ขอมล ( Data) คอ ขอเทจจรงทเกดขน ขอมลอาจจะอยในรปของขอความหรอตวเลข ซงขอความหรอตวเลขเหลานอาจเปนเรองทเกยวของกบ คน พช สตว และสงของ เชน ปรมาณขาวทประเทศไทยผลตไดในในป 2545 เปนขอมลทเปนตวเลข หรอความคดเหนของประชาชนเกยวกบการเลอกตง เปนขอมลทอยในรปขอความ เปนตน

ตวแปร ( Variable) คอ ขอมลทไดจากสงเกต วด สอบถามจากหนวยทศกษา โดยทหนวยทศกษาอาจเปนคน สตว พช และสงของ เมอหนวยศกษาแตกตางกน ขอมลทไดจงแตกตางกน จงเรยกขอมลทแตกตางกนนนวา ตวแปร เชน รายไดของคนในจงหวดสงขลา ในทนหนวยทศกษา คอ คนในจงหวดสงขลา แตละคนจะแตกตางกนออกไป ดงนนตวแปร คอ รายไดของคนในจงหวดสงขลา ซงมคาทแตกตางกน คาของตวแปร คอ ขอมลนนเอง

แตละคน ปรมาณน าฝนทวดได ขอมลทไดจะมลกษณะเปนเศษสวน หรอจดทศนยม บางครง เรยกวาขอมลแบบตอเนอง

