HRVATSKI OLIMPIJSKI ODBOR Unutarnja revizija
Zagreb, 16. lipnja 2017.
Ur. broj: 362/17
REVIZORSKO IZVIJEŠĆE
Naziv revizije: REVIZIJA NAMJENSKOG KORIŠTENJA SREDSTAVA U HRVATSKOM BICIKLISTIČKOM SAVEZU
K O N AČ N O
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
2
S A D R Ž A J
1. UPRAVLJAČKI SAŽETAK 3
2. UVOD 9
2.1. Djelokrug rada 9
2.1.1. Ciljevi revizije 9
2.1.2. Poslovni cilj procesa 9
2.1.3. Kontrolni ciljevi 9
2.1.4. Rizici 9
2.2. Opseg revizije 9
2.3. Metodologija rada revizije 10
2.4. Revidirani subjekt 10
2.5. Intervjuirane osobe 10
2.6. Zakonski akti i interni akti HOO–a koji reguliraju revidirani proces 10
2.7. Revizorski tim 12
3. OPIS PROCESA 12
4. NALAZI, STRUČNO REVIZORSKO MIŠLJENJE I PREPORUKE 15
5. ZAKLJUČAK 25
6. DODATCI
6.1. Uvodna izjava (C - 200)
6.2 Plan provedbe preporuka (C- 600)
6.3. Ostala relevantna dokumentacija
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
3
1. UPRAVLJAČKI SAŽETAK Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu (dalje u
tekstu: HBS), provedena je paralelno u Hrvatskom olimpijskom odboru (dalje u tekstu:
HOO) i u HBS-u, temeljem Godišnjeg plana Unutarnje revizije kojeg je donio Nadzorni
odbor HOO-a i koji je dostavljen na znanje Vijeću HOO-a. Cilj revizije je bio pregledati
dokumentaciju i dati stručno revizijsko mišljenje o adekvatnosti, primjeni i djelotvornosti
sustava unutarnjih kontrola, kojeg je uspostavilo rukovodstvo HOO-a i HBS-a nadležno
za ovaj proces, te dati preporuke za poboljšanje dijelova procesa u kojima je utvrđena
neadekvatnost, nepouzdanost, neučinkovitost ili čak nepostojanje unutarnjih kontrola.
Revizija je obavljena u razdoblju od 12. travnja do 16. lipnja 2017. godine uvažavajući
međunarodne revizijske standarde za unutarnju reviziju kao i propise i smjernice koje
uređuju unutarnju reviziju u Republici Hrvatskoj. Revizijom su obuhvaćeni programi
HOO-a, a koji su za HBS planirani i realizirani u financijskom planu HOO-a za 2016.
godinu.
Po izvršenom pregledu, mišljenje revizije je da sustav unutarnjih kontrola u procesu
namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, funkcionira na zadovoljavajućoj razini u
unutarnjim kontrolama koje se odnose na namjensko korištenje sredstava za
administrativne naknade koje se odnose na sredstva za plaće radnika zaposlenih u NBS-
u.
Međutim u nekim dijelovima procesa, sustav unutarnjih kontrola je zadovoljavajući uz
stanovite nedostatke (unutarnje kontrole koje se odnose na prilaganje vjerodostojnih
dokumenata uz obračun putnih naloga, sadržaj putnog naloga, unutarnje kontrole koje
se odnose na propisno potpisivanje dokumentacije na poleđini računa i dr.), a na što
ukazuju sljedeći ključni nalazi:
Nalaz 1.1.
U članku 17. stavak 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih
organizacija propisano je da se knjiženje i evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim
knjigama temelji na vjerodostojnim, istinitim, urednim i prethodno kontroliranim
knjigovodstvenim ispravama.
U članku 1. Upute propisano je da se redovni programi HOO odnose se na određene
programske namjene (programske aktivnosti) NSS-a i to: za pripreme i natjecanja,
materijalne troškove, naknade za administrativne poslove NSS-a te članarine i sjednice
međunarodnih športskih asocijacija. Sredstva se osiguravaju u proračunu HOO-a,
sukladno važećim pravilima i kriterijima i iskazuju se analitički za svaki NSS.
HBS je u 2016. godini bio korisnik programskih aktivnosti redovnog programa i
Olimpijskog programa HOO-a. Način realizacije programskih aktivnosti i programske
namjene i njihove prenamjene propisani su u internim aktima HOO-a (Uputa za
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
4
financijsku realizaciju programa u proračunu HOO-a u kojima participiraju NSS-i i drugi
interni akti navedeni u točki 2.6. ove Revizije – Zakonski akti i interni akti koji reguliraju
revidirani proces). Prije realizacije programske aktivnosti, obavlja se niz unutarnjih
kontrola. Tako kontrolu najprije obavljaju radnici HBS-a, a zatim i radnici HOO-a (opisano
i u poglavlju 3. ove Revizije - Opis procesa).
Međutim, Revizijom je utvrđeno da se uz pojedine isprave (dokumentacija za obračun
putnih naloga), koje je HBS dostavio u HOO radi realizacije sredstava za programske
aktivnosti (pripreme, natjecanja i dr.), ne prilaže vjerodostojna dokumentacija. Naime,
utvrđeno je da uz neke obračune putnih naloga nisu priloženi propisani vjerodostojni
dokumenti kojima se dokazuju izdatci navedeni na putnom obračunu (cestarine, vinjete i
dr.). Osobama navedenim na putnom nalogu (sportaš, izbornik i dr.) u pojedinim
slučajevima isplaćeni su neoporezivi troškovi od 2 kn po prijeđenom kilometru, a da uz
putni nalog nije priložen niti jedan vjerodostojan dokument, odnosno dokaz da se
navedenim automobilom putovalo u mjesto koje je navedeno na putnome nalogu (npr.
putni nalog za tuzemstvo br. 30) - detaljnije objašnjeno u Nalazu 2.2. ove Revizije. Osim
što je podnošenje na obračun putnih troškova bez vjerodostojne dokumentacije
suprotno proceduri HOO-a i pozitivnim propisima RH, na taj način onemogućeno je
kontrolirati i utvrditi jesu li sportaši na pripreme i natjecanja putovali automobilom koji
je naveden u putnom nalogu, a što nije u skladu s odredbama članka 17. stavak 1.
Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na
vjerodostojnost knjigovodstvene isprave su zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.
Nalaz 2.1. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu – obvezni podatci
Nalog za službeno putovanje (putni nalog) je propisani službeni dokument pravne osobe
(tvrtke, udruge i sl.) koji prati radnika (ili osobu koju je neprofitna organizacija uputila na
službeno putovanje).
U članku 14. stavak 2. Pravilnika o porezu na dohodak (dalje u tekstu: Pravilnik)
propisano je da neovisno u kojem obliku se izdaje, putni nalog (za tuzemstvo) kao
vjerodostojna isprava sadrži osobito slijedeće podatke: datum izdavanja, ime i prezime
osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrha
putovanja, vrijeme trajanja putovanja (vrijeme polaska i povratka), podatke o
prijevoznom sredstvu kojim se putuje, a ako se putuje osobnim automobilom (službenim
ili privatnim) potrebno je navesti: marku i registarsku oznaku automobila, početno i
završno stanje brojila (kilometar/sat), pečat i potpis ovlaštene osobe, izviješće s puta,
obračun troškova i likvidacija obračuna.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
5
Ukoliko je osoba upućena na službeni put u inozemstvo, tada putni nalog osim podataka
propisanih u članku 14. stavak 2. Pravilnika, treba sadržavati i podatke propisane u
članku 3. Uredbe o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se korisnicima
državnog proračuna priznaje u materijalne troškove a to su: poslovi i zadatci koje radnik
obavlja, cilj putovanja, naziv države i mjesto u koje putuje, kategorija hotela u kojem će
boraviti, naznaku jesu li tijekom putovanja osigurani besplatni smještaj i hrana, uvjete
obračunavanja izdataka za službeno putovanje.
