RIZIKA IR JOS VALDYMAS EFEKTYVIOSFINANSŲ KONTROLĖS IR BUHALTERINĖS APSKAITOS TARNYBOS PAGALBA
Lektorė auditorė
Vaida Kačergienė
2015
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMAS.SEMINARO TURINYS
I dalis. ĮVADASA. Seminaro tikslai ir uždaviniai
B. Praktinio pavyzdžio nagrinėjimas ir rezultatų aptarimas
II dalis. RIZIKOS SAMPRATAA. Rizikos apibrėžimas
B. Rizikos veiksniai
C. Rizikos rūšys
D. Rizikos nustatymo ir valdymo procesas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 2
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMAS.SEMINARO TURINYS
III dalis. VIDAUS KONTROLĖS SISTEMA – RIZIKOS VALDYMO PRIEMONĖ
A. EsmėB. Sudedamosios dalysC. Įgimti apribojimai
IV dalis. PRAKTINIS DARBASA. Įmonės rizikos veiksnių nustatymasB. Rizikos veiksnių įtakos valdymo procesams įvertinimas ir
apibūdinimasC. Rizikos valdymo priemonių numatymasD. Rezultatų aptarimas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 3
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMAS.SEMINARO TURINYS
V dalis. VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS ĮGYVENDINIMASA. Sėkmingo įgyvendinimo principai
B. Asmenybės svarba
C. Tikslų supratimas
D. Organizavimas
E. Vidaus kontrolės sistemos kūrimas ir priežiūra
F. Sistemos vertinimas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 4
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMAS.SEMINARO TURINYS
VI dalis. DOKUMENTAVIMAS IR VALDYMASA. Apibendrinantis dokumentas
1. Dokumento turinys
2. Strateginiai tikslai ir rizikos
3. Operacijų algoritmai ir procedūrų aprašymas
B. Stebėsena (monitoringas), vertinimai, pakeitimai
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 5
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMAS.SEMINARO TURINYS
VII dalis. REIKŠMINGIAUSI FINANSŲ IR APSKAITOS SKYRIAUS INTEGRAVIMO Į VIDAUS KONTROLĖS SISTEMĄ ASPEKTAI
A. Vidaus ir išorės veiksniai įtakojantys finansinę apskaitą ir finansinių ataskaitų sudarymą
B. Finansinės apskaitos sistemos elementaiC. Vidaus kontrolės elementai finansų ir apskaitos sistemojeD. Vidaus kontrolės praktinis modelis finansų ir apskaitos
tarnybojeE. Vidaus kontrolės taikymas skirtingo dydžio finansų ir
apskaitos tarnyboseF. Atvejai, kai buhalterinę apskaitą dalinai ar pilnai tvarko
išorės paslaugų teikėjasG. Finansų kontrolė
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 6
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMAS.SEMINARO TURINYS
VIII dalis. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
IX dalis. SEMINARO REZULTATŲ APIBENDRINIMASA. Išvados
B. Diskusijos
SEMINARO MEDŽIAGOS ŠALTINIAI
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 7
I.A. SEMINARO TIKSLAI IR UŽDAVINIAI
Aptarsime bendruosius rizikos veiksnius ir jų įtaką įmonės (organizacijos, įstaigos) veiklai
Įvertinsime vidaus kontrolės, kaip veiksmingos rizikos valdymo priemonės, svarbą
Aptarsime kaip teoriją pritaikyti praktiškai, pasirenkant kiekvienai įmonei (ar net įmonės padaliniui) priimtinas priemones ir apimtis.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 8
Vidaus
auditas
RezultatasĮmonės
veiklaVidaus
kontrolė
Išorės auditas
Išorinė
kontrolė
Veiklos rizikos
Įmonės aplinka
Lūkesčiai
5 / 2 9 / 2 0 1 5 9
I.B. PAVYZDŽIO NAGRINĖJIMAS
Rizikos veiksnių ir vidaus kontrolės sistemos vertinimas –praktinė užduotis
Jei prie klausimo “-” – atsakymo nebuvo;
Jei prie klausimo “?” – nežinojo ką atsakyti UŽDUOTIS
Peržiūrėti klausimus ir atsakymus;
Pateikti savo pastebėjimus bei komentarus dėl galimų trūkumų;
Įvertinti rizikas;
Įvertinti vidaus kontrolės sistemos pakankamumą;
Pateikti pasiūlymus bei rekomendacijas.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 10
II.A. RIZIKOS APIBRĖŽIMAS
Bazinis rizikos apibūdinimas pateikiamas Tarptautiniuose kokybės standartuose (ISO/IEC vadovas 73)
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 11
Tikėtinas įvykis
Įvykio rezultatas
RIZIKOS VEIKSNIO
POVEIKIS
II.A. RIZIKOS APIBRĖŽIMAS
Rizika – tai tikimybė, kad dėl tam tikrų vidinių arba išorinių veiksnių įmonės tikslai nebus įgyvendinti arba bus įgyvendinti netinkamai ir dėl to ji gali patirti nuostolių.
Rizika suprantama dviem pagrindiniais dydžiais:
galimos įtakos ir
tikėtino įvykimo.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 12
II.A. RIZIKOS APIBRĖŽIMAS
Rizikos valdymas – valdymo proceso dalis, kurio metu:• identifikuojama rizika ir • priimami sprendimai dėl jos įtakos panaikinimo arba sumažinimo.
Tai yra procesas, skirtas identifikuoti, įvertinti, valdyti ir kontroliuoti potencialius įvykius ar situacijas, kad būtų tinkamai užtikrintas tikslų vykdymas.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 13
II.A. RIZIKOS APIBRĖŽIMAS
Rizikos valdymo įvertinimas – vertintojo pareikšta nuomonė apie rizikos valdymo procedūrų kokybę.
Liekamoji rizika – rizika, liekanti po to, kai vadovybė imasi veiksmų, kad būtų sumažinta galima įtaka ir tikėtinas įvykimas neigiamų įvykių, įskaitant kontrolės veiksmus atitinkamos rizikos atžvilgiu.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 14
II.B. RIZIKOS VEIKSNIAI
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 15
ĮMONĖ (Organizacija,įstaiga)
BENDRI EKONOMINAI VEIKSNIAI
Bendras ekonomikos lygis;Palūkanų norma ir finansavimo galimybės;Infliacija;Valstybės politika;Valiutų kursai ir kontrolė...
ŠAKOS SĄLYGOS
Rinka ir konkurencija;Cikliška, sezoninė veikla;Gamybos technologijos pasikeitimai;Būdingi apskaitos bruožai;Įstatyminė aplinka...
VADOVYBĖ IR SAVININKAI
Savininkai ir susijusios šalys;Kapitalo struktūra;Vadovybės tikslai, filosofija;Naujos veiklos srities įsigijimas, sujungimas, pardavimas;Finansavimo metodai ir šaltiniai;Direktorių valdyba;Administracija;...
ĮMONĖS VEIKLA
Produktai ar paslaugos ir rinka;
Svarbiausi tiekėjai;Frančizė, licencijos, patentai;Tyrimas ir vystymas;Veiklos rizikos mažinimas;Įstatyminiai ir teisiniai apribojimai;Debitorių struktūra....
MAKROVEIKSNIAI
MIKROVEIKSNIAI
II.B. RIZIKOS VEIKSNIAI
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 16
Rizikos veiksniųanalizė
Tinkamos rizikos valdymo
priemonės
VEIKLOS IR VALDYMO PROBLEMOS
REIKŠMINGO IŠKRAIPYMO
RIZIKA
APGAULĖSIR KLAIDŲTIKIMYBĖ
VEIKLOS TĘSTINUMOPROBLEMOS
II.C. RIZIKOS RŪŠYS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 17
ĮGIMTA (savaime
egzistuojanti)
KONTROLĖS(kontrolės procedūrų
netobulumas)
APTIKIMO(vertintojo klaidos)
STRATEGINĖ
OPERACINĖ
FINANSINĖ
ŽINIŲ VALDYMO
NUSTATYTOS
TVARKOS
LAIKYMOSI
II.D. RIZIKOS NUSTATYMO IR VALDYMO PROCESAS
RIZIKOS VALDYMO PROCESAS. Pradinis etapas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 18
Organizacijos strateginiai tikslai
Rizikos nustatymas
Grėsmės ir galimybės
Sprendimas
Rizikos valdymo priemonės
II.D. RIZIKOS NUSTATYMO IR VALDYMO PROCESASRIZIKOS VALDYMO PROCESAS. Nuolatinis procesas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 19
PRADINISPROCESAS
STEBĖSENA(MONITORINGAS)
PAKEITIMAI
II.D. RIZIKOS NUSTATYMO IR VALDYMO PROCESAS
RIZIKOS VEIKSNIŲ VALDYMO BŪDAI
Optimalus rizikos veiksnių identifikavimo metodo parinkimas, atsižvelgiant į veiklos ypatybes.