น าขอมลดบมารวบรวมเปนกลมเปนหมวดหม

แหลงขอมล หมายถง สถานทหรอแหลงทเกดขอมล แหลงขอมลจะแตกตางกนไปตามขอมลท

ตองการ เชน บานเปนแหลงขอมลทเกยวกบนกเรยน โดยบนทก ขอมลไวในทะเบยนบาน

หองสมด เปนแหลงขอมลเกยวกบความรตาง ๆ ขอมลบางอยางเราอาจจะน ามาจากแหลงขอมล

หลายแหลงได เชนราคาของเลนชนดเดยวกน เราอาจจะหาขอมลจากแหลงขอมลซงไดแกรานคา

หลายรานได และขอมลหรอราคาทไดอาจจะแตกตางกนไป หนงสอพมพ เปนแหลงขอมลทมทง

ขอความ ตวเลข รปภาพ

โดยปกตแลว ขอมลส าหรบการน ามาประมวลผลดวยคอมพวเตอรนนจะไดมาจากแหลงทมา 2 ประเภท

ดวยกน คอ

1. แหลงขอมลภายใน เปนแหลงขอมลทอยภายในองคกรทวไป ขอมลทไดนนอาจมาจากพนกงานหรอม

อยแลวในองคกร เชน ยอดขายประจ าป ขอมลผถอหน รายงานก าไรขาดทน ขอมลเหลานจะใหขอมลท

เกยวของกบขอเทจจรงตางๆภายในองคกรแตเพยงอยางเดยว อาจเปนขอมลทเปดเผยใหกบบคคลภายนอก

ทราบหรอไมกได หากขอมลนนเปนขอมลทเกยวของกบการด าเนนงานหลกขององคกรและมความส าคญมาก

เชน ขอมลผลตภณฑทจะออกสตลาดใหม ขอมลการทดลองการแปรรปสนคา หนวยงานนนอาจมการปกปด

ไวเพอปองกนการรวไหลของขอมลได

2. แหลงขอมลภายนอก เปนแหลงขอมลทอยภายนอกองคกร โดยทวไปแลวสามารถน าขอมลตางๆ

เหลานนมาใชประโยชนในองคกรหรอน ามาใชกบการประมวลผลดวยคอมพวเตอร เพอใหไดระบบงานท

สมบรณขนได เชน ขอมลลกคา เจาหน อตราดอกเบยสถาบนการเงน กฎหมายและอตราภาษของรฐบาล หรอ

อาจรวมถงขอมลบรษทคแขงดวย สามารถหาขอมลจากแหลงภายนอกไดจากบรษทผใหบรการขอมลหรอจาก

หนงสอพมพ วทย โทรทศน หรอสออนๆได

ขอมลทดจะตองประกอบดวยคณสมบตทส าคญๆ ดงนคอ

1. ความถกตองแมนย า (accuracy) ขอมลทดควรจะมความถกตองแมนย าสง หรอถามความคลาดเคลอน

(errors) ปนอยบาง กควรทจะสามารถควบคมขนาดของความคลาดเคลอนทปนมาใหมความคลาดเคลอน

นอยทสด

2. ความทนเวลา (timeliness) เปนขอมลททนสมย (up to date) และทนตอความตองการของ ผใช ถาผลต

ขอมลออกมาชา กไมมคณคาถงแมจะเปนขอมลทถกตองแมนย ากตาม

3. ความสมบรณครบถวน (completeness) ขอมลทเกบรวบรวมมาตองเปนขอมลทใหขอเทจจรง (facts)

หรอขาวสาร (information) ทครบถวนทกดานทกประการ มใชขาดสวนหนงสวนใดไปท าใหน าไปใช

การไมได

4. ความกระทดรด (conciseness) ขอมลทไดรบสวนใหญจะกระจดกระจาย ควรจดขอมลใหอยใน

รปแบบทกระทดรดไมเยนเยอ สะดวกตอการใชและคนหา ผใชมความเขาใจไดทนท

5. ความตรงกบความตองการของผใช (relevance) ขอมลทจดท าขนมาควรเปนขอมลทผใช ขอมล

ตองการใช และจ าเปนตองร / ทราบ หรอเปนประโยชนตอการจดท าแผน ก าหนดนโยบายหรอตดสน

ปญหาในเรองนนๆ ไมใชเปนขอมลทจดท าขนมาอยางมากมาย แตไมมใครตองการใชหรอไมตรงกบ

ความตองการของผใชขอมล

6. ความตอเนอง (continuity) การเกบรวบรวมขอมล ควรอยางยงทจะตองด าเนนการอยางสม าเสมอและ

ตอเนองในลกษณะของอนกรมเวลา (time-series) เพอจะไดน าไปใชประโยชนในดานการวเคราะหวจย

หรอหาแนวโนมในอนาคต

ในการจดการขอมลจะมการแบงขอมลออกเปนล าดบชนเพองายตอการเรยกใชและประมวลผล

ล าดบชนขอมลพนฐานทควรทราบมดงตอไปน

บต (Bit = Binary Digit)

เปนล าดบชนของหนวยขอมลทเลกทสด ดงททราบกนดแลววาขอมลทจะท างานรวมกบคอมพวเตอร

ไดนน จะตองเอามาแปลงใหอยในรปของเลขฐานสองเสยกอนคอมพวเตอรจงจะเขาใจและท างานตามท

ตองการได เมอแปลงแลวจะไดตวเลขแทนสถานะเปดและปด ของสญญาณไฟฟาทเรยกวา บต เพยง 2 คา

เทานนคอ บต 0 และบต 1

ไบต (Byte)

เมอน าบตมารวมกนหลายๆบต จะไดหนวยขอมลกลมใหมทเรยกวา ไบต (Byte) ซงจ านวนของบตท

ไดนนแตละกลมอาจมมากหรอนอยบาง ทงนขนอยกบชนดของรหสทใชเกบ แตโดยปกตกบการใชงาน

ในรหสแอสกทวไปจะไดกลมของบต 8 บตดวยกน ซงนยมมาแทนเปนรหสของตวอกษร บางครงจงนยม

เรยกขอมล 1 ไบตวาเปน 1 ตวอกษร

ฟลด หรอเขตของขอมล (Field)

