“AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN”
“PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO ENFOCADO A PROYECTOS”
CURSO : PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
DOCENTE : LIC. CARLOS RODRÍGUEZ GRÁNDEZ
AUTORES : JOSÉ MARTÍN SÁNCHEZ VARGAS
CARLOS FRANCISCO TORRES FLORES
GUILLERMO RICARDO CANCINO SEVILLANO
RENÉ RENGIFO SORIA
TARAPOTO-2015
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTINFISI 2015
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo fue desarrollado por estudiantes de la Facultad de Ingeniería de
Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín en el presente año,
2015, tiene como objetivo proponer la Metodología Para La Elaboración De Un Plan
Director Informático Enfocado A Proyectos, consta de cinco etapas a realizar para la
creación de un PDI donde se describe detalladamente las fases y objetivos tanto
generales y específicos, así como también información detallada de los pasos que
debemos seguir para la elaboración de un PDI orientado a proyectos en las cuales está
enfocado el plan, se muestra un cronograma que estima el tiempo en el cual el plan
será ejecutado, puesto en ejecución y posterior evaluación.
Las etapas de la Metodología propuesta son las siguientes:
En la Etapa 1, Consiste en formar equipos de trabajo y asignar funciones, tareas y
responsabilidades para la elaboración del PDI.
En la Etapa 2, Se realiza un estudio de la organización en cuanto a su
información estratégica, parque tecnológico en cuanto a tecnologías de
información.
En la Etapa 3, se realiza una lista de los proyectos de la organización, para luego
planificar su ejecución de acuerdo a las prioridades de la organización.
En la Etapa 4, consiste en elaborar el Plan Director Informático.
En la Etapa 5, consiste en hacer el seguimiento y control de la ejecución del Plan
Director Informático.
Con esto se pretende contribuir a las organizaciones en el caso de que se vieran en la
necesidad de optar por la creación de un Plan Directorio e Informático orientado a los
proyectos, ya que esta propuesta está hecha en forma general para cualquier
organización que desee ponerla en práctica.
INDICEINTRODUCCIÓN.....................................................................................................................1
I. OBJETIVOS DEL TRABAJO...............................................................................................4
1.1. GENERAL................................................................................................................4
1.2. ESPECÍFICOS...........................................................................................................4
II. PRESENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA............................................................................4
OBJETIVOS.........................................................................................................................5
General:...............................................................................................................................5
Específicos:...........................................................................................................................5
ETAPA 1: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.............................................................................6
OBJETIVOS:..................................................................................................................6
ESTRUCTURA DE TRABAJO...........................................................................................6
FASES............................................................................................................................6
ETAPA 2: ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN........................................................8
OBJETIVOS:..................................................................................................................8
ESTRUCTURA DE TRABAJO...........................................................................................8
FASES............................................................................................................................9
ETAPA 3: PRIORIZAR LOS PROYECTOS..............................................................................10
OBJETIVOS:................................................................................................................10
ESTRUCTURA DE TRABAJO.........................................................................................10
FASES..........................................................................................................................11
ETAPA 4: ELABORACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO...........................................................12
OBJETIVOS:................................................................................................................12
ESTRUCTURA DE TRABAJO.........................................................................................13
FASES..........................................................................................................................13
ETAPA 5: EJECUCION, SEGUIMIENTO Y CONTROL.............................................................14
OBJETIVOS:................................................................................................................14
ESTRUCTURA DE TRABAJO.........................................................................................15
FASES..........................................................................................................................15
III. RESULTADOS POR ETAPA.............................................................................................16
3.1. ETAPA 1.......................................................................................................................16
3.2. ETAPA 2.......................................................................................................................17
3.3. ETAPA 3.......................................................................................................................18
3.4. ETAPA 4.......................................................................................................................20
IV. ANEXOS.......................................................................................................................21
4.1. FORMATOS DE REGISTROS DE DATOS...........................................................................21
FDR 01: ACTA DE GRUPOS DE TRABAJO.............................................................................21
FDR 02: GUÍA DE FUNCIONES DE CADA GRUPO DE TRABAJO............................................22
FRD 03: ACTA DE EVALUACIÓN..........................................................................................23
FRD 04: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN............................................................................23
FRD 05: DOCUMENTACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS........................................25
FRD 06: FICHA DE NECESIDADES........................................................................................26
FRD 07: INFORME DE EVALUACIÓN....................................................................................27
FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS...............................................................................28
FRD 09: PRIORIZAR LOS PROYECTOS..................................................................................29
FRD 10: FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS...............................................30
FRD 11: FICHA DE PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A RIESGOS...........................................31
FRD 12: CRONOGRAMA DE PROYECTOS.............................................................................32
FRD 13: INDICADORES DE SEGUIMIENTO...........................................................................33
PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO..........................................................................................34
PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO...........................................................................................34
4.2. ALGORITMO DEL PDI....................................................................................................40
4.2.1. ALGORITMO EJECUCIÓN, SEGUMIENTO Y CONTROL..............................................42
V. GLOSARIO....................................................................................................................43
I. OBJETIVOS DEL TRABAJO
I.1. GENERALElaborar un Plan Directorio e Informático.
