Manual sistematalento humano

S istema I nformático I ntegrado del T alento H umano

S istema I nformático I ntegrado de R ecursos H umanos

INSTRUCTIVO PRIMERA FASE

CARGA Y CAPTURA DE INFORMACIÓN DE INSTITUCIÓN, PUESTOS Y RECURSOS HUMANOS DEL SECTOR PÚBLICO

2010

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IntroducciónEn los actuales momentos la sociedad como el sector público, están sujetos a constantes cambios tecnológicos, además considerando que estamos inmersos en una época de cambios políticos, económicos y culturales en el área administrativa el SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO se convierte en una gran herramienta clave para el cambio en la cultura organizacional, en la innovación de la conducta o el comportamiento del recurso humano, puesto que optimiza los recursos existentes y permite el desarrollo de las Instituciones.

El presente Módulo, proporciona los conceptos, herramientas y mecanismos informático-administrativos necesarios para el manejo de los recursos humanos contribuyendo para el éxito de las instituciones Públicas y por ende para el crecimiento y desarrollo del país.

Procesos a desarrollar La ejecución del Módulo estará sustentada en el desarrollo del conocimiento del sistema SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO para una buena dirección y administración del mismo.

Objetivos del móduloEste Módulo fomentará la apropiación de los conocimientos, desarrollo de sus capacidades y comprensión del quehacer laboral público para administrar en forma eficiente y eficaz la organización.

Se busca contribuir con las Instituciones Públicas en la correcta administración del Talento Humano mediante la aplicación de la herramienta informática SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO, propendiendo al desarrollo de competencias técnicas administrativas y gerenciales con creatividad, comunicación, trabajo en equipo, responsabilidad y valores.

Motivar a los Participantes del Módulo hacia un cambio de actitud frente a los problemas que las organizaciones enfrentan y tratar de satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos como externos.

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Orientaciones metodológicas El presente texto contiene un conjunto de conocimientos, aprópiese de los mismos, profundice mediante la investigación y la lectura de la normativa legal correspondiente. Estos nuevos conocimientos adquiridos deberán ser familiarizados, aplicados y replicados finalmente por usted .

Contenidos GENERALIDADES

UNIDAD UNO: ADMINISTRACIÓN DE DATOS – INSTITUCIONES:

OBJETIVO: Ingresar los datos que permitan describir a la Institución, tomando como referencia a toda la base legal que disponga la institución en cuanto a su creación, direccionamiento estratégico, estructura organizacional y régimen de personal, validado y verificado por la UATHs.

CONTENIDOS1.1 Datos de la institución 1.2 Direccionamiento estratégico1.3 Estatuto o reglamento orgánico1.4 Estructura organizacional 1.5 Cuerpos colegiados o comités1.6 Régimen de personal

UNIDAD DOS: ADMINISTRACIÓN DE DATOS – PUESTOS:

OBJETIVO: Ingresar los datos que permitan describir los puestos agrupados Institucionales y/o genéricos con los que cuenta la Institución, tomando como referencia la Estructura Organizacional y los Regímenes de Personal ingresados previamente.

CONTENIDOS2.1 Escala de remuneraciones / Datos remunerativos2.2 Organigrama de posición 2.3 Jefe inmediato

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UNIDAD TRES: ADMINISTRACIÓN DE DATOS – RECURSOS HUMANOS:

OBJETIVO: Ingresar los datos del personal de la Institución, esto incluye datos personales, generales, y de trayectoria laboral.

CONTENIDOS3.1 Información personal3.2 Información familiar3.3 Información académica3.4 Información de capacitación3.5 Información del puesto3.6 Trayectoria laboral

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Bibliografía adicional para su conocimiento:LOSEP, Reglamento de Aplicación, Normas Técnicas emitidas por el Organismo Rector.

Desarrollo de las Unidades SIITH: Sistema Informático Integrado del Talento Humano.

GENERALIDADES Ingreso al Sistema: Mediante el ingreso a sitio web: www.Sistema Informático Integrado del Talento Humano.gob.ec, el usuario podrá ingresar al sistema con su número de CÉDULA y una CLAVE; la misma será proporcionada por el administrador del Sistema de MRL la cual se otorgará mediante una notificación vía correo electrónico.

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http://www.siirh.gob.ec/

http://www.siirh.gob.ec/


Informativo: En la pantalla de ingreso, se presenta una sección de noticias; la cual servirá para presentar información tomada del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO.

Una vez ingresado al sistema se presentara una pantalla inicial de bienvenida al SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO.

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Identificador de acceso al sistema

Pantalla de Ingreso

Informativo


El SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO, tiene dos tipos de pantallas, la primera para ingreso y/o actualización de información y otra para búsquedas.

Pantallas de Ingreso/actualización de información.- Este tipo de pantallas sirve para la registro de información; y se dividen en secciones generales que facilitarán la ubicación de los datos de cada una de estas:

Encabezado: Esta es un área común para todas las pantallas, se encuentra situada en la parte superior de la página, en esta se encuentran las siguientes opciones:

• Ayuda/FAQ: Presenta la ayuda del sistema.

• Cambiar Clave: Permite cambiar la clave de usuario.

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Pantalla Inicial de Bienvenida

Pantalla de Ingreso y Actualización


• Cerrar Sesión: Permite salir del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO.

• Nombre: Se despliega el Nombre del Usuario con el cual ingreso al SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO.

• Institución: Se despliega las siglas de la Institución, en caso de no

tener siglas se presenta el Nombre de la misma.

