Manual 2016 01 software para los negocios (2258) (1)

Software para los negocios

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS 2

CARRERA PROFESIONALES CIBERTEC


CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES

Índice

Presentación 5 Red de contenidos 7

Unidad de Aprendizaje 1

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2013 9

1.1 Tema 1 : Fórmulas y Referencias en Excel 11 1.1.1 : Introducción a Excel 11 1.1.2 : Reconocimiento del Entorno 12 1.1.3 : Fórmulas y Operadores Aritméticos 13 1.1.4 1.1.5

: :

Formatos y estilos de celdas Referencias de Celdas

15 21

1.2 Tema 2 : Formato Condicional 26

1.2.1 : Resaltar Reglas de Celdas 28 1.2.2 : Reglas Superiores e Inferiores 34 1.2.3 : Barras de Datos 37 1.2.4 : Conjuntos de Íconos 42

1.3 Tema 3 : Operaciones Básicas 50

1.3.1 : Operaciones básicas (suma, promedio, max, min) 50 1.3.2 : Definir nombres de celdas 52

1.4 Tema 4

:

Funciones Matemáticas y Estadísticas

54

1.4.1 : Funciones Matemáticas (sumar.si, subtotales, entero) 54 1.4.2

1.4.3

: :

Funciones Estadísticas (promedio.si, contar.si, contar.blanco, contar, contara) Funciones de Texto (Izquierda, derecha, concatenar, extraer)

62 69

1.5 Tema 5 : Gráficos 79 1.5.1 : Tipos de gráficos 80 1.5.2 : Creación de gráficos 88


FUNCIONES LÓGICAS Y DE BÚSQUEDAS 99

2.1 Tema 6 : Funciones Lógicas 101 2.1.1 : Función Lógica SI() 101 2.1.2 : Función Lógica Y() 105 2.1.3 : Función Lógica O() 107

2.2 Tema 7 : Funciones de Búsquedas 109

2.2.1 : Función BuscarV() 109 2.2.2 : Función BuscarH() 113


TABLAS DE DATOS 121

3.1 Tema 8 : Tabla de Datos y Ordenar 123 3.1.1 : Definición de una Tabla de Datos 123 3.1.2 : Elementos de una Tabla de Datos 123 3.1.3 : Ordenar Datos por uno o varios Campos 125 3.1.4 : Ordenar por Listas Personalizadas 133



3.2 Tema 9 : Filtros Automáticos y Avanzados 139

3.2.1 : Filtros Automáticos 139 3.2.2 : Filtros Avanzados 148 3.2.3 : Tabla de Criterios 143

3.3 Tema 10 : Agrupamiento de Datos 161

3.3.1 : Subtotales 161 3.4 Tema 11 : Tablas y Gráficos Dinámicos 171

3.4.1 : Tablas Dinámicas 171 3.4.2 : Gráficos Dinámicos 191



Presentación Software para los negocios es un curso que pertenece a la línea de software de aplicaciones y se dicta en las carreras de la Escuela de Gestión y Negocios. Proporciona a los alumnos un conjunto de herramientas dentro de Microsoft Excel 2013 para la manipulación de fórmulas y de los datos dentro de las hojas de cálculo, con los cuales brindan soluciones a situaciones cotidianas dentro del entorno laboral. El presente manual para el curso de Software para los negocios ha sido diseñado bajo la modalidad de Unidades de aprendizaje, las cuales, a la vez, cuentan con un conjunto de temas que serán desarrollados durante el presente ciclo. En cada Unidad de aprendizaje, hallará los logros que debe alcanzar y el tema con sus respectivos contenidos. Por último, encontrará las actividades que deberá desarrollar en cada sesión que le permitirán reforzar lo aprendido en la clase. El curso es eminentemente práctico. Inicia con el reconocimiento de la aplicación y revisón de algunas novedades con relación a su antecesor, escribir fórmulas con referencia de celdas apropiadas, aplicar formatos condicionales para resaltar la información, crear y editar gráficos, herramientas para las tablas de datos y aplicar funciones lógicas y búsqueda, con los cuales podrá tomar decisiones y ubicar la información contenida en diferentes hojas de cálculo.





Red de contenidos

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

Introducción a Microsoft Excel 2013

Fórmulas y Referencias en Excel

Formato Condicional

Operaciones Básicas

Funciones Matemáticas y Estadísticas

Gráficos

Tablas de Datos

Tabla de Datos y Ordenar

Filtros Automáticos y Avanzados

Agrupamiento de Datos

Tablas y Gráficos Dinámicos

Funciones Lógicas y de Búsquedas

Funciones Lógicas

Funciones de Búsquedas





INTRODUCCIÓN A MICROSOFT

EXCEL 2013

LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Al término de la unidad, el alumno conoce el entorno de Excel, utiliza fórmulas empleando las referencias de celdas. Aplica formato condicional, crea y edita gráficos para representar los datos. TEMARIO

1.1 Tema 1 : Fórmulas y Referencias en Excel

1.1.1 : Introducción a Excel 1.1.2 : Reconocimiento del Entorno 1.1.3 : Fórmulas y Operadores Aritméticos 1.1.4 : Referencias de Celdas

1.2 Tema 2 : Formato Condicional

1.2.1 : Resaltar Reglas de Celdas 1.2.2 : Reglas Superiores e Inferiores 1.2.3 : Barras de Datos 1.2.4 : Conjuntos de Íconos

1.3 Tema 3 : Operaciones Básicas

1.3.1 : Operaciones básicas (suma, promedio, max, min) 1.3.2 : Definir nombres de celdas

1.4 Tema 4 : Funciones Matemáticas y Estadísticas

1.4.1 : Funciones Matemáticas (sumar.si, subtotales, entero) 1.4.2

1.4.3

: :

Funciones Estadísticas (promedio.si, contar.si, contar.blanco, contar, contara) Funciones de Texto (Izquierda, derecha, concatenar, extraer)

1.5 Tema 5 : Gráficos

1.5.1 : Tipos de gráficos 1.5.2 : Creación de gráficos

UNIDAD

1



ACTIVIDADES PROPUESTAS

Los alumnos identifican las partes del entorno de Excel.

Los alumnos escriben fórmulas aplicando referencias de celda.

Los alumnos aplican formato condicional.

Los alumnos crean y modifican los elementos de un gráfico.



1.1. TEMA 1: FÓRMULAS Y REFERENCIAS EN EXCEL

1.1.1. Introducción a Excel Microsoft Office Excel es una herramienta de análisis de datos de fácil uso y manejo empleado en instituciones o empresas para registrar, procesar y compartir información que permita tomar desiciones adecuadas. La nueva versión de Excel 2013 tiene las siguientes nuevas características:

Aspecto totalmente nuevo

Diseñado para lograr resultados profesionales con velocidad por medio de la herramienta Análisis rápido

Nuevas plantillas con diseños y contenidos con mayor configuración

Podremos obtener una vista previa de los datos con formato condiconal, minigráficos o gráficos.

Uso de Relleno rápido al momento de ingresar una columa de datos

Trabajo de cada libro dentro de su propia ventana

Nuevas funciones en las diferentes categorías de función

Integración con OneDrive al momento de guardar los libros, para ello debe contar con una cuenta de correo Microsoft.



1.1.2. Reconocimiento del Entorno En la siguiente gráfica, se muestra las partes de la ventana de Excel 2013:

En una hoja de cálculo, se admiten más de un millón de filas y más de 16,000 columnas para el registro de datos. Filas Las filas en Excel 2013 vienen a ser las divisiones horizontales y en total tiene 1’048,576 filas, identificadas con números.

Columnas Las columnas en Excel 2013 vienen a ser las divisiones verticales y, en total, tiene 16,384 columnas, identificadas con letras mayúsculas desde A hasta XFD.



1.1.3. Fórmulas y Operadores Aritméticos 1.1.3.1. Fórmulas Las fórmulas realizan cálculos u otras acciones con la información de la hoja de cálculo. Toda fórmula inicia con el signo igual (=), seguido de los datos a procesar. Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 4 por 6 y luego resta 2 al resultado, después suma el cociente de 15 y 3, siendo la respuesta final 27.

Una fórmula puede contener funciones, referencias de celdas, operadores y números constantes. Por ejemplo:

Donde…

Función PRODUCTO (), es una función que devuelve la multiplicación de dos o más números.

Celas A1 y A2, son referencias de celdas que devuelven el valor contenido en ellas (5 y 7 respectivamente).

Operador Slash (/), es el signo que representa la división de dos valores.

Número contante, el número 2 se mantendrá fijo durante la operación. 1.1.3.2. Operadores Aritméticos Permiten ejecutar operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, división y potenciación. Dichas operaciones junto a los números generan resultados numéricos, tenemos los siguientes:

Operador Aritmético Operación Ejemplo Resultado

+ (signo más) Suma =4+2 6

– (signo menos) Resta =4-2 2

* (asterisco) Multiplicación =4*2 8

/ (slash) División =4/2 2

% (signo de porcentaje) Porcentaje =20% 0.2

^ (acento circunflejo) Exponenciación =4^2 16

() (paréntesis) Agrupación =(4+2)*3 18



1.1.3.2.1. Otros Operadores

Operadores de Comparación Permiten comparar dos valores devolviendo como resultado un valor lógico: VERDADERO o FALSO, tenemos los siguientes:

Operador de Comparación Operación Ejemplo Resultado

= (signo igual) Igual a =4=2 FALSO

> (signo mayor que) Mayor que =4>2 VERDADERO

< (signo menor que) Menor que =4<2 FALSO

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que =4>=2 VERDADERO

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que =4<=2 FALSO

<> (signo distinto de) Diferente o distinto de =4<>2 VERDADERO

Operador de Concatenación de Texto Permite unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Considere que todo valor de texto inicia y termina con las comillas dobles (“valor de texto”), tenemos el siguiente:

Operador de Texto Operación Ejemplo Resultado

& (Ampersand o Y Comercial) Une dos o más valores

=“Arriba ” & “Perú” Arriba Perú

1.1.3.2.2. Precedencia de los operadores en las fórmulas Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel inician con un signo igual (=), inidicando al programa que los caracteres siguientes constituyen una fórmula compuesto por los operandos y los diferentes operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia, por ejemplo, un operador de multiplicación y otro de división, Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Al combinar varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla:

Operador Descripción

() Agrupación

- Número negativo (como en –5)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y División

+ y - Suma y Resta

& Concatenación

= < > <= >= <> Comparación



Por ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule A1*5 primero y, después, divida el resultado entre la resta de los valores de las celdas B1 y C1, finalmente multiplicado por 2.

1.1.4. FORMATOS Y ESTILOS DE CELDAS

1.1.4.1. Formatos de celdas

El formato de refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras, números, borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas, usamos la ficha Inicio y los grupos fuente, alineación y número.

También, es posible cambiar estas opciones con el menú contextual y la

opción Formato de celdas.

.

Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.



1.1.4.1.1. Formatos de número Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas.

Formato de número General

El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es, suficientemente, ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes.

Formatos de número integrados

Excel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en la ficha Número. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto.



También, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo Número de la cinta de

opciones.

1.1.4.1.2. Formatos de alineación

Se utilizan los formatos de alineación para cambiar la posición de los datos en la

celda.

Horizontal Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal

para cambiar la alineación horizontal del contenido de la

celda. De forma predeterminada, Microsoft Excel alínea

el texto a la izquierda, los números a la derecha y los

valores lógicos o de error se centran. La alineación

horizontal predeterminada es General. Si cambia la alineación de

los datos, no cambiará el tipo de datos.

Vertical Seleccione una opción en el cuadro de lista Vertical para cambiar la

alineación vertical del contenido de la celda. De

forma predeterminada, Microsoft Excel alínea el texto

verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación

horizontal predeterminada es General.

Sangría Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde

de la celda, en función de si elige Horizontal o Vertical. Cada

incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un

carácter.

Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del

texto de las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de

giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de

alineación.



Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas

ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del

contenido de la celda.

Reducir hasta

ajustar

Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma

que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la

columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al

cambiar el ancho de la columna. El tamaño de la fuente aplicada

no cambia.

Combinar

celdas

Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La

referencia de celda para una celda combinada es la celda de la

esquina superior izquierda del rango original seleccionado.

Dirección del

texto

Seleccione una opción en el cuadro Dirección del texto para

especificar el orden de lectura y la alineación.

También, puede realizar cambios en el grupo Alineación de la ficha Inicio.

Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda

seleccionada. Utilice un número positivo en el cuadro Grados para

girar el texto seleccionado desde la esquina inferior

izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice

grados negativos para girar el texto desde la esquina

superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda

seleccionada.

Control

del texto

Seleccione las opciones disponibles en el control Texto

para ajustar el aspecto del texto en una celda.



1.1.4.1.3. Formatos de Fuente En la ficha Fuente, puede encontrar la posibilidad de cambiar la apariencia del texto, del mismo modo que se cambiaba en el programa de Word.

También, puede realizar cambios en el contenido y el relleno de la celda en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

1.1.4.1.4. Formatos de bordes Se utilizan los formatos de alineación para cambiar la posición de los datos en la celda.



1.1.4.2. Estilos de celdas

Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos

rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato, rápidamente, a una

tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades,

puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado.

Aunque, solo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede

quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.

Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando

opciones de estilos rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de

encabezado y de totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas

con bandas.

Aplicar estilos de celda

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las

celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda.

Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características

de formato, como fuentes. Para aplicar estilos de celda, debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione las celdas a modificar.

2. Haga clic en la ficha Inicio, grupo Estilos opción Estilos de celda.



. 3. Seleccione el estilo de celda de su preferencia.

También, puede crear sus propios estilos de celda haciendo clic a la penúltima opción del

listado de estilos.

Si por el contrario, quiere borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el estilo Normal.

1.1.5. Referencias de Celdas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También, puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Por ejemplo:

Donde:

A1, B1, C1, son referencias de las celdas de la hoja activa y devuelven los valores 10, 15 y 20, respecivamente.

Hoja2!C3, es la referencia de celda que devuelve el valor ubicado en la celda C3 de la Hoja2 del mismo libro.

