02 alta, baja y modificacion de un documento registro

2 Alta, baja y modificacion de una ficha de documento (registro)

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Uso de la Herramienta de Documentalista para el desarrollo de Colecciones Locales Digitales en Bibliotecas Publicas


REGISTRO INFORMÁTICOEn el contexto de una base de datos, un registro es una unidad de información formada por un conjunto de datos heterogéneos agrupados en torno a uno, denominado indicativo.

Adaptación de la definición y explicación que aparece en MINGUET, Jesús María; GARCÍA, JoséMaximino; MUÑOZ GARCÍA, Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informáticos. Zaragoza:Distresa, 1985, pp. 13-14 y de: LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio; GÓMEZ-NIETO, Miguel Ángel. Ficheros: organizaciones clásicas para el almacenamiento de la información. Córdoba: Servicio de Publicaciones de la Universidad de Córdoba, 1998, p. 15.

Del Vocabulario sobre documentos electrónicos y administración electrónica elaborado por la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracion Localhttp://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf

http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/documentos/VOCABULARIO_DE.pdf

Entrevistando a un miliciano en las trincheras, España 1937

Desde el menu principal elegimos la opcion Ver todos los documentos


Esta es la pantalla de control, en el icono Ficha podemos dar de alta, modificar, eliminar y duplicar la ficha actual.


Al pulsar en el icono FICHA se despliega un menu con las distintas opciones

Pulsamos en Alta paraañadir un nuevo documento


Al pulsar en ALTA se crea un registro en blanco, excepto el campo fecha de alta que se actualiza con el valor de la fecha actual


Cada ficha tiene una serie de pestañas, (Datos, Ver, Relaciones, NI, Materia, Datos recolectados, Recolectado RSS, Pertenecen, Ref. Biblio) Mas adelante veremos el contenido de cada una de ellas.


Como la filosofia del programa es poder almacenar todo tipo de documentos, el numero de campos es extenso, de todas maneras no siempre se usan todos ni se deben cumplimentar todos. Excepto el campo NOMBRE y URL que son obligatorios. La URL debe ser unica, no admite duplicados, el NOMBRE si se puede repetir.

Campos de la cabecera de la fichaNumero del documento, es unico y lo da automaticamente el programa

Documento, expediente o volumen

Tipologia formato del documento, PDF, DOC...

Presentacion, blog, tesis, mapa... o Boletin Oficial

Nombre del documento, podria coincidir con Titulo

URL, tambien sirve para el PATH de un documento que este en nuestro disco localc:\archivos\ejemplo.txt

Activo o inactivo, es un documento que aunque se mantiene en la base de datos, no se usa por el momento

Campos de la pestaña Datos Presentacion, este campose repite tambien en la cabecerapara que este presente aunque se cambie de pestaña

Metadatos Dublin Core, estos campos prometian mucho, pero la experiencia personal (la escasez de documentos que lo usan, o lo usan mal) es negativa

Abre el documento en el Navegador

Interes, 0,1,5 y 9 (Son valores subjetivos pero utiles)

Acepta, graba el registroCancelar: Sale sin guardar los cambios

MODIFICACION DE UNA FICHA (Registro)

Existen dos forma de elegir la ficha a modificar

B) Haciendo doble click en la linea seleccionada (fondo azul)

A) Pulsar en el icono Ficha y en el menu ficha, elegir la opcion modificacion


Eliminar, dar de baja una sola ficha (registro), Tres pasos

1Seleccionamos la linea del registro que queremos dar de baja y pulsamos en el icono Ficha

2En el menu de Ficha elegimos Baja (Suprimir)

3 Se abre el formulario de la ficha seleccionada y pulsamos en opciones, Eliminar


Eliminar, dar de baja varias fichas a la vez (registros)Tres pasos

1ºEn la pantalla de control se señalan las casillas de verificacion de los registros a eliminar

2º Se pulsa en el icono Proceso

3º Se despliega el menu Procesos y se selecciona la opcion Eliminar documentos seleccionados

Gracias por su atencion


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