Menú de Opciones: Esta área común para todas las pantallas, situada después del encabezado, cuenta con las siguientes opciones:

Administración de Datos: Contiene submenús con opciones de ingreso de datos de la Institución, de los puestos, del recurso humano y carga masiva de recursos humanos.

Movimientos de Personal: Contiene submenús correspondientes a los diferentes movimientos de personal, permitidos por la Ley.

Administración General: Contiene submenús para administración del sistema.

Aplicaciones: Permite la carga de la información recogida de los biométricos y permite el ingreso masivo para la verificación de impedimentos para ejercer cargo público.

Reportes: Genera los diferentes reportes de datos establecidos en el Sistema.

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Menú de Opciones


Barra de Mensajes: Esta área común para todas las pantallas, se encuentra situada después del Menú de Opciones y muestra los mensajes que genera el sistema, los mismos que pueden ser de:

• Éxito: Cuando se grabe y/o actualice la información ingresada.

• Error: en caso de faltar algún

• Dato obligatorio o que este mal ingresado.

Ingreso de datos: área propia de cada pantalla en la cual se incluirá los campos que el usuario debe ingresar y/o seleccionar dependiendo de la opción seleccionada en los submenús del sistema.

Los campos que son obligatorios están marcados con el carácter asterisco (*)

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Barra de Mensajes


Pantallas de Búsqueda de información: este tipo de pantallas sirve para buscar una institución, un servidor/a, funcionario/a de acuerdo a parámetros de búsqueda específicos, seleccionar el deseado y referenciar la información según corresponda. Se dividen en secciones generales que facilitarán la ubicación de los datos:

• Parámetros de Búsqueda: área para ingresar los parámetros de búsqueda deseados y aplicar la misma con el botón Buscar.

• Resultado de Búsqueda: área en la que se presenta los datos resultantes de la búsqueda.

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Ingreso de Datos

Mensajes

EncabezadoMenú de Opciones


Menú de Opciones: El menú de opciones es una barra horizontal localizada en la parte superior con opciones generales, cada una de estas mostrará submenúes desplegables que a su vez de acuerdo a las opciones para el registro de la información que se encuentren habilitadas dependiendo del tipo de usuario.

Navegación de pantallas: Al seleccionar una opción de un submenú, se presenta un grupo de pantallas asociadas cada una a una pestaña; la misma tiene un nombre que describe los datos a registrar.

Los datos que se registren en cada pestaña serán obligatorios u opcionales dependiendo de la información que se requiera registrar secuencialmente.

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Parámetros

Resultados de Búsqueda

Submenú


Barra de Herramientas: Las pantallas de registro de datos del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO, presentan una barra de herramientas situada en la parte superior y/o inferior de la pantalla, y contiene botones de acción para guardar, cancelar y consultar, los mismos están situados a la izquierda, a la derecha se encuentran los botones para adjuntar archivos (.pdf), ayuda e impresión.

Dentro de los botones de acción se tiene:

Para Grabar la información ingresada y/o actualizada de la pantalla actual.

Para crear un Nuevo registró dependiendo del contexto de la pantalla.

Para Consultar información específica, dependiendo del contexto de la pantalla.

Para Adjuntar archivos que sirvan como soporte de la información ingresada en el sistema.

Para mostrar una archivo de Ayuda sobre la funcionalidad de pantalla actual.

Para Imprimir un reporte específico de acuerdo a la pantalla en la que se encuentra.

(*) El asterisco indica obligatoriedad de campo, lo cual implica que si el campo de un formulario posee asterisco y este se encuentra vacío, al momento de grabar el Sistema lanzará una excepción indicando que el campo debe ser llenado.

Cambio de Clave: Para cambiar la clave del usuario exista la pantalla de Clave de Usuario, la misma que esta situada en el Encabezado, en la parte superior izquierda bajo la etiqueta Cambiar Clave.

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En la pantalla de Cambio de Clave se tienen los siguientes campos y botones de acción para el ingreso:

• Clave Anterior.- Ingresar la clave actual

• Nueva Clave.- Ingresar la nueva Clave

• Confirmar Nueva Clave.- Ingresar el valor digitado en el campo Nueva Clave

Tipos de Archivos para Adjuntar: El SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO presenta en cada una de las pantallas la opción de Adjuntar Archivos que sirvan de soporte a la información registrada en el

sistema mediante el Botón

Para esto es necesario que previamente la UATH´s, escanee la documentación y/o grave los archivos correspondientes en formato de documento portable, es decir PDF y nombre a estos de acuerdo a lo indicado en este documento en las secciones respectivas.

Una vez que de clic en el link de archivos aparecerá la siguiente pantalla para el ingreso de documentos.

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Cambio de Clave


En esta pantalla se pueden apreciar los siguientes elementos:

• Guardar (referirse al explicación de numeral 1.4)

• Agregar: Permite ingresar nuevos documentos.

• Tabla de documentos: muestra un listado de todos los documentos que han sido ingresados, donde se pueden distinguir los siguientes datos:

• Fecha de ingreso del documento.

• Título del documento.

• Link para descargar.

• Link para Editar el documento.

• Link para eliminar el documento.

Al presionar clic en el botón guardar se mostrará el siguiente mensaje, en el que indica el resultado de la acción:

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En el caso de que se desee descargar el archivo aparecerá lo siguiente:

Para el caso de eliminar un documento aparecerá el siguiente mensaje de advertencia:

Fechas

Para el registro de campos de tipo fecha en el SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO, se presenta un calendario para selección de la misma.