Revizijom je utvrđeno da HBS koristi dva različita obrasca putnog naloga, jedan za
tuzemstvo i jedan za inozemstvo, ali niti jedan korišteni obrazac ne sadrži sve propisane
podatke.
Napomena: Na državnoj razini nije izrađen formalni obrazac putnog naloga, već je samo
u navedenoj regulativi (članak 8. stavak 2. Pravilnika) propisno što obrazac putnog
naloga treba sadržavati.
Napomena: Naime, cca dva mjeseca prije početka obavljanja ove Revizije tj, 4. veljače
2017. godine stupio je na snagu novi Pravilnik o porezu na dohodak (u daljnjem tekstu:
Pravilnik) i koji u članku 8. stavak 2. jednoznačno propisuje sadržaj putnog naloga za
tuzemstvo i inozemstvo. Slijedom navedenoga, novi propisani obrazac putnog naloga
sadrži sve isto što je bilo propisano u članku 14. stavak 2. Pravilnika važećeg u 2016.
godini, s tim da putni nalog više ne mora imati pečat.
Revizija predlaže da radi pojednostavljenja procesa i praktičnosti izradi jedan univerzalni
obrazac putnog naloga koji će se koristiti za obračun putnih troškova (neovisno o tome
je li osoba upućena na put u tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke
koji su propisani u članku 8. stavak 2. važećeg Pravilnika, a koji je snazi od 4. veljače
2017. godine.
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole u ovom dijelu procesa su
zadovoljavajuće, uz stanovite nedostatke.
Nalaz 2.2. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu - obračun
U članku 14. stavak 2. Pravilnika propisano je da se izdaci za službena putovanja
(dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u
službene svrhe, troškovi noćenja i drugo) obračunavaju na temelju urednog i
vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi
podaci navedeni na putnom nalogu.
Napomena: uvjeti za neoporezivu nadoknadu troškova službenog putovanja i u
tuzemstvu i u inozemstvu sada su propisani u članku 7. Pravilnika od 4. veljače 2017.
godine.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
6
Revizijom je utvrđeno da obračuni putnih naloga u 2016. godini nisu obavljani u
potpunosti u skladu s odredbama tadašnje važeće regulative (članak 14. stavak 2.
Pravilnika):
� Za odlazak na jednu programsku aktivnost u inozemstvo HBS je u pravilu osobi
koja je bila vozač (privatnog ili službenog automobila) ispostavljao dva putna
naloga, jedan za tuzemstvo i jedan za inozemstvo sa dva različita broja. Slijedom
navedenoga, uz jedan putni nalog su prilagali sve inozemne račune, a uz drugi
sve tuzemne račune, zbog čega je bila onemogućena potpuna kontrola svih
dokumenta koja se odnose na jednu programsku aktivnost – službeni put.
Revizija predlaže da se osobi upućenoj na jedan put, odnosno jednu programsku
aktivnost (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvara samo jedan putni nalog i uz njega
se prilože svi vjerodostojni dokumenti (računi i sl.). Isto tako, osobi koja je
upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba privatnog
automobila u službene svrhe, smije se isplatiti naknade za uporabu privatnog
automobila u službene svrhe u iznosu do 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga
postoje svi vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.). Za većinu putnih naloga
kojima je odobrena uporaba privatnog automobila u službene svrhe u iznosu od
2 kn nije priložena nikakva vjerodostojna dokumentacija, a u nekim slučajevima
je priložena nepotpuna vjerodostojna dokumentacija.
� Osim navedenog, u putnim nalozima nisu popunjene sve propisane rubrike (npr.
putni nalog nema datuma izdavanja, svrhu puta i sl.), a u slučaju kada je HBS
izdavao dva putna naloga, u putnim nalozima su neusklađeni (različiti) podaci o
vremenu polaska na put i sl. Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu HBS ne
koristiti nazive funkcija osoba upućenih na programsku aktivnost, navedenih na
kraju unificiranog obrasca Programskog zahtijeva.
� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga je u nekom slučajevima
nepotpuna i nejasna, a isti podaci koje radnici HBS upisuju u Programski zahtjev i
putni nalog su neusklađeni. Tako na primjer, uz Programski zahtjev broj 28/16.
priložena su dva putna naloga otvorena na jednu osobu (jedan za tuzemstvo i
drugi za inozemstvo) i navedeno je da je vrijeme programske aktivnosti od 13. do
16. 8. 2016. godine. Za odlazak na programsku aktivnost osobi je odobreno
korištenje privatnog automobila u službene svrhe. Na putnom nalogu za
tuzemstvo piše da je osoba krenula na put 13. 8. 2016. u 6,00 h i vratila se 15. 8.
2016. u 22,30 h, a na putnom nalogu za inozemstvo piše da je vrijeme polaska
14. 8. 2016. godine u 6,15 h, a vrijeme povratka 15. 8. 2016. u 22,30 h (na
putnom nalogu za tuzemstvo vidljivo je da je datum polaska i vrijeme povratka
prepravljano). S obzirom da cestarina za odlazak na put nije priložena uz putni
nalog, već samo cestarina za povratak sa puta koja odgovara podacima iz putnog
naloga nije moguće utvrditi kada je osoba zaista upućena na put (uz svaki putni
nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog automobila potrebno je
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
7
priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne dokumente i za odlazak i za
povratak sa puta). Nadalje, uz putni nalog za tuzemstvo priložen je račun za dvije
osobe iz restorana u Donjoj Stubici sa datumom od 13. 8. 2016. godine u 22,16 h
i račun iz prodavaonice iz Velike Gorice sa datumom od 13.8. 2016. godine i
vremenom od 12,23 h, (a prema podacima iz putnog naloga osoba je krenula na
put 13. 8. 2016. godine u 6,00 h) te u navedeno vrijeme nije mogla biti niti u
Donjoj Stubici niti u Velikoj Gorici. Nadalje osobi kojoj je odobrena uporaba
privatnog automobila u službene svrhe je za uporabu privatnog automobila u
službene svrhe (za 3 dana) isplaćeno 3.034,00 kn te se postavlja pitanje
racionalnosti, jer je HBS za odlazak na jedno Europsko prvenstvo za najma
kombija platio 2.000,00 kn (za 5 dana). U slučaju odobrenja privatnog
automobila u službene svrhe, potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti
razloge odobrenja (npr. zbog hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno
mjesta za sve putnike, odnosno neki drugi razlog).
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole u ovom dijelu procesa su
zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.
Radi otklanjanja postojećih nedostatka u sustavu unutarnjih kontrola za proces
namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, te sprečavanje aktiviranja rizika koji bi ugrozili
ostvarivanje ciljeva procesa, predlažu se sljedeće ključne preporuke:
Preporuka 1.1. – Važnost preporuke 1) Preporuča se da radnici HBS-a u HOO radi realizacije sredstava za programske aktivnosti
(pripreme, natjecanja i dr.), prilažu vjerodostojne isprave kojima se dokazuju nastali
izdaci, navedeni na putnim nalozima (cestarine, vinjete i dr.) i tek s takvim prilozima tako
obračunate putne naloge dostavljaju u HOO.
Preporuka 2.1. (Važnost preporuke 1) Preporuča se izraditi jedan univerzalni obrazac putnog naloga koji će se koristiti za
obračun troškova službenih putovanja (neovisno o tome je li osoba upućena na put u
tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke koji su propisani u članku 8.
stavak 2. novog sada važećeg Pravilnika. Navedeno se preporuča iz razloga što je u
praksi čest slučaj da za jedno službeno putovanje u inozemstvo mogu nastati troškovi
koji su iskazani u kunama i devizama (npr. dnevnice, cestarina i sl.), pa je najpraktičnije
da se na jednome putnom nalogu iskažu svi nastali izdaci za službeno putovanje
neovisno o vrsti troškova i valuti/ma u kojoj su troškovi obračuni.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
8
Preporuka 2.2. (Važnost preporuke 1)
Preporuča se
� Osobi upućenoj na službeni put (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvarati samo jedan
putni nalog i uz njega prilagati svu vjerodostojnu dokumentaciju (računi i sl.), a
osobi koja je upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba
privatnog automobila u službene svrhe, dozvoljeno je prema pozitivnim
propisima RH isplatiti naknade za uporabu privatnog automobila u službene
svrhe u iznosu od 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga postoje svi
vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.)
