Upload
ricoh-nederland
View
434
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Dit is een verslag van de kennissessie ‘Inkopen, eruit halen wat erin zit’. De sessie werd gehouden op dinsdag 11 februari tijdens het ABN Amro World Tennis Tournament 2014.
Citation preview
Mike HermesPrincipal Business Consultant P2P
Inkopen, eruit halen wat erin zit!
11 februari 2014
Even voorstellen…
Naam: Mike Hermes
Afkomstig uit: Nederland / Canada
Inkoop sinds: 1986
Functies: Europees Inkoop manager
EMEA Inkoop manager
EMEA Supply Chain Manager
Manager Operations
Bij Ricoh: Sinds 2012Huidige rol: Principal Business Consultant P2P
Mijn passie: Inkoop (als ik aan het werk ben dan)
RicohInnovations, Inc.
USA
Ricoh Imaging Technology
(Shanghai) Co, Ltd.
China
Ricoh Innovations Private Limited
India
Research & Development
Centre
Japan
Ricoh Software Research
Centre(Beijing) Co, Ltd.
China
RicohTechnology
Centre
Japan
RicohTechnology
Centre
UK
Wie is Ricoh?
200 landen en regio’s
Marktleider in documentmanagement
107.000+ medewerkers wereldwijd
Wereldwijde verkoop van1924,4 miljoen Japanse Yen
Opgericht in 1936
Fortune 500 organisatie
ISO 9001:2008Cert no: FS 33325
Quality ManagementSystem
ISO 14001:2004Cert no: EMS 61761
Environmental Management System
BS OHSAS 18001:2007Cert no: OHS 556746
Occupational Health & SafetyManagement System
ISO 27001:200%Cert no: IS 85241
'Information & Data SecurityManagement System
Programma 11 februari 2014
12:45 -13:45 Deel 1: Inkooptrends en ontwikkelingen
13:45 -14:00 Pauze
14:00 -15:00 Deel 2: Inzichten, acties en strategieën
15:00 Tennis!
Deel 1: Inkooptrends en ontwikkelingen
Er is in Nederland onderzoek uitgevoerd naar inkooptrends
In 2013 met deelname van 90 organisaties in de topsectoren
Top 10 Inkoop trends 2013
Reductie van doorlooptijd Time to Market
Proces optimalisatie
Nr. 10
Meer VMI (Vendor Managed Inventory)
Reductie doorlooptijd, risico en kosten
Nr. 9
Reductie risico en kosten
Nr. 8
Toename van gezamenlijke inkoop activiteiten
Toename Early Supplier Envlovement
Proces optimalisatie
Nr. 7
Proces optimalisatie, kosten verlagen
Nr. 6
Verschuiving van focus op kosten naar focus op waarde
Meer behoefte aan transparantie
Verkorten doorlooptijd, kosten verlagen
Nr. 5
Compliancy, proces optimalisatie, kosten verlagen
Nr. 4
Optimalisatie van Finance in de procurement keten
Proces optimalisatie, kosten verlagen
Nr. 3
Grotere behoefte aan flexibiliteit van leveranciers
Proces optimalisatie, kosten verlagen,risico’s verlagen, compliancy
Nr. 2
Verminderen van risico’s
Kosten verlagen
Nr. 1
Verdere kosten besparingen
Inkoop is in beweging
Inkoop is meer dan ooit in beweging
Verschuiving van operationeel naar tactisch / strategisch
Early involvement wordt erkend en krijgt draagvlak
Focus verschuift naar keten kosten i.p.v. prijs (waarde vs. kosten)
Prestatie druk Inkoopmanager wordt steeds groter
Markt krimpt Marges staan onder druk Reserves nemen af Risico’s nemen toe Druk van globalisering Verandering is de standaard geworden
VerledenHeden
Wat is de oorzaak?
Omzet vs. Marge
Inkoop heeft zijn plek verworven aan tafel en levert meer en meer een belangrijke bijdrage aan de P&L van de onderneming.
Vak evolutie
Waar staat inkoop nu?
