Текущие тренды и практический опытреализации процессов общих центровобслуживания на базе решения 1С:УХ
Бизнес-форум 1С:ERP
28 октября 2016 г
2 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Содержание
• Обзор текущих трендов построения Общих центров обслуживания(ОЦО) в России на базе исследования EY 2016 г.
• Практические примеры реализации процессов ОЦО сиспользованием решения 1С:Управление холдингом в различныхотраслях
• Варианты построения функциональной архитектуры решений дляавтоматизации процессов холдингов, взаимосвязь со структурой изадачами бизнеса
• Лучшие практики реализации процессов на базе 1С:УХ (сближениеуправленческого учета с МСФО, «быстрое закрытие», портал ВГО идругие)
3 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Текущие тренды построения Общих центровобслуживания в России / исследование EY 2016 г
4 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Общий центр обслуживания является одним из основныхнаправлений развития бэк-офиса компаний
Центр компетенций(ЦК)
…….. Общий центробслуживания
(ОЦО)
Головной офисЦентральное управление Компанией
Электронныедокументы
Услуги
Экспертиза
Запросы
Подразделениекомпании
Бизнес-партнерфункции
Бизнес-партнерфункции
Подразделениекомпании
Бизнес-партнерфункции
Подразделениекомпании
Бизнес-партнерфункции
Подразделениекомпании
Корпоративный центр функции
Методология/Контроль
Ключевые характеристики ОЦО
► Система ключевых показателей иавтоматизированных отчетов поэффективности процессов(дэшборды)
► Фокус на повышении качества услуг иудовлетворенности пользователей(регулярные опросы)
► Единая ИТ-платформа имаксимальная автоматизация
► Плоская организационная структура(< 4 уровней)
► Эффективные процессы и контролисогласно лучшим практикам (Лин,ЭДО, ЭЦП, ISO и другие)
► Прозрачная документация, включаясоглашения об оказании услуг (SLA),карты процессов, рабочие инструкциии др.
► Единая площадка, соответствующаялучшим практикам эффективнойорганизации офисного пространства ирабочих мест
Отчеты/Запросы
Отчеты/Запросы
Контроль
Отчеты/Запросы
Един
аяИ
Т-пл
атф
орм
а,Ун
ифиц
иров
анны
епр
оцес
сы
5 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Согласно исследованию EY в 2016 г., более трети из 100крупнейших компаний в России уже внедрили ОЦОНаличие ОЦО в 100 крупнейших российскихкомпаниях
Распределение по выручке российских компанийотносительно наличия ОЦО
* Согласно Рейтингу Эксперт 400 (по величине выручки за 2015 год)
0% 50% 100%
Логистика/Поддержка пр-ва
Маркетинг
Юридическаяподдержка
Управлениенедвижимостью
Налоги
Обслуживаниеклиентов
Закупки
ИТ
Управлениеперсоналом
Финансы
Функции, наиболее часто передаваемые в ОЦО
Есть
В процессесоздания
Нет
100компаний
Есть
В процессесоздания
Нет
>35 000млрд. руб.
6 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Целью исследования EY является анализ текущихтрендов и уровня эффективности работы ОЦО
Технологические улучшения
1. Роботизированная автоматизация процессов
2. Унификация транзакционных систем учета
3. Внедрение систем сканирования и распознавания
Организационные улучшения
1. Повышение эффективности бизнес-процессов
2. Повышение качества услуг
3. Сокращение затрат и стоимости услуг
ТОП-3 технологических и организационныхулучшений по мнению респондентов
• Численность ОЦО респондентов от 25 до 2500 человек
• Количество обслуживаемых предприятий от 4 до 90 юридических лиц
* - Юридически значимый электронный документооборот
Кадры ирасчет ЗП
Скан. ираспознавание
СЭД иэл.
