Référence pour l’administrateur
En partenariat avec
ITOP - Documentation ENT V2 : Référence pour l’administrateur NetEcole
Version du document 1.10
Date de dernière mise à jour 13/10/2011
Rédaction Concepteurs NetEcole
Validation ITOP
Destinataires Administrateurs d’établissements et animateurs de bassin NetEcole
Dernières modifications Mises à jour évolutions 2011 + Principe de l’ENT de circonscription + Procédure de saisie de données via Base Elèves
Référence pour l’administrateur 1
Sommaire
I. Tour d’horizon de la solution ______________________________________________ 4 a) Points-clés _______________________________________________________________________ 4 b) La première solution ENT certifiée par l’AFNOR et le Ministère _____________________________ 4 c) L’interconnexion de la communauté éducative __________________________________________ 5 d) Principe de l’ENT de circonscription ___________________________________________________ 5 e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles ____________________________ 6 f) Infrastructure de déploiement _______________________________________________________ 7 g) Configuration des postes d’accès _____________________________________________________ 8 h) Personnalisation de l’ENT dans chaque établissement ____________________________________ 9 i) Aide en ligne _____________________________________________________________________ 10 j) Support technique ________________________________________________________________ 10 k) NetPlanète, le Club des utilisateurs___________________________________________________ 10 l) Approche globale de l’ENT NetEcole __________________________________________________ 11
II. Présentation détaillée de l’ENT ___________________________________________ 12
1. Processus de connexion ____________________________________________________ 12 a) Session de travail d’un utilisateur ____________________________________________________ 12 b) Identifiants de connexion et mots de passe ____________________________________________ 13 c) Cas d’un utilisateur ayant plusieurs profils _____________________________________________ 13 d) Cas d’un utilisateur appartenant à plusieurs établissements ______________________________ 13
2. Circulation générale ________________________________________________________ 14 a) Organisation de l’écran ____________________________________________________________ 14 b) Menu utilisateur adapté au profil ____________________________________________________ 14 c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites ___________________________________ 15
3. Notifications et alertes par mail ______________________________________________ 15
4. Page d’accueil de l’ENT _____________________________________________________ 16
5. Module Communication - Messagerie _________________________________________ 17 a) Messagerie intégrée ______________________________________________________________ 17 b) Capacité de la Messagerie – Vidage de la messagerie ____________________________________ 19 c) Réception des mails ENT en POP, en dehors de l’ENT ____________________________________ 20 d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe __________________________________ 20 e) Listes de diffusion (ou listes de distribution) ___________________________________________ 23 f) Désactivation de l’option d’accessibilité dans Outlook ___________________________________ 23 g) Faire en sorte que la messagerie s’ouvre dans une seconde fenêtre ________________________ 24
6. Applications de vie scolaire : GIBII, Melia… _____________________________________ 25 a) La notion de connecteurs sur les applications externes ___________________________________ 25 b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur ? ______________________________________ 26 c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire ? ____________________________ 26
7. Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources ________________________ 27 a) Administration : déclaration des ressources ____________________________________________ 27 b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources ________________________ 30 c) Utilisation : réservation d’une ressource ______________________________________________ 32 d) Utilisation : suivi d’une ressource par son responsable ___________________________________ 34
8. Vie scolaire : gestion des absences ____________________________________________ 37 a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur) ___________________________ 37 b) Saisie des appels (enseignant) _______________________________________________________ 37 c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant) ______________________________ 38 d) Suivi des absences (élèves et parents) ________________________________________________ 39 e) Etat des absences (directeur) _______________________________________________________ 39
Référence pour l’administrateur 2
9. Vie scolaire : gestion des évaluations __________________________________________ 40 a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur) ___________________________ 40 b) Saisie des évaluations (enseignant) ___________________________________________________ 41 c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur) ____________________________________________ 42 d) Suivi des évaluations (élève, parent) __________________________________________________ 42
10. Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré) ___________________________________ 43 a) Configuration du référentiel de compétences (directeur) _________________________________ 43 b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents) _____________________________ 43 c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants) ___________________________ 44
11. Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord _______________________________ 45 d) Le cahier de leçons, vu par l’enseignant _______________________________________________ 46 e) Procédures pas à pas pour l’enseignant _______________________________________________ 48 f) L’outil « Carnet de bord » de l’enseignant (cahier journal) ________________________________ 53 g) Le cahier de leçons, vu par l’élève ____________________________________________________ 55 h) Le cahier de leçons, vu par le parent __________________________________________________ 55 i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction ____________________________________ 56 j) Le cahier de leçons, vu par l’administrateur ENT ________________________________________ 57
12. Mes activités : Agenda personnel ___________________________________________ 59
13. Mes activités : Groupes de travail coopératif _________________________________ 60 a) Groupes de travail : Généralités _____________________________________________________ 60 b) Groupes de travail : Partage d’informations ____________________________________________ 62 c) Groupes de travail : Partage de documents ____________________________________________ 63 d) Groupes de travail : Forum _________________________________________________________ 63 e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs _____________________________ 63 f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles __________________________________ 64
14. Mes activités : Gestion des tâches __________________________________________ 65
15. Espace personnel de documents ___________________________________________ 66 a) Mes documents : Liens Web ________________________________________________________ 66 b) Mes documents : Images, et Documents ______________________________________________ 66
16. Le module Médiathèque (BCD) _____________________________________________ 67 a) Médiathèque : Agenda ____________________________________________________________ 67 b) Médiathèque : Informations ________________________________________________________ 67 c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers ____________________________________________ 67 d) Médiathèques : Ressources _________________________________________________________ 68
17. Le module Vie de l’école __________________________________________________ 69
18. Le module Outils ________________________________________________________ 70
19. Connexion d’un lecteur réseau sur un espace de documents _____________________ 71
20. Mon profil : options et informations personnelles _____________________________ 74
21. L’éditeur de texte enrichi (forums, panneaux d’information…) ___________________ 76
III. Fonctions d’administration de l’ENT _______________________________________ 77
1. Rôle et tâches de l’administrateur ENT NetEcole _________________________________ 77
2. Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves _____________________ 78 1. Mise à jour des écoles _____________________________________________________________ 78 Personnel Administratif _________________________________________________________________ 79 Personnel Non Enseignant _______________________________________________________________ 80 Enseignants __________________________________________________________________________ 80 EnseignantsVacataires __________________________________________________________________ 80 Directions ____________________________________________________________________________ 80 Eleves _______________________________________________________________________________ 80 Parents ______________________________________________________________________________ 81
Référence pour l’administrateur 3
2. Mise à jour de la circonscription _____________________________________________________ 81 Personnel Administratif _________________________________________________________________ 81 Personnel Non Enseignant _______________________________________________________________ 81 Enseignants __________________________________________________________________________ 82 EnseignantsVacataires __________________________________________________________________ 82 Directions ____________________________________________________________________________ 82 Eleves _______________________________________________________________________________ 82 Parents ______________________________________________________________________________ 83 Inspecteurs ___________________________________________________________________________ 83 3. Recommandations ________________________________________________________________ 83
3. Création initiale des comptes via un simple fichier Excel __________________________ 84
4. Comptes et mots de passe : gestion au quotidien ________________________________ 86
3. Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports ________________________ 88
4. Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau ________________________ 89
5. Paramétrage établissement : personnalisation du menu __________________________ 90
6. Paramétrage établissement : droits par profil sur l’ENT ___________________________ 92
7. Paramétrage des modules de vie scolaire intégrés de l’ENT ________________________ 93
8. Module de statistiques de l’ENT ______________________________________________ 93
IV. Documentation disponible pour l’administrateur ___________________________ 96
Annexe I. Droits par défaut pour chaque profil _________________________________ 97
Référence pour l’administrateur 4
I. Tour d’horizon de la solution
a) Points-clés
Portail web de services scolaires développés spécifiquement pour l’école
Ensemble intégré d’outils pédagogiques et de vie scolaire, à authentification unique
Intégration de certains outils déjà existants dans l’établissement, via des connecteurs
Respect des recommandations du Ministère (SDET, schéma directeur pour les ENT)
Solution issue d’une complémentarité d’expertises et d’un travail de terrain
Déploiement modulaire et évolutif par établissement
Usages et mode opératoire simples, à la portée de tous
Pas de maintenance ni de serveurs dans l’établissement
Pas d’installation nécessaire sur les postes clients
Administration simplifiée, comptes générés à partir de l’annuaire fédérateur
La solution existe en version 1 depuis 2005. La version 2 est déployée depuis 2008.
D’un point de vue technique, NetEcole s’appuie sur des technologies serveur de Microsoft
éprouvées : Microsoft Office Server Sharepoint 2007 personnalisé pour l’éducation, Windows
2008 Server, SQL Server, Active Directory, ISA Server, Microsoft Exchange, garantissant un
socle modulaire, évolutif, performant et sécurisé (cryptage, authentification forte) adapté aux
grandes communautés d’utilisateurs.
b) La première solution ENT certifiée par l’AFNOR et le Ministère
NetEcole / NetCollège est la première solution d’ENT à avoir obtenu la certification ENT de
l’AFNOR et du Ministère de l’Education Nationale en septembre 2010.
Les solutions d’ITOP ont été évaluées par AFNOR Certification et jugées
conformes aux exigences du référentiel de certification des espaces numériques
de travail (Réf. 218-01, version du 29/06/2009) rédigé conjointement avec le
Ministère de l’Education Nationale.
Synthèse des engagements de service : - L’ENT est un espace de travail accessible à tout utilisateur
- L’ENT dispose de fonctionnalités facilitant la navigation de l’utilisateur
- L’ENT propose des services essentiels intégrés (cf. référentiel AFNOR)
- L’ENT propose l’accès à ces services essentiels, sans réauthentification
- L’utilisateur dispose d’espaces personnel et de partage
- Par une authentification unique, l’utilisateur accède à des fonctionnalités additionnelles (cf. référentiel)
- L’ENT dispose de fonctionnalités facilitant son administration (cf. référentiel)
- L’éditeur assure un support auprès des porteurs de projet, et la maintenance de sa solution
- Un accompagnement adapté permet la prise en main de l’ENT
- L’ENT dispose de fonctions d’import et d’export de données facilitant leur manipulation et conservation
- L’ENT dispose de mécanismes de protection des données personnelles (cf. référentiel)
- Un contact administrateur et un support en ligne accompagnent l’utilisateur
- L’ENT intègre des mécanismes de transition et de continuité des comptes utilisateurs lors de leur parcours scolaire
- L’ENT dispose d’outils et de services techniques pour son déploiement massif
- L’architecture de l’ENT respecte les préconisations techniques du Schéma Directeur SDET v2.0
- L’ENT dispose de mécanismes de sécurité et de sauvegarde
- L’éditeur anticipe et sécurise la phase d’exploitation de l’ENT
- L’éditeur utilise les technologies SSO
Référence pour l’administrateur 5
c) L’interconnexion de la communauté éducative
L’ENT fournit à chaque membre de la communauté éducative un accès personnalisé, et des
fonctionnalités propres à son profil. En dehors de l’établissement, les familles et les autres
établissements sont également connectés à la communauté.
d) Principe de l’ENT de circonscription
Dans certains projets, un ENT de circonscription peut être créé, regroupant plusieurs écoles.
Direction
(fonctionnalités variables, selon l’ENT et le choix des prescripteurs)
Référence pour l’administrateur 6
Tous les comptes d’enseignants et enseignants vacataires créés au niveau des écoles
sont multi-établissements, et accèdent à l’ENT de Circonscription (pour pouvoir y
consulter les informations de la circonscription).
En revanche, les comptes appartenant aux autres profils de l’école ne peuvent pas être
multi-établissements : personnel administration, direction, personnel non enseignant,
élèves et parents. Ils n’accèdent donc pas à l’ENT de circonscription.
Au niveau de l’ENT de circonscription, les inspecteurs sont automatiquement
rattachés au profil Direction. Leur compte multi-établissements leur permet d’accéder
à chaque ENT d’école.
e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles
Des comptes sont créés ou mis à jour à chaque rentrée scolaire par le support NetEcole à
partir des fichiers fournis : fichiers Excel formatés, ou extractions de Base Elèves.
Les profils d’utilisateurs suivants sont gérés par NetEcole : (pour la gestion d’autres profils personnalisés, des développements sont en cours)
• Administrateur,
• Direction,
• Elèves,
• Inspecteurs, dans l’ENT de circonscription (selon les projets ENT)
• Parents,
• Personnel Administratif,
• Personnel Non Enseignant,
• Professeurs.
Le tableau de l’annexe I (en fin de document) résume les fonctionnalités accessibles aux
profils les plus courants.
Référence pour l’administrateur 7
f) Infrastructure de déploiement
Il n’y a aucun déploiement à effectuer en local dans l’école, ni aucune installation à opérer sur
les postes d’accès des utilisateurs. Le service est accessible par Internet au travers d’une
interface Web standard.
Il est livré clés en main, sous la forme d’une adresse unique pour chaque établissement, et
d’un ensemble de codes d’accès pour chacun des utilisateurs rattachés, remis à
l’administrateur de l’établissement qui a la charge ensuite de remettre leurs identifiants de
connexion aux membres de la communauté éducative.
Les services sont hébergés en dehors de l’établissement sur une plateforme dédiée. Etant
accessibles à tous les utilisateurs membres par une connexion Internet, ils sont consultables
indifféremment depuis l’établissement, le domicile, ou même le bureau pour les parents.
L’hébergeur du service dépend du projet ENT et du choix effectué par le prescripteur, la
collectivité et/ou le rectorat : il peut s’agir de NetEcole (c’est le cas standard), ou d’un
prestataire d’hébergement désigné.
Dans tous les cas, l’accès au service est assuré 24h sur 24, 7 jours sur 7, y compris lors des
périodes de vacances scolaires. Lorsque la plateforme doit être rendue indisponible pour des
raisons de maintenance, l’hébergeur prévient les établissements par le biais des
administrateurs d’établissement.
Référence pour l’administrateur 8
g) Configuration des postes d’accès
Il n’y a aucune installation à effectuer sur les postes pour accéder à l’ENT, et par conséquent
aucune configuration matérielle particulièrement recommandée : l’essentiel est de disposer
d’une liaison Internet (haut débit recommandé) et d’un navigateur compatible. Quelques
limitations sont cependant connues sur certains navigateurs, sur des fonctionnalités avancées.
Configuration matérielle
Processeur Intel Pentium III 200 MHz ou compatible
64 Mo de mémoire vive (RAM)
50 Mo d'espace disque disponible (disque dur formaté en NTFS, FAT ou FAT32)
Connexion réseau Internet via RTC / ADSL
Résolution graphique : 1024x768 pixels recommandés au minimum
Systèmes d'exploitation supportés
Windows 98
Windows NT 4 avec le Service Pack le plus récent
Windows 2000 Pro, Server ou Advanced Server avec le Service Pack le plus récent
Windows Millennium Edition
Windows Server 2003 avec le Service Pack le plus récent
Windows XP avec le Service Pack le plus récent
Windows Vista avec le Service Pack le plus récent
Windows 7
MAC OS (OS X ou supérieur)
Linux
Navigateurs compatibles
PC : Microsoft Internet Explorer 7.0 / 8.0 / 9.0, plus service pack le plus récent
Mac : Safari, ou Microsoft Internet Explorer 5.2 pour Mac OS X ou ultérieur
Opera, Google Chrome, Firefox, Mozilla 1.0 ou plus
Remarque : l’une des fonctionnalités (le « mode explorateur » sur les espaces de
stockage de documents) n’est accessible qu’avec Microsoft Internet Explorer.
Configuration optimale pour cette fonctionnalité :
Windows XP/SP2 + Internet Explorer 7,
ou Windows Seven avec Internet Explorer 8.
Quelles sont les options à activer dans le navigateur pour accéder au site de l’ENT ?