Las referencias de celdas se clasifican en las siguientes:



1.1.5.1. Referencias Relativas Una referencia de celda relativa en una fórmula, como B1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, al elegir una celda que formará parte de una fórmula, estas tendrán referencias relativas. Por ejemplo, si copia una fórmula con referencia relativa de la celda C1 a la celda C2, se ajusta de manera automática la primera fórmula hacia la siguiente celda hacia abajo (por filas), caso similar sucede al copiar la fórmula con referencia relativa de la celda A3 a la celda B3 hacia la derecha (por columnas).

1.1.5.2. Referencas Absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula como $B$1 siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece constante. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, al elegir una celda que formará parte de una fórmula, estas tendrán referencias relativas y será necesario cambiarlas a referencias absolutas, usando el símbolo del Dólar ($) antes de la letra de la columna y antes del número de la fila, tambien se consigue presionando la tecla F4. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B4 a la celda B5, permanece constante la referencia $B$1.



1.1.5.3. Referencias Mixtas

Una referencia de celda mixta en una fórmula tiene:

Una columna relativa y una fila absoluta. Por ejemplo: B$2

Una columna absoluta y una fila relativa. Por ejemplo: $B2 Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece constante. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta, de manera automática, y la referencia absoluta no se ajusta. Para cambiar la referencia se usa el símbolo del Dólar ($) antes de la letra de la columna o antes del número de la fila, también, se consigue presionando la tecla F4. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda B5 a la celda B6 y luego a las celdas C5 y C6, las referencias sin $ se ajustan y las que tienen $ se mantienen constante dependiendo del arrastre y sentido al copiar.



Actividades

a. Escriba las fórmulas con las referencias de celdas necesarias para completar el siguiente cuadro, considere:

IGV, multiplique 18% por el Monto.

Total, sume Monto e IGV.

Total General, sume todos los valores del Total.

b. Escriba las fórmulas con las referencias de celdas necesarias para completar el siguiente cuadro, considere…

Interés, multiplique Capital por el Interés Fijo (celda C3).

Monto Soles, sume Capital e Interés.

Monto Dólares, divida Monto Soles con el Cambio (C4).

Total General, sume los valores de cada columna Capital, Interés, Monto Soles y Monto Dólares

% Capital, divida Capital con el Total General del Capital.

c. Escriba una sola fórmula con referencia de celda mixta para completar el siguiente cuadro, considere…

Ingresos 2014 aumentado por el % Incremento por Mes



Resumen

1. La nueva versión de Excel 2013 ofrece nuevas herramientas que permiten realizar

trabajos de forma sencilla y rápida. 2. Las fórmulas son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesar los

valores contenidos en las celdas de una hoja del libro de trabajo. 3. Las fórmulas están conformadas por valores numéricos, llamados operandos, por

operadores y con frecuencia por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe escribir como primer carácter el signo igual (=).

4. De forma predeterminada, Excel utiliza referencias de celdas relativas, es decir, la

referencia al ser copiada en otras celdas, se ajustará automáticamente. Para cambiar la referencia de celdas en una fórmula, se utiliza la tecla de función F4.

Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=LzaejKhMmKM

o https://www.youtube.com/watch?v=068sK7bdKLU

o https://www.youtube.com/watch?v=n9DA9eI7gaQ

https://www.youtube.com/watch?v=LzaejKhMmKM

https://www.youtube.com/watch?v=068sK7bdKLU

https://www.youtube.com/watch?v=n9DA9eI7gaQ



1.2. TEMA 2: FORMATO CONDICIONAL El formato condicional aplicado a un grupo de celdas grafica la tendencia de los datos, revisar su estado con relación al resto, encontrar y resaltar valores máximos y/o mínimos. Al emplear formato condicional, permite fácilmente realizar las siguientes tareas:

Resaltar los valores de tipo número dentro de un grupo de celdas que sean superiores o inferiores a una constante específica.

Resaltar los valores de tipo texto dentro de un grupo de celdas que estén contenidos en un texto específico.

Resaltar los valores de tipo fecha dentro de un grupo de celdas que cumplan una condición, por ejemplo que sean de la semana pasada, del mes pasado, entre otros.

Resaltar los “n” primeros o últimos valores dentro de un grupo de celdas.

Resaltar los valores por encima o por debajo del promedio en un grupo de celdas.

Resaltar los valores máximos o mínimos en un grupo de celdas. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones o criterios. Si la condición es verdadera, en el rango de celdas se aplicará el formato establecido. Si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá el formato establecido. Por ejemplo, resalte las recaudaciones superiores a 10,000 usando Análisis rápido.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Recaudación.



b. Haga clic en el botón de Análisis rápido ubicado en la esquina inferior derecha o presione CTRL + Q. Luego, en la pestaña Formato, elija Mayores…

c. En el cuadro, escriba el número 10000 y verá cómo los valores que cumplen la condición son resaltados con los colores predeterminados de fuente y relleno.



Los tipos de regla que pueden considerar al establecer formatos condicionales son los siguientes:

Tipo de Regla Descripción

Valor de celda Identifica números, fechas y texto específicos en un grupo de datos.

Valor de celda (con fórmula) Identifica un número o texto modificado de forma dinámica en un grupo de datos.

Valores por encima o por debajo del promedio

Identifica los valores por encima o por debajo del promedio en un grupo de datos.

Valores superiores e inferiores Determina cuales son los “n” mejores valores en un grupo de datos.

Único o duplicado Resalta las filas únicas o duplicadas en una lista de datos.

Conjunto de iconos Ver la tendencia de los números en un grupo de celdas.

Conjunto de iconos Compara por medio de diferentes criterios los números en un grupo de celdas.

Barras de datos Rellena con un color dependiendo del valor en la celda.

Escala de 3 colores Rellena con diferentes colores cada celda dependiendo del valor en el grupo de datos.

Basado en fórmulas Compara los datos en una celda fuera del rango de celdas con formato condicional.

Basado en fórmulas Resalta una fila completa en la que deben cumplirse una condición.

Además, podemos aplicar los siguientes formatos condicionales con la opción de…

1.2.1. Resaltar Reglas de Celdas Al elegir esta opción, encontramos las alternativas: Es mayor que, Es menor que, Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha y Duplicar valores, los cuales permiten comparar los valores numéricos, de texto o fechas con una determinada condición. Por ejemplo, dentro de la columna de Ventas se desea resaltar aquellos valores que sean inferiores a 2500. Además, se cuenta al final con la opción Más reglas… para indicar otra condición y personalizar el formato a aplicar.



Ejemplo 1: Resalte las Cantidades Vendidas a partir de 17.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Cantidad Vendida.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Resaltar reglas de celdas y después Más reglas…

c. En el cuadro, cambie la condición a mayor o igual que y escriba el valor 17. Luego, presione el botón Formato… y aplique el formato de su preferencia (Negrita, color de fuente, color de relleno).



d. Al presionar el botón Aceptar de todos los cuadros, se obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2: Resalte los productos que contenga Folder.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores del Producto.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Resaltar reglas de celdas y después Texto que contiene…



c. En el cuadro, escriba el texto Folder y, luego, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Cursiva, color de fuente, color de relleno).


Ejemplo 3: Resalte las fechas de venta correspondientes al mes de Abril del 2014.



Procedimiento: a. Seleccione los valores de la Fecha de Venta.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Lluego, Resaltar reglas de celdas y después Entre…

Al usar la opción Un fecha…, sólo se tendrá disponible opciones que se podrán usar con relación a la fecha actual, como Ayer, Hoy, Esta semana, entre otros.

c. En el cuadro, escriba el rango de fechas 01/04/2014 y 30/04/2014. Luego, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Negrita Cursiva, color de fuente, color de relleno).




Ejemplo 4: Resalte los códigos de vendedor que sean duplicados.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores del Código.



b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Resaltar reglas de celdas y, después, Duplicar valores…

c. En el cuadro, puede elegir Duplicar o Único, para este caso se elige Duplicar y, luego, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Cursiva, color de fuente, color de relleno).


1.2.2. Reglas Superiores e Inferiores Al elegir esta opción, encontramos las alternativas: 10 superiores, 10% de valores superiores, 10 inferiores, 10% de valores inferiores, Por encima del promedio y Por debajo del promedio, los cuales permiten resaltar los valores más altos o más bajos en un rango de celdas según un valor específico que se indique. Por ejemplo, dentro de la columna de Ventas se desea resaltar los 4 valores más altos del mes. Además, se cuenta al final con la opción Más reglas… para indicar otra



condición y personalizar el formato a aplicar. Ejemplo 1: Resalte las tres recaudaciones más bajas.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Recaudación.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Reglas superiores e inferiores y, después, 10 inferiores…

c. En el cuadro, escriba 3 y, luego, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Negrita, color de fuente, color de relleno).




Ejemplo 2: Resalte las ventas por encima del promedio.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de las Ventas.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Reglas superiores e inferiores y, después, Por encima del promedio…

c. En el cuadro, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Cursiva, color de fuente, color de relleno).




1.2.3. Barras de Datos Al elegir esta opción, podremos visualizar el valor de una celda con relación a las demás por medio de la longitud de la barra de datos que se aplica en la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos. Por ejemplo, dentro de la columna de Ventas se desea representar los valores con barra de datos y observar fácilmente los valores mayores y menores. Además, se cuenta al final con la opción Más reglas… para personalizar el formato a aplicar. Ejemplo 1: Resalte con barras de datos la Cantidad vendida.



Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Cantidad vendida.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Barras de datos y, después, el color de relleno de su agrado.

c. Luego, obtendrá el siguiente resultado.



Ejemplo 2: Resalte con barras de datos personalizada las Ventas.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de las Ventas.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Barras de datos y, después, Más reglas…

c. En el cuadro, cambie la apariencia de la barra como Relleno (degradado), Color (por el de su agrado), Borde (sólido) y Color de borde (por el de su agrado).



d. Al presionar el botón Aceptar, se obtendrá el siguiente resultado.



Opcionalmente, podría mostrar solo la barra y ocultar los valores numéricos; para ello, en el cuadro, marque la casilla Mostrar solo la barra.

Se obtendrá el siguiente resultado:



1.2.4. Conjuntos de Íconos Al elegir esta opción, podremos visualizar un conjunto de Íconos para clasificar los datos en tres, cuatro o cinco categorías, que se definen en rangos numéricos o porcentuales que serán representados por un icono. Por ejemplo, se desea representar las Ventas con conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia un lado amarilla representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa valores

más bajos. Además, se cuenta al final con la opción Más reglas… para personalizar el formato a aplicar. Ejemplo 1: Resalte con conjuntos de Íconos la Recaudación del Mes de Enero.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Recaudación del Mes de Enero.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Conjuntos de Íconos y, después, la opción 3 signos.



c. Luego, obtendrá el siguiente resultado.

Ejemplo 2: Resalte con conjuntos de íconos personalizado (usando porcentajes) la Recaudación del Mes de Febrero, considere:

El ícono Cuatro cuadros rellenos ( ), cuando el valor es mayor o igual a 80%.

El icono Estrella de plata ( ), cuando el valor es menor a 80% y mayor o igual a 55%.

El icono Círculo rojo ( ), cuando el valor es menor a 33.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Recaudación del Mes de Febrero.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Conjuntos de íconos y, después, Más reglas…

c. En el cuadro, cambie los iconos y los valores según lo señalado.



d. Luego, obtendrá el siguiente resultado.

Ejemplo 3: Resalte con conjuntos de íconos personalizado (usando números) la Recaudación del Mes de Marzo, considere…

El ícono Círculo verde ( ) cuando el valor es mayor a 15000.

El icono Semáforo ámbar ( ) cuando el valor es menor o igual a 15000 y mayor a 12000.

El icono Diamante rojo ( ) cuando el valor es menor o igual a 12000.

Procedimiento:

a. Seleccione los valores de la Recaudación del mes de marzo.



b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional. Luego, Conjuntos de íconos y, después, Más reglas…

c. En el cuadro, cambie los íconos y los valores según lo señalado.

d. Luego, obtendrá el siguiente resultado.



Puede modificar y/o eliminar todas las reglas creadas para un rango de celdas o en la hoja actual. Para ello, seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional, luego, Administrar reglas…

En el cuadro, elija las reglas a mostrar; luego, seleccione la regla y presione el botón Editar regla o Eliminar regla. Por ejemplo, en Mostrar reglas de formato para, elija Esta hoja; luego, verá las tres reglas creadas en los ejercicios anteriores.



Uso de Fórmulas

Puede incluir fórmulas para determinar un formato para un grupo de celdas.

Ejemplo 4: Resalte toda la fila de datos si la Recaudación mensual promedio es inferior a 11,000.

Procedimiento:

a. Seleccione todos los valores de la tabla de datos.

b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional; luego, Nueva regla…

c. En el cuadro, elija Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Luego, escriba la fórmula =$F5<11000 y aplique el formato de su preferencia (Negrita, color de fuente, color de relleno).



d. Luego, obtendrá el siguiente resultado:



Resumen

1. El formato condicional permite resaltar un grupo de celdas de acuerdo a su valor. 2. Puede aplicarse a valores de tipo texto, números y fechas. 3. Tenemos las siguientes opciones de formato condicional: Resaltar reglas de

celdas, Reglas superiores e inferiores, Barras de datos, Conjuntos de iconos y el Uso de fórmulas.

4. Cada formato condicional es una regla, las cuales se pueden editar o eliminar

mediante el cuadro Administrador de reglas de formato condicionales.


o https://www.youtube.com/watch?v=Ns0vIc9fenk

o https://www.youtube.com/watch?v=_3gsH1Vt-6o

o https://www.youtube.com/watch?v=AsUHNAvlRHo

https://www.youtube.com/watch?v=Ns0vIc9fenk

https://www.youtube.com/watch?v=_3gsH1Vt-6o

https://www.youtube.com/watch?v=AsUHNAvlRHo



1.3. TEMA 3: OPERACIONES BÁSICAS

1.3.1. Operaciones básicas

Función SUMA

=SUMA (Rango)

Realiza la suma de las celdas que contienen el rango especificado.

Función PROMEDIO

=PROMEDIO (Número1; Número2;.)

Es aquella que devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis.

Funciones MAX y MIN

=MAX (Números) =MIN (Números)

Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de un conjunto de números.