Vidaus kontrolės sistemos kūrimas, nuolatinė priežiūra bei tobulinimas, įvertinant rizikos veiksnių identifikavimo metu nustatytas silpniausias grandis.
Aukščiausių valdymo organų, vadovybės bei darbuotojų švietimas, etinių bei moralinių vertybių diegimas, tinkamos pasaulėžiūros ugdymas su tikslu maksimaliai sumažinti rizikos veiksnių buvimą dėl neigiamo žmogiškojo faktoriaus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 20
II.D. RIZIKOS NUSTATYMO IR VALDYMO PROCESAS
VADOVYBĖS VAIDMUO
Vadovybės vaidmuo yra pagrindinis rizikos veiksnių įtakos mažinimo procese.
Ar veiksmingos bus rizikos veiksnių galimos įtakos šalinimo priemonės didžiąja dalimi priklauso nuo vadovybės filosofijos, etinių vertybių, rizikingumo laipsnio bei požiūrio į rizikos nustatymą ir valdymą.
Įmonės vadovybė, siekdama sumažinti įgimtą riziką, tobulina vidaus kontrolės sistemą, tuo pačiu sumažina ir kontrolės riziką.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 21
III.A. ESMĖ
Pirmą kartą vidaus kontrolės apibrėžimą 1949 m. pateikė Amerikos auditorių institutas.
Vidinė kontrolė – tai įmonės sudarytas planas bei visos kitos koordinuotos priemonės ir būdai, naudojami : įmonės turtui išsaugoti; apskaitos duomenų teisingumui ir tikrumui patikrinti; veiklos efektyvumui padidinti ir numatytai valdymo politikai garantuoti.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 22
III.A. ESMĖ
Rizikos valdymo modelis COSO, sukurtas Organizacijų sponsorių komiteto (the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ), kurį sudaro: Amerikos apskaitininkų asociacija Amerikos auditorių institutas Finansininkų institutas
Vidaus auditorių institutas Valdymo apskaitos institutas
Komitetas įkurtas 1985 m. COSO modelis apima efektyvios vidaus kontrolės sistemos įmonės
viduje sukūrimą, diegimą bei palaikymą. COSO modelis pilnai pristatytas 1992 metų rugsėjį ir šiuo metu yra
visuotinai pripažintas, kaip standartas efektyvios vidaus kontrolės sistemos kūrimui ir įvertinimui.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 23
III.A. ESMĖ
Bendrąja prasme vidaus kontrolė yra suprantama kaip įmonės (organizacijos) valdymo sistemos dalis, kuri visomis koordinuotomis priemonėmis ir būdais yra skirta įvairių su įmonės veikla susijusių rizikos veiksnių valdymui.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 24
III.A. ESMĖ
Organizacija (įmonė) egzistuoja tam, kad įgyvendintų tikslus.
Tikslai įprastai yra padalinti į tam tikrus uždaviniusar objektus.
Vadovo vaidmuo – pasirūpinti, kad tikslai bei uždaviniai būtų įgyvendinti.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 26
III.A. ESMĖ
Vadovo atsakomybės visuose lygiuose:
Tinkamumas. Programos ir projektai padeda pasiekti reikiamų rezultatų;
Efektyvumas. Naudojami ištekliai atitinka pasirinktą misiją (tikslus);
Teisėtumas. Veikloje yra laikomasi įstatymų bei kitų teisėtų reguliavimų;
Patikimas atsiskaitomumas. Reikiama bei tinkama informacija pateikiama tiksli ir laiku.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 27
III.A. ESMĖ
KIEKVIENO VYKDANČIOJO VEIKLĄ FUNKCIJOS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 29
SAVIKONTROLĖ
VADOVAVIMAS SAU
SAVO DARBO ORGANIZAVIMAS
SAVO DARBO PLANAVIMAS
III.A. ESMĖ
BAZINIAI PRINCIPAI: Vidaus kontrolės sistema – kaip pagalba, o ne kliūčių
sistema;
Sistema turi būti lanksti, “jausti” išorinę bei vidinę aplinką, besikeičiančias sąlygas, aplinkybes ir jų įtaką įmonės veiklai;
Tai nėra autonominė veikla – tai yra kasdieninės procedūros, veikiančios kartu su įprastomis įmonės operacijomis;
Kūrimo, diegimo ir palaikymo kaštai < Nauda;
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 31
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 32
VIDAUS KONTROLĖS
SISTEMA
KONTROLĖS APLINKA
RIZIKOS NUSTATYMAS
KONTROLĖS PROCEDŪROS
INFORMACIJA IR KOMUNIKAVIMAS
STEBĖSENA
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
KONTROLĖS APLINKA Kontrolės aplinka nustato bendrą įmonės vidinę
atmosferą, sudarančią prielaidas sąžiningam darbui. Tai yra nematerialus faktorius, duodantis pagrindą
visiems kitiems kontrolės elementams, užtikrinantis discipliną ir tinkamą struktūrą.
Tai ir įsipareigojimas parinkti tinkamą kvalifikuotą personalą, sugebėjimas jį apmokyti ir išlaikyti.
Tuo pačiu tai apima: Ir techninę kompetenciją; Ir etinius bei moralinius įsipareigojimus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 33
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 34
KONTROLĖSAPLINKA
SĄŢININGUMASIR ETINĖSVERTYBĖS
VADOVYBĖ
VADOVAVIMO FILOSOFIJAIR VALDYMO
STILIUS
ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA
KOMPETENCIJA
TEISĖS (ĮGALIOJIMAI)
IR ATSAKOMYBĖS
ŢMOGIŠKIEJIIŠTEKLIAI
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
RIZIKOS NUSTATYMAS Rizika tai yra viskas, kad kelia grėsmę tinkamam tikslų
įgyvendinimui. Rizikos nustatymas – tai yra procesas, leidžiantis
identifikuoti, išanalizuoti bei valdyti rizikos veiksnius. Nuolat keičiantis ekonominėms, kontrolės ir veiklos
vykdymo aplinkybėms, būtina numatyti nuolatiniusrizikos identifikavimo bei analizės būdus, ypatingai vadovaujančio personalo lygmenyje.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 35
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
KONTROLĖS PROCEDŪROS
Apima tam tikros politikos bei procedūrų sukūrimą, įgyvendinimą bei vykdymą;
Būtina vengti perteklinės kontrolės, kuri yra žalinga bei pavojinga ne mažiau, nei kontrolės nebuvimas ir gali sukurti per didelį biurokratinį aparatą, kuris pats savaime jau didina organizacijos riziką.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 36
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
KONTROLĖS PROCEDŪROS
Prevencinės – įgaliojimai, pareigų atskyrimas, patvirtinimų sutikrinimas ir pan.;
Aptinkančios – suderinimai, neeilinės ataskaitos, kontrolės peržiūra ir pan.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 37
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
KONTROLĖS PROCEDŪROS Kontrolė vykdoma visais organizacijos lygiais. Apima įprastus, gerai žinomus kontrolės būdus, tokius kaip:
parašo įgaliojimo tikrinimas, apribojimai, sulyginimai ataskaitų sutikrinimus, peržiūrą bei patvirtinimus įrašų aritmetinio tikslumo patikrinimą kompiuterinių sistemų patikrinimą dokumentų kontrolę bei patvirtinimą vidaus informacijos palyginimą su išorės šaltiniais ribotą tiesioginį priėjimą prie turto bei įrašų faktinių turto kiekių palyginimą su apskaitos duomenimis kontrolinių sąskaitų taikymą ir pan.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 38
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 39
KONTROLĖS PROCEDŪROS
ATITINKANČIOS VIDAUS IR
IŠORĖS POLITIKĄ
SUSIJĘ SU NUSTATYTA
RIZIKA
TINKAMŲ KONTROLĖS
VEIKSMŲ PARINKIMASIR TAIKYMAS
TINKAMOS APSKAITOS SISTEMOS
IR INFORMACINĖS
TECHNOLOGIJOS
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
INFORMAVIMAS IR KOMUNIKAVIMAS
Kad galėtų tinkamai atlikti savo darbo dalį visame procese, kiekvienas asmuo turi turėti pakankamai informacijos apie veiklą.
Informaciją reikia nedelsiant perduoti visiems asmenims, kurie turi ją gauti.
Vadovai turi keistis informacija su darbuotojais, o pastarieji - su vadovais bei tarpusavyje.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 40
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
INFORMAVIMAS IR KOMUNIKAVIMAS
Buhalterinės apskaitos sistema – reikšminga vidaus kontrolės sistemos dalis.
