas

El contenido de la presentación se puede distribuir de diversas formas, ya sea partiendo

de una diapositiva en blanco o utilizando cualquier de los diseños prestablecidos que

ofrecen este tipo de aplicaciones

por medio de la opción diseño

de la diapositiva, donde

encontraras opciones de diseño

para contenidos del contexto con

objetos, con textos y objetos u

otro diseños puedes encontrar

esta opción del panel de tareas o

siguiendo la secuencia menú

Formato/diseño de la

diapositiva.

Fondo de las diapositivas

Una vez elegido el diseño, puedes personalizar el fondo de las diapositivas de una

presentación. La correcta elección de colores también es un aspecto importante, no solo

para lograr presentaciones más vistosas, si no con mayor impacto en la audiencia.

Estilo de diapositivas “plantillas descargadas de internet”

Para usar una plantilla de diseño en PowerPoint, elige la opción estilo de la diapositiva del

panel de tareas y haz clic en la muestra que te interesa. También puedes buscar otros

diseños por medio del enlace plantillas de diseño de Microsoft office online, que podrás

encontrar al final del panel de tareas.

Eliminar, copiar y mover una diapositiva

ELIMINAR: -Selecciona la diapositiva correspondiente. –Activar el menú edición/eliminar

diapositiva, con el clic derecho del ratón o la tecla supr.

COPIAR: -Haz clic en la diapositiva que quieres copiar. –Ejecuta la instrucción menú

edición/copiar; usa el clic derecho del ratón o presiona la combinación de teclas ctrl + v.

Ilustración 5

MOVER:-Haz clic sobre la diapositiva que se va a mover. –Córtala con el menú

edición/cortar, con el clic derecho del ratón o la combinación de teclas ctrl + x.-

Haz clic en la nueva ubicación y pégala con una de estas acciones: menú edición/pegar,

clic derecho del ratón o con las teclas ctrl +v.

Insertar texto en diapositivas

No utilizar demasiado texto en una diapositiva. Los expertos recomiendan entre 30

y 40 palabras como máximo.

Evitar la transcripción de textos. Utilizar solo ideas principales de las que se

desprendan algunas secundarias.

El tamaño de fuente dependerá de la extensión del lugar y de la audiencia.

El color de la fuente deberá contrastar con el color de fondo de la diapositiva.

Insertar objetos, imágenes, diagramas, gráficos, hipervínculos, audio y

video

•INSERTAR OBJETOS: La mayoría de los programas para elaborar presentaciones

electrónicas cuentan con opciones para insertar imágenes, diagramas, gráficos,

hipervínculos, sonidos y videos.

Ilustración 6

•IMÁGENES: En PowerPoint, da clic derecho sobre la imágenes y selecciona la opción

formato imagen del menú contextual y se desplegara el cuadro de dialogo formato

imagen.

Ilustración 7

•DIAGRAMAS: Una vez que el diagrama se insertó, es posible modificarlo con las opciones

de la barra de herramientas diagrama u organigrama según sea el caso; esta barra se

activa en el momento de insertar o seleccionar un diagrama o un organigrama. (

Ilustración 8

•GRÁFICOS: Para modificar las características del gráfico, da doble clic sobre el área que

quieras cambiar.

Ilustración 9

•HIPERVINCULO: Una vez que el hipervínculo ha sido creado, el texto cambia de color y se

subraya; y al pasar el ratón sobre él, cambia la forma del puntero aparecieron una mano.

En algunas aplicaciones, como PowerPoint, tienes que estar en la vista presentación con

diapositivas para visualizar el funcionamiento de los hipervínculos.

Ilustración 10

•AUDIO: El procedimiento para agregar archivos de sonido en las presentaciones

electrónicas puede variar un poco entre las diferentes aplicaciones.

Ilustración 11

Si quieres emplear alguno de los sonidos que incorpora PowerPoint en su galería,

selecciona la opción del menú insertar/películas y sonidos/sonido de la galería

multimedia; en el panel de tareas aparecerá la lista de sonido, elige uno y haz doble clic

sobre él.

•VIDEO: Para insertar un video sigue el mismo procedimiento que para insertar un sonido,

tanto en PowerPoint como en impreso.

Ilustración 12

Transición de las diapositivas

Cuando hablamos de

transición de las diapositivas,

nos referimos a la forma en

que estas se desplazaran en

una presentación, tanto en el

tiempo como en el tipo de

movimiento.

Para programar la transición

de las diapositivas de una presentación, debes tomar en cuenta el objetivo de esta, es

decir si la presentación se ha elaborado para transmitir un mensaje que no requiere un

expositor, puedes hacer que se ejecute de manera automática.

Personalizar animación

Para animar cualquier objeto en una diapositiva, debes tener activada la vista normal.

Selecciona la opción del menú PRESENTACION/PERSONALIZAR ANIMACION.

Para que se activen las opciones de este panel debes tener seleccionado algún objeto.

Mediante este panel, se agregan, quitan y cambian efecto. Una vez que el efecto ha sido

agregado, se añade un pequeño cuadro con un número a un lado del objeto; este núm.

Indica el orden en que será mostrado y, además, se agrega al cuadro de texto del panel

Ilustración 13

Efectos de animación

PowerPoint ofrece cantidad de

animaciones preestablecidas, a las

que puedes acceder mediante la

opción del menú

presentación/efectos de animación,

o bien con la opción combinaciones

de animación del panel de tareas

estilo de la diapositiva. Estos efectos

pueden ser aplicados a las

diapositivas seleccionadas, o a toda

la presentación, presionando el

botón aplicar a todas las

diapositivas.

Ilustración 14