ประกอบดวยกลมของตวอกษรหรอไบตตงแต 1 ตวขนไปมาประกอบกนเปนหนวยขอมลทใหญขน

แลวแสดงลกษณะหรอความหมายอยางใดอยางหนง ยกตวอยางเขตขอมลเกยวกบพนกงาน เชน รหส

พนกงาน ชอ นามสกล เงนเดอน ต าแหนง

Database (ฐานขอมล) เปนกลมของขอมล ทมการจดการเพอท าให เขาถง จดการและ

ปรบปรงไดงาย ประเภทของฐานขอมล ทเดนมาก คอ relational database ซงฐานขอมลเกบขอมลใน

แบบของตาราง ท าใหสามารถจดการและเขาถงไดหลายวธ distributed database เปนฐานขอมลทสามารถ

กระจายและ replicate ระหวางจดตาง ๆ บนเครอขาย object-oriented programming database หมายถง

ขอมลทก าหนดในออบเจค class และ subclass

Database เปนทเกบรวบของเรคคอรดขอมล หรอไฟล เชน รายการการขาย รายการ

ผลตภณฑ คลงสนคา หรอรายละเอยดของลกคา โดยปกตผจดการฐานขอมลใหผใช สามารถควบคมการ

อาน เขยน เขาถง ระบการ การสรางรายงาน และวเคราะหการใช ฐานขอมล และผจดการฐานขอมล ม

บทบาทเดนในระบบเมนเฟรม ระบบเวรกสเตชน ระบบขนาดกลาง เชน AS 400 และคอมพวเตอรสวน

บคคล ภาษา Structured Query Language เปนภาษามาตรฐาน ส าหรบการสราง ควร ในปรบปรง

ฐานขอมล เชน IBM's DB2, Microsoft Access , Sybase และ Computer Associates

เปนวธการจดเกบขอมลในคอมพวเตอรเพอใหสามารถใชงานไดอยางมประสทธภาพการเลอกโครงสรางขอมลนนโดยสวนใหญแลวจะเรมตนจากการเลอกประเภทขอมลอยางยอโครงสรางขอมลทออกแบบเปนอยางดจะสามารถรองรบการประมวลผลทหนกหนวงโดยใชทรพยากรทนอยทสดเทาทจะเปนไปไดทงในแงของเวลาและหนวยความจ า โครงสรางขอมลแตละแบบจะเหมาะสมกบงานทแตกตางกน และโครงสรางขอมลบางแบบกออกแบบมาส าหรบบางงานโดยเฉพาะ แนวความคดในเรองโครงสรางขอมลนสงผลกบการพฒนาวธการมาตรฐานตางๆในการออกแบบและเขยนโปรแกรมหลายภาษาโปรแกรมนนไดพฒนารวมเอาโครงสรางขอมลนไวเปนสวนหนงของระบบโปรแกรม เพอประโยชนในการใชซ า แฟมขอมล” (file) หมายถงขอมลสารสนเทศหรอขอมลทงหมดทเกบไวในสอทมคณสมบตเปนแมเหลกไมวาจะเปนจานบนทกธรรมดาหรอจานแขง (hard disk) กตามขอสนเทศทน าไปเกบนนจะถกน าไปเกบไวเปนเรองๆ ไป อาจจะเปนโปรแกรมขอมล หรอภาพ (graphics) กได แตละเรองตางกตองมชอเปนของตนเองทตองไมซ ากน

โดยปกตแฟมขอมลจะถกเกบไวในหนวยความจ าส ารอง (secondary storage) เชน ฮารดดสกเนองจากมความจขอมลสงและสามารถเกบไดถาวรแมจะปดเครองไปซงการจดเกบนจะตองมวธก าหนดโครงสรางโดยมวตถประสงคเพอใหการจดเกบและเขาถงขอมลมความรวดเรว ถกตองและเหมาะสมกบความตองการการเขาถงและคนคนขอมลจะอาศยคยฟลดในการเรยกคนดวยเสมอการจดโครงสรางของแฟมขอมลอาจจะแบงไดเปนลกษณะดงน การจดการโครงสรางแฟมขอมลมปจจยทตองพจารณาในการเลอกโครงสราง ไดแก ปรมาณขอมล ความถในการดงขอมล ความถในการปรบปรงขอมล จ านวนครงทอานขอมลจากหนวยความจ าส ากรองตอการดงขอมล การจดโครงสรางขอมลแบบตางๆ

