02 dématérialisation fiscale_v2012

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CIMAIL SolutionsDématérialisation fiscale

La facture électronique


CONTEXTE


Contexte

Emettre et recevoir des factures papier coûte cher La facture est le support indispensable de toute transaction

commerciale et ce document est prévu par la réglementation fiscale, commerciale et le droit de la concurrence.

Les entreprises françaises échangent plus de 2 milliards de factures chaque année.

L’émission d’une facture papier coûte en moyenne 9 €uros. • Ces frais portent à la fois sur l’impression, la mise sous pli,

l’affranchissement, la gestion des litiges, le recouvrement et l’archivage. La réception d’une facture papier coûte en moyenne 13 €uros. Elle

comprend l’ouverture des plis, la saisie, le rapprochement, la gestion des litiges, le traitement, le paiement et l’archivage.


Enjeux de la dématérialisation fiscale

Une volonté Européenne En 2009, l’Europe produisait plus de 1 milliard de

factures B2B et B2C par an. La commission Européenne a évalué le gain de la

bascule à la facture électronique à 40 milliards d’euros sur 6 ans.

Volonté du passage au zéro papier en 2020• 28 milliards d’euros économisé par an, • soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union

européenne


LA RÈGLEMENTATION

Vers une harmonisation européenne


Contexte Juridique Français Contrainte fiscale : Impression et archivage physique obligatoire (y compris pour

fournisseur)

Durée de conservation : – Code général des impôts : 6 ans (3 ans + 3 ans)– Code du commerce : 10 ans

Double électronique de la facture émise sous format papier– Instruction fiscale 11/01/2007 – BOI n°4– Apport de l’archivage électronique : Suppression du double imprimé– Condition : Garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document

EDI– BOI n°136 – art. 289 bis– Apport de l’archivage électronique : Suppression de la facture papier émetteur et destinataire– Condition : Garantir l’authenticité et l’intégrité des 4 fichiers obligatoires (anomalies, versions,

partenaires, factures) Facture électronique signée

– BOI n°136 – art. 289-V– Apport de l’archivage électronique : Suppression de la facture papier émetteur et destinataire– Condition : Garantir l’authenticité et l’intégrité pour l’émetteur et le destinataire

La directive européenne de 1999 apporte un contexte légal défini et favorable


Date clés facturation électronique en Europe

Directive 1999/93/CE : cadre communautaire pour les signatures électroniques

Directive 2001/115/CE.• Harmonisation des règles de facturation électronique

Directive 2010/45/CE : nouvelle Directive facturation • Simplification facturation électronique• Entrée en vigueur états membres en janvier 2013


Contexte règlementaire

Facture : document commercial et fiscal

Durée de conservation : • 6 ans (3 ans + 3 ans Code Général des Impôts) • 10 ans (code du commerce)

Directive européenne de 1999 Contexte légal défini et favorable

3 cas de figure prévus par la DGI pour supprimer le papier :

• EDI (BOI n°136 art.289 bis)

• Facture électronique signée (BOI n°136 art.289-V)

• Double électronique de la facture émise sous forme papier : (instruction fiscale 11/01/07

BOI n°4)

Condition : Garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document


Un cadre européen décliné par pays

La dématérialisation fiscale est régie par la législation sur la TVA. En Europe, chaque état membre a transposé localement la directive 2001/115/CE.

• But : simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de TVA dans la Communauté européenne.

• Contraintes : un corpus minimal de mentions obligatoires que doit comporter chaque facture

• Cadre légal pour l’utilisation de la facture électronique à condition que l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu soient garanties.

• Deux mode de transmission :– EDI : L'échange de données informatisées (EDI), tel que mis en œuvre depuis 1990 – La signature électronique.

• Transposition française : Article 289 bis (EDI)et 289 V (Signature)du Code Général des Impôts.

