IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
PARTICIPATIVO DE INNOVACIÓN OPERACIONAL
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PAQUETES DE DECISION (PD)
IDEAS
PROYECTOS
El desafío está en capturar y evaluar muchas ideas que provoquen ahorros concretos
RESULTADOS
Interactuar y administrar el “pipeline” de
ideas - paquetes de decisión
Captura
Mejoramiento
“Business Case”
Capturar ideas de ahorro y eficiencia de un número GRANDE
de personas
RESULTADOS$$$$
Implementar los
Paquetes de Decisión
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¿qué es el “webstorming”?
o El enfoque metodológico de TRANSFORME supone que muchos participantes de todos los
niveles de la empresa son capaces de generar un gran número de buenas ideas. ¿Porqué
hacer “brainstorming”si se puede hacer “webstorming” y aprovechar ese conocimiento?
o El problema es que una cantidad mayor de ideas que lo habitual requiere de un proceso de
administración del “pipeline”: las ideas deben ser filtradas, consolidadas o refundidas,
devueltas al aportante para mayor análisis, manejadas por otras personas distintas de quien
la aportó, evaluadas en términos económicos y financierons, analizadas por su impacto en los
riesgos operacionales, o bien reenviadas a otras áreas de la empresa para acción.
o Como parte del Programa, TRANSFORME Consultores implementa una plataforma
tecnológica que resuelve estos aspectos, basada en el concepto de “webstorming”.
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¿Cómo funciona la plataforma WebStorm?
Lanzamiento
de la
“campaña”
Proceso de
Generación y
Aporte de ideas
Evaluación y
priorización de pares
Evaluación final
y “Business
Case”
Aprobación
Gerencial
Evaluación y
Selección del Comité
de Programa
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El desafío se
comunica a
todos los
participantes
Todos aportan
sus propias ideas
y comentan las
demás
Todos los
participantes “votan”
apoyando o
rechazando ideas
Entrega y
Presentación
al Comité de
Programa
Análisis de las ideas
mejor rankeadas
Formalizar
“Paquetes
de Decisión”
Implementación de la plataforma
o El sitio web del programa se prepara con el
“look & feel” y se integra a la imagen
corporativa del cliente
o El formulario de ingreso de ideas se construye
especialmente para recoger los datos que
interesan
o El sitio se usa para crear la “comunidad” de
innovadores, incluye anuncios, archivos para innovadores, incluye anuncios, archivos para
descargar, ideas más recientes y más votadas,
graficos y videos alusivos al tema del programa
o La funcionalidad WebStorm permite votar en
apoyo o rechazo de una idea, agregar
comentarios y archivos, emails automaticos a los
participantes cuando sus ideas son comentadas
o votadas
o El Comité de Programa dispone de funcionalidad
para evaluar las ideas, seleccionarlas y
administrar el proceso completo.
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Soporte a los usuarios
o Los servicios de administración de un Programa contemplan un esquema de soporte a los
usuarios de la plataforma WebStorm a través del siguiente esquema de tres niveles,
orientado a brindar soporte a un alto número de participantes.
Usuarios WebStorm
o En la etapa de implementación de la
plataforma, se prepara un “Manual
de Usuario” de la misma, que será
distribuido en el email de invitación
a participar y disponibilizado en la
Mesa de Ayuda Nivel 2:Ingenieros de Soporte Bright Idea
Mesa de Ayuda Nivel 1:Administrador del Programa
(TRANSFORME)
a participar y disponibilizado en la
intranet del cliente y en el propio
sitio WebStorm.
o La Mesa de Ayuda Nivel 1 puede ser
contactada telefónicamente en
horario hábil, vía mensajería en
línea, o correo electrónico.
o El proveedor de la plataforma presta
servicios de soporte de segundo
nivel a TRANSFORME, cuyo valor se
incluye en el Programa.
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¿Quienes usan “WebStorm”?