Le navigateur doit être configuré pour autoriser l’ouverture de fenêtres pop-up
Désactiver éventuellement les logiciels qui empêchent l’ouverture de pop-ups Le navigateur doit être configuré pour accepter de charger les composants Active X Les options de sécurité du navigateur doivent être configurées pour accepter les cookies
Référence pour l’administrateur 9
h) Personnalisation de l’ENT dans chaque établissement
L’ENT est fourni à chaque établissement dans une configuration initiale qui est fonction des
demandes préalables à l’ouverture. Mais un certain nombre de personnalisations sont
possibles par la suite, grâce aux outils de gestion de l’établissement par l’administrateur, qui
seront exposés dans la dernière partie de ce document.
Ainsi, en ce qui concerne les modules mis à disposition dans chaque établissement, ils sont
fonction des choix qui ont été faits en amont par les prescripteurs du projet (équipes
pédagogiques, collectivité, rectorat…) et des licences dont disposent les établissements. Il est
possible ensuite d’en ajouter ou d’en supprimer. On peut dresser une liste sommaire (et
évolutive) des différentes « options » qui peuvent être mises en œuvre dans un établissement :
• Connecteur de vie scolaire : Pronotes (Index Education), VieScolaire.Net (OMT), EducHorus, GEPI…
• Connecteurs d’applications scolaires : GIBII, GIBIC, Lauréats, Mélia, Statim…
• Connecteurs de gestion de ressources : GRR…
• Connecteurs de ressources en ligne : lesite.tv, Maths en poche, Encyclopedia Universalis, Petit Robert…
• Intégration de solutions de podcasting (LibCast…)
• Autres connecteurs sur demande : contenus en ligne, etc…
(Des listes plus complètes des connecteurs sur des applications externes déjà existant seront spécifiées
dans les chapitres Vie Scolaire et Ressources de ce document)
• Module de messagerie intégré (Microsoft Office Outlook intégré)
• Modules intégrés de Cahier de textes numérique NetCahier, et carnet de bord de l’enseignant
• Module intégré de Gestion de réservation des ressources
• Module intégré de Livret de compétences et gestion du B2i
• Module intégré de Groupes de travail coopératif
• Espace de mutualisation de ressources : Médiathèque / CDI
• Espace de mutualisation d’informations : Vie de l'établissement (tableau d'affichage, documents…)
• Outils intégrés de dessin, de retouche photo, de calculatrice
Bandeau personnalisable (fond, texte, couleurs) Mention de l’établissement, logo éventuel
Le fonctionnement des espaces partagés (BCD, tableau d’affichage…) s’adapte aux souhaits de l’école : Quels profils peuvent contribuer, quels profils doivent valider…
Intégration des outils utilisés par l’établissement : GIBII, Melia… Outils de vie scolaire intégrés : Gestion des notes, Suivi des absences, cahier de leçons, suivi du B2i…. Toutes les options peuvent être
renommées, déplacées, désactivées
Référence pour l’administrateur 10
i) Aide en ligne
La prise en main du site est facilitée par son ergonomie, son interface s’appuyant sur les outils
et principes de circulation standards. Deux niveaux d’aide en ligne sont proposés dans l’ENT :
une aide globale, vidéos de démonstration et de prise en main,
une aide contextuelle dans certains modules, infos-bulles présentant les particularités
de chaque fonctionnalité et détaillant les actions disponibles.
j) Support technique
Support de niveau 1 : assuré par les administrateurs d’établissement • Réponses aux questions d’utilisation ; Gestion des comptes et mots de passe
• Personnalisation de l’ENT pour l’établissement ; Paramétrage des modules
• Relais pour les utilisateurs de l’établissement vis-à-vis du support Niveau 2
Support Niveau 2 : réservé aux administrateurs, assuré par les équipes ITOP
(ou par un prestataire local désigné par la collectivité, selon le projet ENT)
• Assistance technique et fonctionnelle sur la solution ; Maintenance corrective
• Personnalisation avancée de l’ENT de l’établissement ; administration avancée
Contact du support technique ITOP :
• Tél. 01-76-91-53-13, du lundi au vendredi de 9h à 18h
• Attention, dans certains projets ENT l’administrateur ne doit pas
contacter directement le support ITOP : voir procédure locale
k) NetPlanète, le Club des utilisateurs
Les administrateurs ENT sont invités à s’inscrire sur le site netplanète, où sont désormais
publiées régulièrement les mises à jour de la documentation et les réponses aux questions
fréquemment posées au support.
Inscription gratuite sur : http://www.netplanete.fr en utilisant le code : NJ2131919&*
Accès à une aide globale Accès à l’aide contextuelle du module courant
Référence pour l’administrateur 11
l) Approche globale de l’ENT NetEcole
NetEcole propose des fonctionnalités d’organisation, de communication, de partage
d’information et de ressources, regroupées par espaces. On retrouve souvent les mêmes outils
simples dans chacun de ces espaces, ce qui permet d’accélérer la compréhension et la prise en
main de l’ENT : les outils fonctionnent toujours de la même manière, mais selon le contexte
et l’espace dans lequel ils sont utilisés, ils offrent des possibilités plus ou moins limitées (les
droits de consultation et de publication n’étant pas les mêmes).
Espaces personnels
Espaces communs à tous les utilisateurs
Espaces réservés à un ensemble limité de membres (groupes de travail)
Dans ces espaces-ci, le seul
utilisateur autorisé à publier ou
consulter est le propriétaire des
espaces.
Dans ces espaces, tous les
membres de l’ENT peuvent
consulter. Dans la médiathèque
les enseignants peuvent publier,
alors que dans la vie de l’école
la publication est réservée au
directeur et au compte
administrateur.
Dans un espace de ce genre, c’est le créateur du groupe de
travail qui définit les règles du jeu : qui peut entrer dans l’espace
réservé, qui peut y publier, qui peut y consulter, et qui peut
l’administrer (et changer ainsi les règles).
Référence pour l’administrateur 12
II. Présentation détaillée de l’ENT
Cette section du document passe en revue les différentes fonctionnalités proposées par l’ENT,
module par module, en synthétisant à chaque fois les différentes vues possibles pour les
différents profils.
Lorsque des options de paramétrage existent dans le menu administrateur, elles sont détaillées.
1. Processus de connexion
a) Session de travail d’un utilisateur
Ouvrir un navigateur Web,
Saisir l’adresse de l’ENT dans le navigateur Web,
Saisir son identifiant et son code d’accès.
Selon les cas, l’adresse peut être :
- un nom de domaine spécifique,
- ou : https://ent.enteduc.fr
Attention à ne pas oublier le s : https://
Une fois la connexion établie, une session de travail est ouverte pour l’utilisateur authentifié,
qui va accéder à son espace personnel, et les options autorisées par son profil.
Par sécurité, pour éviter que d’autres utilisateurs du même poste utilisent la connexion sous
son compte, il est impératif que l’utilisateur referme sa session lorsqu’il a terminé son
travail sur l’ENT, en cliquant sur le bouton ou en refermant la fenêtre du navigateur.
Si l’on souhaite créer des raccourcis ou des liens vers son ENT, quelle adresse utiliser ?
L’administrateur d’établissement qui souhaite créer des favoris pour ses utilisateurs, des
raccourcis sur les bureaux de ses postes de travail, ou simplement faire un lien vers l’ENT de
son établissement depuis le site Web de l’établissement peut utiliser l’adresse :
https://ent.enteduc.fr/etabs/numéroRNE/Pages/Accueil.aspx
Cette adresse est tout simplement celle qui apparaît lorsqu’on s’est connecté sur l’ENT et
qu’on se trouve au niveau de la page d’accueil. Lorsqu’un utilisateur non connecté tentera d’y
accéder, ses identifiants seront demandés.
À quoi sert la case à cocher « Ordinateur public » ou « Ordinateur privé » ?
L’ENT est équipé d’une sécurité qui permet de clore automatiquement la session de travail en
cours sur un poste, après une certaine durée d’inactivité. Par défaut, cette durée est de 40
minutes lorsque l’option « Ordinateur public ou partagé » a été choisie, et de plusieurs heures
avec l’autre option (recommandée aux utilisateurs qui se connectent depuis leur propre poste).
Référence pour l’administrateur 13
L’ENT comporte-t-il une partie consultable sans authentification ?
Pour l’instant, non. Un visiteur non connecté ne peut rien voir d’autre de l’ENT que la page
d’authentification, laquelle pourra éventuellement comporter des informations sur la non-
disponibilité du système (en cas de coupure temporaire du service, par exemple).
D’où l’intérêt, pour l’établissement, de conserver par ailleurs un site Web qui permettra de
communiquer à l’extérieur, pour des personnes n’appartenant pas à l’établissement.
Mais une évolution est en cours de développement pour doter à l’avenir chaque école d’une
partie « vitrine » consultable par des visiteurs non connectés.
b) Identifiants de connexion et mots de passe
Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement. La complexité du mot de
passe généré répond aux normes imposées par le Schéma Directeur des ENT (SDET v2).
La liste des comptes est transmise aux administrateurs d’établissement qui les distribuent aux
utilisateurs, en général au moment de la formation à la prise en main de l’ENT.
L’utilisateur peut changer son mot de passe. S’il le perd, l’administrateur n’a aucun moyen de
retrouver le mot de passe modifié : il ne peut qu’en générer un nouveau aléatoirement.
Une procédure permettant à l’élève de demander la re-génération automatique de son mot de
passe (et l’envoi sur une boîte mail personnelle) est en cours de développement.
c) Cas d’un utilisateur ayant plusieurs profils
Un utilisateur cumulant plusieurs profils (par exemple,
enseignant et parent), se voit attribuer un identifiant de
connexion par profil, avec différents mots de passe,
qu’il peut ensuite unifier avec un mot de passe unique.
Le bouton vert changer d’utilisateur permet d’ouvrir une autre session sans fermer le
navigateur courant, pour se connecter avec son second profil.
d) Cas d’un utilisateur appartenant à plusieurs établissements
Un utilisateur intervenant dans plusieurs établissements
peut bénéficier d’un code d’accès unique. C’est le cas
notamment pour les comptes multi-établissements des ENT
de circonscription (inspecteurs accédant aux ENT des
écoles, ou enseignants accédant à l’ENT de circonscription).
Une icône spécifique permet alors de passer d’un établissement à l’autre sans se reconnecter :
le menu s’adapte à l’établissement choisi. Mais les espaces personnels (documents, carnet de
bord, messagerie...) restent les mêmes d’un établissement à l’autre.
Référence pour l’administrateur 14
2. Circulation générale
a) Organisation de l’écran
b) Menu utilisateur adapté au profil
Les modules accessibles varient en fonction des options retenues dans l’ENT et de la
personnalisation faite par l’établissement. Mais les menus s’adaptent également au profil de
l’utilisateur connecté, pour ne lui montrer que les fonctions qui le concernent.
Menu enseignant type Menu élève type Menu parent type
Zone d’identification de l’utilisateur
Fil d’Ariane
Menu (adapté au profil)
Zone des
contenus
Fonctions transversales et gestion de la session
Référence pour l’administrateur 15
c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites
L’option « Mes liens » est accessible en permanence dans la partie gauche de la barre
transversale supérieure, sous la zone d’identification de l’utilisateur connecté.
Elle permet de se constituer une liste de liens internes à l’ENT, pour accéder plus rapidement
aux pages de l’ENT que l’on visite fréquemment. Il ne s’agit donc pas d’une liste de liens
favoris vers des sites externes : utiliser pour cela l’option « Mes documents / Liens Web ».
3. Notifications et alertes par mail
Pour s’éviter de perdre du temps à passer en revue les différents espaces de l’ENT qui
l’intéressent à chaque connexion, l’utilisateur dispose de la possibilité de mettre en place des
notifications, qui l’alerteront par e-mail lorsqu’il se passera quelque chose de nouveau. Cette
fonctionnalité est disponible sur chacune des pages des espaces communs de l’ENT, dans le
menu « Actions », option « M’avertir ». Les modalités de déclenchement sont paramétrables.
Modification ou suppression d’alertes déjà mises en place
Chaque utilisateur peut retrouver la liste des alertes qu’il a mises en place, dans son menu
« Mon profil », option « Mes alertes ». Les alertes sont repérées par le nom qui leur a été
donné lors de leur mise en place (par défaut, il s’agit du nom de l’espace sur lequel porte
l’alerte). L’utilisateur dispose de la possibilité de supprimer, ou de re-paramétrer ses alertes :
en cliquant simplement dessus, il retrouve le formulaire configuré lors de la création.
Référence pour l’administrateur 16
4. Page d’accueil de l’ENT
La page d’accueil affiche le tableau d’affichage de l’établissement (informations adaptées au
profil de l’utilisateur). Les profils ayant le droit de publier sur le tableau d’affichage, par
défaut direction et administrateurs, ont la possibilité d’y ajouter une information. Les autres
profils ne peuvent que consulter les informations, et ne voient apparaître que les informations
et documents qui les concernent puisque chaque information saisie peut être ciblée par profil.
Vue de l’interface de saisie d’une annonce, pour les profils de direction
Sélection des profils concernés par l’information (par défaut si rien n’est coché, tout le monde verra apparaître l’annonce sur
son panneau d’affichage)
Possibilité de spécifier une date d’expiration (au-delà de laquelle
l’annonce n’apparaîtra plus)
Possibilité de joindre des documents (par exemple l’ordre du
jour pour une réunion)
Les possibilités de l’éditeur de texte enrichi sont décrites au chapitre 21 de cette section
Référence pour l’administrateur 17
5. Module Communication - Messagerie
a) Messagerie intégrée
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Messagerie
Envoi/Réception de messages internes à l'établissement X X
* su
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de
man
de
X X X X
Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X * X X X X
Adresse électronique : chacun des membres de l’ENT peut disposer d’une adresse de la forme
[email protected] (ou, selon le projet ENT : [email protected], [email protected] …)
Un quota est alloué à chaque boîte : selon les projets ENT et les options choisies par les
collectivités, la capacité des boîtes peut varier.
Le module « Messagerie » de l’ENT intègre Office Outlook Web Access.
Il propose les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie qu’un client de messagerie
classique (Microsoft Outlook, Thunderbird, Incrédimail …) et se présente ainsi :
L’affichage peut être modifié en cliquant sur Affichage pour masquer (ou non) le volet de
lecture qui se présente à droite.
Nav
igat
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Liste des messages
Panneau de lecture
Référence pour l’administrateur 18
Une documentation spécifique décrivant plus en détails les fonctionnalités de la messagerie
est disponible auprès du support NetEcole ou sur le site NetPlanète.
Options de la messagerie (individuelles, pour chaque utilisateur)
Les options d’un utilisateur sont accessibles
via le bandeau principal, en haut à droite de
sa fenêtre de messagerie.
Le bouton Options donne accès à des entrées
couramment utilisées comme la gestion des
réponses automatiques et les règles de la
messagerie (permettant par exemple la
redirection vers une boîte externe).
Une fois dans les Options, un bouton permet de retourner dans la fenêtre de courrier.
Référence pour l’administrateur 19
b) Capacité de la Messagerie – Vidage de la messagerie
Lorsque l’utilisateur met le pointeur de la souris sur le nom de sa messagerie, une bulle
apparaît, indiquant la capacité de la messagerie et l’espace occupé.
Remarque utile pour comprendre les affichages : 1024 Ko = 1 Mo
La capacité varie d’un projet ENT à l’autre.
Pour vider sa boîte de messagerie, une fois que les messages inutiles ont été supprimés, il
convient de vider le dossier des « Élements supprimés », ainsi que celui du courrier
indésirable. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit sur la boîte à vider.
Pour éviter ce vidage manuel systématique du dossier des éléments supprimés, chaque
utilisateur peut s’il le souhaite configurer une option de vidage automatique du dossier à
chaque déconnexion du logiciel Outlook. L’option est accessible dans le menu Options /
Paramètres, sous la forme d’une case à cocher tout en bas de la page de paramétrage.
Référence pour l’administrateur 20
c) Réception des mails ENT en POP, en dehors de l’ENT
Il est possible d’utiliser sa messagerie ENT en dehors de l’ENT, puisque le serveur de mails
de l’ENT est consultable en POP, à partir d’un logiciel client de messagerie standard (Outlook,
Outlook Express, Thunderbird, Windows Live mail…) ou depuis un téléphone mobile de
troisième génération, par exemple.
