MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG

TÁC TỔ CHỨCBỘ MÁY QUẢN TRỊ TẠI

CÔNG TY

TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................................01

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC...........................................03

1.1 Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức.................................................................03

1.1.1 Khái niệm và bản chất của tổ chức.............................................................................03

1.1.1.1 Khái niệm..........................................................................................................03

1.1.1.2 Bản chất của công tác tổ chức...........................................................................04

1.1.2 Vai trò và mục tiêu của công tác tổ chức....................................................................05

1.1.2.1 Vai trò của tổ chức.............................................................................................05

1.1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức...........................................................................06

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.............................................................................07

1.2 Nội dung cơ bản của công tác tổ chức.............................................................................09

1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị và nguyên tắc tổ chức...........................................................09

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị......................................................................................09

1.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức............................................................................................11

1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức...............................................11

1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị.........................................................................11

1.2.2.2 Phân chia theo thời gian.....................................................................................11

1.2.2.3 Phân chia theo chức năng..................................................................................12

1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ......................................................................................12

1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm...................................................................................12

1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng................................................................................12

1.2.2.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị.................................................................13

1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức..............................................................................................13

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến....................................................................13

1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng............................................................14

1.2.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến chức năng...................................................16

1.2.4 Tiến trình tổ chức bộ máy...........................................................................................17

1.2.5 Tiến trình tổ chức công việc.......................................................................................17

1.2.6 Tổ chức cán bộ............................................................................................................18

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ.............19

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...................................................................19

2.1.1 Lịch sử hình thành của công ty...................................................................................19

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của công ty.........................................................19

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty......................................................................19

2.1.2.1 Quyền hạn của công ty......................................................................................20

2.1.3 Quá trình phát triển của công ty.................................................................................20

2.1.4 Các nguồn lực hiện nay của công ty...........................................................................21

2.1.4.1 Cơ cấu lao động.....................................................................................................21

2.1.4.2 Tài sản cố định của công ty...............................................................................21

2.1.4.3 Nguồn lực của công ty.......................................................................................21

2.2 Khái quát tình hình sản suất kinh doanh của công ty......................................................22

2.2.1 Quy mô hoạt động của công ty...................................................................................22

2.2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty...........................................................................................23

2.2.3 Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty............................................................24

2.2.4 Cơ cấu sản phẩm của công ty.....................................................................................25

2.2.5 Kết quả sản xuất kinh doanh các năm gần đây...........................................................27

2.2.6 Nhận xét đánh giá về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.............................32

2.2.6.1 Tình hình lợi nhuận kinh doanh của công ty.....................................................32

2.2.6.2 ƯU điểm của công ty.........................................................................................33

2.2.6.3 Nhược điểm của công ty....................................................................................34

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP.........36

3.1 Phương hướng hoạt động của cơ cấu quản lí doanh nghiệp trong thời gian tới..............36

3.2 Nhận xét đánh giá về cơ cấu tổ chức tại công ty.............................................................37

3.3 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty............................................................37

3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao tổ chức của công ty................................................................38

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU1/ Lý do chọn đề tài

Cơ chế thị trường ngày nay đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải năng động bắt

kịp thời trước những thay đổi liên tục, đững vững và ngày càng phát triển. Mỗi một doanh

nghiệp là một hệ thống trong tổ chức kinh tế. Nó chứa nhiều bộ phận với mỗi nhiệm vụ

khác nhau cho từng bộ phận. Để đảm bảo cho việc thực hiện một mục tiêu chung thì mỗi

bộ phận cũng phải được tổ chức linh hoạt năng động và có hiệu quả nhất.

Cơ cấu tổ chức ngày càng có vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lướn đến hoạt động sản

xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Hoàn thện cơ cấu tổ

chức là hoàn thiện quá trình sảnxuất kinh doanh, phát huy cao nhất năng lực của từng cá

nhân trong việc phục vụ tổ chức, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất các yếu tố cấu thành

sản xuất đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt thích ứng nhanh nhạy và luôn có

những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn cụ thể theo định hướng phát triển lâu dài

Trong quá trình thực tập ở công ty, sau khi đã trực tiếp tiếp xúc với quá trình hoạt động

của công ty. Em nhận thấy công ty đã có một cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện và giúp

rất nhiều cho sự phát triển của công ty trong những năm gần đây, vai trò của cán bộ lãnh

đạo được nêu cao và phát huy đúng vai trò . Từ đây em quyết định đề tài là " Một số nhận

xét đánh giá công tác tổ chức của công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ "cho chuyên đề thực

tập của mình với mục đích:

Hệ thống hóa kiến thức về cơ cấu tổ chức

Áp dụng lý thuyết cũng như cá phương pháp phân tích đã học để từ đó nghiên cứu đánh

giá cơ cấu tổ chức của công ty, nhận biết các yêu điểm, khuyết điểm của cơ cấu tổ chức

trong công ty và đưa ra một vài kiến nghị cho cơ cấu tổ chức của công ty.

2/Đối tương và phạm vi:

• Đề tài được viết trong quá trình thực tập tại công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ

• Thời gian viết đề tài bắt đầu từ ngày 08-04-2013 đến ngày 08-05-2013.

• Đề tài được lấy số liệu, chứng từ vào năm 2010, 2011,2012.

1

3/Phương pháp nghiên cứu:

• Nghiên cứu tài liệu (sổ sách, bảng biểu, chứng từ...) của công ty trong năm cũ và năm

hiện hành.

• Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của các nhân viên nhân sự tại phòng

nhân sự và các phòng ban khác.

• Xác minh những thông tin tự tìm hiểu được bằng cách hỏi lại trưởng phòng nhân sự của

công ty

• Phân tích theo chiều ngang là so sánh diễn biến của các chỉ tiêu, các biến động trong kết quả kinh doanh. • Phân tích sự tác động lẫn nhau giữa các yếu tố trong các chỉ tiêu tài chính. • Phân tích theo chiều dọc xem xét tỷ trọng từng bộ phận trong tổng thể quy mô chung.• Phân tích cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty để biết những mặt tích cực và hạn chế trong công tác tổ chức của công ty4/Kết cấu của chuyên đề:

Khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức

Chương 2: Giới thiệu chung về công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ

Chương 3: Những nhận xét đánh giá về cơ cấu tổ chức tại công ty

2

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1.1 Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức

1.1.1 Khái niệm và bản chất của tổ chức

Trong các hoạt động về quản trị thì ra quyết định là hoạt động trung tâm, các hoạt động

về hoạch định là để thiết lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó. Tuy nhiên liên kết các bộ

phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược, sách lược, các

kế hoạch đã đề ra không gì khác hơn công tác tổ chức .

Mặt khác muốn cho công việc diễn ra hằng ngày thuận buồm xuôi gió, được chuyên

môn hóa và có hiệu quả cao chúng ta cần có một tổ chức vững mạnh. Như vậy tổ chức là

hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho các hoạt

động quản trị đạt được mục tiêu của mình.

Công tác tổ chức trong một dơn vị thường được xem xét trên ba khía cạnh: tổ chức

guồng máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc. Cũng như mọi hoạt động quản trị khác

công tác tổ chức cũng có hai mặt : nội dung và hình thức của nó.

1.1.1.1 Khái niệm

Tổ chức là quá trình xác định công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá

nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức

nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả.