En la ventana de calendario se presenta la fecha actual, para referenciar años se tienen las opciones con etiquetas << ó >> y para meses < ó >

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La opción << sirve para mostrar años anteriores y >> para años siguientes

La opción < sirve para mostrar meses anteriores y > para meses siguientes

UNIDAD UNO: ADMINISTRACIÓN DE DATOS – INSTITUCIONES:Administración de Datos – Instituciones es la fase del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO que permite la captura y procesamiento de la información para la carga del Catastro de Instituciones Públicas.

El ingreso de los datos de la institución se la realizará tomando como referencia la totalidad de la base legal que disponga la institución en cuanto a su creación, direccionamiento estratégico, estructura organizacional y régimen de personal, debidamente verificada por la UATHs.

La ejecución de este menú se lleva a cabo de una forma sencilla a continuación conoceremos sobre el uso de cada uno de los submenús o pestañas que lo conforman:

Régimen de PersonalCodificaciónDatos de la Institución

Direccionamiento Estratégico

Estatuto o Reglamento

Orgánico

Estructura Organizacional

Cuerpos Colegiados y Comités

CODIFICACIÓN

El sistema despliega automáticamente el nombre de la institución y el código Catastral, estos datos se encuentran precargados.

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Si se da el caso de que se desee cambiar el nombre de la institución, el sistema lanzará el siguiente mensaje de alerta:

Apareciendo automáticamente una fila nueva para el ingreso de una reforma.

Base Legal de Creación: En esta sección se debe ingresar los registros correspondientes a la(s) base(s) legal (es) que fundamentan la creación de la institución.

Tipo de Base Legal: Se refiere a la Ley, Decreto Ejecutivo, Resolución etc. Con la cual se realizó la creación o reforma correspondiente para justificar el cambio en la descripción de la Institución.

Tipo de Publicación: Se refiere al medio por el cual se difundió y/o comunicó la base legal de creación de la Institución (Ejemplo. Registro Oficial).

Fecha de Publicación: Fecha en el que fue publicado la base legal de creación de la Institución, se debe marcar en el calendario la fecha (día, mes y año).

Ámbito: Es el alcance que tiene la Institución, Nacional, Regional, Local etc.

En el caso de que el ámbito escogido sea provincial, se tendrá la opción extra de seleccionar la provincia o provincias específicas en las cuales la institución se desempeña.

Finalidad: Razón por la cual la Institución ha sido creada.

Eliminar Base Legal: Este botón sirve para eliminar los registros que han sido derogados o ya no están vigentes según la correspondiente Ley, Acuerdo, decreto, etc.

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Reforma a la base legal de Creación: En esta sección se debe ingresar los registros correspondientes a la(s) reforma(s) de la base legal de creación institucional.

Este es un archivo histórico de la Normativa Legal Institucional, por consiguiente debe tomarse en cuenta todas las reformas existentes a la base legal de creación de la institución.

Una vez que se haya ingresado toda la información pertinente se deberá dar clic en el botón grabar para el registro total de los datos, caso contrario estos se perderán.

Si todos los datos fueron ingresados correctamente aparecerá un mensaje indicándonos que se ha registrado exitosamente caso contrario se mostrará un mensaje con los errores producidos al grabar.




Orgánico



Datos de la Institución

Esta pantalla contiene datos generales para identificación de la institución, siendo requerido el ingreso los campos Datos Institución, Ubicación Geográfica, Dirección y Juicios de Recursos Humanos, esta información es requerida y debe ser actualizada cada ves que se produzca un cambio en cualquiera de los campos antes señalados a fin de mantener actualizado el catastro de instituciones públicas.

Algunos de campos se encuentran son precargados al momento de asignar el código catastral, estos campos únicamente se visualizarán y no podrán ser modificados por la Institución.

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Datos de la Institución: En este campo se deber realizar el registro de la información general de la institución, algunos ítems que son recuperados automáticamente y otros deben ser ingresados por el usuario.

Nombre: Este campo contiene el nombre con el que se conoce a la Institución, información que se despliega automáticamente, en algunos casos aparecerá las siglas de la Institución o se podrá ingresar dichas abreviaturas en caso de tenerlo. (Ejemplo: SRI)

RUC: Registro Único de Contribuyentes (RUC), en este campo se deberá ingresar al sistema el número de identificación asignado por el SRI.

Código Presupuestario: En este campo se registrará el código estructurado que utiliza el Ministerio de Finanzas para identificar a las instituciones del Sector Público en el sistema e-SIPREN

Número Patronal: En este campo se registrará el Código de identificación de empresas públicas y privadas que permite al empleador afiliar a los diferentes trabajadores y realizar trámites en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

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Número de Juicios de Recursos Humanos: En este campo se registrará el número de juicios que tuviere la institución en materia de recursos humanos, este dato debe ser verificado y actualizado cada vez que se suceda un nuevo juicio ya que el mismo no se actualiza automáticamente.

Función del Estado: Se este ítem se encuentra precargado y hace referencia al organigrama de posición mediante el cual el Estado, se encuentra conformado. (Ejemplo: Función Ejecutiva, Legislativa Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social).

Sector: Este ítem se encuentra precargado y comprende grandes servicios agrupados en procesos específicos los cuales son desarrollados por las entidades, organismos y dependencias del sector público. (Ejemplo: Sector: Administrativo).

Tipo de Institución: Este ítem se encuentra precargado y está relacionado con el nombre de la institución, entidad, organismo o empresa, en algunos casos este dato no aplica.

Actividad: Este ítem de selección múltiple permite definir el área de desempeño a la cual se encuentra orientada la institución. (Ejemplo: Administrativa, Financiera, Económica, Bienestar Social etc.)