Différentes procédures sont détaillées à ce sujet, dans des documents que chaque
administrateur peut demander auprès du support NetEcole si besoin.
d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe
La redirection consiste à mettre en place une règle de message dans Outlook, pour rediriger,
ou transférer (en gardant une copie sur l’ENT) ses messages vers une adresse externe.
Pour ce faire, dans l’ENT, cliquer sur « Options » en haut à droite de la messagerie
Sélectionner « Créer une règle de boîte de réception », ou bien se rendre dans « Organiser le
courrier électronique / Règles de la boîte de réception ». Cliquer alors sur « Nouveau ».
Référence pour l’administrateur 21
Choisir alors de « Créer une
règle pour les messages
reçus ». Une fenêtre
apparaît pour créer la règle.
Choisir comme condition
« Appliquer à tous les
messages ».
Sélectionner ensuite sur la ligne « Effectuer les opérations suivantes », l’intitulé
« Rediriger les messages vers… ».
La fenêtre de l’annuaire s’ouvre, afin de pouvoir sélectionner une adresse mail vers laquelle
rediriger les messages. Saisir ici l’adresse externe vers laquelle doit se faire la redirection.
Référence pour l’administrateur 22
Après avoir validé sur OK, la règle de redirection est prête. Cliquer sur Enregistrer. Après
confirmation, la règle s’appliquera à tous les messages ultérieurs.
Remarque : la règle ainsi définie redirige les messages tout en en conservant une copie
dans la messagerie de l’ENT. Si l’utilisateur ne souhaite pas conserver de copie sur
l’ENT, compléter la règle en cliquant sur « Autres options », « Ajouter une action », et
ajouter une action de type « Déplacer ou supprimer / Supprimer le message ».
Référence pour l’administrateur 23
La règle apparaît dans la fenêtre des règles de la boîte de messagerie. Elle peut être modifiée
ou supprimée par la suite, en double-cliquant sur son titre (« Appliquer à tous les messages »).
Elle peut également être désactivée, simplement en décochant la case associée.
e) Listes de diffusion (ou listes de distribution)
Les listes de diffusion (appelées ‘‘Listes de distribution’’ dans Office Outlook) sont des listes
de contacts auxquels on peut écrire simultanément. Selon le projet ENT, et les choix initiaux
des prescripteurs et des rectorats, des listes peuvent être créées automatiquement, qui sont
alors visibles dans l’annuaire (onglet « Listes de diffusions ») : listes des élèves ou des parents
de chaque classe, listes par profils, etc…
De plus, à chaque création de groupe de travail, une liste de diffusion ayant le nom du groupe
(précédé de la mention ‘‘groupe de travail’’) est automatiquement créée.
Enfin, chaque utilisateur a la possibilité de créer des listes de distribution.
f) Désactivation de l’option d’accessibilité dans Outlook
Lorsque l’option d’accessibilité a été mise en place dans Outlook, des messages d’erreur
peuvent être générés, en particulier lorsqu’on utilise Microsoft Internet Explorer, lorsqu’on
clique sur les menus « Agenda » et « Tâches » : ‘‘L’accès à ce dossier à partir de composants
WebPart Outlook Web Access n’est pris en charge que pour Internet Explorer versions 6 et
plus récentes’’.
Pour pouvoir accéder de nouveau à ces modules, l’utilisateur doit désactiver l’option
d’accessibilité dans Office Outlook. Pour ce faire :
Entrer dans Outlook, par le menu Communication / Messagerie
Dans l’interface de Outlook, cliquer sur Options (dans la barre supérieure, à droite)
Dans la fenêtre des options qui s’affiche, choisir Accessibilité dans le menu de gauche
Décocher la case « Utiliser les fonctions d’accessibilité pour les personnes à acuité visuelle réduite »
Cliquer sur Enregistrer pour que le paramétrage soit bien enregistré
Il faut ensuite se déconnecter et rouvrir l’ENT pour que le paramétrage soit appliqué
Référence pour l’administrateur 24
g) Faire en sorte que la messagerie s’ouvre dans une seconde fenêtre
1. Se connecter en tant qu’Administrateur
2. Aller dans « Administration »
3. Cliquer sur « Gérer le menu »
4. Faire un clic droit au niveau de « l’Aperçu du menu »
5. Cliquer sur l’option « Ajouter une entrée au menu » du menu contextuel.
6. Sélectionnez une icône, saisissez le texte à afficher et le lien hypertexte de la forme :
Début de l’url pour se connecter à l’ENT /owa
7. Indiquez le mode d’ouverture « Nouvelle fenêtre », puis enregistrez les modifications.
8. Enfin, il est possible de paramétrer les droits d’accès à cette nouvelle entrée du menu :
- Cliquer sur le menu « Gérer les droits ».
- Sélectionner un profil (parent, élève…)
- Dans la section « Personnalisé », une
icône apparaît pour la nouvelle entrée du
menu « Messagerie » : l’activer (ou pas)
en cliquant sur son icône.
- Enregistrer les modifications, et modifier éventuellement les autres profils souhaités.
Référence pour l’administrateur 25
6. Applications de vie scolaire : GIBII, Melia…
a) La notion de connecteurs sur les applications externes
Des modules de ‘‘Vie scolaire’’ sont proposés : gestion des notes, des absences, suivi du
B2I… Toutefois pour certaines fonctionnalités, il est possible de connecter l’ENT sur un
logiciel externe (par exemple, pour le suivi du B2I en utilisant l’outil GIBII – voir procédure
en annexe de ce document). Les applications externes sont alors affichées directement par un
simple clic depuis l’ENT, sans avoir besoin de se ré authentifier, grâce à un « connecteur ».
Cela permet aux écoles de continuer à travailler sur les outils de vie scolaire les plus reconnus,
et dont elles ont l’habitude. L’interconnexion des outils logiciels de l’établissement est l’un
des principes fondateurs de l’ENT. Elle est possible à partir du moment où l’éditeur du
logiciel de vie scolaire a autorisé le développement d’un tel connecteur pour l’ENT.
Des connecteurs sont disponibles pour les applications et outils de vie scolaire suivants :
BCDI Web
DOKEOS
Educ Horus
FTP
GEPI
GIBII
GLPI
GRR
Melia
Pronote.net (Index Education)
Scolarite.net (Lauréat)
SITIZ
Statim (Charlemagne)
Télénotes
Viescolaire.net (OMT)
(Remarque : une liste de connecteurs sur des ressources en ligne est également disponible,
dans le chapitre ‘‘Médiathèque : Ressources’’ de ce document)
ITOP peut étudier sur demande tout développement de nouveaux connecteurs. Une
application peut être connectée à un ENT à partir du moment où elle fonctionne en mode Web.
Des procédures de mise en place de connecteurs, propres à chaque application, sont tenues à
disposition par notre support, pour les administrateurs qui en ont besoin.
Référence pour l’administrateur 26
b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur ?
La documentation décrivant la procédure de mise en place d’un connecteur GIBII a été
intégrée dans l’annexe I en fin de ce document.
c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire ?
Pour certaines applications de vie scolaire, le lien de chaque utilisateur vers l’application sans
ré authentification est possible grâce à une table de correspondance mise en place entre son
identifiant ENT et son identifiant dans l’application.
Lorsque l’application n’est plus accessible pour un utilisateur alors qu’elle l’est toujours pour
les autres, le problème est généralement dû à une perte de l’identifiant de l’utilisateur : la
manipulation permettant de corriger ce problème consiste donc à se connecter sur la fiche de
l’utilisateur, et à repréciser son identifiant dans l’onglet adapté.
Pour procéder à cette opération, se connecter sur l’ENT avec le compte administrateur de
l’établissement, puis se rendre dans l’outil Administration / Gérer les utilisateurs.
Rechercher l’utilisateur dans la base établissement, ouvrir sa fiche en cliquant sur son nom,
puis se rendre dans l’onglet « Application vie scolaire » :
Saisir l’identifiant dans le champ adapté, puis cliquer sur le bouton Enregistrer.
Référence pour l’administrateur 27
7. Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources
Ce module gère des plannings de réservation des ressources de l’école : salles, matériel...
Déclaration d’un nombre illimité de ressources
Création de ressources sans limites par l’administrateur
Classement des ressources par type
Possibilité de personnaliser la liste des types de ressources
Deux modes de réservation possibles
Réservation automatique : premier demandeur, premier servi
Réservation par options, avec validation et arbitrage des conflits par un responsable de la ressource
Paramétrage des possibilités de réservation pour chaque ressource
Durée maximale d’une réservation
Délai minimal à respecter pour réserver une ressource
Délai maximal pour réserver une ressource à l’avance
Autorisation ou non de la réservation périodique (par semaine ou par quinzaine)
Statistiques de réservation
Liste des réservations d’une ressource sur l’année scolaire en cours (exportable en CSV, Excel, PDF)
Statistiques de réservations d’une ressource, par mois, et par utilisateur (exportables en CSV, Excel, PDF)
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Gestion de ressources
Administration des ressources
X
Réservation de ressources X X X X X
Suivi des ressources (*) X X X X X (*) Bien entendu, seules les ressources affectées par l’administrateur sont accessibles
a) Administration : déclaration des ressources
L’accès aux fonctions d’administration et à la liste des ressources
de l’établissement se fait en sélectionnant l’option Administration
de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les
dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas été
modifiées par l’établissement).
Référence pour l’administrateur 28
L’écran qui apparaît présente deux listes : types de ressources, et ressources de l’établissement.
Déclaration de types de ressources
Lorsqu’on demande à ajouter un type de ressource ou modifier un type existant, c’est le même
formulaire qui apparaît, permettant simplement de saisir l’intitulé du type de ressource.
Création d’un nouveau type pour classer les ressources
Clic sur un type de ressource existant pour accéder à sa description et le modifier
Création d’une nouvelle ressource partagée
Clic sur le nom d’une ressource pour accéder à sa description et la modifier ou la supprimer, ou bien pour consulter ses statistiques et listes de réservations sur l’année en cours
Liste des ressources, classées par type
Référence pour l’administrateur 29
Déclaration des ressources
Pour créer une nouvelle ressource, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une ressource
situé au-dessus de la liste des ressources de l’établissement. Un formulaire de déclaration de
la ressource apparaît. Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Les champs de saisie repérés par une étoile rouge sont obligatoires.
Durée maximale de la réservation : exprimée en minutes, elle permet de limiter une
réservation (par exemple, pas plus de 120 minutes consécutives).
Délai maximal avant la réservation : exprimé en nombre de jours, il permet de
limiter les abus en évitant qu’un utilisateur réserve une ressource à l’avance sur toute
l’année. S’il est par exemple fixé à 30, un utilisateur ne pourra pas réserver la
ressource au-delà des 30 jours qui viennent.
Délai minimal avant la réservation : exprimé en heures, il permet d’éviter qu’une
réservation soit posée ou modifiée en dernière minute. S’il est par exemple fixé à 12,
une réservation ne pourra plus être modifiée ou demandée sur les 12 heures qui
viennent.
Périodicité de réservation : il peut être autorisé (par semaine ou quinzaine), ou pas
Mode de réservation : automatique, ou par options validées par un responsable de la
ressource (qu’il s’agit alors de désigner, dans la liste du personnel en fin de formulaire)
Référence pour l’administrateur 30
Modification des ressources
Pour modifier une ressource existante, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des
ressources de l’établissement. Le formulaire de description de la ressource réapparaît. La
ressource peut être supprimée, ou simplement modifiée (en cliquant sur Enregistrer).
b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources
Liste des réservations
La liste des réservations d’une ressource sur l’année scolaire en cours est accessible :
- En se connectant sur l’ENT en tant qu’administrateur,
- En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration
- Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l’établissement.
Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien
pour accéder à la liste des réservations de la ressource.
La liste de réservation s’affiche à l’écran, mais peut être exportée dans différents formats :
- fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx),
- format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007)
- format PDF
Référence pour l’administrateur 31
Statistiques de réservation d’une ressource
Les statistiques sont accessibles :
- En se connectant sur l’ENT en tant qu’administrateur,
- En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration
- Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l’établissement.
Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien
pour accéder aux statistiques de réservation de la ressource.
Deux types de statistiques s’affichent à l’écran, concernant l’année scolaire en cours :
- Répartition des réservations par utilisateur (avec la durée moyenne et le total en
minutes)
- Utilisation mensuelle de la ressource (nombre de réservations, durée moyenne, et
totale)
Les statistiques de répartition par utilisateur peuvent être exportées dans différents formats :
- fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx),
- format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007)
- format PDF
Référence pour l’administrateur 32
c) Utilisation : réservation d’une ressource
L’accès à la liste des ressources de l’établissement et à leurs
plannings de réservation se fait en sélectionnant l’option
Réservation de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire
(si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas
été modifiées par l’établissement).
La liste des ressources disponibles en réservation apparaît alors.
La liste peut être classée par Type ou par Nom de ressource (en cliquant sur le titre de l’une
ou l’autre des colonnes).
En cliquant sur le nom d’une ressource, le planning de réservations apparaît, précédé d’un
petit encart récapitulant les modalités de réservation de la ressource saisies par
l’administrateur.
Sous cet encart descriptif, le planning de réservations et sa légende (voir en page suivante).
Référence pour l’administrateur 33
Saisie d’une demande de réservation
Lorsqu’on clique sur « Faire une réservation » au-dessus du planning de réservations d’une
ressource, un formulaire de demande de réservation apparaît.
Les créneaux de réservation déjà posés apparaissent, avec l’intitulé saisi par la personne qui a demandé la réservation (ou le nom de la personne, si elle n’a pas saisi d’intitulé). En cliquant sur l’intitulé, on ouvre la réservation (en consultation pour les réservations demandées par d’autres, et en modification pour celles qu’on a demandé soi-même)
Par défaut, le planning s’ouvre sur la semaine courante, mais il est possible d’afficher une autre semaine, en sélectionnant une date dans le mini-calendrier
Sélectionner les dates et saisir les heures de début et de fin Spécifier un intitulé qui apparaîtra dans le planning (si l’on ne saisit rien, c’est le nom du demandeur qui apparaîtra) Si l’on souhaite réserver la ressource de manière récurrente, choisir l’option correspondante, en précisant éventuellement une date de fin au-delà de laquelle la périodicité ne sera pas reconduite Pour finir, cliquer sur le bouton Enregistrer la réservation au-dessus du formulaire.
Référence pour l’administrateur 34
Modification ou suppression d’une demande de réservation
Au niveau du planning de réservation d’une ressource, lorsque l’utilisateur clique sur le titre
d’une demande de réservation qu’il a déjà demandée, le formulaire de la réservation s’ouvre
en modification, avec la possibilité de changer la demande, ou même de la supprimer.
d) Utilisation : suivi d’une ressource par son responsable
Lorsqu’un utilisateur a été désigné comme responsable du
suivi d’une ou plusieurs ressources par l’administrateur de
l’ENT, il accède à la liste de ses ressources suivies par
l’option Suivi de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire
(si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas
été modifiées par l’établissement).
Suppression de la demande Formulaire de saisie pour modifier la demande (en cliquant sur Enregistrer la réservation ensuite). Dans cet exemple, il s’agit d’une demande posée sur une ressource dont le mode de réservation n’est pas automatique, mais par option : la zone inférieure du formulaire indique donc l’état de validation de la demande (en attente ou validée). Les demandes rejetées par le responsable disparaîtront.
Référence pour l’administrateur 35
Après avoir cliqué sur le nom d’une ressource suivie, on accède à son planning de réservation,
sur lequel apparaissent toutes les options de réservation posées par les utilisateurs, sur
lesquelles il faudra statuer (en cliquant sur leur titre pour les approuver ou les rejeter).
Il est également possible pour le responsable d’une ressource d’en modifier la description.
Référence pour l’administrateur 36
Validation ou rejet d’une demande de réservation
Il suffit au responsable de cliquer dans le planning des réservations de sa ressource suivie, sur
une réservation en attente pour ouvrir l’écran qui va permettre de statuer sur la demande :
Remarque : lorsqu’une demande de réservation est posée sur une ressource suivie, le
responsable de la ressource reçoit une notification par e-mail (sur son adresse de messagerie
de l’ENT), l’invitant à venir valider la demande en attente.
Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes
Lorsqu’une option de réservation est
en conflit avec une autre demande
concurrente, l’arbitrage du
responsable consiste simplement à
cocher la demande qui sera satisfaite.
L’autre demande sera rejetée et
disparaîtra.
Référence pour l’administrateur 37
8. Vie scolaire : gestion des absences
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Gestion des absences
Consultation X X X X X X
Configuration et paramétrage
X
X X
Saisie X X X X
a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur)
L’administrateur d’établissement ou le personnel de direction doivent au préalable paramétrer
le calendrier scolaire, en spécifiant notamment les dates de rentrée et de fin d’année scolaire.
Ils doivent ensuite compléter la liste des congés scolaires et jours fériés, qui sont saisis pour
toutes les écoles au niveau de l’ENT, en ajoutant d’éventuels jours fériés spécifiques.
b) Saisie des appels (enseignant)
L’enseignant ou les personnels de vie scolaire saisissent chaque jour deux appels, celui du
matin et celui de l’après-midi (pour les jours concernés). Dans la liste des élèves de la classe,
les absents doivent être cochés (ceux dont les absences étaient prévues sont indiqués).
Référence pour l’administrateur 38
L’option « Appels non saisis » permet de saisir de manière différée des appels qui n’avaient
pas été saisis informatiquement le jour même :
Pour chaque date où l’appel n’a pas été saisi, on a la possibilité de saisir les absences (on
retrouve alors une grille de saisie comparable à la saisie de l’appel du jour), ou de cocher
directement toutes les journées pour lesquelles il n’y a pas eu d’absences.
Il est très important de saisir les grilles d’appel manquantes dans l’ordre chronologique.
c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant)
L’enseignant a la possibilité de consulter le calendrier des absences de chaque élève, ainsi que
le détail de ses absences passées et prévues dans l’option « Suivi des élèves ».
L’option « Absences prévues » lui permet de saisir les absences à venir pour chaque élève
(cette option étant également accessible au personnel de direction).
Référence pour l’administrateur 39
d) Suivi des absences (élèves et parents)
L’élève et ses parents ont la possibilité de retrouver le calendrier des absences de l’élève, ainsi
que le détail de ses absences passées et prévues.
Chaque parent a en outre la possibilité de signaler une absence le jour-même (qui sera visible
par l’enseignant, le directeur, ainsi que l’autre parent de l’enfant).
e) Etat des absences (directeur)
L’état des absences récapitule en direct pour le personnel de direction les absences en cours,
en indiquant celles qui étaient prévues, et celles qui n’ont pas été justifiées. Le directeur a la
possibilité de déclencher des notifications aux parents (par mail, puis dans un avenir proche
par SMS ou message vocal).
Le directeur a ensuite la possibilité (une fois les parents joints) de saisir la justification de
chaque absence. Enfin, il peut à tout moment consulter le calendrier et le détail des absences
sur l’année pour chacun des élèves de l’école.
Référence pour l’administrateur 40
9. Vie scolaire : gestion des évaluations
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Suivi des évaluations
Consultation X X X X X
Configuration et paramétrage
X
X
Saisie X
a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur)
Une classe ne peut pas utiliser le suivi des évaluations tant que ne lui ont pas été affectés :
Un référentiel, arborescence des compétences à acquérir (par discipline). Par défaut,
trois référentiels sont proposés pour les 3 cycles, conformes au programme officiel.
Un système de notation : par lettres, par chiffres de 0 à 10 ou de 0 à 20… Par défaut,
trois systèmes sont proposés.
L’administrateur d’établissement et le directeur ont la possibilité de définir des référentiels de
compétences en utilisant l’option « Gestion des évaluations / Référentiels de l’école ».
Trois modèles sont proposés (référentiels de base pour les 3 cycles), qui sont communs à
toutes les écoles. L’administrateur peut choisir d’utiliser ces référentiels, ou bien d’en créer de
nouveaux en partant de zéro, ou à partir d’une duplication d’un des modèles.
Référence pour l’administrateur 41
On associe à chaque référentiel un système de notation parmi ceux disponibles.
Par ailleurs, dans un référentiel spécifique à l’école, chacune des compétences de
l’arborescence peut être modifiée, on peut en ajouter ou en supprimer.
L’option « Suivi des évaluations / Systèmes de notation » permet de définir les différents
systèmes de notation utilisables dans l’école. Par défaut, trois sont proposés. L’administrateur
peut aussi éventuellement en définir un nouveau, en saisissant une suite de valeurs (et leur
équivalence dans un système chiffré entre 0 et 20).
Affectation des référentiels aux classes
Une fois définis les référentiels de compétences et systèmes de notations de l’école, l’option
« Suivi des évaluations / Affectations aux classes » permet d’affecter à chaque classe un
référentiel (avec son système de notation associé). Cette étape est indispensable avant de
pouvoir utiliser le module de suivi des évaluations dans une classe.
b) Saisie des évaluations (enseignant)
Pour chacune des compétences du référentiel associé à sa classe, l’enseignant peut saisir une
ou plusieurs évaluations, identifiées par un titre et une date, et associées à un trimestre.
Référence pour l’administrateur 42
L’évaluation est ensuite associée à une série de résultats individuels pour chacun des élèves
de la classe. La moyenne est calculée automatiquement en fin de saisie (et exprimée dans le
système de notation choisi).
c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur)
Le bulletin trimestriel de chaque élève fait la moyenne de ses évaluations pour chacun des
groupes de compétences du référentiel de sa classe, en indiquant les moyennes les plus
élevées et les plus faibles de la classe, ainsi que le rang de l’élève.
Le bulletin est établi automatiquement à partir des évaluations du trimestre. En utilisant son
option « Saisie des bulletins », l’enseignant peut le compléter par des appréciations sur
chaque discipline, ainsi qu’une appréciation générale.
Visibilité des bulletins par les élèves et les parents : les bulletins trimestriels ne sont
consultables par les élèves de la classe et leurs parents qu’une fois que l’enseignant a décidé
de les rendre visible pour sa classe. Le paramétrage de cette option est accessible dans
« Evaluations / Saisie des bulletins / Paramétrage de l’affichage des bulletins ».
d) Suivi des évaluations (élève, parent)
Les élèves peuvent consulter leurs évaluations en utilisant l’option « Suivi des évaluations ».
Ils ont accès en consultation à la liste de toutes les évaluations, pour chacune des compétences
du référentiel de leur classe, ainsi qu’à leurs bulletins (si l’enseignant les a rendus visibles).
Les parents peuvent consulter les évaluations de leur enfant (ils ont accès aux mêmes
informations). Lorsqu’ils ont plusieurs enfants scolarisés dans l’école, ils doivent au préalable
choisir l’enfant dont ils souhaitent consulter les résultats.
Référence pour l’administrateur 43
10. Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré)
Un module intégré de gestion du B2i est proposé, qui peut être désactivé et remplacé par un
connecteur sur le logiciel GIBII (voir annexe I).
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Gestion du B2I
Consultation X X X X X
Configuration et paramétrage
X
X
Saisie X
X
a) Configuration du référentiel de compétences (directeur)
Tant que le référentiel de compétences B2i de l’établissement n’a pas été initialisé, le module
n’est pas utilisable (un message le signale à chaque tentative d’accès, pour tous les profils).
L’administrateur d’établissement doit donc créer un référentiel en utilisant l’option
« Référentiel B2i » de son menu « Vie scolaire / Suivi du B2i ».
Le référentiel créé automatiquement sera ensuite personnalisable par le directeur et
l’administrateur. Dans l’arborescence, chaque compétence est cliquable et modifiable.
b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents)
Référence pour l’administrateur 44
Chaque élève dispose d’une feuille de position, qui peut le suivre d’année en année et de
classe en classe lors de sa scolarité, et qui fait le point sur sa maîtrise des compétences du
référentiel. L’enseignant peut accéder aux feuilles de position de chacun de ses élèves, et agir
pour valider les compétences acquises grâce à son option « Validation du B2i ».
Chaque élève peut consulter sa propre feuille de position, ainsi que ses parents.
c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants)
Le principe du B2i est d’inviter les élèves à s’auto-évaluer. L’outil proposé dans l’ENT
permet donc aux élèves de s’auto-évaluer, en intervenant dans leur feuille de position :
lorsqu’ils pensent maîtriser une compétence, ils ont la possibilité d’en demander la validation,
en précisant en commentaire pourquoi ils pensent la maîtriser.
L’enseignant accède aux demandes d’élèves en attente grâce à l’option « Demandes des
élèves » de son menu « Suivi du B2i ».
Dans le cas particulier d’une classe suivie par plusieurs enseignants, chaque enseignant a la
possibilité de spécifier les domaines de compétences qu’il peut valider, grâce à l’option
« Compétences suivies » de son menu « Suivi du B2i ». Seules les demandes qui le concernent
lui seront alors communiquées.
Les validations peuvent ainsi être partagées par les enseignants dans les différentes disciplines.
Dans le référentiel du B2i, il est également possible de spécifier pour une compétence qu’elle
doit être validée par plusieurs enseignants (ce qui est intéressant au niveau collège) : l’outil de
suivi des demandes de validation conserve dans l’état actif une demande d’élève tant qu’elle
n’a pas été validée par le nombre nécessaire d’enseignants.
Référence pour l’administrateur 45
11. Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord
Remarque : ce module expérimental n’est déployé qu’à la demande, il est tiré d’un
module de « cahier de textes » niveau collège (NetCahier de la solution NetCollège).
Une documentation utilisateurs plus complète du module est disponible auprès du
support, expliquant notamment toutes les fonctions concernant le collège qui ne sont pas
évoquées ici.
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Cahier de textes
Consultation (*) (*) (*) X
X
Saisie (*)
Export des données d’une séance (*) X
X
Signature des séances
X
Verrouillage/déverrouillage
X
X
Paramétrage, import EDT
X
Archivage / Nettoyage des données en fin d’année scolaire
X
Carnet de bord
Consultation et saisie X
(*) Uniquement pour les classes et groupes qui le concernent X = pour tous les groupes/classes
Le cahier de leçons d’une classe est partagé par tous les enseignants qui y interviennent. Ils
peuvent y décrire les objectifs de chaque séance, et les leçons données aux élèves.
Les élèves et leurs parents accèdent au cahier de leçons en consultation. L’entrée par défaut
se fait sur la liste du travail à faire, mais le calendrier des séances est également consultable.
La direction peut consulter tous les cahiers de leçons (par classe, groupe ou enseignant).
L’administrateur d’établissement peut paramétrer le module (voir plus loin), consulter tous
les cahiers de leçons.
Une possibilité d’export des données du cahier de leçons permet leur archivage.
En option dans certains ENT, une fonction de consultation par l’Inspecteur peut être mise en œuvre. Elle permet
à l’inspecteur de consulter les cahiers de leçons d’un établissement (par classe, groupe, discipline, enseignant)
après que la direction lui ait ouvert un accès en consultation : la consultation par l’inspecteur n’est pas possible
en dehors des périodes d’inspection, et dans tous les cas les séances visées par l’inspecteur en gardent la trace.
Référence pour l’administrateur 46
d) Le cahier de leçons, vu par l’enseignant
L’enseignant peut accéder aux cahiers de leçons des classes et/ou groupes dans lesquels il
intervient. La vue proposée par défaut fait la synthèse de toutes les séances de l’enseignant
dans chacun de ses groupes/classes, pour la semaine en cours.
Que faire s’il manque des groupes ou des classes ?
Les groupes d’un enseignant listés en haut d’écran sont tirés de l’annuaire de l’établissement.
Si la liste est incomplète, il s’agit d’un problème d’affectation des groupes de l’enseignant.
La liste en haut d’écran permet d’accéder à l’un ou l’autre des cahiers de textes des groupes et classes suivis par l’enseignant
Lorsqu’on a sélectionné le cahier de leçons d’une classe ou d’un groupe, d’autres vues deviennent disponibles dans d’autres onglets : la charge de travail, la progression sur l’année complète, et l’archivage. Ces onglets restent grisés dans la vue « Toutes mes séances ».
Remplissage de la séance
La séance est encore vide
Le titre et les objectifs ont été saisis
Des documents ont été joints
Il suffit de cliquer dans le mini calendrier pour changer la période affichée. L’enseignant peut accéder ainsi à toute l’année scolaire en cours, et éventuellement remonter s’il le souhaite à l’année scolaire précédente.
Pour ouvrir une séance, il suffit de double-cliquer dessus dans le calendrier. On peut aussi faire glisser une séance dont l’horaire a changé. La couleur des séances indique leur nature (cours, DS, TP…) Différents pictogrammes donnent des indications sur le contenu de la séance
Lorsque le cahier de leçons d’un groupe ou d’une classe est affiché, les séances des autres disciplines créées par les autres enseignants apparaissent en bleu. L’enseignant peut ouvrir ces séances, mais en consultation seulement.
Particularités de la séance
Séance verrouillée par le chef d’établissement
Séance visible uniquement par moi pour l’instant
Un casier de remise de devoir est associé à la séance (clignotant s’il y a du nouveau dedans)
Le calendrier est consultable par jour, par semaine ou par mois.
Pour créer une nouvelle séance : double-cliquer sur une case vide
Référence pour l’administrateur 47
Le double-clic sur une séance permet de l’ouvrir pour la saisir et la compléter.
Pourquoi y a-t-il deux onglets pour les devoirs ? L’onglet « Prochains devoirs » récapitule les travaux donnés au cours de cette séance, pour une séance à venir.
L’onglet « À rendre ce jour » permet de retrouver les travaux donnés lors de séances précédentes.
Que faire si la liste des matières enseignées est incomplète ? Cette liste est tirée de l’annuaire d’établissement, qu’il convient de renseigner correctement. Toutefois, en
attendant l’administrateur ENT a la possibilité d’activer une option qui rajoutera dans cette liste toutes les
matières du carnet de bord de l’enseignant.
Les opérations les plus courantes peuvent être réalisées sans avoir à ouvrir les séances, à
l’aide du menu contextuel sur chaque séance, qui s’ouvre par simple clic sur le bouton droit.
L’ouverture complète est l’équivalent du double-clic : accès à tous les onglets de saisie et de paramétrage de la séance
L’édition rapide permet d’ouvrir la séance dans un mode de saisie simplifiée, en texte brut (sans mise en forme possible) pour éviter le temps de chargement de la séance complète
Cette option permet d’ajouter ou supprimer des documents joints à la séance, qui seront consultables par les élèves
La gestion du travail à faire permet d’accéder à la liste des devoirs à faire pour la séance. Lorsque des travaux donnés ont été munis d’un casier de devoirs, l’enseignant peut accéder aux options de suivi des devoirs rendus (collège)
Les options de copier-coller permettent de copier facilement le contenu (ou une partie du contenu) d’une séance à une autre. Il faut que la séance de destination existe, pour pouvoir la sélectionner et faire « coller ».
Cette option permet de copier le contenu de la séance (description, prochains devoirs, documents) dans le carnet de bord de l’enseignant (voir plus loin)
L’onglet principal comporte les seuls champs obligatoires : titre, groupe/classe, date, heure et discipline
Les champs sont pré-remplis Les différents onglets réunissent toutes les options des séances
À la différence du mode d’édition rapide, les objectifs pédagogiques peuvent ici être saisis avec une mise en forme, intégrant éventuellement des liens, tableaux, etc… et des images tirées des documents personnels de l’enseignant. On peut aussi coller directement du texte mis en forme depuis un traitement de textes comme Word (utiliser l’option : « coller depuis Word »).
Référence pour l’administrateur 48
e) Procédures pas à pas pour l’enseignant
En début d’année : Rentrer son emploi du temps dans le calendrier
Comme indiqué dans la page précédente, en début d’année scolaire deux méthodes permettent
de remplir le calendrier de l’enseignant sur toute l’année. La méthode 2 concerne surtout les
collèges dans NetCollège, et peu les écoles - qui ne sont pas équipées du logiciel EDT.
Méthode 1 : remplir la première semaine avec des séances récurrentes sur l’année Cette méthode est utilisée par l’enseignant lui-même.
