Построение системы электронного архива территориально

распределённой организации

Направления деятельности ЭЛАР

Внедрение систем управления ЭИР •Управление документами

•Интеграция с существующими IT-системами

•Разработка решений

Создание ЭИР •Массовая оцифровка бумажных документов

•Создание информационно-поисковых баз данных

•Создание участков текущего ввода документов

Производство и поставка оборудования •Профессиональное сканирующее оборудование

•Системы хранения данных

•Центр сервисной поддержки

Обучение персонала,

сопровождение и поддержка

2

Более 100 реализованных проектов в год

Собственный парк промышленных сканеров

Более 600 млн оцифрованных документов

В компании работает более 2000 человек

2

Государство Промышленность

Культура и образование Нефтегаз,

энергетика

Финансы Организации других отраслей

www.elar.ru

Опыт оптимизации процессов обработки финансовой документации

СУЭК ОМК Русснефть Томскнефть НЛМК СГК ОГК-1 РФФИ

Ростелеком ТНК-BP Крупный российский

банк Агропромышленный

холдинг

4

От архива до ОЦО

• 2013 год. ОЦО. Электронный архив бухгалтерской и кадровой документации холдинга: хранение юридически значимых документов, которыми обмениваются предприятия группы

• 2010 год. Электронный архив бухгалтерской документации «Общего центра обслуживания», объединяющего более 70 предприятий

• 2009 год. Система распределённого электронного архива. Автоматизация текущих процессов работы с бумажными документами

• 2007 год. Консолидированное хранилище электронных образов первичной бухгалтерской документации

5

Задачи внедряемых систем Стандартизация, унификация процессов взаимодействия

подразделений компании и ОЦО Оптимизация и ускорение процессов регистрации и учета

документов Внедрение KPI обработки документов на основе данных

фиксируемых Системой Сокращение времени на поиск и доступ к документу Ускорение предоставления отчетов, при проведении проверок

и аудита Доступность электронного документа для любого

заинтересованного подразделения (включая контрагентов) Контроль доступа к электронному документу и оригиналу

документа, разграничение прав доступа пользователей к документам

Как следствие – достижение бизнес-целей, связанных с повышением прибыли Компании 6

7

Схема решения

7

Хранилищедокументов

и данных

Залповый ввод бумажных

документов

Текущий ввод бумажных документов

Интеграция с учетными системами

и др.

Локальные пользователи

Мобильныепользователи

Удаленные филиалы

Контрагенты

Интеграция с операторами ЭДО

ФНС

Единое хранилище документов и данных

Система управления электронными документами и данными

Интеграция с корпоративными системами

Оперативный доступ к документам и информации

Загруженный массив документов за предыдущие периоды

Распределенные или централизованные участки ввода (оцифровки) и обработки документов

Единое информационное пространство Предприятия

Решение задач подразделений Финансовые службы Договорной отдел Юридический отдел и т.д. Кадровые подразделения Проектный и технический отделы

8

9

От распределённого электронного архива к централизованномуМодель сервисных функций в ОМК

9

Москва

Чусовой

- СЭАД САПЕРИОН- SAP R/3- 1C

- Служба Единого окна, DPU scan- E-room- Клиент-банк- Удалённый участок сканирования

- Oracle e-Business Suite

Щёлково

Мытищи

Дзержинск

Мотмос

Челябинск

Благовещенск

ВыксаВладимир

Альметьевск

Менее 2-х лет назад локальный электронный архив был на каждой локации. Была настроена регулярная репликация данных между ЭА.