I.2. ESPECÍFICOS - Facilitar a la organización a determinar su estado actual en cuanto a
proyectos.- Permitir al directorio a tomar decisiones en cuanto a tecnologías de
información.
II. PRESENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA
Un plan informático es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por
todos los usuarios de la organización, el cual empieza con el desarrollo de objetivos,
define estrategias y políticas. Para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados
para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que se realicen en términos de
productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los
usuarios y por el nivel Director de la organización, en parámetros no técnicos y exentos
de ambigüedad.
Un plan informático no es un método para resolver problemas corrientes en cortos
períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la Dirección,
esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las
actividades del Plan.
Un plan informático formal debe contemplar un horizonte que alcanza un período
variable entre 3 y 5 años, o se define dependiendo del tamaño de la organización. No
obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales, y reformulado
cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por
el nivel Directivo de la organización.
Un plan informático es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es
básicamente satisfacer las necesidades de información que el sistema de decisiones de
la organización requiere, en la cantidad, calidad, oportunidad y forma que cada nivel
necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo y
de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de informática
ofrece.
OBJETIVOSGeneral:
- Proponer una metodología orientada a proyectos para la Elaboración de un Plan Informático dentro de una organización.
Específicos: - Definir grupos de trabajo para la elaboración del PDI (Plan Director
Informático).- Analizar y Diagnosticar el parque tecnológico de la organización.- Identificar y priorizar los proyectos de la organización.- Elaborar el PDI e indicadores de seguimiento.
ETAPAS DE LA PROPUESTA DE METODOLOGÍA DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
El planeamiento informático es una actividad delicada y la calidad del resultado
depende de la capacidad de la organización para dominar la sabiduría necesaria. El
primer PI no está a la altura de las previsiones, pero su calidad debe mejorar de
acuerdo a sus actualizaciones. Las actualizaciones del PDI se realizan anualmente en
concordancia a la planificación presupuestal por ejercicio.
La metodología para su ejecución se organiza en grupos de trabajo donde participan
los responsables representando a las áreas de informatización. Cada responsable
forma parte activa de la Estructura de Trabajo, previa selección realizada en la primera
etapa como miembro del Comité Directivo, Grupo de Proyecto, Grupo de Usuario,
Especialista o Facilitador, de acuerdo a las funciones establecidas.
Nuestra propuesta de metodología de planeamiento se desarrolla en 5 etapas:
Cada etapa tiene sus fases, respectivamente.
ETAPA 1
Definir los equipos de trabajo
ETAPA 2
Estudio y análisis de la Organización
ETAPA 3
Priorizar los proyectos
ETAPA 4
Elaboración del plan informático
ETAPA 5
Ejecución, seguimiento y control
ETAPA 1: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
Consiste en formar equipos de trabajo y asignarles funciones, tareas y
responsabilidades, quienes se encargarán de la elaboración del Plan.
OBJETIVOS:
Definir los grupos de trabajo.
Delegar funciones, tareas y responsabilidades.
Evaluar resultados de la etapa.
Confirmar la eficacia de los grupos de trabajo.
ESTRUCTURA DE TRABAJO
FUNCIONES DEL EXPERTO PDI
Brindar apoyo a los Grupos de trabajo para una mejor organización
y planificación de la metodología.
Asistir al Grupo de Proyecto en el proceso de planeamiento y
garantizar un control del mismo.
FASES
FASE 1: Definición de los grupos de Trabajo
En esta fase se crean los grupos de trabajo con el propósito de
formalizar el PDI, así poder cumplir los objetivos respectivos, este se
crea con la ayuda de miembros capacitados y autorizados.
Se Formará los siguientes grupos de trabajos: Comité Directivo (CD),
Grupo de Proyectos (GP), Grupo de Usuarios (GU). Los miembros de
cada grupo son seleccionados de acuerdo a sus especialidades. A
demás cada grupo cuenta con un representante principal, quien es el
encargado de dirigir al equipo y generar un clima de calidad, donde
participen todos los miembros y cumplan con sus funciones que se les
asignarán en la siguiente fase.
FASE 2: Delegar funciones, tareas y responsabilidades
En esta fase se reúne al personal indicado y se delegan funciones,
tareas y responsabilidades a cada de grupo de trabajo, así también se
les asigna los recursos necesarios que utilizaran para llevar a cabo el
normal desarrollo del PDI donde cada equipo deberá documentar
todas las funciones realizadas y el resultado de cada proceso en el que
intervino.
La asignación de funciones de los grupos son las siguientes:
Comité Directivo (CD): Es el grupo de trabajo que se encarga de
elaborar y aprobar informes finales de cada etapa.
Grupo de Usuarios (GU): Este grupo se formará por un representante
de cada área de la organización y su función es brindar información en
todo el proceso de la elaboración del PDI.
Grupo Proyectos (GP): Se Encargara de organizar el portafolio de
proyectos de la organización.
Experto de PDI (E-PDI): Es el apoyo externo de la organización que da
seguimiento y control del proceso de elaborar el PDI.
FASE 3: Evaluar resultados de la Etapa
En esta fase realizamos la verificación de la estructuración y
funcionalidades de cada grupo de trabajo. Para ello debemos tener en
cuenta las características y especialidades, en caso de no estar bien
organizado debemos reestructurarlo.
