Digitale personeelsdossiers?
Informatiebeheer 2014
1. Waar staan we vandaag?2. Opties IN diensten3. Opties UIT diensten4. Beslissingen
1. Vandaag?
3
• Enerzijds modern HR beleid
1. Vandaag?
4
• Anderzijds ouderwets HR dossierbeheer
1. Vandaag?
5
1. Vandaag?
6
• We staan voor de keuze: willen we wel of geen modern HR dossierbeheer?
- opties IN diensten?
- opties UIT diensten?
2. In diensten
7
• Huidige situatie
– +/- 3.700 dossiers in papieren klassement in garage– dagelijks nieuwe inkomende stukken, waaronder
prints van digitale stukken (e-mail, e-formulieren, …) – dagelijks fysieke klassering door Jean-Luc– dagelijks fysieke opvragingen via Jean-Luc
2. In diensten
8
• Huidige situatie
2. In diensten
9
• Opties
1. Huidige situatie behouden
2. Alles zelf intern scannen (bestaande dossiers en nieuwe stukken)
3. Externe firma scant bestaande dossiers in bulk – PA medewerkers
scannen nieuwe inkomende stukken
2. In diensten
10
• Optie 1: Huidige situatie behouden
= nadelen behouden
– slechte bewaaromstandigheden – opslagruimte fysiek beperkt– tijdrovend: dagelijks klasseren, zoeken, uithalen, …– slecht raadpleegbaar door HR medewerker– paradoxaal: meer en meer info komt digitaal binnen;
absurd om te printen en in papier op te slaan…
elektronisch werken is veraf !
2. In diensten
11
• Optie 2: Alles zelf intern scannen (vgl. HR Stad)
– bestaande papieren dossiers systematisch scannen op PA met bulkscanner
• aankoop bulkscanner en implementatie software (Cosmo)• personeelsinzet van 1 à 2 VTE• vorming• voorbereiden en schonen dossiers• naamgeving en opslaan
– nieuwe documenten worden gescand door HR dossierbeheerder en toegevoegd aan digitaal dossier
• gebruik van scanfunctie printers op werkvloer• naamgeving en opslaan in digitaal dossier
2. In diensten
12
2. In diensten
13
• Optie 3: Externe firma scant bestaande dossiers in bulk – Bijkomende documenten worden intern bij PA gescand (vgl. HR Digipolis)
– externe firma scant wat nu op papier bestaat• geen eigen personeelsinzet• kostprijs• aangeleverde bestanden inladen in Cosmo
– bijkomende documenten worden gescand door HR dossierbeheerder en toegevoegd aan digitaal dossier
• gebruik van scanfunctie printers op werkvloer• naamgeving en opslaan in digitaal dossier
2. In diensten
14
2. In diensten
15
• Kosten en inzet
2. In diensten
16
• Voordelen digitaliseren (opties 2 & 3)
– veilige bewaring (back-up)– ruimte geen probleem– gemakkelijk & direct digitaal toegankelijk voor alle HR
medewerkers– eenmalige inspanning voor nieuwe werkwijze– juridisch goedgekeurde procedure (vgl. Stad)
Elektronisch werken !
3. Uit diensten
17
• Huidige situatie
– 1.750 dossiers (vanaf 2009) in archiefkelder Ballaarstraat
– jaarlijkse aangroei van +/- 350 dossiers– maandelijks fysieke inventarisatie door Jean-Luc en
Informatiebeheer– fysieke opvragingen via Jean-Luc
3. Uit diensten
18
• Huidige situatie
3. Uit diensten
19
• Nadelen
– jaarlijkse aangroei– uitwijken naar externe opslagplaats onvermijdelijk– kostprijs opslag, opvragingen & transport– raadpleging nog omslachtiger– blijvende fysieke inventarisatie
3. Uit diensten
20
• Opties
1. Huidige situatie behouden
2. Volume uit diensten bevriezen door digitalisering in diensten
3. Externe firma scant alle uit diensten
4. Uit diensten zelf scannen
3. Uit diensten
21
• Optie 1: Huidige situatie behouden
= nadelen behouden & toenemende kosten!
– Blijvende jaarlijkse aangroei– uitwijken naar externe opslagplaats onvermijdelijk– kostprijs opslag, opvragingen & transport– raadpleging nog omslachtiger– blijvende fysieke inventarisatie
3. Uit diensten
22
• Optie 2: Verdere aangroei uit diensten bevriezen door in diensten te digitaliseren – door in diensten te digitaliseren, is er geen verdere
papieren aangroei van uit diensten – 1.750 uit diensten blijven in kelder staan– opvragingen via inventaris & Jean-Luc– geen extra kosten voor uit diensten
Goedkoop, maar voorwaarde dat in diensten digitaal worden !
3. Uit diensten
23
• Optie 3: Externe firma scant alle uit diensten – externe firma doet alles– geen extra personeelsinzet– geen haast: kan op later tijdstip gebeuren – groot kostenplaatje
Weinig eigen personeelsinzet, maar kostprijs en voorwaarde dat in diensten digitaal worden !
3. Uit diensten
24
• Optie 4: Uit diensten zelf scannen – enkel nuttig als ook in diensten digitaal worden – benodigde bulkscanner en software al aanwezig
(cfr. in diensten)– eigen personeelsinzet– geen haast: kan op later tijdstip gebeuren
Geen kosten voor externe firma, maar grote eigen personeelsinzet en voorwaarde dat in diensten digitaal worden!
3. Uit diensten
25
• Kosten en inzet
4. Beslissingen
26
IN diensten ………..………..………..
UIT diensten ………..………..………..