Pour chaque créneau de son emploi du temps, créer une séance en double-cliquant sur son
horaire dans le calendrier. Une nouvelle séance vide s’ouvre.
Sélectionner :
- la bonne classe ou le bon groupe
- la matière (en particulier si vous enseignez dans plusieurs disciplines)
- la durée de la séance
- et éventuellement le type (TP-TD…) s’il ne s’agit pas d’un cours classique.
Cocher la case « récurrente chaque semaine ». La même séance sera ainsi recopiée pour
toutes les semaines jusqu’à la date souhaitée, que vous pouvez sélectionner à l’aide du petit
calendrier (par exemple, pour aller jusqu’à la fin d’un trimestre si votre cours s’arrête là).
Par défaut, si vous ne précisez rien, la récurrence durera jusqu’à la fin de l’année scolaire.
Les jours fériés et les vacances de votre zone de congés scolaires seront sautés automatiquement.
Enregistrez la séance, et recommencez pour les autres séances de votre semaine.
Notez qu’il est possible de spécifier des séances récurrentes par quinzaines, et non par
semaines. Si ces séances alternent avec d’autres séances tous les quinze jours ( « semaines A
et B »), saisir les séances de la semaine A, puis se rendre sur la semaine suivante du
calendrier, et saisir les séances récurrentes par quinzaines de la semaine B.
Méthode 2 : importer l’emploi du temps EDT (tout est alors fait par l’administrateur ENT).
Cette méthode concerne plutôt les utilisateurs du cahier de textes (collèges).
Référence pour l’administrateur 49
En fin de séance : saisie rapide de la séance et de la leçon donnée
Ce mode de saisie convient pour un remplissage rapide
de la séance, par exemple à la fin du cours si vous
disposez d’un ordinateur connecté en classe et de peu de
temps. Il peut éventuellement être complété ensuite par
une saisie normale en ouverture complète.
En cliquant avec le bouton droit sur la séance dans le
calendrier, choisissez l’option « Edition rapide ».
Vous ouvrirez alors une fenêtre de saisie rapide de la
séance, permettant de compléter l’essentiel : titre et
description (sans mise en forme, en texte brut), ainsi que
de donner une leçon pour une séance à venir.
Saisie éventuelle des objectifs de
la séance (en texte brut : pas de mise en forme possible ici) Re-précision du type, s’il a changé
Saisie du titre de la séance Les autres informations sont toutes pré-remplies
Pour donner un travail à faire pour une
prochaine séance : saisir l’intitulé, et
éventuellement la consigne détaillée. Là aussi la saisie est simplifiée : s’il y a plus d’un travail à donner, de la mise en forme à saisir ou des documents à joindre, il faudra utiliser l’option « Gérer le travail à faire ».
Eventuellement, précisez la durée
estimée du devoir (cette information ne sera visible que par les enseignants, elle n’est utile que dans le graphique d’estimation de la charge de travail)
Si vous donnez un travail à faire,
il est indispensable de sélectionner la séance pour laquelle ce travail est à faire. Si elle n’apparaît pas dans la liste des séances à venir, sélectionnez « Aucune » et spécifiez la date et l’heure voulues à l’aide du calendrier et du réveil : une nouvelle séance sera créée sur ce créneau
Si le travail à faire est un document à
rendre, cocher la case de suivi : un casier permettra de recueillir les travaux (collège)
Référence pour l’administrateur 50
Pour compléter la séance : Joindre des documents
Dans le calendrier, cliquer sur la séance avec le bouton droit, puis choisir l’option
« Gestion des documents joints ». La fenêtre de gestion des documents apparaît.
Remarque : la même fonctionnalité est accessible dans l’édition complète de la séance, onglet « Documents
joints ».
Les documents joints à la séance sont immédiatement visibles en consultation par toutes les
personnes ayant accès à la séance : les élèves, leurs parents, les autres enseignants de la classe
ou du groupe, la direction de l’établissement et l’administrateur ENT.
Limitations : pas de limite au nombre de documents joints, mais sur la taille (pas plus de 5
Mo par document) et les formats (certains sont interdits : il faut alors compresser les fichiers).
Pour ajouter un document depuis le poste local :
- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre,
naviguer dans l’arborescence des dossiers de votre poste, jusqu’à sélectionner le document souhaité, puis valider. La seconde fenêtre se referme.
-
- Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne
pas oublier de cliquer sur « Ajouter ce document du poste local »
La liste des documents déjà joints à la séance apparaît. Pour supprimer un document joint, il suffit de le cocher dans la liste, puis de cliquer sur le bouton « supprimer les documents cochés »
Pour ajouter un document de votre espace personnel :
(c’est-à-dire de votre espace ‘‘Mes documents’’ sur l’ENT)
- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre, naviguer
dans l’arborescence de vos documents personnels jusqu’à localiser le document souhaité, et double-cliquer dessus. La seconde fenêtre se referme.
- Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne pas
oublier de cliquer sur « Ajouter ce document de mes documents »
Référence pour l’administrateur 51
Pour copier-coller des séances
Rendez-vous dans le cahier de leçons de la classe
ou du groupe concerné.
Dans le calendrier, naviguez jusqu’à
atteindre la séance à copier.
Déroulez le menu contextuel en cliquant
sur la séance avec le bouton droit, et
cliquez (clic gauche) sur l’option
« Copier ».
Rendez-vous à présent sur la séance sur laquelle vous souhaitez faire le copier-coller. Il
peut s’agir d’une autre séance du même groupe, ou bien d’une séance d’une autre classe ou
d’un autre groupe : sélectionnez alors le cahier de leçons de la classe ou du groupe concerné,
comme à l’étape 1.
Cliquez avec le bouton droit sur la séance souhaitée.
Notez qu’il faut donc forcément que la séance existe déjà pour pouvoir copier des données dedans.
Si elle n’existe pas encore, créez-la très simplement en double-cliquant sur le créneau de votre choix
dans le calendrier, puis en l’enregistrant sans saisir d’informations.
Avec le clic droit de la souris sur la séance, vous faîtes apparaître le menu contextuel qui vous
permet différentes modalités de copie. Choisissez celle qui vous convient le mieux. Vous
pouvez en effectuer plusieurs successivement, si vous le souhaitez.
Simple collage de la description de la séance : titre, type de séance, et objectifs (en conservant leur éventuelle mise en forme)
Simple collage des documents joints, lesquels viennent s’ajouter aux éventuels documents déjà joints à la séance
Collage du travail à faire (devoirs à rendre pour la séance), qui viennent s’ajouter aux éventuels devoirs déjà à rendre. Par défaut, ils sont considérés comme des devoirs donnés lors de la séance précédente avec le groupe (à modifier ensuite si besoin)
Collage des « prochains devoirs » (devoirs donnés lors de la séance, à faire pour une séance ultérieure). Par défaut, ils seront à rendre pour la séance suivante (ou resteront sans date s’il n’y a pas de séance suivante)
La dernière option permet de coller à la fois la description, les documents joints, et les prochains devoirs (qui sont collés selon les mêmes règles que pour chacune de ces actions prises isolément)
Référence pour l’administrateur 52
Consulter la progression sur l’année complète (vue synthétique)
Cet onglet propose une vue de la progression de la classe ou du groupe sur toute l’année. Il
donne un résumé séance par séance, en indiquant les particularités de chaque séance
(documents joints, devoirs suivis, etc…)
La liste des séances s’arrête à la date courante, elle ne présente donc pas les séances à venir qui
seraient déjà complétées. Par ailleurs, seules les séances saisies apparaissent : celles pour lesquelles
l’enseignant n’a rentré aucune donnée ne figurent pas dans la synthèse.
Les élèves, les parents, le directeur de l’école disposent tous d’un onglet similaire.
Pour accéder à l’onglet, il faut avoir sélectionné une classe ou un groupe
Par défaut, seuls les titres et dates des séances apparaissent, mais on peut détailler les objectifs et le travail à faire
Une version imprimable peut être affichée, par exemple pour un archivage papier ou pour une inspection
Les documents joints sont indiqués
Les pictogrammes indiquant les particularités de la séance sont reproduits : devoirs suivis, séances masquées, verrou ou visa du chef d’établissement… Les pictogrammes de devoir suivi clignotent en cas d’alerte.
Chaque titre de séance est cliquable, et permet de l’ouvrir en édition : pratique pour pouvoir ré-ouvrir rapidement une séance lointaine sans avoir à re-parcourir tout le calendrier de l’année
Référence pour l’administrateur 53
f) L’outil « Carnet de bord » de l’enseignant (cahier journal)
Le carnet de bord est un outil complémentaire du cahier de leçons. Il est strictement personnel,
et permet à l’enseignant de conserver son travail et son expérience d’une année sur l’autre.
À la différence des données du cahier de leçons qui ne sont plus consultables après deux
années scolaires, les données du carnet de bord sont conservées dans le compte enseignant,
aussi longtemps qu’il existe et qu’il est actif. Elles le suivent donc d’année en année, voire
d’établissement en établissement, si son nouvel établissement est également équipé de
NetCahier et hébergé sur la même plateforme que l’ancien (dans la même académie).
L’enseignant peut y organiser ses séquences pédagogiques par disciplines et par niveaux. Une
séance peut aisément être basculée d’un cahier de leçons vers le carnet de bord et inversement,
pour pouvoir être réutilisée l’année suivante par exemple.
L’arborescence du carnet de bord est organisée par disciplines et par niveaux. Elle est complètement personnalisable : on peut y ajouter des disciplines, des niveaux, des séquences pédagogiques et des séances, sans limitation.
La manipulation du carnet de bord se fait à l’aide de menus contextuels, activables grâce au
bouton droit de la souris.
Référence pour l’administrateur 54
Saisir une séance dans son carnet de bord
Les séances saisies dans le carnet de bord sont en fait des modèles de séances, sans date, sans
créneau horaire, sans affectation à une classe ou un groupe précis : ces données
n’interviennent que lorsque les séances sont exportées dans un cahier de leçons.
La saisie des séances du carnet de bord s’effectue dans une fenêtre comparable à celle des
cahiers de leçons, avec simplement quelques différences dans les onglets proposés.
L’onglet Documents joints fonctionne exactement comme celui vu dans la section
« Cahier de leçons ».
L’onglet Devoirs associés fonctionne comme l’onglet des Prochains devoirs d’un
cahier de leçons, excepté que les devoirs n’ont pas de date de rendu : il s’agit de
« modèles de devoirs » qui seront affectés à des séances précises une fois les données
exportées dans un cahier de leçons.
L’onglet Notes personnelles est spécifique au carnet de bord. Il permet à l’enseignant
de saisir des notes sur la manière dont s’est déroulée la séance avec ses classes (tel
pré-requis est nécessaire, attention à la gestion du temps, etc…) et de capitaliser ainsi
son expérience pour les prochaines utilisations de cette séance en classe. Ce champ
n’est évidemment jamais recopié lorsque les séances sont exportées dans les cahiers de
leçons, il s’agit de notes strictement personnelles, lisibles uniquement par leur auteur.
L’onglet Ressources ne comprend évidemment pas de possibilité de réservation.
L’onglet Exports permet d’exporter la séance dans un cahier de leçons, dans le carnet
de bord (sous la forme d’une duplication) ou dans divers formats de fichiers.
Référence pour l’administrateur 55
g) Le cahier de leçons, vu par l’élève
À la différence de l’enseignant, l’élève entre dans son cahier de leçons par l’entrée du
« travail à faire » : il s’agit de la vue qui l’intéresse le plus. Par défaut s’affiche donc la liste
des leçons à apprendre, sur toutes les séances à venir.
L’élève a la possibilité d’ouvrir les pièces jointes à chaque devoir, en cliquant simplement sur
leur lien. Il peut également ouvrir en consultation les séances associées à chaque devoir.
h) Le cahier de leçons, vu par le parent
Si le parent a plusieurs enfants scolarisés dans l’établissement, il dispose d’une liste
déroulante qui lui permet de choisir l’enfant dont il veut consulter le cahier de leçons.
Une fois qu’un enfant a été choisi, l’interface du cahier de leçons du parent est exactement la
même que celle de son enfant : il dispose donc des mêmes fonctionnalités de consultation,
mais il ne peut pas cocher les travaux de l’élève.
La vue qui s’affiche par défaut est celle du travail à faire. L’élève peut également accéder en consultation au calendrier des séances, ou à la synthèse des séances qui le concernent sur toute l’année, grâce aux autres onglets
Différents tris des travaux sont possibles
L’élève peut choisir de n’afficher que la liste des travaux à faire sur une période précise. Mais il ne peut pas remonter jusqu’à l’année précédente.
Les liens sur les séances sont cliquables et permettent de les ouvrir en consultation. Par ailleurs, les documents joints aux devoirs apparaissent à ce niveau sous forme de liens et sont consultables.
L’élève peut cocher les leçons apprises L’élève peut copier le travail donné et
les devoirs surveillés à venir dans son agenda personnel, qu’il peut ensuite par exemple synchroniser avec son téléphone (pour certains modèles).
L’agenda génère alors une alerte de rappel pour chaque devoir à la veille de la date d’échéance.
Le casier de devoir permet à l’élève de rendre un devoir à l’enseignant, sans que les autres élèves puissent voir son travail (collège)
Référence pour l’administrateur 56
i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction
Le chef d’établissement (ou le profil « personnel de direction » en général) a la possibilité de
consulter l’ensemble des cahiers de leçons de toutes les classes et tous les groupes de
l’établissement. Il peut aussi consulter les séances saisies par un enseignant donné.
Il suffit de sélectionner un affichage dans l’une ou l’autre des listes déroulantes.
L’accès sur chaque séance s’effectue ensuite en consultation (pas de saisie possible).
Comme l’enseignant, le profil « personnel de direction » dispose des pictogrammes indiquant
l’état de saisie des séances.
Dans le second onglet, le profil « personnel de direction » peut consulter la charge de travail
d’une classe.
Il dispose également de possibilités de verrouillage des séances, et d’application de « visas »
(fonctions concernant plutôt le collège).
Référence pour l’administrateur 57
Consulter les statistiques de saisie du cahier de leçons
Le chef d’établissement, ainsi que l’administrateur de l’ENT, ont accès à un tableau
statistique donnant pour chaque classe ou chaque groupe une vue synthétique de l’état de
saisie du cahier de leçons.
L’onglet « Statistiques » n’est accessible que lorsqu’on a sélectionné « le cahier d’une classe » ou
« le cahier d’un groupe ». Lorsqu’on a sélectionné les « séances d’un enseignant », il reste grisé.
Le tableau présente, pour chaque matière enseignée dans la classe ou le groupe, le nombre
total de séances prévues dans l’année, puis le nombre de séances complétées jusqu’à la date
courante, avec à chaque fois la date de la dernière séance remplie. Il indique en outre le
nombre total de leçons données et de documents joints.
Il est possible de trier le tableau en fonction de chacune des colonnes, en cliquant sur le titre
de la colonne souhaitée.
j) Le cahier de leçons, vu par l’administrateur ENT
Les seules tâches d’administration du module cahier de leçons sont :
- En cours d’année : le paramétrage du module, si nécessaire,
- En fin d’année scolaire : l’archivage physique des données, en particulier des
données datant de l’année scolaire antérieure, qui sont supprimées après 2 ans, durant
l’été.
En outre, l’administrateur dispose des mêmes fonctionnalités de consultation que le personnel
de direction, pour chaque classe et chaque groupe. Il ne peut pas apposer la signature du chef
d’établissement sur les séances, mais il peut les verrouiller ou déverrouiller pour dépannage.