Ejemplo de aplicación:



Actividades

a. Utilizando las funciones básicas en Excel (Suma, Max, Min, Promedio), aplicarlas según los requerimientos de los 2 siguientes cuadros.

Cuadro 1

Cuadro 2



1.3.2. DEFINIR NOMBRES DE CELDAS

Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, cuyo

propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente

información muestra ejemplos habituales de nombres y de cómo pueden

mejorar la claridad y la comprensión.

Tipo de

ejemplo

Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante =PRODUCTO(A5,0.18) =PRODUCTO(Precio, IGV)

Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20,5,FALSO),

-G5) =SUMA(Existencias,-Pedidos)

Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

Tipos de nombres

Se pueden crear y utilizar varios tipos de nombres. Nombre definido. Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor de constante. Puede crear sus propios nombres definidos aunque, en ocasiones, Microsoft Office Excel los crea por el usuario, por ejemplo, cuando se establece un área de impresión. Nombre de tabla. Es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que inserte una tabla de Excel, pero le puede cambiar el nombre para darle un mayor significado. El ámbito de un nombre. Todos los nombres tienen un ámbito para una hoja de cálculo específica o para todo el libro.

Crear y especificar nombres

Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

Cuadro Nombre de la barra de fórmulas. Es la forma más adecuada de crear un

nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

Crear un nombre a partir de una selección. Puede crear nombres,

cómodamente, partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes

mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.



Cuadro de diálogo Nombre nuevo. Es el método más adecuado si desea tener más flexibilidad al crear nombres, por ejemplo especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.

Reglas de sintaxis para los nombres

A continuación, se muestra una lista de las reglas de sintaxis

que necesita conocer para crear y editar referencias estructuradas.

Restricciones Descripción

Caracteres válidos El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter

de subrayado (_) o una barra inversa (\). El resto de

los caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos

y caracteres de subrayado.

Nombres de

celda no

permitidos

Los nombres no pueden ser iguales a la referencia de una celda,

como Z$100 o L1C1.

Los espacios no

son válidos

No se permiten espacios. Use el carácter

de subrayado (_) y el punto (.) como separadores

de palabras por ejemplo

Ventas_Impuestos o Primer.Trimestre.

Longitud del nombre Un nombre puede contener un máximo de

255 caracteres.

Distinción

entre

mayúsculas

y

minúsculas

Los nombres pueden contener letras en mayúsculas y

minúsculas. Excel no diferencia entre caracteres en

mayúsculas y minúsculas en los nombres.

Por ejemplo, Si creó el nombre Ventas y, a

continuación crea otro nombre denominado VENTAS en

el mismo libro, Excel le pide que elija un nombre único.

No puede usar las letras "C", "c", "L" ni "l" como nombre definido, ya que estas dos letras se usan como formas abreviadas para seleccionar una fila o columna de la celda seleccionada. Crear un nombre para la celda o el rango de celdas de una hoja de cálculo

1. Seleccione la celda, el rango de celdas continuas o rango

de celdas no adyacentes a los que desee asignar un nombre.

2. Haga clic en el cuadro Nombre ubicado en el extremo izquierdo de la barra de

fórmulas

3. Escriba el nombre que desee usar para referirse a la selección. Los nombres

pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres.

Presione la tecla <ENTER> También, puede crear nombre a un rango utilizando

la Ficha Fórmulas y las opciones del grupo Nombres definidos.



1.4. Funciones Matemáticas y Estadísticas

1.4.1. Funciones Matemáticas Se puede insertar cualquier función matemática desde la ficha Fórmulas. Para ello, en el grupo Biblioteca de funciones, se selecciona el comando Matemático y trigonométrico.

1.4.1.1. Función SUMAR.SI

SUMAR.SI suma las celdas de un rango de datos, pero solo aquellas que cumplan una determinada condición o criterio. Sintaxis:

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Donde:

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio o condición en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar.

Rango_suma es el rango de las celdas que se van a sumar.

Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

Existe la función SUMAR.SI.CONJUNTO, la cual suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.



Ejemplo: Cree la siguiente base de datos e ingrese la información que observa; asimismo, los cuadros adicionales que se muestran.

Tome en cuenta que el campo Venta S/. lo deberá calcular multiplicando el precio por la cantidad.

i. Coloque el puntero de celda en la posición C19.

ii. Haga clic en el botón de la barra de fórmulas. iii. Seleccione la categoría Matemáticas y Trigonométricas. Luego, haga clic

en Aceptar. iv. Seleccione la función SUMAR.SI. Luego, haga clic en Aceptar.



v. En el argumento Rango, seleccione C6:C17. En Criterio, escriba LG. Finalmente en Rango_Suma, seleccione el rango E6:E17. Luego, haga clic en Aceptar.

Observe el resultado.

Ejercicio 1. Obtenga la suma de la cantidad para la marca Sony.

Ejercicio 2. Obtenga los resultados para el siguiente cuadro.

MARCA VENTA S/.LG

AIWA

PHILLIPS

SONY



Ejercicio 3. Utilice la función SUMAR.SI para responder las siguientes preguntas:

¿Cuál es la suma de las cantidades de los productos cuyos precios son menores a 1000?

¿Cuál es la venta total de los productos cuyas cantidades son menores a 20?



1.4.1.2. Función SUBTOTALES

Si, por ejemplo, se ha aplicado un filtro automático a una base de datos y se quiere obtener el total, promedio, máximo, mínimo, etc. de los datos filtrados solamente, se debe usar la función SUBTOTALES. Esta función permite calcular el subtotal de una lista de valores de acuerdo al tipo de operación especificado.

Sintaxis:

SUBTOTALES (Núm_función; ref1, ref2,...) Donde:

Núm_función es el número que indica qué función se desea utilizar.

Ref1, Ref2 son de 1 a 254 rangos o referencias para los que se desea calcular el subtotal.

Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos).

Núm_función Función

1 PROMEDIO

2 CONTAR

3 CONTARA

4 MAX

5 MIN

7 DESVEST

8 DESVESTP

9 SUMA

10 VAR

11 VARP

Ejemplo: Para comprender mejor cómo funciona la función SUBTOTALES, escriba la siguiente información en una hoja de cálculo en blanco. Luego, calcule la suma y el promedio general de las cantidades en las celdas E19 y E22.



Los resultados de la suma y el promedio general son los siguientes:

Tome en cuenta que el total 271 es el resultado de la suma de todas las cantidades (=suma(E6:E17)). De la misma manera, el promedio 22.58 es el resultados del promedio de todo el campo cantidad.

Ahora, realizará el mismo cálculo, pero aplicando la función SUBTOTALES de suma y promedio.

i. Coloque el puntero de celda en la posición E20. ii. Haga clic en el botón fx de la barra de fórmulas.

iii. Seleccione la categoría Matemáticas y Trigonométricas.



iv. Seleccione la función SUBTOTALES. Luego, haga clic en Aceptar.

v. En el argumento Núm_función, escriba 9 (porque es el número de función que corresponde a suma) y seleccione el rango E6:E17 en el cuadro Ref1. Luego, haga clic en Aceptar.



vi. Realice los mismos pasos para la celda E23, pero, en el argumento Núm_función, escriba 1 (porque es el número de función que corresponde a promedio) y seleccione el mismo rango E6:E17 en el cuadro Ref1.

Al parecer, la función SUBTOTALES realiza la misma operación que la función suma o promedio, pero si se aplica autofiltros a la base de

datos y se filtra, por ejemplo, por el campo marca, se notará la diferencia entre ambos cálculos.

vii. Active autofiltros automáticos a la base de datos y filtre por la marca Sony.

¿Podría indicar cuál es la diferencia entre la función SUMA y la función SUBTOTALES?

Guarde el archivo con el nombre de Funciones Matemáticas.

1.4.1.3. Función ENTERO

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Sintaxis

Entero (número)

La sintaxis de la función ENTERO tiene los siguientes argumentos:

Número Obligatorio. Es el número real que desea redondear al entero

inferior más próximo.



Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de

una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los

resultados, selecciónelas, presione F2 y, luego, ENTRAR. Si lo necesita, puede

ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.

Datos

19.5

Fórmula Descripción Resultado

=ENTERO(8,9) Redondea 8,9 hacia abajo 8

=ENTERO(-8,9) Redondea -8,9 hacia abajo. El redondeo de un

número negativo hacia abajo es en dirección

contraria a 0.

-9

=A2-ENTERO(A2) Devuelve la parte decimal de un número real

positivo en la celda A2

0,5

1.4.2. Funciones Estadísticas Las aplicaciones prácticas de las estadísticas de Excel son numerosas. Quizá, tenga sus propias razones para utilizar las funciones estadísticas de Excel. A continuación, le presentamos algunos ejemplos a modo de sugerencia.

Se puede insertar funciones de la categoría Estadísticas utilizando la ficha Fórmulas y el grupo Biblioteca de funciones. Luego, se hace clic en el

botón Más funciones.



1.4.2.1. Función PROMEDIO.SI PROMEDIO.SI devuelve el promedio (media aritmética) de las celdas de un rango de datos, pero sólo aquéllas que cumplan una determinada condición o criterio. Sintaxis:

PROMEDIO.SI (rango; criterio;rango_promedio) Donde..

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "*manzanas" o B4.

Rango_promedio es el conjunto de celdas de las que se va a obtener el promedio. Si se omite, se utiliza el rango.

Existe la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO, que devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios.

Ejemplo:

Copie la siguiente información en la Hoja2:

i. Seleccione la celda C18. ii. Se insertará la función PROMEDIO.SI con la ayuda del asistente para funciones.

Para ello, haga clic en el botón de la barra de fórmulas.



iii. Seleccione la categoría Estadísticas y localice a la función PROMEDIO.SI. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

iv. En el argumento Rango, seleccione C4:C15; en Criterio, la celda, B18; y en

Rango_promedio, E4:E15. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

v. Observe el resultado obtenido, el cual indica que 16.33 es el promedio de las cantidades para la marca LG. Complete el cuadro y aplique 2 decimales a los resultados. Al terminar, obtendrá los siguientes resultados:

Ejercicio: Utilice la función PROMEDIO.SI para responder las siguientes preguntas:

¿Cuál es el promedio de los precios de las licuadoras que se vendieron?

¿Cuál es el promedio de la cantidad cuyos precios fueron inferiores a 1000?

1.4.2.2. Función CONTAR.SI CONTAR.SI cuenta las celdas que no están en blanco dentro de un rango y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis:

CONTAR.SI (rango; criterio) Donde…

Rango es el rango de celdas que desea contar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 2, "3", ">4", "verdes", “*chocolates*”.



Existe la función CONTAR.SI.CONJUNTO, que cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios.

Ejemplo: Cree la siguiente base de datos e ingrese la información que observa en la Hoja1; asimismo, el cuadro adicional que se muestra.

i. Seleccione la celda C18. ii. Se insertará la función CONTAR.SI con la ayuda del asistente para funciones.

Para ello, haga clic en el botón de la barra de fórmulas. iii. Seleccione la categoría Estadísticas y localice a la función CONTAR.SI. Luego,

haga clic en el botón Aceptar. iv. En el argumento Rango, seleccione C4:C15; y, en Criterio, la celda, B18. Luego,

haga clic en el botón Aceptar.

v. Observe el resultado obtenido, el cual indica que fueron 3 los pedidos hechos para la marca LG. Siga el mismo procedimiento para completar el cuadro y los resultados que obtendrá serán los siguientes:



Ejercicio: Utilice la función CONTAR.SI para responder las siguientes preguntas:

¿Cuántos televisores se vendieron?

¿Cuántos pedidos se efectuaron cuya cantidad superó las 20 unidades?

1.4.2.3. Función CONTAR.BLANCO

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la

función CONTAR.BLANCO en Microsoft Excel.

Descripción

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.

Sintaxis

CONTAR.BLANCO (rango)

La sintaxis de la función CONTAR.BLANCO tiene los siguientes

argumentos:

Rango Obligatorio. El rango dentro del cual desea contar el número

de celdas en blanco.

Ejemplo:



1.4.2.4. CONTAR (función CONTAR)

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y

cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la

función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número

de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente

fórmula para contar los números en el rango A1:A20:

=CONTAR (A1:A20)

En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el

resultado es 5.

Sintaxis

CONTAR (valor1; [valor2] ;...)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el

que desea contar números.

valor2;... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o

rangos adicionales en los que desea contar números.

Ejemplo



1.4.2.5. Función CONTARA

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la

función CONTARA en Microsoft Excel.

Descripción

La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un

intervalo.

Sintaxis

CONTARA (valor1; [valor2];...)

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos:

valor1 Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que

desea contar.

valor2;... Opcional. Argumentos adicionales que representan los

valores que se desea contar, hasta un máximo de 255 argumentos.

Ejemplo:



1.4.3. FUNCIONES DE TEXTO

Las funciones de texto se utilizan para manipular datos tipo texto, cadena de caracteres o string. Es importante tomar en cuenta que cuando desee referirse

a un texto deberá hacerlo utilizando las comillas “texto”.

Puede insertar funciones de la categoría Texto utilizando la ficha Fórmulas y el grupo Biblioteca de funciones.

1.4.3.1. Función IZQUIERDA

La función IZQUIERDA devuelve el primer caracter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que se especifique. Sintaxis:

IZQUIERDA (texto;núm_de_caracteres)

Donde:

Texto es la referencia de celda que contiene la cadena de texto de la cual se quiere extraer uno o más caracteres.

Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer. El valor que se indica, aquí, debe ser mayor o igual a 0.

Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, la función IZQUIERDA devolverá todo el texto. No obstante, si núm_de_caracteres se omite, se asumirá como 1.

Ejemplo: Para comprender cómo trabaja la función IZQUIERDA, escriba la siguiente información en un libro nuevo. Asimismo, combine las siguientes celdas: B3 con C3, B5 con C5, B6 con C6, B7 con C7 y B8 con C8.

i. Seleccione la celda B5.



ii. Haga clic en el botón de la barra de fórmulas. iii. Seleccione la categoría Texto y localice a la función IZQUIERDA.

Luego, haga clic en el botón Aceptar. iv. En el argumento Texto, escriba B3 y, en Núm_de_caracteres, 6

(porque el primer nombre <<Rafael>> tiene 6 letras). Luego, haga clic en el botón Aceptar.