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=963CAFE641770B27007573903083ADED.tpdjo11v_1?idArticle=LEGIARTI000018619292&cidTexte=LEGITEXT000006069577&dateTexte=20080416






Vers un simplification

Evolution : directive du 13 juillet 2010 (2010/45/UE) • Supprimer les charges existantes et les

obstacles à l’utilisation de ce système.• Les factures papier et les factures électroniques

doivent être traitées de façon identique, • Chaque État membre aura jusqu’au 1er janvier

2013 pour transposer cette directive.

http://www.accelya.fr/facturation-electronique-accelya.cfm


Contraintes organisationnelles

Jusqu’à 10 ans de conservation

Importance de la conformité fiscale en cas de contrôle

Réduction des litiges clients

Réduction des temps de recherche des factures archivées

Suppression des risques de perte des archives

Réalisation d’économies et de gains de productivité

Réalisation de bénéfices compétitifs avec la possibilité d’évoluer avec ses partenaires commerciaux


CINÉMATIQUE


Double électronique des factures clients papier

Client BtoBCréation du fichier facture, impression et acheminement

Contrainte fiscale : Impression et archivage physique obligatoire

de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur

Conformité fiscale Gain de place Economies immédiates Gestion des archives optimisée Facilité de recherche des factures

BENEFICES

Conditions : archivage sur un support garantissant l’authenticité et intégrité des fichiers

Suppression impression et conservation du double de la facture émise papier

Assouplissement fiscal

instruction fiscale 11/01/2007 BOI n°4


EDI dématérialisé fiscalement



Création du fichier facture et envoi via EDI Traducteur

envoiTraducteur réception

Zéro papier Conformité fiscale Economies immédiates Gestion des archives optimisée Facilité de recherche des factures

BENEFICES

Conditions : génération & archivage sur un support garantissant authenticité & intégrité de 4 fichiers obligatoires

(anomalies, versions, partenaires, factures)

Contrôle des élémentsobligatoires

Suppression impression et conservation de la facture papier émetteur et destinataire

Assouplissement fiscal : Art. 289 bis

instruction fiscale 7/08/2003 BOI n°136


Facture électronique avec signature sécuriséeCréation du fichier facture, impression et acheminement



Production facture électronique signée Conditions : Production d’une facture

électronique signée & archivage sur un support garantissant authenticité & intégrité

pour l’émetteur et le destinatairesalle des coffres

opérée par

Suppression impression et conservation de la facture papier émetteur et destinataire

Zéro papier Conformité fiscale Economies immédiates Gestion des archives optimisée Facilité de recherche des factures

BENEFICES

Assouplissement fiscal : Art. 289-Vinstruction fiscale

7/08/2003 BOI n°136

SAE Emetteur

Coffre client


BENEFICES


0,2

1,2 €

0,2€

0,8 €

0,4 €

2,2 €

3,0 €

La dématérialisation fiscale

0,3

1,2 €

0,5-2,0 €

0,8 €

0,8€

4,4 €

9 €


Retour sur investissement Double électronique

Gain ≈ 0,55 € par facture

Pour un volume de 500 000 factures émises économie de 275 000 € par an Economies immédiates Mise en place en toute indépendance vis-à-vis de vos partenaires commerciaux

EDI 289-bis CGI Gain ≈ 1,00 € par facture

Pour un volume de 500 000 factures émises économie de 500 000 € par an Dématérialisation fiscale : Zéro papier

Facture électronique signée (289-V CGI)

Gain ≈ 1,30 € par facture

Pour un volume de 500 000 factures émises économie de 650 000 € par an Dématérialisation fiscale : Zéro papier


Quels avantages Suppression impression – acheminement – conservation papier

Economies immédiates, Souplesse de gestion des archives

Archivage sécurisé avec garanties confidentialité – traçabilité de l’archivage

Archivage légal avec éléments de preuve en cas de litige : garanties d’authenticité – intégrité des archives (cf Arrêt Cour de Cassation 4/12/2008)

Solution accessible depuis Interface ou derrière GED

Mutualisation des usages

Solution éprouvée et reconnue sur le marché

• ADMR

• Optimisation SharePoint

• Optimisation AX, Navision….