Antes: Se determina los motivos y objetivos de elaborar un PDI.
Durante: Se evalúa si se están formando bien los grupos de trabajo
Después: Presentación de la estructura de trabajo.
Se da a conocer los Objetivos del PDI.
Lanzamiento de la etapa 2
FASE 4: Confirmar la eficacia de los grupos de trabajo
Una vez realizado la evaluación anterior, se confirmará si los grupos
están ya bien formados y capaces para asumir sus tareas y
responsabilidades asignados para así pasar a la siguiente etapa del
Plan.
ETAPA 2: ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
En esta etapa se realiza el análisis de la organización en cuanto a su
información estratégica, parque tecnológico y además de todo conocer sus
múltiples necesidades en tecnologías de información.
OBJETIVOS:
Conocer la situación actual de la organización.
Análisis de recursos tecnológicos
Identificar las necesidades de los TIC’s.
Evaluar resultados de la etapa.
ESTRUCTURA DE TRABAJO
FUNCIONES DEL GRUPO DE PROYECTOS
Realiza y dirige las entrevistas a los responsables de los grupos de
usuario de cada área con el propósito de solicitar información.
El GP realiza el inventario del parque tecnológico de la organización.
Es el encargado de identificar las necesidades de la organización en
cuanto a TIC’s.
FUNCIONES DEL GRUPO DE USUARIOS
Son los encargados de brindar información necesaria de la organización
en cuanto a: lo existente, necesidades y las mejoras a considerar.
FUNCIONES DEL EXPERTO PDI
Analizar los resultados de las entrevistas realizadas con una muestra
de usuarios.
Orientar y apoyar al GP para una mejor identificación de
necesidades de la organización en cuanto a TIC’s.
Analizar y Modificar posiblemente los documentos de recolección
de información y el inventario del parque tecnológico.
FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO
Los miembros del Comité Directivo examinan y dan ajustes si es
necesario.
FASES
FASE 1: Conocer la situación actual de la organización
Realizar un diagnóstico de la situación actual de la organización,
analizando sus planes estratégicos, sus factores internos (Debilidades
-Fortalezas) y sus factores externos (Amenazas-Oportunidades).
FASE 2: Análisis de recursos tecnológicos
El Grupo de Proyectos se encargará de analizar el hardware,
software, recursos humanos y otros servicios disponibles en la
organización, con la finalidad de conocer la situación en la que se
encuentra la organización en cuanto a tecnología.
FASE 3: Identificar las necesidades de los TIC’s.
El Grupo de Proyectos es el encargado de identificar y documentar
las necesidades de cada área de la organización, en cuanto a TIC’s.
FASE 4: Evaluar resultados de la etapa
El Comité Directivo efectuará un seguimiento de esta etapa con la
ayuda del Experto en PDI, para comprobar la veracidad de la
información y su normal funcionamiento.
Antes: Se pide la ayuda del experto en PDI, para un eficiente
diagnóstico del parque tecnológico.
Durante: Se evalúa el parque tecnológico y necesidades de la
organización
Después: Se da a conocer el informe realizado (lo existente y lo que
falta) Lanzamiento de la etapa 3
ETAPA 3: PRIORIZAR LOS PROYECTOS
Consiste en analizar los proyectos de la organización, y en base a ellos
elaborar el cronograma para su ejecución, teniendo en cuenta el grado de
prioridad de cada uno.
OBJETIVOS: Evaluar y actualizar el Plan Identificar los Proyectos de la Organización. Priorizar los proyectos. Realizar el cronograma de los proyectos. Evaluar los resultados de la etapa.
ESTRUCTURA DE TRABAJO
FUNCION DEL GRUPO DE PROYECTO
Analizar y evaluar el Plan Vigente para actualizar la información.
Responsable de obtener los proyectos de la organización, evaluarlos
y priorizarlos.
El Grupo de Proyectos informa al Comité Directivo sobre el
cronograma de ejecución de los proyectos.
Debe demostrar precisión y trabajar de manera iterativa para así
adaptar los recursos de la organización a los proyectos.
FUNCIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO
El Comité Directivo actualiza la información del plan vigente con la
ayuda del Grupo de Proyectos.
Controla los proyectos enviados por el Grupo de Proyectos y tiene
la autoridad de Aprobarlos o desaprobarlos.
Encargado de aprobar el cronograma de ejecución de los proyectos
enviado por el grupo de proyectos.
El Comité directivo realiza el seguimiento a los trabajos del Grupo
de Proyectos a lo largo de esta etapa para tener resultados
favorables.
FUNCION DEL GRUPO DE USUARIOS
Aporta su conocimiento obtenido y brinda la información necesaria
de los proyectos de la organización.
FUNCIÓN DEL EXPERTO PDI
Interviene en el análisis detallado del sistema de información y la
plataforma tecnológica deseada para el desarrollo de los proyectos
en un determinado tiempo.
Supervisa y brinda sugerencias para priorizar los proyectos y
asimismo elaborar su cronograma de ejecución.
FASES
FASE 1: Análisis, evaluación del PDI
El Comité Directivo con ayuda del Grupo de Proyectos, analizan y
evalúan la información del Plan anterior, con el objetivo de ajustarlo
al presente periodo.
