“Vraaggestuurde planning” door

Ryan van Lierop

ORTEC

Inleiding

Uitdagingen anno 2010

Waarom vraaggestuurde planning

Oplossing Budget en Control

Vraaggestuurde planning

Uitdagingen

Voldoen aan wettelijke kaders

MZG Bewaking richtlijnen arbeidstijden

Optimale kwaliteit tegen budgettaire beperkingen

Vergrijzing -> meer vraag naar zorg

Medewerkers tevreden houden

Aanbod is schaars Medewerkers bepalen kwaliteit

Intensivering en specialisatie van de zorg

Taak uitzuivering Functie differentiatie

Zorg Paradox

Financiële randvoorwaarden

Wettelijke kaders

Wensen en voorkeuren zorgkwaliteit

Optimalisatie in Planning

Huidige status

Huidige Planningsystemen

Bewaking wettelijke kaders Medewerkers wensen en voorkeuren Optimalisatie naar bezettingsnormen Flexpool en zelfroosteren Planautomaten

Nog niet of nauwelijks

Optimalisatie over afdelingen heen Financiële planning Integratie met zorgplanning (ZIS, EPD) Dynamische bezettingseisen Formatieplanning

Consequenties

Bezetting niet optimaal afgestemd op werklast, m.n. in afwijkende omstandigheden

Reductieperiode Dagelijkse kleinere verstoringen

Wet van de grote aantallen

Veel kleine verschillen samen toch substantieel

Planning in uren geeft minder financieel besef

financieel overzicht pas na maandafsluiting

Geen optimale benutting resources

Formatie en produktie niet in lijn

Behoeften

Behoefte aan planning en controle Klinische processen Inzet personeel en middelen

Aanbod afstemmen op de vraag Behoefte aan beleidsinformatie

Klinische processen Inzet personeel en middelen

Lange termijnplanning Operationele sturing

Bijsturing en optimalisatie:

Pro-actief dynamisch roosteren: Inzet mobiele equipe Zicht op over- en onder staffing Effecten op budget en FTE

INZICHT STUREN

Oplossing

Vraaggestuurde planning Optimalisatie van zorgvraag en aanbod

Lange termijn formatie planning

Middellange termijn seizoen en reductieplanning & budgettering

Korte termijn flexpool

Vertaling van zorgvraag naar bezettingsnormen o.b.v. MVG2 bedbezetting OK-planning

Vereist systeemintegratie !!!

jaar

maand

week/dag

1

2

3

1 2 3

Lange termijnplanning:

Formatieplanning (bruto -> netto) op jaarbasis op basis van activiteitsgegevens, aantal uur te volgen bijscholing,

afwezigheden,… Onderkennen van seizoens- en weekinvloeden Optimalisatie van het uurrooster (optimale diensttijden)

Opvolging van het jaarbudget en uitvoeren van simulaties

Doorrekenen met andere bezettingsnormen naar budgetten (what if) Budgetverdeling over afdelingen (top-down) Budget alloceren naar activiteiten

Budget & Control

29323129bezetting

30303030bez.norm

Totaal

1110109bezetting

10101010bez.norm

afd 3

8111110bezetting

10101010bez.norm

afd 2

10111010bezetting

10101010bez.norm

afd 1

Traditioneel

> Te lage bezetting t.o.v. norm

29323129bezetting

30303030bez.norm

27273033werklastTotaal

1110109bezetting

10101010bez.norm

891011werklastafd 3

8111110bezetting

10101010bez.norm

109812werklastafd 2

10111010bezetting

10101010bez.norm

991210werklastafd 1

Vraaggestuurd

Bezetting te hoog

2

2

Interne ruiling

2

Ruiling tussen afdelingen

Hoge werklast

Oplossing ORTEC

Budget & Control

Budget

Bedbezetting x zorgzwaarte (MVG2) = bezettingsnorm verpleging OK-plan Produktie afspraken => maandelijks budget

Control

Budget versus realisatie Tools voor bijsturing en meting vooraf

Input ZIS en OK planning vertalen in bezetting -> Dynamisch en automatisch

Produktieplanning

Jaar-produktieplan

Zorgvraag vs

Produktie

Capaciteits/formatievraag vs

Inroosteren personeel

Jaarurenplan/kapitaal

ProduktieRoosters/plan

Client-afspraken

Kwartaal-/maandroosters

Dagroosters

Bez

ett

ing

sno

rmen

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Process Driven Care™

DBCplan

FTE-behoefte

CAO/ATW Salaris

DBC-afsprakenDatawarehouse

Wensproductie

Beleid

ArbeidArbeid

Dienstroosterplanning

Ruimte

POLIplan BLOKplan OK-planningAfspraken

Ruimte

-X/CareX/Care-YUSEYUSE-iSOFTiSOFT-SAPSAP-etcetc

BEDplan

DOKTERplan

DOKTERplan

Arbeid Bed

OntslagOpname

VRAAGGESTUURDE PERSONEELSPLANNING

Module Management Informatie

Module Budget en Control

Module Flexpool

Dienstengenerator

Interfaces bronsystemen: ZIS, OK-planning, ….

ORTEC Harmony

INZICHT

STUREN

Financieel Rooster

Management Informatie