� U putnim nalozima popunjavati sve propisane rubrike (npr. datuma izdavanja
putnog naloga, svrhu puta i sl.). Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu
koristiti nazive funkcija navedenih na kraju unificiranog obrasca Programskog
zahtijeva.
� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga mora biti potpuna,
usklađena na svim obrascima (programskom zahtjevu i putnom nalogu) i jasna.
Uz svaki putni nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog
automobila potrebno je priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne
dokumente i za odlazak i za povratak sa puta. Umjesto odobravanja uporabe
privatnog automobila u službene svrhe koristi racionalnije rješenje – najam
automobila. U slučaju odobrenja privatnog automobila u službene svrhe,
potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti razloge odobrenja (npr. zbog
hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno mjesta za sve putnike,
odnosno neki drugi razlog).
Detaljni nalazi, stručno revizorsko mišljenje i preporuke navedeni su u poglavlju 4. ove
Revizije. Preporuke su usuglašene s ovlaštenim osobama HBS-a i HOO-a koji su nadležni
za njihovu implementaciju sukladno Planu provedbe preporuka. Rukovodstvo je
predložene preporuke prihvatilo i obvezalo se da će iste i provesti u dogovorenim
rokovima.
Napomena: Nakon završetka Revizije, radnicima stručnih službi HOO-a i NSS-a koji
sudjeluju u procesu realizacije revidiranog procesa, kao i zakonskim zastupnicima HOO-a
i NSS-a, dostavlja se Nacrt revizorskog izviješća, a kako bi dali svoje pisano očitovanje na
tekst. Ukoliko netko od osoba koji su dobili Nacrt revizorskog izviješća, ne dostavi pisano
očitovanje u danom roku, smatra se da je suglasan sa tekstom Nacrta revizorskog
izviješća kao i danim nalazima i preporukama.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
9
2. UVOD 2.1. Djelokrug rada
2.1.1. Ciljevi revizije a) Pregledati i dati stručno mišljenje o adekvatnosti, primjeni i djelotvornosti
sustava unutarnjih kontrola koje je oblikovalo i uspostavilo poslovodstvo u
revidiranom procesu.
b) Dati preporuke za poboljšanja revidiranog procesa.
2.1.2. Poslovni cilj procesa
Poslovni cilj procesa namjenskog korištenja sredstava u HBS-u: Namjensko i zakonito
korištenje financijskih sredstava doznačenih od HOO-a HBS-u.
2.1.3. Kontrolni ciljevi Kontrolni ciljevi su podciljevi procesa koji se moraju ostvariti u svakoj od faza procesa
putem sustava unutarnjih kontrola, kako bi se ostvario poslovni cilj procesa. Za proces
namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, za sredstva iz Financijskog plana HOO-a
utvrđeni su sljedeći kontrolni ciljevi:
o osigurati da HBS namjenski koristi sredstva osigurana u financijskom planu HOO-
a
o osigurati korištenje sredstava u skladu sa zakonskim i internim regulatornim
okvirom
2.1.4. Rizici
Cilj revizije naveden pod točkom 2.1.1. vezan je uz davanje stručnog mišljenja o
adekvatnosti unutarnjih kontrola koje je potrebno poduzeti da bi se spriječilo ostvarenje
odnosno aktiviranje glavnih rizika. Za proces namjenskog korištenja sredstava u HBS-u
utvrđeni su sljedeći glavni rizici:
o sredstva se ne koriste u skladu s propisanom namjenom
o sredstva se ne koriste u skladu sa zakonskim i internim regulatornim okvirom
2.2. Opseg revizije Revizijom su obuhvaćeni programi HBS-a u 2016. godini, koji su realizirani iz sredstava
osiguranih u financijskom planu HOO-a. Opseg revizije je, nakon što je usuglašen i
dogovoren s radnicima HOO-a i HBS-a, zaduženima za realizaciju revidiranog procesa,
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
10
definiran i iskazan u dokumentu Uvodna izjava (obrazac). Uvodna izjava je izrađena na
početku revizije i dostavljena je HBS-u, glavnom tajniku HOO-a i radnicima HBS-a koji su
zaduženi za provođenje revidiranog procesa.
2.3. Metodologija rada revizije Radi postizanja potpunog razumijevanja procesa, a u svrhu ostvarivanja revizijskih
ciljeva, korištene su sljedeće metode revizije:
o analiza važećeg zakonskog i regulatornog okvira te postojeće prakse HOO-a;
o utvrđivanje postojećeg stanja u revidiranom procesu i evidentiranje istog;
o intervjuiranje ključnih radnika HOO-a i HBS–a zaduženih za odobravanje i
provođenje revidiranog procesa,
o identifikacija i procjena rizika u revidiranom procesu,
o ocjena postojećih unutarnjih kontrola u dijelu adekvatnosti te utvrđivanje da li
one funkcioniraju onako kako ih je rukovodstvo zamislilo i da li osiguravaju
postizanje ciljeva organizacije,
o testiranje funkcioniranja postojećih unutarnjih kontrola u cijelom procesu te
njihove pripadajuće popratne dokumentacije uključujući i računovodstvenu
dokumentaciju.
2.4. Revidirani subjekt
o HOO - Organizacijske jedinice:
• Tajništvo
• Ured za programe NSS-a
• Plan, analiza i nabava
• Pravni i zajednički poslovi
o Hrvatski biciklistički savez
2.5. Intervjuirane osobe
Za potrebe stjecanja potrebnih informacija i podataka vezanih uz revidirani proces
obavljeni su intervjui s radnicima na slijedećim poslovima i funkcijama:
HOO
o glavni tajnik HOO-a
o pomoćnik glavnog tajnika za NSS-e
o suradnica za programe NSS-a
o voditeljica plana, analize i nabave
HBS
o glavni tajnik HBS-a
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
11
o glavna tajnica HBS-a (1. svibnja 2017. godine bivšeg zakonskog zastupnika -
glavnog tajnika zamijenila je glavna tajnica)
2.6. Zakonski akti i interni akti HOO-a koji reguliraju revidirani proces
o Zakon o sportu
(Narodne novine 71/06, 150/08,124/10, 124/11, 86/12, 94/13, 85/15,
19/16-ispravak),
o Zakon o udrugama
(Narodne novine 74/14),
o Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija
(Narodne novine 121/14),
o Pravilnik o neprofitnom računovodstvu i računskom planu
(Narodne novine 1/15)
Pravilnik o izvještavanju u neprofitnom računovodstvu i Registru
neprofitnih organizacija
(Narodne novine 31/15)
o Pravilnik o sustavu financijskog upravljanja i kontrola te izradu i
izvršavanju financijskih planova neprofitnih organizacija
(Narodne novine 119/15),
o Zakon o porezu na dohodak
(Narodne novine 177/04 i 73/08, 80/10, 114/11 i 22/12 i 144/12, 125/13 i
143/14 i Uredba 136/15),
o Pravilnik o porezu na dohodak
(Narodne novine 95/05, 96/06, 68/07,146/08, 2/09, 9/09 - ispravak
146/09, 123/10, 137/11 i 61/12,79/13, 160/13 i 157/14 i 137/15),
o Zakon o radu (N.N. 93/14)
o Uredba o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se
korisnicima državnog proračuna priznaje u materijalne troškove
(N.N. broj 50/92, 73/93)
o Odluka o visini dnevnice za službena putovanja u inozemstvo za korisnike
državnog proračuna
(N.N. broj 8/06)
o Uputa za financijsku realizaciju programa u proračunu HOO-a, u kojima
participiraju NSS-i (siječanj 2013. godine),
o Uputa za financijsku realizaciju programa u financijskom planu HOO-a, u
kojima participiraju NSS-i (siječanj i ožujak 2017. godine),
o Pravilnik o kriterijima i mjerilima programiranja i financiranja javnih
potreba sporta državne razine (Skupština HOO-a, studeni 2013. godine)
o Pravila o kriterijima za sufinanciranje rada trenera (Vijeće HOO-a listopad
2012. godine)
o Projekt pripreme i sudjelovanje hrvatskih športaša na XXXI. Igrama
olimpijade Rio de Janeiro 2016. (Skupština HOO-a svibanj 2015. godine i
prosinac 2015. godine)
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
12
o Pravila za program potpore sportašima mlađih dobnih kategorija –
Razvojni program I – Pročišćeni tekst (Vijeće HOO, prosinac 2014. godine)
o Pravila za program potpore individualnih programa posebne skrbi o
mladima – Razvojni program II/1- Pročišćeni tekst (Vijeće HOO, prosinac
2014. godine)
o Pravila za program potpore posebne skrbi o mladima u ekipnim
sportovima – Razvojni program II/2 - Pročišćeni tekst (Vijeće HOO,
prosinac 2014. godine)
o Pravila za program potpore kvalitetnim sportašima – Razvojni program III
- Pročišćeni tekst (Vijeće HOO, prosinac 2014. godine)
o Drugi zakonski i ostali akti
2.7. Revizorski tim
Reviziju je obavila ovlaštena unutarnja revizorica Evica Obadić, uvažavajući
međunarodne revizijske standarde za unutarnju reviziju kao i propise i smjernice koje
uređuju unutarnju reviziju u Republici Hrvatskoj.