1.4.3.2. Función DERECHA

La función DERECHA devuelve el último caracter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que se especifique. Sintaxis:

DERECHA (texto; núm_de_caracteres)

Donde:

Texto es la referencia de celda que contiene la cadena de texto, de la cual se quiere extraer uno o más caracteres.

Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer. El valor que se indica, aquí, debe ser mayor o igual a 0.

Primer nombre Rafael



Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, la función DERECHA devolverá todo el texto. No obstante, si núm_de_caracteres se omite, se asumirá como 1.

Ejemplo: Para comprender cómo trabaja la función DERECHA, se utilizará el cuadro anterior.


ii. Haga clic en el botón de la barra de fórmulas. iii. Seleccione la categoría Texto y localice a la función DERECHA.

Luego, haga clic en el botón Aceptar. iv. En el argumento Texto, escriba B3 y, en Núm_de_caracteres, 8

(porque el apellido materno <<Castillo>> tiene 8 letras). Luego, haga clic en el botón Aceptar.


1.4.3.3. Función MED o EXTRAE

La función MED devuelve un número determinado de caracteres de una cadena de texto a partir de una posición específica.

Sintaxis:

MED (texto; posición_inicial; núm_de_caracteres) Donde:

Texto es la referencia de celda que contiene la cadena de texto, de la cual se quiere extraer uno o más caracteres.

Posición_inicial es el número de posición a partir de la cual se quiere extraer el primer caracter del texto.

Apellido materno Castillo



Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea que MED devuelva del argumento texto.

La primera letra de toda cadena de texto tiene la posición 1. Los espacios en blanco también ocupan una posición y se deben tomar en cuenta para calcular a partir de qué posición_inicial se desea iniciar la extracción de caracteres.

Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, MED devuelve "" (texto vacío). Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más núm_de_caracteres excede la longitud de texto, MED devuelve los caracteres hasta el final de texto. Si posición_inicial es menor que 1, MED devuelve el valor de error #¡VALOR! Si núm_de_caracteres es negativo, MED devuelve el valor de error #¡VALOR!

Ejemplo:

Con la información anterior, realice lo siguiente para extraer sólo el segundo nombre <<Alberto>> del ejemplo.


ii. Haga clic en el botón de la barra de fórmulas. iii. Seleccione la categoría Texto y localice a la función MED. Luego, haga

clic en el botón Aceptar. iv. En el argumento Texto, escriba B3; en Posición_inicial, escriba 8; y, en

Núm_de_caracteres, 7 (recuerde que el texto que desea extraer es Alberto y este tiene solo 7 caracteres). Luego, haga clic en el botón Aceptar.


Segundo Nombre Alberto



1.4.3.4. Función CONCATENAR

La función CONCATENAR une cadenas de texto ubicados en diferentes celdas. Sintaxis:

CONCATENAR (texto1; texto2;...;texto30)

Donde:

Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.

Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto.

Ejemplo: Con la información anterior, realice lo siguiente:


ii. Haga clic en el botón de la barra de fórmulas. iii. Seleccione la categoría Texto y localice a la función CONCATENAR.

Luego, haga clic en el botón Aceptar. iv. En el argumento Texto1, escriba B7; en Texto2, “ ”; y, en Texto3, B6.

Luego, haga clic en el botón Aceptar.

Si se ha instalado el Service Pack 1 de Office 2010, en lugar de utilizar la función MED, se deberá utilizar la función EXTRAE.



v. Observe el resultado.

Guarde el archivo como Funciones de Texto.

Espacio en blanco “f” para que, en el resultado, no se vean los textos pegados.

Segundo Nombre + Apellido materno Alberto Castillo



Actividades 1. Escriba la siguiente información en la Hoja1 del archivo.

2. Complete el cuadro “Total de Ventas” por tipo utilizando las funciones matemáticas

más convenientes. 3. Complete el cuadro “Ventas por Mes” utilizando la función SUBTOTALES. Luego,

aplique un filtro a través de filtros automáticos para ver cómo cambian los datos del cuadro.

4. En la Hoja2, escriba la siguiente información:

Calcule la suma de la cantidad por Origen (se identifica con la letra O en el campo Origen y Aplicación) y la suma de la cantidad por Aplicación (se identifica con la letra A en el campo mencionado).



Escriba la siguiente información en la Hoja3 del archivo. Para lograr el desarrollo de los 2 siguientes ejercicios, debes aplicar las funciones contar, contara, contar.blanco o contar.si, según su criterio que crea conveniente.

Ejercicio 01:

Ejercicio 02:



1. Escriba la siguiente información en la Hoja4 del archivo.

2. En el campo Código, genere el código del empleado tomando en cuenta que está conformado por la primera letra del nombre, las dos últimas letras del apellido, un guion y el año de ingreso.

3. En el campo Nombre Apellido, concatene el nombre y el apellido del empleado.

El resultado será el siguiente:


5. Obtenga la categoría del empleado utilizando la primera letra del código. 6. Obtenga el número de ingreso con los 3 últimos dígitos del código. 7. Obtenga el año de ingreso teniendo en cuenta que son los 4 dígitos desde la

segunda posición del código. 8. Genere, en el campo Código especial, el nuevo código tomando en cuenta lo

siguiente: El primer caracter del nombre El último caracter del apellido Un guion La categoría El año de ingreso

Código Nombre Apellido Año de Ingreso Nombre Apellido

Dro-2000 Daniel Castro 2000 Daniel Castro

Rto-2003 Rita Abanto 2003 Rita Abanto

Aia-2004 Alberto Ubidia 2004 Alberto Ubidia

Hos-2005 Hugo Llanos 2005 Hugo Llanos

Cla-2004 Carla Vilela 2004 Carla Vilela





10. Ahora, debe generar un pequeño reporte de tal modo que, al ingresar un código a buscar, se muestren automáticamente el nombre del artículo y el valor de stock asociados al código.

11. Asimismo, debe mostrar el mensaje asociado al valor de stock.



1.5. TEMA 5: GRÁFICOS Los gráficos representan la información contenida

en un cuadro de datos en imágenes que facilitan

a los usuarios analizar, comparar y revisar las

tendencias de los datos. En Excel, los gráficos

pueden ser parte de una hoja de cálculo o podría

ocupar toda una hoja de gráfico.

En la nueva versión de Excel 2013, es mucho más fácil crear y editar los gráficos para brindarles un aspecto profesional. Sólo basta con seleccionar los datos y en la opción de Análisis rápido se podrá elegir el gráfico más adecuado para la información elegida. Además, se cuenta con el grupo Gráficos de la ficha Insertar para elaborar los gráficos más comunes y conocidos por la mayoría de usuarios.



Elementos de los gráficos

Un gráfico contiene varios elementos, algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar o quitar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico, puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato.

(1) El Área del gráfico es todo el gráfico junto con todos sus elementos. (2) Los Títulos son los textos descriptivos que se alinean con un eje (vertical u

horizontal) o se centra en la parte superior de un gráfico. (3) Área de trazado del gráfico. (4) Los puntos de datos son los valores individuales trazados en un gráfico y

representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas Marcadores de datos.

(5) Los Ejes son las líneas que rodean el área de trazado de un gráfico utilizado como marco de referencia de medida.

(6) La Etiqueta de datos es la que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos que se puede usar para identificar los detalles de un punto de datos.

(7) La Leyenda es el cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.

1.5.1. Tipos de Gráficos Excel 2013 admite muchos tipos de gráficos. A continuación, se muestra una galería de ejemplos de gráficos para que pueda determinar qué tipos de gráficos son los mejores para sus datos. 1.5.1.1. Columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.



En los gráficos de columnas, las categorías se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico: Columna agrupada y Columna agrupada 3D Estos gráficos comparan los valores entre categorías. Un gráfico de columna agrupada muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas 3D, de forma simple, muestra los datos con perspectiva 3D. Columna apilada y Columna 3D apilada Estos gráficos comparan las partes del total; además, muestran cómo las partes del total cambian con el transcurso del tiempo. Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total. Columna 100% apilada y Columna 3D 100% apilada Estos gráficos comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de categorías. Puede utilizar estos tipos de gráficos cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente, si el total es el mismo para cada categoría.



Columnas 3D Estos gráficos comparan los valores entre algunas categorías, utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparar puntos de datos. Muestra algunas columnas en frente de otras. Cilindro, Cono y Pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, muestran y comparan datos de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.

1.5.1.2. Barra

Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Utilice un gráfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.

Los valores que se muestran son duraciones. Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y Barra 3D agrupada.

Barra apilada y Barra 3D apilada.

Barra 100% apilada y Barra 3D 100% apilada.

Cilindro, cono y pirámide horizontal.

Considere lo mencionado para los gráficos de columnas.



1.5.1.3. Circular

En un gráfico circular, se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares solo tienen una serie de datos.

Utilice un gráfico circular cuando:

Solo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar es negativo.

Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

No tiene más de siete categorías.

Las categorías representan partes de todo el gráfico circular. 1.5.1.4. Línea

Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y por tanto son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales.

Utilice un gráfico de líneas cuando:

Las etiquetas de categorías son textos y representan valores que están separados entre sí, por ejemplo, meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es válido, especialmente, si hay más de una serie. Si solo hay una, se recomienda utilizar un gráfico de categorías.

Utilice, también, un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores separados entre sí de manera uniforme, especialmente años.

Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.



1.5.1.5. Dispersión XY o de burbujas

Los gráficos de dispersión o de burbujas muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este gráfico muestra intervalos desiguales o agrupaciones de datos y se usa para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Utilice un gráfico de dispersión o de burbujas cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal.

Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.

Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.

Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.

Desea mostrar con eficacia datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.

Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos, en lugar de diferencias entre puntos de datos.

Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo, a una mayor cantidad de datos que se incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.



1.5.1.6. Área

Los gráfios de áreas son similares a los gráficos de líneas con la diferencia que la zona por debajo de ella se rellena de un color. Los gráficos de áreas destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia.

Utilice un gráfico de áreas cuando:

Desee representar y comparar la magnitud del cambio con el transcurso del tiempo.

Mostrar la tendencia en el tiempo. 1.5.1.7. Radial

El gráfico radial muestra los valores relativos a un punto central. Tambiés conocido como gráfico de telaraña o de estrella debido a su aspecto al representar los datos.



1.5.1.8. Superficie

El gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos o más conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos. 1.5.1.9. Anillo

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, pero puede contener más de una serie de datos.



1.5.1.10. Cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Este gráfico se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Por ejemplo, se tiene el siguiente cuadro de cotizaciones:

Puede insertar el siguiente gráfico de cotizaciones:

Observaciones:

Datos Representación Explicación

En la fecha 10/05/2014, se tiene los siguientes datos:

La línea central representa los valores máximos (línea hacia arriba) y mínimos (línea hacia abajo). Se usa un cuadro ascendente (color blanco) que indica que el valor del Cierre es mayor al de Apertura.

En la fecha 01/05/2014, se tiene los siguientes datos:

La línea central representa los valores máximos (línea hacia arriba) y mínimos (línea hacia abajo). Se usa un cuadro descendente (color negro) que indica que el valor del Cierre es menor al de Apertura.



1.5.2. Creación de Gráficos 1.5.2.1. Crear un Gráfico

Procedimiento:

a. Para crear un gráfico en Excel es necesario tener un cuadro con la información a representar. Por ejemplo:

b. Luego, se debe seleccionar los datos que serán las categorías y series del gráfico. Por ejemplo:

También, puede seleccionar celdas no continuas presionando la tecla CTRL junto al grupo de celdas a representar. Por ejemplo: Aquí, se representa todas las Áreas junto a los valores del mes de Mayo.

Aquí, se representa las Áreas de RRHH y Atención al cliente junto a los valores de los meses de Abril y Junio.

c. En la ficha Insertar, grupo Gráficos, elija el tipo de gráfico a usar.



d. Luego, elija el subtipo del gráfico. Por ejemplo: Tipo Columnas y Subtitpo Columna Agrupada 3D.

e. Se obtendrá el siguiente resultado:



1.5.2.2. Editar un Gráfico Cambio Rápido En Excel 2013 es posible cambiar de forma rápida los elementos que se muestran en el gráfico por medio de los botones que aparecen en el extremo superior a la derecha:

Añada las Etiquetas de datos:

Cambie al Estilo 3:

Oculte el área RRHH y el mes Mayo:



Diseño del Gráfico Al seleccionar el gráfico, tiene diferentes opciones en la ficha Diseño.

Entre las opciones que se puede elegir, encontramos:

Oculte la leyenda:

Cambie al Diseño 7:

Cambie al Estilo11:



Intercambie las categorías y series:

Cambie el origen de los datos del gráfico:

Elija otro tipo y subtipo de gráfico:

Elija otra ubicación para el gráfico actual:



Formato del Gráfico Al seleccionar el gráfico, tiene diferentes opciones en la ficha Formato.

Entre las opciones que se puede elegir, encontramos:

Cambie la configuración del elemento elegido (Selección Actual) desde el panel que aparece al lado derecho:

Cambie el Estilo de forma: Relleno, Contorno y Efectos de forma del elemento elegido; también, puede elegir más opciones desde el panel que aparece al lado derecho:



Cambie los Estilos de WordArt: Relleno, Contorno y Efectos de texto del elemento elegido, también, puede elegir más opciones desde el panel que aparece al lado derecho:



Actividades a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos:

b. Seleccione los datos convenientes y cree los siguientes gráficos:

Gráfico de Columnas.

Gráfico de Áreas.



Gráfico Circular.

c. En una hoja nueva escriba la siguiente tabla de datos:

d. Seleccione los datos convenientes y cree los siguientes gráficos:

Gráfico de Líneas.



Gráfico de Barra.



Resumen

1. Presentar los datos en forma gráfica permite compararlos, observar sus cambios,

verlos en forma conjunta y sintetizada. 2. Los diferentes tipos y subtipos de gráficos permiten presentar, convenientemente,

los datos contenidos en un cuadro, siendo los más comunes: Columnas, Barras, Circular, Líneas y Áreas.