Ji apima ne tik ūkinių operacijų dokumentavimą ir įregistravimąapskaitos registruose – tai yra tarsi įmonės veidrodis, kuriame galima įžvelgti ir įmonės istoriją, dabartį, tačiau kartu tai ir savotiškas ateities pranašas.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 41
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
INFORMAVIMAS IR KOMUNIKAVIMAS Informacija turi būti:
Patikima, kad ji būtų naudinga;
Perduodama tiems asmenims, kurie turi ją gauti ir panaudoti tolesniems veiksmams;
Laisvai praeinama horizontaliai ir vertikaliai;
Turi keistis su išorės šaltiniais.
DĖMESIO! Bet kuriuo atveju, organizuojant informacines sistemas, neturi būti pamirštas informacijos KONFIDENCIALUMAS.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 42
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 43
INFORMAVIMAS IR
KOMUNIKAVIMAS
FINANSINIŲ IR KITŲ
ATASKAITŲINFORMACIJA
VIDINĖS KONTROLĖS
INFORMACIJA
VIDINIS KOMUNIKAVIMAS
IŠORINIS KOMUNIKAVIMAS
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
STEBĖSENA (MONITORINGAS)
Nuolatinis ir periodinis vidaus kontrolės sistemos struktūros ir veikimo efektyvumo įvertinimas tam, kad būtų nustatyta ar ji veikia kaip numatyta ir kada reikia modifikuoti
Būtina pakartotinai peržiūrėti anksčiau nustatytas problemas – ar jos eliminuotos.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 44
III.B. SUDEDAMOSIOS DALYS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 45
STEBĖSENA
NUOLATINIS STEBĖJIMAS
PERIODINIAIVERTINIMAI
ATASKAITOS DĖL
TRŪKUMŲ
III.C. ĮGIMTI APRIBOJIMAI
įprastas vadovybės reikalavimas, kad vidaus kontrolės išlaidos neviršytų laukiamos ar gaunamos naudos;
dauguma vidaus kontrolės procedūrų apsiriboja tik įprastomis ūkinėmis operacijomis;
žmogiškų klaidų galimybė - dėl nerūpestingumo, išsiblaškymo, klaidingos nuomonės ar nurodymųnesupratimo;
galimybė pergudrauti vidaus kontrolės procedūras iš anksto susitarus su įmonės vadovybės nariu įmonėje ar už jos ribų;
galimybė, kad atsakingas už vidaus kontrolę asmuo gali piktnaudžiauti šia atsakomybe, nepaisyti reikalavimų;
galimybė, kad procedūros gali neatitikti pasikeitusių sąlygųir jų poveikis gali sumažėti.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 46
IV DALIS. DARBAS GRUPĖSE
IV. – 1 PRIEDAS
A. Įmonės rizikos veiksnių nustatymas
B. Rizikos veiksnių įtakos valdymo procesams įvertinimas ir apibūdinimas
C. Rizikos valdymo priemonių numatymas
D. Rezultatų aptarimas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 47
IV DALIS. DARBAS GRUPĖSE
IV. – 1 PRIEDAS
I Praktinė užduotis.
Įmonės veikla – statybos ir remonto paslaugų teikimas juridinimas ir fiziniams asmenims.
Užduotis.
Įvertinkite, kokios reikšmingiausios rizikos tokio pobūdžio įmonėje;
Kokias rizikos valdymo priemones turėtų taikyti vadovybė, kad rizikos valdymą galėtumėte įvertinti kaip pakankamą.
48
49
IV DALIS. DARBAS GRUPĖSE
IV. – 1 PRIEDAS
II Praktinė užduotis. Tikrinamas mokesčių mokėtojas – užsienio vienetas, registruotas Lietuvoje PVM mokėtoju, kadangi savo prekes sandėliuoja Lietuvoje nuomojamose patalpose ir iš tų sandėlių vykdo prekių atkrovimą savo pirkėjams už ES ribų, į kitas ES šalis, taip pat ir pirkėjams Lietuvoje. Savo darbuotojų nei registruoto filialo Lietuvoje neturi – išimtinai naudojasi tik išorės tiekėjų paslaugomis.
Klausimas. Kaip susipažintumėte su įmonės veikla ir vertintumėte įmonę ir jos aplinką įtakojančius veiksnius bei galimą reikšmingo iškraipymo riziką.
III Praktinė užduotis. Kasos aparatų vietų apžiūra.
Situacija. Atliekate patikrinimą įmonėje, kuri priklauso tarptautinei kompanijai ir kurioje prekybos vietose be Lietuvoje privalomų fiskalinių kasos aparatų taip pat įrengti tarptautinės kompanijos mastu naudojami kasos aparatai, Parduodant prekes, pirmiausia pardavimo operacija fiksuojama tarptautinės kompanijos pastatytame kasos aparate, skanuojant parduodamų prekių barkodus. Po to, bendra pardavimo suma fiksuojama fiskaliniame kasos aparate.
Klausimai.
Kaip organizuosite kasos aparatų naudojimo apžiūrą, patikrinimą?
Ar įmonės vidaus reikmėms naudojami kasos aparatai ir jų duomenys turės įtakos bendram tikrinimo organizavimui ir kokia tai būtų įtaka?
IV DALIS. DARBAS GRUPĖSE
IV. – 1 PRIEDAS
50
V.A. SĖKMINGO ĮGYVENDINIMO PRINCIPAI
Komerciniai tikslai – svarbu, bet ne svarbiausia
Politika ir procedūros – tobula tai, kas paprasta
Ištekliai – ne vien materialiniai
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 51
V.B. ASMENYBĖS SVARBA
KLAUSIMAI:
Ar asmeninės savybės vienaip ar kitaip įtakoja sistemos formavimą bei jos veikimo rezultatus?
Kokios savybės, įgūdžiai, patirtis reikalingi ir tinkami, siekiant pozityvaus rezultato?
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 52
V.B. ASMENYBĖS SVARBA
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 53
REZULTATAS
VEIKLA
ASMENINĖ MOTYVACIJA
BAZINĖS MORALINĖS ETINĖS VERTYBĖS
V.C. TIKSLŲ SUPRATIMAS
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 55
ĮMONĖS TIKSLAI
VADOVAUJANČIŲJŲ TIKSLAI
PERSONALO (VYKDANČIŲJŲ)
TIKSLAI
VERSLO PARTNERIŲ
TIKSLAI
NUMATYTŲ NAUDOTOJŲ
TIKSLAI
V.D. ORGANIZAVIMAS
Asmeninių savybių vertinimas
Reikiamų savybių bei įgūdžių ugdymas
Komanda
Sąlygos
Priemonės
ASMENINIO PAVYZDŽIO SVARBA!
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 56
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Atsakykite į 5 klausimus:
Kokią operaciją ruošiatės atlikti?
Kokia rizika gali sutrukdyti atlikti šią operaciją?
Kokie veiksmai bei procedūros gali padėti sumažinti šią riziką?
Kas dar turėtų gauti reikiamą informaciją?
Kas gali jums pasakyti, ar veiksmai bei įdiegtos procedūros atlieka savo funkcijas?