3. OPIS PROCESA Proces namjenskog korištenja sredstava u HBS-u odvija se u skladu s važećim propisima
navedenim pod točkom 2.6. ove Revizije. Za navedeni proces HOO nema zasebno
izrađenu pisanu ISO proceduru. Opis prakse namjenskog korištenja sredstava programa
HOO-a, a koji se za sve NSS-e (pa tako i za HBS) planiraju i realiziraju u financijskom
planu HOO-a, obavlja se na sljedeći način:
3.1. Nakon što Skupština HOO-a usvoji za tekuću godinu financijski plan HOO-a, u
kojem su osigurana sredstva za realizaciju programskih aktivnosti (redovni program,
olimpijski program, razvojni programi, program sufinanciranja rada trenera i drugi
programi), nacionalni sportski savezi (dalje u tekstu: NSS) pa tako i HBS, mogu početi
koristiti sredstva.
3.2. Način realizacije programskih aktivnosti, programske namjene te dopuštene
programske prenamjene, za svaku pojedinu programsku aktivnost, predviđene su i
propisane u internim aktima HOO-a donesenim od ovlaštenih tijela HOO-a (Uputa,
Pravilnik o kriterijima i mjerilima programiranja i financiranja javnih potreba sporta
državne razine i drugi interni akti).
3.3. Realizaciju programskih aktivnosti iz sredstava HOO-a iniciraju radnici NSS-a, pa
tako i HBS-a. Nakon što NSS zaprimi isprave (račun, putni nalog i sl.) od trenera,
sportaša ili drugih stručnih osoba, obavlja odgovarajuće kontrole isprava
(dokumenata). S ciljem namjenskog i zakonitog korištenja sredstava, u HBS-u moraju
prethodno obaviti provjeru dokumenata na način odnosi li se dokument (račun,
putni nalog i sl.) na odobrenu programsku namjenu i obavljenu uslugu, odgovara li
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
13
datum izdavanja isprave s vremenskim razdobljem u kojem je programska aktivnost
provedena i sl.). Nakon obavljene kontrole, vjerodostojnost, urednost i istinitost
isprava potvrđuju radnici HBS-a svojim potpisom na poleđini isprave, a isprave za
koje se utvrdi da nisu vjerodostojne odnosno da nisu u skladu s namjenom
propisanom internim ili zakonskim propisima, vraćaju se treneru, sportašu ili drugoj
stručnoj osobi, radi otklanjanja utvrđenih nepravilnosti i pribavljanja nove uredne te
vjerodostojne isprave.
3.4. NSS-i obavljaju realizaciju sredstava za programske aktivnosti putem propisanih
obrazaca (Programski zahtjev i Nalog za isplatu) uz obvezno prilaganje pripadajućih
isprava (račun, putni nalog i sl.). Programski zahtjev i Nalog za isplatu su zapravo
inicijalne isprave (obrasci) koje je propisao HOO u svrhu jednoobraznog odobravanja,
evidentiranja i realizacije programske aktivnosti. Slijedom iznesenog, HBS je
dostavljao u HOO-u osobi odgovornoj za određenu programsku aktivnost (voditelj
razvojnog programa, voditelj programa za trenere, ravnatelj Odjela, pomoćnik
glavnog tajnika za programe NSS-a, pomoćnik glavnog tajnika za OP i sl.) (dalje u
tekstu: odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost) za svaku programsku
aktivnost slijedeće potpisane i ovjerene isprave: Programski zahtjev, Nalog za isplatu
i pripadajuću vjerodostojnu ispravu (račun, putni nalog i sl.) Između ostalih
podataka, u Programski zahtjev i Nalog za isplatu, HBS mora upisati naziv i šifru
planske stavke i programske aktivnosti, kako bi odgovorna osoba za određenu
programsku aktivnost mogla provjeriti (kontrolirati) namjensko korištenje
programske aktivnosti (kontrola planske stavke i iznos na planskoj stavci). Nadalje,
odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost provjerava (kontrolira)
strukturu i iznos troškova na programskoj aktivnosti. Ukoliko struktura i iznos
troškova odgovaraju planiranoj stavci iskazanoj u financijskom planu HOO-a,
odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost svojim potpisom na
Programskom zahtjevu potvrđuje namjensko korištenje sredstava i predmet
prosljeđuje Glavnom tajniku na potpisivanje, u suprotnom predmet se vraća u HBS
(odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost potpisuje samo Programski
zahtjev).
3.5. Glavnom tajniku HOO-a, kao zakonskom zastupniku, dostavljaju se na
potpisivanje Nalozi za isplatu i Programski zahtjevi, s pripadajućim ispravama (račun,
putni nalog i sl.). Međutim, prije nego što potpiše Nalog za isplatu i Programski
zahtjev, Glavni tajnik obavlja uvid u sve isprave u predmetu, i ukoliko uoči određene
nejasnoće nastoji ih odmah otkloniti u kontaktu s odgovornom osobom za određenu
programsku aktivnost, a ukoliko to nije moguće kompletan predmet vraća
odgovornoj osobi za određenu programsku aktivnost radi daljnjih pojašnjenja i
kontakata s NSS-om.
3.6. U organizacijsku jedinici HOO-a - Odjel plana, analize i nabave dostavljaju se
Nalozi za isplatu s pripadajućim ispravama (račun, putni nalog i sl.), potpisani od
Glavnog tajnika kao zakonskog predstavnika, radi evidentiranja istih u aplikaciju
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
14
Spartis. S obzirom da se u aplikaciji Spartis evidentiraju samo potpisani Programski
zahtjevi i Nalozi za isplatu od strane odgovorne osobe za određenu programsku
aktivnost i Glavnog tajnika, radnici Odjela plana, analize i nabave obvezni su obaviti
provjeru potpisa na navedenim ispravama (obrascima), i tek nakon toga mogu
pristupiti unosu podataka. Unose se podaci o planskoj stavci i programskoj
aktivnosti, podatak o korisniku programske aktivnosti, iznos programske aktivnosti,
kratak opis troška za programsku aktivnost, broj Naloga za isplatu i Programskog
zahtjeva i itd. Ako isprave nisu potpisane, vraćaju se Glavnom tajniku HOO-a i
odgovornoj osobi za određenu programsku aktivnost u HOO-u, na potpisivanje.