3. Los gráficos se pueden editar para crear una mejor presentación y apariencia. Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=C-KRfaOuv3g

o https://www.youtube.com/watch?v=yvrPkzglvp0

o https://www.youtube.com/watch?v=zSyXG0BBhWA

https://www.youtube.com/watch?v=C-KRfaOuv3g

https://www.youtube.com/watch?v=yvrPkzglvp0

https://www.youtube.com/watch?v=zSyXG0BBhWA



FUNCIONES LÓGICAS Y DE

BÚSQUEDA

LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Al término de la unidad, el alumno escribe y/o inserta funciones de manera individual o anidada para la toma de decisiones y recuperación de datos en una hoja de cálculo.

TEMARIO

2.1 Tema 6 : Funciones Lógicas

2.1.1 : Función Lógica Y() 2.1.2 : Función Lógica O() 2.1.3 : Función Lógica Si()

2.2 Tema 7 : Funciones de Búsquedas

2.2.1 : Función BuscarV() 2.2.1 : Función BuscarH()


Los alumnos insertan funciones lógicas para la toma de decisión correcta, según sea el caso.

Los alumnos insertan funciones de búsquedas para ubicar un dato dentro de una tabla de datos de manera vertical u horizontal.

UNIDAD

2

2





2.1. TEMA 6: FUNCIONES LÓGICAS Este tipo de funciones son sumamente importantes sobre todo por la frecuencia con las que se usan. Por lo general, son utilizadas en funciones anidadas.

Puede insertar funciones de la categoría Lógicas, utilizando la ficha Fórmulas y el grupo Bilbioteca de Funciones.

2.1.1. Funcion Lógica SI() Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. La función SI, devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Donde…

Prueba_lógica, es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero, es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Debe dar sustitutorio" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Debe dar sustitutorio". Este argumento, también, puede ser otra fórmula, por ejemplo A3*19%.

Valor_si_falso, es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Este argumento tiene las mismas consideraciones que el argumento Valor_si_verdadero.



Como se vio en temas anteriores, Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI.

Consideraciones

Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Ejemplo 1: Función SI() Escriba la siguiente información en la Hoja1:

Procedimiento

a. Seleccione la celda C5.

b. Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

c. Seleccione la categoría Lógicas y la función Si. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

d. En el cuadro Argumentos de función, en el área Prueba_logica, escriba

B5>=13, en el área Valor_si_verdadero, escriba “Aprobó el curso” y en el área Valor_si_falso, escriba “Desaprobó el curso”. Luego, haga clic en el botón Aceptar.



e. Autollene las celdas siguientes y obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2: Función SI() Escriba la siguiente información en la Hoja2:

Procedimiento

a. Seleccione la celda D5.


c. Seleccione la categoría Lógicas y la función Si. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

d. En el cuadro Argumentos de función, en el área Prueba_logica, escriba

B5=”A”, en el área Valor_si_verdadero, escriba C5*15%; y en el área Valor_si_falso, escriba 0. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

CODIGO NOTA COMENTARIO

A120 14 Aprobó el curso

A121 12 Desaprobó el curso



Cuadro de Notas



e. Autollene las celdas siguientes, aplique formato millares y obtendrá el siguiente resultado:

Guarde el archivo con el nombre de Funciones Lógicas 1.



2.1.2. Función Lógica Y() Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSOS.

Donde: Valor_lógico1, Valor_lógico2,…. son entre 1 y 255 condiciones que desea comprobar y que pueden ser verdadero o falso, y que pueden ser valores lógicos, matriciales o referencias. En su forma anidada con la función SI, su sintaxis sería:

Si recuerda, en lógica, la conjunción se representaba a través del símbolo ^ y la

conjunción sólo es verdadera si los componentes son verdaderos. Aquí, se muestra la tabla de verdad para la conjunción que es, exactamente, la misma regla aplicada en la función Y().

p q p ^ q

V V V

V F F

F V F

F F F

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!



Ejemplo 1: Función Y () En un archivo nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1:

A continuación, se evaluará si el valor A es mayor que 10 y si el valor B es menor que 5. La respuesta deberá ser VERDADERO según la tabla de verdad de la conjunción. Procedimiento

a. Seleccione la celda C5.

b. Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas. c. Seleccione la categoría Lógicas y la función Y. Luego, haga clic en el botón

Aceptar. d. En el cuadro Argumentos de función, en el área Valor_lógico1, escriba

A5>10 y en el área Valor_lógico2, escriba B5<5. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

e. Observe que el resultado es, efectivamente, VERDADERO. f. Autollene la fórmulas a las celdas siguientes (arrastre):

Guarde el archivo con el nombre de Funciones Lógicas 2.



2.1.3. Función Lógica O() Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO, devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS.

Donde: Valor_lógico1, Valor_lógico2,… son entre 1 y 255 condiciones que desea comprobar y que pueden ser verdadero o falso, y que pueden ser valores lógicos, matriciales o referencias. En su forma anidada con la función SI, su sintaxis sería:

Si recuerda, en lógica, la disyunción se representaba a través del símbolo v y la

disyunción sólo es falsa si todos los componentes son falsos. En cualquier otro caso, es verdadera. Aquí se muestra la tabla de verdad para la disyunción que es, exactamente, la misma regla aplicada en la función O().

p q p V q

V V V

V F V

F V V

F F F

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR! Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR



Ejemplo 1: Función O() En el archivo anterior, agregue siguiente información en la columna D de la Hoja1:

A continuación, se evaluará si el valor A es mayor que 10 o si el valor B es menor que 5. La respuesta deberá ser VERDADERO según la tabla de verdad de la disyunción. Procedimiento

a. Seleccione la celda D5.


c. Seleccione la categoría Lógicas y la función O. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

d. En el cuadro Argumentos de función, en el área Valor_lógico1, escriba

A5>10 y en el área Valor_lógico2, escriba B5<5. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

e. Observe que el resultado es, en efecto, VERDADERO.

f. Autollene la fórmulas a las celdas siguientes (arrastre):

Guarde el archivo con el mismo nombre de Funciones Lógicas 2.



2.2. TEMA 7: FUNCIONES DE BÚSQUEDAS

Las funciones de búsqueda tienen tanto uso como las funciones lógicas. Esto se debe a que permiten localizar información asociada a una fila o columna y, con ello, es posible preparar reportes sencillos.

Puede insertar funciones de la categoría Búsqueda y Referencia utilizando la ficha Fórmulas y el grupo Bilbioteca de Funciones.

2.2.1. Función BuscarV() Realiza una búsqueda vertical en la primera columna de un rango o matriz y devuelve el dato asociado de una columna especificada. Utilice BUSCARV cuando los valores que desea localizar estén ubicados en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar, es decir, se utiliza en cuadros organizados verticalmente.

Donde…

Valor_buscado, es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. El Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en, es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

Indicador_columnas, es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente.

Ordenado, es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.



Antes de utilizar la función BUSCARV, se asignará el nombre de las matrices o rangos a usarse; ello, simplemente, para facilitar la comprensión de la función.

Ejemplo 1: Función BuscarV () En un archivo nuevo, escriba la siguiente información en la Hoja1.

Procedimiento

a. Definición de la matriz Artículos, seleccione el rango A6:E11 y asigne el nombre de ARTICULOS.

b. Escriba la siguiente información en la Hoja2:



c. Utilizando la función BUSCARV, se mostrará el nombre del artículo asociado al código ingresado. Para ello seleccione la celda B4.

d. Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

e. Seleccione la categoría Búsqueda y Referencia y la función BUSCARV. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

f. En el cuadro Argumentos de función, escriba en cada área la información tal

como se muestra:

Observe que el valor buscado es B3, porque este dato se encuentra en la primera columna de la matriz llamada ARTICULOS; el indicador de columnas es 2, porque el nombre del artículo asociado a este código se encuentra en la segunda columna de la matriz; y ordenado está en 0, porque la búsqueda que se necesita realizar debe buscar la coincidencia exacta. Note que también podría usar, en lugar de 0, el valor lógico FALSO.

g. Luego, haga clic en el botón Aceptar y observe que el resultado será

Cuaderno 100h. Actividad En la Hoja2, utilizando la función BUSCARV, complete las funciones para hallar la información de la Marca, Precio y Stock que también están asociados al código ingresado en la celda B3.



Guarde el archivo con el nombre de Funciones de Búsquedas. Ejemplo 2: Función BuscarV() En el archivo anterior, utilizando la función BUSCARV, complete la información que corresponde al Mensaje teniendo en cuenta que depende del valor del Stock y será buscado en la tabla o matriz MENSAJES. Procedimiento

a. Definición de la matriz Mensajes, en la Hoja1 seleccione el rango A21:B24 y asigne el nombre de MENSAJES.

b. En la Hoja2, complete la función de búsqueda con BusvarV en la celda D7 e indique qué información escribió en cada argumento y por qué.

Argumento Valor Justificación o razón

Valor_buscado

Matriz_buscar_en

Indicador_columnas

Ordenado

Guarde el archivo con el mismo nombre de Funciones de Búsquedas.



2.2.2. Función BuscarH() Realiza una búsqueda horizontal en la primera fila de un rango o matriz y devuelve el dato asociado de una fila especificada. Utilice BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en la primera fila de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Utilice esta función en cuadros organizados horizontalmente.

Donde:

h. Valor_buscado, es el valor que se busca en la primera fila de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

i. Matriz_buscar_en, es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera fila de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

j. Indicador_filas, es el número de fila de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!.

k. Ordenado, es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

Ejemplo 3: Función BuscarH() En el archivo anterior, utilizando la función BUSCARH, muestre el porcentaje de oferta asociado a la Marca. Para ello, realice lo siguiente: Procedimiento

a. Definición de la matriz Marcas, en la Hoja1 seleccione el rango B15:F17 y asigne el nombre de MARCAS.

b. En la Hoja2, seleccione la celda B7.



c. Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

d. Seleccione la categoría Búsqueda y Referencia y la función BUSCARH. Luego, haga clic en el botón Aceptar.

e. En el cuadro Argumentos de función, escriba en cada área la información tal

como se muestra:

Observe que el valor buscado es B5 porque este dato se encuentra en la primera fila de la matriz llamada MARCAS; el indicador de filas es 2, porque el porcentaje de oferta asociado a esta marca se encuentra en la segunda fila de la matriz; y ordenado está en 0, porque la búsqueda que se necesita realizar debe buscar la coincidencia exacta. Note que también podría usar, en lugar de 0, el valor lógico FALSO.

f. Luego, haga clic en el botón Aceptar y observe que el resultado será 0.05.

g. Aplique formato de estilo porcentual para tener como resultado 5%.

Actividad En la Hoja2, utilizando la función BUSCARH, complete la información del regalo que está asociado a la Marca.

Guarde el archivo con el mismo nombre de Funciones de Búsquedas.



Actividades a. En un archivo nuevo, guárdelo con el nombre Actividad, y resuelva los

siguientes ejercicios:

Ejercicio 01: En la Hoja1, escriba la siguiente información:

En el campo OBSERVACIÓN, muestre el comentario “Máquina operativa” si se ha utilizado la máquina; en caso contrario, deberá mostrar “Revisión Pendiente”. El resultado será el siguiente:




Utilizando funciones lógicas, escriba “Aprobado” en la columna OBSERVACIÓN si ambas notas son aprobadas y “Debe dar sustitutorio” si alguna es desaprobatoria. Considere como mínima nota aprobatoria 13.


Agregue una columna llamada CURSO APROBADO que indique el nombre del curso que obtuvo nota aprobatoria. Si fueran ambos cursos, deberá mostrar el texto “Aprobó ambos cursos”.




Utilizando las funciones más convenientes, complete la información faltante, tomando en cuenta lo siguiente:

o La fecha de compra debe ingresarse. o La forma de pago puede ser Contado o Crédito. o Si la forma de pago es al Contado, el % Oferta es de 20%; en caso

contrario, el % Oferta es 0. o El %IGV será del 19% si la fecha de compra es menor al 28/7/2010; en

caso contrario, será del 18%. o El Importe debe ingresarse y mostrarse con 2 decimales. o Deberá mostrar automáticamente la Oferta y el IGV correspondiente. o El Total es el importe menos la Oferta.


Se tiene la lista de datos y se desea generar un pequeño reporte de tal modo que, al ingresar un código a buscar, se muestren automáticamente la descripción y stock asociados al código. Asimismo, deberá mostrar una oferta del 15% sólo en el caso de los monitores; en caso contrario, la oferta será del 5%.




Diseñe un reporte con la información anterior, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

o El campo Id.Pedido deberá seleccionarse de una lista. o Al elegir un Id.Pedido; los datos del cliente, empleado, fecha de pedido,

forma de envío, Pedido $ y Local deberán mostrarse de manera automática.

o Agregue un campo llamado Comentario Especial. Este deberá mostrar el mensaje correspondiente según la siguiente tabla:

Pedido $ Comentario Especial

< 2500 Revise historial del Cliente.

>=2500 Pedido en parámetros esperados.

o También, agregue un campo llamado Descuento Local. Este deberá

mostrar 10%, en caso el local sea San Isidro o La Molina; si fuera Lima o Callao, 15%; y en caso el local no exista, deberá mostrar el siguiente mensaje: “No existe local”. Resuelva este ejercicio utilizando las funciones vistas con anterioridad y que sean, estrictamente, necesarias.



Resumen

1. Las funciones lógicas permiten evaluar condiciones y según el resultado

VERDADERO o FALSO, se realiza algún tipo de cálculo, se muestra un mensaje, etc.

2. Las funciones lógicas son Y (), O (), SI (), estas pueden anidarse una con otra. 3. Las funciones de búsquedas permiten ubicar un dato dentro de una tabla de datos

ya sea de forma vertical u horizontal. 4. Las funciones de búsquedas son BuscarV () y BuscarH (). Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=Cpf1lLRxNCs

o https://www.youtube.com/watch?v=5msevDUQz5c

o https://www.youtube.com/watch?v=pmtQsENsaJg

o https://www.youtube.com/watch?v=9HzqxonUeaA

https://www.youtube.com/watch?v=Cpf1lLRxNCs

https://www.youtube.com/watch?v=5msevDUQz5c

https://www.youtube.com/watch?v=pmtQsENsaJg

https://www.youtube.com/watch?v=9HzqxonUeaA





TABLAS DE DATOS

LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Al término de la unidad, el alumno conoce los elementos de una Tabla de Datos, ordena y filtra la información, agrupa los datos por medio de subtotales y tablas dinámicas aplicando diferentes criterios.