1. แฟมล าดบ (sequential file) 2. แฟมสม ( direct file หรอ hash file) 3. แฟมล าดบดรรชน (indexed sequential file)

เปนโครงสรางของแฟมขอมลชนดพนฐานทสามารถใชงานไดงายทสดเนองจากมลกษณะการจดเกบขอมลแบบเรยงล าดบเรคคอรดตอเนองกนไปเรอยๆการอานหรอคนคนขอมลจะขามล าดบไปอานตรงต าแหนงใดๆทตองการโดยตรงไมไดเมอตองการอานขอมลทเรคคอรดใดๆโปรแกรมจะเรมอานตงแตเรคคอรดแรกไปเรอยๆจนกวาจะพบเรคคอรดทตองการ กจะเรยกคนคนเรคคอรดนนขนมา การใชขอมลเรยงล าดบนจงเหมาะสมกบงานประมวลผลทมการอานขอมลตอเนองกนไปเรอยๆตามล าดบและปรมาณครงละมากๆ แฟมขอมลแบบนถาเปนเครองคอมพวเตอรระดบเมนเฟรมขนาดใหญกจะจดเกบอยในอปกรณประเภทเทปแมเหลก (magnetic tape) ซงมการเขาถงแบบล าดบ (Sequential access) เวลาอานขอมลกตองเปนไปตามล าดบดวยคลายกบการเกบขอมลเพลงลงบนเทปคาสเซต

เปนลกษณะของโครงสรางแฟมขอมลทเขาถงไดโดยตรงเมอตองการอานคาเรคคอรดใดๆสามารถท าการเลอกหรออานคานนไดท าใหการเขาถงขอมลไดรวดเรวกวาปกตแลวจะมการจดเกบในสอทมลกษณะการเขาถงไดโดยตรงประเภทจานแมเหลก เชน ดสเกต,ฮารดดสกหรอ CD-ROM เปนตน

เปนลกษณะของโครงสรางแฟมขอมลทอาศยกระบวนการทเรยกวา ISAM (Index Sequential Access Method ) ซงรวมเอาความสามารถในการเขาถงขอมลแบบสมและแบบเรยงตามล าดบเขาไวดวยกน การจดโครงสรางแฟมขอมลวธนขอมลจะถกจดเกบเรยงกนตามล าดบไวบนสอแบบสม เชน ฮารดดสกและการเขาถงขอมลจะท าผานแฟมขอมลล าดบเชงดรรชน (Index Sequential File) ซงท าหนาทชวยชและคนหาขอมลทตองการไดสามารถท างานไดยดหยนกวาวธอนๆโดยเฉพาะกบกรณทขอมลในการประมวลผลมจ านวนมากๆ โครงสรางแฟมขอมลแบบนจะมหลกการท างานคลายกบรปแบบดรรชนทายเลม ซงท าใหงายและสะดวกมากยงขน

โครงสรางแฟม ขอด ขอเสย สอทใชเกบ

1. แบบเรยงล าดบ - เสยคาใชจายนอยและใชงานไดงายกวาวธอนๆ - เหมาะกบงานประมวลผลทมการอานขอมลแบบเรยงล าดบและในปรมาณมาก - สอทใชเกบเปนเทปซงมราคาถก

- การท างานเพอคนหาขอมลจะตองเรมท าตงแตตนไฟลเรยงล าดบไปเรอย จนกวาจะหาขอมลนนเจอ ท าใหเสยเวลาคอนขางมาก - ขอมลทใชตองมการจดเรยงล าดบกอนเสมอ - ไมเหมาะกบงานทตองแกไข เพม ลบขอมลเปนประจ า เชนงานธรกรรมออนไลน

เทปแมเหลกเชน เทปคาสเซต

2. แบบสม - สามารถท างานไดเรว เพราะมการเขาถงขอมลเรคคอรดแบบเรวมาก เพราะไมตองเรยงล าดบขอมลกอนเกบลงไฟล - เหมาะสมกบการใชงานธรกรรมออนไลน หรองานทตองการแกไข เพม ลบรากการเปนประจ า