Ricoh Nederland heeft samen met haar partner Basware eind 2013 een breed marktonderzoek uitgevoerd binnen inkopend Nederland.
(300+ participanten)
Sourcing
Heeft u een vastgelegd proces voor het vinden van de juiste leveranciers?
Ja Nee
28%
72%
RFx
Heeft u een vastgelegd proces voor het opvragen van offertes?
Ja Nee
48%
52%
Contracting
Maakt u tijdens het contractvormingsproces gebruik van versie beheer, waarbij alle versies beschikbaar zijn?
Ja Weet niet Nee
36%
12%
52%
Contracting
Is toegang tot contracten geregeld middels autorisaties en rechtenstructuren?
Ja Nee
52%
48%
Contracting
Krijgt u automatisch meldingen aangaande verlengen, opzeggen etc.?
Ja Weet niet Nee
40%
4%
56%
Operationeel inkoop
Ontvangt u digitale facturen in dataformaat zoals bijvoorbeeld XML of EDI?
Ja Nee Weet niet
32%
56%
12%
Operationeel inkoop
In hoeverre voorkomt uw proces foutieve betalingen (bijv. spookfacturen en duplicaat facturen?
Goed Voldoende Onvoldoende Slecht
36% 36%
24%
4%
Pauze
Deel 2: Inzichten, acties en strategieën
Waar willen we in de toekomst als organisatie staan?
Hoe komen we daar? (Definitie primaire doelen)
Welke resources gaan we wanneer en hoe inzetten om genoemde doelen te bereiken?
Ondersteuning bieden aan hoger liggende strategie binnen het domein inkoop
Waar ligt de toegevoegde waarde van inkoop?
Inzichten, acties en strategieën
Strategie
Inkoopstrategie
Missie
Visie
Aandachtsgebieden inkoop
Sox / Opta
Volume bundelingLeveranciers reductieOptimalisatie T&C’sLEAN
Compliancy
Spend
ISOLEAN
Verbredeninvloed inkoop Kwaliteit
Earlyenvolvement
JIT / VMIContracten
Reductie doorlooptijd
Risicoreductie
Timeto Market
True or False?
Een inkoper is een ondernemer…
Prijs is alles!
Sneller is beter
Procurement en purchasing, dat is hetzelfde!
Speculatief inkopen moet je nastreven
Een inkoper is een generalist, geen specialist
Digitaliseren is de oplossing!
Procurement
Van Weele inkoop model
OperationeelTactisch / Strategisch
Primaire optimalisaties
Leveranciers reductie
Volume bundeling
Optimalisatie T&C’s (service level)
Verlagen kosten
Verhogen keten waarde
Verlagen voorraden
Eerder inzicht in problematiek, proactief handelen
Primaire optimalisaties
Uren / FTE’s
Productiviteit medewerker(s)/-sters
Beschikbaarheid data / informatie
Verlagen kosten per transactie / document etc.
Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg
Maar waar moet ik beginnen?
Heeft u primair een focus op operationele activiteiten binnen uw afdeling?
Ja Nee
63%
37%
Waar zit de pijn?
Als inkoop verantwoordelijke bent u vaak op zoek naar laaghangend fruit!
Waar liggen de “Quick wins”?
Dieper onderzoek wordt vaak belet door operationele druk, brandjes blussen, of omdat er simpelweg geen noodzaak is (luxe positie)
“Necessity is the mother of invention”
De Business Maturity Scan
Een Business Maturity Scan helpt u inzichtelijk te krijgen:
Waar de pijn zit
Hoe acuut de pijn is
Welke prioriteiten u moet stellen
Wat de impact is op uw organisatie
Business Maturity scan
Door middel van een Business Maturity scan in de bedrijfskritieke gebieden zijn we in staat de vinger te leggen op gebieden waar verbetering haalbaar is.