TEMARIO

3.1 Tema 8 : Tabla de Datos y Ordenar 3.1.1 : Definición de una Tabla de Datos 3.1.2 : Elementos de una Tabla de Datos 3.1.3 : Ordenar Datos por uno o varios Campos 3.1.4 : Ordenar por Listas Personalizadas

3.2 Tema 9 : Filtros Automáticos y Avanzados

3.2.1 : Filtros Automáticos 3.2.2 : Filtros Avanzados 3.2.3 : Tabla de Criterios

3.3 Tema 10 : Agrupamiento de Datos

3.3.1 : Subtotales 3.4 Tema 11 : Tablas y Gráficos Dinámicos

3.4.1 : Tablas Dinámicas 3.4.2 : Gráficos Dinámicos


Los alumnos identifican los elementos de una tabla de datos.

Los alumnos ordenan una tabla de datos por diferentes campos.

Los alumnos aplican filtros en una tabla de datos.

Los alumnos crean subtotales de diferentes niveles.

Los alumnos crean tablas dinámicas aplicando diferentes criterios en su estructura.

UNIDAD

3





3.1. TEMA 8: TABLA DE DATOS Y ORDENAR

3.1.1. Definición de una Tabla de Datos En Excel, una tabla de datos es una colección de datos organizados y que guardan relación entre sí. Por ejemplo: Una tabla de datos con la información del personal de una empresa, una tabla de datos con la información de los alumnos de una institución educativa, una tabla con las ventas realizadas en una compañía, etc. Con la información contenida en una tabla de datos podemos realizar operaciones comunes como: ordenar, filtrar, crear subtotales o resumir con tablas dinámicas.

3.1.2. Elementos de una Tabla de Datos Los elementos de una tabla de datos son los siguientes: 3.1.2.1. Campos Los campos vienen a ser las columnas que forman la tabla. Cada columna contiene datos de un mismo tipo como: Textos, Números, Alfanuméricos o Calculados.



3.1.2.2. Registros Los registros vienen a ser las filas de datos que forman la tabla. Cada fila contiene datos de diferentes tipos.

La intersección entre un campo y un registro se denomina Dato.



3.1.3. Ordenar Datos por Uno o Varios Campos En Excel, una herramienta esencial para organizar los datos es el orden que se puede aplicar por uno o varios campos. Por ejemplo: ordenar por Apellidos una lista de alumnos o clientes, ordenar por Ventas una lista de productos vendidos, ordenar por iconos o por colores de celda una lista de pedidos. En cualquiera de los casos anteriores, el ordenamiento permite ubicar fácilmente un registro o grupos de registros y presentar la información de manera conveniente. Puede ordenar la información:

Texto, de forma alfabética de la A a la Z o de la Z a la A.

Números, de menor a mayor o de mayor a menor.

Fechas y horas, de más antiguos a más recientes o de más recientes a más antiguos.

Orden personalizado, mediante una lista creada previamente.

Color de celda, mediante un color de relleno aplicado a la celda.

Color de fuente, mediante un color de fuente aplicado al contenido de la celda.

Icono de celda, que fueron aplicados por medio de formato condicional. 3.1.3.1. Ordenar por un Campo Es posible ordenar una tabla de datos por sólo un campo a la vez. Ejemplo 1: Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo Distrito de forma ascendente:

Procedimiento

a. Ubique la celda activa en el nombre del campo Distrito o en un dato del mismo campo.



b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Ordenar de A a Z.

c. Luego obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2: Con la tabla de datos anterior ordene por el campo Ventas de forma descendente. Procedimiento

a. Ubique la celda activa en el nombre del campo Ventas o en un dato del mismo campo.

b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Ordenar de Z a A.

c. Luego obtendrá el siguiente resultado:



3.1.3.2. Ordenar por Varios Campos Es posible ordenar una tabla de datos por varios campos a la vez, definiendo así niveles de ordenamiento para generar grupos con un mismo valor. Ejemplo 1: Ordenar por dos campos Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo Área de forma ascendente y, luego, por el campo Sueldo de forma descendente:

Procedimiento

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la tabla.

b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Ordenar.



c. En el cuadro Ordenar defina los niveles de ordenamiento, para ello en la primer fila elija el campo Área, luego haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo cambiando el Criterio de ordenación a De mayor a menor.

Al elegir el campo Área que es de tipo Texto, el orden por defecto en el Criterio de ordenación es A a Z, es decir de forma ascendente. De manera similar sucedería con los tipos Número y Fecha.

d. Haga clic en el botón Aceptar y luego obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo 2: Ordenar por tres campos Con la tabla de datos anterior, ordene por el campo Género de forma descendente; luego, por el campo Cargo de forma ascendente y; después, por el campo Fecha de Nacimiento de forma descendente. Procedimiento




b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Ordenar, elimine los niveles del ejemplo anterior con el botón Eliminar nivel.

c. En el cuadro Ordenar defina los niveles de ordenamiento, para ello:

Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Género y cambie el Criterio de ordenación a Z a A.

Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Cargo y cambie el Criterio de ordenación a A a Z.

Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Fecha de Nacimiento y cambie el Criterio de ordenación a De más recientes a más antiguos.

d. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:



Ejemplo 3: Ordenar por Icono de celda Con la tabla de datos anterior, ordene por el campo Sueldo de forma que el color de los iconos sea: Verde, Rojo y Amarrillo. Procedimiento


b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Ordenar, elimine los niveles del ejemplo anterior con el botón Eliminar nivel.

c. En el cuadro Ordenar defina los niveles de ordenamiento, para ello:

Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en Ordenar según, elija Icono de celda; y en Criterio de ordenación, elija el icono Verde.

Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en Ordenar según, elija Icono de celda; y en Criterio de ordenación, elija el icono Rojo.

Haga clic en el botón Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en Ordenar según, elija Icono de celda; y en Criterio de ordenación, elija el icono Amarrillo.



También, es posible cambiar los valores de la última columna En la parte superior para que se inviertan los resultados y aparezcan En la parte inferior.


Ejemplo 4: Ordenar por Color de celda Con la siguiente tabla de datos ordene por el color aguamarina (es posible elegir cualquier campo, debido a que el color se aplica a todo el registro).

Procedimiento



c. En el cuadro Ordenar, elija el campo Vendedor; en Ordenar según, elija Color de celda; y en Criterio de ordenación, elija el color Aguamarina.




e. Se vuelve a ingresar al cuadro Ordenar y cambia la útima columna a En la parte inferior.

f. Luego, presione el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:



3.1.4. Ordenar por Listas Personalizadas Es posible ordenar por medio de un orden diferente al ascendente o descendente usando una lista personalizada, por ejemplo, en un campo Mes ordenar por Enero, Febrero, Marzo y Abril, en un campo Cargo ordenar por Gerente, Jefe, Asistente, Auxiliar, entre otros casos. Ejemplo 1: Usar una lista predefinida (existente) Con la siguiente tabla de datos, ordene por el campo Mes de Venta con el orden Enero, Febrero, Marzo y Abril.

Procedimiento

a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la tabla.


c. En el cuadro Ordenar, elija el campo Mes de Venta; y en Criterio de ordenación, elija Lista personalizada…



d. En el cuadro Listas personalizas, elija la lista enero, febrero, marzo,… y presione el botón Aceptar.

e. Al regresar el cuadro Ordenar se verá:

f. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:



Ejemplo 2: Crear una lista personalizada Con la siguiente tabla de datos, ordene por el campo Área con el orden RRHH, Sistemas, Ventas y Publicidad.

Procedimiento



c. En el cuadro Ordenar, elija el campo Área; y en Criterio de ordenación, elija Lista personalizada…



d. En el cuadro Listas personalizas, escriba los valores de la lista; al finalizar, presione el botón Agregar; y, luego, el botón Aceptar.

e. Al regresar el cuadro Ordenar se verá:


También, es posible invertir el orden de la lista personalizada.



Actividades a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos; luego, copie toda la

tabla en las hojas Hoja2, Hoja3, Hoja4, Hoja5, Hoja6 y Hoja7:

b. Ordene por los siguientes criterios:

En la Hoja1, ordene por Vendedor de forma ascendente.

En la Hoja2, ordene por Distrito de forma ascendente y, luego, por Ventas de forma descendente.

En la Hoja3, ordene por Tipo y Distrito de forma ascendente y Unidades de forma descendente.

En la Hoja4, ordene por Mes de Venta según el Color de celda Naranja en la parte superior.

En la Hoja5, ordene por Ventas según el Icono de celda en el orden: Amarrillo, Verde y Rojo.

En la Hoja6, ordene por Tipo en el orden: Enlatados, Verduras, Secos, Pescado, Carnes y Lácteos.

En la Hoja7, ordene por Mes de Venta en el orden: Abril, Marzo, Febrero y Enero y luego por Unidades de forma descendente.



Resumen

1. Ordenar una tabla de datos permite presentar, de diversas formas, la información

según nuestra necesidad. 2. Podemos ordenar según el tipo de datos del campo: por Texto de forma: alfabética

A-Z o viceversa, por Número de Menor a mayor o viceversa y por Fecha de Más antiguos a Más recientes o viceversa.

3. Adicionalmente, se puede ordenar por Icono y color de celda. 4. También, se dispone del uso de listas personalizadas ya sea predefinida o creada

según la necesidad. Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=vhei1uqxpNI

o https://www.youtube.com/watch?v=XX6che9qAnM

o https://www.youtube.com/watch?v=ZIiWInMKeKQ

https://www.youtube.com/watch?v=vhei1uqxpNI

https://www.youtube.com/watch?v=XX6che9qAnM

https://www.youtube.com/watch?v=ZIiWInMKeKQ



3.2. TEMA 9: FILTROS AUTOMÁTICOS Y AVANZADOS

Los filtros en Excel permiten definir

criterios en uno o en varios campos

de una tabla de datos dando como

resultado un grupo de registros que

cumplen dichas condiciones. Por

ejemplo: dentro de una tabla de

datos de un instituto educativo,

podemos filtrar aquellos alumnos que hayan aprobado o desaprobado un determinado

curso, otro caso podemos obtener aquellos alumnos que viven en un determinado

distrito, sean becado, etc.

En Excel 2013, tenemos dos formas de aplicar filtros:

3.2.1. Filtros Automáticos

También, denominado Autofiltros, permite aplicar criterios simples por medio de la

selección de valores en cada campo de manera individual marcando o desmarcando

una casilla o indicando criterios usando el cuadro Autofiltro personalizado donde se

pueden definir hasta dos condiciones.

Filtrar datos utilizando el comando Autofiltro es una manera fácil y rápida de ubicar un

grupo de información. Para utilizar esta herramienta, se debe elegir la tabla de datos y

activar la opción de Filtros, y utilizar las listas desplegables asociadas a los nombres

de los campos.

Ejemplo 1: Filtrar por un campo Con la siguiente tabla de datos filtre al personal femenino.



Procedimiento a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.

b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Filtro.

c. En el botón del campo Género, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y, luego, marque la casilla del valor F.




En la barra de estado, podrá observar el número de registros que cumplen el criterio.

Este mensaje desaparece al cambiar a otra hoja o al cerrar el libro, para ver la cantidad de registros puede usar el siguiente procedimiento:

a. Ubíquese en la primera celda del primer resultado. b. Luego, presione la combinación de teclado Control + Shift +

Tecla direccional hacia abajo:

c. En la barra de estado observará:

Ejemplo 2: Filtrar por dos campos Con la tabla de datos anterior, filtre al personal masculino del Distrito San Miguel.

Procedimiento

a. Borre el filtro anterior, haga clic en el comando Borrar del grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

b. En el botón del campo Género, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y, luego, marque la casilla del valor M. Después, presione el botón Aceptar.



c. En el botón del campo Distrito, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y,

luego, marque la casilla del valor San Miguel.


Ejemplo 3: Filtrar por un campo texto Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido Paterno inicie con la letra

“M”.

Procedimiento


b. En el botón del campo Paterno, elija Filtros de texto / Comienza por…



c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “M” en el primer criterio (comienza por).


De manera similar, observe que también tiene las opciones: Es igual a, No es igual a, Termina con, Contiene, No contiene y Filtro personalizado. Además, puede hacer uso del comodín * (asterisco) para representar varios caracteres o letras y del comodín ? (interrogación) para representar un carácter o letra.

Ejemplo 4: Filtrar por un campo texto usando comodín * Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido Paterno inicie con la letra

“G”, use el comodin * (asterisco).

Procedimiento


b. En el botón del campo Paterno, elija Filtros de texto / Es igual a…



c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “G*” en el primer criterio (es

igual a).


Ejemplo 5: Filtrar por un campo texto usando comodín? Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo segundo carácter en el Distrito

es “a”, use el comodin? (interrogación).

Procedimiento


b. En el botón del campo Distrito, elija Filtros de texto / Es igual a…

c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba “?a*” en el primer criterio (es igual a).




Ejemplo 6: Filtrar por un campo numérico Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo Sueldo sea entre 1500 y 2000.

Procedimiento


b. En el botón del campo Sueldo, elija Filtros de número / Entre…

c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba 1500 en el primer criterio (es mayor o igual a) y 2000 en el segundo criterio (es menor o igual a).




De manera similar, observe que, también, tiene las opciones: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que, Diez mejores, Superior del promedio, Inferior al promedio y Filtro personalizado.

Ejemplo 7: Filtrar por un campo numérico Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo Sueldo sea inferior al promedio.

Procedimiento


b. En el botón del campo Sueldo, elija Filtros de número / Inferior al promedio.

c. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:



Ejemplo 8: Filtrar por un campo fecha Con la tabla de datos anterior, filtre al personal que haya nacido antes del año 1980.

Procedimiento


b. En el botón del campo Fecha Nacimiento, elija Filtros de fecha / Antes…

c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba 01/01/1980 en el primer criterio (es anterior a).

Considere que una fecha se expresa dd/mm/aaaa y al momento de escribir el valor éste debe adecuarse a dicha sintaxis.




De manera similar, observe que, también, tiene estas opciones junto a Todas las fechas en periodo y Filtro personalizado.

3.2.2. Filtros Avanzados Esta herramienta permite aplicar criterios complejos que

no pueden ser resueltos mediante los filtros automáticos.