- ไมเหมาะกบงานประมวลผลทอานขอมลในปรมาณมาก - การเขยนโปรแกรมเพอคนหาขอมลจะซบซอน - ไมสามารถเขาถงขอมลแบบเรยงล าดบได

จานแมเหลกเชนดสเกตต, ฮารดดสกหรอ CD-ROM

3. แบบล าดบเชงดรรชน

- สามารถรองรบการประมวลผลไดทง 2 แบบคอ แบบล าดบและแบบสม - เหมาะกบงานธรกรรมออนไลน ดวยเชนเดยวกน

- สนเปลองเนอทในการจดเกบดรรชนทใชอางองถงต าแหนงของขอมล - การเขยนโปรแกรมเพอคนหาขอมลจะซบซอน - การท างานชากวาแบบสม และมคาใชจายสง

จานแมเหลก เชน ดสเกตต, ฮารดดสกหรอ CD-ROM

สามารถจ าแนกแฟมขอมลออกตามลกษณะของขอมลทเกบบนทกไว 2 ประเภท คอ

1. แฟมขอมลหลก (Master File) เปนแฟมขอมลซงเกบขอมลทส าคญ เชน แฟมขอมลประวต ลกคา (Customer master file) ตามทกลาวไวขางตน แฟมขอมลประวตผจดสงสนคา (Supplier master file) แฟมขอมลสนคาคงเหลอ (Inventory master file) แฟมขอมลบญช (Account master file) เปนตน ซงแฟมขอมลหลกเหลานเปนสวนประกอบของระบบงานบญช (Account system)

2. แฟมรายการเปลยนแปลง(Transaction file) เปนแฟมทบนทกขอมลเกยวกบแฟมขอมลหลกทมการเปลยนแปลงในแตละวน รายการทเกดขนตองน าไปปรบปรงกบแฟมขอมลหลกเพอใหแฟมขอมลหลกมขอมลททนสมยอยตลอดเวลา

ในสมยกอนนน การเกบรวบรวมขอมล เพอการน ากลบมาใชบนระบบคอมพวเตอร จะอยในรปของแฟมขอมลทงสน แตเมอโลกมการ พฒนามากขน ขอมลทตองจดเกบมอยมากมาย การใช

แตเพยงแฟมขอมลเทานน ไมเพยงพอ ทจะสนบสนนใหท างานไดอยางมประสทธภาพอกตอไป

จงท าใหมการน าเสนอแนวความคดระบบฐานขอมลขน เพอจดการงานทเกยวของกบขอมล ใหมประสทธภาพสงสดเทาทจะท าได ขอแตกตาง ระหวางแฟมขอมลกบฐานขอมลคอ

๑. ฐานขอมลมสวนการบรรยายโครงสรางขอมลแยกจากฐานขอมล

กลาวคอ ในระบบฐานขอมลนน มสวนทเรยกวา แคตตาลอก (catalog) หรอพจนานกรมขอมล (Data Dictionary) ซงเกบรายละเอยดทงหมด ทเกยวของกบโครงสรางของขอมลใน

ฐานขอมลไว เชน ชนดและรปแบบของขอมล ในฐานขอมล และขอจ ากดตางๆ ทมตอขอมลแตละสวน เปนตน ในขณะทแฟมขอมล จะเกบรายละเอยดเหลานไว ในสวนของโปรแกรม

คอมพวเตอรทใชงานดวยกนเลย ซงอาจกระจดกระจายไปอยตามสวนตางๆ จงท าใหไมสะดวกตอการใช และปรบปรงงาน