3.7. Nakon što su evidentirani u aplikaciju Spartis, Nalozi za isplatu s pripadajućim
ispravama (račun, putni nalog i sl.) prosljeđuju se iz Odjela plana, analize i nabave u
Računovodstvo.
Računovodstvo obavlja formalne i računske kontrole isprava (račun, putni nalog i sl.),
knjiži i evidentira obveze u glavnu knjigu, a na kraju vrši plaćanja. Kontrolu obavljaju
radnici svaki u svome djelokrugu rada: samostalni likvidator-blagajnik, samostalni
devizni referent i samostalni referent za obračun plaća, naknada po ugovorima o
djelu i stipendija. Ukoliko se obavljenom kontrolom utvrdi da nema nepravilnosti i
nedostatka u ispravi (račun, putni nalog i sl.), pristupa se kontroli iznosa iskazanog na
Nalogu za isplatu, odnosno provjerava se da li je iznos iskazan u ispravi (račun, putni
nalog i sl.) istovjetan iznosu na Nalogu za isplatu. Ako nije, radnik koji obavlja
kontrolu iznosa ispravlja iznos na Nalogu za isplatu, i stavljanjem svojeg potpisom na
Nalog za isplatu potvrđuje ispravnost isprave (račun, putni nalog i sl.), i Naloga za
isplatu. Nalozi za isplatu obrađeni na taj način spremni su za plaćanje. U suprotnom,
Nalog za isplatu s pripadajućim ispravama vraća se odgovornoj osobi za određenu
programsku aktivnost ili drugoj ovlaštenoj osobi, da otkloni uočene nepravilnosti i
nedostatke.
3.8. U Računovodstvu se kontrolira i ispravnost izvršenih plaćanja isprava (račun,
putni obračun i sl.), obavljenih preko transakcijskih računa (kunskih i deviznih),
otvorenih u bankama. Kontroliraju se: iznos doznake, broj transakcijskog računa i
naziv korisnika kome je uplata upućena iz Naloga za isplatu, s podatcima iskazanih u
Izvodima transakcijskih računa (dalje u tekstu: Izvodi). Kontrolu i kompletiranje
Izvoda obavlja samostalni administrativni referent. Za svaku uočenu pogrešku
utvrđuje se razlog i pogreška se odmah otklanja. Nakon obavljenih kontrola
voditeljica Računovodstva potpisuje Naloge za isplatu i svojim potpisom jamči da su
plaćanja izvršena, a Izvodi kompletirani. Kompletna dokumentacija se, radi
evidentiranja u glavnoj knjizi, dostavlja na knjiženje. Međutim, ukoliko se i prije
samog knjiženja uoče određene pogreške (glavni knjigovođa-bilancist i knjigovođa-
evidentičar), najprije se otklone pogreške i tek nakon toga pristupa se knjiženju (npr.
po Nalogu za isplatu plaćanje izvršeno pogrešnom NSS-u i sl.).
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
15
3.9. U Odjel plana, analize i nabave vraćaju se iz Računovodstva Nalozi za isplatu s
pripadajućim ispravama (račun, putni nalog i sl.), nakon što su evidentirani u glavnoj
knjizi HOO-a, radi provjere iznosa za već unesene Naloge za isplatu. Naime, iznosi
iskazani na Nalogu za isplatu, nakon obavljenih kontrola ili izvršenih plaćanja u
Računovodstvu, često je potrebno korigirati (javljaju se tečajne razlike, te provizije
banke koje odjel Plana analize i nabave ne može ranije ustanoviti).
Najčešći razlozi odstupanja u iznosima posebno su prisutni u Nalozima za isplatu u
kojima su isprave iskazane u stranoj valuti i gdje se plaćanja obavljaju u stranoj valuti
(npr. račun za smještaj u inozemstvu). Odstupanja u iznosima su prisutna i kod
refundacija sredstava, kada NSS utvrdi iznos refundacije u stranoj valuti, jer su i
isprave (računi) iskazani u stranoj valuti. S obzirom da je propisano da se poslovanje
u Republici Hrvatskoj obavlja u kunama, u navedenim slučajevima potrebno je izvršiti
preračune u kune i to primjenom srednjeg tečaja Hrvatske narodne banke, bilo na
dan plaćanja – za refundacije sredstava NSS-ima, bilo na dan datuma isprave –
inoračuna). Nakon obavljenih ispravljanja pogrešaka, dokumentacija se vraća u
Računovodstvo na arhiviranje.
I na kraju, nekoliko puta u godini, radi utvrđivanja potpune točnosti podataka
iskazanih u glavnoj knjizi HOO-a i aplikaciji Spartis, a povodom izrade značajnijih
izvještaja, Odjel informatike preuzima sve podatke iz glavne knjige HOO-a i prenosi ih
u aplikaciju Spartis gdje se podaci međusobno umrežuju. Ukoliko se i u ovoj finalnoj
fazi kontrole podataka pojave odstupanja (npr. pogrešna šifra NSS-a, pogrešan izvor
financiranja, kriva šifra planske stavke itd.), radnici Odjela plana, analize i nabave
istražuju i utvrđuju odstupanja i otklanjaju ih zajedno s radnicima u Računovodstvu,
odnosno uočene pogreške se ispravljaju u glavnoj knjizi HOO-a i aplikaciji Spartis.
4. NALAZI, STRUČNO REVIZORSKO MIŠLJENJE I PREPORUKE
Temeljem provedene Revizije procesa namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, a u
skladu s utvrđenim ciljevima revizije i revizorske radne dokumentacije, u nastavku se
daje detaljan pregled nalaza, stručnog revizorskog mišljenja i preporuka po svakom
kontrolnom cilju.
Zbog razumijevanja kategorizacije stručnog revizorskog mišljenja koje se daje za svaki
revizijski nalaz i koje može biti zadovoljavajuće - pozitivno, zadovoljavajuće uz stanovite
nedostatke i nezadovoljavajuće - negativno daje se sljedeća tablica.
KATEGORIJE STRUČNOG REVIZORSKOG MIŠLJENJA
Zadovoljavajuće - pozitivno
Kategorija stručnog mišljenja koja podrazumijeva da je
sustav unutarnjih kontrola uspostavljen na visokoj razini koja osigurava minimiziranje potencijalnih rizika, čime
doprinosi ostvarenju postavljenih poslovnih ciljeva.
Zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke
Kategorija stručnog mišljenja koja podrazumijeva da je
rukovodstvo uspostavilo sustav unutarnjih kontrola,
međutim postoje određeni segmenti koje je potrebno
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
16
Zbog razumijevanja broja koji je naveden uz svaku revizorsku preporuku pod nazivom
važnost preporuke daje se sljedeća tablica.
KRITERIJI ZA DODIJELU VAŽNOSTI PREPORUKE
Napomena: Ukoliko je u stručnom revizorskom mišljenju, koje se daje na kraju svakog
nalaza, navedeno da su postojeće unutarnje kontrole za taj dio procesa zadovoljavajuće,
za taj nalaz se ne daje preporuka.
I. FAZA – NAMJENSKO KORIŠTENJE SREDSTAVA Kontrolni cilj broj 1. – Osigurati namjensko korištenje financijskih sredstava koji se planiraju i realiziraju u financijskom planu HOO-a za HBS. Nalaz 1.1.
U članku 17. stavak 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih
organizacija propisano je da se knjiženje i evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim
knjigama temelji na vjerodostojnim, istinitim, urednim i prethodno kontroliranim
knjigovodstvenim ispravama.