Ubicación Geográfica: En esta sección se visualizará los campos de identificación posicional de la institución como son: Región, Provincia, Cantón y Parroquia, todos estos ítems son de selección múltiple y su ingreso es obligatorio.

Dirección: En esta sección se debe registrar la información que corresponde a la dirección y ubicación de la institución: Calle Principal, Número de inmueble, Calle Secundaria, Referencia de la ubicación de la institución. Teléfono 1 o (troncal) Teléfono 2 para el registro del número de la UATH´s Institucional, Teléfono Fax y la dirección de la página Web de la institución.

Una vez se llenados todos los campos de información se deberá dar clic en el botón grabar para el registro total de los datos. Si todos los datos fueron ingresados correctamente aparecerá un mensaje indicándonos que se ha registrado exitosamente, caso contrario un mensaje aparecerá en la parte superior de la página mostrando los errores producidos al grabar.

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Orgánico




Esta pantalla contiene los datos correspondientes al direccionamiento estratégico de la institución, conformado por misión, visión, objetivos, valores.

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Campos que deberán ser llenados y forman parte de esta página:

Aprobado: Se debe seleccionar si se encuentra o no aprobado el Direccionamiento Estratégico de la Institución, si selecciona la opción SI se debe registrar la siguiente información:

• Tipo de Base Legal: Se refiere a la Ley, Decreto Ejecutivo, Resolución etc. Con el cual se dispuso la aprobación del Direccionamiento Estratégico de la Institución.

• Fecha de aprobación: Es la fecha en el que fue aprobado el Direccionamiento Estratégico. (Nota: Se debe marcar en el calendario la fecha día, mes y año).

Misión: Compendio de la razón de ser de una organización, este dato es esencial para determinar objetivos y formular estrategias.

Visión: Es la Declaración amplia y suficiente de cómo estará la organización dentro de 5 o 10 años. Ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización quiere ser en el futuro.

Objetivos estratégicos: En esta sección se debe registrar los Resultados globales que una institución desea alcanzar en un período de tiempo determinado. Los objetivos deben fijarse tanto para la organización, como para cada proceso.

Al dar clic en el botón Agregar automáticamente aparecerá las casilla de ingreso para un nuevo objetivo, además de la opción de eliminarlo.

Valores: Es el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la institución, constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional.



Estatuto o Reglamento Orgánico



Estatuto o Reglamento Orgánico

Esta pantalla contiene el reglamento, ordenanza o conjunto de normas legales que regulan el funcionamiento de la entidad y cuyas partes o unidades administrativas están interrelacionadas entre sí.

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Estatuto o Reglamento Orgánico aprobado por MRL: Se debe seleccionar SI, siempre y cuando el Ministerio de Relaciones laborales o la Ex-SENRES hayan emitido la correspondiente Resolución de aprobación en función de la normativa legal vigente.

Organigrama: Es la expresión gráfica y esquemática de la estructura organizativa de una empresa, o de cualquier otra entidad productiva, comercial, administrativa, políticas, pública y otras.

Mapa de Procesos: Representación gráfica de la interrelación entre procesos gobernantes, habilitantes, de valor agregado y clientes externos.

Cadena de Valor: Es aquella que disgrega a la organización en actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciación existentes y potenciales.

Estatuto o Reglamento Orgánico: Reglamento, ordenanza o conjunto de normas legales que regulan el funcionamiento de una entidad, cuyas partes o unidades administrativas están interrelacionadas entre sí.

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Tanto el organigrama, mapa de procesos, cadena de valor y estatuto o reglamento orgánico, deberán ser ingresados a través de archivos en formatos PDF, o Fotográficos (JPG;MPG; GIB, etc.) los cuales deben cargarse en el sistema mediante un clic en botón de buscar y subir archivo.

Reformas al Estatuto o Reglamento Orgánico

En esta sección se podrán ingresar reformas al Estatuto Orgánico teniendo como datos de la Reforma:

Tipo de Base Legal: Se refiere a la Ley, Decreto Ejecutivo, Resolución etc. Que disponga la aprobación de las reformas al Estatuto o Reglamento Orgánico.

Tipo de Publicación: Se refiere al medio por el cual se difundió y/o comunicó la base legal de reforma al Estatuto o Reglamento Orgánico.

Fecha de publicación: Fecha en el que fue publicado la base legal de reforma al Estatuto o Reglamento Orgánico, marcar en el calendario la fecha (día, mes y año).

Una vez que se haya ingresado toda la información pertinente se deberá dar clic en el botón grabar para el registro de los datos.

Si los datos fueron ingresados correctamente aparecerá un mensaje indicándonos que se ha registrado exitosamente, caso contrario un mensaje nos indicará los errores producidos al grabar.

Finalmente se podrán eliminar las reformas que se ingresen a través de un clic en el botón eliminar.




Orgánico




Es el conjunto de procesos o unidades administrativas interrelacionados para el uso del uso del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO se deberá asignar responsables para cada una de las áreas.

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Estructura Organizacional: Dentro de esta sección se debe ingresar la forma mediante la cual se encuentra estructurada la organización, esta casilla de selección múltiple cuenta con tres tipos de datos validados que son:

• Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de funciones para cada tarea.

• Por Procesos: La de carácter organizacional, mediante la cual tareas y actividades se agrupan en base a tipos de productos o servicios.

• Implantado: Determinar si se encuentra en ejecución la estructura por Procesos

Cambio de Estructura Organizacional: esta opción permite a través de un clic en el link “cambiar el tipo de estructura organizacional” con lo cual se podrá cambiar el tipo de Estructura Organizacional.