๒. โปรแกรมคอมพวเตอรและขอมลแยกกนโดยเดดขาดในระบบฐานขอมล

นนคอ สวนของโปรแกรมคอมพวเตอรทใชจดการขอมล จะถกพฒนาออกมา ซงเรยกกนวา

ระบบจดการฐานขอมล สวนขอมล กจะแยกอยในสวนของฐานขอมล ซงการแยกน เปนการซอน

รายละเอยดของการจดการขอมลไว จากตวขอมล เพอผใชจะไดไมตองยงยากกบรายละเอยด

ของการจดเกบขอมล โดยใหซอฟตแวรจดการฐานขอมล เปนเครองมอจดการใหแทน ซง

แตกตางจากระบบแฟมขอมล ทจะรวมสวนของโปรแกรม และขอมลไวดวยกน ผลเสยกคอ เมอ

มการเปลยนแปลงโครงสรางของขอมล สวนของโปรแกรม กจะตองปรบตามไปดวย มฉะนน

แฟมขอมลดงกลาว กจะไมสามารถน ามาใชงานไดอก

๓. ฐานขอมลสนบสนนการใชงานของขอมลในหลายๆ รปแบบ

ผใชคนหนงอาจจะตองการรายงาน หรอขอสรปของขอมลชดหนง ในหลายๆ รปแบบ ทงแบบ

ตาราง แบบกราฟ และแบบบทความ ซงในสวนน ระบบจดการฐานขอมล จะเปนผดแลใหแก

ผใช สวนในแนวคดแบบแฟมขอมลนน เมอผใชตองการรายงานแบบใหม ผใชจะตองเขยน

โปรแกรมขนมาใหม เพอ ใหไดงานอยางทตองการ ซงคอนขางยงยาก และเสยเวลาในการใช

งานอยางมาก

๔. การใชขอมลรวมกน และการประมวลผลการเปลยนแปลงรายการ แบบหลายผใช

(multiuser transaction processing)

ระบบจดการฐานขอมล ส าหรบผใชหลายๆ คนพรอมกน ตองมการอนญาตใหผใชเขาถงขอมล

ในเวลาเดยวกนได โดยทระบบจะตองจดการขอมลใหแกผใชแตละคนอยางถกตองดวย

ถงแมวาผใชเหลานน จะเรยกใชขอมลเดยวกน ณ เวลาเดยวกน ในระบบจดการฐานขอมล

จะตองมสวนควบคมการท างานแบบพรอมกน (Concurrency Control) ซงในการท างานแบบ

แฟมขอมล จะไมมสวนจดการในเรองน

นยามและแนวความคดเบองตน ปจจบนความตองการขอมล สารถสนเทศมมากขน รวมทงโครงสรางขอมล/สารสนเทศมความซบซอนมากขนดวย จงจ าเปนตองน าระบบคอมพวเตอรเขามาชวยในการจดการ สมองของมนษยไมอาจจดจ าทกสงทกอยางทสนใจไดทงหมด จงมกบนทกไวในสมดหรอกระดาษ ฯลฯ รวบรวมเปน “แฟมขอมล” การใชแฟมขอมลใหมประสทธภาพสงสด จ าเปนตองศกษาถง วธการจดระเบยบแฟมขอมล (File Organization)

และปฏบตการแฟมขอมล (File Operation) นกออกแบบทดควรเลอกระเบยบแฟมขอมลใหเหมาะสมกบงาน เพอลดจ านวนครงในการเขาถงขอมลทเกบในอปกรณบนทกขอมล

ลกษณะของระบบสารสนเทศ 1. เปนปจจบน (Current) 2. ทนเวลา (Timely)

3. มคาเทยงตรง

4. มความคงท (Relevant) 5. น าเสนอรปแบบทมประโยชน (Presented in Usable Form)

แนวความคดพนฐานเกยวกบการประมวลขอมล 1. โครงสรางแฟมขอมล 1.1 ขอมลในมมมองของผใช เปนหนวยทเลกทสดของ

ขอมลทมความหมายตอผใชคอ เขตขอมล(Field) ถอวาเปนหนวยพนฐานของขอมล ประกอบดวยตวอกขระตงแต 1 ตวขนไปมารวมกนให เกดความหมายขนมาใชแทนขอมลตางๆ เมอรวมเขตขอมลตางๆ ทสมพนธกน จะเรยกชดของเขตขอมลทถกรวมนนวา“ระเบยน” (Record) การน าระเบยนตางๆ ขางตนมารวมกน จะเรยกกลม