Bộ máy tổ chức (cỏ cấu tổ chức ) là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau được

chuyên môn hóa và có những quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bố trí theo các cấp

nhằm đảm bảo việc thực hiện các chức năng của quản trị và thực hiện mục tiêu chung đã

xác định

Tổ chức bộ máy là quá trình thiết lập các bộ phận (các phòng ban, các khâu) và phân

chia công việc theo từng nhóm chức năng để tạo ra một môi trường thuận lợi nhằm phát

3

huy khả năng của mọi thành viên trong tổ chức và đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ được

giao, góp phần hoàn thành mục tiêu chung đạt hiệu quả.

1.1.1.2 Bản chất của tổ chức

Trả lời được câu hỏi bản chất của tổ chức là gì sã giúp cho chúng ta hiểu được chức

năng cơ bản mà nó phải gánh vác phải, nó giúp cho nhà quản trị hiểu được bản chất công

việc mình cần phải làm về mặt tổ chức. Trong nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã

chỉ ra rằng đến 70%-80% những khiếm khuyết trong công tác thực hiện mục tiêu là do

yếu kém trong công tác tổ chức. Như vậy tổ chức là một trong những hoạt động quan

trọng nhất của quản trị. Tuy nhiên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.

Theo từ điển tiếng Việt của viện ngôn ngữ thì " tổ chức" có các nghĩa sau đây:

Làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo những cấu trúc và một chức năng nhất

định.

Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một

hiệu quả tốt nhất.

Làm công tác tổ chức cán bộ

V.v...

Tổ chức theo từ gốc Hi Lạp " Organon" nghĩa là "hài hòa", từ "tổ chức" nói lên một

quan điểm rất tổng quát "đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống". Theo Chester

I.Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người

được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và Heinz

Weihrich thì "công tác tổ chức là việc nhóm gọp các hoạt động cần thiết để đạt được mục

tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám

sát nó, và là việc tạo điều kiện cho việc liên kết ngang dọc trong cơ cấu của doanh

nghiệp". Ở đây có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan

trọng hất là chúng ta cần xem xét tổ chức từ góc độ khoa học quản trị, có nghĩa là chúng

ta tập trung nghiên cứu những phạm trù, những quy luật và tính chất quy luật về tổ chức

và cách áp dụng chúng vào hoàn cảnh thực tiễn.

4

1.1.2 Vai trò và mục tiêu của tổ chức

1.1.2.1 Vai trò của tổ chức

Người ta thường nói rằng xác định được vấn đề là quan trọng nhưng tổ chức giải

quyết vấn đề còn quan trọng hơn. Điều này lại càng đúng khi con người không phải là

máy móc và hoạt động có tổ chức của họ là yếu tố quyết định cho mọi sự thành công. Có

thể nói rằng mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không

trở thành hiện thực nếu hoặc không có hiệu quả nếu không có cách tổ chức khoa học thực

hiện nó. Tổ chức khoa học trong việc xây dựng guồng máy sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, kỉ

cương, tính tổ chức, tính kỉ luật, tính khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí,

phát huy được năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong dơn vị. Ngược

lại khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệ thống, không đủ năng lực

chuyên môn có thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quả bất nhất, đùn đẩy trách

nhiêm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, không quyết đoán, không tận dụng được cơ hội

và thời cơ khi nó xuất hiện và lúng túng bị động khi phải đối phó với các nguy cơ. Không

biết cách tổ chức giải quyết các công việc một cách khoa hocjcos thể làm hỏng công việc,

lãng phí các nguồn tài nguyên (nhân tài, vật lực...), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị

suy yếu...

Đặc tính chung của công tác tổ chức là:

Phối hợp các nỗ lực

Cùng có mục đích hay mục tiêu chung

Phân chia công việc

Thứ bậc của quyền lực

Liên kết sức mạnh của tất cả các bộ phận

Chức năng tổ chức

Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó có những chức năng chủ yếu sau:

xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị

5

Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể

thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã đề ra.

Thiết kế và thực hiện công việc

Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách

nhiệm trong công việc, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ

được giao.

Những yêu cầu chính trong công tác tổ chức là: khoa học, hiệu quả, kết hợp quyền

lợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trước mắt và

lợi ích lâu dài...

Đối tượng của công tác tổ chức là: cơ cấu bộ máy tổ chức, cán bộ quản trị,các công

việc cụ thể, văn hóa tổ chức...

Phân loại công tác tổ chức:

Tổ chức cơ cấu

Tổ chức công việc

Tổ chức cán bộ

Tổ chức chính thức và phi chính thức

Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp

Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn

Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.

1.1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức

Mục tiêu của công tác tổ chức có một vai trò quan trọng trong việc định hướng,

hoạch định, kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này. Tronh kinh doanh chúng ta

thường phải trả lời cac câu hỏi như: mục tiêu của việc tổ chức một hệ thống kênh phân

phối trên thị trường mới hoặc mục tiêu của việc tổ chức xây dựng hệ thống quản trị chất

lượng là gì? Một điều rõ ràng là không xác định đượcnhững mục tiêu cơ bản của công tác

tổ chức thì không thể đánh giá chất lượng, kết quả và hiệu quả của công ty này.

Mục tiêu của tổ chức là những cái đích cần đạt được trong các hoạt động thuộc về

chức năng này. Nhìn chung những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà các đơn vị thường

6

hay nhắm tới là:

Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu quả

Xây dựng nề nếp của tổ chức văn hóa lành mạnh

Tổ chức công việc khoa học

Phát triển, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

Phát huy hết được sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

Tạo thế lực cho tổ chức thichs ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó

khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.

V.v...

Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa

học, khả thi, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản

trị khác, yêu cầu với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quan

đặc thù của công tác tổ chức.

Cơ sở khoa học của việc xác định mục tiêu của công tác tổ chức:

Nhu cầu về công tác tổ chức

Hoàn cảnh cụ thể ở mỗi đơn vị

Hiểu biết và khả năng vận dụng các quy luật khách quan về quản trị nói chung và

về tổ chức nói riêng.

V.v...

Quy trình xác định mục tiêu tổ chức như sau:

Xác định nhiệm vụ

Nghiên cứu và thu thập thông tin

Xác định mục tiêu

Thẩm định, đánh giá và bảo vệ những mục tiêu được lựa chọn

Quyết định mục tiêu.

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức

Có bốn yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp hay

7

cơ quan mà nhà quản trị quan tâm

Thứ nhất: mục tiêu và chiến lược hoạt đông của doanh nghiệp

Nhiệm vụ mục tiêu chiến lược là cơ sở căn cứ để nhà quản trị thực hiện chức năng tổ

chức. Chiến lược của một xí ngiệp có ảnh hưởng đến bộ máy của xí nghiệp theo ba lí do

sau đây:

1) Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó

mà xây dựng bộ máy.

2) Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với việc hoàn

thành các nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử

dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó.

3) Chiến lược được xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động

và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến vệc thiết kế bộ máy tổ chức.