Hay que tomar en consideración que si se cambia el tipo de estructura organizacional, automáticamente se eliminan los datos registrados de la estructura anterior.

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Además se cuenta con tres casillas de selección múltiple en las cuales se deberán ingresar el tipo de la base legal, tipo de publicación y la fecha de la publicación con las cuales se aprobaron y/o expidió la Estructura Organizacional de la Institución las cuales se detallan a continuación:

• Tipo de Base Legal: Se refiere a la Ley, Decreto Ejecutivo, Resolución etc. que disponga la aprobación de la Estructura Organizacional.

• Tipo de Publicación: Se refiere al medio por el cual se difundió y/o comunicó la base legal de aprobación de la Estructura Organizacional.

• Fecha de publicación: Fecha en la cual fue publicado la aprobación de base legal de estructura Organizacional.

Matriz de Competencias: Este ítem busca determinar si la organización cuenta con la herramienta que define el conjunto de acciones o actividades institucionales que en forma exclusiva o compartida le corresponden realizar legítimamente a uno o varios niveles de gobierno.

Manual de Procesos y Procedimientos: Este ítem busca determinar si la organización cuenta con los respectivos manuales que permitan determinar las funciones, actividades, tareas y responsabilidades asignadas a cada uno de los puestos con los que la organización cuenta.

Si se selecciona la alternativa SI automáticamente se desplegarán los siguientes campos:

• Tipo de Base Legal: Se refiere a la Ley, Decreto Ejecutivo, Resolución etc. Que disponga la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos de la Institución.

• Fecha de emisión: Fecha en la que fue emitido el Manual de Procesos y Procedimientos.

Edición de la Estructura Organizacional: Según el tipo de estructura elegida se pueden distinguir los niveles asociados a la misma de la siguiente manera:

Estructura Por Procesos:

• Gobernantes: Procesos también denominados gobernadores, estratégicos, de dirección, de regulación o de gerenciamiento. Estos

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procesos son responsables de emitir políticas, directrices y planes estratégicos para el funcionamiento de la organización.

• Habilitantes de Asesoría: Este tipo de procesos son los responsables de brindar productos de asesoría para generar el portafolio de productos institucionales demandados por los procesos gobernantes, agregadores de valor y por ellos mismos.

• Habilitantes de Apoyo: Facilitan la entrega de recursos y prestación de servicios, para el cumplimiento de las actividades de los procesos gobernadores. Es el conjunto de actividades requeridas para la gestión de los recursos humanos, financieros, tecnológicos, y bienes necesarios para la entrega de productos demandados por el cliente ciudadano de acuerdo con la misión organizacional.

• Agregadores de Valor: También llamados procesos específicos, principales, productivos, de línea, de operación, de producción, institucionales, primarios, claves o sustantivos. Son responsables de generar el portafolio de productos y/o servicios que responden a la misión y objetivos estratégicos de la institución.

• Desconcentrados: Transferencia de competencias de una entidad administrativa del nivel nacional a otra jerárquicamente dependiente (nivel regional, provincial o distrital), siendo la primera la que mantiene la rectoría y asegura su calidad y buen cumplimiento.

Estructura Funcional:

• Nivel Directivo: Este nivel representa el más alto grado de la estructura de la Institución; orientará y dirigirá la política de la misma.

• Nivel de Asesoría: Absuelve los requerimientos de consulta de los niveles Directivo, Ejecutivo y Operativo; su relación de autoridad es directo con los niveles Directivo y Ejecutivo e indirecta con los otros niveles.

• Nivel Ejecutivo: Corresponde al nivel Ejecutivo, cumplir y hacer cumplir las políticas fijadas por el nivel directivo.

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• Nivel de Apoyo: Responsable de la eficiencia administrativa de los recursos financieros, materiales, humanos, tecnológicos y logísticos.

• Nivel Operativo: El Nivel Operativo, es el responsable de la ejecución de los planes, programas y proyectos encaminados al cumplimiento de los objetivos institucionales.

En el Sistema SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO la Estructura Organizacional se presenta en un esquema de árbol, en el cual cada nivel puede poseer subniveles y se pueden crear subniveles hasta donde fuese necesario.

Para agregar subniveles en un nivel o cambiar un dato o nombre referente al mismo es necesario dar clic en el botón de Editar el cual está presente al lado derecho de cada nivel, esto permitirá visualizar una nueva pantalla de ingreso o modificación de información.

En esta pantalla se puede apreciar un listado de los subniveles asociados al nivel editado, con las opciones de: agregar (permite ingresar más subniveles), guardar (registra la información de los subniveles aumentados) y eliminar (permite eliminar un subnivel asignado)

Recuerde que al aplastar grabar si todos los datos fueron ingresados correctamente aparecerá un mensaje indicándonos que se ha registrado exitosamente, caso contrario un mensaje dará cuenta de los errores producidos al grabar.

Nota Importante: Esta ventana cuenta con una casilla de verificación de

control de formulario misma que sirve para asignar a un nivel o subnivel el Rol de la UATH´s, esto permitirá identificar que unidad o proceso hace las funciones de la Unidad de Administración de Recursos Humanos en el Sistema SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO.

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Orgánico




En esta pantalla se presenta la información referente a los Cuerpos Colegiados y Comités con los que cuenta la Institución, en el cual se puede apreciar dos submenús: Representantes de cuerpos colegiados y Representantes de Comités.

Representantes de Cuerpos Colegiados: En esta sección se puede registrar los distintos representantes de los Cuerpos Colegiados (Órgano representativo integrado por profesionales), el cual se basa en los siguientes datos:

Nombre del Cuerpo Colegiado: Se debe asignar un nombre para identificación del mismo.