FASE 2 y 3: Identificar los Proyectos de la Organización y priorizarlos
El Grupo de Proyectos identifica todos los proyectos en ejecución y
propuestos que tiene la organización.
El Grupo de Proyectos se encargara de evaluar cada proyecto y
priorizarlos, esta priorización lo realiza conociendo los recursos,
presupuesto, tiempo necesario de cada proyecto y evaluando el
alcance de la organización.
FASE 4: Elaborar el cronograma de los proyectos
El grupo de proyectos realiza el cronograma de la programación de
todos los proyectos seleccionados en función del modo de
realización.
FASE 5: Seguimiento y Control de la Etapa.
El Comité Directivo se encargara de realizar un seguimiento de esta
etapa con la ayuda del Experto en PDI, con la intención de verificar el
cronograma de proyectos y ajustarlo de acuerdo al alcance de la
organización.
Antes: Tomar en cuenta el parque tecnológico evaluado.
Durante: Evaluar bien los proyectos para priorizarlos, según los
resultados que pueden mostrar.
Después: Validación del Cronograma y Lanzamiento de la Etapa 4.
ETAPA 4: ELABORACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO
En esta etapa se realiza la elaboración del plan director informático.
OBJETIVOS:
Definir la estructura del plan que se va a realizar.
Ver los resultados que trae la estrategia aplicada.
Evaluación y simulación del plan.
Aceptación del plan.
ESTRUCTURA DE TRABAJO
FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO
Define y aprueba los objetivos y estrategias para la elaboración del
plan.
Verifica el contenido de los formatos que presenta el Grupo de
Proyectos.
Es el encargado de elaborar el documento del PDI.
FUNCIONES DEL GRUPO DE PROYECTOS
Apoya al comité directivo a elaborar las estratégicas a utilizarse.
FUNCIONES DEL EXPERTO PDI
Analizar los resultados de las estrategias para ser aplicadas. Define la estructura del Plan. Preparar al grupo Táctico para la construcción del desarrollo del plan. Aprueba el plan de desarrollo y/o da las últimas sugerencias.
FASES
FASE 1: Analizar las estrategias planteadas.
Se analiza las estrategias para ver si va acorde con lo que se quiere
conseguir en el desarrollo del plan.
FASE 2: Cartera de Proyectos.
Se plantean diversas propuestas de proyectos, con el objetivo de
hacer cumplir las estrategias
FASE 3: Priorización de proyectos.
Se eligen los proyectos que tengan mayor relevancia entre los ya
propuestos.
FASE 4: Aplicar las estrategias para la construcción del plan.
Después de haber sido analizado y aceptado la estrategia se procede
a construir el plan respectivo.
FASE 5: Desarrollo del plan.
Se procede a realizar todo el contenido del plan (Desarrollo) con sus
especificaciones.
FASE 6: Simulación del plan.
Se simula el plan para ver los resultados que se obtiene con la
finalidad de saber si el plan se va de acuerdo a los objetivos que
queremos lograr.
FASE 7: Control de etapa.
En esta fase se realiza la revisión de los resultados de la etapa (si se
está dando con éxito) para pasar a la siguiente etapa respectiva. Se
asegura de la eficacia de las estructuras y los procedimientos de
aplicación y revisión de propuestos.
Antes: Asegurar la eficacia de realización de la etapa 3.
Durante: Revisión minuciosa del contenido del PDI
Después: Aprobación del Plan
ETAPA 5: EJECUCION, SEGUIMIENTO Y CONTROLEn esta etapa se ejecutará el Plan informático el cual se hará el seguimiento
y control a cada proceso en ejecución.
OBJETIVOS:
Si realiza de manera precisa la metodología.
Verificar el documento correspondiente.
Hacer el respectivo seguimiento y encontrar observaciones.
ESTRUCTURA DE TRABAJO
FUNCIONES DEL GRUPO DE PROYECTOS
Organiza y realiza la ejecución del PDI.
Apoya al comité directivo a elaborar los indicadores de seguimiento
del PDI.
Determina y redacta el contenido del documento del PDI.
FUNCIONES DEL EXPERTO PDI
Participa de forma activa en la ejecución.
Coordina cada fase junto al grupo de proyectos.
FASES
FASE 1: Verificación de componentes.
Se revisará los elementos necesarios para el desarrollo de la
metodología del planeamiento informático como TIC’s, y los
encargados necesarios para el desarrollo de la metodología
planteada.
FASE 2: Organización de la realización de la propuesta.
Se definirán lo necesario para la ejecución de la metodología los
procedimientos y las herramientas a emplear.
FASE 3: Desarrollo de la Metodología.
Se realizara la metodología planteada, realizando todas las etapas
planteadas y se redactara el documento final del PDI.
FASE 4: Control de la etapa.
En esta etapa se realizara el respectivo control de la etapa
comprobando la eficiencia de la etapa y se aprobara en caso
contrario de verificar la etapa.
III. RESULTADOS POR ETAPA
III.1. ETAPA 1
DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:
OBJETIVO GENERAL: - ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.
DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 1: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.