Thứ hai: Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội

Hoàn cảnh bên ngoài của một công ty có thể là một trong ba loại hình : ổn định, thay

đổi và xáo trộn. Một hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít có những thay

đổi đột biến ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật pháp liên quan đến

hoạt động kinh doanh ít thay đối, khoa học, kĩ thuật mới ít xuất hiện... Tình hình kinh tế

xã hội trên toàn thế giới với sự thay đổi xã hội nhanh chóng về mặt khoa học kĩ thuật cho

thấy hiện nay khó để có một hoàn cảnh ổn định cho các công ty. Tuy nhiên không phải là

không có các công ty xí nghiệp vẫn giữ nguyên bộ máy tổ chức của họ trải qua hàng trăm

năm( như công ty E.E Dickinson) với sản phẩm đặc biệt truyền thống của họ. Trái lại một

hoàn cảnh thay đổi là một hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra đối với

các yếu tố đã kể trên(sản phẩm, thị trường, luật pháp...). Trong hoàn cảnh này các nhà

quản trị cần phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó. Nói chung, đó là

những thay đổi có thể dự báo trước và không gây bất ngờ. Các văn phòng luật sư, các

công ty tư vấn pháp luật thường phải luôn luôn bố trí cơ cấu tổ chức để thích nghi với các

thay đổi thường xuyên của pháp luật, là một ví dụ. Khi các đối thủ cạnh tanh đưa ra các

sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi pháp luật bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kĩ

8

thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất, đó là lúc mà

hoàn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hoàn cảnh xáo trộn.

Thứ ba: Cơ cấu và công nghệ sản xuất

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của một xí

nghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Các cuộc

điều tra cho thấy không có mối quan hệ nào của cơ cấu và công nghệ, nhưng lại tìm thấy

mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức của xí nghiệp với công nghệ ứng dụng. Woodward đã

cho thấy rằng những xí nghiệp có công nghệ sản xuất quy trình hoạt động phức tạp

thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức đọ giảm sát và phối hợp

thực hiện công việc được thực hiện ở cường độ cao. Woodward cũng cho thấy rằng tầm

hạn quản trị thường là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ công, cũng như ở xí nghiệp có

công nghệ tinh vi hiện đại. Trái lại, trong xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, vì công

nghệ đã trở thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thể

giám sát công việc của một số đông công nhân. Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệ

giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức là khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện

đại thì số lượng viên chức thư kí văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy

tờ, các công biệc bảo trì...

Thứ tư: Con người trong xí nghiệp

Những cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức là

nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên

cách tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách. Ngoài các nhà quản trị, cơ cấu tổ chức

thường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân

viên trong xí nghiệp. Như đã trình bày, tầm hạn quản trị, một yếu tố quyết định bộ máy tổ

chức có nhiều hay ít cấp bậc, hoàn toàn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng của

con người trong mỗi xí nghiệp

1.2 Nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức

1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị và nguyên tắc tổ chức

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị

9

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau được

chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những

cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác

định.

Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì càng tác động một cách hiệu quả đến hoạt

động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức

cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp

đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất kinh doanh và lợi

nhuận.

Vì vậy, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức tổ chức quản trị sẽ đảm

bảo cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản

xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực

sản xuất lao động.

Vai trò của cơ cấu tổ chức thể hiện ở những mặt sau:

Hiệu quả và hiệu lực tổ chức

Tính chuyên môn và chuyên nghiệp

Biên chế nề nếp và quy chế làm việc

Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận

Sự phối hợp hành động

Tính tập trung và phân tán

Phân quyền và ủy quyền

V.v...

Những yêu cầu chính đối với mọi cơ cấu tổ chức là: khoa học, cân đối, hợp lí, linh

hoạt, đơn giản mà hiệu quả, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, phù hợp với đòi hỏi của các

quy luật khách quan trong lĩnh vực và cơ cấu tổ chức, ổn định và tin cậy.

Những yêu cầu khi thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức:

Thiết kế và xây dựng được một cơ cấu tiên tiến và có hiệu quả ở mỗi tổ chức

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ và hoàn cảnh thực

10

tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ chức.

Phát huy được tính năng động nhạy bén và trách nhiệm của mỗi cá nhân.

1.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức

Công tác tổ chức phải được thực hiện dựa trên năm nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Nguyên tắc gắn mục tiêu với tổ chức: Tổ chức với mục đích của nó là

nhằm thực hiện mục tiêu hiệu hay tổ chức bộ máy trên cơ sở mục tiêu đã định. Vì vậy

việc tổ chức bộ máy tổ chức phải được gắn chặt với mục tiêu đã đượ xác định.

Thứ hai: Nguyên tắc hiệu quả: cơ sở của hiệu quả là tối thiểu hóa chi phí sản xuất do

đó doanh nghiệp cần phải phân công công việc đúng người, phù hợp với khả năng, trình

độ....

Thứ ba: Nguyên tắc cân đối: để hoàn thành công việc nhà quản trị phải thực hiện

công việc là giao việc cho cá nhân hay bộ phận trong tổ chức đảm nhiệm phù hợp với

quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân bộ phận đó tại doanh nghiệp.

Thứ tư: Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: các cá nhân trong các bộ phận nên chỉ có

một cấp chỉ huy duy nhất, các cấp cần phải coi trọng nguyên tắc này để tránh mâu thuận

hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy.

Thứ năm: Nguyên tắc linh hoạt: môi trường xung quanh mỗi doanh nghiệp luôn luôn

biến đỏi theo nhiều chiều hướng khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần phải luôn luôn sẵng

sàng với việc biến đổi cử môi trường để doanh nghiệp không bị ảnh hưởng nghiêm trọng

mỗi khi doanh nghiệp có sự biến đổi.

1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức

1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là phạm vi số lượng nhân viên

mà nhà quản trị có thể quản lí một cách trực tiếp.

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc

trung gian trong một xí nghiệp.Bộ máy có tầng nấc quản trị càng nhiều thì tầm hạn quản

trị hẹp và ngược lại. Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là bộ máy tổ chức

11

thấp, Bộ máy có nhiều tầng nấc là bộ máy tổ chức cao.

1.2.3.2 Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng

trong cấp thấp trong tổ chức là nhóm gộp các hoạt động theo thời gian( theo ca, theo kíp).

Hình thức phân chia này thường được áp dụng ở nhũng đơn vị phải hoạt động liên tục để

khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.

1.2.2.3 Phân chia theo chức năng

Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành chức năng được sử dụng rộng

rãi trong thực tế. Trong mỗi bộ phận đó lại phân chia thành những đơn vị nhỏ lo việc

ghiên cứu tiếp thị, lo việc tuyên truyền quản cáo....Ưu điểm của cách thức này là bỏa đảm

sự thi hành các chức năng chủ yếu và sử dụng được kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên

cách thức này có nhược điểm là thường các đơn vị mải mê theo chức năng riêng của

mình, và quên mục tiêu chung của toàn xí nghiệp.

1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ

Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và

thường thì king doanh những sản phẩn giống nhau. Cách thức này cũng được áp dụng

trong việc thành lập các dơn vị hành chính sự nghiệp theo lãnh thổ. Nhà quản trị chọn

cách thức náy khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào sản xuất,

hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên cách thức này có nhược điển là tạo nên tình

trạng trùng lặp trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ , làm phát sinh nhiều chi phí

cho xí nghiệp.

1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm

Là cách thức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh theo nhiều sản phẩm,

thành lập nên những doanh nghiệp chuyên kinh doanh theo loại sản phẩm. Cách thức này

được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị

khác nhau.

1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng

Phản ánh việc quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn cac yêu cầu khác biệt

12

nhau của từng loại khách hàng. Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các tổ

chức kinh doanh, và thường được áp dụng nhiều trong các tổ chức cơ sở hành chính sự

nghiệp.