Tipo de Base Legal: Se refiere a la Ley, Decreto Ejecutivo, Resolución etc. que disponga la conformación del Cuerpo Colegiado.

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Tipo de Publicación: Se refiere al medio por el cual se difundió y/o comunicó la base legal de conformación del Cuerpo Colegiado.

Fecha de publicación: Fecha en la cual fue publicado la conformación del Cuerpo Colegiado, marcar en el calendario la fecha (día, mes y año).

Instituciones: Se refiere al tipo de institución que conforma el Cuerpo Colegiado, para poder ingresar estos datos de deberá dar clic en el botón

, el cual abre la siguiente pantalla para el ingreso de datos de las instituciones que conforman el Cuerpo Colegiado o Comité:

Tipo de Institución: Es una casilla de selección múltiple que cuenta con los siguientes ítems de selección:

• Privada: Sirve para determinar la institución privada cuyo representante es parte del Cuerpo Colegiado, Personal, en esta casilla de deberá ingresar el nombre de la persona que es parte del Cuerpo Colegiado.

• Pública: Se seleccionará de un listado predefinido, la institución pública cuyo representante es parte del Cuerpo Colegiado.

• Personal: Se debe ingresar el nombre de la persona que es parte del comité

Institución: Se debe ingresar el nombre de la institución a la que pertenece el miembro del Cuerpo Colegiado.

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Puesto Nombre: Se debe ingresar el puesto o cargo que ostenta el representante al Cuerpo Colegiado.

Representantes de Comités: (Parte final de la tabla), en esta sección se puede registrar los distintos representantes de comités, los cuales son un conjunto de personas que con apego a las leyes o reglas de una organización, o institución o entidad tienen establecidas determinadas competencias.

Para este caso se toma en consideración los mismos ítems que para Cuerpos Colegiados y el ingreso de datos es el igual.

Régimen de Personal

CodificaciónDatos de la Institución



Orgánico



Régimen de Personal

Esta pantalla contiene la información concerniente al Régimen de Personal de las Instituciones, que es un conjunto de normas que regulan la administración de recursos humanos en los diversos ámbitos que constituyen el sector.

Régimen de Personal: Es una casilla de selección múltiple la cual se encuentra precargada y permite seleccionar de los diversos tipos de Régimen de personal existente, una vez seleccionado el Régimen de Personal, se

deberá activar los botones de opción para elegir: RMU, Sueldo o Salario Básico.

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Vacaciones anuales: En este casillero se deberá ingresar en números el tiempo de interrupción de las actividades laborales de acuerdo al Régimen de Personal.

Contratos: Esta ventana cuenta con una casilla de verificación de control de

formulario misma que sirve para indicar si el Régimen de Personal corresponde a contratos.

Componentes de Ingreso: En esta sección se realiza el registro de Componentes de Ingreso de la Institución, para lo cual es necesario que previamente se haya escogido un régimen de personal


• Partida Presupuestaria: Es el código estructurado que determina el origen y destino de los recursos financieros. Este conjunto de datos representados por códigos alfanuméricos, son utilizados para ordenar sistemáticamente la información presupuestaria.

• Partida Presupuestaria General: Esta ventana cuenta con una

casilla de verificación de control de formulario misma que sirve para indicar que la partida presupuestaria que se utiliza es para gastos de personal.

• Cuenta: Es el nombre asignado a la cuenta de gastos de personal.

• Tipo de Base Legal: Hace referencia a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la aprobación de la Estructura Organizacional.

• Tipo de Publicación: Se refiere al medio por el cual se difundió y/o comunicó la base legal de aprobación de la Estructura Organizacional.

• Fecha de publicación: Fecha en la cual fue publicado la aprobación de base legal de Estructura Organizacional., marcar en el calendario la fecha (día, mes y año).

• Descripción/Fórmula de Cálculo: Se debe describir o definir la forma en la que calcula lo registrado en el dato Cuenta. La formula de calculo esta orientada a las instituciones que no tienes los componentes unificados para el caso de las Instituciones que

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conforman la Función Ejecutiva no se deberá llenar este campo ya que todos los componentes remunerativos están agrupados en la RMU.

• Periodicidad: Sirve para determinar la frecuencia con la que se cancela el componente del ingreso.

Finalmente el usuario tiene la opción de eliminar el campo, esto tras la confirmación necesaria para la ejecución de la acción dando clic en el botón final derecho

Otros Componentes: En esta sección se realiza el registro de otros componentes de la Institución, para lo cual es necesario que previamente se haya escogido un régimen de personal

Para este caso se toma en consideración los mismos ítems que para Componentes del Ingreso y el registro de datos es el igual.

Adicionalmente tras el ingreso de los componentes, el usuario del sistema tendrá la versatilidad de visualizar los distintos componentes ingresados, dependiendo del tipo de Régimen de personal escogido.

En primera instancia aparecerá la información en la sección inferior de la pantalla de la siguiente manera:

Por lo que es necesario dar un clic en las fechas de despliegue , esto permite la visualización completa antes ingresada.

UNIDAD DOS: ADMINISTRACIÓN DE DATOS – PUESTOS:Administración de Datos – Puestos es la fase del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO que permite describir los puestos agrupados Institucionales y/o genéricos con los que cuenta la Institución, tomando como referencia la Estructura Organizacional y los Regímenes de Personal ingresados previamente.