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Programas de Innovación Operacional TRANSFORME
o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos son proyectos de 12
semanas de duración, basados en la participación intensa del personal a través de la
plataforma WebStorm, que aplican nuestra metodología para generar un portafolio de ideas
de ahorro y reducción de costos. Estos programas tienen las siguientes etapas:
Diseño e Implementación del Programa
•Constitución del Comité de Programa
•Diseño detallado de las actividades del Programa
Campaña de Recolección y Selección de Ideas – Creación de Proyectos
•Lanzamiento de la campaña, envío de materiales de apoyo
• Realización de eventos y
Evaluación y “Business Case” de Paquetes de Decisión
• Preparación de “Paquetes de Decisión” a partir de las ideas aprobados
• Evaluación preliminar actividades del Programa
•Diseño del “workflow” de ideas
•Preparación de materiales de capacitación y comunicación
•Implementación de la plataforma “WebStorm”
•Pruebas y puesta en marcha
•Carga de base de datos de usuarios y creación sistema de registro
• Realización de eventos y actividades presenciales
•Operación día a dia del “webstorm”
• Servicios de soporte y mesa de ayuda para usuarios
• Reuniones de Comité para evaluación y filtro de ideas
• Interacción permanente con los usuarios
• Envíos de Training CLIPS y comunicados para apoyar proceso de generación de ideas
• Evaluación preliminar (técnica y economica), análisis de riesgos de cada PD
• Presentación al Comité de Programa
2 semanas
Consultores
7 semanas
Todos
3 semanas
Consultores
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Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (I)
o La participación del personal se apoya con algunas herramientas metodológicas que aseguran
que se generen ideas suficientes en todas las areas de la empresa. Estas herramientas se
entregan vía email o sesiones de capacitación tipo “webinar” o “communicator” a todos o
grupos de personas como parte del lanzamiento de la campaña. Se trata esencialmente de
listas de preguntas o “checklists”, que les permiten cuestionar el valor agregado de los
procesos, actividades y relaciones en su área y explorar formas alternativas de desarrollarlas
a menor costo. Estas metodologías estimulan la generación de ideas de ahorro que pueden
representar entre un 5% y 15% del OPEX (Gasto operacional anual) afectado por un
Programa.Programa.
AVA (Análisis de Valor de Actividades)
• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar el “valor agregado” de la actividad
ARA (Análisis de Relación de Actividades)
• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar la forma en que se dan las relaciones de un proceso con otro, dentro o fuera de su propia área de trabajo
AVT (Análisis de Valor de Terceros)
• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su area de trabajo, para cuestionar el valor agregado por todos los terceros (contratistas, proveedores) en que está delegada la realización de partes de los procesos de su área
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Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (II)
o El Programa se apoya en el uso de ciertas herramientas motivacionales, comunicacionales y
de capacitación para “movilizar” al personal a participar durante la campaña de recolección
de ideas. La planificación detallada del uso de estas herramientas y sus contenidos será
definido durante la etapa de implementación del Programa.
TrainingCLIPS
• Utilización de Outlook email para el envio de mensajes
Comunicados y boletines
• Utilización de Outlook email para el envío de
Premios e Incentivos
• La campaña de recolección deberá premiar a la idea más
Eventos presenciales
• Se aprovecharán los eventos presenciales (reuniones de envio de mensajes
interactivos o “cortos educativos” con contenidos asociados al Programa, que generan tráfico hacia el sitio web de la campaña (WebStorm)
envío de comunicados informativos y motivacionales a todos los participantes
premiar a la idea más votada por los participantes, la idea mejor evaluada por el Comité, y a la persona que más participe en el WebStorm. La aplicación provee toda la funcionalidad para llevar el control de puntajes por votaciones y participación
(reuniones de gerencia de todo tipo) ya planificados con el personal en cada local o localidad del cliente para motivar la participación.