1.2.2.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị.

Cách thức phân chia này có thể được ví dụ bằng ví dụ xí nghiệp tổ chức nên bộ phận

phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ, hoặc bộ phạn vi tính.

1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

Mỗi cấp chỉ có thủ trưởng cấp trên trực tiếp

Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập theo cơ chế chiều dọc

Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.

Ưu nhược điểm của cơ cấu này:

Ưu điểm:

Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ

Chế độ trách nhiệm rõ ràng.

Nhược điểm:

Không chuyên môn hóa. Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn

diện

Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

Dễ dẫn đến cách quản lí gia trưởng.

Tuy nhiên cơ cấu này lại rất phù hợp với quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và

tính chất sản xuất liên tục.

13

Hình 1.2.3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí trực tiếp

1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lí là:

- Có sự tồn tại các dơn vị chức năng

- Không theo tuyến

- Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp

dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy.

Mô hình này có các ưu nhược điểm sau:

Ưu điểm:

14

GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc Sản Xuất Phó Giám Đốc Tiêu Thụ

Phân

xưởng

I

Cửa

hàng

Số I

Phân

xưởng

II

Phân

xưởng

III

Cửa

hàng

Số II

Cửa

hàng

Số III

Cơ cấu này được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu

Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện

Dễ đào tạo và dễ tìm kiếm nhà quản trị

Nhược điểm:

Vi phạm chế độ thủ trưởng

Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng

ban chưc năng có nhiều khó khăn

Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.

15

GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc

Sản Xuất

Phân

xưởng

I

Cửa

hàng

Số I

Phân

xưởng

II

Phân

xưởng

III

PhòngKH

Cửa

hàng

Số II

Cửa

hàng

Số III

PhòngTC

PhòngKT

PhòngNS

PhòngKCS

Phó Giám Đốc

Kinh doanh

Hình 1.2.3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

1.2.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến chức năng

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tieps và chức năng. Kiểu cơ cấu

này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về

chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực

tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình

phụ trách.

16

Phó Giám Đốc

Sản Xuất

Phân

xưởng

I

Cửa

hàng

Số I

Phân

xưởng

II

Phân

xưởng

III

Phòng

KH

Cửa

hàng

Số II

Cửa

hàng

Số III

PhòngTC

PhòngKT

PhòngNS

PhòngKCS

Phó Giám Đốc

Kinh doanh

GIÁM ĐỐC

Hình 1.2.3.3.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến-chức năng

ƯU nhược điểm cử cơ cấu này là:

Ưu điểm:

Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhược điểm:

Nhiều tranh luận xảy ra do đó nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết

Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

Vẫn có xu hướng can thiệp vào các đơn vị chức năng.

1.2.4 Tiến trình tổ chức bộ máy

Tiến trình tổ chức bộ máy bao gồm các bước cơ bản sau:

Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Phân tích công việc

Phân chia công việc theo từng nhóm chức năng

Xác lập sơ đồ tổ chức

Mô tả nhiệm vụ cho từng phòng ban và bộ phận

Xác định chính sách sử dụng nhân sự

Định biên nhân viên

Xác định qui chế hoạt động

Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ

Kiểm tra đánh giá

Tổ chức lại bộ máy

1.2.5 Tiến trình tổ chức công việc

Quy trình thiết kế công việc thường được thục hiện theo những bước cơ bản sau:

17

1) Xác định nội dung của những công việc cần làm và mục tiêu cần đạt được của

những công việc đó.

2) Thu thập thông tin và phân tích khả năng thực hiện công việc từ các góc độ: máy

móc, thiết bị, mặt bằng, công nghệ, vốn liếng, thời cơ, thời gian, quan hệ, con

người, và năng lực chuyên môn, sở trường và nhiệt tình trách nhiện của họ.

3) Thiết kế và phân chia công việc một cách khoa học, hợp lí và tối ưu thành nhưng

công việc làm cụ thể.

4) Xây dựng các phương án tổ chức bố trí sắp xếp và thực hiện công việc

5) Lựa chọn phương án tối ưu

6) Tổ chức thực hiện và điều chỉnh công việc cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

7) Tổ chức rút kinh nghiệm và hoàn thiện công tác thiết kế và tổ chức thực hiện

công việc.

1.2.6 Tổ chức cán bộ

Công tác tổ chức cán bộ phải đạt dược những yêu cầu sau:

Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu về cán bộ của tổ chức

Xây dưng, chuẩn bị, đào tạo và bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ mạnh về năng

lực chuyên môn, đủ về số lượng, thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi trong tổ chức.

Bảo đảm tính liên tục, tính kế thừa về độ ngũ cán bộ

Phát huy được tính năng động độc lập, tự chủ, sáng tạo, tinh thần hợp tác, ý

thức trách nhiệm và tính hiệu quả của những người làm công tác tổ chức quản trị.

Muốn công tác tổ chức cán bộ hoàn thành được nhiệm vụ của mình thì cần tuân thủ

những nguyên tắc khoa học sau:

Tuyển chọn, đào tạo và bố trí cán bộ theo nhu cầu khách quan của công việc

Bố trí đúng người đúng việc và phù hợp với nguyện vọng sở thích và khả

năng của mỗi người.

Kết hợp hỗ trợ nhau giữa những mặt mạnh và yếu của mỗi cán bộ

Kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ trong tổ chức

Tạo điều kiện thuận lợi để phát huy dược tối đa khả năng, năng lực, sở

18

trường, sở đoản của mỗi cán bộ

Ngăn chặn mọi biểu hiện trù dập, bè phái, cục bộ, nịnh hót, cơ hội, xu hướng

chạy theo thành tích cá nhân, mất đoàn kết trong nội bộ hàng ngũ cán bộ.

CHƯƠNG 2

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty

Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ thành lập 2007 với 8 nhân viên và vốn điều lệ

ban đầu là 1.200.000.000 đồng.

Tên giao dịch: THE GIOI TRE CO .,LTD

Địa chỉ: 2025/40 Quốc lộ 1A, Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố

Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Giám đốc/ đại diện pháp luật: Nguyễn Mười

Số giấy phép kinh doanh: 4102054556

Mã số thuế: 0305254369

Ngày đăng kí kinh doanh: 04/10/2007

Ngày hoạt động: 12/10/2007

Ngành nghề linh doanh: mua bán rượu, thực phẩm, hóa mĩ phẩm, bia, nước giải

khát

Hoạt động chính: Bán lẻ, hình thức khác( trừ bán lẻ tại của hàng lưu động, hoặc

tại chợ)

Tel: 0913823004

Email: tuananhthegioiruou@gmail.com; tuananhthegioiruou@yahoo.com

Website: //http://thegioiruou.bumha.com/

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn kinh doanh của công ty

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

19

Công ty phải đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. Chịu

trách nhiệm trước Nhà nước về kết quả hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước

khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện.

Công ty có nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định

của pháp luật. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo qui định của Nhà nước.

Công ty phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo qui

định, báo cáo bất thường theo yêu cầu, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo.

Chịu sự kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền, tuân thủ các qui định về thanh kiểm tra

của cơ quan tài chính, các cơ quan Nhà nước theo qui định của pháp luật.

2.1.2.2 Quyền hạn của công ty

Công ty có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, có vốn và tài sản riêng, tự

chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn do Công ty quản lý, có con

dấu riêng, được mở tài khoản và quan hệ tín dụng với các ngân hàng .