U članku 1. Upute propisano je da se redovni programi HOO odnose se na određene
programske namjene (programske aktivnosti) NSS-a i to: za pripreme i natjecanja,
materijalne troškove, naknade za administrativne poslove NSS-a te članarine i sjednice
međunarodnih športskih asocijacija. Sredstva se osiguravaju u proračunu HOO-a,
sukladno važećim pravilima i kriterijima i iskazuju se analitički za svaki NSS.
HBS je u 2016. godini bio korisnik programskih aktivnosti redovnog programa i
Olimpijskog programa HOO-a. Način realizacije programskih aktivnosti i programske
poboljšati.
Nezadovoljavajuće-negativno Kategorija stručnog mišljenja koja podrazumijeva da sustav unutarnjih kontrola koje je uspostavilo rukovodstvo ima dosta slabosti.
Važnost 1 = visoki rizik
Preporuke koje nastaju zbog temeljnih i značajnih slabosti u
upravljanju rizicima ili kontrolama. Provedba mora biti hitno realizirana jer učinak neprovođenja preporuke može imati
veće štetne posljedice na poslovanje.
Važnost 2 = srednji rizik
Preporuke koje nastaju zbog slabosti u upravljanju rizicima ili
kontrolama nisu ključne, ali imaju utjecaj na značajna poboljšanja te stoga zahtijevaju što skoriju realizaciju.
Važnost 3 = niski rizik Preporuke koje su manjeg značaja, ali ipak trebaju biti realizirane u razumnom roku.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
17
namjene i njihove prenamjene propisani su u internim aktima HOO-a (Uputa za
financijsku realizaciju programa u proračunu HOO-a u kojima participiraju NSS-i i drugi
interni akti navedeni u točki 2.6. ove Revizije – Zakonski akti i interni akti koji reguliraju
revidirani proces). Prije realizacije programske aktivnosti, obavlja se niz unutarnjih
kontrola. Tako kontrolu najprije obavljaju radnici HBS-a, a zatim i radnici HOO-a (opisano
i u poglavlju 3. ove Revizije - Opis procesa).
Međutim, Revizijom je utvrđeno da se uz pojedine isprave (dokumentacija za obračun
putnih naloga), koje je HBS dostavio u HOO radi realizacije sredstava za programske
aktivnosti (pripreme, natjecanja i dr.), ne prilaže vjerodostojna dokumentacija. Naime,
utvrđeno je da uz neke obračune putnih naloga nisu priloženi propisani vjerodostojni
dokumenti kojima se dokazuju izdatci navedeni na putnom obračunu (cestarine, vinjete i
dr.). Osobama navedenim na putnom nalogu (sportaš, izbornik i dr.) u pojedinim
slučajevima isplaćeni su neoporezivi troškovi od 2 kn po prijeđenom kilometru, a da uz
putni nalog nije priložen niti jedan vjerodostojan dokument, odnosno dokaz da se
navedenim automobilom putovalo u mjesto koje je navedeno na putnome nalogu (npr.
putni nalog za tuzemstvo br. 30) - detaljnije objašnjeno u Nalazu 2.2. ove Revizije. Osim
što je podnošenje na obračun putnih troškova bez vjerodostojne dokumentacije
suprotno proceduri HOO-a i pozitivnim propisima RH, na taj način onemogućeno je
kontrolirati i utvrditi jesu li sportaši na pripreme i natjecanja putovali automobilom koji
je naveden u putnom nalogu, a što nije u skladu s odredbama članka 17. stavak 1.
Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na
vjerodostojnost knjigovodstvene isprave su zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.
Preporuka 1.1. – ( Važnost preporuke 1) Preporuča se da radnici HBS-a u HOO radi realizacije sredstava za programske aktivnosti
(pripreme, natjecanja i dr.), prilažu vjerodostojne isprave kojima se dokazuju nastali
izdaci, navedeni na putnim nalozima (cestarine, vinjete i dr.) i tek s takvim prilozima tako
obračunate putne naloge dostavljaju u HOO.
Kontrolni cilj broj 2.- Osigurati korištenje sredstava u skladu sa zakonskim i internim regulatornim okvirom. Nalaz 2.1. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu – obvezni podatci
Nalog za službeno putovanje (putni nalog) je propisani službeni dokument pravne osobe
(tvrtke, udruge i sl.) koji prati radnika (ili osobu koju je neprofitna organizacija uputila na
službeno putovanje).
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
18
U članku 14. stavak 2. Pravilnika o porezu na dohodak (dalje u tekstu: Pravilnik)
propisano je da neovisno u kojem obliku se izdaje, putni nalog (za tuzemstvo) kao
vjerodostojna isprava sadrži osobito slijedeće podatke: datum izdavanja, ime i prezime
osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrha
putovanja, vrijeme trajanja putovanja (vrijeme polaska i povratka), podatke o
prijevoznom sredstvu kojim se putuje, a ako se putuje osobnim automobilom (službenim
ili privatnim) potrebno je navesti: marku i registarsku oznaku automobila, početno i
završno stanje brojila (kilometar/sat), pečat i potpis ovlaštene osobe, izviješće s puta,
obračun troškova i likvidacija obračuna.
Ukoliko je osoba upućena na službeni put u inozemstvo, tada putni nalog osim podataka
propisanih u članku 14. stavak 2. Pravilnika, treba sadržavati i podatke propisane u
članku 3. Uredbe o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se korisnicima
državnog proračuna priznaje u materijalne troškove a to su: poslovi i zadatci koje radnik
obavlja, cilj putovanja, naziv države i mjesto u koje putuje, kategorija hotela u kojem će
boraviti, naznaku jesu li tijekom putovanja osigurani besplatni smještaj i hrana, uvjete
obračunavanja izdataka za službeno putovanje.
Revizijom je utvrđeno da HBS koristi dva različita obrasca putnog naloga, jedan za
tuzemstvo i jedan za inozemstvo, ali niti jedan korišteni obrazac ne sadrži sve propisane
podatke.
Napomena: Na državnoj razini nije izrađen formalni obrazac putnog naloga, već je samo
u navedenoj regulativi (članak 8. stavak 2. Pravilnika) propisno što obrazac putnog
naloga treba sadržavati.
Napomena: Naime, cca dva mjeseca prije početka obavljanja ove Revizije tj, 4. veljače
2017. godine stupio je na snagu novi Pravilnik o porezu na dohodak (u daljnjem tekstu:
Pravilnik) i koji u članku 8. stavak 2. jednoznačno propisuje sadržaj putnog naloga za
tuzemstvo i inozemstvo. Slijedom navedenoga, novi propisani obrazac putnog naloga
sadrži sve isto što je bilo propisano u članku 14. stavak 2. Pravilnika važećeg u 2016.
godini, s tim da putni nalog više ne mora imati pečat.
Revizija predlaže da radi pojednostavljenja procesa i praktičnosti izradi jedan univerzalni
obrazac putnog naloga koji će se koristiti za obračun putnih troškova (neovisno o tome
je li osoba upućena na put u tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke
koji su propisani u članku 8. stavak 2. važećeg Pravilnika, a koji je snazi od 4. veljače
2017. godine.
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole u ovom dijelu procesa su
zadovoljavajuće, uz stanovite nedostatke.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
19
Preporuka 2.1. (Važnost preporuke 1) Preporuča se izraditi jedan univerzalni obrazac putnog naloga koji će se koristiti za
obračun troškova službenih putovanja (neovisno o tome je li osoba upućena na put u
tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke koji su propisani u članku 8.
stavak 2. novog sada važećeg Pravilnika. Navedeno se preporuča iz razloga što je u
praksi čest slučaj da za jedno službeno putovanje u inozemstvo mogu nastati troškovi
koji su iskazani u kunama i devizama (npr. dnevnice, cestarina i sl.), pa je najpraktičnije
da se na jednome putnom nalogu iskažu svi nastali izdaci za službeno putovanje
neovisno o vrsti troškova i valuti/ma u kojoj su troškovi obračuni.