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 57
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Įvertinkite potencialias kliūtis:
Žmonės iš esmės priešinasi kontrolei, todėl būtina atsižvelgti į galimą “reakcijos” lygį.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 58
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Pagrindiniai reikalavimai:
Aiškios ir konkrečios kontrolės procedūros;
Operacijos atlikimas vienas vykdytojas
Operacijos kontrolė ne mažiau kaip du kontroliuojantys
Įgaliojimai Atsakomybė
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 59
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Kūrimo ir priežiūros silpnosios
vietos:
• Tinkamų pareiginių nuostatų bei darbo instrukcijų parengimas;
• Sugebėjimas užtikrinti, kad darbuotojai jų nepriekaištingai laikytųsi.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 60
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Kūrimo ir priežiūros silpnosios vietos – kaip jas įveikti? Švieskite personalą, kad suvoktų vidaus kontrolės sistemos
naudą ir reikalingumą;
Sukurkite tinkamą struktūrą;
Naudokite rašytinę informaciją, tokią kaip darbo vadovas ir pan.;
Rašytinę informaciją (darbo vadovą ir pan.) pristatykite darbuotojų susirinkimuose, aptarkite individualiuose pokalbiuose bei peržiūrose;
Nustatykite kontroles, kurios yra nebūtinos ar neefektyvios ir jas išeliminuokite arba pakeiskite kitomis, efektyvesnėmis.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 61
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Bendriausios vidaus kontrolės sistemos kūrimo taisyklės:
Turtą, kuris gali būti lengvai parduodamas, perkamas, išnešamas iš įmonės, reikia geriausiai apsaugoti;
Turtas turėtų būti apdraudžiamas, o materialiai atsakingi asmenys turi aiškiai suvokti savo atsakomybės ribas;
Turto apsauga glaudžiai siejasi su atitinkamomis apskaitos sistemomis;
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 63
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Bendriausios vidaus kontrolės sistemos kūrimo taisyklės (tęsinys):
Svarbu įvertinti darbuotojų kompetenciją;
Atsakingam už turto apsaugą ar operacijos atlikimą turi būti suteikti įgaliojimai, būtini tinkamam pareigų atlikimui;
Atsakomybės už tą paties darbo atlikimą negalima patikėti keliems asmenims;
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 64
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Bendriausios vidaus kontrolės sistemos kūrimo taisyklės (tęsinys):Darbas turi būti tinkamai padalintas – atsakingas už turtą
asmuo neturėtų tuo pačiu atlikti ir to turto apskaitos bei kontrolės funkcijų;
Pagal galimybes operacijos bei kontrolės funkcijos turėtų būti periodiškai perskirstomos kitiems asmenims;
Vidaus kontrolės sistema turi būti nuolat tikrinama;Gera darbo drausmė bei vidaus tvarka padeda
įgyvendinti vidaus kontrolės sistemos tikslus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 65
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
I. Pirmas etapas:
Identifikuoti organizacijos strateginius tikslus;
Nustatyti egzistuojančius įgimtus rizikos veiksnius, atsakant į pagrindinius klausimus:
Kas gali būti blogai?
Kokį turtą būtina apsaugoti?
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 67
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
I. Pirmas etapas (tęsinys):
Identifikuoti potencialias problemines sritis:
Sritis, dėl kurių yra nusiskundimų, arba kurios turėjo problemų anksčiau;
Sritis, kuriose neseniai įvyko žymūs struktūriniai bei personalų pasikeitimai;
Kompleksines operacijas bei veiklos sritis.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 68
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
I. Pirmas etapas (tęsinys):
Nustatyti rizikos dydį, atsakant į abu klausimus:
Kur galime susidurti su didžiausia galima žala?
Kokio pobūdžio nuostoliai tikėtinai gali atsirasti?
DĖMESIO! Šioje vietoje svarbu nepamiršti, kad kartais vidutiniai nuostoliai, kurių atsiradimo tikimybė didesnė, gali būti netgi labiau pavojingi nei dideli nuostoliai, kurių atsiradimo tikimybė mažesnė.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 69
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
I. Pirmas etapas (tęsinys):
Įvertinti kiekvieno įmonės darbuotojo kompetenciją dirbamoje srityje;
Identifikuoti darbuotojų motyvacijos lygį
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 70
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
II. Antras etapas: Nustatyti šiuo metu įmonėje esančius valdymo lygius ir atitinkamai
suskirstyti įmonės padalinius bei darbuotojus padalinių viduje;
Nustatyti valdymo stilius tarp atskirų valdymo lygių;
Apibrėžti įmonės organizacinę struktūrą. Sudarant organizacinęstruktūrą, vadovautis lankstumo principu, kad reikalui esant būtųnesudėtinga įjungti papildomą grandį, apjungti ar išskaidyti esančias grandis, padalinius ir pan.;
Šiame etape galima surengti darbuotojų anoniminę apklausą anketų forma, kurioje kiekvienas galėtų pareikšti savo nuomonę tam tikrais klausimais ir pateikti pasiūlymus. Anketas reikėtų paruošti kiekvienai darbuotojų kategorijai individualiai.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 71
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
III. Trečias etapas: Visas įmonėje vykdomas operacijas suskirstyti į grupes (pogrupius ir
grupes), nustatant jų atlikimo nuoseklumą;
Nustatyti funkcinius ryšius tarp padalinių ir numatyti operacijųatlikimo eigą bei kontrolės procedūras. Šioje schemoje turėtų būti numatytas įmonėje vykdomų operacijų, atsakingų už darbo atlikimąasmenų, pildomų dokumentų, kontrolės procedūrų bei operacijųapskaitos tarpusavio ryšys;
Sudaryti vidinių dokumentų, kurie turėtų būti naudojami, sąrašą, tųdokumentų pavyzdžius, nustatyti pildymo bei archyvavimo tvarką.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 72
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
IV. Ketvirtas etapas: Numatyti kelių pakopų darbo apmokėjimo ir skatinimo sistemą;
Numatyti kitas galimas darbuotojų skatinimo bei motyvacijos priemones;
Sudaryti pareiginius nuostatus ir darbo instrukcijas
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 73
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
V. Penktas etapas:
Įvertinti, ar šiuo metu įmonėje esanti apskaitos sistema pilnai atitinka sukurtos vidaus kontrolės sistemos poreikius;
Paskaičiuoti galimus papildomus kaštus dėl darbo vietų kompiuterizavimo, naujų darbo vietų steigimo, etatų mažinimo, informacinių sistemų diegimo ir pan.
Įvertinti, ar papildomi kaštai nėra didesni už laukiamą naudą.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 74
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
VI. Šeštas etapas: Peržiūrėti sudarytą struktūrą, schemas, įvertinti, ar pakankamai
atsižvelgta į darbuotojų nuomonę bei pasiūlymus;
Sudaryti grupę iš pagrindinio vadovaujančio personalo, kuri dar kartą kritiškai įvertintų sudarytą vidaus kontrolės sistemosstruktūrą. Grupė turėtų būti sudaryta iš asmenų, kurie nedalyvavo sistemos kūrime;
Galima pasitelkti kompetentingus nepriklausomus konsultantus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 75
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
VII. Septintas etapas:
Supažindinti įmonės pagrindinį (administracinį ir padalinių vadovaujantį) personalą su įmonės organizacine struktūra bei sudaryta operacijų vykdymo ir kontrolės procedūrų schema, konkrečiai įvardinant kiekvieno darbuotojo vietą.
DĖMESIO! Supažindinant personalą su kontrolės procedūromis, būtina atsirinkti, kas turi teisę žinoti apie numatytas vykdyti tam tikras kontrolės procedūras.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 76
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
VII. Septintas etapas (tęsinys):
Supažindinti su numatyta darbo apmokėjimo ir darbuotojų skatinimo sistema bei kitomis motyvacijos priemonėmis;
Supažindinti su parengtais pareiginiais nuostatais bei darbo instrukcijomis;
Įpareigoti pagrindinį personalą supažindinti jiems pavaldžius darbuotojus su sudaryta VKS struktūra, darbo instrukcijomis bei darbo apmokėjimo ir skatinimo sistema tiek, kiek tai liečia konkrečius darbuotojus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 77
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
VIII. Aštuntas etapas: Pirmą ar antrą mėnesį po sistemos įdiegimo atlikti detalų testavimą,
siekiant įsitikinti, ar laikomasi nustatytos tvarkos, kokias korekcijas reikėtų atlikti.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 78
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Kuriant bei diegiant vidaus kontrolės sistemą, svarbu nepamiršti, kad:
• Vidaus kontrolės sistema nėra vien tik pagalbos priemonė, bet kartu tai ir galimo sukčiavimo, klastočių, tyčinių klaidų bei kitų neigiamų faktorių prevencijos priemonė.
• Todėl labai svarbu užtikrinti, kad visa struktūra bei kontrolės priemonės nebūtų paviešintos daugiau, nei tai reikia žinoti eiliniam įmonės darbuotojui, ar netgi tam tikro lygio vadovaujančiam personalui.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 79
V.E. KŪRIMAS IR PRIEŽIŪRA
Sistemos priežiūra:
Kontrolę vykdo kiekvienas organizacijos darbuotojas, pradedant nuo savikontrolės ir baigiant atitinkama kito darbuotojų atliktų operacijų kontrole.
Todėl negalima teigti, jog vidaus kontrolės sistemos priežiūra yra pakankama, kai vienas įmonės darbuotojas ar vidaus auditorius, ar nepriklausomas vertintojas periodiškai peržiūri, kaip laikomasi kontrolės procedūrų, jei tuo tarpu kiti įmonės darbuotojai nesilaiko nustatytos tvarkos.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 80
V.F. SISTEMOS VERTINIMAS
Įmonės ar organizacijos vadovams būtina įvertinti sistemą, kad galėtų nustatyti silpnas vietas ir atitinkamai koreguoti jau veikiančią sistemą.
Vidaus auditoriui (jei toks yra įmonėje) būtina įvertinti sistemą, kad nustatytų jos veikimo efektyvumą ir pateiktų įmonės ar organizacijos vadovybei rekomendacijas sistemos gerinimui.