Công ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu,

nhiệm vụ công ty. Được quyết định mức lương, thưởng đối với người lao động trên cơ sở

các định mức đơn giá tiền lương được duyệt và hiệu quả hoạt động của công ty đúng theo

qui định của Nhà nước.

Công ty được vay vốn, huy động vốn để kinh doanh, được thế chấp tài sản và giá trị

quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý của công ty tại các ngân hàng

để vay vốn kinh doanh theo qui định của pháp luật.

2.1.3 Quá trình phát triển công ty

Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty Thế Giới Trẻ đã đưa ra phương châm

hoạt động theo 4Đ “Đạt chất lượng – Đủ số lượng – Đúng thời hạn – Đáp ứng đúng nhu

cầu”. Qua những tháng năm hoạt động, với sự nỗ lực phấn đấu học tập, nghiên cứu, cộng

với niềm đam mê nghề nghiệp, đội ngũ tập thể CBCNV Công ty Thế Giới Trẻ đã xây

dựng Công ty từng bước phát triển không ngừng, nâng cao uy tín – chất lượng sản phẩm

và đã tạo được chỗ đứng vững vàng trên thị trường nội địa các nước trong khu vực.

Thương hiệu và sản phẩm Thế Giới đã được người tiêu dùng tín nhiệm.

20

Hiện nay vốn điều lệ của công ty lên đến 5.000.000.000 đồng với số lượng nhân viên

là 20 người.

Hiện nay công ty ngoài cung cấp rượu các loại cho khác hàng, còn cho thuê xe du lịch

với ưu điểm đội ngũ tài xế giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, chuyên nghiệp, lái xe an toàn...sẽ

khiến cho khách háng có những chuyến tham quan du lịch thoải ái nhất.

Công ty phục vụ xe cho nhu cầu thuê xe của các công ty, tổ chức, gia đình đi du lịch

ngắn ngày và dài ngày.

2.1.4 Các nguồn lực hiện nay của công ty

2.4.1.1 Cơ cấu lao động

Cơ cấu lao động: Tổng số lao động hiện tại là 20 người; tỷ lệ về trình độ, tay nghề

của người lao động có:

Cao học 1,63%

Đại học 57.96%

Cao đẳng 28.75%

Trung cấp 13.29%

Cơ cấu lao động trong đó:

Nam 60,2%

Nữ 39.8%

Tuổi trung bình người lao động 24,8 tuổi.

Bình quân thâm niên công tác 2,2 năm.

Lãnh đạo 2,86%

Lao động quản lý 10,61%

Lao động gián tiếp 46,94%

Lao động trực tiếp 39,59%

Lao động theo thời gian 13.47%

2.1.4.2 Tài sản cố định

Hiện tại công ty đang có số vốn điều lệ cho quá trình kinh doanh là 5.000.000.000

21

đồng. Có 5 xe du lịch, một văn phòng chính của công ty và một kho rượu.

2.1.4.3 Nguồn lực của công ty

Công ty hiện đã xây dựng cho mình một hình ảnh là nhà cung cấp các loại rượu tốt,

thật 100% và đảm bảo uy tín giao nhận đúng thời gian thỏa thuận với khách hàng.

Dịch vụ của công ty đã đến được với khách hàng và nhận được những phản hồi tích

cực, tạo động lực cho toàn thể nhân viên của công ty cố gắng làm việc để nâng cao hơn

nữa hình ảnh và chất lượng sản phẩm của công ty trong mắt khách hàng lâu năm và tiềm

lực khách hàng trong thời gian tới của công ty

Công ty có đội ngũ cán bộ quản lí lành nghề, quan tâm đến nhân viên và có uy tín

với khách hang, đội ngụ nhân viên nhiệt huyết, làm việc hết mình cho công ty không ganh

tị đố kị nhau trong công việc,

2.2 Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

2.2.1 Quy mô hoạt động của công ty

Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ là một trong những đơn vị cung cấp rượu uy tín

cho các nhà hàng và dại lí rượu lớn trong cả nước và đặc biệt là TP Hồ Chí Minh

Văn phòng trụ sở đăng ký kinh doanh của Công ty tại địa chỉ số 2025/40 Quốc lộ 1A,

Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ đã đưa ra

phương châm hoạt động theo 4Đ “Đạt chất lượng – Đủ số lượng – Đúng thời hạn – Đáp

ứng đúng nhu cầu”. Qua những tháng năm hoạt động, với sự nỗ lực phấn đấu học tập,

nghiên cứu, cộng với niềm đam mê nghề nghiệp, đội ngũ tập thể CBCNV Công ty đã xây

dựng Công ty từng bước phát triển không ngừng, nâng cao uy tín – chất lượng sản phẩm

và đã tạo được chỗ đứng vững vàng trên thị trường nội địa . Thương hiệu và sản phẩm

công ty đã được người tiêu dùng tín nhiệm.

Cùng với những kiến thức được trang bị và kinh nghiệm tích lũy từ thực tế, Ban lãnh

đạo Công ty đã định hướng và hoạch định xây dựng tổ chức nhằm đưa tất cả mọi hoạt

động sản xuất – kinh doanh của Công ty áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn pháp luật.

22

Đến nay, sản phẩm rượu của công ty THẾ GIỚI TRẺ đã cung ứng cho rất nhiều

khách hàng.

Một trong những yếu tố cơ bản đưa thương hiệu thế giới trẻ ngày càng chiếm ưu thế

trên thị trường trong nước là do Ban lãnh đạo và tập thể CBCNV Công ty quyết tâm và

định hướng kiên định việc gắn kết chất lượng, an toàn sản phẩm làm tiêu chí hàng đầu.

Xem sự phát triển và tồn tại của Công ty là do khách hàng quyết định.

Hiện nay, bộ máy tổ chức và hoạt động của Công ty được xây dựng chặt chẽ và hoàn

chỉnh theo cơ cấu phân cấp chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo ngành dọc

2.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2.2.2:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Chức năng của các bộ phận:

Giám Đốc: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu

trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty và trả lương cho nhân viên, quyết

định lương thưởng cho nhân viên.

23

GIÁM ĐỐC

Phòng kế toán Phòng Kinh doanh

Phòng nhân sự

Kho hàng

I

Kho hàng

II

Chức năng:

Tổ chức thực hiện các quyết định của công ty, quyết định các vấn đề liên quan

đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.

Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, ban

hành quy chế quản lý nội bộ công ty.

Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty.

Tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách thức các chức danh quản lý

trong công ty .

Phòng Kế Toán : có 1 kế toán Trưởng và 1 kế toán viên phụ trách theo dõi, ghi sổ

sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, phân phối

và sử dụng vốn, chi phí kinh doanh hợp lý, phân phối thu nhập hợp lý để báo cáo lên

cấp trên thực hiện đúng chế độ thanh toán với Nhà Nước.

Phòng kinh doanh: Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện các

chính sách về kinh doanh, tổ chức các nghiệp vụ về kinh doanh.

Phòng sản xuất: quản lý chất lượng sản phẩm, giao nhận hàng, kiểm kho với số

lượng nhân viên gồm:

Bộ phận nhận hàng: 3 nhân viên

Bộ phận kiểm kho: 1 nhân viên

Phân xưởng I và phân xưởng II là nơi bảo quản sản phẩm khi công ty nhập về

trước khi giao cho khách hàng.