Tactisch Focus Strategisch Expert
Spreadsheets
Geen BI users
One Off rapportages
Kosten hoger dan in markt
Geen contract management
Geen leveranciers rationalisatie
Problemen achteraf addresseren
Afval in proces
Inaccurate data
Spreadsheets
Een paar BI gebruikers
One Off rapportages
Kosten gelijk of beter dan markt
Contract management minimaal
Minimale leveranciers rationalisatie
Periodieke probleem oplos sessies
Afval in proces
Inaccurate data
Simpele rapportages
Een paar BI gebruikers
Kosten beter dan markt
Eenvoudige contract management
Periodieke leveranciers rationalisatie
Periodieke probleem oplos sessies
Minimale afval in proces
Betrouwbaar maar moeilijk bereikbare data
Solide rapportage
Breed BI gebruik
Kosten structureel beter dan markt
Actieve contract management
Periodieke leveranciers rationalisatie
Structureel geplande probleem oplos sessies
Minimale afval in proces
Betrouwbare en beschikbare data
Geavanceerde rapportages
Bedrijfs breed BI gebruik
Kosten zijn BIC
Strategische contract management
Professioneel leveranciers management
RCCA proces geïmplementeerd
Zero defect aanpak
Professionele data management systemen
Onbewust
1Contract
Management
Stap 1 Bepaal prioriteitsindicatie
2Analytics
3E-Facturing
4P2P
Management
Stap 2Bepaal impact indicatie
Het kan zijn dat een lagere prioriteit een hogere impact heeftop uw organisatie, dit kan invloed hebben op de prioriteiten.
3Contract
Management2
Analytics
1P2P
Management
4E-Facturing
Stap 4 Plot “Current state”
E-Facturering
Analytics
Contract Management
Onbewust
Tactisch
Focus
Strategisch
Expert
P2P Management
4
1
2
3
Tijd
Stap 4 Plot “Future state”
Tijd
E-Facturering
P2P Management
Analytics
Contract Management
Onbewust
Tactisch
Focus
Strategisch
Expert4
31
2
4
1
2
3
Stap 5 Uitvoeren volledige scan
Definieer scope, progressieplan en de te verwachten uitkomsten vast per deelgebied
Stap 6Implementatie plan en uitvoering
1
23 4
Best Value Procurement
Ook wel BVP of prestatie inkoop genoemd. Hierbij wordt binnen inkopen / aanbesteden eerst gekeken naar waarde toevoeging en pas later naar prijs.
In plaats van “expert” zijn, ga je op zoek naar de “expert”
Stappen in BVP
1. Voorbereiding van het inkoopproject
2. Selectiefase, hier is de te vinden leverancier/ partner de expert
3. Concretiseringsfase, hier vervult de opdrachtgever de expertrol
4. Uitvoeringsfase, hier vervult de leverancier de expertrol
32 41
Voorbereiding inkoop traject
Kiezen van een sponsor, die zorgt voor draagvlak
Opstellen van een strategisch kader (wat is de business bijdrage?)
Kiezen en opleiden van een kernteam (wat is BVP, hoe werkt het?)
Opstellen van een planning
Bepalen van de wegingsfactoren
Stel een kerndocument op:– Wat is de gewenste output van de leverancier?– Vertel gelijk wat je ervoor wilt betalen
Nodig de aanbieders uit voor een opleidingsbijeenkomst (Wat is BVP?)
32 41
Selectiefase
Prestatieonderbouwing: Laat leveranciers referenties overleggen (past performance), laat ze de prijs bevestigen
Risicodossier Laat de aanbieders een Risico inventarisatie overleggen (waar kunnen dingen mis gaan tijdens het project?)
Kansendossier: Waar zien ze additionele kansen?
Planning: Hoe ziet de planning eruit?
Interviews met de (overgebleven) leveranciers
32 41
Concretiseringsfase
Pre Award fase waarbij op de inhoud in detail wordt ingegaan. Hierbij geeft de aanbieder (leverancier) ook aan wat hij van u als opdrachtgever verwacht.
Na deze ronde vindt de uiteindelijke gunning plaats.
32 41
Uitvoering
Uitvoering vindt plaats door leverancier waarbij reviews m.b.t. voortgang periodiek en prominent plaatsvinden.
32 41
Discussie
Hoe ziet u BVP?
En hoe verandert dit de rol van de inkoop verantwoordelijke?
Vragen?
Dank u.