Комунікації в Комунікації в менеджментіменеджменті

1. Поняття комунікацій і комунікаційного процесу

2. Види інформації на підприємстві

3. Документація та діловодство

Комунікації –Комунікації –

це обмін інформацією, її змістом між двома чи більше працівниками.

Елементи комунікаційного Елементи комунікаційного процесу:процесу:

відправниквідправник - той, хто герує ідеї, збирає інформацію і передає її,

повідомленняповідомлення – інформація, закодована певним чином за допомогою символів,

каналканал – засіб передачі інформації, отримувачотримувач – особа, для якої призначена

інформація, зворотній зв'язокзворотній зв'язок – реакція на

повідомлення, коли відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями.

Вимоги до комунікацій в Вимоги до комунікацій в організації:організації:

якість, повнота, лаконічність, конкретність, коректність.

Комунікації за сферою охопленняКомунікації за сферою охоплення

1) між організацією та зовнішнім 1) між організацією та зовнішнім середовищемсередовищем – обмін інформацією між підприємством та елементами зовнішнього середовища, такими як конкурентами, споживачами, постачальниками, державними органами, і т.д. (наприклад, обмін інформацією зі споживачами відбувається через рекламу, з державними органами – через звіти),

Комунікації за сферою охопленняКомунікації за сферою охоплення

2)2) організаційніорганізаційні – комунікації між рівнями управління, працівниками, підрозділами організації

- від вищих рівнях управління до нижчихвід вищих рівнях управління до нижчих – комунікації спрямовані на вирішення таких завдань: ознайомлення працівників з цілями організації, з конкретними інструкціями з виконання робіт, забезпечення розуміння роботи та її зв’язку і іншими завданням організації, надання інформації про процедури та методи виконання роботи, інформації про результати роботи організації;

- від нижчих рівнів управління до вищихвід нижчих рівнів управління до вищих надходить звітна інформація про рівень виконання завдань, недоліки, проблеми та порушення у роботі;

- між різними підрозділамиміж різними підрозділами – комунікації між підрозділами, відділами, службами, цехами, філіями;

- між менеджером (керівником) та його робочою групоюміж менеджером (керівником) та його робочою групою – комунікації між керівником певного відділу та його підлеглими працівниками, керівником проекту та його робочою групою;

Комунікації за способом Комунікації за способом виникненнявиникнення

формальні формальні – комунікації, які передбачені організаційною структурою підприємства, створюються керівництвом організації для досягнення її цілей та забезпечення взаємодії між структурними підрозділами;

неформальнінеформальні – комунікації, непередбачені організаційною структурою, встановлюються на засадах особистих стосунків в організації, як правило, в межах неформальних груп.

Комунікації за способом Комунікації за способом здійсненняздійснення

письмові комунікаціїписьмові комунікації – комунікації, які здійснюються через письмові документи та мають такі переваги: добре збереження інформації, можливість вивчення та багаторазового перечитування інформації, ґрунтовність підготовки, можливість доведення до багатьох працівників;

усні комунікаціїусні комунікації – комунікації, які здійснюються через розмови та пояснення в усній формі.

Модель процесу комунікацій: Модель процесу комунікацій: етапиетапи

1 етап:1 етап: зародження ідеїзародження ідеї – тієї інформації (чи повідомлення), яка має бути доведена до відома працівників;

2 етап: кодування інформації2 етап: кодування інформації – перетворення ідеї в ту форму, в якій вона буде доступна і зрозуміла одержувачу (письмова, таблична, графічна, символічна) та підбір способу її передачі (усний, письмовий, за допомогою символів);

Модель процесу комунікацій: Модель процесу комунікацій: етапиетапи

3 етап: передача інформації3 етап: передача інформації – поширення інформації через відповідний канал (письмовий чи усний);

4 етап: декодування4 етап: декодування інформаціїінформації – розшифрування та осмислення її змісту;

5 етап: зворотній зв'язок5 етап: зворотній зв'язок – це сигнал, що отримує відправник від отримувача, в якому підтверджується факт отримання повідомлення і характеризується ступінь розуміння інформації, що міститься в ньому.