Išorės auditorius vertina vidaus kontrolės sistemą pirmiausia dėl to, kad galėtų numatyti audito darbo apimtį ir tolesnes audito procedūras, atsižvelgiant įkontrolės rizikos dydį.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 81
V.F. SISTEMOS VERTINIMAS
Konkretaus metodo pasirinkimas yra vertintojo reikalas. Įprastos priemonės (taikomos vienos arba derinant su kitomis) yra: Aprašymai;
Klausimynai;
Patikrinimo lapai;
Diagramos.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 82
V.F. SISTEMOS VERTINIMAS
Vertinimo dokumentų forma ir apimtis priklauso nuo:
Įmonės dydžio;
Organizacinės struktūros bei verslo sudėtingumo;
Apskaitos ir vidaus kontrolės sistemų pobūdžio.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 83
V.F. SISTEMOS VERTINIMAS (PRIEDAI – 1, 2, 3 PAVYZDŽIAI)
Dažniausiai taikomas kontrolės procedūrų tyrimo būdas yra testai. Tyrimas apima konkrečių operacijųdokumentacijos tikrinimą, siekiant įsitikinti, ar kontrolė buvo tinkamai atlikta.
Keli testų pavyzdžiai: Tikrinami dokumentai, kuriais pagrįstos ūkinės operacijos ar kiti įvykiai,
siekiant įsitikinti, kad operacijos buvo atliktus su atitinkamu leidimu;
Atliekamos apklausos bei peržiūros, kurios nepalieka testavimo pėdsakų, siekiant išsiaiškinti, kas ir kaip faktiškai atliko vieną ar operaciją, neatsižvelgiant į tai, kad ruošėsi ją atlikti;
Vidaus kontrolės pertikrinimas, siekiant įsitikinti, ar numatytos vidaus kontrolės procedūros buvo atliktos tinkamai.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 84
V.F. SISTEMOS VERTINIMAS
Vidaus kontrolės sistemos neefektyvumo požymiai:
• Sistema nenustato klaidų, nors jos iš tikrųjų yra, ir jų neištaiso;
• Sistema fiksuoja klaidas, kurių iš tikrųjų nėra;
• Sistema nustato klaidas, tačiau jų neištaiso.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 85
V.F. SISTEMOS VERTINIMAS
VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS LYGIAI
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 86
I lygis
II lygis
III lygis
IV lygis
V lygis
V.F. SISTEMOS VERTINIMASVIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS LYGIAI
I LYGIS – savaime susiklosčiusi, neaprašyta, nekoordinuota, atsitiktinė kontrolė;
II LYGIS – minimalus dokumentavimas, nustatyta organizacinė struktūra, pareiginiai nuostatai, tačiau trūksta sistemos, apibendrinto dokumentavimo;
III LYGIS – vidaus kontrolės sistema aprašyta, veikianti, tačiau silpnas monitoringas;
IV LYGIS – pasiektas III lygis, tačiau trūksta aktyvaus ir operatyvaus atsako iš vadovybės pusės;
V LYGIS – vidaus kontrolės sistema pilnai aprašyta, veikianti, operatyviai signalizuoja apie reikiamus pakeitimus ir tie pakeitimai operatyviai organizuojami ir vykdomi.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 87
VI.A.1. APIBENDRINANČIO DOKUMENTO TURINYS
Apibendrinantis dokumentas turi apimti:
• Strateginių tikslų apibūdinimą
• Etinius principus ir reikalavimus
• Vadovybės ir personalo atsakomybės ribų nustatymą
• Žmogiškuosius išteklius
• Pagrindinių rizikos veiksnių aprašymą
• Vykdomas operacijas ir nustatytas kontrolės procedūras
• Informacijos judėjimą
• Informacijos konfidencialumo klausimus
• Naudojamas informacines ir apskaitos sistemas
• Personalo informavimą apie sistemas
• Stebėsenos vykdymą
• Vertinimą
• Atnaujinimus bei keitimus
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 88
VI.A.2. STRATEGINIAI TIKSLAI IR RIZIKOS
VI.A.2. - 1 priedas:
Strateginių tikslų identifikavimas.
VI.A.2 – 2 priedas:
Įgimtų rizikos veiksnių nustatymas.
VI.A.2 – 3 priedas:
Šiai dienai žinomų probleminių sričių nustatymas.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 89
VI.A.3. DOKUMENTAVIMAS (3/9)
VI.A.3 – 4 ir 4a priedai:
Darbuotojų sąrašo sudarymas ir VI.A.3 – 4a priede pateiktais apibūdinimais, kiekvienam darbuotojui nustatymas:
- padalinio;
- valdymo sistemos sudedamosios dalies;
- valdymo lygio;
- valdymo stiliaus;
- valdymo funkcijų.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 90
VI.A.3. OPERACIJŲ ALGORITMAI IR PROCEDŪRŲ APRAŠYMAS
VI.A.3 – 5 priedas:
Įmonės organizacinės struktūros sudarymas, remiantis ankščiau parengtais duomenimis (VI.A.3 - 4 priedas)
VI.A.3 – 6 priedas:
Įmonės pareigybių sąrašo sudarymas ir kodo kiekvienai pareigybei suteikimas, remiantis VI.A.3 -4 priede nustatytais valdymo lygiu, valdymo stiliumi ir valdymo funkcijomis
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 91
VI.A.3. DOKUMENTAVIMAS (5/9)
VI.A.3 – 7 priedas:Padaliniai. Įmonę suskirstyti į stambius padalinius, nustatyti skyrius
padaliniuose ir pareigas skyriuose, kurios atitinkamai siejasi su įmonės darbuotojų pareigomis. Suteikti kodus atitinkamai padaliniams, skyriams ir pareigoms. Suteikiant kodus:
- padaliniams – vadovautis 4 ir 4a priedu;
- pareigoms - vadovautis 6 priedu.
VI.A.3 – 8 priedas:Operacijų grupės. Identifikuoti organizacijoje vykdomas operacijas,
nustatant operacijų grupes ir pogrupius (galima identifikuoti iki darbų lygio). Kiekvienai operacijų grupei ir pogrupiui atitinkamai suteikti kodus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 92
VI.A.3. DOKUMENTAVIMAS (6/9)
VI.A.3 – 9 priedas:Dokumentai. Įmonėje naudojamų vidinių ir išorinių dokumentų
sąrašo sudarymas, suteikiant kiekvienam dokumentui (nustatytai formai) identifikacinį kodą ir nustatant konfidencialumo lygį.
VI.A.3 – 10 priedas:Informacinės sistemos. Sudaryti įmonėje naudojamų
informacinių sistemų sąrašą, suteikiant atitinkamus kodus ir nustatant konfidencialumo lygį.
Informacinės sistemos – tai priemonės, kuriomis rengiami ir saugomi tam tikri pirminiai dokumentai, apskaitomos vidinės operacijos bei galutiniai duomenys.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 93
VI.A.3. DOKUMENTAVIMAS (8/9)
VI.A.3 – 11 priedas:Archyvai. Sudaryti įmonėje naudojamų archyvinių bylų
sąrašą, kiekvienai bylai suteikiant kodą ir nustatant konfidencialumo lygį.
Archyvai turi sietis su pirminių bei suvestinių dokumentų saugojimo tvarka.
VI.A.3 – 12 priedas:G - 12 priedas – Suvestiniai duomenys. Pagal ankščiau
sudarytą informaciją (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 priedai) apibendrinti informaciją, atitinkamai užpildant visus laukelius, numatytus suvestinėje.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 94
VI.A.3. DOKUMENTAVIMAS (9/9)
VI.A.3 – 13 priedas:
Pareiginiai nuostatai (šablonas). Darbuotojams sudaryti pareiginius nuostatus, atitinkančius darbuotojų pareigybes, vietą organizacinėje struktūroje, atliekamas operacijas, pildomus dokumentus, pavaldumą bei atsiskaitomumą ir kita.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 95
VII.A. VIDAUS IR IŠORĖS VEIKSNIAI ĮTAKOJANTYS FINANSINĘ APSKAITĄ IR FINANSINIŲ ATASKAITŲ SUDARYMĄ
AUKŠČIAUSI
VALDYMO
ORGANAI
VADOVYBĖ
DARBUOTOJAI
TIESIOGIAI
TEIKIANTYS
INFORMACIJĄ
DARBUOTOJAI
NETIESIOGIAI
TEIKIANTYS
INFORMACIJĄ
TRETIEJI
ASMENYS
BUHALTERINĖS
APSKAITOS
SISTEMA
FINANSINIŲ IR KITŲ
ATASKAITŲ
VARTOTOJAI
VALSTYBINĖS
PRIEŽIŪROS
INSTITUCIJOS
BENDRI
EKONOMINIAI
VEIKSNIAI
ŠALIES POLITIKA
IR TEISĖS AKTŲ
LEIDĖJAI
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
AUKŠČIAUSIŲ VALDYMO ORGANŲ IR VADOVYBĖS VAIDMUO
FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBA
Finansų politika
Apskaitos politika
Apskaitos registrai
Operacijų pagrindimas pirminiais dokumentais
Informacijos pateikimas buhalterinės apskaitos darbuotojams
Operacijų įregistravimas tinkamame laikotarpyje
Apskaitos sutvarkymo periodas
Buhalterinės apskaitos kompiuterinė programa ir procesų kompiuterizavimas
Atskirų ūkinių operacijų apskaitos sistema
Apskaitos dokumentų archyvavimo ir saugojimo tvarka
Finansinės ataskaitos
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Finansų ir apskaitos tarnyba:
Vidinė, išorinė, mišri
Sudėtis
Kvalifikacija
Darbo pasidalijimas
Aprūpinimas metodine medžiaga
Kvalifikacijos kėlimas
Darbo vieta
Aprūpinimas techninėmis priemonėmis
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Apskaitos registrai:
Kokie (pardavimų žurnalas, pirkimų žurnalas, atsargų kortelės, operacijų žurnalas, didžioji knyga, sąskaitų apyvartos žiniaraščiai ir pan.)
