Planering av projekt
Stig Byström
Varför planera?
- Behövs en tidplan?
- Planera tar ju ”bara” en massa tid?
- Resursplan? Vi har ju både tid och utrustning?
- Ett underlag för kommunikation och förankring hos beställare, projektdeltagare mfl!
”Planering tar tid, men det är tid som tjänas igen flera gånger om under genomförandet”
Bo Tonnquist
Projektplan
- Aktivitetsplan
- Resursplan
- Tidsplan
- Budget
- Riskanalys (inkl åtgärdsplan)
- Kvalitetsplan
- Informationsplan
Planeringsarbetet
- Involvera och delegera!
- Inledande möte = lära känna projektet + varandra
- Starta utifrån eventuell förstudierapport
Planeringsmodeller
Seriell utveckling vs Parallell utveckling Ett steg i taget Aktiviteter igång samtidigt
+ Riskfritt + Tidseffektivt
- Tidskrävande - Riskabelt
Dela upp större projekt i Delprojekt
Planeringsmodeller (forts)
Dynamisk utveckling ≈ Närzonsplanering Användarcentrerad Detaljplanerat start
Iterativ planering Bara milstolpar senare
+ Flexibelt
+ Anpassningsbart
+ Onödigt planeringsarbete undviks
- Svårt att kostnadsuppskatta
- Svårt att skriva kravspecifikation
- Kräver noggrann uppföljning och styrning
Spiralmodellen
Källa:
okänd
Aktivitetsplanering
”…arbetet som behöver göras för att nå milstolparna.”
Milstolpemetoden - Top-Down
Arbetspaketsmetoden - Bottom-Up
- Resulterar i en Nätplan
- Aktiviteter beskrivs i en Aktivitetslista
- Underlag för Tids- och Resursplanering
Översiktlig milstolpeplan
- Baseras på WBS
- Milstolpar definieras som mål (gärna S.M.A.R.T)
Resursplan
Vad är en resurs? - Människor?
- Utrustning?
- Material?
- Tid?
- Pengar?
Påverkar budget och tidsplan
Fysikens gyllene regel: ”Det man vinner i kraft förlorar man i väg”
Tidsåtgång
Varaktighet ≠ Tidsåtgång
1 person x 100 timmar
100 personer x 1 timme
Bedöma tidsåtgång = Svårt
- Delegera!
Lichtenbergsmetod
Beräknat medelvärde:
Tväntad = (Tmax + 3×Ttrolig + Tmin)/5
Standardavvikelse:
S = (Tmax - Tmin )/5
Uppskattad tidsåtgång (95%) :
Tverklig = Tväntad ±2×S
Tidsplan
Syfte/Mål
Arbetsstruktur (inkl Work Breakdown Structure)
Nätplan (inkl aktiviteter och milstolpar)
Aktivitetslista (inkl varaktighet och beroende)
Ganttschema!
Ganttschema
Källa:
wikipedia
Kritiska linjen och Resurskrockar
Kritiska linjen = Serie av aktiviteter som bestämmer den tidigaste färdigpunkten
Resurskrockar (personer, utrustning…)
Förskjutet avslut
Gantt – VAR ÄR Kritiska linjen?
- 3,4,9,11
Verktyg för projektplanering
- Varför?
- Blir det verkligen bättre?
Att inleda genomförandet
Stig Byström
”Nu sätts ledaregenskap och genomförd planering på prov”
Resursanskaffning
Projektkonto och budget
Utrustning
- Köpa eller hyra?
Personal
- Internt från linjeorganisationen
- Hyra konsultinsatser
Upphandlingsprocessen
1. Externt förlagda arbeten = Delprojekt
2. Problembeskrivning / Kravspecifikation
3. Anbudsförfrågan
4. Val av leverantör
Upphandling
Out sourcing – Köpkompetens
Ramavtal – Reducera antalet leverantörer – Kvalitetssäkring
– Prispress
– Begränsat resursutbud
Förhandling
Återkommer…
Inleda arbetet
Genomförande
Planen granskad
Resurser anskaffas
Gruppen bemannas
Kraven kompletterade
Utvecklingen kan börja Källa:
Projektledning
Bo Tonnquist
Traditionellt projekt
Inleda arbetet
Dynamiskt projekt
Förstudie Planering Genomförande Avslut
Funktionskrav Kravspecifikation
Designfas
Inleda arbetet
Dynamiskt projekt
Förstudie Planering Genomförande Avslut
Kravspec 0.x Kravspec 1.0
Designfas
Förhandlingsteknik
Stefan Berglund
Källa: Förhandlingsteknik Björn Lundén och Lennart Rosell
Förhandlingsteknik
- Uppdraget
- Budget
- Personella resurser
- Upphandling
- Löpande under projektet
Två vinnare?!
- Aggressiv eller mesig?
- Sätt dig in i motpartens situation
- Dela upp förhandlingen i delfrågor
- Skilj på positioner och intressen
Taktik
1. Kom förberedd
- Prioriterade mål
- Mentalt (styr dina känslor vs dina känslor styr)
2. Sök helhetsbild och var lyhörd
- Ställ frågor
Taktik
3. Visa dig inte angelägen
- Rygga till på bud
- Var beredd på att lämna förhandling
- Flexibilitet före envishet och tuffhet
4. Ge inte helhetsbild
- Undanhåll information, men ljug inte
Taktik
4. Ta initiativ, bli inte överrumplad
- Be alltid motparten lägga första budet
5. Efterfråga alltid bättre villkor
- Vid nekande svar, fråga en gång till
- Spela ut mot varandra/Plocka russin
6. Ge aldrig efter utan motprestation
taktik
7. Dumt att vara smart - Smart att vara dum
8. Referera till högre instans
Psykologi
- Möten hos dig
- Två mot en
- Stå när andra sitter
- Var kvick och alert (ta initiativet)
- Tystnad kan vara jobbig
- Vad vi säger 7%, röstläge 38%, kroppsspråk 55%
Avtal
- Muntligt avtal vs skriftligt
- Avtalslagen en bra utgångspunkt
- Skriv avtalet du!
Avtalsprocessen
”Beskrivning av uppdrag”
Kravspecifikation
Resurskontrakt
Projektbudget
…
Är det detta som uppdraggivaren behöver?
”Offert”
Projekttriangeln
Kvalitet % Kalendertid % Resurser % Summa 100%