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El ingreso de datos de los puestos se encuentra agrupado en tres pestañas, Escala de Remuneraciones / Sueldos básicos, Organigrama de Posición y Jefe Inmediato, cada una contiene un conjunto de campos agrupados en secciones para dividir la información

Existen campos que deberán ser ingresados de manera obligatoria los cuales están marcados con * y/o campos opcionales dependiendo de la institución.

Escala de Remuneraciones / Datos Remunerativos

Organigrama de Posición Jefe Inmediato

Escala de remuneraciones / sueldos básicos

En esta pantalla de realiza el ingreso de escalas de remuneraciones o sueldos básicos, en donde se pueden apreciar cuatro submenús: Régimen de Personal, Manual de clasificación de puestos institucional, Aprobación de la escala de RMU y Escala más Componentes Referencial.

Régimen de Personal: En esta sección de pantalla se realiza la selección del Régimen de Personal a los cuales se van a asignar los diferentes puestos.

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Tanto el Régimen contiene una casilla de selección múltiple con los siguientes ítems de selección:

Cuadro 13.

Manual de Clasificación de Puestos Institucional: en esta opción se

deberá activar los botones de opción para elegir si cuenta o no la Institución con Manual de Clasificación Institucional.

Aprobación de la escala de RMU: Esta sección de pantalla permite registrar la información referente a la Aprobación de la escala de RMU, en donde se puede apreciar:

• Tipo de Base Legal: Esta casilla de selección múltiple hace referencia a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la aprobación de la Escala de RMU.

• Tipo de Publicación: Esta casilla de selección múltiple hace referencia al medio por el cual se difundió y/o comunicó la base legal de aprobación de la Escala de RMU.

• Fecha de publicación: Fecha en la cual fue publicado la aprobación de base legal de la Escala de RMU, marcar en el calendario la fecha (día, mes y año).

Escala: Esta sección del pantalla Permite el registrar la escala de remuneraciones que manejará el régimen de personal previamente seleccionado.

Para los regímenes de personal LOSCCA 14 Grados, LOSCCA 20 Grados y LOSCCA Jerárquico Superior, la escala de remuneraciones se cargará automáticamente, desplegándose los siguientes campos de registro:

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• Grado: Es la ponderación que se da a un puesto en relación a una escala.

• Descripción: Define el nombre con el que se le identifica al puesto o al grupo ocupacional.

• Libre nombramiento: Esta casilla de verificación de control de

formulario sirve para indicar si corresponde a un puesto o grupo ocupacional cuyos puestos son de Libre Nombramiento y Remoción.

• RMU: Este campo permite ingresar la RMU correspondiente al puesto o grupo ocupacional.

• RMU Máxima: Este campo permite ingresar la RMU Máxima correspondiente al puesto o grupo ocupacional, si existe solo un rango para este puesto o grupo ocupacional se debe ingresar el mismo dato determinado en la RMU.

• RMU Mínima: Este campo permite ingresar la RMU Mínima correspondiente al puesto o grupo ocupacional, si existe solo un rango para este puesto o grupo ocupacional se debe ingresar el mismo dato determinado en la RMU.

• Décimo Tercer Sueldo: Este campo permite ingresar el valor de una remuneración mensual unificada adicional.

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• Décimo Cuarto Sueldo: Este campo permite ingresar una remuneración básica mínima unificada.

• Aporte Patronal: Este campo permite ingresar el rubro que el empleador debe pagar al IESS, esto es, los aportes personales y los de sus trabajadores.

• Fondo de Reserva: Rubro que para los servidores públicos será depositado mensual o anualmente en el IESS, hasta el 30 de marzo del año siguiente calculado sobre el sueldo básico percibido desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de ese año.

• Eliminar: Esta opción del sistema permite la eliminación del registro.

Escala Referencial: Para otros regímenes de personal que no correspondan a los referidos se puede seleccionar una escala referencial LOSCCA 14 GRADOS, LOSCCA 20 Grados y LOSCCA Jerárquico Superior, si estas escalas no sirven de referencia para la institución es necesario que el usuario registre en los campos antes señalados la información particular de su institución.

Escala de Remuneraciones / Datos Remunerativos Organigrama de Posición Jefe Inmediato

Organigrama de Posición

Es importante recordar que para acceder a este menú es necesario que se hayan registrado por lo menos una escala por cada Régimen de Personal cargado a la Institución.

El Organigrama de Posición es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos. En donde se puede apreciar tres submenús:

Estructura Organizacional: En esta sección de pantalla se muestra la Estructura Organizacional que maneja la Institución, la cual se puede visualizar con los niveles principales que la componen como son: Gobernantes, Habilitantes de Asesoría, Habilitantes de Apoyo, Agregadores de Valor y Procesos Desconcentrados.

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Cada nivel puede presentar niveles asociados (subnivel), que a su vez pueden tener más niveles asociados, los cuales son de fácil acceso a través del árbol de navegación que representa la Estructura Organizacional.

Adicionalmente a la derecha de cada nivel se indica si este nivel posee puestos registrados.

Organigrama de Posición: En esta sección se puede establecer más niveles asociados a un nivel de la Estructura para lo cual el usuario deberá dar un clic en el nivel a manejar (éste aparecerá a la derecha del título Organigrama de Posición, lo cual activará el botón de agregar.

Al dar un clic en aparecerá la siguiente pantalla para administración de Puestos Individuales:

En la pantalla de pueden apreciar dos secciones:

• Organigrama de Posición: En esta sección se muestran los datos correspondientes al Organigrama de Posición del nivel previamente seleccionado, en donde se destacan los siguientes datos:

o Nombre del Puesto

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o Grupo Ocupacional

o Nivel del Puesto

o Rol del Puesto

• Partida Presupuestaria Individual: Esta sección se muestra por cada puesto se debe ingresar la partida presupuestaria correspondiente al mismo, si se marca al puesto como contrato el sistema automáticamente desplegara la partida presupuestaria general. Se puede apreciar un botón de Agregar que permite el ingreso de más partidas, al dar clic en él permite el registro de una nueva partida.