Nalaz 2.2. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu - obračun
U članku 14. stavak 2. Pravilnika propisano je da se izdaci za službena putovanja
(dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u
službene svrhe, troškovi noćenja i drugo) obračunavaju na temelju urednog i
vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi
podaci navedeni na putnom nalogu.
Napomena: uvjeti za neoporezivu nadoknadu troškova službenog putovanja i u
tuzemstvu i u inozemstvu sada su propisani u članku 7. Pravilnika od 4. veljače 2017.
godine.
Revizijom je utvrđeno da obračuni putnih naloga u 2016. godini nisu obavljani u
potpunosti u skladu s odredbama tadašnje važeće regulative (članak 14. stavak 2.
Pravilnika):
� Za odlazak na jednu programsku aktivnost u inozemstvo HBS je u pravilu osobi
koja je bila vozač (privatnog ili službenog automobila) ispostavljao dva putna
naloga, jedan za tuzemstvo i jedan za inozemstvo sa dva različita broja. Slijedom
navedenoga, uz jedan putni nalog su prilagali sve inozemne račune, a uz drugi
sve tuzemne račune, zbog čega je bila onemogućena potpuna kontrola svih
dokumenta koja se odnose na jednu programsku aktivnost – službeni put.
Revizija predlaže da se osobi upućenoj na jedan put, odnosno jednu programsku
aktivnost (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvara samo jedan putni nalog i uz njega
se prilože svi vjerodostojni dokumenti (računi i sl.). Isto tako, osobi koja je
upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba privatnog
automobila u službene svrhe, smije se isplatiti naknade za uporabu privatnog
automobila u službene svrhe u iznosu do 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga
postoje svi vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.). Za većinu putnih naloga
kojima je odobrena uporaba privatnog automobila u službene svrhe u iznosu od
2 kn nije priložena nikakva vjerodostojna dokumentacija, a u nekim slučajevima
je priložena nepotpuna vjerodostojna dokumentacija.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
20
� Osim navedenog, u putnim nalozima nisu popunjene sve propisane rubrike (npr.
putni nalog nema datuma izdavanja, svrhu puta i sl.), a u slučaju kada je HBS
izdavao dva putna naloga, u putnim nalozima su neusklađeni (različiti) podaci o
vremenu polaska na put i sl. Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu HBS ne
koristiti nazive funkcija osoba upućenih na programsku aktivnost, navedenih na
kraju unificiranog obrasca Programskog zahtijeva.
� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga je u nekom slučajevima
nepotpuna i nejasna, a isti podaci koje radnici HBS upisuju u Programski zahtjev i
putni nalog su neusklađeni. Tako na primjer, uz Programski zahtjev broj 28/16.
priložena su dva putna naloga otvorena na jednu osobu (jedan za tuzemstvo i
drugi za inozemstvo) i navedeno je da je vrijeme programske aktivnosti od 13. do
16. 8. 2016. godine. Za odlazak na programsku aktivnost osobi je odobreno
korištenje privatnog automobila u službene svrhe. Na putnom nalogu za
tuzemstvo piše da je osoba krenula na put 13. 8. 2016. u 6,00 h i vratila se 15. 8.
2016. u 22,30 h, a na putnom nalogu za inozemstvo piše da je vrijeme polaska
14. 8. 2016. godine u 6,15 h, a vrijeme povratka 15. 8. 2016. u 22,30 h (na
putnom nalogu za tuzemstvo vidljivo je da je datum polaska i vrijeme povratka
prepravljano). S obzirom da cestarina za odlazak na put nije priložena uz putni
nalog, već samo cestarina za povratak sa puta koja odgovara podacima iz putnog
naloga nije moguće utvrditi kada je osoba zaista upućena na put (uz svaki putni
nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog automobila potrebno je
priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne dokumente i za odlazak i za
povratak sa puta). Nadalje, uz putni nalog za tuzemstvo priložen je račun za dvije
osobe iz restorana u Donjoj Stubici sa datumom od 13. 8. 2016. godine u 22,16 h
i račun iz prodavaonice iz Velike Gorice sa datumom od 13.8. 2016. godine i
vremenom od 12,23 h, (a prema podacima iz putnog naloga osoba je krenula na
put 13. 8. 2016. godine u 6,00 h) te u navedeno vrijeme nije mogla biti niti u
Donjoj Stubici niti u Velikoj Gorici. Nadalje osobi kojoj je odobrena uporaba
privatnog automobila u službene svrhe je za uporabu privatnog automobila u
službene svrhe (za 3 dana) isplaćeno 3.034,00 kn te se postavlja pitanje
racionalnosti, jer je HBS za odlazak na jedno Europsko prvenstvo za najma
kombija platio 2.000,00 kn (za 5 dana). U slučaju odobrenja privatnog
automobila u službene svrhe, potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti
razloge odobrenja (npr. zbog hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno
mjesta za sve putnike, odnosno neki drugi razlog).
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole u ovom dijelu procesa su
zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
21
Preporuka 2.2. (Važnost preporuke 1)
Preporuča se
� Osobi upućenoj na službeni put (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvarati samo jedan
putni nalog i uz njega prilagati svu vjerodostojnu dokumentaciju (računi i sl.), a
osobi koja je upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba
privatnog automobila u službene svrhe, dozvoljeno je prema pozitivnim
propisima RH isplatiti naknade za uporabu privatnog automobila u službene
svrhe u iznosu od 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga postoje svi
vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.)
� U putnim nalozima popunjavati sve propisane rubrike (npr. datuma izdavanja
putnog naloga, svrhu puta i sl.). Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu
koristiti nazive funkcija navedenih na kraju unificiranog obrasca Programskog
zahtijeva.
� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga mora biti potpuna,
usklađena na svim obrascima (programskom zahtjevu i putnom nalogu) i jasna.
Uz svaki putni nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog
automobila potrebno je priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne
dokumente i za odlazak i za povratak sa puta. Umjesto odobravanja uporabe
privatnog automobila u službene svrhe koristi racionalnije rješenje – najam
automobila. U slučaju odobrenja privatnog automobila u službene svrhe,
potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti razloge odobrenja (npr. zbog
hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno mjesta za sve putnike,
odnosno neki drugi razlog).
Nalaz 2.3. U točki 5.5.3. Upute propisano je da svi računi i kopije računa kojima NSS pravda
realizaciju programskih aktivnosti moraju biti na poleđini računa, odnosno kopije,
uredno potpisani punim imenom i prezimenom od odgovorne osobe NSS-a te je
potrebno ukratko pojasniti na što se račun odnosi (npr. na koju se akciju trošak hotela
odnosi – navesti imena osoba ili ako je kupljena određena oprema – navesti puno ime i
prezime sportaša za kojeg je oprema kupljena i sl.). Revizijom je utvrđeno da većina
računa koje je HBS dostavio HOO-u na realizaciju programskih aktivnosti nije potpisana
niti specificirana na način propisan u točki 5.5.3. Upute. (Računi i kopije računa su
potpisivani tako što je na poleđini stavljen pečat HBS-a i skraćeni potpis glavnog tajnika
HBS-a). Za ovjeru (potvrdu) vjerodostojnosti priloženog dokumenta nije dovoljan
skraćeni potpis odgovorne osobe (glavnog tajnika HBS), već njegovo puno ime i prezime,
a ukoliko se na dokument stavlja skraćeni popis, ispod skraćenog popisa je potrebno
upisati puno ime i prezime odgovorne osobe HBS-a.
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
22
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na propisno
potpisivanje dokumentacije na poleđini računa, od strane HBS -a je zadovoljavajuće uz
stanovite nedostatke.
Preporuka 2.3. (Važnost preporuke 1) Preporuča se da HBS postupa u skladu s odredbama članka 5.5.3. Upute tj. da sve račune
i kopije računa uredno potpiše punim imenom i prezimenom odgovorna osoba NSS-a te
ukratko pojasni na koje troškove se račun ili kopija računa odnosi (neki računi koje je
HBS dostavio u prilogu programskih zahtijeva su bili na kineskom jeziku te se tijekom
revizije nije moglo utvrditi na što se račun odnosi). Ukoliko se prilikom ovjere (potvrde)
vjerodostojnosti priloženog dokumenta stavlja skraćeni potpis odgovorne osobe
(glavnog tajnika HBS), potrebno je ispod skraćenog potpisa upisati puno ime i prezime
odgovorne osobe HBS-a.