ของระเบยนนนวา “แฟมขอมล (File)”เมอน าแฟมขอมลตงแต 2 แฟมขนไป ทมความหมายสมพนธเชงตรรกะระหวางแฟมขอมลมารวมกน จะเรยกกลมของแฟมขอมลนนวา “ฐานขอมล (Database)” 1.2 การจดการขอมลโดยคอมพวเตอร

1.3 ขอมลในระบบคอมพวเตอร หนวยทเลกทสดของขอมล คอ บต (Bit) ยอมาจาก Binary Digitเนองดวยเลขฐานสองไมเพยงพอ

กบการแทนขอมลจ านวนมากได จงรวมหลายๆ บตเขาเปนกลมเพอใช

แทนอกขระ 1 ตว

2. ระเบยนขอมล (Record) 2.1 ระเบยนเชงตรรกะ (Logical Record) คอ ระเบยนใน

ทศนะของผใชทวไป ประกอบดวยเขตขอมลทสมพนธกนเชงตรรกะซงกนและกน โดยไมค านงวาจะจดเกบไวทใดในอปกรณบนทกขอมล 2.2 ระเบยนเชงกายภาพ (Physical Record) คอ ระเบยนใน

ทศนะของคอมพวเตอร โดยพจารณาจากการอานบนทกขอมลลงสอบนทกแตละครง ซงการอานหรอบนทกแตละครงถอวาเปน 1 หนวยของสอบนทกขอมล ในการน าระเบยนขอมลเชงตรระมาจดเกบลงสอบนทกขอมล ซงระเบยนดงกลาวจะตองถกจดใหอยในระเบยนเชงกายภาพ ดงนนจะท าใหเกดระเบยนแบบตาง คอ ระเบยนแบบ Unblock ระบยนแบบ Blockและระบยนแบบ Spanned Record

3. การแบงประเภทระเบยนเชงตรรกะในแฟมขอมลตามความยาว

ของระเบยน สามารถแบงประเภทความยาวไดดงน 3.1 ระเบยนยาวคงท เปนระเบยนทประกอบดวยเขตขอมลแบบ

เดยวกนตลอดแฟม 3.2 ระเบยนยาวแปรผน ขนาดความยาวของระเบยนไมคงท

4. เขตขอมล (Fields) ในระเบยนหนงมกประกอบดวยเขตขอมล 2 ประเภท คอ 4.1 เขตขอมลหลก คอ เขตขอมลทใชส าหรบอางอง จ าแนก หรอบอกต าแหนงทเกบระเบยนขอมล 4.2 เขตขอมลทวไป คอ เขตขอมลทไมใชทง PK และ SK ไมได ใชในการอางองหรอคนหาขอมล 5. การแยกประเภทแฟมขอมล

5.1 แยกตามประเภทแฟมขอมลตามเนอหา 5.2 แยกประเภทแฟมขอมลตามวธการประมวลผล

6. การปฏบตการแฟมขอมล หลกส าคญในการปฏบตการแฟมขอมล/ประมวลผลขอมล คอ จะตองมการอานคาของขอมลในแตละเขตขอมลทตองการมาใชประโยชนเขามาแลวปรบเปลยน ค านวณ น าเสนอในรปแบบทผใชตองการ

7. การจดระเบยบแฟมขอมล การจดระเบยบแฟมขอมล คอ การ

ตระเตรยมเสนทางเขาถงระเบยนระหวางปฏบตการเรยกใช และปรบปรงขอมล ทงน ระเบยบแฟมขอมลทตางชนดกน กจะใหเสนทางเขาถงขอมลทแตกตางกน ปญหาการใชขอมล/ฐานขอมลภายในองคกร 1. มความซ าซอนกนในการเกบขอมล 2. มการใหค าจ ากดความของขอมลแตละตวไมตรงกน