Paruošimo būdas (sukuriami automatiškai iš apskaitos sistemos, sudaromi rankiniu būdu ir pan.)
Paruošimo dažnumas
Spausdinimas, archyvavimas ir pan.
Tvirtinimas
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Operacijų pagrindimas pirminiais dokumentais: Išoriniai dokumentai, pateikiami trečių asmenų Vidiniai dokumentai, paruošiami ne apskaitos tarnybos
darbuotojų ir teikiami tretiesiems asmenims Vidiniai dokumentai, paruošiami apskaitos tarnybos
darbuotojų ir teikiami tretiesiems asmenims Vidiniai dokumentai, paruošiami ne apskaitos tarnybos
darbuotojų vidiniam naudojimui Vidiniai dokumentai, paruošiami apskaitos tarnybos
darbuotojų vidiniam naudojimui Informaciniai dokumentai, reikalingi apskaitos tvarkymo ir
ataskaitų rengimo procese
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Informacijos pateikimas apskaitos tarnybai:
Dokumentų bei informacijos perdavimo tvarka
Išankstinė apskaitos tarnybai perduodamų dokumentų kontrolė
Dokumentų bei informacijos perdavimo periodas
Veiksmai bei sankcijos dėl pavėluotai pateiktų dokumentų bei informacijos
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Apskaitos sutvarkymo periodas:
Laikotarpis, per kurį pilnai sutvarkoma apskaita pasibaigus mėnesiui
Operacijų, pasitaikančių rečiau nei kartą per mėnesį, įregistravimas
Ataskaitų parengimo ir pateikimo periodiškumas
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Kompiuterinė programa ir procesų kompiuterizavimas:
Naudojama kompiuterinė apskaitos sistemą (sistemos)
Kompiuterinės apskaitos sistemos vientisumas
Atitikimas įmonės (įstaigos) poreikiams
Keitimo galimybės (sistemos, įrašų)
Vartotojai, jų teisių nustatymas
Sistemos patikimumas
Naudojimo patogumas
VII.B. FINANSINĖS APSKAITOS SISTEMOS ELEMENTAI
Apskaitos dokumentų archyvavimo ir saugojimo tvarka:
Archyvavimo bei saugojimo tvarka
Dokumentų bylos
Dokumentų žymėjimas
Dokumentų konfidencialumo nustatymas
Rašytinės taisyklės
Dokumentų prieinamumas
Galimybės laisvai išsisegti, išsinešti, kitaip disponuoti apskaitos dokumentais
VII.C. VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
FINANSINĖ APSKAITA
IR FINANSŲ KONTROLĖ
KONTROLĖSAPLINKA
RIZIKOSNUSTATYMAS
KONTROLĖSPROCEDŪROS
INFORMAVIMAS IR
KOMUNIKAVIMAS
STEBĖSENA
VII.C. VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
KONTROLĖS APLINKA
Aukščiausių valdymo organų ir vadovybės požiūris
Įmonės darbuotojų, nesusijusių su buhalterinės apskaitos tarnyba, požiūris
Finansų ir apskaitos tarnyba
VII.C. VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
RIZIKOS NUSTATYMAS
Apskaitos patikimumas
Finansinių ataskaitų teisingumas ir savalaikiškumas
Atsiskaitymas su valstybinėmis bei priežiūros institucijomis
VII.C. VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
KONTROLĖS PROCEDŪROS
Dokumentų bei informacijos, teikiamų finansų ir apskaitos tarnybai:
Pagrįstumas (atitinka teisėtai vykdytas operacijas)
Formalus pateikimas (turi būtinus rekvizitus, yra patvirtinti)
Savalaikiškumas (pateikiami laiku)
Gautų dokumentų bei informacijos įregistravimo apskaitos sistemoje:
Atitikimas gautiems dokumentams (operacijos rūšis, data ar laikotarpis, matavimo vienetai ir pan.)
Atitikimas nustatytai apskaitos politikai
Savalaikiškumas
Apskaitos sistemos teikiamos informacijos:
Atitikimas apskaitos sistemoje įregistruotai informacijai
Formalus pateikimas pagal nustatytus reikalavimus
Savalaikiškumas
VII.C. VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
INFORMAVIMAS IR KOMUNIKAVIMAS
Su vidiniais informacijos šaltiniais:
valdymo organai
darbuotojai, tiesiogiai teikiantys informaciją
darbuotojai, netiesiogiai teikiantys informaciją
Su išorės šaltiniais:
Verslo partneriais
Kreditoriais, bankais
Trečiaisiais asmenimis
Valstybinėmis bei priežiūros institucijomis
Finansų ir apskaitos tarnybos viduje
VII.C. VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
MONITORINGAS
Nuolatinis stebėjimas:
Ar finansų ir apskaitos tarnybai teikiama tinkama ir patikima informacija;
Ar informacija teikiama laiku ir tam, kam yra skirta;
Ar gauti dokumentai bei informacija laiku įregistruojama;
Ar finansų ir apskaitos tarnybos rengiamos ataskaitos bei teikiama informacija savalaikė, laikantis nustatytų formalaus pateikimo reikalavimų ir tam, kam yra skirta;
Periodinis įvertinimas:
Finansų ir apskaitos tarnybos pajėgumų, darbo efektyvumo;
Finansų ir apskaitos politikos atitikimo įmonės poreikiams
Modifikacijos
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
Norint sukurti efektyvią vidaus kontrolės sistemą, būtina kontroliuotinas finansų ir apskaitos sritis įvertinti pagal jų:
Reikšmingumą
Pasikartojimą
Įtaką valdymo sprendimams
Galimą įtaką išorės vartotojų sprendimams
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
I etapas.
Identifikuokite buhalterinės apskaitos sritis:
Pirkimai (pagrindinių prekių bei paslaugų, pagalbinių prekių bei paslaugų, kiti pirkimai,...);
Pardavimai (pagrindinių prekių bei paslaugų, kiti pardavimai,...);
Atsargos (priėmimas, išdavimas, nurašymas, gamyba,...);
Ilgalaikis turtas (pirkimas, pasigaminimas, eksploatacija, nusidėvėjimas, nurašymas, pardavimas, ...
Pinigai (banke, gryni pinigai kasoje, gryni pinigai kasos aparatuose, ...);
Darbo užmokestis;
Atskaitingi asmenys;
Automobilių eksploatacija;
Finansinės operacijos (paskolos, kreditai, faktoringas, lizingas, ...);
Nebalansinės sąskaitos (trečių asmenų turtas, gautos bei suteiktos garantijos, laidavimai, ...)
Kita informacija, svarbi sudarant finansines ataskaitas;
Ataskaitinio laikotarpio užbaigimo procedūros;
Apskaitos registrai
Ataskaitos (savininkams, vadovybei, valstybinėms institucijoms, priežiūros institucijoms, ...)
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
II etapas.
Nustatykite operacijų pagal atskiras apskaitos sritis dokumentavimą:
Dokumento apibūdinimas (pirkimo sąskaita faktūra, pardavimo sąskaita faktūra, ...);
Dokumentų formalus pateikimas (būtini rekvizitai);
Dokumentų tvirtinimas;
Dokumentų komplektacija (pvz, parduodant prekes į ES, prie pardavimo sąskaitos faktūros turi būti prekių išvežimo įrodymą patvirtinantys dokumentai)
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
III etapas.