Nalaz 2.4.
U točkama 1.2.1. i 2.2.1. Upute propisano je da je NSS obavezan unaprijed najaviti
organizatoru ili hotelu da im je potreban račun iz kojeg je vidljiv poimenični popis
korisnika usluge. Revizijom je utvrđeno da neki računi koje je HBS dostavio za realizaciju
programske aktivnosti ne sadrže poimeničan popis korisnika usluga.
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole u ovom dijelu procesa su
zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.
Preporuka 2.4. (Važnost preporuke 1) Preporuča se da HBS dostavlja u HOO račune s poimenično iskazanim korisnicima
usluga.
Nalaz 2.5.
Način i realizacija nabave sportske opreme u redovnim, razvojnim i olimpijskom
programu za NSS-e propisani su u člancima 1.2.2.3. (za redovne programe) i 4.2.3. (za
razvojne i olimpijski program) Upute.
U članku 1.2.2.3. Upute propisan je da sredstva na račun NSS-a mogu transferirati
temeljem priloženog predračuna, ponude raspisa, pozivnice ili slično, a NSS je obvezan u
roku 30 dana po završetku aktivnosti dostaviti Uredu za programe NSS-a kopije računa i
izvod kao dokaz o plaćanju.
U članku 4.2.3. Upute propisano je da je transfer sredstava na račun NSS-a za razvojni i
olimpijski program moguć samo za nabavu opreme i rekvizita. Navedena sredstva
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
23
transferirat će se NSS-u na temelju PZ-a i predračuna, ponude ili računa koji glasi na
NSS. Nakon nabavke opreme i rekvizita NSS je dužan HOO-u dostaviti kopiju računa koji
glasi na NSS, u roku 30 dana od dana nabavke opreme i kopije izvoda kao dokaz o
izvršenom plaćanju.
Revizijom je utvrđeno da HBS nije u pojedinim slučajevima postupio u skladu s
odredbama članaka 1.2.2.3. i 4.2.3. Upute jer nije roku 30 dana od dana nabavke
opreme u nadležni odjel HOO-a dostavio kopije računa opreme i kopije izvoda kao dokaz
o izvršenom plaćanju, iako je Ured za programe NSS-a, HBS-u 25. siječnja 2017. godine
dostavio e-mail kojim je zatraženo dostavljanje kopije tri računa i izvodi o dokazu
plaćanja, a za nabavu sportske opreme za koju je Ured za programe NSS-a HBS-u
transferirao sredstava temeljem odgovarajućih ponuda u 2016. godini. Dokazi o
izvršenom plaćanju dostavljeni su u HOO tek na zahtjev unutarnje revizorice (početkom
lipnja 2017. godine), a za potrebe obavljanja ove Revizije.
Pregledom dostavljenih izvoda utvrđeno da je HBS transferirana sredstva utrošio
namjenski za kupnju opreme za koju je dostavio odgovarajuće ponude.
Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na propisno
potpisivanje dokumentacije na poleđini računa, od strane HBS -a je zadovoljavajuće uz
stanovite nedostatke.
Preporuka 2.5. (Važnost preporuke 1) Preporuča se da HBS u skladu s odredbama članaka 1.2.2.3. i 4.2.3. Upute u roku 30
dana od dana nabavke opreme u nadležni odjel HOO-a dostavi kopije računa opreme i
kopije izvoda kao dokaz o izvršenom plaćanju.
Nalaz 2.6.
U članku 1.1.3. Upute propisano je da se naknade za administrativne poslove odnose na
sredstva za plaće radnika zaposlenih u NSS-u, zatim na naknade za vanjske suradnike
NSS-a angažirane po ugovoru o djelu te na naknade za studente angažirane preko
student servisa. Sredstva za plaće radnika zaposlenih temeljem ugovora o radu NSS-a
kao poslodavca i radnika bilo na određeno ili neodređeno vrijeme za radna mjesta
glavnog tajnika, direktora, administrativnog tajnika, ili administratora realiziraju se
namjenski za broj izvršitelja i u iznosima iskazanim u financijskom planu NSS-a, a u
okviru financijskog plana HOO-a. NSS je dužan dostaviti Uredu za programe NSS-a popis
radnika s kojima je zaključio ugovor o radu na određeno ili neodređeno vrijeme, kopije
ugovora o radu te anexe ugovora o radu, a za koje radnike poslodavac NSS isplaćuje
plaću za koju većinu ili dio sredstava osigurava HOO na stavci administrativne naknade
NSS-a u svom financijskom planu, zajedno s programom NSS-a za sljedeću plansku
godinu (svake godine), a najkasnije do 10. 1. tekuće godine za tekuću plansku godinu.
Također, NSS je dužan u roku od 15 dana pismeno obavijestiti HOO o svakoj nastaloj
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
24
promijeni broja izvršitelja za čije plaće HOO osigurava dio ili sva sredstva
(„administrativna naknada“) te ih transferira NSS-u namjenski (ako je došlo do prestanka
ugovora o radu a nije zaključen novi ugovor za gore navedena radna mjesta) kao i o
osobnoj promjeni izvršitelja (ako je došlo do zaključenja novog ugovora o radu na
određeno vrijeme radi zamjene privremeno nenazočnog radnika – npr. dugotrajno
bolovanje, rodiljni i roditeljski dopust), kako bi se planske stavke za te namjene mogle
korigirati i bile namjenske te u skladu sa stvarnim potrebama te definirati i isplatiti
pripadajuća materijalna prava.
U članku 1.1.3.1. propisano je da se sredstva za nakade za administrativne poslove
moraju isplatiti najmanje u iznosu koji osigurava HOO. Ukoliko NSS ima vlastitih
sredstava, plaću radnika može isplatiti u većem iznosu od iznosa administrativne
naknade koji se NSS-u transferira, no navedeno mora biti definirano i u ugovoru o radu.
Sredstva planirana na stavci ugovori o djelu mogu se isplatiti i na temelju ugovora o
radu.
Sredstva za administrativne naknade se realiziraju na način da HOO svaki mjesec NSS-u
transferira 1/12 od planiranog godišnjeg iznosa za svaku planiranu administrativnu
naknadu.
Revizijom je utvrđeno da je HBS sredstva za nakade za administrativne poslove isplatio u
skladu odredbama članaka 1.1.3. i 1.1.3.1. Upute te u skladu s odredbama zakonskog
regulatornog okvira za isplatu plaća u RH (Zakon o radu i drugi propisi).
_______________________________________________________________________________
Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu
25
5. ZAKLJUČAK
Po izvršenom pregledu, mišljenje revizije je da sustav unutarnjih kontrola u procesu
namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, kojeg je uspostavilo rukovodstvo HOO-a i
HBS-a, funkcionira na zadovoljavajućoj razini u unutarnjim kontrolama koje se odnose
na namjensko korištenje sredstava za administrativne naknade koje se odnose na
sredstva za plaće radnika zaposlenih u NBS-u, a u svim drugim dijelovima procesa
funkcionira na zadovoljavajućoj razini uz stanovite nedostatke.
Područja procesa, u kojima treba poboljšati sustav unutarnjih kontrola, odnosno
upravljanje samim procesom, detaljno su navedena u poglavlju 4. - Nalazi, stručno
revizorsko mišljenje i preporuke. Provedbom predloženih preporuka stvorili bi se uvjeti
za još uspješniju realizaciju procesa namjenskog i zakonitog korištenja sredstava
doznačenih od HOO-a HBS-u.
Ovlaštena unutarnja revizorica:
Evica Obadić, dipl.oec.