3. มการจดการ หรอใชวธการประมวลผลของขอมลแตกตางกน

ออกไป 4. มการพฒนาการใชขอมลไมเปนระบบ แตละหนวยงาน

จดท าหรอใชกนอยางไมมกฎเกณฑ

ระบบฐานขอมล

คอ ระบบจดเกบขอมลดวยคอมพวเตอรโดยมวตถประสงคเพอบ ารงรกษาขอสนเทศ (Maintain

information) และสามารถน าขอสนเทศเหลานนมาใชไดทกเมอทตองการ

ระบบฐานขอมลประกอบสวนประกอบหลก4 สวนไดแก

1. ขอมล (Data) ขอมลในฐานขอมลจะตองมคณสมบต 2 ประการ คอ

เบดเสรจ (Integrate) ฐานขอมลเปนแหลงรวบรวมขอมลจากแฟมตาง ๆ ไวครบถวนสมบรณ เพอลดขอมลซ าซอนระหวางแฟม

ใชรวมกนได (Share) ขอมลแตละชนในฐานขอมลสามารถน ามาแบงใชกนไดระหวางผใชตาง ๆ ในระบบ

2. ฮารดแวร (Hardware) ประกอบดวย อปกรณบนทกขอมลเชน จานแมเหลก , I/O device ,

Device controller , I/O channels , หนวย

3. ซอฟตแวร (Software) ตวกลางเชอมระหวางฐานขอมลและผใชคอ DBMS เปนซอฟตแวรทส าคญทสดของระบบฐานขอมล นอกจากนยงม Utility , Application

Development tool , Design aids , Report writers , etc.

ประมวลผล และหนวยความจ าหลก

4. ผใช (Users) ม 3 กลมใหญ ๆ คอ

Application Programmer เขยนโปรแกรมประยกต

End Users ผใชทอยกบ Online terminal เขาถงขอมลโดยผานโปรแกรมประยกต หรอผานภาษาเรยกคน (Query Language)

Data Administrator & Database Administrator

DA ผบรหารอาวโส เปนผตดสนใจวาจะเกบขอมลใดในฐานขอมลกอน และก าหนดนโยบายการรกษาความปลอดภยของขอมล

DBA ผเชยวชาญระดบมออาชพ เปนผสรางฐานขอมลและน ามาใชงานจรง โดยควบคมทางดานเทคนคทจ าเปนในการด าเนนนโยบายทก าหนดโดย DA

ขอดของการใชฐานขอมล

ความกระทดรด (Compactness) ไมตองมทซ าซอนจ านวนมาก

ความเรว (Speed) เรยกใชขอมลไดรวดเรวขน

ความนาเบอหนายลดลง (Less drudgery) ความยงยากลดลง และความนาเบอหนายลดลง

ความสามารถโดยทวไปของระบบการจดการฐานขอมล

1.แปลงค าสงทใชจดการกบขอมลภายในฐานขอมล ใหอยในรปแบบทฐานขอมลเขาใจ

2.น าค าสงตาง ๆ ซงไดรบการแปลแลว ไปสงใหฐานขอมลท างาน เชน การเรยกใช (Retrieve)

จดเกบ (Update) ลบ (Delete) เพมขอมล (Add) เปนตน

3.ปองกนความเสยหายทจะเกดขนกบขอมลภายในฐานขอมล โดยจะคอยตรวจสอบวาค าสงใดทสามารถท างานได และค าสงใดทไมสามารถท างานได

4.รกษาความสมพนธของขอมลภายในฐานขอมลใหมความถกตองอยเสมอ

5.เกบรายละเอยดตางๆ ทเกยวของกบขอมลภายในฐานขอมลไวในพจนานกรมขอมล (Data

Dictionary) ซงรายละเอยดเหลานมกจะถกเรยกวา เมทาเดตา (MetaData) ซงหมายถง "ขอมลของขอมล"

6.ควบคมใหฐานขอมลท างานไดอยางถกตองและมประสทธภาพ

7.ควบคมสถานะภาพของคอมพวเตอรในการแปลสถาพฐานขอมล ส.ท