Los Datos que maneja la partida son:

o Por Contrato: Señala si la partida presupuestaria corresponde a contrato.

o Partida Presupuestaria: Permite ingresar la partida presupuestaria individual del puesto.

o Litigio: Determina si la titularidad del puesto (partida presupuestaria) se encuentra en conflicto y sometido a la decisión de los Tribunales.

o Caucionado: Señala si el puesto (partida presupuestaria) tiene responsabilidad económica.

o Estado: Determina el estado del puesto (partida presupuestaria) y puede seleccionar:

Vacante

Vacante Provisional

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Jefe Inmediato: En esta sección se puede observar el orden jerárquico de los puestos, una vez asignados puestos a la unidad o procesos el sistema de manera automática procederá a asignar el orden de jerárquico de mayor a menor grado

Botón Definir jefe inmediato: Para el caso de unidades o procesos en los cuales el sistema no ha podido determinar cual es el inmediato superior se desplegará una pantalla con las unidades y puestos que lo conforman para que sea el usuario quien defina quien es el jefe superior.

UNIDAD TRES: ADMINISTRACIÓN DE DATOS – RECURSOS HUMANOS:Administración de Datos – Recursos Humanos es la fase del SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DEL TALENTO HUMANO que permite ingresar los datos del personal de la Institución, esto incluye datos personales, generales, y de trayectoria laboral.

El ingreso de los datos del recurso humano se lo realizará con el personal que al momento se encuentra laborando en la Institución.

Ingreso de Datos del Recurso Humano: El ingreso de datos del recurso humano se encuentra agrupado en varias pestañas, cada una de estas

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contiene un conjunto de campos agrupados en secciones de pantalla para dividir la información

Los campos que deben ser ingresados de manera obligatoria se encuentran signados *

Trayectoria LaboralInformación

PersonalInformación Familiar

Información Academica

Informacion de Capacitación

Información del Puesto

Información Personal

En esta pantalla se deberá ingresar todo lo referente a la Información Personal del Recurso Humano:


Información Personal

Dirección Permanente

Dirección Temporal

Contacto de Emergencia

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Declaración de Bienes

Información Bancaria

Nota Importante: En la parte superior de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:

Guardar: Registra la información en el sistema

Nuevo: Limpia la pantalla de cualquier información para el registro de un nuevo servidor.

Consultar: Permite la consulta de un usuario previamente registrado en el sistema, esto a través de una pantalla de búsqueda como se muestra a continuación:

La búsqueda de servidores se lo puede realizar por medio de No. de Documento, este dato hacer referencia a la Cédula de Ciudanía o a su vez por el nombre o apellido.

Luego de ingresar los datos de búsqueda el usuario deberá dar un clic en el botón buscar el cual mostrará un listado de los servidores que coinciden con los datos mencionados anteriormente.

En el listado de los servidores se muestra la cédula, apellidos, nombres y la opción de seleccionar, esta opción permite recuperar la información del servidor requerido.

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Información Personal: En esta sección de pantalla se muestra la información personal del servidor la cual está conformada por los datos personales y de identificación del servidor/a o trabajador/a.

Trayectoria LaboralInformación PersonalInformación

FamiliarInformación Academica

Informacion de Capacitación


Información Familiar: En esta sección de pantalla se ingresará la información correspondiente a la familia del servidor/a o trabajador/a.

Trayectoria LaboralInformación Personal Información FamiliarInformación Académica

Información de Capacitación


Información Académica: En esta sección se maneja la Información Académica del Servidor en donde se puede apreciar el conjunto de conocimientos adquiridos en los diferentes centros educativos formales.




Información de Capacitación: En esta pantalla se maneja la Información de Capacitación del Servidor en donde se puede apreciar la información relacionada a los Cursos de Capacitación del Servidor, conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo del servidor en el desempeño de su puesto.

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Información del Puesto: En esta pantalla se realiza la asignación del puesto que ocupará el servidor, para lo cual es preciso que el usuario despliegue y navegue a través del árbol de Unidad Administrativa o Puesto Organizacional, esto con el fin de seleccionar la unidad administrativa donde se la vacante.

Luego el usuario deberá dar clic en seleccionar para escoger el puesto que se va a asignar a la persona.

Estos puestos manejarán un listado de las partidas presupuestarias disponibles y los datos generales del mismo, los cuales estarán en algunos casos precargados pero pueden ser modificados.

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Lugar de Trabajo: En esta Sección se maneja la información de ubicación del puesto que ocupa el servidor.

Ingreso al Puesto: En esta Sección consta la información correspondiente al Ingreso del Puesto.

Situación Actual: En esta sección se ingresa la información correspondiente a la Situación Actual del servidor.

Visualizar Movimientos realizados en el puesto: despliega todos los movimientos de personal efectuados a un puesto.

Evaluación del Desempeño: En esta sección se realiza el ingreso de las diferentes evaluaciones de desempeño que posee un servidor, esto a través de un clic en el botón Agregar.

Trayectoria Laboral

Información Personal Información FamiliarInformación Académica



Trayectoria Laboral: En esta pantalla se registran los datos a la información de trayectorias que pertenecen a un servidor, esto a través de un clic en el botón Agregar.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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Economy & Finance

Manual sistematalento humano