• Los gerentes y miembros del Comité de Programa harán actividades presenciales específicas relacionadas con el Programa
Entregables
Paquete de DecisiónN° ideas en
PaqueteAhorro Anual Estimado US$
Inversión Estimada
US$
Valor Presente NETO al 10% - 5
años
Reducción de Personal Estimada
OPERACIONES PLANTA 3 1,845,819 1,810,000 4,715,551 14SERVICIOS 5 1,001,200 180,400 3,286,305 3FINANZAS 1 319,000 75,000 1,031,146 1COMERCIAL 2 231,098 - 796,403 0OPERACIONES MINA 3 153,000 111,200 423,176 3MEDIO AMBIENTE 1 140,000 - 482,464 0RECURSOS HUMANOS 1 107,500 30,000 343,191 2SERVICIOS TECNICOS 1 105,000 60,000 361,848 1DESARROLLO SUSTENTABLE 1 100,880 - 347,650 0
o El resultado entregable de esta consultoría consta de dos informes finales al cliente:
� Un archivo e informe con el detalle de TODAS las ideas capturadas en el “webstorm”, con los datos
recibidos directamente de los usuarios
� Un archivo e informe con el resumen de todos los Paquetes de Decisión para los cuales se realizó
una evaluación y “business case”, más una completa “ficha de implementación” por cada Paquete
de Decisión evaluado, listo para su análisis, aprobación e implementación en la empresa.
LEGAL 2 90,245 - 311,620 0TI 1 90,000 58,500 256,973 1CONTRALORIA 1 35,000 5,000 116,070 1SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS 1 10,000 - 34,462 0TOTAL 23 4,228,742 2,330,100 12,506,859 26
EntregablesProyecto Contrato de Avalanchas
P. Zuloaga
0 1 2 3 4 5
Inversión Capacitación de brigada propia (4 personas) -10,000
Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000
Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Costos nuevos
-24,000 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
NPV @ 0% 616,540
5% 505,372
10% 419,664
Años
Flujo neto
Proyecto Mejoramiento Servicios en Caminos
P. Zuloaga
0 1 2 3 4 5
Inversión Capacitación de brigada propia avalanchas (4 personas) -10,000
Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000
Comprar material supresor nuevo para pruebas -5,000
Pruebas en terreno material supresor -10,000
Hardware de la Unidad de Control de Caminos -7,500
Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000
Años
Nombre de la Idea Eliminación de contratos de camionetas guías
Descripción general de la Idea o Paquete de
Decisión
Esta idea tiene dos posibilidades de implementación:
1. Renegociar contratos con todos los proveedores para sacarles el costo de las
camionetas guías en el camino minero a todos, eliminar el contrato actual, y
armar una unidad propia de apoyo de convoyes, que "arma" los convoyes en
forma eficiente, con dispatch centralizado, con seguimiento vehiculos con
GPS, monitorear posición de los camiones. Este servicio sólo se usaría en
invierno, eliminando además las camionetas gúias en verano. En este caso el
menor costo de los contratos debe financiar la unidad propia.
2. Eliminar el contrato actual, y obligar a los propios contratistas a asumir los
costos de camioneta guia e incorporarlo al precio. En este caso el ahorro
requiere que los contratistas no sumen el costo al precio, para lo cual se
puede incentivar que los contratistas más pequeños sumen fuerzas y
financien un único sistema. Considerar también solamente operación invierno
si es que es viable por temas de seguridad.
Metas y objetivos específicos a lograrReducir el costo total del contrato actual de camionetas gúia, sin aumentar
otros costos
o Cada Paquete de Decisión se entrega
con la descripción y evaluación de
todas todas las ideas que lo
componen, además del “business
case” completo del Paquete.
Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000
Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Ahorro de 10% respecto del costo anual actual de Bischofita 25,900 25,900 25,900 25,900 25,900
Eliminación contrato actual camionetas guía 128,000 128,000 128,000 128,000 128,000
Costos Soporte anual licencias software -5,000 -5,000 -5,000 -5,000 -5,000
-141,500 277,008 277,008 277,008 277,008 277,008
NPV @ 0% 1,243,540
5% 1,007,428
10% 825,980
Flujo neto
otros costos
Impacto o ahorro cuantitativo NETO anual
esperado US$
546,780
Impacto cualitativo (positivo) esperado Optimización de recursos y reducción significativa de costos
Inversión aproximada Inversion seria la tecnología GPS y seguimento de flota.