STRATÉGIE DE MISE EN OEUVRE

Mise en œuvre


Du côté de l’Emetteur

EDI Signé

Réception L’émetteur extrait les données de facturation de sa comptabilité

Création Il génère un fichier de transmission conformément aux accords d’inter-échange définis préalablement avec son client. Il constitue quotidiennement une liste récapitulative des factures émises et/ou reçues.Il constitue un fichier des partenaires avec lesquels l’entreprise échange des factures EDI.

Il génère un fichier dans un format libre (ex : PDF).Il signe ce fichier au moyen d’une signature électronique s’appuyant sur un certificat électronique

Transmission Transmet le fichier conformément aux accords d’inter-échange définis préalablement avec son client.

Il transmet le fichier signé à son client.

Eléments à archivéeret restituer

L’archivage factures et des fichiers annexes dans le format initial EDI

La facture signée

Contrainte d’archivage

conserve la facture de façon à garantir l’intégrité et la pérennité de son contenu depuis son émission jusqu’à l’expiration de la période d’archivage

Contrainte de restitution doit garantir l’accès par l’administration fiscale à ces éléments dans un délai raisonnable et dans des conditions

définies par l’administration fiscale suivant le Code Général des Impôt


Du côté du destinataire

EDI Signé

Réception reçoit les données de facturation qui sont intégrées directement dans sa comptabilité.

reçoit un fichier contenant la facture et la signature associée. Le certificat électronique, qui contient les données de vérification de la signature électronique, doit être communiqué au destinataire afin qu’il puisse vérifier la validité de la signature Il peut ensuite intégrer les données de facturation dans son système comptable, soit manuellement, soit automatiquement par l’intermédiaire de fichiers de données accompagnant la facture.

Archivage Doit établir et conserver le fichier de ses partenaires EDI et un fichier récapitulatif des échanges effectués avec chacun d’entre eux.

Doit conserver la facture et sa signature, liées de manière indissoluble, et doit garantir l’accès par l’administration fiscale à ces éléments dans un délai « raisonnable » et dans des conditions définies par l’administration fiscale suivant le Code Général des Impôts


La maîtrise du risque fiscal

Un processus de dématérialisation optimisé permet d’éviter les risques qui peuvent avoir un impact financier direct, notamment en cas de contrôle fiscal :

Nature du risque Maîtrise du risque grâce la facture électronique signée

Erreur sur mention obligatoire

Les contrôles réalisés par les solutions et plates-formes de facturation électronique éliminent totalement ce type de risque : une facture non conforme est automatiquement rejetée.

Transmission non Sécurisée

La transmission des factures électroniques est totalement sécurisée par l’utilisation de la signature électronique et par les moyens de cryptage proposés par les plateforme EDI

Non-respect de l’intégrité de la facture archivée

Pour être reconnues par l’administration fiscale, les factures dématérialisées doivent être archivées de manière à garantir leur authenticité et leur intégrité La facture électronique nécessite un archivage à vocation probatoire conforme à la norme Z42-013.


Conclusion

La facture électronique : un moyen simple et avantageux de travailler avec les grands donneurs d’ordres Plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli et de poster les factures, Plus besoin d’archiver les factures papiers car les originales sont sous forme électronique, Vous savez si le donneur d’ordres a bien reçu et traité vos factures, Vous pouvez modifier une facture en ligne s’il manque une donnée métier

• (numéro de commande par exemple), Vous n’avez plus besoin de renvoyer de duplicata, Vous pouvez retrouver instantanément une facture archivée depuis 10 ans, Les contrôles fiscaux sont simplifiés, La solution est utilisable pour tous vos donneurs d’ordres qui l’acceptent,


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