Para utilizar los filtros avanzados, es necesario escribir

las condiciones para el filtro en un espacio denominado

Tabla de criterios; además, esta opción nos brinda la

posibilidad de copiar los resultados en otro lugar diferente

a la tabla de datos.

3.2.3. Tabla de Criterios

La tabla de criterios tiene una estructura similar a una tabla de datos, compuesta por

columnas y filas que permite establecer las condiciones que se aplicarán en el filtro

avanzado.

Estructura general

Donde:

En la primera fila, se definen los nombres de los campos que pertenecen a la tabla de

datos.

A partir de la segunda fila, se definen los valores para cada campo. La tabla se lee:

Cada fila tendrá la unión Y, es decir se cumplirá: Campo 1 con el valor X1 y Campo 2

con el valor Y1 y Campo 3 con el valor Z1, etc.

Cada columna tendrá la unión O, es decir se cumplirá: Campo 1 con el valor X1 o el

valor X2, etc.



Es recomendable ubicar la tabla de criterios por encima o por debajo de la tabla de datos, debido a que al aplicar el filtro, las filas de la hoja de cálculo se ocultan y los criterios definidos lo harán, también.

Ejemplo 1: Filtrar por dos campos (Unión Y) Con la siguiente tabla de datos, filtre los contadores con sueldo inferior a 2000.

Procedimiento

a. En la parte superior de la tabla de datos, escriba la siguiente tabla de criterios:

Puede escribir o copiar cada nombre de campo desde la tabla de datos. Para valores numéricos puede utilizar los operadores de comparación: > (Mayor que), >= (Mayor o igual que), < (Menor que), <= (Menor o igual que), = (Igual a) y <> (Diferente de).

b. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.



c. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Avanzadas.

d. En el cuadro Filtro avanzado verifique que sea correcto el rango de la tabla de datos en el área Rango de la lista y, luego, seleccione el rango de la tabla de criterios que aparecerá en el área Rango de criterios.

Observe que los rangos son escritos con referencia absoluta. También, puede usar el nombre de rango para el Rango de la lista.

e. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:



En la barra de estado, podrá observar el número de registros que cumplen el criterio.

Este mensaje desaparece al cambiar a otra hoja o al cerrar el libro, para ver la cantidad de registros puede usar el siguiente procedimiento:

a. Ubíquese en la primera celda del primer resultado. b. Luego presione la combinación de teclado Control + Shift +


c. En la barra de estado observará:

Ejemplo 2: Filtrar por dos campos (Unión O) Con la tabla de datos anterior, filtre el personal que sea Contador o que tengan sueldo

inferior a 2000.

Procedimiento


b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes valores:

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la tabla.

d. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Avanzadas.

e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de

criterios que aparecerá en el área Rango de criterios.




Ejemplo 3: Filtrar con comodines * o ? Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo apellido paterno inicie con “M” y

su cargo tenga como penúltima letra la “o”.

Procedimiento


b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los

siguientes valores:





e. En el cuadro Filtro avanzado seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios

que aparecerá en el área Rango de criterios.


Ejemplo 4: Filtrar números con rangos Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo sueldo sea entre 1200 y 1500.

Procedimiento



siguientes valores:








Ejemplo 5: Filtrar fechas Con la tabla de datos anterior, filtre el personal nacido entre los años 1975 y 1985.

Procedimiento



siguientes valores:

Considere que una fecha se expresa dd/mm/aaaa y al momento de escribir el valor este debe adecuarse a dicha sintaxis.

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.







Ejemplo 6: Filtrar con tabla de criterios cruzada Con la tabla de datos anterior, filtre el personal masculino del distrito de Lima junto al

del Callao con sueldo superior a 1400.

Procedimiento



siguientes valores:

La tabla de criterios cruzada, nos permite establecer condiciones complejas que no podrán resolverse con Autofiltro, aquí podremos definir dos condiciones dando como resultado el cruce o la unión de ambos criterios.

c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.




e. En el cuadro Filtro avanzado seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios que aparecerá en el área Rango de criterios.


Ejemplo 7: Filtrar y copiar los resultados en otra ubicación Con la tabla de datos anterior, filtre el personal del cargo Marketing cuyo correo sea de

“gmail” junto a los del cargo Administrador que no sean de Lima. Copie los resultados

a partir de la celda M9.

Procedimiento



siguientes valores:




criterios que aparecerá en el área Rango de criterios; luego, active Copiar a otro lugar y en el área Copiar a seleccione la celda M9.




En la barra de estado no aparece la cantidad de registros. Utilice el siguiente procedimiento:

a. Ubíquese en la primera celda del primer resultado. (M10) b. Luego, presione la combinación de teclado Control + Shift +


c. En la barra de estado, observará:

Ejemplo 8: Filtrar y copiar los resultados de forma personalizada Con la tabla de datos anterior, filtre el personal del cargo Doctor o Marketing ambos

con sueldo superior a 2000. Copie los resultados a partir de la celda M9 sólo considere

los campos: Paterno, Nombres, Cargo, Distrito y Sueldo.

Procedimiento

a. Borre los resultados del filtro anterior, en la celda M9 presione CTRL + * y, luego, elija Borrar / Borra todo del grupo Modificar en la ficha Inicio.



b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los siguientes valores:

c. Para los resultados, escriba o copie los campos solicitados a partir de la celda M9.

d. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la tabla.

e. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando Avanzadas.

f. En el cuadro Filtro avanzado seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios

que aparecerá en el área Rango de criterios; luego, active Copiar a otro lugar y, en el área Copiar a, seleccione el rango M9:Q9.

g. Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el siguiente resultado:



Actividades a. En una hoja nueva escriba la siguiente tabla de datos; luego, copie toda la

tabla para desarrollar cada caso:

b. Usando filtro automático o autofiltro obtenga lo siguiente:

Filtre los registros cuyo departamento de destino (Dpto Destino) sea Loreto.

Filtre los registros cuyo vendedor sea Joaquín Castillo con venta total superior de 4500.

Filtre los registros con precios de venta (Precio Venta) superiores del promedio.

Filtre los registros cuyo código termine en “5”, use comodines.

Filtre los registros cuya fecha de venta (Fecha Venta) pertenezca al primer trimestre del año 2014.

c. Usando filtro avanzado obtenga lo siguiente:

Filtre los registros cuya fecha de venta (Fecha Venta) pertenezca al segundo trimestre del año 2014.

Filtre los registros cuyo departamento de destino (Dpto Destino) inicie con “A” o con “L” y su precio de venta (Precio Venta) sea inferior de 40.

Filtre los registros cuyo departamento de destino (Dpto Destino) sea Cuzco con unidades a partir de 80 junto a los del departamento Tacna con fecha de venta (Fecha Venta) correspondiente al primer bimestre del año 2014.

Filtre los registros del producto Pantalón con medida M junto a los productos Camisa con venta total hasta 2000. Copie los resultados a partir de la celda L10.

Filtre los registros cuya fecha de venta (Fecha Venta) sea del mes de Abril con precio de venta (Precio Venta) superior de 60. Copie los resultados a partir de la celda L10 considere sólo los campos: Producto, Vendedor, Fecha Venta, Precio Venta y Dpto Destino.



Resumen

1. Filtrar una tabla de datos permite presentar solo los registros que cumplan con un

determinado criterio ya sea para un campo o varios. 2. Podemos aplicar filtros de acuerdo al tipo de cada campo: por Texto usando

valores fijos o con comodines (*, ?), por Número usando los operadores de comparación, por Fechas, también usando los operadores de comparación y la sintaxis dd/mm/aaaa.

3. Adicionalmente, se puede aplicar filtros avanzados usando una tabla de criterios

cruzada para condiciones complejas. 4. Ademas, podemos copiar los resultados en un lugar distinto de la tabla de datos y

personalizar los campos a mostrar. Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=3NU0T2V02FY

o https://www.youtube.com/watch?v=76p5NZgbp-I

o https://www.youtube.com/watch?v=p_z6y1LZmZM

https://www.youtube.com/watch?v=3NU0T2V02FY

https://www.youtube.com/watch?v=76p5NZgbp-I

https://www.youtube.com/watch?v=p_z6y1LZmZM



3.3. TEMA 10: AGRUPAMIENTO DE DATOS

3.3.1. Subtotales

La herramienta de Subtotales permite resumir una tabla de datos por uno o varios

campos y para cada resumen

podemos realizar uno o más

cáculos, como por ejemplo, obtener

la suma de las unidades vendidas

por cada sucursal, el promedio de

la venta por producto, la cuenta de

los registros de cada sucursal y

departamento, etc.

Los resultados de un subtotal se verán en un formato de esquema,

es decir, por niveles donde se podrán mostrar y ocultar celdas de

acuerdo a lo que necesitemos. Cada nivel se representa por un

número, el último nivel muestra toda la información de la tabla de

datos, el primer nivel muestra el resumen general y los niveles

intermedios muestran la información de manera parcial.

Antes de aplicar un subtotal es importante ordenar la tabla de

datos de acuerdo a los resultados que deseamos obtener, por

ejemplo:

Si necesitamos la suma de las unidades vendidas por cada sucursal, previamente, debemos ordenar por sucursal.

Si necesitamos el promedio de la venta por producto, previamente, debemos ordernar por producto.

Se aplicará el orden predeterminado, es decir, de forma ascendente. Recuerde que, también, puede utilizar el orden por lista personalizada visto anteriormente.



Ejemplo 1: Subtotal con un cálculo en un campo Con la siguiente tabla de datos, halle el promedio del Sueldo por Cargo.

Procedimiento a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.

b. Ordene la tabla de datos por el campo Cargo.

Observe cómo se agrupan los valores en el campo Cargo, aquí se pueden apreciar 5 bloques o grupos diferentes: Adminstrador, Contador, Doctor, Ingeniero y Marketing, considere que para cada grupo se hará un cálculo.



c. En la ficha Datos grupo Esquema, elija el comando Subtotal.

d. En el cuadro Subtotales, elija Cargo en el área Para cada cambio en; elija Promedio en el área Usar función; solo marque la casilla del Sueldo en el área Agregar subtotal a.

e. Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 2 y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

Para una mejor presentación de los resultados, se han ocultado las columnas B, C, D, E, G, H, J lo cual no es necesario hacer al realizar subtotales.



Ejemplo 2: Subtotal con dos cálculos diferentes en un campo Con la tabla de datos anterior, halle el número de registros y la suma del Sueldo por

Distrito. Para resolver este ejemplo, usaremos Subtotal anidado, es decir, crearemos

un Subtotal y, luego, añadiremos otro.

Procedimiento

a. Quite el subtotal creado en el ejemplo anterior, haga clic en el botón Quitar todos del cuadro Subtotales.

Observe que al abrir el cuadro nos muestra el último subtotal aplicado en la tabla de dato, pero al cerrar el libro se muestran los valores por defecto establecidos por Excel.

b. Ordene la tabla de datos por el campo Distrito.

c. En la ficha Datos, grupo Esquema, elija el comando Subtotal.



d. Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el área Para cada cambio en; elija Cuenta en el área Usar función; y sólo marque la casilla del Distrito en el área Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la casilla Reemplazar subtotales actuales.

Para realizar el conteo, es recomendable usar el mismo campo usado en las áreas Para cada cambio en y Agregar subtotal a. Es recomendable desmarcar la casilla Reemplazar subtotales actuales desde el primer cálculo, debido a que se añadirá otro Subtotal. Si no se realiza este paso, el siguiente subtotal reemplazará el actual y no habrá anidamiento de subtotales.

e. Vuelva a elegir el comando Subtotal.



f. Para el segundo subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el área

Para cada cambio en; elija Suma en el área Usar función; y sólo marque la

casilla del Sueldo en el área Agregar subtotal a.

g. Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 3 y, luego, obtendrá el siguiente resultado:

Para una mejor presentación de los resultados, se han ocultado las columnas B, C, D, E, H, J lo cual no es necesario hacer al realizar subtotales.



Ejemplo 3: Subtotal con un cálculo en dos campos diferentes Con la tabla de datos anterior, halle el máximo valor del Sueldo por Género y la suma

de los Años de Servicio por Cargo. Para resolver este ejemplo, usaremos Subtotal

anidado, es decir, crearemos un Subtotal y, luego, añadiremos otro.

Procedimiento

a. Quite los subtotales creados en el ejemplo anterior, haga clic en el botón Quitar todos del cuadro Subtotales.

b. Ordene la tabla de datos por el campo Género y, luego, por el campo Cargo.

c. En la ficha Datos, grupo Esquema, elija el comando Subtotal.

d. Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Género en el área Para cada cambio en; elija Max. en el área Usar función; y sólo marque la casilla del Sueldo en el área Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la casilla Reemplazar subtotales actuales.

e. Vuelva a elegir el comando Subtotal.



f. Para el segundo subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Cargo en el área

Para cada cambio en; elija Suma en el área Usar función; y solo marque la

casilla de los Años de Servicio en el área Agregar subtotal a.

g. Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 3 y, luego, obtendrá el siguiente resultado:



Actividades a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos; luego, copie toda la

tabla para desarrollar cada caso:

b. Usando subtotales obtenga lo siguiente:

Halle el número de registros por Producto.

Halle el promedio de la Venta Total por Vendedor.

Halle el promedio del precio de venta (Precio Venta) por Medida.

Halle el total de las Unidades por departamento de destino (Dpto Destino).

Halle el número de registros y el total de las unidades por Vendedor.

Halle el mínimo valor del precio de venta (Precio Venta) y Unidades por Producto.

Halle el máximo y mínimo valor de la Venta Total por departamento de destino (Dpto Destino) y Vendedor.

Halle la suma y el promedio de las Unidades por Producto y Medida.



Resumen

1. Los Subtotales permiten resumir una tabla de datos y realizar un cálculo para uno

o varios campos. 2. Antes de iniciar con los subtotales, es necesario ordenar la tabla de datos de

acuerdo a la necesidad planteada, sin este primer paso no aparecerán los resultados esperados.