Référence pour l’administrateur 58
Paramétrer le calendrier de l’établissement
Dans l’onglet Paramétrage, l’apparence des calendriers peut être paramétrée, ainsi que la
plage horaire d’ouverture de l’école (ex : de 8h15 à 16h15, de 8h30 à 16h30…)
Archiver le cahier de leçons d’un groupe ou d’une classe
Cette fonction permet d’exporter l’ensemble des séances du cahier de leçons d’une classe ou
d’un groupe, sur une période donnée : une semaine, un mois, un trimestre, ou l’année
complète, en choisissant ensuite le format d’export (texte brut, PDF, docx, xlsx, zip joint…)
Référence pour l’administrateur 59
12. Mes activités : Agenda personnel
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Agenda personnel
Consultation X X X X X X
Gestion X X X X X X
L’outil d’agenda personnel accessible dans le menu « Mes activités » est l’agenda Office
Outlook de l’utilisateur. Il donne accès à toutes les fonctionnalités classiques de ce standard :
Ajout/modification/suppression d’événements par simples clics dans le calendrier
Possibilité de joindre des fichiers à un événement, ainsi qu’un descriptif plus complet
Possibilité de définir des événements réguliers en leur appliquant une périodicité
Possibilité d’être alerté par message avant un événement (le moment de
déclenchement de l’alerte étant lui-même paramétrable)
L’agenda permet surtout de partager des rendez-vous avec d’autres utilisateurs de l’ENT,
et donne la possibilité de se synchroniser avec leurs propres calendriers pour fixer une date
(assistant de planification).
Référence pour l’administrateur 60
13. Mes activités : Groupes de travail coopératif
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Sites collaboratifs / Groupes de travail
Création des groupes X X X
Gestion des groupes X X X
Suppression des groupes
X
Participation aux groupes X X X X X X X
a) Groupes de travail : Généralités
Les groupes de travail permettent de mettre à disposition d’une communauté réduite
d’utilisateurs (un groupe d’élèves, un groupe d’enseignants…) un ensemble complet d’outils
de travail coopératif qui leur sont strictement réservés : échange d’informations, partage de
documents, espaces de communication, création de site collaboratif.
Groupe des enseignants de cycle III Groupe des CM2 de la classe unique de Mme Durand
Les groupes peuvent rassembler :
Des utilisateurs de même profil (par exemple, un groupe d’enseignants)
Des utilisateurs de différents profils (par exemple, un enseignant et ses élèves)
Des élèves de différentes classes (par exemple, des groupes inter-classes)
Des profils non enseignants et non élèves
Eventuellement, des utilisateurs d’établissements différents (l’administrateur
d’établissement doit en faire la demande spécifique auprès de NetEcole)
Référence pour l’administrateur 61
Accès aux groupes de travail
Chaque utilisateur de l’ENT peut accéder dans « Mes activités » à la liste des groupes de
travail dont il est membre.
Les profils enseignants et administrateur d’établissement disposent en outre de la possibilité
de créer de nouveaux groupes de travail.
Le créateur d’un groupe de travail (dénommé « Responsable » du groupe) dispose de tous les
droits d’administration sur son groupe de travail, pour :
- paramétrer les modules,
- ajouter/supprimer des membres,
- redéfinir les rôles de chacun et les droits d’accès pour chaque rôle
- et ajouter éventuellement d’autres membres avec le profil
« administrateur de groupe », qui hériteront alors des mêmes droits.
Suppression d’un groupe de travail
La fonctionnalité de suppression d’un groupe de travail est pour l’instant réservée à
l’administrateur d’établissement. Celui-ci accède en effet à la liste de tous les groupes de
travail, qu’il peut administrer comme s’il en était « administrateur de groupe ».
En outre, un petit menu contextuel dans la liste des groupes lui permet de les supprimer, ou de
les superviser, c’est-à-dire de consulter des informations sur l’occupation disque, le nombre
de membres du groupe et la date de sa dernière mise à jour (afin de détecter ceux inutilisés).
Référence pour l’administrateur 62
Interface du groupe de travail
L’interface s’adapte légèrement lorsqu’on entre dans un groupe de travail, puisque la barre de
menu verticale classique se réduit (elle reste accessible en cliquant sur le bouton Mon espace
à gauche), pour laisser place à une nouvelle barre de menu verticale intitulée Mon travail.
Ce menu donne accès à toutes les fonctionnalités réservées aux membres du groupe.
En fonction des utilisateurs, les options accessibles peuvent varier (car tous les utilisateurs
n’ont pas forcément accès à tous les modules, en particulier aux fonctions d’administration).
De la même manière, les administrateurs du groupe peuvent choisir de désactiver ou réactiver
certains modules.
Enfin, on peut noter que l’entrée dans l’espace du groupe de travail s’effectue sur une page
dite d’accueil du groupe, qui constitue un mini-tableau de bord puisqu’elle présente une
synthèse des dernières contributions dans chacun des espaces d’échange du groupe.
b) Groupes de travail : Partage d’informations
L’outil Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre
chronologique inverse (les plus récentes apparaissent en tête de liste). Chaque information est
constituée d’un titre, d’un corps (en texte formaté) et d’éventuels documents joints. Le nom
de l’auteur est toujours visible et cliquable (pour accéder à son profil). Il est possible
d’attribuer à chaque information une date d’expiration, au-delà de laquelle elle disparaîtra.
Référence pour l’administrateur 63
c) Groupes de travail : Partage de documents
Ces espaces de partage de documents fonctionnent exactement de la même manière que les
espaces personnels Mes documents, sauf qu’ils sont à l’usage de tout le groupe. Pour
connaître le mode de fonctionnement de ces espaces et en particulier leurs limitations de
sécurité se référer aux explications données sur Mes documents : chapitre 15
Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux documents du groupe (voir chapitre 19).
d) Groupes de travail : Forum
Il s’agit d’un espace de discussion réservé aux membres du groupe de travail. On peut
éventuellement spécifier des droits de contribution limités, pour certains profils d’utilisateurs
(si l’on souhaite par exemple que les contributions des élèves ne soient affichées qu’après
validation par des modérateurs enseignants).
L’éditeur de texte utilisé pour saisir les contributions dans les forums est le même que celui
décrit dans la section « Editeur de texte enrichi » de ce document (chapitre 21)
e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs
C’est l’outil qui permet de gérer les membres du groupe, d’en supprimer ou d’en ajouter.
Il doit forcément s’agir d’utilisateurs de l’ENT, sélectionnés dans l’annuaire par un membre
ayant le rôle d’administrateur du groupe (c’est-à-dire, le responsable, ou un autre membre
désigné comme administrateur par le responsable).
Un « rôle » est affecté à chaque membre du groupe. Ce rôle peut varier d’un groupe de travail
à l’autre, puisqu’il est affecté par les administrateurs du groupe. Chaque rôle donne des droits
d’accès différents sur le groupe de travail (droits de modification, d’ajout, de suppression…)
Au départ, lorsqu’un utilisateur est ajouté au groupe de travail, il a par défaut le rôle qui
correspond à son profil : élève, professeur…
Par la suite, le rôle de l’utilisateur peut être complètement redéfini (dans l’absolu, un élève
pourrait même hériter du rôle Administrateur du groupe de travail si on le souhaite).
Référence pour l’administrateur 64
f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles
Cet outil permet de gérer les droits d’accès conférés aux différents membres du groupe.
Ils sont définis sous forme de « roles » par les administrateurs du groupe. Chaque rôle
possède sur chaque module du groupe de travail des droits d’accès plus ou moins limités (de
la simple consultation, jusqu’à l’administration, en passant par la possibilité d’ajouter, de
supprimer, de modérer les contributions, etc …)
La copie d’écran ci-dessus montre les droits affectés par défaut à chaque rôle sur chaque
module, lors de la création d’un groupe.
Référence pour l’administrateur 65
14. Mes activités : Gestion des tâches
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Gestion des tâches personnelles
Consultation X X X X X X
Gestion X X X X X
L’outil de gestion des tâches personnelles est celui de Microsoft Office Outlook, intégré dans
l’interface du navigateur Web. Il permet d’organiser ses tâches personnelles, en leur attribuant
un descriptif, une date d’échéance, un état d’avancement.
Des alertes peuvent être déclenchées à un moment défini par l’utilisateur, pour lui rappeler
une échéance sur une tâche en cours.
Enfin, une tâche peut être transférée à d’autres utilisateurs de l’ENT (qui la reçoivent alors en
pièce jointe dans leur messagerie).
Affichage de la tâche
sélectionnée dans la liste
Actions sur la tâche
affichée
Liste cliquable des tâches assignées à l’utilisateur
Référence pour l’administrateur 66
15. Espace personnel de documents
Fonctionnalités du module pour chaque profil
Documents personnels
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Consultation X X X X X X
Gestion X X X X X X
Le menu « Mes documents » permet de disposer d’un espace privatif de stockage en ligne,
dans lequel l’utilisateur pourra placer des fichiers et des liens auquel il pourra ensuite accéder
depuis n’importe quel poste de travail - y compris à domicile, hors de l’établissement.
L’espace alloué (tous documents confondus, images, fichiers, liens web) est en standard de :
10 Mo pour les élèves,
100 Mo pour les utilisateurs des autres profils
Mais il s’agit uniquement de l’espace privé de chacun : pour les espaces mutualisés (Groupes de travail,
Médiathèque, Vie de l’école) il n’y a aucune limitation. On conseille donc l’usage de ces espaces commun.
a) Mes documents : Liens Web
Cet espace permet de gérer des liens Web (sous la forme d’une URL, d’un titre et de
remarques éventuelles), et de les organiser par dossiers. L’ajout d’un nouveau lien se fait par
le biais du bouton « Nouveau », « Nouvel élément ».
b) Mes documents : Images, et Documents
Ces espaces permettent de stocker des fichiers, et de les organiser en dossiers. Le dossier
« Images » permet en plus un aperçu des images stockées, et un affichage en diaporama.
Le téléchargement sur le serveur (ou ‘‘upload’’) s’effectue en cliquant sur le bouton
« Télécharger », qui envoie les fichiers depuis le poste local vers l’espace Mes documents.
Remarque : un lecteur réseau Windows peut être relié à Mes documents (voir chapitre 19).
Sur certains postes sous Internet Explorer : le téléchargement est possible avec l’affichage en « Mode
explorateur Windows », en sélectionnant l’option correspondante dans le menu « Afficher » sur la droite de
l’écran. Dans ce cas, le navigateur affiche une fenêtre avec les mêmes possibilités qu’un explorateur classique
pour agir sur les fichiers (via le menu contextuel du bouton droit de la souris) et la possibilité de glisser-déplacer
des fichiers depuis une autre fenêtre, comme si on transférait les fichiers d’un dossier à l’autre sur le poste local.
Caractères interdits dans les noms de fichiers : ~ # % & * { } \ : < > ? / | ’’ (et le . en début et fin de nom)
Formats interdits : Pour des raisons de sécurité, certains formats de fichiers sont systématiquement
« bannis », c’est-à-dire refusés lors du téléchargement. Les extensions concernées sont les suivantes : ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd, com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, gadget, hlp, hta,
htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf,
scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh
Taille limite : Les fichiers de plus de 5 Mo sont refusés.
Pour s’affranchir de ces limitations, compresser les fichiers à télécharger en format ZIP.
Référence pour l’administrateur 67
16. Le module Médiathèque (BCD)
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Agenda Médiathèque
Consultation X X X X X X
Gestion X X X
Informations Médiathèque
Consultation X X X X X X
Gestion X
Liens Web Médiathèque
Consultation X X X X
Gestion
X
Fichiers Médiathèque
Consultation X X X X X X
Gestion X X
Images Médiathèque
Consultation X X X X X X
Gestion X
Ressources Médiathèque X X X X X X
Le module « Médiathèque » (ou « BCD ») est un espace d’accès à des informations et des
ressources, mises à disposition par les enseignants, à destination de tout l’établissement.
a) Médiathèque : Agenda
L’agenda est un calendrier, consultable par jour, par semaine ou par mois, et dans lequel les
événements sont cliquables pour permettre d’en obtenir un descriptif (et d’accéder à
d’éventuels documents joints). Les événements peuvent être réguliers et périodiques.
b) Médiathèque : Informations
L’affichage Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre
chronologique inverse (les plus récentes en tête de liste). Chaque annonce est constituée d’un
titre, d’un corps saisi à l’aide de l’éditeur commun de textes (qui sera décrit dans le chapitre
Editeur de texte enrichi de cette section) et d’éventuels documents joints. Il est possible
d’attribuer à chaque annonce une date d’expiration, au-delà de laquelle elle disparaît.
c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers
Cet espace partagé fonctionne d’une manière similaire à l’espace personnel Mes documents.
Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux Documents de la médiathèque (voir paragr. 19).
Référence pour l’administrateur 68
d) Médiathèques : Ressources
Cet espace propose des ressources en ligne, accessibles directement dans l’interface du
navigateur Web, et reliées à l’ENT par un Connecteur d’application.
La liste des ressources est définie lors du déploiement de l’ENT, en fonction des licences de
contenus auxquels les établissements ont accès, et pour lesquels un connecteur d’application a
été développé par ITOP (en relation avec l’éditeur de la ressource).
Des connecteurs existent pour les outils, ressources et manuels numériques suivants :
Cabri 3D
Cadmos
CNS
Encarta
INA
ITOP Éducation
KNE
LeSite.tv
LIBCAST
Lytext
Math en poche
Maxicours
ME2!
Moodle (selon version)
Pack Collège
ParaSchool
Technilab
Televic
Universalis
Cette liste est évolutive, et peut donc être modifiée sur demande auprès de l’équipe NetEcole
à chaque nouvelle ressource en ligne disponible dans l’établissement.
Remarque : une autre liste de connecteurs, pour des outils et applications de vie scolaire, est
également présentée dans le chapitre correspondant de ce document.
Référence pour l’administrateur 69
17. Le module Vie de l’école
a) Vie de l’école : Agenda
L’agenda de l’école est basé sur le même outil que l’agenda de la médiathèque (voir plus en
amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d’accès par les
utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les enseignants qui peuvent éditer les
événements apparaissant dans le calendrier.
b) Vie de l’école : Tableau d’affichage
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Tableau d'affichage de l’établissement
Consultation X X X X X X X
Gestion X X
Le tableau d’affichage de l’établissement est repris sur la page d’accueil de l’ENT.
Ce tableau d’affichage est basé sur le même outil que le panneau Information de la
Médiathèque. La seule différence se situe au niveau des droits d’accès : ici, ce sont les profils
de direction et non les enseignants qui peuvent publier des informations.
L’ajout d’une information se fait en cliquant sur le bouton « Nouveau », « Nouvel élément ».
Le texte est saisi dans l’éditeur décrit dans la section « Editeur de texte enrichi » de ce
document. L’utilisateur a la possibilité de spécifier les profils d’utilisateurs auxquels
l’information s’adresse : elle n’apparaîtra alors que pour ces profils-là.
c) Vie de l’école : Documents, liens
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Documents de l'établissement
Consultation X X X X X X X
Gestion X X
Référence pour l’administrateur 70
Liens de l'établissement
Consultation X X X X X X X
Gestion X X
Les espaces de documents ou de liens Web sont semblables à ceux de la Médiathèque (voir
plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d’accès par
les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les
enseignants qui peuvent ajouter, modifier ou supprimer des fichiers et des liens Web.
18. Le module Outils
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Boite à Outils
Consultation X X X X X X
Gestion X
Logiciel de dessin X X X X X X
Logiciel de retouche photo X X X X X X
Calculatrice X X X X X X
a) Outils de calculatrice, dessin, retouche photos
La calculatrice scientifique, l’outil de dessin et celui de retouche photos sont des logiciels
utilitaires très simples d’emploi, mis à disposition de tous les utilisateurs de l’établissement.
b) Boîte à outils
La boîte à outils est un espace de téléchargement de fichiers (semblable à ceux de la
Médiathèque ou de l’école) dans lequel l’administrateur ENT de l’école peut mettre des
logiciels utilitaires à disposition de tous les utilisateurs, en téléchargement.
Il peut s’agir par exemple de visionneuses Office Word Viewer 2007 ou Office Powerpoint,
qui permettent de visualiser des documents .docx et .pptx aux formats Office 2007 (tels que
ceux générés par l’outil d’export du cahier de textes) sans avoir la suite Microsoft Office.
Référence pour l’administrateur 71
19. Connexion d’un lecteur réseau sur un espace de documents
Il est possible sous Windows de connecter un lecteur réseau sur un espace de documents de
l’ENT : espace personnel, documents du groupe de travail, ou Documents de la Médiathèque.