FASE OBJETIVO RESULTADOSFUNCIONES GRUPO DE
TRABAJO
Definición de los grupos de Trabajo
Estructurar los grupos de trabajo
FDR 01: Acta de grupos de trabajo Todos participan
Delegar funciones, tareas y responsabilidades
Delegar funciones y asignar recursos a cada equipo de trabajo
FDR 02: Guía de funciones de cada grupo de trabajo
Todos participan
Evaluar resultados de la Etapa
Mantener el control de los grupos de trabajo
FRD 03: Acta de evaluación Comité Directivo (CD
III.2. ETAPA 2
DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:
OBJETIVO GENERAL: ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.
DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 2: ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
FASE OBJETIVO RESULTADOS FUNCIONES GRUPO DE TRABAJO
Conocer la situación actual de
la organización.
Efectuar un diagnóstico sobre la actual situación en que se encuentra la organización para Facilitar a los grupos toda información necesaria para su para la elaboración del PDI.
FRD 04: Análisis de la Organización.
GRUPO DE USUARIOS Son los encargados de brindar información necesaria de la organización en cuanto a: lo existente, necesidades y las mejoras a considerar. Realiza la recopilación de datos.
Análisis de recursos
tecnológicos
Identificar las TIC´s para aprovechar mejor sus utilidades.
FRD 05: Documentación de los recursos tecnológicos
El Grupo de Proyectosse encargará de analizar el hardware, software, recursos humanos y otros servicios disponibles en la organización.
Identificar las necesidades de los
TIC’s.
Identificar y documentar necesidades en TIC’s
FRD 06: Ficha de necesidades
El Grupo de Proyectos Es el encargado de identificar y documentar las necesidades de cada área de la organización, en cuanto a TIC’s .
Evaluar resultados de la etapa.
Supervisar el levantamiento de información
FRD 03: Acta de evaluación
Comité Directivo (CD
DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:
OBJETIVO GENERAL: ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.
DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 3: PRIORIZAR LOS PROYECTOS
FASE OBJETIVO RESULTADOSFUNCIONES GRUPO DE
TRABAJO
Identificar los Proyectos de la Organización. Identificar los proyectos
primordiales que solucionará el PDI.
FRD 08: Identificar Los Proyectos
El Grupo de Proyectos identifica todos los proyectos en ejecución y propuestos que tiene la organización
Priorizar los proyectos.
Destacar Los proyectos más eficaces y seleccionarlas para su elaboración y uso en la organización
FRD 09: Priorizar Los ProyectosFRD 10: Ficha de identificación de RiesgosFRD 11: Ficha de planificación de respuesta a riesgos
El Grupo de Proyectos• Responsable de obtener los proyectos de la organización, evaluarlos y priorizarlos.• Analizar y evaluar el Plan Vigente para actualizar la información.
Realizar el cronograma de los
proyectos..
Elaborar y Ejecutar un cronograma
FRD 12: Cronograma De Proyectos
El Grupo de Proyectos Y FUNCIÓN DEL EXPERTO PDI• Interviene en el análisis detallado del sistema de información y la plataforma tecnológica deseada para el desarrollo de los proyectos en un determinado tiempo. • Supervisa y brinda sugerencias para priorizar los proyectos y asimismo elaborar su cronograma de ejecución.
Evaluar los Tener información FRD 03: Acta de evaluación Comité Directivo (CD)
3.3. ETAPA 3
resultados de la etapa
coherente
El Comité Directivo se encargara de realizar un seguimiento de esta etapa con la ayuda del Experto en PDI, con la intención de verificar el cronograma de proyectos y ajustarlo de acuerdo al alcance de la organización.
III.3.
III.4. ETAPA 4
DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:
OBJETIVO GENERAL: ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.
DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 4: ELABORACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO
FASE OBJETIVO RESULTADOS FUNCIONES GRUPO DE TRABAJO
Elaborar y evaluar el Plan
Elaborar y redactar el documento principal del PDI.
FRD 07: Informe de EVALUACION.
Comité Directivo: Son los encargados hacer el estudio de las propuestas planteadas. Con el aporte de cada uno de los involucrados en dichas etapas anteriores.
Definir indicadores para el seguimiento del Plan.
Concluir el plan en el periodo determinado.
FRD 13: INDICADORES DE SEGUIMIENTO.
Comité Directivo: Encargado de la formalización de la propuesta de PDI orientado a proyectos.
Redactar el documento del PDI.
Escribir el documento del PDI.
PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO
Cada uno de los involucrados en dichas etapas anteriores.
Evaluar resultados de la etapa.
Contar con un PDI apropiado.
FRD 03: Acta de evaluación
El Comité Directivo efectuará un seguimiento de esta etapa con la ayuda del Experto en PDI.
IV. ANEXOSIV.1. FORMATOS DE REGISTROS DE DATOS.
FDR 01: ACTA DE GRUPOS DE TRABAJO
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 01.- Acta de grupos de Trabajo
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
Objetivo General
Objetivo Especifico
[Contenido] La presenta acta hace constar la conformación de los grupos de trabajo:
Organigrama:
Identificador Nombre Especialidad Grupo Cargo Firma
Leyenda: Identificador: Código que permite identificar de forma unívoca al
integrante del grupo.