3. Al utilizar subtotales, se crea un esquema con diferentes niveles los cuales

permiten mostrar y ocultar la información. 4. Es importante seguir una secuencia ordenada al momento de crear los subtotales

anidados, ya que si erramos en un nivel será necesario quitar todos los subtotales creados e iniciar de nuevo.


o https://www.youtube.com/watch?v=GWvbJKSzHSU

o https://www.youtube.com/watch?v=XZKih8dDzAg

o https://www.youtube.com/watch?v=ATZDmbqmFYM

https://www.youtube.com/watch?v=GWvbJKSzHSU

https://www.youtube.com/watch?v=XZKih8dDzAg

https://www.youtube.com/watch?v=ATZDmbqmFYM



3.4. TEMA 11: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

3.4.1. Tablas Dinámicas Es una de las principales herramientas utilizadas en el ambiente laboral, debido a que

las tablas dinámicas permiten presentar la información de una tabla de datos como un informe de resumen, donde se realizan cálculos y se puede analizar de manera sencilla su contenido. Además, puede convertir fácilmente dicho informe en un gráfico dinámico para comparar y revisar las tendencias de los datos para una correcta toma de decisiones en un ambiente de producción.

Dentro de una tabla dinámica, podrá realizar las siguientes operaciones:

Consolidar y resumir los valores de uno o varios campos.

Realizar operaciones de suma, promedio, cuenta, entre otros.

Agrupar los valores de un campo tipo fecha o número.

Crear campos calculados.

Segmentar la información usando los valores de uno o varios campos. Para crear una tabla dinámica, debe tener en cuenta las siguientes secciones o áreas:

Donde:

Área Descripción

FILTROS Los campos que se ubiquen en esta sección servirán para filtrar el informe de la tabla dinámica. Puede elegir uno o varios valores por campo.

FILAS Cada valor de campo ubicado en esta sección estará distribuido por filas. Por ejemplo, si se ubica el campo Género se generan dos filas una para Masculino y otra para Femenino.

COLUMNAS Cada valor de campo ubicado en esta sección estará distribuido por columnas. Por ejemplo, si se ubica el campo Género se generan dos columnas una para Masculino y otra para Femenino.

VALORES Aquí se consolidan los valores del campo ubicado en esta sección, utilizando las funciones de Suma, Cuenta, Promedio, Máx, Min, entre otras.



En Excel 2013, puede crear una tabla dinámica con sólo seleccionar la tabla de datos y utilizar la opción de Análisis rápido. Ejemplo 1: Tabla Dinámica usando Análisis rápido Con la siguiente tabla de datos, inserte una tabla dinámica usando la opción de Análisis rápido.

Procedimiento a. Seleccione toda la tabla de datos.



b. Haga clic en botón de Análisis rápido ubicado en la esquina inferior derecha y, en la pestaña Tablas, elija la segunda tabla dinámica recomendada por Excel.

c. En una hoja nueva, obtendrá el siguiente resultado:



Ejemplo 2: Tabla Dinámica usando las áreas Filas y Valores Con la tabla de datos anterior, inserte, en una nueva hoja, un informe de tabla

dinámica que muestre el promedio de la Venta por Categoría, aplique formato de

Contabilidad y el Estilo de tabla dinámica medio 2.

Procedimiento


b. En la ficha Datos, grupo Tablas, elija el comando Tabla dinámica.

El comando Tablas dinámicas permite elegir un informe recomendado por Excel muy parecido a los que encontramos en la opción de Análisis rápido visto en el ejemplo anterior.



c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique el rango de la tabla de datos y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

También, puede elegir la opción Hoja de cálculo existente para ubicar la tabla dinámica en una hoja creada anteriormente en el libro.

d. Haga clic en el botón Aceptar y obtendrá el siguiente resultado:



e. Al ubicarse dentro de la tabla dinámica, se muestra al lado derecho el panel Campos de tabla dinámica.

Si cierra este panel, podrá mostralo de nuevo usando el comando Lista de campo ubicado en la ficha Analizar / grupo Mostrar.

f. Desde este panel:

En la parte superior, podrá ver los nombres de todos los campos de la tabla de datos y además podrá marcar la casilla asociada en cada campo; Excel, de acuerdo al tipo de dato, lo ubicará en una de las áreas.

En la parte inferior, podrá acceder a cada área de la Tabla dinámica y administrar los campos agregados y cambiar la función de los cálculos de resumen.



g. Marque las casillas de los campos Categoría y Venta, observe que los campos son enviados a las áreas de Filas y Valores respectivamente.

También, puede arrastrar los campos hacia las áreas y viceversa, incluso, puede arrastrar el campo y cambiarlo a otra área. De manera predeterminada, la función usada para un campo numérico es Suma.

h. Obtendrá el siguiente resultado como tabla dinámica; para cambiar la función a

promedio, haga doble clic en el campo Suma de Venta.

Tambien puede elegir la opción Configuración de campo de valor al dar un clic en el campo Suma de Venta ubicado en el área Valores.



i. En el cuadro Configuración de campo de valor, cambie la función Suma a Promedio.

j. Además, desde este cuadro puede cambiar el formato del número con un clic en el botón Formato de número.

k. Al presionar el botón Aceptar de cada cuadro, obtendrá el siguiente resultado:



l. Cambie el estilo de la tabla eligiendo una opción dentro del grupo Estilos de tabla dinámica de la ficha Diseño. Para este ejemplo, use Estilo de tabla dinámica medio 2.

Los estilos de tabla dinámica se clasifican en Claro, Medio y Oscuro.

m. Finalmente tendrá el siguiente resultado:



Ejemplo 3: Tabla Dinámica usando las áreas Filas, Columnas y Valores Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica

que muestre la suma de la Cantidad por Vendedor y Región, aplique el estilo de tabla

de su preferencia.

Procedimiento



c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique el rango de la tabla de datos y que esté marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Región y

Cantidad hacia las áreas de Filas, Columnas y Valores respectivamente.

e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia y obtendra el siguiente resultado:



Ejemplo 4: Tabla Dinámica con Agrupamiento de Fechas Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica

que muestre la suma de la Venta por Mes de Venta y Trimestre, aplique el estilo de

tabla de su preferencia, cambie el diseño del informe a Tabular y muestre los

subtotales.

Procedimiento




d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Fecha de Venta y Venta

hacia las áreas de Filas y Valores, respectivamente.

e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia; para agrupar, debe ubicar la celda activa en el primer resultado del campo fecha.



f. Luego, elija el comando Agrupar campos del grupo Agrupar de la ficha Analizar.

g. En el cuadro Agrupar de la lista, seleccione Por Meses y Trimestres.

h. Al presionar el botón Aceptar, cambie el formato de número del campo Suma de Venta a Contabilidad y obtendrá el siguiente resultado:

i. Cambie el diseño del informe con la opción Mostrar en formato tabular ubicado en el grupo Diseño de la ficha Diseño.



j. Agregue los subtotales con la opción Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo ubicado en el grupo Diseño de la ficha Diseño.

El diseño en forma tabular sólo permite mostrar los subtotales en la parte inferior; en cambio, el diseño en forma de esquema permite mostrar los subtotales en la parte inferior o en la parte superior.

k. Finalmente, obtendra el siguiente resultado:



Ejemplo 5: Tabla Dinámica con Agrupamiento de Números Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica

que muestre la suma de la Venta por Categoría y agrupada por Cantidad (inicia en 10

hasta 30 de 5 en 5), aplique el estilo de tabla y diseño de informe de su preferencia.

Procedimiento




d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Cantidad,

Categoría y Venta hacia las áreas de Filtros, Filas, Columnas y Valores, respectivamente.

e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia, cambie el formato de número a Contabilidad; para agrupar, debe ubicar la celda activa en el primer resultado del campo Suma de Venta.

f. Luego, elija el comando Agrupar campos del grupo Agrupar de la ficha Analizar.



g. En el cuadro Agrupar, escriba 10 en la zona Comenzar en; luego, escriba 5 en la zona Por.

h. Cambie el diseño del informe por el de su preferencia; de manera opcional, puede elegir que se muestren los totables generales por filas y/o columnas desde la opción Totales generales ubicado en el grupo Diseño de la ficha Diseño.

i. Finalmente, obtendra el siguiente resultado:

En el campo ubicado en el área Filtros, puede elegir uno o varios valores según su necesidad.



Ejemplo 6: Tabla Dinámica con Campo Calculado Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica

que muestre la suma de la Comisión (el cual se obtiene del 8% de la Venta) por

Categoría y Producto, aplique el estilo de tabla y diseño de informe de su preferencia.

Procedimiento



c. En el cuadro Crear tabla dinámica, verfique el rango de la tabla de datos y que este marcado la opción Nueva hoja de cálculo.

d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Categoría y Producto

hacia el área de Filas.

e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia y cambie el diseño de informe a Tabular.

f. Para agregar cálculo, elija la opción Campo calculado del comando Campos, elementos y conjuntos ubicado en el grupo Cálculos de la ficha Analizar.



g. En cuadro Insertar campo calculado, escriba el nombre del campo y su respectiva fórmula: =Venta * 8%

También, puede hacer doble clic en Venta desde la lista de Campos. Es válido escribir como fórmula =Venta * 0.08

h. Al presionar el botón Aceptar, cambie el formato de número de la Comisión a Contabiliad y obtendrá el siguiente resultado:

Observe que el campo calculado Comisión forma parte de los campos en el panel derecho.



Para modificar un campo calculado, debe ingresar al cuadro Insertar campo calculado, elegir el campo calculado, escribir la nueva fórmula y presionar el botón Aceptar:

Para eliminar un campo calculado, debe ingresar al cuadro Insertar campo calculado, elegir el campo calculado y presionar el botón Eliminar.



Ejemplo 7: Tabla Dinámica con Segmentación de Datos Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinámica

que muestre el promedio de la Comisión por Vendedor y Región, segmentado por

Producto, aplique el estilo de tabla y diseño de informe de su preferencia.

Procedimiento




d. Haga clic en el botón Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Región y

Comisión (campo calculado creado en el ejemplo anterior) hacia las áreas de Filas, Columnas y Valores, respectivamente.

e. Cambie la función Suma a Promedio del campo Comisión además del formato Contabilidad, aplique el estilo de tabla de su preferencia y cambie el diseño de informe a Tabular.

f. Para segmentar, elija el comando Insertar Segmentación de datos del grupo Filtrar de la ficha Analizar.



g. En el cuadro Insertar Segmentación de datos, marque la casilla del campo Producto.

h. Al presionar el botón Aceptar, aparece el segmento Producto en el cual puede cambiar su configuración para que se muestre en dos columnas con el comando Columnas ubicado en el grupo Botones de la ficha Opciones; además, cambie su color con el Estilo de Segmentación de datos de su preferencia.

Como podemos apreciar, la segmentación de datos proporciona botones por cada valor del campo que permiten filtrar los datos de la tabla dinámica. Además, la segmentación de datos nos indica el estado actual del filtrado aplicado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado. Para marcar más de un valor, haga clic en cada valor presionando la tecla Control (CTRL).

i. Seleccione los valores Equipo de Sonido, PSP, Reproductor DVD y Wii,

finalmente, obtendrá el siguiente resultado:



3.4.2. Gráficos Dinámicos

Los gráficos dinámicos representan gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica. La modificación del diseño es similar al que se realiza con un informe de tabla dinámica. Cuando se realizan cambios en un campo dentro de uno de los informes, también, se modifica el campo correspondiente del otro informe.

Ejemplo 8: Gráfico Dinámico Con la tabla de datos anterior, cree la siguiente tabla dinámica y, luego, represente sus

valores mediando un gráfico dinámico.

Procedimiento




d. Haga clic en el botón Aceptar y cree la tabla dinámica mostrada.

e. Luego, elija el comando Gráfico dinámico ubicado en el grupo Herramientas de la ficha Analizar.



f. En el cuadro Insertar gráfico, elija el tipo Barra y, luego, el subtipo Barra 3D agrupada.

g. Al presionar el botón Aceptar, obtendrá el siguiente resultado:



En el gráfico dinámico, podemos aplicar las opciones y herramientas vistas en el Tema 3: Gráficos del presente manual. Para ocultar los botones, elija la opción Ocultar todos del comando Botones de campo ubicado en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Analizar.

Obtendrá el siguiente resultado:



Actividades a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos, cada tabla dinámica lo

creará en una hoja nueva:

b. Usando tablas dinámicas, obtenga lo siguiente:

Caso 1

Caso 2

Caso 3: Considere el campo calculado IGV (18% de la Venta Total).



Caso 4

Caso 5



Resumen

1. Las Tablas dinámicas permiten consolidar la información de una tabla de datos. 2. Permite distribuir los campos en Filas, Columnas, Filtro y Valores. 3. Tenemos la opción de agrupar campos por fechas o por números. 4. Se pueden crear campos calculados para realizar cálculos adicionales con la

información existente. 5. La segmentación de datos es una forma de filtrar la información. Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:

o https://www.youtube.com/watch?v=810ZvpLSFHo

o https://www.youtube.com/watch?v=EN_YoGimvX8

o https://www.youtube.com/watch?v=mnQC5g3tTHM

https://www.youtube.com/watch?v=810ZvpLSFHo

https://www.youtube.com/watch?v=EN_YoGimvX8

https://www.youtube.com/watch?v=mnQC5g3tTHM



Bibliografía

Básica

PASCUAL GONZÁLES, Francisco 2014 Excel 2013. Manual Básico

España RA-MA EDITORIAL

MENCHÉN PEÑUELA, Antonio 2014 Tablas Dinámicas en Excel 2013

España RA-MA EDITORIAL

Bibliografía Electrónica

Manual de Microsoft Excel 2013

http://www.cursosmultimedia.org/moodle/CursodeExcel2013/manual_excel2013.pdf Curso de Excel 2013

http://www.aulaclic.es/excel-2013/b_1_1_1.htm Complementaria

TUTORIALES DE EXCEL 2013

http://www.celdactiva.com/curso-excel-2013/

https://support.office.com/es-ar/article/Cursos-de-aprendizaje-v%c3%addeos-y-tutoriales-de-Excel-2013-aaae974d-3f47-41d9-895e-97a71c2e8a4a?ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR

https://www.youtube.com/watch?v=II8TUZlXx2w

http://www.cursosmultimedia.org/moodle/CursodeExcel2013/manual_excel2013.pdf

http://www.celdactiva.com/curso-excel-2013/




https://www.youtube.com/watch?v=II8TUZlXx2w

Economy & Finance

Manual 2016 01 software para los negocios (2258) (1)