2.2.3 Tổng quan hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ

Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty TNHH THẾ GIỚI TRẺ là mua bán các

loại rượu và cho khách thuê xe du lịch. Với số lượng công nhân viên là 20 người độ tuổi

từ 22- 41, có nhiệt tình với công việc, kinh nghiệm.

Quy trình nhập khẩu rượu của công ty từ nước ngoài: công ty sau khi đã thỏa thuận và

kí kết hợp đòng với nhà cung ứng rượu từ nước ngoài sẽ tiến hành nhập rượu về cản biển

Việt Nam theo số lượng cụ thể quy định trong hợp đồng. Sau khi rượu được vận chuyển

về đến cảng Việt Nam đại diện của công ty sẽ làm các thủ tục cần thiết và cho vận chuyển

24

rượu về kho của cung ty để thuận tiện cho việc cung ccaps rượu cho khách hàng trong

nước. Thủ tục nhập khẩu rượu của công ty được tiến hành đúng theo nghị định số

94/2012/NĐ-CP về sản suất kinh doanh rượu.

Công ty hiện đang tiếp nhận hợp đồng cung cấp rượu của các nhà háng và đại lí bản

rượu trên toàn quốc đặc biệt là trong khu vực TP Hồ Chí Minh.

Về cho thuê xe du lịch, khách hàng sau khi liên lạc với công ty sẽ có nhân viên tư vấn

hướng dẫn nên thuê loại xe nào cho phù hợp với chuyến đi sau đó hai bên sẽ thỏa thuận

và kí kết hợp đồng, bên khách hàng sẽ phải đặt cọc trước cho công ty là 30% giá trị hợp

đồng sau khi kết thức hợp đồng thuê xe khách hang sẽ thanh toán hết số tiền còn lại trong

một lần.

Nhờ có số lượng công nhân ít biến động, và tình hình tài chính vững chắc, chế độ

chính sách tiền lương, thưởng ưu đãi, đảm bảo cuộc sống cho anh chị em công nhân, lợi

nhuận công ty năm 2012 là 5.000.000.000 đồng.

Hiện công ty đang tiến hành tìm kiếm các khách hàng tiềm năng ở các tỉnh khác ngoài

khu vực thành phố Hồ Chí Minh và tiếp tục duy trì lượng khách hàng lâu năm thân thiết

với công ty.

2.2.4 Cơ cấu sản phẩm của công ty

Trải qua gần sáu năm hoạt động và phát triển công ty đã ngày càng khẳng định

thương hiệu và chất lượng sản phẩm của mình đến với khách hàng. Hiện tại công ty

TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ đang kinh doanh cac mặt hàng rượu phong phú đa dạng mẫu

mã đáp ứng mọi nhu cầu thưởng thức của khách hàng. Sản phẩm rượu của công ty bao

gồm:

Các sản phẩm chính của công ty

25

Tên rượuNăm sản

xuấtLoại rượu Xuất xứ

Kích

thướcĐộ rượu Màu sắc

Cuvee

Louise2007-2008

Champagne

khôPháp 750ml 12.5% Váng sáng

Rượu

Vang -

Vang đỏ

Passion 3

lít trống gỗ

Mọi năm Vang đỏ Chile300ml

Đỏ của

nho

Camus xo

trắngMọi năm

cognac

Borderies

100%

Hầm rượu

gia đình ở

camus

750ml 40%Hổ phách

đậm, trong

Rượu vang

chilê

Monte

negro

750ml

RVTB201

Mọi nămChile 750ml 12%

Màu đặc

trưng của

từng loại

trái cây

làm rượu

Cantagua

cabernet

sauviginon

Mọi năm Cantagua Chile 750ml 12%Xanh hoặc

đỏ

ISC

BrandyMọi năm Rượu ISC Pháp 700ml 39% Vàng

ISC

WhiskyMọi năm Rượu ISC Pháp 700ml 39% Vàng

ISC Rhum Mọi năm Rượu ISC Pháp 700ml 39% Vang

26

Bảng 2.2.4.1 cơ cấu các dòng sản phẩm chính của công ty

Các sản phẩm mới của công ty

Tên rượu Kích thước Độ rượu Xuất xứ

Rượu ISC Vodka 700ml 39% Việt Nam

White Rhum

Chauviet700ml 39% Pháp

Cognac X.O Liberte

(ngựa)700ml 40% Pháp

Rượu ISC -Dark

Rhum Chauviet 700ml39% Việt Nam

Bảng 2.2.4.2: Cơ cấu các dòng sản phẩm mới của công ty

2.2.5 Kết quả sản xuất kinh doanh các năm gần đây

Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ là công ty thành lập chưa lâu và vẫn đang trong

giai đoạn tìm kiếm khách hàng với mức tiêu thụ lớn và ổn đinh. Những năm gần đay tuy

nền kinh tế đang khủng hoảng việc kinh doanh cũng vì vậy mà gặp nhiều khó khăn hơn

tuy nhiên với sự cố gắng, nhiệt huyết với công việc tòn thể nhân viên của công ty đã cố

gắng không mệt mỏi đưa doanh thu của công ty từng bước tăng liên tục. Từ khi thành lập

đến nay kết quả snar xuất kinh doanh của công ty được đánh giá cao nhất vào ba năm

2010, 2011, 2012. Dưới đây là bảng báo cáo kết quả sản suất kinh doanh của công ty

trong ba năm 2010,2011,2012

27

Bảng 2.2.5. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH

DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ NĂM 2010-

2011-2012Đơn vị tính:VNĐ

Chỉ tiêu Mã

số

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm

2011/2010

Năm

2012/2011

1.

Doanh

thu bán

hàng và

cung cấp

dịch vụ

01

20.134.653.891 29.743.289.288 45.663.448.311 47,72% 53,53%

2. Các

khoảng

giảm trừ

doanh

thu

02 - - - - -

3.

Doanh

thu

thuần về

bán hàng

và cung

10 20.134.653.891 29.743.289.288 45.663.448.311 47,72% 53,53%

28

Chỉ tiêu Mã

số

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm

2011/2010

Năm

2012/2011

cấp dịch

vụ

4. Giá

vốn bán

hàng

11 19.487.980.436 28.570.232.439 45.040.020.188 46,60% 61,15%

5.Lợi

nhuận

gộp về

bán hàng

và cung

cấp dịch

vụ

20 646.673.455 1.173.056.849 623.428.123 94,54% -48,12%

6.Doanh

thu hoạt

động tài

chính

21 20.431.245 58.449.688 58.394.737 186,08% -0,09%

7.Chi

phí tài

chính

Trong

đó chi

phí lãi

vay

22

23

360.157.830

198.754.000

521.555.909

233.328.000

405.723.676

213.884.000

44,81%

17,39%

-22,20%

-8,33%

8.Chi

phí hàng 24 54.544.673 65.343.664 67.443.764 19,79% 3,21%

29

Chỉ tiêu Mã

số

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm

2011/2010

Năm

2012/2011

hóa

9.Chi

phí quản

lí doanh

nghiệp

25 454.213.679 471.403.903 467.296.931 3,78% -0,87%

10.Lợi

nhuận

thuần từ

hoạt

động

kinh

doanh

30 845.356.777 1.345.764.754 2.012.923.884 59,19% 49,57%

11, Thu

nhập

khác

31 - - - - -

12. Chi

phí khác

32 10.654.865 6.820.700 22.270.986 -35,98% 226,53%

13. Lợi

nhuận

khác

40 9.722.763 9.972.762 10.637.273 2,57% 6,66%

14.Tổng

lợi

nhuận kế

toán

trước

50 628.691.186 1.522.119.877 1.732.011.387 58,38% 11,59%

30

Chỉ tiêu Mã

số

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm

2011/2010

Năm

2012/2011

thuế

15. Chi

phí thuế

thu nhập

doanh

nghiệp

hiện

hành

51 157.172.796 380.529.969 433.002.846 58,38% 11,59%

16.Chi

phí thuế

thu nhập

doanh

nghiệp

hoãn lại

52 - - - - -

17.Lợi

nhuận

sau thuế

thu nhập

doanh

nghiệp

60 471.518.390 1.141.589.908 1.298.988.541 58,38% 11,59%

18.Lãi

cơ bản

trên cổ

phiếu

70 - - - - -

31

2.2.6 Nhận xét đánh giá về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.2.6.1 Tình hình lợi nhuận kinh doanh của công ty