Nombre: Nombre del responsable. . Se puede tratar de una persona
concreta o de un departamento.
Especialidad: Estudios académico realizado.
Cargo: Breve descripción sobre el cargo que el integrante de proyecto
desempeña.
Área: Lugar en donde labora el integrante del proyecto.
Grupo: Nombre del grupo al cual pertenece.
Firma: se adjunta la firma de cada integrante para su validez.
Anexos - Copia del DNI de cada integrante.
FDR 02: GUÍA DE FUNCIONES DE CADA GRUPO DE TRABAJO
CD
GP
GU
E-PDI
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 02: Guía de funciones de cada grupo de trabajo
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
[Contenido]
El presente documento es una guía que detalla las funciones de cada grupo de trabajo, se adjunta la firma de cada integrante que realizara la función para su validez y forma de compromiso.
N¬ GRUPO RESPONSABLE
FUNCION INTEGRANTES FECHA
Anexos - Copia del DNI de cada integrante.
FRD 03: ACTA DE EVALUACIÓN
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 03.- Acta de evaluación
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
[Contenido] El acta de control detalla los objetivos de cada fase, los cuales deben haber sido cumplidos para poder ser aprobados.
N° OBJETIVOS CALIFICACIONES COMENTARIO
C CP NC
C: Cumple; CP: Cumple parcialmente; NC: No Cumple
FIRMA DEL REPRESENTANTE De CADA GRUPO
Anexos
FRD 04: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 04.- Análisis de la Organización.
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /Presentación de la organización.
Datos Generales, contiene Razón Social (Denominación, RUC, Ubicación Geográfica, Giro de Negocio, Sucursales/Sedes/Filiales)
Misión. Visión. Organigrama de la organización. Políticas. Normas Vigentes.
Resumen de la situación actual Hardware Software Redes Recursos humanos Sistemas vigentes y su estado Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios Resumen de costos por cada concepto anterior
Resumen Ejecutivo Objetivos
Premisas o supuestos básicos Resumen de planes componentes Análisis beneficio v/s compromisos
Sistemas de información Desarrollo de nuevos sistemas previstos Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes Planes de contingencia para seguridad y respaldo
Recursos informáticos Justificación del equipamiento necesario Justificación del software básico y de desarrollo necesario Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de
capacitación Planes componentes
Perfil del equipo en el tiempo Perfil de sistemas y resultados en el tiempo Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias Flujos de recursos económicos Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado
por el plan informático formal Plan de seguridad y auditoría computacional
Análisis de Plan estratégico de la Organización.Análisis FODA
Anexos:
FRD 05: DOCUMENTACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 05: Documentación de los recursos tecnológicos
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /1. Parámetros de costos:
1.1. Costos de compra, arriendo 1.2. Costos de mantención de hardware 1.3. Costos de mantención de software 1.4. Costos de instalación 1.5. Costos de entrenamiento 1.6. Costos de recursos humanos
1.7. Costos de migración 2. Parámetros técnicos:
2.1. Hardware a) Arquitectura del o los procesadores b) Tecnología de los discos c) Tecnología de respaldo (cintas y/o discos) d) Capacidad de crecimiento e) Rendimiento de la configuración f) Nivel tecnológico de la arquitectura propuesta (grado de modernización) g) Calidad de la mantención técnica h) Experiencias vigentes de la configuración propuesta o equivalente
2.2. Software
a) Sistema Operativo. b) Software básico y de desarrollo c) Confiabilidad d) Portabilidad e) Distributivitas f) Integración g) Flexibilidad h) Versatilidad i) Experiencias previas vigentes
2.3. Solvencia de la Empresa a) Económica b) Presencia en el mercado c) Respaldo de hardware d) Respaldo de software e) Soporte de entrenamiento f) Tendencia de desarrollo tecnológico
2.4. Comprensión del Problema del Cliente
a) Respecto del nivel del personal b) Respecto del tipo de aplicaciones c) Impacto en los recursos humanos del cliente de la solución propuesta d) Impacto de la solución propuesta en la etapa de migración de sistemas e) Metodologías de respaldos totales/parciales sin degradar el/los equipos,
manteniendo el servicio a los usuarios conjuntamente con el desarrollo de sistemas
f) Modalidad de contrato de mantención de hardware y software a suscribir g) Respecto de las tasas de crecimiento involucradas y su impacto en las
modalidades de administración y explotación de los recursos informáticos a futuro
Anexos:
FRD 06: FICHA DE NECESIDADES
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 06: Ficha de necesidades
Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
[Contenido]
NOMBRE DE AREA
NECESIDAD MODALIDAD ¿PASA A SER UN PROYECTO?
U NU
U : Urgente; NU : No Urgente; Pasa a ser un proyecto: si/no
ANEXO
FRD 07: INFORME DE EVALUACIÓN
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]
PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 07: Informe de Evaluación
Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
Informe de Evaluación del Plan anterior
ANEXO:
FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]
PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS
Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
Lista de Proyectos
PROYECTOS N° DENOMINACIÓN
DEL PROYECTO DATOS GENERALES INVOLUCRADOS
OBSERVObjetivoActividades Responsable Duración
Presupues
to
Áreas
Involucrad
as
Beneficiarios
PROYECTOS EN
EJECUCION
1.
n.