Le contenu de l’espace peut alors être visualisé et accédé au travers d’une fenêtre
d’exploration de Windows, ce qui facilite notamment les manipulations de fichiers.
Pour mettre en place un lecteur de ce type, commencer par ouvrir l’explorateur Windows.
Dans la barre d’outils, cliquer sur Outils puis choisir l’option Connecter un lecteur réseau…
Cliquer alors sur le lien Se connecter à un site Web…
Il va suffire ensuite de suivre l’Assistant d’ajout d’emplacement de réseau, en cliquant sur le
bouton Suivant à chaque étape.
Référence pour l’administrateur 72
Au moment de choisir un emplacement réseau personnalisé :
Ouvrir l’ENT dans un navigateur Web en parallèle, se rendre dans l’espace de documents sur
lequel on souhaite relier un lecteur réseau (ici, un espace de documents personnels).
Récupérer alors le début de l’adresse Web, tout ce qui précède le mot Forms :
Copier ce début d’adresse, et le coller dans le champ de saisie Adresse réseau de l’assistant :
Référence pour l’administrateur 73
La connexion s’établit alors avec l’ENT. L’opération peut prendre plusieurs minutes, et le
système va demander une nouvelle authentification :
Pour s’authentifier, utiliser son nom d’utilisateur ENT (login), précédé de : itop-ent \
(comme dans l’exemple ci-dessus pour l’utilisateur sandra.barraud)
Une fois la connexion établie, il ne reste plus qu’à donner un nom au raccourci :
En cliquant sur Suivant, le connecteur sera créé, et disponible sur le poste de travail.
Il est possible de faire en sorte que ce lecteur réseau soit disponible à chaque future ouverture
de session de l’utilisateur, en cochant bien la case Se reconnecter à l’ouverture de session
proposée à la première étape par l’assistant d’ajout d’emplacement réseau.
Référence pour l’administrateur 74
20. Mon profil : options et informations personnelles
a) Mon profil : Infos personnelles
Le formulaire des informations personnelles permet de compléter son profil, en donnant des
renseignements qui permettront de se présenter aux autres utilisateurs de l’ENT.
Le profil d’un utilisateur est consultable lorsque son nom apparaît dans l’ENT, lorsqu’il
contribue dans un espace d’information, d’échange ou de partage de documents par exemple.
Il permet notamment d’afficher une photo, qui apparaîtra dans les forums : l’image doit être
en jpg, gif ou png. Le format 61x77 est recommandé pour éviter les déformations
Référence pour l’administrateur 75
b) Mon profil : Mes alertes
L’option « Mes alertes » permet à l’utilisateur d’accéder à la liste des notifications qu’il a mis
en place (voir la section « Circulation générale / Notifications et alertes »). Dans cet espace, il
a la possibilité de modifier ses alertes ou d’en supprimer.
c) Mon profil : Mot de passe
Cette option permet à l’utilisateur de modifier lui-même son mot de passe. Pour maintenir un
niveau minimal de sécurité (exigé par les recommandations du SDET), des règles sont
imposées sur le choix du mot de passe. Elles sont rappelées à l’utilisateur dans un message
préalable, et sont explicitées à nouveau s’il propose un nouveau mot de passe non conforme.
Le mot de passe doit notamment être différent de l’identifiant de l’utilisateur : il n’est donc
pas possible de réutiliser son nom ou son prénom qui en seraient trop proches.
Par mesure de sécurité, pour éviter notamment qu’un utilisateur change le mot de passe d’un
autre à son insu pendant qu’il s’absente de son poste de travail, l’ancien mot de passe doit être
reprécisé en même temps qu’on saisit le nouveau mot de passe (deux fois, pour éviter toute
faute de frappe puisque la saisie se déroule à l’aveugle).
Remarque : le nouveau mot de passe n’est connu que de l’utilisateur, aucune notification
n’est envoyée à l’administrateur, ni aucun mail de confirmation à l’utilisateur lui-même.
S’il perd ce mot de passe, l’utilisateur n’a donc pas de moyen de le retrouver : il doit
demander à l’administrateur d’établissement de lui en générer un nouveau aléatoirement.
Référence pour l’administrateur 76
21. L’éditeur de texte enrichi (forums, panneaux d’information…)
Cet outil permet de saisir un texte et de le
mettre en forme. Il est utilisé dans les
espaces de saisie d’information (panneau
d’affichage, zone d’information du CDI et
des groupes de travail) ainsi que dans les
forums de discussion.
Passage en plein écran (pour faciliter la saisie)
Défaire / Refaire les dernières actions
Vérificateur orthographique
Couper / Copier / Coller du contenu (on retrouve toutes ces options dans un menu contextuel)
Impression du contenu
Coller à partir d’un éditeur bureautique en supprimant la mise en forme, pour ne garder que le texte.
Recherche / remplacement de texte dans le contenu
Supprimer le format sur le texte sélectionné (la flèche permet de choisir le type de format : style, police…)
Insertion d’un lien ou transformation d’un texte en lien
Insertion d’une image depuis l’ENT Définition de zones réactives (liens) sur une image
Sélection de tout le texte
Transformation en exposant ou en indice
Insertion d’une ligne horizontale
Transformation du texte en minuscule ou majuscule
Basculement mode saisie / mode HTML
Insertion de la date ou de l’heure courante
Insertion d’un tableau, et options d’édition du tableau (insérer/supprimer des éléments, diviser une cellule, combiner des cellules)
Mise en forme du texte (gras, italique, souligné, barré)
Mise en forme des paragraphes (l’option barrée permet de supprimer l’alignement)
Sélection de la police (27 sont disponibles)
Insertion d’un symbole
Référence pour l’administrateur 77
III. Fonctions d’administration de l’ENT
1. Rôle et tâches de l’administrateur ENT NetEcole
Démarrage de l’ENT : Tâches de configuration
Préparation des données en amont (fichiers transmis au support) pour créer les comptes :
Soit création et mise à jour via une extraction de Bases Eleves (à chaque rentrée scolaire)
Soit création et mise à jour via un simple fichier Excel (à chaque rentrée scolaire)
Mise en place de connecteurs éventuels
o Sur les applications de vie scolaire (GIBII, Melia…)
o Sur les logiciels de ressources numériques (lesite.tv, manuels numériques, Maxicours…)
Paramétrage initial des modules intégrés
o Déclaration de ressources dans le logiciel de gestion de ressources
o Paramétrage des référentiels dans le module Gestion des Evaluations (et Suivi B2i)
o Paramétrage du calendrier de l’école dans le module Gestion des absences
o Paramétrage du calendrier de l’établissement dans le cahier de leçons
Personnalisation de l’ENT pour l’établissement
o Informations et image du bandeau supérieur
o Personnalisation éventuelle des droits par profil
o Personnalisation éventuelle du menu de l’ENT, désactivation des modules inutiles
Démarrage de l’ENT : Distribution des codes d’accès aux utilisateurs
Récupération des codes d’accès générés automatiquement par la plateforme
Vérification des codes créés, traitements éventuels (regénération de mots de passe…)
Impression ou publipostage de la liste des codes d’accès et distribution aux utilisateurs
Gestion de l’ENT au quotidien, en cours d’année scolaire
Gestion des comptes
o En cas de nouveaux arrivants, demande de codes d’accès et récupération
o Re-génération de mots de passe si nécessaire
Vie de l’ENT
o Support technique de niveau 1 (information des utilisateurs, assistance, personnalisations)
o Relais dans l’établissement des informations du support (nouveautés, indisponibilités…)
o Accès aux statistiques d’utilisation de l’ENT dans l’établissement
o Supervision des groupes de travail, demandes de création de groupes inter-établissements
Tâches d’administration en fin d’année scolaire
Suppression des groupes de travail inutiles pour l’année suivante
Archivage des cahiers de leçons de l’année antérieure (si module utilisé)
Référence pour l’administrateur 78
2. Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves
Lors de la création d’un établissement, les comptes utilisateurs sont générés ou mis à jour par
le support NetEcole à partir des fichiers qui lui sont communiqués.
Deux éléments vont être distingués :
- Les mises à jour des écoles (paragraphe 1)
- La mise à jour de l’ENT de Circonscription (paragraphe 2)
On conseille dans les deux cas d’être attentif aux recommandations du paragraphe 3.
1. Mise à jour des écoles
La mise à jour d’une école va être constituée de trois fichiers : - Une extraction Base Elèves des élèves
- Une extraction Base Elèves des parents
- Un fichier Excel avec les informations pour le personnel d’éducation de toutes les écoles
1. L’extraction Base Elèves des élèves
Afin de garantir le bon fonctionnement de la mise à jour, il est nécessaire que le fichier
respecte les conditions suivantes.
- Les différentes colonnes ne doivent pas contenir de caractères spéciaux (& , ; « ‘ / …)
- La date de naissance doit être valide
- Les colonnes doivent rigoureusement être les suivantes :
o Nom Elève
o Nom d’usage Elève
o Prénom Elève
o Date naissance
o Sexe
o Adresse1
o Cp1
o Commune1
o Pays1
o Adresse2
o Cp2
o Commune2
o Pays2
o Cycle
o Niveau
o Classe
o Attestation fournie
o Autorisations associations
o Autorisations photos
o Décision de passage
Une mauvaise saisie de tous ces paramètre peut amener à un dysfonctionnement de l’ENT ou
bien à un compte crée avec de mauvaises valeurs.
Pour les mises à jour, les données des champs « Nom », « Prénom » et « Date naissance »
doivent être rigoureusement les mêmes que les données présentes dans l’ENT.
Référence pour l’administrateur 79
2. L’extraction Base Elèves des parents
Afin de garantir le bon fonctionnement de la mise à jour, il est nécessaire que le fichier
respecte les conditions suivantes.
- Les colonnes doivent rigoureusement être les suivantes :
o Civilité Responsable
o Nom Usage responsable
o Nom Responsable
o Prénom Responsable
o Adresse Responsable
o CP Responsable
o Commune Responsable
o Pays
o Courriel
o Téléphone domicile
o Téléphone travail
o Numéro de poste
o Nom d’usage d’enfant
o Nom de famille enfant
o Prénom enfant
o Classes enfants
o Nom d’usage enfant
o Nom de famille enfant
o Prénom enfant
o Classes enfants
3. Le fichier Excel du personnel d’éducation
Le fichier Excel du personnel d’éducation contient tout le personnel d’éducation de toutes les
écoles. Ceci permettra de réaliser les liaisons multi-établissements pour les enseignants
notamment. Attention, ce fichier ne doit pas contenir le personnel devant être présent dans la
circonscription.
(se référer au fichier fourni par le support)
Voici un descriptif des champs présents dans ce fichier pour chaque profil.
Personnel Administratif
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
Référence pour l’administrateur 80
Personnel Non Enseignant
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
Enseignants
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Classe : Classe de l’enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l’utilisateur n’est rattaché qu’à
un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe
doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l’enseignant appartient à
plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
EnseignantsVacataires
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Classe : Classe de l’enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l’utilisateur n’est rattaché qu’à
un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe
doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l’enseignant appartient à
plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
Directions
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Ne pas renseigner de date
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
Eleves
Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la
possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel.
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Classe : Classe de l’utilisateur de la forme : Nom de la classe. Attention, le libellé de la classe doit être
rigoureusement identique au libellé de la classe des enseignants.
Référence pour l’administrateur 81
o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
Parents
Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la
possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel.
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
2. Mise à jour de la circonscription
La mise à jour de la circonscription s’effectue au travers d’un seul fichier Excel.
(se référer au fichier fourni par le support)
Voici le détail des onglets et des champs de ce fichier.
Personnel Administratif
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
Personnel Non Enseignant
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
Référence pour l’administrateur 82
Enseignants
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Classe : Classe de l’enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l’utilisateur n’est rattaché qu’à
un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe
doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l’enseignant appartient à
plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
EnseignantsVacataires
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Classe : Classe de l’enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l’utilisateur n’est rattaché qu’à
un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe
doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l’enseignant appartient à
plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
Directions
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
Eleves
Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la
possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel.
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Classe : Classe de l’utilisateur de la forme : Nom de la classe. Attention, le libellé de la classe doit être
rigoureusement identique au libellé de la classe des enseignants.
o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
Référence pour l’administrateur 83
Parents
Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la
possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel.
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)
Inspecteurs
Les utilisateurs saisis dans cette rubrique seront automatiquement transformés en personnel de
Direction dans un premier temps. Les comptes seront multi-établissements avec toutes les
écoles.
o Nom : Nom de l’utilisateur
o Prénom : Prénom de l’utilisateur
o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA
o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F
o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.
o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents.
o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs
séparées par un $ : 0061254A$0062563M)
3. Recommandations
Les classes saisis au niveau du fichier PersEducNat doivent être rigoureusement les mêmes avec celles
des écoles.
Les champs « Nom », « Prénom » et « Date naissance » doivent être identiques avec les valeurs de
l’ENT pour que la mise à jour fonctionne
Ne pas utiliser la ponctuation « point virgule » dans les champs de Base Elèves. Au moment de
l’exportation, le « point virgule » permet la séparation des différents champs.
Commentaires
- Tous les enseignants créés au niveau des écoles seront multi-établissements l’ENT de Circonscription.
- Tous les fichiers non conformes aux spécifications et aux recommandations ne pourront être traités
convenablement.
- Les profils suivants créés au niveau des écoles ne peuvent être multi-établissements :
o Personnel Administration
o Direction
o Personnel Non Enseignant o Elèves
o Parents
- Les profils suivants créés au niveau des écoles peuvent être multi-établissements : o Enseignants o EnseignantsVacataires
- Au niveau de l’ENT de circonscription, les inspecteurs sont automatiquement rattachés au profil
Direction.
Référence pour l’administrateur 84
3. Création initiale des comptes via un simple fichier Excel
Fonctionnalités du module pour chaque profil
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Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur (sauf prof. et élève) X
Modification d'un compte X
Suppression d'un compte X
Régénération de mot de passe X
Gestion des matières X
Lors de la création d’un établissement, les comptes utilisateurs sont générés
automatiquement par NetEcole à partir des fichiers Excel qui nous sont communiqués.
Remarque : prochainement les comptes élèves et parents pourront être importés directement et
de manière automatique depuis le logiciel national Base Eleve renseigné par les écoles.
(1) Création initiale des comptes pour l’établissement
Attention : les fichiers doivent être complétés avec rigueur pour que les procédures
automatisées de création de comptes fonctionnent. En particulier, il s’agit d’être attentif aux
noms donnés aux groupes d’élèves (qui doivent être les mêmes côté élèves et côtés
enseignants, au caractère près). Par ailleurs, les groupes d’élèves ne doivent pas être vides,
faute de quoi ils ne pourront pas être pris en compte.
Format des fichiers Excel pour la création initiale des bases
Le fichier comporte un onglet par profil, listant l’ensemble des comptes à créer.
Référence pour l’administrateur 85
Colonnes pour le profil Enseignants
Colonnes pour le profil Eleves : la Classe doit figurer parmi celles listées chez les enseignants
Colonnes pour le profil Parents : la Famille doit être identique avec celle saisie pour l’enfant
Colonnes pour les profils Personnels Administratifs, Personnels Non enseignants, Direction
Création initiale des comptes et génération des mots de passe
La procédure standard pour la création initiale de comptes dans l’ENT est la suivante : La création des comptes est lancée à partir des fichiers Excel fournis par la collectivité ou le rectorat
Les comptes générés (avec leurs codes d’accès et mots de passes générés automatiquement) sont
communiqués à l’administrateur d’établissement sous la forme d’un export au format Excel CSV, placé
dans son dossier documents de l’administrateur.
C’est à l’administrateur d’établissement de redistribuer ensuite leurs codes d’accès aux utilisateurs.
Concernant les mots de passe :
Les mots de passe générés automatiquement sont conformes aux niveaux de sécurités recommandés.
En cas de perte d’un mot de passe, l’administrateur dispose de la possibilité de regénérer un mot de
passe pour un compte donné, qui est aussitôt envoyé à l’administrateur par e-mail. Attention : ne pas le
communiquer à l’utilisateur par e-mail car sans mot de passe, il ne peut pas accéder à ses e-mails.