В 2015 должна произойти полная централизация ЭА

Общая функциональная схема ОЦОАвтоматизация процессов обработки документации

Наш основной арсенал для автоматизации ОЦО

11

Функция ОЦО Инструменты

Корпоративная система электронного архива (СЭА)

Центр обработки документации Услуги залпового ввода Обработка всего потока входящих

и исходящих бумажных документов (штрих-кодирование, сканирование, индексирование, автоклассификация, автоиндексирование)

Оперативный сбор и доставка документов из всех подразделений в электронном виде ответственным подразделениям или сотрудникам

Контроль сроков обработки документов

Обработка запросов контролирующих органов и внутренних запросов пользователей

Подсистема обработки запросов, система корпоративного поиска

Доступ для контрагента к его электронным документам в СЭА

Электронная комната для поставщиков и покупателей (e-Room)

Обмен электронными юридически значимыми финансовыми документами между контрагентами

Интеграция с операторами электронного документооборота

Ведение бумажного архива Подсистема ведения бумажного архиваЭЛАР СААД

Серверное оборудование Системы хранения Накопители

на оптических дисках Системное ПО

СЭА

Сканирующее оборудованиеВысокопроизводительные сканеры для оснащения мощных центров оцифровки Объемы от 1000 – 50 000 документов в день ОЦО. Центры оцифровки документации с расширенными функциями

обработки документов

Офисные документные сканеры Объемы от 200 до 1000 документов в день Участки сканирования в магазинах и филиалах Мобильные центры оцифровки документов

Многофункциональные устройства (HP Digital Sender) Объемы от 500 до 1200 документов в день В Филиалах и подразделениях Региональные центры обслуживания

Типовой план внедрения

1. Быстрый стартРезультат: Реализованный базовыйфункционал, первичное обучение, начало ввода документов в СЭА.Длительность: 1 месяц

2. Развитие функциональности СЭАРезультат: Реализованный расширенный функционал (дубликаты, статусы, пакеты), интеграция с информационными системами Заказчика, разработанная эксплуатационная документацияДлительность: 4 месяца

33В среднем сотрудники тратят 9,5 часовв неделю на поиск нужной информации.

3,5 часа из этого времени ни к чему не приводит.

... И дополнительно 3 часа в неделю тратится на воссоздание важной информации.

Сложные корпоративные системы

По данным исследования международной ассоциации AIIM, 72% респондентов считают, что найти корпоративную информацию гораздо сложнее, чем открытую в Сети.

35

Ключевое – доставка!

Курс AIIM Practitioner

Традиционный подход к управлению контентом

Рабочее место

Рабочее место

Рабочее место

Саперион

Lotus

Oracle

ERP / CRM

Exchange

SQL сервер

SharePoint

Access

Файл сервер

Web\FB

Другая ECM

СЭД

Множество источников

36

37

Традиционный подход к управлению контентом

Сотни типов файлов

Множество слоев безопасности

Права пользователей

Сетевые права

Доступ к приложениям

Доступ к документам

Инструмент для современного сотрудника

Единая точка доступа

Результаты поиска

Информация привязанная к бизнес-процессам

организации

Саперион Exchange Файл сервер ERP / CRM

SharePoint

SQL Server

СЭД WEB\FB Oracle

Другая ECM Access Lotus

38

Глобальный поисковый модуль внутри ЕСМ

Exchange Файл сервер SharePoint Oracle Другая ECM СЭДERP / CRM

во всех корпоративных ИС

в WEB

внутри ЕСМ

Коннекторы

Безопасность

Поиск по источникам

Анализ текста

39

Система корпоративного поиска

Индексирует сотни миллионов документов

Обрабатывает десятки запросов в секунду

Результаты выдает за доли секунды

Динамически формирует результаты из различных источников

Выделяет категории

40

Данные одни – результаты разные Запрос: «Должностная инструкция»

Сотрудник департамент проектовСотрудник департамента маркетинга

41

41

Как автоматизировать ОЦО?

+7 (495) 274-31-31office@elar.ru

Корпорация ЭЛАР

Корпорация ЭЛАР

www.elar.ruwww.saperion.ru

Посетите наши ресурсы:

ЭЛАР. Социальные проекты

www.obd-memorial.ruwww.podvig-naroda.ruwww.pobeda.elar.ru