Nustatykite dokumentų pateikimo tvarką:
Kas vykdo operaciją;
Kas rengia dokumentą;
Kas tvirtina dokumentą;
Kada dokumentai turi būti pateikti buhalterinei tarnybai;
Kuriam buhalterinės tarnybos darbuotojai turi būti pateikti dokumentai;
Ar reikalingos atžymos apie dokumentų pateikimą - priėmimą
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
IV etapas.
Nustatykite dokumentų įregistravimo apskaitoje tvarką:
Kas peržiūri gautus dokumentus ir įvertina jų atitikimą reikalavimams;
Kas įregistruoja gautus dokumentus apskaitos sistemoje;
Per kiek laiko gauti dokumentai įregistruojami apskaitos sistemoje;
Kokioje informacinėje sistemoje įregistruojami dokumentai;
Kokios atžymos daromos įregistravus dokumentą;
Kokios procedūros taikomos, jei gauti dokumentai neatitinka nustatytų reikalavimų (netinkami rekvizitai, dokumentas nepatvirtinti, ne pilna komplektacija ir pan.)
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
V etapas.
Nustatykite dokumentų archyvavimo ir saugojimo tvarką:
Buhalterinių apskaitos dokumentų bylų sąrašas;
Dokumentų rūšiavimo tvarka;
Dokumentų segimo į bylas tvarka;
Galimybė išsegti jau surūšiuotus ir susegtus dokumentus;
Galimybė išsinešti jau įregistruotus dokumentus iš apskaitos tarnybos;
Bylų saugojimas;
Dokumentų perdavimas išorės tikrintojams
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
VI etapas.
Papildomos kontrolės procedūros:
Kas kiek laiko vykdoma papildoma kontrolė (kas ketvirtį, du kartus per metus,...;
Kas atlieka papildomą kontrolę (vidaus darbuotojai, išorės nepriklausomi tikrintojai,...);
Kas ir kokia apimtimi tikrinama papildomų kontrolės procedūrų metu;
Koks dokumentas pildomas dėl atlikto patikrinimo;
Veiksmai, jei papildomų kontrolės procedūrų metu nustatomi neatitikimai, praleidimai.
VII.D. VIDAUS KONTROLĖS PRAKTINIS MODELIS FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOJE
Operacijų apibūdinimas ir kontrolės procedūrų aprašymas bendroje vidaus kontrolės sistemoje VI.A.3 – 12 priedas
Priedas VII.D-1
Priedas VII.D-2
Priedas VII.D-3
Priedas VII.D-4
VII.E. VIDAUS KONTROLĖS TAIKYMAS SKIRTINGO DYDŽIO FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOSE
Kai įmonėje dirba vienas buhalteris, rekomenduojama: Sudaryti dokumentus dėl vidaus kontrolės pagal pavyzdžius
prieduose VI.A.3 – 12 , VII.D-2, VII.D-4;
Pateikti vadovui patvirtinti;
Supažindinti darbuotojus, tiesiogiai teikiančius dokumentus bei informaciją buhalteriui, su nustatyta tvarka; reikalui esant, paruošti darbuotojams atmintines;
Periodiškai pateikti įmonės vadovui patvirtinti įrašus dokumentuose pagal pavyzdį priede VII.D-2 (dėl mokesčių);
Metams pasibaigus, pateikti vadovui patvirtinti įrašus dokumente pagal pavyzdį priede VII.D-4 (dėl metinių finansinių ataskaitų).
VII.E. VIDAUS KONTROLĖS TAIKYMAS SKIRTINGO DYDŽIO FINANSŲ IR APSKAITOS TARNYBOSE
Kai įmonėje įkurta buhalterinės apskaitos tarnyba, rekomenduojama:
Sudaryti dokumentus dėl vidaus kontrolės pagal pavyzdžius prieduose VI.A.3 –12 , VII.D-1, VII.D-2, VII.D-3, VII.D-4;
Sudaryti pareiginius nuostatus buhalterinės apskaitos tarnybos darbuotojams;
Pateikti vadovui patvirtinti parengtus dokumentus;
Supažindinti darbuotojus, tiesiogiai teikiančius dokumentus bei informaciją buhalterinės apskaitos tarnybai, su nustatyta tvarka; reikalui esant, paruošti darbuotojams atmintines;
Periodiškai pateikti įmonės vadovui patvirtinti įrašus dokumentuose pagal pavyzdį priede VII.D-2 (dėl mokesčių);
Atlikti periodinius patikrinimus pagal pavyzdį priede VII.D-3;
Metams pasibaigus, pateikti vadovui patvirtinti įrašus dokumente pagal pavyzdį priede VII.D-4 (dėl metinių finansinių ataskaitų).
VII.F. ATVEJAI, KAI BUHALTERINĘ APSKAITĄ DALINAI AR PILNAI TVARKO IŠORĖS PASLAUGŲ TEIKĖJAS
Kai įmonės apskaitą dalinai ar pilnai atlieka išorės paslaugų teikėjas, rekomenduojama:
Suderinti su paslaugų teikėjų dokumentą pagal pavyzdį priede VII.D-1;
Periodiškai atlikti peržiūras kartu su paslaugų teikėju (arba paprašyti, kad paslaugų teikėjas pateiktų užpildytus ir patvirtintus dokumentus) pagal pavyzdžius prieduose VII.D-2 ir VII.D-3;
Prieš metų pabaigos procedūras suderinti su paslaugų teikėju metinių ataskaitų parengimo planą pagal pavyzdį priede VII.D-4 ir, užbaigus metinių ataskaitų parengimą, peržiūrėti plano įgyvendinimą kartu su paslaugų teikėju (arba paprašyti, kad paslaugų teikėjas pateiktų užpildytus ir patvirtintus dokumentus).
VII.G. FINANSŲ KONTROLĖ
Pirmas žingsnis finansų kontrolei užtikrinti – aiški finansinė politika.
Finansinė politika –tai finansų valdymo įrankis, nustatantis bendrąsias taisykles, pagrindines kryptis, padedantis orientuotis ar esama įmonės finansinė padėtis bei finansiniai sprendimai leidžia įmonei vykdyti numatytą strategiją.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 122
VII.G. FINANSŲ KONTROLĖ
Finansinė politika turi būti orientuota į pagrindines rizikas, kurios gali sutrukdyti tinkamai vystyti verslą ar sukelti problemų ateityje.
Vienos iš didžiausių rizikų įprastai susiję su finansinėmis problemomis, dėl kurių įmonės veiklos tęstinumas galėtų būti sutrikdytas.
Būtina aiškiai nustatyti atsakomybes ir jas priskirti atitinkamos kompetencijos darbuotojams.
Apie finansų kontrolę išsamiai – atskirame seminare
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 123
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
124
I. Įžanga
II. Nematomos klaidos
III. Žmogiškasis faktorius
IV. Atsakomybės ribos
V. Darbo ir laiko paskirstymas
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
Darbo rezultatas
Atsakomybė
Teisės
Tikslas, interesas
125
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
126
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
127
Įdomu ?
Nuolat nauja ?
Galimybės tobulėjimui?
Asmenybės ugdymas ?
Nauda kitiems ?
...
Griežtas grafikas?
Atsakomybė?
Nesupratimas iš aplinkinių?
Baimė suklysti?
„Sausas“ darbas?
...
Ge
riau
si d
alyk
aiB
logiau
si dalykai
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
NEMATOMOS KLAIDOS
Dirbu, nes taip reikia
Ką įdomaus ir naudingo galiu įžvelgti šiame
darbe?