Lợi nhuận là một chỉ tiêu tài chính tổng hợp phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh

doanh của công ty. Mục đích của việc phân tích lợi nhuận là đánh giá được mức độ hoạt động của

công ty trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh trong từng kỳ kinh doanh. Từ đó

tìm ra những nguyên nhân và nhân tố tác động đến lợi nhuận của công ty và đề ra các biện pháp

nhằm nâng cao tỷ suất lợi nhuận trong kỳ kinh doanh tiếp theo.

Chỉ tiêu

Năm 2012 Chênh lệch

Kế hoạch Thực hiện

Thực hiện so với Kế

hoạch

Số tiềnTỷ lệ

(%)

Lợi nhuận từ hoạt

động kinh doanh

1.900.000.000

( 40% lợi nhuận

năm 2011)2.012.923.884

112.923.884 5,94%

Lợi nhuận khác 20.000.000 10.637.273 -9.362.727 -46,8%

Tổng lợi nhuận 1.920.000.000 2.023.561.157 103.561.157 5,39%

Trích phòng kế toán( ĐVT: VNĐ)

Công ty cho biết, những năm trước nguồn lợi nhuận chính của công ty đến từ việc

mua bán rượu cho các nhà hang và quán bar ở tp Hồ Chí Minh nhưng những năm gần

đây khi có nhiều công ty được thành lập và công ty phải cạnh tranh gay gắt để giành thị

32

trường, đồng thời ban lãnh đạo công ty cũng nhận thấy hiện nay các tỉnh thành khác cũng

đang vươn lên phát triển vượt bật, nhận thấy đây là thi trường tiềm năng, công ty đã đưa

ra kế hoạch hoạt động vừa tiếp tục phát triển thị trường ở thành pố Hồ Chí Minh vừa đánh

váo thị trường ở các tỉnh khác mà mục tiêu trước tiên là Đà Nẵng và Vũng Tàu.

Năm 2012 nền kinh tế vẫn còn khó khăn do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh

tế thế giới nên kế hoạch lợi nhuận năm 2011 dự báo sẽ tăng 40% so với năm 2009.

Tuy nhiên, qua bảng tổng hợp lợi nhuận của công ty ta thấy, lợi nhuận thực tế công

ty đạt được đã vượt kế hoạch ban lãnh đạo đề ra là 5,94%, và lợi nhuận năm 2012 tăng

49,57% so với lợi nhuận năm 2011.

Nguyên nhân: trong năm 2012, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí khác,

chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều tăng lên so với năm 2011, đồng

thời doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng tăng lên, tuy nhiên, khoản chênh lệch

tăng của các loại chi phí này lại nhỏ hơn khoản chêch lệch tăng doanh thu. Do đó lợi

nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng vượt bậc so với năm 2011.

Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2012 có thể nói là đạt kết

quả tốt. Nhưng công ty cần phải nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh hơn nữa. Muốn

vậy, công ty phải tích cực thực hiện các biện pháp tăng doanh thu, đồng thời công ty cũng

cần phải tăng cường kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí nhằm đưa hoạt động kinh doanh

của công ty ngày càng có hiệu quả hơn.

2.2.6.2 Ưu điểm của công ty

Công ty đã thực hiện tốt các phương án đề ra, thực hiện được phương châm hoạt

động theo 4Đ “Đạt chất lượng – Đủ số lượng – Đúng thời hạn – Đáp ứng đúng nhu cầu”

đây được xem là chìa khóa dẫn đến sự thành công của công ty

Công ty có bộ máy quản lí được phân công và phân cấp rõ ràng. Nhiệm vụ và tránh

nhiệm của từng cá nhân cũng như từng bộ phận được xác định cụ thể. Do đó tạo điều kiện

làm việc thuận lợi cho nhân viên và giúp cho công tác liểm tra và đánh giá nhân viên của

cấp quản lí được dễ dàng và chính xác hơn.

Công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động marketing trong doanh nghiệp vì

33

vậy công ty đã có sự quan tâm đứng mức cho vấn đề này. Nhiều hoạt động marketing của

công ty được chú trọng như chăm sóc khách hàng, quản bá thương hiệu của công ty trên

các phương tiện thông tin và mạng internet...

Công ty có chế độ đãi ngộ và trả lương cho nhân viên theo đúng quy định của pháp

luật. Ngoài ra công ty còn có nhưng hình thức đãi ngộ khác để khuyến khích nhân viên

làm việc, và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên phát huy hết khả năng và khuyến

khích sự sáng tạo.

Tình hình kinh doanh và tài chính của công ty rất ổn định. Đặc biệt năm 2012 các chỉ

tiêu doanh thu lợi nhuận tăng cao hơn so với năm 2011 đã chứng tỏ khả năng phát triển

của công ty trong những năm tới.

Công ty chịu trách nhiệm về sả phẩm cung cấp cho khách hàng là hàng thật, chhats

lượng cao vì vậy đã tạo được lòng tin ở khách hàng.

Về phần tổ chức kế toán: kế toán của công ty đã được bố trí tương đối phù hợp với

khối lượng công việc và đáp ứng nhu cầu đề ra. Hình thức hoach toán "chứng từ ghi sổ"

vừa phù hợp đảm báo, phản ánh trung thực khách quan.

Ngoài việc đảm bảo lợi ích của các nhân viên trong công ty, công ty còn đáp ứng

được các mục tiêu của xã hội. Không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường,

tạo được uy tín với đối tác, khách hàng thông qua uy tín sản phẩm và thái độ làm việc

chuyên nghiệp.

Sản phẩm của công ty rất đa dạng cả về mẫu mã và chủng loại, đáp ứng tốt mọi nhu

cấu của khách hàng. Khách hàng ở mỗi loại tâng lớp đều có thể sử dụng với các sản phẩm

công ty

Đội ngũ nhân viên của công ty có nhiệt huyết làm việc, am hiểu sản phẩm và thị

trường. Cơ cấu lao đông của công ty còn trẻ vì vậy họ rất năng động sáng tạo trong việc

tìm ra bước đi riêng cho công ty

Giảm đốc của công ty ông Nguyễn Mười là một người có kinh nghiệm làm việc, yêu

nghề, quan tâm đến nhân viên tạo điều kiện để thúc đẩy nhân viên phát huy khả năng của

mình.

