Séance d’information sur la dématérialisation de la documentation
Octobre 2013
UnifiedPost
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Société Expertise
Présentation de la société
Groupe belge situé à La Hulpe (B)
Actionnariat 100% privé
Etablissements en Belgique, aux Pays-Bas, au Luxembourg et en Roumanie
Entité R&D séparée basée en Belgique
Plus de 10 années d’expérience
Plateforme “Software as a Service”, totalement “multi-tenant”
> 100 personnes
Chiffres d’affaires 2013: 17 Mio EUR
30% Croissance annuelle
Totalement focalisée sur les solutions de gestion documentaire et d’archivage légal
Relations à long terme avec ses clients et partenaires
Réseau d’imprimeurs international (Benelux, Chicago, Singapour, Hong Kong, Sidney, Tokyo)
Objectifs qualité: ISAE3402, conforme ISO 27001, audits par PWC, BDO, Verizon,…
“Comfort Letter” PWC confirmant la légalité des solutions de e-invoicing et e-archiving dans l’UE + Suisse et Norvège
Modèle de traitement: Documents & Information
fax
sms/mms
e-mail+lien
xml/edi
e-documents
Your Company
Traitement des documents Création de documents
Signature des documents Conversion de formats
Track and trace Reporting
e-archive légale
fax
scann
ing/o
cr
xml/edi
E-invoice upload / capture
e-documents
Communauté Communauté
Services à Valeur Ajoutée Paiements, TTPO, ...
E
R
P
C
R
M
B
I
D
M
S
B
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Nos Solutions par secteur Banks
insu-rance
interim leasing media soc sec telco utility travel others
Notre activité dans le secteur Interim
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Traitement et archivage de tout type de documents
Contrats
Fiches de salaires
Certificats de rémunération
Factures
Timesheets
Rappels
Traitement des documents
Plateforme d’administration des documents Traçabilité
Track Jobs :
• 1 Job = 1 Fichier de données
Track Documents
• Par numéro de documents
• Par critères d’archivage
Données de réception
• Nom fichier, quand,...
Visualisation des documents
Métadonnées
Visualisation de la réception d’un envoi électronique
Traitement papier
Regroupement par destinataire
Tarifs postaux avantageux (surtout à l’international)
Outils de suivi et de traçabilité (Audit Trail)
Traitement électronique
Présentation des documents à l’intérimaire dans son propre environnement de réception (fiches de salaires, certificats, contrats)
Envoi d’un mail avec lien vers le document pour le client (facture, contrat, timesheet, rappel)
Environnement de l’intérimaire
UP Archive: Archivage légal pour l’émetteur
Il s’agit d’un environnement permettant d’accéder rapidement aux documents archivés. Il est convivial et ne contient pas toutes les informations de suivi de la production.
Avantages de la solution
Accès rapide aux archives
Plus de perte de documents
Plusieurs canaux simultanés
Plateforme sécurisée
Traçabilité
Facilité d’utilisation
Accès personnalisé
Accès via Internet
Aspect écologique
Dématérialisation des flux administratifs
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Dématérialisation partielle ou totale
Dématérialisation partielle : dématérialisation totale pour l’émetteur du document
• Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost
• Traitement et composition du document par UnifiedPost
• Archivage légal des documents pour l’émetteur
• Impression, mise sous pli et dépôt postal vers le destinataire
Dématérialisation totale : Document dématérialisé jusqu’au destinataire final
• Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost
• Traitement et composition par UnifiedPost
• Archivage légal des documents pour l’émetteur
• Envoi électronique sous forme d’UPMail ou d’UPPresentment
Processus de dématérialisation totale
Création des documents, envoi électronique en temps réel et archivage
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Notification par email Document
électronique Archive en ligne
UPMail
Envoi d’un mail avec un lien vers le document
Accès direct au document, avec ou sans identification
UPPresentment
UPPresentment : Environnement du destinataire, dans lequel il reçoit tous ses documents électroniques. • Invitation par email
• Sécurité d’accès
• Aspect écologique
Confidentialité des données
Sécurité d’accès
• Login et mot de passe unique par destinataire
• Plateforme totalement sécurisée et régulièrement auditée
Moins de risque que la fiche papier
• Aucune manipulation humaine
• Aucun document ne reste sur l’imprimante
• Aucun risque d’erreur de mise sous pli
Evolution : Econtracting
Merci Questions?
45 Route de Diekirch L7220 Walferdange Tel: +352 26 31 32 42 www.unifiedpost.com