Chaque utilisateur dispose de la possibilité de changer lui-même son mot de passe, dans son profil.
(2) Mise à jour et création de nouveaux comptes avec le module administrateur
Référence pour l’administrateur 86
4. Comptes et mots de passe : gestion au quotidien
L’outil de Gestion des utilisateurs permet :
de rechercher un compte existant (ou un ensemble de comptes) en fonction
de son profil et/ou de son appartenance à une classe ou à un groupe, en
spécifiant les premières lettres de son nom.
pour les comptes existants, de regénérer un mot de passe, ou de modifier
leurs données, ainsi que de saisir les mouvements à la fin de chaque année
scolaire.
les comptes peuvent également être désactivés (les utilisateurs ne peuvent
alors plus se connecter, mais leur compte reste intact et leurs données sont
conservées), ou réactivés.
Et dans certains projets ENT seulement, de créer un nouveau compte (voir
les règles au paragraphe suivant)
Données saisies dans un compte (ici un compte d’enseignant) :
Référence pour l’administrateur 87
Règles importantes pour la création de comptes avec l’outil administrateur :
Attention : dans certains projets (exemple : ENT NetEcole de la Somme)
la création de comptes n’est pas possible directement par
l’établissement (à demander auprès de l’Inspection Académique).
Lorsque la création est possible au niveau de l’administrateur ENT de l’établissement :
Le traitement de création d’un nouveau compte n’est pas instantané. Dans un premier temps, les traitements de création sont en mode semi-
automatique. NetEcole contrôle les demandes de création de comptes faites
jusqu’à 8:00 du matin un jour J et lance les traitements manuellement afin
de mettre à disposition les fichiers contenant les nouveaux comptes
utilisateur dans le dossier « documents de l’administrateur d’établissement »
dans le courant de la journée J. À terme, l’ensemble des traitements seront
automatisés, les créations demandées un jour J dans le module
administrateur seront effectives dans l’ENT avec les fichiers déposés dans
les documents de l’administrateur à J+1.
Les demandes de nouveaux comptes utilisateurs restent accessibles dans
le module d’Administration, menu « Nouveaux utilisateurs » jusqu’aux
traitements de création dans l’ENT. Cela permet de supprimer (la
modification n’est pas possible) un compte qui aurait été mal crée, avant que
ne se déroulent les traitements. A l’issue des traitements, la liste est vidée.
Aucun mail n’est envoyé pour informer de la création des comptes.
Cependant, l’administrateur peut mettre en place une alerte sur son dossier
« documents de l’administrateur », et recevoir un email à chaque dépôt de
fichiers dans ce dossier, pour être averti de la disponibilité des nouveaux
comptes après le traitement automatique de création.
Les comptes parents ne peuvent pas être crées avant leurs enfants : au
moins un des enfants d’un parent doit déjà avoir été créé dans l’ENT (et fait
l’objet du traitement automatique) pour qu’un compte parent correspondant
puisse être créé et associé à l’enfant. Cela signifie donc que la création des
parents ne peut être faite en même temps que l’on crée le premier de leurs
enfants : il s’agit de créer le premier enfant d’une famille le jour J, attendre
qu’il soit disponible dans l’ENT (le fichier Excel contenant son compte étant
disponible dans les documents de l’administrateur), et il sera alors possible
de créer les parents de cet enfant au jour J+1.
Les comptes parents créés doivent tous être rattachés à des élèves.
Il n’y a pas de fichier généré à vide lorsqu’aucun compte n’est à créer.
Il n’est pas possible de créer plus de 2 parents pour un compte élève. (attention, les demandes non traitées ne sont pas forcément signalées)
Référence pour l’administrateur 88
3. Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports
Lorsqu’une liste d’utilisateurs est affichée, la fonction « Export » permet d’obtenir un export
des données affichées au format .CSV. Le fichier généré peut être ouvert directement ou
enregistré sur le poste local. Dans tous les cas, les données exportées sont uniquement celles à
l’écran (nom, prénom, e-mail, profil et statut), cette fonction ne permet pas de retrouver la
liste des codes d’accès.
La fonction « Traitements » permet de lancer des tâches sur un ensemble d’utilisateurs ayant
le même profil :
- Exportation au format CSV : un fichier contenant la liste des utilisateurs
est généré instantanément et déposé dans le dossier de l’administrateur.
- Regénérer les mots de passe (par exemple, pour couper l’accès au
service avant la rentrée scolaire) : un fichier contenant les nouveaux
codes d’accès est déposé dans le dossier de l’administrateur après
quelques minutes de traitement (5 à 10 minutes au maximum). Il suffit
de sélectionner l’action, le profil, et de cliquer sur Traiter cette action.
Référence pour l’administrateur 89
4. Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau
Dans le menu accessible à l’administrateur d’établissement, la
fonction de ‘‘personnalisation du bandeau’’ est accessible dans
l’option « Gérer l’établissement » du module « Administration ».
Cette fonctionnalité permet de modifier le bandeau qui identifie l’établissement sur toutes les
pages de l’ENT. Différentes personnalisations sont disponibles : modifier le nom de
l’établissement dans le ‘‘fil d’Ariane’’ de navigation (option « libellé de navigation ») et
l’allure de la barre transversale supérieure (image de fond avec l’option « bandeau », et texte
éventuel à faire figurer dans le bandeau avec l’option « texte du bandeau »).
Référence pour l’administrateur 90
5. Paramétrage établissement : personnalisation du menu
Dans le menu accessible à l’administrateur d’établissement, la fonction de ‘‘personnalisation
du menu’’ est accessible dans l’option « Gérer le menu » du module « Administration ».
Elle permet d’agir sur toutes les options du menu : ordre dans lequel apparaissent les éléments,
activation ou désactivation, nom, icône associée, lien déclenché…
En cliquant sur une option dans « l’aperçu du menu », ses paramètres peuvent être redéfinis :
Dans le formulaire des propriétés sur la droite de l’écran, la description de chaque élément du
menu peut être modifiée : son intitulé, ainsi que sa description (qui apparaît sous forme
d’info-bulle lorsqu’on amène la souris sur l’élément dans le menu).
Un menu contextuel accessible par clic droit sur chaque élément du menu permet de le déplacer,
de le renommer ou de changer son icône
Éléments du menu de l’ENT (les propriétés de l’élément sélectionné apparaissent à droite)
Référence pour l’administrateur 91
Les icônes sont à choisir parmi une banque prédéfinie.
On peut ajouter des entrées de menu, qui peuvent pointer sur des pages internes du site de
l’ENT (par exemple, un groupe de travail important que l’on souhaite mettre en avant dans le
menu) ou bien sur des adresses externes.
Il est possible de désactiver les entrées du menu standard de l’ENT, mais attention : en cas de
désactivation, l’option n’apparaît plus pour aucun membre de l’ENT (seul l’administrateur
peut encore la retrouver dans son aperçu, grisée).
Si l’on souhaite désactiver une entrée standard du menu, uniquement pour certains profils
d’utilisateurs (par exemple, couper l’accès aux documents de l’établissement pour les élèves,
en faisant disparaître cette option de leurs menus), il convient de laisser l’entrée de menu
active dans cet outil, et d’utiliser l’autre module d’administration, intitulé « Gérer les droits »,
pour paramétrer les profils ayant droit à accéder à cette entrée et ceux pour lesquels elle ne
doit pas apparaître. En effet, l’activation / désactivation à ce niveau-ci vaut pour tous les
profils de l’ENT.
Si vous souhaitez que les modifications opérées soient bien appliquées, ne pas oublier de
cliquer sur le bouton ‘‘enregistrer les modifications’’ avant de quitter l’outil.
Restauration d’une version précédente du menu
L’outil est doté d’une fonction qui permet de revenir en arrière, soit à la dernière version du
menu avant l’enregistrement courant, soit à la version initiale (sauvegardée automatiquement
lors de la première modification du menu de l’établissement).
Référence pour l’administrateur 92
6. Paramétrage établissement : droits par profil sur l’ENT
La gestion des droits par profil sur chaque module de l’ENT est accessible dans l’option
« Gérer les droits » du module « Administration ».
Elle permet de spécifier les droits d’accès sur certains modules du menu de l’ENT, pour
chaque profil : en effet, il n’est pas possible de personnaliser les droits par utilisateur,
mais par profil d’utilisateur.
En cliquant sur chaque profil, on peut spécifier en regard ses droits d’accès sur certains
modules de l’ENT, sous la forme d’une série d’icônes activées ou désactivées.
Les icônes dégrisées indiquent les droits disponibles, les icônes grisées indiquent les droits
bloqués. Pour griser/dégriser une icône, il suffit de cliquer dessus.
Les modules concernés sont les espaces mutualisés (Vie de l’école, Médiathèque) et les
connecteurs d’application (comme Gibii, …).
Pour les application connectées, on spécifie simplement si le profil a accès à l’application
(qui apparaîtra donc ou pas dans son menu, selon que l’option est activée ou pas).
Pour les espaces mutualisés (Médiathèque, Vie de l’école…) on peut spécifier différents
droits qui correspondent aux droits classiques des utilisateurs sur les dossiers et les fichiers de
l’espace mutualisé : consultation, ajout, modification, suppression et approbation.
Le droit d’approbation permet de décider quels fichiers seront visibles : si un utilisateur
ajoute un fichier sans avoir le droit d’approbation, son fichier ne sera pas visible tant qu’un
utilisateur ayant le droit d’approbation ne l’aura pas validé, ce qui permet une modération.
Référence pour l’administrateur 93
7. Paramétrage des modules de vie scolaire intégrés de l’ENT
On l’a vu au fil de la revue des différents modules, l’administrateur dispose de possibilités de
paramétrage ou de fonctionnalités spécifiques, notamment pour les modules de vie scolaire
spécifiques ITOP qu’il pourra retrouver dans son menu personnalisé :
Vie Scolaire / Gestion des ressources : administration des ressources, et affectation
de personnels au suivi des ressources
Vie scolaire / Gestion des évaluations, des absences, du B2i
Vie scolaire / Cahier de leçons : paramétrage, archivage en fin d’année scolaire
Mes activités / Groupes de travail : création, supervision, administration
(paramétrage, gestion des membres et des rôles) et suppression sur tous les groupes.
Pour plus d’information sur ces fonctionnalités, se reporter aux paragraphes des modules
concernés. Pour certains modules, des documentations complètes spécifiques existent.
8. Module de statistiques de l’ENT
L’administrateur peut accéder à un module de consultation de statistiques d’utilisation de
l’ENT de son établissement, grâce à l’option « Statistiques » du menu « Administration ».
Dans certains cas (pour les administrateurs d’un rectorat, ou inscrits dans plusieurs
établissements) les statistiques peuvent porter sur plusieurs établissements.
L’administrateur doit d’abord spécifier la période sur
laquelle portera l’étude statistique. Le choix d’une période
« personnalisée » permet de spécifier une date de début et
une date de fin dans l’année scolaire en cours.
Une fois complétés les choix (obligatoires) de la période et de l’établissement,
l’administrateur peut choisir sur quels modules et quels profils de l’ENT portera le rapport
statistique. Par « Modules », on entend les grands domaines d’application de l’ENT.
Référence pour l’administrateur 94
Les « sous modules » correspondent aux sous-
options disponibles dans chacune des grandes
options ouvrables du menu de l’ENT.
Il est ainsi possible de procéder à une analyse
assez fine de l’usage de chacune des
fonctionnalités de l’ENT dans l’établissement.
Après quelques secondes de calcul (la durée exacte dépendant de la longueur de la période
demandée, et du nombre de modules et de profils souhaités), le rapport statistique apparaît. Il
est composé de différents tableaux et graphiques permettant de comparer les données sur les
modules et profils choisis, pour la période donnée.
Nombre de consultations Consultations par profil et par heure
Nombre d’accès à l’ENT en fonction du profil et de l’heure de connexion
Référence pour l’administrateur 95
Remarque sur le paramétrage : la page d’accueil de l’ENT est considérée comme un
module. La consultation de cette page étant systématique à chaque connexion d’utilisateur,
son nombre de visites donne une bonne idée de la fréquentation de l’ENT. Toutefois, pour
rendre plus significative l’étude comparée de la fréquentation des différents modules, on peut
conseiller d’exclure cette page d’accueil dont les résultats écrasent en général tous les autres.
En outre, d’autres résultats plus génériques sont inclus en fin de rapport :
- Le top 5 des modules les plus visités,
- Le top 5 des modules les moins visités,
- L’usage des différents modules de l’ENT sur les 13 derniers mois.
Référence pour l’administrateur 96
IV. Documentation disponible pour l’administrateur Documents pouvant être utilisés lors la création de l’établissement (selon le projet ENT)
Documents délivrés au départ : la fiche d’information et le « guide d’installation » (en fait, un guide décrivant le processus de création de l’ENT). Les tableaux des droits et des modules permettent à l’administrateur de spécifier la configuration du futur ENT de l’établissement.
Cette série de documents concerne surtout les recommandations à suivre pour la saisie des données Sconet, pour permettre la construction initiale de la base des utilisateurs de l’ENT dans les meilleures conditions possibles. Elle n’est pas utile dans le cas d’un établissement qui ne tire pas ses données de l’annuaire fédérateur ou de Sconet.
Documents délivrés pour la mise en place de connecteurs d’applications (selon les besoins)
Documents délivrés lors de l’ouverture du site ENT de l’établissement
Le « compte administrateur » donne l’URL du site de l’établissement, et le code d’accès de l’administrateur. Le document de référence administrateur est le présent document. Il est délivré lors de l’ouverture de l’ENT ou de la formation de l’administrateur.
Documents techniques de procédure, délivrés par le support ITOP au fil des besoins
(…)
Référence pour l’administrateur – Annexe I : connecteur GIBII 97
Annexe I. Droits par défaut pour chaque profil
Fonctionnalités accessibles pour les profils les plus
courants de l’ENT
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Agenda personnel
Consultation X X * X X X X
Gestion X X * X X X X
Messagerie
Envoi/Réception de messages internes à l'établissement X X * X X X X
Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X X * X X X X
Annuaire établissement
Consultation X * X X X X
Recherche X * X X X X
Carnet d'adresses personnel
Consultation X X * X X X X
Gestion X X * X X X X
Gestion des tâches personnelles
Consultation X X * X X X X
Gestion X * X X X X
Cahier de leçons (option)
Consultation X X X X X
Gestion X X
Outils de vie scolaire (options) : B2i, évaluations, absences
Configuration des paramétrages
X
X X
Consultation X X X X X
Saisie X (1) X X
Gestion de ressources
Administration des ressources X X X
Réservation de ressources X X X X X
Suivi des ressources X X X X
Sites collaboratifs / Groupes de travail
Création des groupes X
X
Gestion des groupes X
X
Suppression des groupes
X
Participation aux groupes X X X X X X X
* = en option (1) = Autoévaluation, dans le module de suivi du B2I intégré
Référence pour l’administrateur – Annexe I : connecteur GIBII 98
Fonctionnalités accessibles pour les profils les plus
courants de l’ENT (suite)
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Documents personnels
Consultation (de ses documents) X X X X X X
Gestion (de ses documents) X X X X X X
Agenda BCD (Médiathèque)
Consultation X X X X X X
Gestion X X X
Informations BCD (Médiathèque)
Consultation X X X X X X
Gestion X X
Liens Web BCD (Médiathèque)
Consultation X X X X
Gestion X
X
Fichiers BCD (Médiathèque)
Consultation X X X X X X
Gestion X X
Images BCD (Médiathèque)
Consultation X X X X X X
Gestion X X
Ressources (Médiathèque) X X X X X
Tableau d'affichage de l’école
Consultation X X X X X X X
Gestion
X X
Documents de l'établissement
Consultation X X X X X X X
Gestion X X
Liens de l'établissement
Consultation X X X X X X X
Gestion X X
Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur X
Modification d'un compte X
Suppression d'un compte X
Régénération de mot de passe X
Gestion des matières X
Modification du mot de passe X X X X X X X
Boite à Outils
Consultation X X X X X X X
Gestion X
Logiciel de dessin X X X X X X
Logiciel de retouche photo X X X X X X
Calculatrice X X X X X X