Planering av projekt

Stig Byström

Varför planera?

- Behövs en tidplan?

- Planera tar ju ”bara” en massa tid?

- Resursplan? Vi har ju både tid och utrustning?

- Ett underlag för kommunikation och förankring hos beställare, projektdeltagare mfl!

”Planering tar tid, men det är tid som tjänas igen flera gånger om under genomförandet”

Bo Tonnquist

Projektplan

- Aktivitetsplan

- Resursplan

- Tidsplan

- Budget

- Riskanalys (inkl åtgärdsplan)

- Kvalitetsplan

- Informationsplan

Planeringsarbetet

- Involvera och delegera!

- Inledande möte = lära känna projektet + varandra

- Starta utifrån eventuell förstudierapport

Planeringsmodeller

Seriell utveckling vs Parallell utveckling Ett steg i taget Aktiviteter igång samtidigt

+ Riskfritt + Tidseffektivt

- Tidskrävande - Riskabelt

Dela upp större projekt i Delprojekt

Planeringsmodeller (forts)

Dynamisk utveckling ≈ Närzonsplanering Användarcentrerad Detaljplanerat start

Iterativ planering Bara milstolpar senare

+ Flexibelt

+ Anpassningsbart

+ Onödigt planeringsarbete undviks

- Svårt att kostnadsuppskatta

- Svårt att skriva kravspecifikation

- Kräver noggrann uppföljning och styrning

Spiralmodellen

Källa:

okänd

Aktivitetsplanering

”…arbetet som behöver göras för att nå milstolparna.”

Milstolpemetoden - Top-Down

Arbetspaketsmetoden - Bottom-Up

- Resulterar i en Nätplan

- Aktiviteter beskrivs i en Aktivitetslista

- Underlag för Tids- och Resursplanering

Översiktlig milstolpeplan

- Baseras på WBS

- Milstolpar definieras som mål (gärna S.M.A.R.T)

Resursplan

Vad är en resurs? - Människor?

- Utrustning?

- Material?

- Tid?

- Pengar?

Påverkar budget och tidsplan

Fysikens gyllene regel: ”Det man vinner i kraft förlorar man i väg”

Tidsåtgång

Varaktighet ≠ Tidsåtgång

1 person x 100 timmar

100 personer x 1 timme

Bedöma tidsåtgång = Svårt

- Delegera!

Lichtenbergsmetod

Beräknat medelvärde:

Tväntad = (Tmax + 3×Ttrolig + Tmin)/5

Standardavvikelse:

S = (Tmax - Tmin )/5

Uppskattad tidsåtgång (95%) :

Tverklig = Tväntad ±2×S

Tidsplan

Syfte/Mål

Arbetsstruktur (inkl Work Breakdown Structure)

Nätplan (inkl aktiviteter och milstolpar)

Aktivitetslista (inkl varaktighet och beroende)

Ganttschema!

Ganttschema

Källa:

wikipedia

Kritiska linjen och Resurskrockar

Kritiska linjen = Serie av aktiviteter som bestämmer den tidigaste färdigpunkten

Resurskrockar (personer, utrustning…)

Förskjutet avslut

Gantt – VAR ÄR Kritiska linjen?

- 3,4,9,11

Verktyg för projektplanering

- Varför?

- Blir det verkligen bättre?

Att inleda genomförandet

Stig Byström

”Nu sätts ledaregenskap och genomförd planering på prov”

Resursanskaffning

Projektkonto och budget

Utrustning

- Köpa eller hyra?

Personal

- Internt från linjeorganisationen

- Hyra konsultinsatser

Upphandlingsprocessen

1. Externt förlagda arbeten = Delprojekt

2. Problembeskrivning / Kravspecifikation

3. Anbudsförfrågan

4. Val av leverantör

Upphandling

Out sourcing – Köpkompetens

Ramavtal – Reducera antalet leverantörer – Kvalitetssäkring

– Prispress

– Begränsat resursutbud

Förhandling

Återkommer…

Inleda arbetet

Genomförande

Planen granskad

Resurser anskaffas

Gruppen bemannas

Kraven kompletterade

Utvecklingen kan börja Källa:

Projektledning

Bo Tonnquist

Traditionellt projekt

Inleda arbetet

Dynamiskt projekt

Förstudie Planering Genomförande Avslut

Funktionskrav Kravspecifikation

Designfas

Inleda arbetet

Dynamiskt projekt

Förstudie Planering Genomförande Avslut

Kravspec 0.x Kravspec 1.0

Designfas

Förhandlingsteknik

Stefan Berglund

Källa: Förhandlingsteknik Björn Lundén och Lennart Rosell

Förhandlingsteknik

- Uppdraget

- Budget

- Personella resurser

- Upphandling

- Löpande under projektet

Två vinnare?!

- Aggressiv eller mesig?

- Sätt dig in i motpartens situation

- Dela upp förhandlingen i delfrågor

- Skilj på positioner och intressen

Taktik

1. Kom förberedd

- Prioriterade mål

- Mentalt (styr dina känslor vs dina känslor styr)

2. Sök helhetsbild och var lyhörd

- Ställ frågor

Taktik

3. Visa dig inte angelägen

- Rygga till på bud

- Var beredd på att lämna förhandling

- Flexibilitet före envishet och tuffhet

4. Ge inte helhetsbild

- Undanhåll information, men ljug inte

Taktik

4. Ta initiativ, bli inte överrumplad

- Be alltid motparten lägga första budet

5. Efterfråga alltid bättre villkor

- Vid nekande svar, fråga en gång till

- Spela ut mot varandra/Plocka russin

6. Ge aldrig efter utan motprestation

taktik

7. Dumt att vara smart - Smart att vara dum

8. Referera till högre instans

Psykologi

- Möten hos dig

- Två mot en

- Stå när andra sitter

- Var kvick och alert (ta initiativet)

- Tystnad kan vara jobbig

- Vad vi säger 7%, röstläge 38%, kroppsspråk 55%

Avtal

- Muntligt avtal vs skriftligt

- Avtalslagen en bra utgångspunkt

- Skriv avtalet du!

Avtalsprocessen

”Beskrivning av uppdrag”

Kravspecifikation

Resurskontrakt

Projektbudget

…

Är det detta som uppdraggivaren behöver?

”Offert”

Projekttriangeln

Kvalitet % Kalendertid % Resurser % Summa 100%