34

2.2.6.3 Nhược điểm của công ty

Công ty tuy đã nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động marketing nhưng việc

tổ chức và thực hiện vẫn chưa chuyên nghiệp, các hoạt động marketing vẫn chưa được

đầu tư đúng mức do đó hiệu quả mang lại vẫn chưa cao

Công ty chưa có một nội quy cụ thể và chính thức nên chưa giải quyết tốt vấn đề

nghỉ làm không xin phép trước, đi làm muộn ... Của nhân viên

Tình hình tài chính của công ty khá an toàn và ổn định tuy nhiên vẫn còn một số

hạn chế:

Các chỉ số thanh toán của công ty còn thấp trong khi đó chỉ số thanh toán hiện

hành cuẩ công ty lại khá cao. Tỷ lệ tiền mặt công ty đang nắm giữ là không cao,

gặp khó khăn khi phải huy động một khoản tiền lớn.

Vòng quay hàng tồn kho và vòng quay các khoản phải thu còng thấp

Tuy lệ lợi nhận trên doanh thu thấp. Năm 2012 tỷ lệ này là gần 40%, năm 2011 là

gần 30%

Công ty là công ty tư nhân hơn nãu thành lập chưa lâu vì vậy qui mô cồn ty vẫn còn

nhỏ. Các hoạt đông quản lí kinh doanh vẫn chưa thật sự chuyên nghiệp. Công ty còn

hạn chế trong việc tìm đối tác.

35

CHƯƠNG 3

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY

3.1 Phương hướng hoạt động của cơ cấu bộ máy quản lí của công ty trong thời gian

tới

Để khắc phục ccas khó khăn thì tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được

một số mục tiêu sau:

- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý Công ty trong điều hành sản xuất kinh

doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn

nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng

lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản

xuất.

- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các

quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt

chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm

kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người

lao động.

- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, tạo nên một khối

quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.

Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng

bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi

mới.

- Chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp

xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động

3.2 Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức tại công ty

Công ty có cơ cấu tổ chức bô máy theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể hiện

sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu này, Công ty đã tận

dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và

cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng.

36

Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao:

Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định, Vận dụng được

khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho Giám đốc.

Công ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực

tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó.

Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và

nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban.

Tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: Một số cán bộ

công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp

giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá

nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và

làm không đúng chuyên môn của mình.

3.3 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình

độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ. Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay

thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh

doanh trong giai đoạn hiện nay; Công ty chưa có những chính sách khuyến khích lao

đông quản lý học hành, cử đi học nước ngoài và thuê chuyên gia nước ngoài đến giảng

dạy để đội ngũ lao động của công ty có thể thích ứng và vận dụng nhanh chóng công nghệ

mới vào công tác quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty; Công ty chưa có chính

sách thu hút những người lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và

thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh. Tuy quy mô sản xuất kinh

doanh của Công ty không lớn nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính linh động cao

nhưng Công ty không nên thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý và cán bộ quản lý theo hàng

tháng mà có thể thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý theo từng quý hoặc hàng năm để giảm sự

xáo chộn về cơ cấu tổ chức và cán bộ quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy năng lực

của mình. Công ty cần xây dựng phòng Hành chính để chuyển trợ lý nhân sự về phòng

này dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.

37

Tóm lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ

nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn

nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới

đểCông ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt

khe của khách hàng trong

3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức tại công ty

Để hoàn thiện bộ máy quản lí của công ty, em xin phép đưa ra một số kiến nghị sau:

1.Với ban giám đốc

Qua cơ cấu tổ chức của công ty ở trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lý

với quy mô và hình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một

cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ

sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì

Công ty chỉ bán hàng theo đơn đặt hàng nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn,

mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng

tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng

tin học thành thạo. Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên

đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan

hệ của Công ty với thị trường bên ngoài.

`2. Hoàn thiện cơ cấu phòng ban

So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có

thêm Phòng tổ chức hành chính . Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan

trọng đốivới mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của

Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong các vấn đề về tiền lương, lao động.... Mặt

khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và

các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng

Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc các vấn

đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt

Giám đốc trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của Giám đốc.

38

3. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lí

Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều

chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty

quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các

phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo

hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng

nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không

bị chồng chéo. Chức năng nhiệm vụ của Công ty phải được kiện toàn, phân rõ được

nhiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban

4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động

Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá

trình lao động và chất lượng lao động quản lý. Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề hiện

nay của Công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các Phòng ban còn

chưa hợp lý, các phòng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau. Vậy

Công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin

được thuận lợi, nếu có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại sao cho phù hợp với

điều kiện mới.

Về điều kiện làm việc của Công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất

kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp

một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.

Ngoài ra bầu không khí tâm lý là rất quan trọng. Trước đây, ở hầu hết các doanh

nghiệp vấn đề này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức. Nhưng ngay nay

người ta không thể phủ nhận được vai trò của nó, đặc biệt đối với những người làm công

tác quản lý.

Do vậy, Lãnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thường xuyên quan

tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm

bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn

kết nội bộ. Công ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn bất chắc

39

trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoả mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với

nhân viên. Có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến đóng góp

cho Công ty.

5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất

Đối với lao động quản lý, nội dung kỷ luật chủ yếu là sử dụng thời gian lao động.

Nhìn chung hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến, Công ty duy trì chế độ làm

việc 8h/ ngày và 48h / tuần song thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, nguyên nhân

chủ yếu xất phát từ bộ máy tổ chức quản lý cả Công ty chưa được hợp lý, chưa hình thành

các kỷ luật lao động và nội quy lao động, giải quyết các công việc riêng... đây cúng là

những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao.

Do vậy Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ

luật lao động, tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ

luật, tránh tâm lý làm việc đối phó. Vậy giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các

biện pháp sau:

+ Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong

Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra; Có hình thức khen

thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những người vi

phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp,

đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc.

+ Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lý hoá lao động tránh

tạo ra thời gian dỗi.

+ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ.

40

KẾT LUẬN

Tổ chức bộ máy quản lý là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết

định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Vì vậy làm tốt công

tác quản lý là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi doanh

nghiệp.

Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ,

em đã hoàn thành chuyên đề thực tập: "Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ

chức bộ máy quản trị tại công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ". Với hi vọng nâng

cao kiến thức cũng như đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cơ cấu

tổ chức bộ máy tổ chức của Công ty.

Phần cơ sở lý luận đã chỉ ra những khái niệm cơ bản về quản lý, lao động qản lý,

bộ máy quản lý cũng như các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý cũng như

các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ

máy quản lý.

Phần thực trạng đã nêu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ

cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty,... Đặc điểm bộ máy tổ

chức và những khó khăn thuận lợi trong kinh doanh cũng như sự cần thiết phải

hoàn thiện bộ máy quản lí của công ty

41

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tập thể tác giả Ts Phan Thăng-Ts Nguyễn Thanh Hội.Quản trị học; NXB Thống

Kê

2. Trần Kim Dung,(1997).Quản trị nguồn nhân lực; NXB Giáo dục-Hà Nội

3. Phạm Đình Phương,(1997).Quản trị học nhập môn; NXB TP Hồ Chí Minh

4. Nguyễn Hải Sản,( 1998). Quản trị học; NXB Thống Kê-Hà Nội

5. Nguyễn Thanh Hội,(1998). Quản trị nhân sự; NXB Thống Kê- Hà Nội

6. Website: //http://thegioiruou.bumha.com/

7. http://www.sieuthiruoungoai.com

8. http://tailieu.vn

9. http://www2.hcmuaf.edu.vn

10. http://vi.wikipedia.org

42

43