PROYECTOS
PROPUESTOS
1.
n.
Anexos:
FRD 04: Análisis de la Organización y FRD 05: Documentación de los recursos tecnológicos
FRD 09: PRIORIZAR LOS PROYECTOS
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]
PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 09: PRIORIZAR LOS PROYECTOS
Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
Anexos: FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS
PROYECTO PRIORIDAD
N° DENOMINACIÓN PRESUPUESTO DURACIÓN ALTA MEDIA BAJA
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 10: Ficha de identificación de Riesgos
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
[Contenido] Es un documento donde se especifica los riesgos asociados al proyecto para tal efecto se debe realizar una identificación de riesgos priorizados. La identificación de riesgos debe contener al menos la siguiente información:
N° RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CATEGORIA
Critico Serio Moderado Menor Despreciable
LEYENDA:IMPACTO
Crítico: Un evento que si ocurre causaría fallas en el proyecto Serio: Un evento que si ocurre causaría incrementos severos en costo y tiempo. Moderado: Un evento que si ocurre causaría incrementos moderados en costo y tiempo. Menor: Un evento que si ocurre causaría incrementos bajos en costo y tiempo. Despreciable: Un evento que si ocurre no tendría efecto en el proyecto.
FRD 10: FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
CATEGORIA: puede ser bajo/medio/alto
ANEXO
FRD 11: FICHA DE PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A RIESGOS
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 11: Ficha de planificación de respuesta a riesgos
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
[Contenido]
RIESGOS ESTRATEGIAS ACCION CONTIGENCIA PRESUPUESTOS RESPONSABLE
ANEXO: FRD 10: Ficha de identificación de Riesgos
FRD 12: CRONOGRAMA DE PROYECTOS
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]
PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 12: CRONOGRAMA DE PROYECTOS
Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
Lista de proyectos priorizados a ejecutarse por año
Anexos: FRD 09: Identificar Los Proyectos
N°PROYECTOS OBJETIVO CRONOGRAMA
AÑO1 AÑO2 AÑO3
FRD 13: INDICADORES DE SEGUIMIENTO.
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]
PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
FRD 13: Indicadores De Seguimiento.Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
- Indicadores de Seguimiento
N°
PROYECTO
OBJETIVO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
META PROGRAMAD
A
META ALCANZAD
A
MEDIO DE VERIFICACIÓ
N
Anexos: Fichas de Procesos. Encuestas. Documentos de compromiso (acta de reuniones, etc) Entrevistas.
PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO
[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]
PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO
PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO
Objetivo: Responsable:
Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /
I. OBJETIVOS DEL PLAN
I.1. General.
I.2. Específicos.
La presenta acta hace constar la conformación de los grupos de trabajo:
Identificador Nombre Especialidad Grupo Cargo Firma
II. GUÍA DE FUNCIONES DE CADA GRUPO DE TRABAJO
N¬ Grupo
Responsable
Función Integrantes Fecha
III. ACTA DE EVALUACIÓN
N° Objetivos Calificaciones Comentario
C CP NC
C: Cumple; CP: Cumple parcialmente; NC: No Cumple
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE CADA GRUPO
IV. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.
Presentación de la organización. Datos Generales, contiene Razón Social (Denominación, RUC, Ubicación Geográfica,
Giro de Negocio, Sucursales/Sedes/Filiales) Misión. Visión. Organigrama de la organización. Políticas. Normas Vigentes.
Resumen de la situación actual Hardware Software Redes Recursos humanos Sistemas vigentes y su estado Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios Resumen de costos por cada concepto anterior
Resumen Ejecutivo Objetivos Premisas o supuestos básicos Resumen de planes componentes Análisis beneficio v/s compromisos
Sistemas de información Desarrollo de nuevos sistemas previstos Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes Planes de contingencia para seguridad y respaldo
Recursos informáticos Justificación del equipamiento necesario Justificación del software básico y de desarrollo necesario Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de
capacitación Planes componentes
Perfil del equipo en el tiempo Perfil de sistemas y resultados en el tiempo Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias Flujos de recursos económicos Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado por el
plan informático formal Plan de seguridad y auditoría computacional
Análisis de Plan estratégico de la Organización.Análisis FODA
V. DOCUMENTACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS
1. Parámetros de costos: 1.1. Costos de compra, arriendo 1.2. Costos de mantención de hardware 1.3. Costos de mantención de software 1.4. Costos de instalación 1.5. Costos de entrenamiento 1.6. Costos de recursos humanos 1.7. Costos de migración
2. Parámetros técnicos: 2.1. Hardware
Arquitectura del o los procesadores Tecnología de los discos Tecnología de respaldo (cintas y/o discos) Capacidad de crecimiento Rendimiento de la configuración Nivel tecnológico de la arquitectura propuesta (grado de modernización) Calidad de la mantención técnica Experiencias vigentes de la configuración propuesta o equivalente
2.2. Software Sistema Operativo. Software básico y de desarrollo Confiabilidad Portabilidad Distributivitas Integración Flexibilidad Versatilidad Experiencias previas vigentes
2.3. Solvencia de la Empresa Económica Presencia en el mercado Respaldo de hardware Respaldo de software Soporte de entrenamiento Tendencia de desarrollo tecnológico
2.4. Comprensión del Problema del Cliente Respecto del nivel del personal Respecto del tipo de aplicaciones
Impacto en los recursos humanos del cliente de la solución propuesta Impacto de la solución propuesta en la etapa de migración de sistemas Metodologías de respaldos totales/parciales sin degradar el/los equipos,
manteniendo el servicio a los usuarios conjuntamente con el desarrollo de sistemas Modalidad de contrato de mantención de hardware y software a suscribir Respecto de las tasas de crecimiento involucradas y su impacto en las modalidades
de administración y explotación de los recursos informáticos a futuro
VI. FICHA DE NECESIDADES
NOMBRE DE AREA
NECESIDAD MODALIDAD ¿PASA A SER UN PROYECTO?