Principales Riesgos asociados a la
Implementación
Posibilidad de que empresas que utilizaban estos guías deban recurrir a guías
propios aumentando sus costos. Riesgo técnico no existe por cuanto los
convoyes van siempre acompañados en cualquier modalidad. Riesgo de
liability debe ser considerado y analizado por los abogados para tratar el tema
de accidentes que puedan suceder. Materiales peligrosos van con su propia
camioneta guia... cargas vienen aseguradas, vehiculos asegurados,
Medida de Performance o KPI asociada al
paquete
Reducción Significativa de Costos
Plazo de Ejecución Estimado (meses)Proyecto comienza a aplicarse desde Q4 2009
Responsable de Fase 3: Evaluación tbd
¿Cómo funcionan nuestros servicios?
Estrategia y Diseño del Programa
Implementación Tecnológica WebStorm
Implementación Materiales y
Comunicación Interna
Administración, Operación y Soporte de las Plataformas Tecnológicas
implementadas
Desarrollo y Administración del Programa
TRANSFORME
aplica un
enfoque “llave
en mano” para
• Workshops, entrevistas
y reuniones de trabajo
• Definicione clave:
ámbito o cobertura,
categorías, premios,
duración, incentivos,
comunicación
complementaria
• Trabajo en plataforma
TI
• Sesiones de validación
• Definición y
constitución del Comité
interno del Cliente
• Workshops y reuniones
de trabajo
• Trabajo directo en plataformas (servidores,
administración de contenidos)
• Reuniones de gestión de Programa, interacción con
participantes
• “Animación” y desarrollo del programa
• Reporting gerencial permanente
• Interacción con el Comité interno del Cliente a cargo
del Programa, filtro y evaluación de ideas
1 semana 1 semana 7 semanas
Desarrollo y Administración del Programa de Captura de Ideas
Lanzamiento Desarrollo Cierre
en mano” para
un Programa
basado en
WebStorm Desarrollo “Business Case”
3 semanas
• Formalización de
Paquetes de Decisión
• Cálculo de “business
case”
• Desarrollo Paquetes
de Decisión
• Plan de
implementación
Organización del Programa
o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos funcionan en base a
un equipo profesional con la siguiente estructura:
Director de Proyecto x TRANSFORME y Consultor Senior
tbd
Director de Proyectox CLIENTE
TBD
Otros Gerentes del Cliente
Comité de Programa
tbd
Administrador de Programa
tbd
Consultores Implementación
BrightIdea
tbd
Consultor Soporte Plataforma BrightIdea
tbd
Consultor Senior Evaluación de
Proyectos
tbd
TBD
o Se constituye un Comité de Programa
integrado por los Directores de Proyecto de
TRANSFORME y el cliente, más representantes
de las áreas relevantes del cliente.
o Esta estructura supone una dedicación de 30-
50% para el Director de Programa nombrado
por el Cliente por las 12 semanas
o La consultoría de implementación WebStorm
es realizada directamente por consultores de
Bright Idea (USA)
Algunos clientes de Programas Participativos de Innovación Operacional
CMPC
• OPEX areas de back-office solamente
• 300 participantes
• 400+ ideas levantadas
• 94 proyectos
• 12 paquetes de decisión
Chilesat (ahora TELMEX)
• Toda la compañía, OPEX Completo
• 100+ participantes
• 120+ ideas levantadas
• 16 proyectos
• 13 paquetes de decisión
BARRICK Minerals
• Chile y Argentina, OPEX procesos (sin contratos mayores)
• 100+ participantes
• 140+ ideas levantadas
• 46 proyectos• 12 paquetes de decisión
• Ahorro anual US$ 10,8 millones/año
• 12% del OPEX afectado
• Reducción labor cost 13%
• La inversión requerida en TI, finiquitos y otros fue de US$ 4 mm, payback fue de 5 meses
• 13 paquetes de decisión
• Ahorro anuales US$ 5,4 millones/año
• 36,5% del OPEX afectado
• Reducción labor cost 43%
• La inversión requerida fue de US$ 2,9mm, payback fue de 7 meses
• 46 proyectos
• 15 paquetes de decisión
• Ahorro anual US$ 10,1/año
• 3,3% del OPEX afectado
• Sin reducción significativa de labor cost
• Inversión requerida es US$ 3,6mm, payback estimado 5 meses
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Contacto
o Guillermo Beuchat [email protected]
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