Комунікаційні бар’єри:Комунікаційні бар’єри:

- інформаційні перевантаження в системі комунікацій, - неадекватне сприйняття інформації адресатом, - перешкоди, викликані нерозумінням способів

використання слів і словесних знаків, - невербальні перешкоди (погляд, жести, пози), - статус особи, яка надсилає повідомлення, - опір змінам, - вплив фізіологічних і психологічних чинників, - поганий зворотній зв'язок, - незадовільна структура управління організацією, - громіздка структура комунікаційного процесу, - географічна віддаль.

Інформація –Інформація –

сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явищ, подій виробничо-господарської діяльності.

Інформацію класифікують за Інформацію класифікують за такими ознаками:такими ознаками:

за формою передачіза формою передачі – письмова, візуальна, усна;

за джерелами отриманняза джерелами отримання – зовнішня, внутрішня, вхідна, вихідна;

за рівнем обробки інформаціїза рівнем обробки інформації – первинна, вторинна;

за повнотою охоплення явищаза повнотою охоплення явища – повна, часткова, надлишкова;

за періодом діїза періодом дії – разова, періодична, довгострокова;

за змістомза змістом – планово-облікова, бухгалтерська, технологічна, адміністративна, ін.;

за рівнем достовірності – достовірна, недостовірна.

Операції з інформацією:Операції з інформацією:

1. Створення1. Створення – надання інформації оформленого та структурованого вигляду.

2. Передавання2. Передавання – переміщення інформації якимось каналом від відправника до отримувача.

Операції з інформацією:Операції з інформацією:

3. Перетворення3. Перетворення – аналітична обробка інформації, вивчення її змісту та підготовка вторинної інформації (мета – надати зручний вигляд інформації для подальшого використання).

4. Обробка4. Обробка – сукупність різних дій, здійснюваних над наявною інформацією, які приводять до тієї чи іншої зміни її виду або характеру подання.

5. Зберігання5. Зберігання – полягає в забезпеченні незмінності матеріального носія інформації.

Документація –Документація –

письмове подання інформації про факти та події, що відбуваються в організації.

В організації використовують різні види документації за змістом, складністю, призначенням, місцем у системі менеджменту, етапами використання.

Види документації:Види документації: За змістом документаціяЗа змістом документація є:

адміністративна, планова-облікова, бухгалтерська, фінансова, технічна, зовнішньоекономічна, з обліку кадрів, ін.

За складністю документаціяЗа складністю документація є: простапроста (відображає один процес, наприклад, рух грошових коштів від одного споживача до підприємства), складнаскладна (відображає декілька процесів, наприклад, рух грошових коштів від усіх споживачів до підприємства).

Види документації:Види документації: За призначенням документаціяЗа призначенням документація є:

індивідуальнаіндивідуальна (призначена для окремої посадової особи), типоватипова (стосується всього колективу).

За місцем у менеджменті документаціяЗа місцем у менеджменті документація є: службово-інформаційнаслужбово-інформаційна (службові листи, записки, акти), розпорядчарозпорядча (накази, вказівки, розпорядження, інструкції), спеціальнаспеціальна (фінансова, бухгалтерська, планова, звітна).

За етапами використання документаціяЗа етапами використання документація є: первинна первинна (містить вихідну інформацію про роботу підприємства – обсяги випуску, прибуток, витрати, і т.д.), вториннавторинна (є результатом аналітичної обробки чи переробки кількох документів).

Діловодство –Діловодство –

процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням та зберіганням.

Функції діловодства:Функції діловодства:

попередній розгляд і облік документів,

довідково-інформаційне обслуговування,

контроль виконання, вдосконалення документообігу, транспортування документів.

Системи діловодства:Системи діловодства:

централізованацентралізована – коли документи скеровуються в єдиний центр організації (наприклад, канцелярію),

децентралізованадецентралізована – документи надходять за призначення у відділи та підрозділи,

змішаназмішана – поєднує властивості централізованої та децентралізованої систем діловодства.

Документообіг –Документообіг –

рух документів між підрозділами з моменту їхнього створення до моменту їх зберігання.

Документопотік –Документопотік –

спрямований рух документів між підрозділами, який складається із різно-спрямованих документів.