U NU
U : Urgente; NU : No Urgente; Pasa a ser un proyecto: si/no
VII. INFORME DE EVALUACIÓN
Informe de Evaluación del Plan anterior
VIII. IDENTIFICAR LOS PROYECTOS
Lista de Proyectos
IX.PRIORIZAR LOS PROYECTOS
PROYECTO PRIORIDAD
N° DENOMINACIÓN PRESUPUESTO DURACIÓN ALTA MEDIA BAJA
X. FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
N° RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CATEGORIA
Critico Serio Moderado Menor Despreciable
XI. FICHA DE PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A RIESGOS
RIESGOS ESTRATEGIAS ACCION CONTIGENCIA PRESUPUESTOS RESPONSABLE
XII. CRONOGRAMA DE PROYECTOS
Lista de proyectos priorizados a ejecutarse por año
XIII.
INDICADORES DE SEGUIMIENTO.
Indicadores de Seguimiento
N°
PROYECTO
OBJETIVO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
META PROGRAMAD
A
META ALCANZAD
A
MEDIO DE VERIFICACIÓ
N
N°PROYECTOS OBJETIVO CRONOGRAMA
AÑO1 AÑO2 AÑO3
Anexos
Metodología aplicada. Fichas de Proyectos. Fotos. Entrevistas / Encuestas. Documentos de compromiso (acta de reuniones, etc.). Informe de situación Organización (análisis de plan estratégico, análisis FODA)
I.
IV.2. ALGORITMO DEL PDI
5
Información del Entorno Organizacional
Evaluar resultados.
Evaluar resultados.
Delegar funciones y asignar recursos.
Definición de los grupos de Trabajo.1 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
FCumple
Objetivos
VFExiste un PDI
INICIO
Confirmar la eficacia de los grupos de trabajo.
ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
v
Identificar las necesidades de los TIC’s.
Análisis de los recursos tecnológicos
32
Cumple objetivos
V
PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS
F
Proyectos
Personal
Resultados de Etapas
5
PDI
Evaluar resultados.
Evaluar resultados.
Redactar el documento del PDI.
Definir indicadores para el seguimiento del Plan.
Elaborar y evaluar el Plan
1
V
F
Cumple objetivos
Expira PDI
V
F
ELABORACIÓN DEL PLAN
INFORMÁTICO
Cumple objetivos
Identificar los Proyectos de la Organización.
3
Realizar el cronograma de los proyectos.
Priorizar los proyectos.
2
F
FIN
V
IV.2.1. ALGORITMO EJECUCIÓN, SEGUMIENTO Y CONTROL
F
V
F
V
Fin
Fin del PDI
Publicar en el Sistema de
Informacion
Comparar los datos obtenidos con lo esperado
Elaboración del Informe Mensual
Es Satisfactorio
Ejecución del PDI
Organización para la ejecución del PDI
Obtener Información del Avance del PDI
Ejecución, Seguimiento y Control
V. GLOSARIO
Cronograma: Es una gráfica de tiempo que contiene todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.
Ejecución: Es la realización o aplicación de lo planificado, con el propósito de lograr algo.
Evaluación: Es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación
Indicadores: Instrumento que sirve para mostrar o indicar el proceso detallado del PDI.
Matriz FODA: método permitiendo la análisis de las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de un proyecto.
Metodología: conjunto de procedimientos utilizados para una investigación científica.
Monitoreo: Dar seguimiento del proceso del PDI. Objetivos: Fin o propósito del PDI, Etapas o Fases. Organización: Estructura social conformado por personas o instituciones
para desarrollar un actividad orientada. Periodo de Tiempo: Tiempo definido de una acción u evento con un tiempo
de inicio y fin. Planeamiento: Proceso metódico diseñado para obtener un objetivo
determinado Plataforma Tecnológica: Unidades de apoyo a la investigación y Actividades
diarias de una organización equipadas con la última tecnología y dotadas de personal altamente especializado.
Portafolio de Proyectos: Proceso administrativo designado a ayudar a un organización a adquirir y ver información acerca de todos sus proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios.
Proyectos: Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.
Recursos: Fuente o suministro del cual se produce un beneficio. Sensibilización: Dar a conocer las líneas básicas de los proyectos y PDI.
Tecnologías de Información: Herramientas Tecnológicas que son la base
para llegar a los Objetivos de Desarrollo de una organización.
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