128
Bijau suklysti
Juk klysti žmogiška, tik svarbu atskirti klaidas nuo aplaidumo ir skirti
laiko pasitikrinimui
129
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
NEMATOMOS KLAIDOS
Nesu tikras dėl savo galimybių ir kompetencijos
Galimybes ribojame patys; kompetencija – asmeninio noro
tobulėti reikalas; jei kilo ginčas dėl sprendimo tinkamumo –
nebijokime argumentuoti, net ir tuo atveju jei kita pusė vistik
pasirodys teisi, tai irgi bus į naudą – juk sužinosime kažką naujo
130
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
NEMATOMOS KLAIDOS
Netikiu, kad galima ką nors pakeisti
Kiekvieną galima įtikinti –tereikia suprasti, kas yra svarbiausia; kiekvieno
reikalas savo darbą atlikti gerai – užduotis atlikta tik tuomet, kai ji atlikta gerai
131
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
NEMATOMOS KLAIDOS
• Požiūris į savo ir kitų atsakomybę
• Komunikavimo įgūdžiai
• Galimybių ir rezultatų vertinimasPsichologinis
• Asmeninės žinios
• Kompetencija:
• darbiniai įgūdžiai;
• darbų paskirstymas;
• priemonių valdymas
Techninis
132
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
PRIEŢASTYS
IŠORINĖS
VIDINĖS PROFESINĖS
ASMENINĖS
133
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Išoriniai veiksniai
Netinkamas prioritetų
nustatymas
-Savo (komandos) darbo organizavimo problemos
-Nuolatinis “grįžimas atgal”
-Besikaupiantys nebaigti ar nepadaryti darbai
-Skirtingos informacijos apie tą patį dalyką pateikimas atskiriems
vartotojams
-Informacijos nesuderinimas su išorės šaltinių duomenimis bei
informacija
134
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJEŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Vidiniai veiksniai
Teisių ir atsakomybės
nesubalansavimas
-Prisiimama atsakomybė už pirminius veiklos sprendimus, už kuriuos
faktiškai turėtų atsakomybę prisiimti kiti įmonės darbuotojai ar
vadovybė;
-Apskaitos sistemos pateikiama informacija skiriasi nuo faktinės;
-Netinkamos darbo sąlygos lemia tolesnes problemas apskaitoje
(svarbu netgi darbo vieta).
135
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJEŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Profesiniai veiksniai
Techninė kvalifikacija
ir kompetencija
Moraliniai ir etiniai
įpareigojimai
5/29/20 1 5 136
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Problemos dėl techninės kvalifikacijos ir kompetencijos:
Darbo priemonių netinkamas naudojamas (pvz., nepilnas ar nekvalifikuotas apskaitos programų naudojimas);
Nenuoseklumas apskaitoje (pvz., metų eigoje kaskart vis kitaip klasifikuojamas turtas, įsipareigojimai, pajamos ar sąnaudos);
Apskaitos įrašai daromi nepagrindžiant pirminiais dokumentais ir nepaliekant jokių atmintinių (pvz., koreguojantys įrašai, taisymai, kurių priežastis vėliau pamirštama ir neturint jokio dokumento ar pažymos, sudėtinga paaiškinti įrašo atsiradimo priežastis);
5/29/20 1 5 137
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Problemos dėl techninės kvalifikacijos ir kompetencijos (tęsinys):◦ Klaidų ar problemų svarbos neatskyrimas – daug dėmesio
skiriama faktiškai nereikšmingoms sumoms, paliekant neišspręstas rimtesnes problemas (pvz., buhalterio darbe daug laiko skiriama smulkaus ar mažaverčio inventoriaus, įvairių patirtų išlaidų nurašymo aktų formavimui, tačiau neįsigilinama ar teisingai suformuota ir tinkamai apskaityti inventorizacijos rezultatai, ar jie yra logiški, pagrįsti, ar neatsiranda mokestinių problemų ir pan.)
5/29/20 1 5 138
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Problemos dėl techninės kvalifikacijos ir kompetencijos (tęsinys):◦ Nepilnas ar netinkamas pasiruošimas finansinių ataskaitų
sudarymui bei pateikimui – trūksta atskirų straipsnių iššifravimų, skolų bei informacijos suderinimų su išorės šaltiniais, nepilnai ar visai nepagrįsta nefinansinė informacija, teikiama kartu su finansinėmis ataskaitomis (atskirais atvejais nefinansinė informacija iš viso nesulaukia dėmesio); vadovybei pateikiama nepatikrinta informacija.
5/29/20 1 5 139
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
Problemos dėl profesinių etinių ir moralinių įpareigojimų:
Asmeniniai interesai supainiojami su įmonės interesais;
Būtinybė peržiūrėti savo darbą (pvz., vadovybei reikia pranešti apie klaidą, kuri aptikta laikotarpyje, už kurį jau atsiskaityta ir ypatingai, jei tai sukelia papildomų mokestinių pasekmių);
Baimė:
Pasirodyti, kad trūksta kompetencijos tam tikrais klausimais;
Prarasti darbą ar užimamą poziciją (jei bus išreikštas nepasitenkinimas darbo sąlygomis; į darbą priimamas padėjėjas, potencialiai galintis užimti tą pačią poziciją).
140
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ŽMOGIŠKASIS FAKTORIUS
141
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
ATSAKOMYBĖS RIBOS
Darbo diena
Išoriniai reikalavimai – terminai, kurių nevalia ignoruoti
Vidiniai reikalavimai – ko tikisi įmonės vadovybė, savininkai, darbuotojai
Neišspręsti klausimai – kiek laiko trunka atsakymų paieška
Nebaigti darbai – kaip greitai pavyksta užbaigti
Nenumatyti reikalai – kaip dažnai nutinka, kiek procentų darbo laiko pareikalauja
142
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJE
DARBO LAIKO PASKIRSTYMAS
143
Darom tai, kas „po ranka“ ar garsiausiai reikalauja
Ne veltui sakoma: geras planas – pusė darbo
Nebūtinai tai, kas „po ranka“ yra pirmo būtinumo
Ar tikrai tas, kas garsiausiai reikalauja negali palaukti?
Manome, kad reikalus greičiau galima išspręsti tiesiogiai bendraujant
Elektroninis paštas – kam daugiausiai naudojamas?
Kiek laiko per dieną trunkame, bendraudami telefonu?
Kada būtini susitikimai?
Kas geriau – bendravimas žodžiu ar raštu?
Tikimės viską prisiminti
Gera atmintis – puiku, bet ar būtina ją apkrauti be reikalo?
Palyginkime, kiek laiko trunka prisiminti tai, ką užsirašėme ir tai, ką palikome galvoje?
„Tušti“ darbai Dokumentų paieška
Informacijos „gaudymas“
Priminimai kitiems
Atidėti reikalai, kai jų užbaigimui reikia santykinai nedaug laiko
VIII DALIS. NEMATOMI IŠŠŪKIAI, KURIANT IR DIEGIANT VEIKSMINGAS RIZIKOS VALDYMO PRIEMONES FINANSŲ IR APSKAITOS SISTEMOJEDARBO LAIKO PASKIRSTYMAS
VIII.A. IŠVADOS (1/4)
Vidaus kontrolės sistema nėra kažkas atskiro nuo įmonės, veikiančio iš išorės. Tai yra įmonės veiklos dalis, padedanti užtikrinti veiklos efektyvumą, rezultatyvumą bei pagrindinių organizacijos tikslų įgyvendinimą.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 144
VIII.A. IŠVADOS (2/4)
Vidaus kontrolės sistemos kūrimas – individualus procesas kiekvienai konkrečiai įmonei.
Bandymas tiesiogiai pritaikyti šablonus ar kitų įmonių pavyzdžius daugeliu atvejų bus nesėkmingas.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 145
VIII.A. IŠVADOS (3/4)
Nepriklausomi specialistai, išorės konsultantai gali profesionaliai patarti, kaip geriau spręsti vieną ar kitą problemą, tačiau įmonės vadovybė neturėtų atsiriboti nuo vidaus kontrolės sistemos kūrimo proceso, tikintis, kad išorės specialistas “pagydys visas ligas”.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 146
VIII.A. IŠVADOS (4/4)
Sėkmingiausiai vidaus kontrolės sistemos kūrimas, diegimas, priežiūra bei palaikymas vyksta, kai įmonės vadovybė:
Inicijuoja procesą
Jame dalyvauja
Paskiria atsakingus asmenis
Įtraukia kuo daugiau įmonės personalo
Į pagalbą pasitelkia išorės konsultantus.
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 147
SEMINARO MEDŽIAGOS ŠALTINIAI
Mackevičius J.Audito teorija, praktika, perspektyvos.Vilnius: Lietuvos mokslas, 2001, p.827.
Tarptautinis audito standartas 315 “Reikšmingo iškraipymo rizikos nustatymas ir įvertinimas susipažįstant su įmone ir jos aplinka”
Enterprise Risk Management – Integrated Framework. Executive Summary. September 2004. Copyright © 2004 by the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
Internal Control over FInancial Reporting – Guidance for Smaller Public Companies. Volume 1: Executive Summary. June 2006. Copyright © 2006 by the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
A Risk Management Standard. The Institute of Risk Management (IRM),The Association of Insurance and Risk Managers (AIRMIC) and ALARM The National Forum for Risk Management in the Public Sector
www.knowledgeleader.com
www.coso.org
Praktinės užduotys, idėjos bei pasiūlymai. Autorė Vaida Kačergienė
2 0 1 5 - 0 5 - 2 9 148
RIZIKA IR JOS VALDYMAS EFEKTYVIOS FINANSŲ KONTROLĖS IR BUHALTERINĖS APSKAITOS TARNYBOS PAGALBA
KLAUSIMAI?