архив
КорпоративныйЦОД
ЮЗДО*
Не используем систему и не планируем использовать
Не используем систему, но планируем использовать
Используем систему и не планируем расширять область использования
Используем систему и планируем расширить область использованияИспользуем систему для всех релевантных процессов
Использование систем и инструментов вфинансовых ОЦО
Учетнаясистема /
ERP
7 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Одним из ключевых элементов операционной модели ОЦОявляется единая ИТ-платформа
Стратегия и управление► Цели и задачи создания ОЦО (3-5 лет),
взаимосвязанные со стратегией Группы► Бизнес-кейс (ТЭО) и дорожная карта
построения ОЦО► Управление качеством услуг и
эффективностью внутренних процессов (набазе КПЭ)
► Модель ценообразования/учетасебестоимости услуг ОЦО
► Юридическое оформление услуг,постановка системы отчетности
Процессы и методология
► Оптимальное распределениефункционала между ОЦО иподразделениями
► Эффективные унифицированныепроцессы и методология в ОЦО иподразделениях
► Полное методологическоеобеспечение работы ОЦО(политики, регламенты, картыпроцессов, рабочие инструкции)
► Детальная проработка метрикпроцессов
► Эффективная структура управления иподчинения ОЦО в рамках Группы
► Плоская организационная структураОЦО
► Оптимальная численность персонала► Эффективные системы управления
мотивацией, набором и развитиемперсонала
► Эффективная система учета труда
Орг. структура и персонал
Расположение иинфраструктура► Оптимальное расположение ОЦО с
точки зрения затрат и качества► Организация офисного и рабочего
пространства согласно лучшимроссийским и международнымпрактикам (подход Лин)
► Организация эффективной работыслужб административнойподдержки самого ОЦО
ИТ-платформа► Эффективная ИТ-архитектура,
единая ИТ-платформа► Фокус на максимальную
автоматизацию процессов► Электронный документооборот► Эффективные интерфейсы► Автоматизированные дэшборды► Эффективная ИТ-
инфраструктура: каналы связи,ЦОД, безопасность
8 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
1С: Управление Холдингом -инструмент для автоматизации ОЦО
9 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Внедрение единогокорпоративного шаблона дляведения учета или ведениеучета за бизнес-единицыХолдинга
Управлениедоговорами
Управлениезакупками
МСФОУправленческая
отчетность
УчетТЦО
ОЦО/ЦОД
Казначейство
Управлениемастер-
даннымиКонтроль трансфертногоценообразования,получение регламентнойотчетности потрансфертным ценам
Контроль, централизация иоптимизация денежныхпотоков
Локальныйфинансовый иналоговый учет
Контроль,централизация иоптимизация закупок
• Единое хранилищедоговоров играфиков
• Маршрутизациядоговоров
Бюджетиро-вание
• Эффективныйбюджетный контрольза деятельностьюХолдинга
• Бизнес-анализ
Консолидированная ииндивидуальнаяотчетность по МСФОпо всем бизнес-единицам Холдинга
1С: Управление Холдингом -инструмент для автоматизации ОЦО
10 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Лучшие практики реализации процессов ОЦО в областиФинансов и Персонала на базе 1С:УХ в интеграции с 1С:ЗУП
Процессы, передаваемые в ОЦО:Бухгалтерский учет:• Основные средства• ДЗ/КЗ• Кассовые операции• Авансовые отчеты
Общее казначейство:• Фабрика платежей
Бюджетирование:• Контроль соблюдения лимитов
Лучшие практики:► Автоматизация и оптимизация выверки внутригрупповых оборотов на
базе портала ВГО
► Параллельный учет по МСФО - транзакционный илитрансформационный подход
► Портал начислений доходов и расходов для проведения быстрогозакрытия
► Консолидация управленческой отчетности и международной отчетности
► Централизованное казначейство и оптимизация денежных потоков
► Управление нормативно-справочной информацией группы
► Единое хранилище договоров и графиков и условий оплаты платежей
► Автоматический анализ нагрузки подразделения бухгалтерского учета
Степень централизации:
► Автоматизированный расчет заработной платы по единой методологиина основе данных, предоставляемых предприятиями
► Автоматизация расчета премий на основе единой методологии иданных предприятий, автоматизированный расчет KPIs
► Консолидация корпоративной отчетности по персоналу
► Управление нормативно-справочной информацией группы
► Унификация обязательных документов (расчетные ведомости,расчетные листки, ведомости по начисленным страховым взносам)
► Автоматизация подготовки и подача отчетов в Фонд социальногострахования, Пенсионный фонд, Налоговую инспекцию, Органыстатистического контроля
► Единые шаблоны кадровых документов
Процессы, передаваемые в ОЦО:Расчет заработной платы:• Регистрация лицевых счетов• Расчет заработной платы• Выплата заработной платы через банк• Отражение в учетеКадровое делопроизводство:• Кадровое администрирование• Учет рабочего времени• Персонифицированный учетПодбор персонала:• Подбор на массовые должности• Проведение оценочных процедурОценка персонала:• Администрирование оценки
11 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Варианты построения функциональной архитектурырешений на базе 1С: УХ для автоматизации процессовхолдингов
12 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Пример функциональной архитектуры – группакомпаний в области e-commerce
► Работающий инструмент «быстрого закрытия»► Удобный, понятный пользователям интерфейс► Возможность работы в едином информационном пространстве► Подключение большого количества пользователей без потери производительности► Серьезные интеграционные возможности
Бизнес цель: «быстрое закрытие» в автоматизированном режиме, отказ от ручнойвыверки данных в различных источниках
13 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Пример функциональной архитектуры –производственный холдинг
Процессы, по которым выбор программногопродукта не был очевидным:
• Подготовка управленческой отчетности(индивидуальной и консолидированной). УХ– специализированное решение. Дублировать вERP подготовку индивидуальной отчетностинецелесообразно (отчетность готовиться раз вквартал).
