Zagreb, 17. rujna 2008.
Središnja agencija za financiranje i ugovaranje
Nabava robe – postupak odabira i sklapanje ugovora
Sadržaj
1. OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
2. POSTUPAK ODABIRA
3. PRIPREMA I SKLAPANJE UGOVORA
4. ZAKLJUČAK
5. PITANJA
Cilj prezentacije
UPOZNAVANJE SA PRAVNIM OKVIROM POSTUPKA
IDENTIFIKACIJA SPECIFIČNIH KORAKA U POSTUPKU
IZBJEGAVANJE GREŠAKA KOJE MOGU DOVESTI DO GUBITKA FINANCIJSKIH SREDSTAVA
OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije
Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom
Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX)
OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
PRAG: Podjela postupka prema vrijednosti Opis postupaka Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste
u različitim fazama postupka
Podjednako važno: praksa (PRAG ne može obuhvatiti cjelokupnu problematiku)
SERVICES USLUGE
€ 200,000
International restricted tender procedure/ ograničeni
postupak
< € 200,000 but > € 10,000
1 Framework contracts procedure / Okvirni sporazum
2 Competitive negotiated procedure / Natjecateljski dijalog
€ 10,000
Single tender /direktna nabava
SUPPLIES NABAVA ROBE
€ 150,000
International open tender procedure
otvoreni međunarodni postupak
< € 150,000 but € 60,000
Local open tender procedure
otvoreni lokalni postupak
< € 60,000but > € 10,000
Competitivenegotiated procedure Natjecateljski dijalog
€ 10,000
Single tender / direktna nabava
WORKS / RADOVI
€ 5,000,000
1 International open tender procedure / otvoreni međunarodni postupak
2 International restricted tender procedure (exceptional cases) / ograničeni međunarodni postupak
< € 5,000,000but € 300,000
Local open tender procedure /
lokalni otvoreni postupak
< € 300,000but > € 10,000
Competitive negotiated procedure
Natjecateljski dijalog
€ 10,000
Single tender / direktna nabava
OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
Direktna nabava - tijelo nadležno za nabavu poziva jednog ponuditelja po svom izboru
Odgovornost Dokument Aktivnost
korisnik TS, proračun, kontakt podaci ponuditelja
Priprema i dostava TS, proračuna i kontakt podataka
SAFU/provedbeno tijelo TS i proračun, kontakt podaci
Kontrola TS (jasan i nedvosmislen, usklađen sa postojećim pravnim okvirom – npr. PF ili darovnica)
Proračun (dostatan za nabavu, osigurano sufinanciranje)
SAFU/provedbeno tijelo Priprema natječajne dokumentacije
Natječajna dokumentacija: Poziv, upute ponuditelju + dijelovi budućeg ugovora
(GC, SC, TS+TO, BB)
Ex tijelo Natječajna dokumentacija Kontrola
SAFU/provedbeno tijelo Natječajna dokumentacija Slanje
OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
Odgovornost Dokument AktivnostPonuditelj Ponudbena dokumentacija Priprema ponudbene dokumentacije i
slanje u roku (npr. 7 dana)
SAFU/provedbeno tijelo Izvještaj Priprema izvještaja i ugovora, dostava na ex-ante odobrenje
Ex ant tijelo Izvještaj i ugovor Odobrenje
SAFU/provedbeno tijelo Ugovor Slanje 3 primjerka ugovora na potpis uspješnom ponuditelju
Ponuditelj Ugovor Vraća 2 potpisana original ugovora
OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
Natjecateljski dijalog slanje poziva na najmanje tri natjecatelja rok za dostavu ponuda obično 30 dana postupak odabira i ugovaranja kao i slučaju
međunarodnog i lokalnog postupka Priprema tkz. Izvještaja o provedenom
postupku pregovora (negotiation report)
OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
Otvoreni postupci (međunarodni i lokalni): Razlike između međunarodnog i lokalnog
postupka: vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave
Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja)
Postupak odabira – zaprimanje ponuda
– U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice – poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)
– Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude)
Postupak odabira – zaprimanje ponuda
– Dobra praksa – podaci (privremeni) se istovremeno unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)
– Ponude pristigle na zadnji dan moraju obavezno imati i točan sat prispijeća
– Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja
– Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)
Postupak odabira – zaprimanje ponuda
– Postupak otvaranja ponuda koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)
– Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao a) povlačenje ponude (withdrawl) ili b) promjena (alteration)
Postupak odabira – javno otvaranje
• Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:– Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao
što je projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora
– Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda
– Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju
Postupak odabira – javno otvaranje
– Priprema standardne obrasce (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije početka otvaranja aplikacija
– 1 kopija natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju
– Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)
– Istraživanje tržišta
• za svakog člana povjerenstva:– Instructions to tenderers– Technical Specification
Postupak odabira – javno otvaranje
– Procurement notice (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)
– Administrative compliance grid (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao referenca)
– Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids, technical compliance sub-grids)
– Obrasci za ocjenjivanje (Evaluation grids)– Questions & answers + corrigendum (ukoliko postoji)
Postupak odabira – javno otvaranje
– Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja (stvara sliku o tijelu koje vodi postupak)
– Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja
– Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3
– Tek kada predsjedatelj da znak tajniku da je sve spremno, tajnik pušta predstavnike ponuditelja u prostor predviđen za javno otvaranje
Postupak odabira – javno otvaranje
– Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:• tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti
predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)
• Dostupnost izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog
– Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:• Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je
označen kao krajnji rok za dostavu ponuda• krajnji rok za dostavu ponuda • Samo ponude koje su stigle u navedenom roku će biti
otvorene tijekom javnog otvaranja
Postupak odabira – javno otvaranje
– Predsjedate zatim provodi slijedeće:
– Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u Summary of tender received
– Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)
– Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:
– Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,
Postupak odabira – javno otvaranje
– Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)
– Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)
– Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),– Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,– Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaraion” i to za
svakog člana u slučaju konzorcija– Javno čitanje cijene iz dokumenta “Tenderer’s
Declaration”,
Postupak odabira – javno otvaranje
– Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.
– Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude
– Predsjedatelj prilikom kontrole ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda temeljem prispjelih omotnica
– Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)
Postupak odabira – javno otvaranje
- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva
– predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja
– izvještaj sa javnog otvaranja, zajedno sa kopijama Tender submission form-a i jamstva se dostavlja Delegaciji na odobrenje
Postupak odabira – administrativna usklađenost
- provodi se temeljm tkz. Administrative compliance grid-a
- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja
Postupak odabira – administrativna usklađenost
- provodi se temeljm tkz. Administrative compliance grid-a
- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije u potpunosti usklađen sa uvjetima nadmetanja
Postupak odabira – administrativna usklađenost
- ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora,
- koncept potpunosti ponudbene dokumentacije
- proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje
odbora za ocjenjivanje
- Adminstrative compliance grid:
Postupak odabira – administrativna usklađenost
Adminstrative compliance grid:
- nacionalnost ponuditelja
- potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS)
- upotreba službenog jezika postupka
- potpunost – Tender submission form
- potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s)
- ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF)
Postupak odabira – administrativna usklađenost
Adminstrative compliance grid:
- nacionalnost ponuditelja
- potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS)
- upotreba službenog jezika postupka
- potpunost – Tender submission form
- potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s)
- ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.)
Postupak odabira – tehnička usklađenost
- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:» Kvalifikacijski kriteriji» Tehnički kriteriji
• Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani
• Glavni obrazac (Evaluation grid) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)
• Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje
Postupak odabira – tehnička usklađenost
- ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”)
– odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku
– Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom)
Priprema i sklapanje ugovora
• odmah po odobrenju izvještaja sa odbora za ocjenjivanje od strane tijela nadležnog za nabavu, pristupa se izradi ugovora
• Ugovor za više grupa nabave ili individualni ugavor• Struktura ugovora je opisana u “Letter of Invitation to
tender”• Priprema ugovora nije puko kopiranje, ugovor je
potrebno prilagoditi specifičnosti pojedine nabave
Priprema i sklapanje ugovora
• Dijelovi ugovora:
• DRAFT CONTRACT • SPECIAL CONDITIONS• ANNEX I GENERAL CONDITIONS • ANNEX II +III TECHNICAL SPECIFICATIONS +
TECHNICAL OFFER (TO BE TAILORED TO THE SPECIFIC PROJECT)
• ANNEX IV BUDGET BREAKDOWN (MODEL FINANCIAL OFFER)
• ANNEX V FORMS
Priprema i sklapanje ugovora
• Posebno je važno adekvatno prilagoditi posebne uvijete (Special Conditions) s obzirom na njihovu supremaciju u odnosu na ostale dijelove ugovora
• Uključivanje korespondencije u aneks II i III ugovora• Aneks V treba sadržati specifične dijelove ponudbene
dokumentacije koji su važni za provedbu (npr. izjave o jamstvu)
• Ovlašteni potpisnik u SAFU potpisuje ugovor i parafira sve strane posebnih uvjeta (financijska ponuda kopirana u ugovor već mora sadržati potpise tajnika i predsjedatelja) te ga dostavlja na ex-ante odobrenje
Priprema i sklapanje ugovora
• Slanje obavijesti o dodjeli ugovora (Contract notification letter, annex A8) po ex-ante odobrenju ugovora
• Obavijest potrebno prilagoditi činjeničnom stanju (npr. da li je ponuditelj već dostavio pojedine dokaze u vezi paragrafa 2.3.3 PRAG-a)
• Rok za dostavu dokumentarnih dokaza: 15 dana od dana dopisa – pažljivo pratiti
• Kontrola dostavljenih dokaza:– Primjena nacionalnog zakonodavstva ponuditelja
– Informativna lista dokaza:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_en.htm
Priprema i sklapanje ugovora
• po primitku svih potrebnih dokaza, tijelo nadležno za nabavu dostavlja 3 primjerka ugovora i popratni dopis (Contract submission letter, annex A9) pobjedniku
• Rok za povrat 2 potpisana primjerka ugovora je 30 dana od datuma dopisa
• Po primitku 2 potpisana primjerka ugovora, 1 primjerak se prosljeđuje ex-ante tijelu (Delegacija) a drugi u odjel nadležan za izvršenje plaćanja
Pitanja ?
Hvala na pažnji…