• Централизованное казначействоНеобходимость подключения других компанийгруппы с различными учетными системами.
• Управление договорами и НСИ. Наличиефункциональности УХ (в ERP нет). УправлениеНСИ и подготовка консолидированнойотчетности должна быть в одной системе.
• Управление закупками. Неотъемлемая частьERP – системы. В случае переноса в УХ(например, для централизации закупок)необходима проработка вопросов интеграции.
• Централизованное казначейство. Ввод Заявокна платеж с контроль взаиморасчетов.
• Ведение бухгалтерского и налогового учета.Высокая стоимость интеграции междуоперативным контуром ERP и бухгалтерскиммодулем УХ.
• Все прочие процессы (управление продажами,запасами и логистикой, производством ивзаимоотношениями с контрагентами)
1С: УХ
1С: ERP
Бизнес цель: повысить управляемость,прозрачность и контроль
14 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Использование инструментария 1С:УХ дляавтоматизации «быстрого закрытия»
► Оптимизация за счет стандартизации процессов, регламентов и методик► Внимание на SoD и конфликты полномочий► Использование Портала ВГО (серьезный «рывок» по срокам подготовки отчетности)
Требованияакционеров к
отчетности
Единый Центр УчетаБизнес процессы и регламенты
Первичныйучет
Регламентнаяотчетность
Процесс закрытия периода и подготовки отчетности
Нефинансовыепоказатели Налоговая
отчетность
Управленческаяотчетность
Время назакрытие книг
Время на подготовкуотчетности
Пользователиотчетности
Время наконсолидацию
Отчетность, ключевые показатели, учетная политика
Требования к ИТ
Закрытиепериода Процесс
консолидации
Требования к процессу подготовки данных для отчетности
Потенциал для сокращения сроков закрытия и подготовки отчетности при внедренииОЦО
15 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Подходы к подготовке МСФО отчетности в1С:УХ
РСБУ МСФО
ФСД (РСБУ) ФСД (МСФО)
Web-доступ
Акты сверок
► Портал ВГО
► Параллельный учет ► Трансформация ► Консолидация
Командабухгалтерии
Специалистпо МСФО
Специалистпо МСФОБухгалтер
Специалист поконсолидацииМСФО
16 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
В решении реализованы технологии, которые позволяютзначительно упростить учет:► слои для операций и анализа отчетности
► слой трансляции► слой ввода операций (корректировок)► слой закрытия периода (“13 период”)► слой аудиторских корректировок;
► гибкий план счетов, который может быть потребованиям заказчика► перекодирован► перестроена группировка счетов;
► классы счетов, позволяющие организовать контролииспользования счетов в документах;
► регламентные операции закрытия периода► рекласс активно – пассивных счетов► переоценка валютных средств с выделением реа-
лизованных и нереализованных курсовых разниц► расчет себестоимости, отложенных налогов,
финансовых результатов;► механизмы быстрого закрытия
► реализован механизм двойного закрытияпериода (dual cut off)
► реализован портал для ввода условных расходов,механизм дозаполнения аналитики, постирования операцийи автосторно, сопоставления начисления с фактом,
Основные преимущества инструментария дляподготовки МСФО отчетности в 1С:УХ
Подсистема МСФО разработана при участии EY наоснове многолетнего проектного опыта
контроль статусов начислений.
17 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Повышение эффективности работы Общих центровобслуживания
18 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Метрики оценки работы ОЦО – встроенные «dashboards»в 1С:УХ
19 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ
Контакты
Ольга ТагинцеваСтарший Менеджер
Тел.: +7 495 755-9700Моб. тел: +7 915 487-4043Email: [email protected]